MANUAL DE USUARIO INVENTARIO Y PATRIMONIO

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1 MANUAL DE USUARIO INVENTARIO Y PATRIMONIO

2 ÍNDICE Páginas 1. INTRODUCCIÓN TABLAS MAESTRAS CARGA INICIAL MANTENIMIENTO DE EPÍGRAFES MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS MANTENIMIENTO DE LOCALES MANTENIMIENTO DE CLASIFICACIÓN ENTORNO MANTENIMIENTO DE NATURALEZAS JURÍDICAS MANTENIMIENTO DE NATURALEZAS DE DOMINIO MANTENIMIENTO DE FORMAS DE ADQUISICIÓN MANTENIMIENTO DE TABLAS DE AMORTIZACIONES FICHAS DE INVENTARIO EPÍGRAFE 1- INMUEBLES Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas Epígrafe 1.2. Fincas Rústicas Epígrafe 1.3. Viales EPÍGRAFE 2- DERECHOS REALES EPÍGRAFE 3- MUEBLES DE CARÁCTER HISTÓRICO EPÍGRAFE 4- VALORES MOBILIARIOS Valores Mobiliarios Créditos Personales VEHÍCULOS SEMOVIENTES OTROS MUEBLES DERECHOS REVERTIBLES LISTADO DE MOVIMIENTOS LISTADO DE BIENES DEL INVENTARIO GENERADOR DE LISTADOS DOCUMENTOS MODIFICACIÓN DE EXPEDIENTE IMPRESIÓN DE EXPEDIENTE...35

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4 Introducción 1. INTRODUCCIÓN. En garantía del interés general las Corporaciones locales deben mantener inventario de todos sus bienes y derechos, cualquiera que sea su naturaleza o forma de adquisición. Llevar a cabo una gestión eficiente de sus recursos implica un beneficio significativo para el conjunto de los ciudadanos, y el adecuado mantenimiento del Inventario juega un papel clave para la consecución de este objetivo. El Inventario deberá reflejar la realidad patrimonial de la Entidad, la situación jurídica en la que se encuentran sus bienes en cada momento, las limitaciones a las que puedan estar sometidos, su capacidad para generar mayores rendimientos, su destino al uso o servicio público, etc. Esta información ha de mantenerse actualizada en todo momento, pues representa la garantía de una gestión eficiente de los bienes, y permite decidir sobre los usos que deben darse a los mismos, sobre las posibilidades de obtención de mayores rendimientos y sobre la mejor forma de servir al interés general. Dentro de GIA el módulo de Inventario y Patrimonio se configura como un complemento al sistema de Información Contable para la Administración Local. El Menú principal del módulo está formado por las siguientes opciones: - Tablas Maestras. - Fichas de Inventario. - Documentos. - Ayuda. 1

5 Tablas Maestras 2. TABLAS MAESTRAS. Desde Tablas Maestras se especificarán las partidas contables y cuentas del Plan General Contable a las que se asociarán las fichas de los distintos epígrafes. También se darán de alta las diferentes clasificaciones de Edificios, Locales, Clasificación Entorno, Naturalezas Jurídicas y de Dominio, Formas de Adquisición así como la modificación, cuando se requiera, de la Tabla de Amortizaciones fijada por la Ley CARGA INICIAL. Desde esta opción se cargarán los datos de epígrafes, naturalezas jurídicas, naturalezas de dominio y tipos de amortización que legalmente están establecidos y con los que va a trabajar la entidad para el correcto mantenimiento del Inventario. En cuanto a las Formas de Adquisición, las Administraciones Públicas pueden adquirir bienes y derechos mediante cualquiera de los modos previstos en la Ley, de forma que con la Carga Inicial se dispondrá de algunas de ellas, las más usuales en adquisiciones patrimoniales de las entidades locales, pudiendo ser ampliadas posteriormente conforme a las necesidades del Ayuntamiento. Para llevar a cabo la Carga Inicial seleccionamos las diferentes opciones en la siguiente ventana y hacemos clic en aceptar. 2

6 Tablas Maestras 2.2. MANTENIMIENTO DE EPÍGRAFES. Desde esta opción de menú vamos a dar de alta, modificar, o bien eliminar, las partidas contables y cuentas del Plan General a las que asociaremos las fichas de los diferentes epígrafes. Debemos introducir, en primer lugar, el código de epígrafe y, a continuación, la descripción del mismo. 3

7 Tablas Maestras Seguidamente nos posicionaremos en la pestaña de Relaciones que corresponda: Económica de Gastos, Económica de Ingresos o Cuentas P.G.C., y en la cuadrícula comenzaremos introduciendo la clave o número de cuenta, pudiendo hacerlo manualmente si lo conocemos, o bien pulsando F2, de forma que nos rescata esos datos desde Contabilidad Presupuestaria. Por último, para que el epígrafe quede asociado a la cuenta o clave deseada marcaremos en dicha fila de la cuadrícula la columna Defec (Por Defecto), y pinchamos en el <Botón Guardar>. Mediante las distintas opciones de la Barra de Herramientas de esta ventana podremos realizar el mantenimiento de esta tabla de epígrafes MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS. En este caso se recogerán las altas, bajas o modificaciones que se produzcan en el catálogo de Edificios, que posteriormente utilizaremos en el Inventario de bienes de la corporación. Recordamos que no es el alta de la ficha del inmueble, que se hará en su correspondiente epígrafe desde la opción Fichas de Inventario, sino que daremos de alta los datos de los locales en los que se hallan Muebles de Carácter Histórico para, en el momento de grabar dichos bienes, tener codificados los edificios. Para ello pincharemos en el <Botón de Alta>, existente en esta tabla y le daremos la descripción del edificio. introduciremos un código no De forma opcional podremos introducir la ubicación del edificio en el campo habilitado para ello e incluso sus correspondientes números de teléfono. 4

8 Tablas Maestras Una vez introducidos los datos pinchamos en el <Botón Guardar> para registrar la nueva información MANTENIMIENTO DE LOCALES. Desde este módulo se recogerán las altas, bajas o modificaciones que se produzcan en el catálogo de Locales que posteriormente utilizaremos en el Inventario de bienes de la Corporación. Recordamos que no es el alta de la ficha del inmueble, que se hará en su correspondiente epígrafe desde la opción Fichas de Inventario, sino que daremos de alta los datos de los locales en los que se hallan Muebles de Carácter Histórico para, en el momento de grabar dichos bienes, tener codificados los edificios. Para crear nuevos locales, hacemos clic sobre el botón de Alta e introducimos el edificio y la planta a los que pertenece. A continuación adjudicamos un código y una descripción para denominar el local que estamos dando de alta. Y, por último, pinchamos en el <Botón Guardar> para salvar los datos introducidos. La barra de herramientas consta de todos los botones para el Mantenimiento de la tabla de Locales (modificar, eliminar, consultar e imprimir) MANTENIMIENTO DE CALSIFICACIÓN ENTORNO. Realizaremos las altas, bajas o modificaciones que se produzcan en la clasificación del Entorno. Estos datos serán necesarios posteriormente para el registro en el Epígrafe de Viales. 5

9 Tablas Maestras Comenzamos pulsando el <Botón de Alta> e introducimos un código y una descripción. A continuación pulsamos el <Botón Guardar> para salvar los datos introducidos. Para el correcto mantenimiento de la tabla de Clasificación del Entorno, utilizaremos la barra de herramientas que consta de los botones de alta, baja, modificación, Consulta e Impresión de datos MANTENIMIENTO DE NATURALEZAS JURÍDICAS. Para cumplimentar el tipo de Naturaleza Jurídica en las fichas de ciertos epígrafes como Fincas Urbanas y/o Rústicas, deberemos crear previamente dichos datos desde esta opción de menú. Para introducir datos en esta pantalla debemos pulsar el <Botón de Alta>, adjudicar un código y una descripción al nuevo dato que vamos a introducir y, finamente, pinchar en el <Botón Guardar> para conservar la nueva información. 6

10 Tablas Maestras 2.7. MANTENIMIENTO DE NATURALEZAS DE DOMINIO. Desde esta opción vamos a detallar todas las clases de Naturaleza de Dominio público o patrimonial, especificando de si se trata de bienes de uso o de servicio público, patrimoniales o comunales. Para crear una nueva Naturaleza de Dominio hacemos clic en el <Botón de Alta> e introducimos un nuevo código y una descripción. A continuación pulsamos el <Botón Guardar> para salvar los datos introducidos. Para el correcto mantenimiento de esta tabla, utilizaremos la barra de herramientas que consta de los botones de alta, baja, modificación, Consulta e Impresión de datos MANTENIMIENTO DE FORMAS DE ADQUISICIÓN. Para poder incluir en las fichas de los epígrafes el título en virtud del cual se atribuyere un determinado Bien a la Entidad, debemos crear previamente todas las formas de adquisición posibles desde esta opción. 7

11 Tablas Maestras Para ello, en primer lugar pinchamos en el <Botón Alta> e introducimos un código y una descripción que identifique a esa forma de adquisición que estamos creando. Recordamos que antes de salir, debemos pulsar el <Botón Guardar> para conservar los nuevos datos introducidos MANTENIMIENTO DE TABLA DE AMORTIZACIONES. En esta opción vamos a confeccionar la tabla de Amortizaciones para poder grabar posteriormente la Amortización Acumulada inicial de la ficha correspondiente a la fecha de actualización del Inventario. Como en las opciones anteriores, debemos pinchar en el botón de alta para introducir los nuevos datos. Estos datos serán el código del nuevo registro, su descripción y además debemos introducir el porcentaje de Coeficiente Máximo de amortización anual, así como los años de Periodo Máximo de años para la amortización total. Por último pulsamos el <Botón Guardar> para recoger los cambios introducidos. 8

12 3. FICHAS DE INVENTARIO. Desde este menú vamos a crear el Inventario de todos los bienes y derechos por separado, según su naturaleza, agrupándolos a tenor de los diferentes epígrafes. La reseña de los bienes en el Inventario se efectuará con numeración correlativa por cada uno de ellos, dentro de su respectivo epígrafe EPÍGRAFE 1- INMUEBLES EPÍGRAFE 1.1. FINCAS URBANAS. Desde aquí vamos a recoger la información detallada correspondiente a los inmuebles de naturaleza urbana que se incluirán en el Inventario de Bienes de la Corporación. La captura de los datos correspondientes a Fincas Urbanas se realiza en una única pantalla que se compone de diferentes pestañas para introducir toda la información que este epígrafe requiere. Para dar de alta una ficha pulsamos el <Botón Alta> y comenzamos a introducir los datos. El nº de ficha no debemos introducirlo ya que lo adjudicará automáticamente el programa en el momento de guardar. Si de alguna manera queremos llevar el control sobre la numeración de estas fichas tenemos un campo opcional Otra Referencia, en el cual podemos especificar otra identificación distinta a la proporcionada por el programa. Introducimos la Naturaleza Jurídica en el campo así indicado Nat. Jurídica. Si observamos la pantalla podemos ver que este campo consta de un botón de ayuda F2, que nos proporcionará una nueva ventana con la información necesaria para cumplimentar este campo. Esta información para la tabla de Naturaleza Jurídica fue introducida previamente desde la opción de Tablas Maestras. No obstante, si ya conocemos el código del dato que vamos a introducir en esta ficha podemos teclearlo directamente sin pulsar el botón de ayuda. A continuación introducimos un nombre que nos sirva para identificar el bien que estamos dando de alta. 9

13 Datos (1/3) En la primera pestaña de información se introducirán los siguientes datos: Naturaleza del bien. Situación. Vía pública al frente. Números que ocupa. Referencia Catastral. Vías o fincas con las que linda. Superficie construida y solar en m 2. Características de la construcción. Si el estado de conservación es Bueno, Malo o Regular (o cualquier otra descripción que se adapte a nuestras necesidades). Naturaleza de Dominio, que tal y como vimos anteriormente con Naturaleza Jurídica se compone de un botón F2 para rescatar la información que contiene dicha tabla. 10

14 Datos (2/3) Esta segunda pestaña se compone de los siguientes campos a cumplimentar: Título de Atribución. Inscripción en el Registro. Tomo. Libro. Folio. Finca. Inscripción. Signatura en el Archivo. Destino. Acuerdos. Estos datos se introducirán en la cuadrícula donde especificaremos la descripción de dichos acuerdos y la fecha de cada uno de ellos. Derechos a Favor. Derechos que Gravan. Derechos Personales. 11

15 Datos (3/3) En este caso hay que introducir los siguientes datos de la Finca: Forma Adquisición. Desde la opción de menú Tablas Maestras creamos todas las formas de adquisición para posteriormente poder utilizarlas como es el caso de esta pantalla. Podemos pulsar el botón de ayuda F2 para capturar una pantalla que nos muestra todas las formas de adquisición posibles o bien introducir manualmente el código si lo conocemos. Fecha de Adquisición. Coste de Adquisición. Valor Catastral. Coste Solar. Valor residual. Mejoras, indicando en la cuadrícula la descripción, fecha e importe de cada mejora. Valor en Venta. Rentas. 12

16 DATOS DE AMORTIZACIÓN DE LA FINCA Si pinchamos en el <botón de Amortización> se desplegará una nueva ventana en la que podemos introducir los datos referentes a la amortización de la Finca que estamos dando de Alta. Con el botón de ayuda F2 tendremos acceso a los distintos tipos de amortización que se hayan creado previamente desde Tablas Maestras. Al seleccionar el tipo de amortización correspondiente, se volcarán de forma automática en esta ventana los datos de coeficiente y periodo para el cálculo de la cuota lineal de amortización, el valor residual de la Finca, la cantidad total amortizada y la pendiente de amortizar. Por último, la pestaña de Observaciones nos permite introducir todos los datos adicionales que no han sido introducidos anteriormente. El campo para las observaciones tiene una longitud ilimitada de manera que podremos realizar tantos apuntes como necesitemos. 13

17 Existe la posibilidad de incorporar a la ficha las imágenes o documentos que consideremos oportuno. Para insertar la imagen o el documento lo primero que tenemos que hacer es guardar el archivo correspondiente dentro de la BDremota de la carpeta GIA, en la subcarpeta Inventario. A continuación, desde la ventana de la ficha, dentro de la pestaña Observaciones, pinchamos en el <botón Asignar> y en la ventana que se muestra a continuación pinchamos en el botón para buscar el archivo en la carpeta de Inventario donde lo habíamos guardado. 14

18 Existe también la posibilidad de eliminar imágenes o documentos que ya estuviesen guardados. Para ello, seleccionamos la imagen a eliminar y pinchamos en el <botón Quitar>. Si pulsamos el <botón Maximizar> podremos visualizar la imagen a mayor escala en una nueva ventana. Se puede obtener impresa toda la información de la Finca que consta en la ficha haciendo clic sobre el botón. Podemos obtener un listado de Fincas Urbanas pinchando sobre el botón. Desde la siguiente ventana podremos filtrar el listado según las fechas de alta y/o baja de las Fincas y seleccionar el número de copias, si queremos obtener el listado en pantalla, por impresora o bien generarlo en formato PDF. 15

19 Por último, desde la opción Certificado obtendremos un documento en el que se certifica que el bien figura como inscrito en el Inventario de la entidad. En dicho documento se mostrarán además todos los datos del bien que se hayan rellenado en su ficha en el momento de registrarlo EPÍGRAFE 1.2. FINCAS RÚSTICAS. Este apartado es similar en todo al epígrafe 1.1: Fincas Urbanas, con las particularidades diferenciadas de la naturaleza de ambos. Todo lo indicado en epígrafe anterior tiene aplicación directa en este punto. Datos (1/3) En esta pestaña debemos introducir los siguientes datos: Naturaleza del bien. Situación. Paraje. Polígono. Parcela. Referencia Catastral. Linderos. 16

20 Superficie. Aprovechamiento. Naturaleza de Dominio que tal y como vimos anteriormente con Naturaleza Jurídica se compone de un botón F2 para rescatar la información que contiene dicha tabla. Nota: Las siguientes pestañas de datos y las opciones de la barra de herramientas de este epígrafe funcionan de la misma forma que las del epígrafe EPÍGRAFE 1.3. VIALES. Los apartados referentes a las Vías Públicas (Urbanas o Rústicas), se completan de forma similar a los anteriores, con ciertas particularidades. 17

21 Datos (1/3) En esta pestaña debemos introducir los siguientes datos: Naturaleza. Comienzo de la Vía. Final de la vía. Estado. Firme. Alcantarillado. Arcenes. Iluminación. Aceras. Agua Señalización Otros Naturaleza de Dominio, que incluye el botón de ayuda F2 para rescatar la información que contiene dicha tabla. Datos (2/3) Superficie. Ancho. Longitud. Acuerdos. Destino. Datos (3/3) Forma de Adquisición. Fecha de Adquisición. Coste de Adquisición. Valor Residual Mejoras. Datos para la Amortización. Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas. 18

22 3.2. EPÍGRAFE 2- DERECHOS REALES. Desde esta pantalla grabaremos los datos de los bienes inmateriales que se deban incluir en el Inventario (Derechos Reales). Comenzamos pulsando el <Botón Alta> y vamos introduciendo los primeros datos tales como la Fecha de Alta y la Descripción del inmueble. Datos (1/3) Continuaremos completando los siguientes campos: Naturaleza. Contenido. Título de Atribución. Tomo. Libro. Folio. Finca. Inscripción. Signatura Registro. Acuerdos. Ref. Catastral. 19

23 Datos (2/3) Forma de Adquisición. Fecha de Adquisición. Costo Adquisición. Mejoras. Frutos y Rentas. Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas EPÍGRAFE 3- MUEBLES DE CARÁCTER HISTÓTICO. Recogeremos desde esta opción toda la información necesaria para dar de alta los Muebles de Carácter Histórico. Comenzamos introduciendo los datos referentes a la fecha de alta y Descripción del Mueble. A continuación debemos ir cumplimentando los datos de las diferentes pestañas: 20

24 Datos (1/3) Razón de su valor. Autor. Edificio. Planta / Local. En este campo podemos pulsar el botón F2 de modo que nos traerá a pantalla los datos que cargamos en las tablas de Plantas y Locales desde Tablas Maestras. Otra Ubicación. Acuerdos. Responsable de su Custodia. Datos (2/3) Forma de Adquisición. Fecha de Adquisición. Costo Adquisición. Mejoras. De la misma forma que en el resto de las operaciones de grabación del Inventario, con los Botones de la Barra de Herramientas podemos modificar datos, eliminar las fichas que fuesen incorrectas, imprimir fichas o listados, y consultar las fichas existentes EPÍGRAFE 4- VALORES MOBILIARIOS EPÍGRAFE 4.1. VALORES MOBILIARIOS. En este apartado se recogen los valores mobiliarios: Acciones y obligaciones con o sin cotización oficial, Pagarés de empresa etc., que pudiera tener suscritos la corporación. 21

25 Como vemos en el ejemplo del gráfico, debemos teclear la Fecha de Alta del valor, así como la Clase y Entidad Emisora. Como en las opciones anteriores, vamos recorriendo las diferentes pestañas con el fin de cumplimentar todos los datos requeridos: Datos (1/2) Número de Títulos. Serie y Numeración. Lugar de Depósito. Acuerdos. Datos (2/2) Forma de Adquisición. Fecha de Adquisición. Capital Nominal. Valor Efectivo. Frutos y Rentas. Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas. 22

26 EPÍGRAFE 4.2. CRÉDITOS PERSONALES. En este apartado se registran los créditos distintos de acciones u obligaciones que posea la Corporación frente a terceros. En primer lugar, introducimos la Fecha de Alta y la Descripción del crédito, y continuamos introduciendo los datos de las pestañas 1/2 y 2/2. Datos (1/3) Concepto. Nombre del Deudor. Acuerdos. Título. Datos (2/3) Fecha Concesión. Valor. Fecha Vencimiento. Desde la Barra de Herramientas podemos llevar a cabo el mantenimientos de estos epígrafes, bien para su consulta, modificación o incluso baja de alguno de ellos, así como obtener la ficha impresa, generar un listado de créditos personales registrados filtrando por fechas, o bien obtener un certificado de inscripción del bien en el Inventario de la entidad. 23

27 Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas EPÍGRAFE 5- VEHÍCULOS. Como en apartados anteriores, para llevar a cabo el registro se introduce la Fecha de Alta y a continuación la clase de vehículo, marca y matrícula. A continuación se completa la ficha del vehículo con los siguientes datos: Datos (1/3) Nº de Bastidor. Nº de Motor. Tracción. Destino. Conductor Habitual. Acuerdos. Titulo Adquis. 24

28 Datos (2/3) Forma de Adquisición. Fecha Adquisición. Costo de Adquisición. Valor Actual. Valor Residual. Mejoras. Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas EPÍGRAFE 6- SEMOVIENTES. En este epígrafe se grabarán las diferentes especies animales que por su valor se deben incluir en el Inventario: Granjas experimentales, caballos de la Policía Municipal, perros policía, zoológicos, etc. 25

29 A continuación cumplimentamos los datos de las diferentes pestañas: Datos (1/3) Nº de Cabezas. Marcas. Acuerdos. Persona Encargada. Datos (2/3) Forma de Adquisición. Fecha Adquisición. Costo Adquisición. Valor Actual. Valor Residual. Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas EPÍGRAFE 7- OTROS MUEBLES. Se registran en este epígrafe todos los otros bienes muebles que por su valor o características deben incluirse en el Inventario. 26

30 En este caso hay que introducir los siguientes datos: Datos (1/3) Cantidad. Edificio. Planta/Local. Acuerdos. Otra Ubicación. Datos (2/3) Forma de Adquisición. Fecha de Adquisición. Costo de Adquisición. Valor Actual. Valor Residual. Mejoras. Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas EPÍGRAFE 8- DERECHOS REVERTIBLES. Bajo el epígrafe de bienes y derechos revertibles, se reseñarán con el detalle suficiente, según su naturaleza y sin perjuicio de las remisiones a otros epígrafes y números del inventario, todos aquellos cuyo dominio o disfrute hubiere de revertir o consolidarse en la entidad llegado cierto día o al cumplirse o no determinada condición, de modo que sirva de recordatorio constante para que la Corporación ejercite oportunamente las facultades que le correspondieren en relación con los mismos. Se relacionarán en esta parte del inventario, entre otros bienes, los cedidos por la Corporación condicionalmente o a plazo, las concesiones y los arrendamientos otorgados sobre bienes municipales o provinciales. 27

31 Además de indicar la fecha en la que se produce la cesión del bien o derecho y la descripción del mismo, se cumplimentará la siguiente información: Datos (1/3) Naturaleza. Titular. Condiciones. Acuerdos. Datos (2/3) Fecha de Concesión. Fecha Reversión. Valor Reversión. Renta Anual. Nota: La pestaña <Observaciones> y las diferentes opciones de la barra de herramientas ya quedaron explicadas en el Epígrafe 1.1. Fincas Urbanas. 28

32 3.9. LISTADO DE MOVIMIENTOS. Desde esta opción podemos obtener listados de los bienes y derechos registrados en el Inventario de la entidad, configurándolos en función de diferentes filtros. En primer lugar podemos establecer un intervalo de fechas para obtener un listado que contenga únicamente los movimientos que se hayan producido dentro del mismo. Si no indicamos ninguna fecha se incluirán todos los movimientos. A continuación se selecciona el tipo de movimientos que queremos listar, si son altas, bajas, mejoras o acuerdos. Se puede seleccionar un único tipo o varios a la vez. Por último, podemos establecer que la información del listado aparezca ordenada bien por fechas, bien por epígrafe, o bien por tipo de movimiento. El listado se puede obtener impreso o bien en documento con formato PDF LISTADO DE BIENES DEL INVENTARIO. En este caso obtendremos una relación de todos los bienes que están incluidos en cada epígrafe. 29

33 En la parte derecha de la ventana seleccionamos los diferentes epígrafes cuyos bienes queremos listar. En el listado, que se puede obtener impreso o bien en documento PDF, se incluirán, para cada uno de los epígrafes seleccionados, todos los bienes que contiene cada uno de ellos, mostrando además el código con el que se encuentra registrado en el Inventario y el valor individual de cada uno GENERADOR DE LISTADOS. 30

34 Desde la opción Generador de Listados podremos confeccionar listados de los diferentes epígrafes filtrando la información en función de los datos que se han cumplimentado al registrar los bienes. Por ejemplo, vamos a confeccionar un listado de Fincas Urbanas. Desde esta primera pantalla podemos filtrar los datos de los que queremos obtener el listado. Podemos filtrar por naturaleza, situación, superficie, estado de conservación, coste de adquisición, valor catastral, valor del bien, valor residual, forma de adquisición y fechas de alta, baja o adquisición. Cuando hemos establecido los filtros pulsamos sobre siguiente ventana: para pasar a la 31

35 Desde esta ventana configuramos el diseño del informe. En la columna de la izquierda aparecen los campos que podemos incluir en el listado, para ello debemos pinchar en el campo correspondiente y pulsar para que lo lleve a la columna central, en la que se mostrarán los campos elegidos para incluir en el informe. De igual forma, podemos eliminar un campo del listado (en la columna central) pinchando sobre él y pulsando. Los botones y pasan todos los campos de una columna a otra. La longitud máxima horizontal es de 145 caracteres, si sobrepasamos ese margen aparece el siguiente mensaje de aviso: 32

36 En la columna de la derecha seleccionamos el orden por el que aparecerán los distintos campos, especificando si el orden es ascendente o descendente. Se dispone de un campo para introducir el título del informe. Además existe la posibilidad de generar el informe en documento Pdf. 33

37 Documentos 4. DOCUMENTOS. Desde el menú de documentos es posible crear plantillas de Word para integrarlas en la aplicación tales como Decreto Alcaldía, Informe de Secretaría, etc MODIFICACIÓN DE EXPEDIENTE. Desde esta opción se pueden crear y modificar plantillas de Word para los diferentes documentos maestros que utilizaremos (decreto de alcaldía, informe de secretaría, oficio de remisión, certificado de inventario...). Para crear un nuevo modelo pulsamos sobre el botón de alta, introducimos el nombre de la plantilla (sin espacios en blanco) con el que identificaremos el documento. En el siguiente campo se puede especificar un literal más amplio de la descripción de ese modelo. Al finalizar, pulsamos en el botón y automáticamente la aplicación abrirá un documento en blanco de Word en el que empezaremos a confeccionar el certificado. La operativa es la misma que para cualquier documento de Word, con la salvedad de que tenemos muchos datos que pueden ser complementados directamente a través de la base de datos de inventario de GIA. Para esto utilizaremos la opción INSERTAR CAMPOS DE COMBINACIÓN y se muestra la lista de campos que podemos incluir en el documento y que enlazarán con los datos que tengamos guardados en el programa. Nota: En el texto que estamos confeccionando aparecerá el literal del campo insertado, por ejemplo <Tratamiento>, pero una vez creado el modelo, al imprimirlo, esos campos se muestran con sus datos reales, en el ejemplo, Excelentísimo (si este fuera el tratamiento de la entidad). Es importante señalar que tras haber efectuado las modificaciones oportunas debemos guardar los cambios con la opción GUARDAR (No utilizaremos Guardar como...). 34

38 Documentos Para modificar plantillas ya creadas se debe pinchar en el botón de MODIFICAR, en ese momento se habilita la opción de y al pulsar sobre él enlazaremos de nuevo con Word para efectuar los cambios oportunos IMPRESIÓN DE EXPEDIENTE. Desde este apartado se imprimen los documentos maestros dados de alta en la opción anterior. Seleccionamos en la casilla correspondiente el documento a imprimir y cumplimentamos los campos de fechas para que aparezcan en el certificado. Además, podemos ver el informe antes de imprimirlo marcando la casilla de Ver antes de imprimir. 35