Manual de operación del usuario

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1 Manual de operación del usuario Proceso: Recursos Financieros Subproceso: Carga y Mantenimiento de Presupuesto por Adecuaciones Presupuestales Nombre de la Actividad de la Transacción: Creación de Adecuaciones Presupuestales por

2 Nombre de la transacción Nombre en SAP: Workbench presupuestación La actividad de esta transacción es: Generar o crear adecuaciones presupuestales para Suplementos de presupuesto. Objetivo El objetivo de este manual es mostrar los pasos que se siguen para generar adecuaciones presupuestales (Procesos en SAP), como Suplementos y Devoluciones, con la finalidad de cumplir con las necesidades presupuestales y operativas de la SAGARPA. Descripción de la transacción Esta transacción permitirá la gestión de adecuaciones presupuestales (operaciones presupuestales del día a día) que permitirán el uso de PROCESO presupuestales como lo son Suplemento (adición liquida o ampliación liquida de recursos presupuestales) considera y gestionada en el sistema como clases de presupuesto. En la siguiente tabla se describe la clase de documento y presupuesto que se utiliza para la generación de Suplementos. SUPLEMENTO EXTERNAS Este tipo de adecuación solo será posible generarla en el sistema de la mano de la clase de documento EXTERNA y clase de presupuesto Ampliación Liquida 33 ó Adición Liquida 31. Prerrequisitos El PROCESO de Suplemento requiere de una sola posición. Capturar el importe Ruta de Menú Para seguir la ruta del menú, debes estar en la pantalla inicial de GRP- SAP G3 denominada SAP EASY ACCESS, en donde encontrarás el menú de árbol, en el que se localizan varias carpetas con su nombre. Al dar clic en el ícono flecha, ingresas a esa carpeta y el ícono flecha cambia a, el cual te despliega varias subcarpetas. De la misma manera seguirás con los pasos anteriores hasta llegar al último nivel que son las transacciones. Reconocerás que has 2 de 10 2

3 llegado a la transacción porque aparece el símbolo transacción. con el código y el nombre de la La ruta que debes seguir para llegar a la transacción de Creación de Adecuaciones presupuestales es: SAP Easy Acces _Menú SAP _Finanzas_Gestión Pública_Control Presupuestario_Presupuestación_Sistema gestión presupuestaria (BCS)_ Documentos de entrada_fmbb - Workbench presupuestación Código de Transacción El Código de transacción se conoce también como número de transacción ó comando: FMBB Notas Al ingresar a la transacción hay campos o casillas que se denominan obligatorios, esto significa que solo podrás continuar si tiene información registrada. Las adecuaciones deberán grabarse como Preliminares, ya que dependerán siempre de una revisión y autorización antes de ser contabilizados (como definitivos). o Esta actividad se mostrara con detalle en el manual de Workflow Procedimiento 1. Para iniciar esta transacción, recuerda que hay dos maneras de ingresar en el sistema, la primera es a través de la ruta del menú y la otra es teclear la transacción o código en una casilla denominada campo de comando, éste lo encuentras en la parte superior de la pantalla del sistema: una vez que lo digites, presiona Intro. Si el ingreso lo haces a través de la ruta del menú, aparecerá esta pantalla: 3 de 10 3

4 Para llegar a la transacción FMBB, sigue las siguientes indicaciones: la carpeta de Dar doble clic en 2. Una vez que hayas ingresado a la transacción FMBB se observa lo siguiente: A continuación se presenta la descripción de la pantalla anterior, donde se explican que campos son requeridos, opcionales o de condicionante, así mismo, se explica la utilización del campo y se muestra el ejemplo que se sigue en este manual para crear documentos de Suplemento 4 de 10 4

5 Campo Entidad CP Tipo de Campo (R/O/C) Adecuaciones Presupuestales por Descripción Clave de unidad organizativa (Secretarías) dentro de cuya planificación se realiza el control de los fondos o presupuestos financieros Se utiliza esta secretaría como ejemplo para dar de alta el dato maestro y crear los manuales de operación. Si eres usuario de SRA utiliza la Entidad CP Si estas asignado a la SFP utiliza la Entidad CP Seleccionar el botón de continuar para que sigas capturando los datos A continuación se presenta la descripción de la pantalla anterior, donde se explican que campos son requeridos, opcionales o de condicionante, así mismo, se explica la utilización del campo y se muestra el ejemplo que se sigue en este manual.. 5 de 10 5

6 Campo Proceso Tipo de Campo (R/O/C) Adecuaciones Presupuestales por Descripción Identifica la operación de presupuestación que se utiliza para contabilizar documentos de entrada del presupuesto. Para los documentos de Suplemento debes seleccionar SUPL Suplemento de la lista. Versión Clase documento La versión de presupuesto permite gestionar dos o más registros de datos seguidos para el mismo objeto de presupuesto. Actualmente sólo se utiliza la versión 0. La clase de documento clasifica el documento de entrada de presupuesto. Selecciona EXT EXT(EXTERNA) de la lista. Cl.presup. Seleciona la clave 33 que corresponde a AMPLIACIÓN LIQUIDA. 3. Selecciona el botón de continuar para que sigas capturando los datos 6 de 10 6

7 El sistema GRP-SAP G3 desplegara el siguiente mensaje informativo. Selecciona el botón de continuar para seguir capturando los datos. 7 de 10 7

8 A continuación se presenta la descripción de la pantalla anterior, donde se explican que campos son requeridos, opcionales o de consulta, así mismo, se explica la utilización del campo y se muestra el ejemplo que se sigue en este manual. Campo Per.presup. Centro gestor Área funcional Fondo Posición presupuestaria Importe (MXN) Texto Tipo de Campo (R/O/C) Descripción Periodo en el que se debe aplicar el Suplemento o Devolución. 01-ene Centro gestor donde se debe aplicar el Suplemento o Devolución Clave del área funcional correspondiente O Clave del fondo correspondiente. 11 Posición presupuestaria o partida donde se aplicará el Suplemento o Devolución Monto por el cual se genera el Suplemento o Devolución Texto explicativo para la posición del documento. Adecuac. Suplemento para Capacitación. 4. Para introducir el centro gestor puedes usar el menú de ayuda o tecleando el valor directamente en el campo. Para usar el menú de ayuda selecciona el botón ubicado en el campo de centro gestor. Ahora se despliega el menú de ayuda 8 de 10 8

9 Si desea visualizar todos los valores disponibles para el centro gestor selecciona el botón continuar. Si deseas visualizar los centros que empiecen con un valor determinado introduce el valor seguido del carácter *. 11* para visualizar los centro que inician con 11. Selecciona el centro gestor doble clic sobre él. 5. Para introducir el Área funcional también lo puedes realizar mediante el menú de ayuda para área funcional por tecleando el valor directamente en el campo del área funcional. Para usar el menú de ayuda da clic en el botón ubicado en el campo de área funcional. Ahora verás el menú de ayuda. 9 de 10 9

10 Si desea visualizar todos los valores disponibles para el centro gestor selecciona el botón continuar. Si deseas visualizar las aéreas funcionales empiecen con un valor determinado introduce el valor seguido del carácter *. 180* para visualizar todas las áreas que inicien con el valor 180. Selecciona el centro gestor doble clic sobre él. 6. Selecciona el botón continuar para seguir con el procedimiento. 7. Selecciona el botón Verificar documento 8. Si la verificación es exitosa da clic en el botón contabilización previa para envía el documento al proceso de workflow de verificación y aprobación. Resultado Como resultado de ejecutar esta transacción a través de los pasos descritos en este manual, se ha creado una adecuación presupuestal de Suplemento de recursos presupuestales para un centro gestor, área funcional, fondo y posición presupuestal determinada. Para su revisión y aprobación posterior. 10 de 10 10