NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

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1 NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NTD-SIG 001: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL REQUISITOS DESCRIPTORES: Sistema Integrado de Gestión, desarrollo administrativo, calidad, control interno, gestión ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional, responsabilidad social, gestión documental, seguridad de la información, entidades y organismos distritales. ADOPCIÓN: Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011

2 SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ Clara López Obregón Alcaldesa Mayor (D) Yuri Chillán Reyes Secretario General Beatriz Helena Hincapié Molina Subsecretaria General Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo Director Distrital de Desarrollo Institucional (E) Gerardo Duque Gutiérrez Coordinador Distrital del Sistema Integrado de Gestión Participación en la Construcción de la NTDSIG MESAS DE TRABAJO: Coordinador General: Gerardo Duque Gutiérrez Jaime Ramón Gómez Pascuali Norha Carrasco Rincón Nubia Paola Rueda Casallas Alexandra Arévalo Cuervo Juan Carlos Beltrán Jaramillo Luís Arnulfo Delgado Zarate Alcira Sarmiento Molina Abelardo Bermúdez Rodríguez Viviana Marcela Villamil García Angela Ovalle Bautista Rosa Margarita Cala Rueda Oscar Alberto Cardona Vargas Edelmira Rodriguez Gómez Fabián Alberto Cárdenas Varela Alexandra Quitian Álvarez Diego Felipe Otálora Secretaría General Nancy Patricia Gómez Martínez Luis Alberto Barrera Vargas Jomir Sotelo Rojas Secretaría Distrital de Ambiente Jaime Armando Gil Tovar Martha Lucía Ortiz Penagos Omar Tarcisio Cañas Carrillo Edith Janneth Abella Sánchez Veeduría Distrital Olga Lucía Vargas Cobos Mónica Marcela Ulloa Maz Arcesio Marín Chica Eriberto Cuello Castillo Mayed Andrea González Sutachán Secretaría de Salud Distrital Eulália Porras Salek. Ciro Andrés Benavides Corredor Yimmy Alexander Márquez Alvarez Juan Pablo González Secretaría de Planeación Distrital César Orlando Miranda Rivas Carlos Fernando Campos Sosa Instituto de Desarrollo Urbano pág. 2

3 Martha Helena Medina Ángel Gloria Yolanda Munar Ariza Luís Fernando Balaguera Ramírez Ximena Villamaría Guzmán Hospital de Suba E. S. E. Néstor Porcell Mancilla Gerardo Avendaño Prieto Universidad EAN OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS: María del Pilar Arango Viana Juan Felipe Rueda García Departamento Administrativo de la Función Pública Lucy Divanelly Muñoz Rodriguez Secretaría General Nidia Alejandra Torres Sepúlveda Unidad Administrativa Especial de Catastro Mónica Rubio Arenas José Jorge Roca Martinez Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial Lucila Guerrero Ramírez Carlos Alberto Quitian Salazar Secretaría de Cultura Recreación y Deporte Martha Mercedes Zuna Ladino Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos Blanca Yomar López Delgadillo Sonia Jeanet Arévalo Nathaly Rodríguez Sánchez Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Alejandro Cárdenas Leuro Martha Cecilia García Buitrago Claudia Marcela Vargas Instituto Distrital de Turismo María Isabel Vásquez Díaz José Ramón Santis Jiménez Metrovivienda Hilda Alfonso Parada Claudia Patricia Galán Suárez Hospital Chapinero E. S. E. Manuel Matamoros Zambrano Sofía Cristina Bautista Beltran Hospital Occidente de Kennedy Pureza Rodríguez Pinzón Freddy Sanjuanelo Carbonel Hospital Tunjuelito E. S. E. pág. 3

4 PRESENTACIÓN La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública, adoptada por los ministros de Administración Pública y de la Reforma del Estado de los países de Iberoamérica en el 2008, se constituye en el mapa de navegación en materia de sistemas de gestión para las entidades y organismos distritales. Considerando que uno de los principios de la Carta Iberoamerica de la Calidad es que las instituciones públicas cuenten con sistemas de gestión normalizados, por tal motivo la Administración Distrital expidió el Decreto 176 del 2010, en el cual se articulan armónicamente la calidad, el control interno, la gestión ambiental, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la gestión documental y la responsabilidad social para construir el Sistema Integrado de Gestión Distrital. La Administración, consciente de la necesidad de orientar la implementación del Sistema Integrado de Gestión, ha estructurado la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTDSIG 001:2011, la cual ha sido el fruto del trabajo de los servidores de las distintas entidades, así como de la valiosa participación del Departamento Administrativo de la Función Pública. Para la Administración Distrital, es motivo de satisfacción poner a disposición de las entidades y organismos distritales esta norma que, además de ser un referente pág. 4

5 nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar en el sector público, se constituye en una herramienta que define lineamientos para la implementación coordinada de sistemas de gestión, aportando al uso eficiente de los recursos, a la promoción del trabajo en equipo, a la articulación y cooperación institucional, al mejoramiento continuo de las instituciones y a la generación de productos y/o servicios que satisfagan los requerimientos de los clientes internos y externos. Yuri Chillán Reyes Secretario General Alcaldía Mayor de Bogotá pág. 5

6 CONTENIDO 0. PRÓLOGO INTRODUCCIÓN GENERALIDADES PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO DISTRITAL REFERENCIAS NORMATIVAS REFERENCIAS METODOLÓCICAS OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES OBJETO APLICACIÓN EXCLUSIONES DEFINICIONES Y ABREVIATURAS DEFINICIONES ABREVIATURAS EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 31 pág. 6

7 4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PLANIFICACIÓN DE RECURSOS INFRAESTRUCTURA TALENTO HUMANO PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA PARTICIPACIÓN COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN INSTITUCIONAL RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN pág. 7

8 5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS COMUNICACIÓN EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO LEGAL INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANÁLISIS DE DATOS SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 65 pág. 8

9 6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REFERENCIACIÓN COMPETITIVA EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ACCIONES DE MEJORA ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS. 70 ANEXO: CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA TÉCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA.. 72 pág. 9

10 pág. 10

11 PRÓLOGO La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., es la entidad encargada de orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades distritales, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, la promoción del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la ciudadana y el ciudadano, la orientación de la gerencia jurídica del Distrito, la protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico. La necesidad de cumplir a cabalidad con este objetivo impulsó la construcción de la Norma Técnica Distrital para la Gestión Pública, que nace además como resultado de la adhesión por parte del Alcalde Mayor a la Carta Iberoamericana de la Calidad. La comisión intersectorial del Sistema Integrado de Gestión está compuesta por aquellas entidades y organismos que lideran las temáticas que lo conforman y serán ellos los encargados de definir con base en esta norma distrital el plan de acción a seguir para que todas las entidades y organismos lo implementen. Las entidades y organismos que conforman el grupo base de trabajo del Sistema Integrado de Gestión y su respectiva área de desempeño son: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, LÍDER DE LAS TEMÁTICAS: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, SISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, SISTEMA DE GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y LA POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES. VEEDURÍA DISTRITAL, LÍDER DE LA TEMÁTICA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN, LÍDER DE LA TEMÁTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE, LÍDER DE LA TEMÁTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL. SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD, LÍDER DE LAS TEMÁTICAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL. pág. 11

12 A continuación se presentan las entidades y organismos que colaboraron en el estudio de esta Norma Técnica Distrital mediante su participación en las mesas de trabajo: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO HOSPITAL DE SUBA E.S.E. Esta norma fue sometida a consulta pública en las siguientes entidades y organismos distritales: CAJA DE VIVIENDA POPULAR CANAL CAPITAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA METROVIVIENDA FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO HOSPITAL DE BOSA E.S.E. HOSPITAL CENTRO ORIENTE E.S.E. HOSPITAL DE CHAPINERO E.S.E. HOSPITAL DE ENGATIVÁ E.S.E. HOSPITAL DE FONTIBÓN E.S.E. HOSPITAL DE USAQUÉN E.S.E. HOSPITAL DE USME E.S.E. HOSPITAL DEL SUR E.S.E. HOSPITAL SAN BLAS E.S.E. ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SECRETARÍA DE GOBIERNO SECRETARÍA DEL HÁBITAT SECRETARÍA DE HACIENDA SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL SECRETARÍA DE MOVILIDAD HOSPITAL DEL TUNAL E.S.E. HOSPITAL LA VICTORIA E.S.E. HOSPITAL MEISSEN E.S.E. HOSPITAL NAZARETH E.S.E. HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY E.S.E. HOSPITAL PABLO VI BOSA E.S.E. HOSPITAL RAFAEL URIBE E.S.E. HOSPITAL SAN CRISTÓBAL E.S.E. HOSPITAL SANTA CLARA E.S.E. HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR E.S.E. HOSPITAL TUNJUELITO E.S.E. HOSPITAL VISTA HERMOSA E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL INSTITUTO PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD LOTERÍA DE BOGOTÁ UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS TRANSMILENIO S.A. TERMINAL DE TRANSPORTES S.A. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL pág. 12

13 La presente norma fue avalada técnicamente por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. La presente norma fue avalada académicamente por la UNIVERSIDAD EAN. Esta norma es la pionera para estructurar el Centro Distrital de Normalización. DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. pág. 13

14 1. INTRODUCCIÓN 1.1 GENERALIDADES Esta norma ha sido elaborada con la participación de servidores públicos de las distintas entidades y organismos distritales. El concepto de sistema de gestión será utilizado sólo de manera general para el propósito de la presente norma, de modo que para cada caso específico, según corresponda a la temática, se denominará subsistema. Además, este concepto se encuentra en consonancia con el Decreto 176 de 2010, que involucra: Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). Subsistema de Control Interno (SCI). Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de Las entidades y organismos distritales usarán esta norma en conjunto con los requerimientos específicos de estándares o especificaciones de cada uno de los subsistemas de gestión aplicables según la naturaleza de la entidad y organismo. Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos comunes que pueden ser administrados de forma integrada, lo cual representa, entre otros, los siguientes beneficios: Desde el punto de vista estratégico: permite la alineación de la planeación institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y organismos distritales. pág. 14

15 Desde el punto de vista de gestión: posibilita la articulación de los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional. Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminución de tiempos y de costos en la ejecución de las actividades. Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecución de actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión. Teniendo en cuenta la necesidad de operar sistemas de gestión en forma integrada, esta norma define requerimientos generales de los diferentes subsistemas y su articulación con el propósito de lograr una gestión efectiva. Contar con un sistema integrado de gestión permite que los esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y partes interesadas. Con esto en mente, se dispone que los elementos armónicos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los elementos comunes de cada uno de los subsistemas. GRÁFICO MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN E NT OR NO E N T ID A D E S SISTEDA P L A NE A R S GC S CI H A C E R SISTEDA S R S S IG S GA SISTEDA A C T UA R S IGA S GS I S & S O VERIF ICAR S ISTEDA USUA R IOS C IUD A D pág. 15

16 1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Los principios son considerados la orientación filosófica para la implementación del Sistema Integrado de Gestión, y si bien no son requisitos de la presente norma, es necesario determinar su grado de aplicación en las entidades y organismos distritales para establecer niveles de mejoramiento institucional. A continuación se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestión, no obstante estos complementan y no contradicen los principios establecidos para cada uno de los subsistemas: Coherencia: la armonización implica que cada uno de los elementos establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a una misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en especial respecto a los elementos estratégicos y los operativos. Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeño de los sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de acciones de mejora. Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestión cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad. Seguimiento y evaluación: los sistemas de gestión para la toma de decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el desempeño del sistema en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la operación de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo patrón de operación. pág. 16

17 1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO DISTRITAL Para el desarrollo de las directrices y políticas generales del Sistema Integrado de Gestión se han definido las siguientes responsabilidades en el ámbito distrital: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, de acuerdo con las funciones asignadas por el Acuerdo 257 del 2006: o Apoyar las acciones de articulación para el diseño de estrategias, planes y programas objeto del proceso de conformación del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales. o Orientar la construcción de la estrategia operativa de los líderes de subsistema. o Poner en marcha los mecanismos de comunicación para facilitar la participación de las servidoras y los servidores en las diferentes etapas del proceso. o Coordinar, con las entidades y organismos líderes de cada uno de los subsistemas, la elaboración y expedición de directrices, metodologías e instrumentos que orienten la construcción del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales. o Concertar un cronograma de actividades con los líderes de cada subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento. o Implementar y actualizar un Observatorio del Modelo de Sistema Integrado de Gestión como mecanismo de conceptualización, aprendizaje y de fomento de las buenas prácticas en los diferentes subsistemas. o Coordinar el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica a las entidades y organismos distritales que lo requieran durante la estructuración e implementación de su respectivo Sistema pág. 17

18 Integrado de Gestión a través de las entidades y organismos líderes de cada uno de los subsistemas. o Establecer las políticas y lineamientos generales, de acuerdo con sus competencias, del Subsistema de Gestión de Calidad (SGC) y el Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), así como el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). El(la) secretario(a) distrital de Ambiente liderará la articulación al Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). El(la) secretario(a) distrital de Salud liderará la articulación al Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). El(la) secretario(a) distrital de Planeación liderará la articulación al Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). La Veeduría Distrital participará directamente en el proceso y liderará el Subsistema de Control Interno (SCI), de conformidad con lo estipulado en el artículo 7º del Decreto 387 de 2004, sin que esto implique limitación alguna del ejercicio de su función como ente de control preventivo. En cada una de las entidades y organismos distritales, las responsabilidades serán asignadas de acuerdo con las políticas que estos definan y con los lineamientos establecidos al respecto en la presenta norma. Las entidades mencionadas anteriormente tendrán las siguientes funciones, sin perjuicio de otras contempladas en normas específicas: Definir los elementos básicos del subsistema de su competencia, que deben ser involucrados en el Sistema Integrado de Gestión en cada una de las entidades y organismos distritales. pág. 18

19 Brindar acompañamiento a las entidades y organismos distritales en la estructuración del Sistema Integrado de Gestión, en lo referente al subsistema de su competencia, de manera armónica con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor-Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y las demás entidades líderes de subsistemas. Participar en la construcción de instrumentos y programas que deban ser incluidos en el subsistema componente de su competencia. Participar en la consolidación del Sistema Integrado de Gestión para el Distrito Capital. 1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS Esta norma ha sido estructurada con base en los siguientes referentes normativos: a. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adoptada mediante Decreto 4485 del b. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado mediante Decreto 1599 del c. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos con Orientación para su Uso. d. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos. e. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 27001:2006. Tecnología de la Información. Técnica de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos. f. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 1. Generalidades. g. Gestión del Riesgo Principios y Directrices UNE: ISO 31000:2010. pág. 19

20 h. Sistema de Gestión Documental y Archivo, adoptado mediante Decreto 514 del i. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. j. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO Guía de Responsabilidad Social. k. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011: Directrices para la auditoría de los Sistema de la Calidad y/o Ambiente. l. Social Accountability 8000 (SA 8000:2007). Norma de Responsabilidad Social. m. Guía Técnica Colombiana GTC Responsabilidad Social. n. Publicly Available Specification PAS 99:2006. o. Norma Española UNE 66177:2005. Sistemas de Gestión Guía para la integración de los sistemas de gestión. p. Ley 489 de 1198, Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. q. Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos. 1.5 REFERENCIAS METODOLÓGICAS Uno de los propósitos de la presente norma es la recopilación y aplicación de documentos y metodologías elaborados por las entidades y organismos distritales que pueden ser utilizados para la implementación de los requisitos aquí establecidos. Para tal fin se indican los nombres de dichos documentos, los cuales se pueden consultar en las siguientes páginas: pág. 20

21 NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía ejerciendo la coherencia institucional, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD 4.1 Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía de planificación estratégica de la calidad en las entidades distritales, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numerales que aplican en la NTD 4.1 / / Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) con enfoque sistémico, elaborada por la Veeduría Distrital. Numerales que aplican en la NTD 4.1 / Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía de planificación operativa de la calidad, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD Dirección electrónica de consulta pág. 21

22 NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía distrital de procesos y procedimientos, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numerales que aplican en la NTD / 5.1 Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía de exclusiones NTCGP 1000:2004 para las entidades del Distrito Capital, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía práctica para la elaboración del Cuadro de Mando Integrado, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Estudios de tiempos y modelos matemáticos para la toma de decisiones en las entidades del Distrito Capital, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2 Dirección electrónica de consulta pág. 22

23 NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y el Departamento Administrativo de la Función Pública. Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2 Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y el Departamento Administrativo de la Función Pública. Numeral que aplica en la NTD 7.1 Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía de Auditoría Integral al Sistema de Gestión, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y la Veeduría Distrital. Numeral que aplica en la NTD 6.3 Dirección electrónica de consulta pág. 23

24 NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Numeral que aplica en la NTD Dirección electrónica de consulta NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGÍA Guía práctica para la operativización y sostenibilidad del Sistema de Control Interno, elaborada por la Veeduría Distrital. Numeral que aplica en la NTD 7.1 Dirección electrónica de consulta 2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES 2.1 OBJETO Esta norma especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestión Ambiental (SGA). 2.2 APLICACIÓN Los requisitos de esta norma son genéricos con el fin de que sean aplicables a todas las entidades y organismos distritales, sin importar su tipo, tamaño, producto pág. 24

25 o servicio suministrados, tanto en los procesos como en cada uno de los elementos de operación. Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con las disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad y organismo distrital. Así mismo, deben ser armonizados con los lineamientos específicos de cada uno de los subsistemas que la conforman. NOTA. Los numerales 1, 2 y 3 de la presente norma son de carácter introductorio, los requisitos de obligatorio cumplimiento se desarrollan en los numerales 4, 5, 6 y EXCLUSIONES La presente norma no presenta ningún tipo de exclusión. Dentro del Sistema Integrado de Gestión las exclusiones serán consistentes con las normas técnicas de referencia de cada uno de los subsistemas. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 DEFINICIONES Las definiciones desarrolladas en esta norma son complementarias de las establecidas específicamente en cada uno de los subsistemas constitutivos del Sistema Integrado de Gestión: COHERENCIA INSTITUCIONAL: se concibe como la alineación de todos los elementos estratégicos de las entidades y organismos distritales con el propósito de lograr una administración armónica. CONTROLES OPERACIONALES: entiéndase como el conjunto de acciones y actividades que son implementadas en la operación de la entidad y organismo distrital y que tiene como finalidad asegurar la conformidad de la gestión para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. pág. 25

26 COMISIONES INTERSECTORIALES: son instancias de coordinación de la gestión distrital, creadas por el alcalde o alcaldesa mayor, cuya atribución principal es orientar la ejecución de funciones y la prestación de servicios que comprometan organismos o entidades que pertenezcan a diferentes sectores administrativos de coordinación. Estas comisiones podrán tener carácter permanente o temporal. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN: es la forma como se constata y se evidencia que el representante legal de la entidad y organismo distrital, así como los niveles directivo y asesor se han convertido con sus acciones en agentes de transformación positiva institucional. CORTO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo menor a un año. DESARROLLO SOSTENIBLE: se considera como tal al que asegura las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las futuras generaciones para enfrentarse a sus propias necesidades 1. ENFOQUE: se refiere a las directrices, métodos y procesos que la institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito que le es propio. GESTIÓN CIUDADANA: es el ejercicio del derecho a la participación mediante procesos de gestión que posibilitan la intervención autónoma de los ciudadanos y las ciudadanas en las fases de toma de decisiones administrativas. Su incidencia es favorable en las entidades y organismos distritales para la construcción de lo público. IMPLEMENTACIÓN: se refiere a la aplicación del enfoque, su alcance y extensión. LARGO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo mayor a cuatro años. 1 Esta definición se basa en la que planteó la Comisión Mundial sobre Ambiente y Desarrollo. pág. 26

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