UNIVERSIDAD DE PIURA FACULTAD DE INGENIERÍA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE PIURA FACULTAD DE INGENIERÍA Diseño de una intranet de apoyo a la gestión académica para los colegios de la ciudad de Piura Tesis para optar el Título de Ingeniero Industrial y de Sistemas Ronald Alejandro Ruiz Robles Piura, Enero 2006

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3 UNIVERSIDAD DE PIURA FACULTAD DE INGENIERÍA Diseño de una intranet de apoyo a la gestión académica para los colegios de la ciudad de Piura Tesis para optar el Título de Ingeniero Industrial y de Sistemas Ronald Alejandro Ruiz Robles Asesor: Ingeniero Eugenio Alvarado Perez Piura, Enero 2006

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5 PRÓLOGO A través de conversaciones informales con amigos profesores de diferentes colegios de la ciudad de Piura y luego de participar en el desarrollo de software para algunos colegios locales, salió a relucir la existencia de problemas en el manejo de información, problemas de comunicación con padres de familia y poca disponibilidad de información, los cuales no permiten tomar decisiones para mejorar la labor realizada en los colegios. Por esta razón se planteó realizar el diseño de una aplicación, que al ser implementada por un colegio, se convierta en una herramienta que permita solucionar los problemas antes referidos, colaborando de esta manera a mejorar el nivel de educación ofrecido y contribuyendo al desarrollo de la ciudad. Deseo agradecer de manera muy especial a Geno y Jorge por el apoyo que me brindaron en todo momento para poder llevar a cabo el presente trabajo.

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7 RESUMEN Tras aplicar una encuesta a directores y profesores de diferentes colegios de la ciudad de Piura, la cual tenía como objetivos levantar información referente al manejo de información, problemas presentes en el manejo de esta y la necesidad de esta como apoyo a la toma de decisiones, se concluyó que en los colegios existen problemas en cuanto a manejo y procesamiento de información y problemas de comunicación con los padres de familia para informarles del rendimiento académico de sus hijos. Basado en los resultados de la encuesta y la experiencia adquirida durante el desarrollo de sistemas de gestión académica para colegios, se realizó el análisis y diseño de una aplicación web que, al ser implementada por los colegios, permita solucionar los problemas encontrados. La posibilidad de usar la aplicación, a través de internet, es una de las grandes ventajas de esta solución. Luego de presentar el análisis y diseño realizados a los directores y profesores de los colegios, se obtuvo como respuesta por parte de estos que un sistema con dichas características realmente ayudaría a solucionar los problemas encontrados.

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9 ÍNDICE INTRODUCCIÓN MARCO TEÓRICO Sistemas de información Definición Información de calidad Tecnologías de internet Redes e internet Intranets LOS COLEGIOS Definición Selección de colegios tipo Criterios de selección Selección Los colegios tipo Organigrama de un colegio tipo Infraestructura informática de un colegio tipo Gestión académica en un colegio SITUACIÓN ACTUAL DE LOS COLEGIOS Hipótesis Levantamiento de información Diseño de la encuesta Aplicación de la encuesta Resultados del levantamiento de información Situación actual del manejo de información en los colegios Problemas presentes en el manejo de información Necesidad de información de calidad como apoyo a la toma de decisiones Confirmación de las hipótesis PROPUESTA... 15

10 2.1 Objetivos Descripción Análisis y especificaciones del sistemas Actores del sistema Funcionamiento Funcionalidad del sistema Diseño del sistema Diseño arquitectónico del sistema Diseño modular del sistema Diseño de la base de datos Diseño de interfaces Diseño de reportes VALIDACIÓN DE LA SOLUCIÓN PROPUESTA CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS Anexo A: Encuesta aplicada a colegios Anexo B: Resultados de la encuesta aplicada Anexo C: Diccionario de datos... 95

11 1 INTRODUCCION Los sistemas de información permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de los procesos en una organización. La medida en que estos sistemas puedan apoyar a una organización está en función de la calidad de la información que estos brinden. Los colegios son organizaciones que juegan un rol muy importante en el desarrollo del país. Estos necesitan de herramientas informáticas que apoyen la gestión académica llevada a cabo y brinden información de calidad, necesaria para realizar una toma de decisiones más eficaz por parte de autoridades académicas del colegio, profesores, padres de familia y alumnos a fin de mejorar la calidad de la educación recibida por estos últimos. El primer capítulo del presente trabajo comprende la definición y clasificación de los sistemas de información, también se exponen las principales características y ventajas ofrecidas por las aplicaciones web. En el segundo capítulo, se define qué características debe tener un colegio tipo, el cual es el objeto de estudio y se explica su funcionamiento académico. Luego se realiza la selección de los colegios tipo de la ciudad de Piura, es decir, los colegios que encajan en la definición antes mencionada. En el tercer capítulo se plantean hipótesis de los problemas que podrían presentarse en el funcionamiento de los colegios, se realiza el diseño de una encuesta y ésta es aplicada en los colegios tipo con el fin de validar las hipótesis planteadas y levantar información necesaria para realizar el diseño del sistema. En el cuarto capítulo se realiza el análisis y el diseño de la aplicación web propuesta como solución a los problemas encontrados en los colegios. Esta aplicación busca solucionar muchos de los problemas aprovechando las ventajas ofrecidas por una aplicación de estas características. En el quinto capítulo se presentan los resultados obtenidos después de presentar la solución propuesta en los diferentes colegios ante profesores y directores. Estas personas mostraron gran satisfacción con la propuesta, indicando que ayudaría en gran medida con su labor.

12 2 CAPÍTULO I 1 MARCO TEÓRICO 1.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEFINICIÓN Un sistema de información puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Esta definición da lugar a muchos conceptos, desde una simple página web que brinda información, hasta complejos sistemas hechos a la medida para el control de la organización. En la actualidad toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de sistemas de información como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. La medida en que estos sistemas puedan apoyar a una organización está en función de la calidad de la información que estos brinden INFORMACIÓN DE CALIDAD Se considera información de calidad cuando cumple con los siguientes atributos: Exacta: refleja claramente el sentido de los datos en los que se basa. Significa que la información está libre de tendencias y desviaciones. Oportuna: se refiere a que la información llegue a los receptores dentro del marco de tiempo necesario. Significa simplemente que los receptores obtengan la información cuando la necesitan. Relevante: tiene que ver con la manera específica en que la información sirve a determinado tipo de receptor. Debemos tener en cuenta que la información relevante para un receptor no lo es necesariamente para otro.

13 3 1.2 TECNOLOGÍAS DE INTERNET REDES E INTERNET Una red es un grupo de dispositivos o equipos que están conectados unos con otros mediante algún tipo de medio de transmisión (generalmente cable), con el objetivo de intercambiar datos y compartir recursos. Estos dispositivos pueden ser de diversa índole: computadoras, impresoras, fax, scanners, etc. Figura 1 1 Red de Computadoras. Todos los sistemas sobre el medio de transmisión deben seguir un conjunto de reglas para que los datos lleguen a su destino y para que los sistemas emisores y receptores se entiendan unos con otros. Estas reglas que dirigen la comunicación entre los dispositivos se denominan protocolos. Internet es un conjunto de miles de redes interconectadas a nivel mundial, mediante algún medio de comunicación como lineas telefónicas, fibras ópticas, enlaces de radio. Estas redes hacen uso de los protocolos de red llamados TCP/IP. Cada computadora conectada a Internet tiene asignada una dirección IP la cual permite identificarla de manera unívoca, esto quiere decir que no pueden existir dos computadoras conectadas a Internet con la misma dirección IP, de esta manera se puede saber a dónde se envía información y de dónde se recibe información. Una dirección IP es por ejemplo la cual pertenece a una de las computadoras de la Universidad de Piura. Para las personas es más fácil recordar un nombre, por esta razón se creó lo que se conoce como DNS (Domain Name Service), este es un servicio que permite asignar un nombre a una dirección IP, de esta manera una persona sólo debe recordar el nombre que puede ser por ejemplo google.com o ing.udep.edu.pe en vez de las direcciones IP de estas computadoras.

14 4 Figura 1 2 Internet. Sobre Internet se ofrecen muchos servicios tales como la World Wide Web, el Correo Electrónico, Transferencia de Archivos, Chat, etc. La World Wide Web conocida como WWW o simplemente web, es un sistema para distribuir información a través de Internet. Los elementos de información de la web son conocidos como páginas web, las cuales son hipertextos (documentos digitales que se pueden leer de manera no secuencial), creadas haciendo uso del HTML (Hyper Text Markup Language) que es un lenguaje informático diseñado para estructurar textos y presentarlos en forma de hipertexto. La web está basada en la arquitectura cliente servidor de 2 capas, esto quiere decir que existen programas llamados clientes web o navegadores web que interactúan con programas llamados servidores web los cuales son los encargados de almacenar páginas web estáticas y enviarlas a los clientes web cuando estos las requieran, los clientes web al obtener una página web de un servidor, la presentan en la pantalla de la computadora para que sea visualizada por el usuario. Las dos capas son el servidor web y el cliente web. La comunicación entre los clientes web y los servidores web es realizada haciendo uso del HTTP (Hyper Text Transfer Protocol), este protocolo de transferencia de hipertexto es el sistema que permite enviar tanto las peticiones de un cliente a un servidor para acceder a una determinada página web como las páginas web que envía el servidor como respuesta al cliente.

15 5 Figura 1 3 Arquitectura de la World Wide Web. Basados en la web se pueden crear programas llamados aplicaciones web. Las aplicaciones web utilizan como interfaz de usuario a las páginas web visualizadas en el cliente web, sólo que en este caso el servidor web no presenta páginas web que tiene almacenadas, en vez de esto cuando un cliente realiza una petición, el servidor web presenta como resultado una página web generada en ese instante por otros programas, el contenido de estas páginas web (llamadas páginas web dinámicas) varia dependiendo de la acción que se esté realizando y la información que se esté manejando. En el caso de hacerse uso de servidores de bases de datos en la aplicación web, la arquitectura cliente servidor sería de tres capas, siendo la tercera capa el servidor de bases de datos. Figura 1 4 Arquitectura de una Aplicación Web INTRANETS Una Intranet es una red interna a una organización, la cual esta basada en las tecnologías de Internet tales como herramientas, protocolos y servicios: WWW, correo electrónico, transferencia de archivos, etc. El uso de una Intranet está restringido a los miembros de la organización, estos acceden a la Intranet tras haber pasado un proceso de autenticación en el que se requiere de un usuario y una contraseña. Es decir, no es de acceso público.

16 6 Una Intranet puede ser una aplicación web que permite manejar los procesos de una organización y compartir información. De ahora en adelante al referirse a una Intranet, será específicamente a una aplicación Web. Ventajas ofrecidas por una Intranet: Se instala una sola vez en el servidor. Aprovecha la infraestructura de red existente. El mantenimiento es centralizado, se realizan cambios en el servidor y todos los clientes inmediatamente disponen de ellos. Los usuarios no requieren computadoras muy potentes para hacer uso de este sistema. Su uso se facilita debido a que la web está muy difundida y es de uso común y diario de muchas personas. Si está disponible en Internet se puede acceder al sistema desde cualquier computadora conectada a Internet, esto quiere decir que se puede acceder al Sistema desde cualquier parte del planeta, no hay limitación geográfica. Puede estar disponible las 24 horas de día, siete días a la semana. Facilita el teletrabajo, bien entendido como trabajar desde fuera de los locales de la empresa y fuera de los horarios habituales de la empresa. Permite que se erradiquen las típicas reuniones informativas que suponen un gasto de tiempo para la empresa. Con una Intranet se divide drásticamente el uso de papel en la empresa. Los informes, los contactos, las notas... se leen en la pantalla del computador.

17 7 CAPITULO II 2 LOS COLEGIOS 2.1 DEFINICIÓN Un colegio es una entidad conformada por profesores y alumnos, cuyo objetivo es formar a sus alumnos tanto en conocimientos como en comportamiento, los encargados de realizar dicha labor son los profesores. Los colegios pueden clasificarse en estatales y no estatales. Los colegios estatales son aquellos que dependen económicamente del gobierno y ofrecen la educación de manera gratuita. Los colegios no estatales por el contrario cobran por la educación ofrecida, de esta manera se cubren todos los gastos involucrados, desde el pago a profesores hasta el mantenimiento de la infraestructura necesaria. La educación brindada en los colegios se encuentra agrupada en tres niveles, educación inicial (alumnos entre los 4 y 5 años), educación primaria (alumnos entre los 6 y 11 años) y educación secundaria (alumnos entre los 12 y 16 años), estos niveles a su vez se encuentran divididos en 2, 6 y 5 grados respectivamente. No necesariamente un colegio debe brindar educación inicial, primaria y secundaria. 2.2 SELECCIÓN DE COLEGIOS TIPO No todos los colegios de la ciudad de Piura son elementos de estudio válidos para el presente trabajo. De ahora en adelante serán denominados colegios tipo aquellos colegios que cumplan con los criterios de selección mencionados a continuación CRITERIOS DE SELECCIÓN Los colegios estatales quedan descartados del presente trabajo dadas las limitaciones económicas y de infraestructura que estos tienen, las cuales les impedirían abordar un proyecto tecnológico. Sólo se estudiarán los colegios de nivel primaria y nivel secundaria debido a que en el nivel inicial, existe mucho acercamiento e interacción

18 8 entre profesores, alumnos y padres de familia debido a la corta edad de los alumnos y la atención que requieren. Entre los colegios que cumplen los dos primeros criterios de selección, se busca a los que cuentan con mayor prestigio y reconocimiento, una trayectoria que demuestra un constante esfuerzo por destacar y ofrecer una mejor educación a sus alumnos y una infraestructura que les permita abordar el proyecto. Esta selección ha sido realizada en base a la opinión del autor del presente trabajo y de algunos profesores de diferentes colegios SELECCIÓN Se obtuvo del portal web del ministerio de educación una lista de colegios de la ciudad de Piura, la cual fue el punto de partida para llegar a definir la población a estudiar que se muestra a continuación. Colegios de nivel primaria (15) Americano FAP Alférez Samuel Ordoñez Hans Christian Andersen La Pontificia Las Arenas Maria Montessori Nuestra Señora de Lourdes Proyecto Salesiano Don Bosco San Gabriel San Ignacio de Loyola San Luis Gonzaga Santa Ana Santa Maria Santa Mónica Colegios de nivel secundaria (15) Americano FAP Alférez Samuel Ordoñez Hans Christian Andersen Hogar San Antonio La Pontificia Las Arenas Maria Montessori Nuestra Señora de Lourdes Proyecto Don Bosco San Gabriel San Ignacio de Loyola

19 9 San Luis Gonzaga Santa Ana Santa María 2.3 LOS COLEGIOS TIPO ORGANIGRAMA DE UN COLEGIO TIPO Un colegio en su organización más básica cuenta con un director y profesores. El director es el jefe de los profesores y es la persona encargada de dirigir el colegio; dicha persona puede ser o no uno de los profesores del colegio. Existe y es común en muchos colegios que existan cargos intermedios tales como subdirector de disciplina, primaria, secundaria, etc, con el objetivo de descentralizar la labor desempeñada por el director. La creación de estos cargos y sus funciones dependen de cada colegio INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA DE UN COLEGIO TIPO Un colegio cuenta con computadoras disponibles para los profesores, ya sea dedicadas exclusivamente a profesores o en laboratorios de cómputo. Dichas computadoras cuentan con conexión a Internet y con un cliente o navegador web. 2.4 GESTIÓN ACADÉMICA EN UN COLEGIO TIPO Cuando un alumno empieza su educación es ubicado en el 1º de educación primaria, una vez que éste culmina con éxito los estudios correspondientes al grado al que pertenece, es promovido al siguiente, de esta manera va avanzando grado a grado hasta culminar sus estudios con el 5º de educación secundaria. Cada grado está formado por una cantidad determinada de cursos, cada uno de estos cursos son parte de la formación en conocimientos que recibe un alumno. Los estudios correspondientes a un grado se realizan durante un año académico, el cual inicia en marzo y culmina en diciembre. Este año académico se encuentra dividido en periodos académicos como, por ejemplo, en 3 trimestres o en 4 bimestres. Un curso no necesariamente formará parte de todos los periodos académicos. Durante el transcurso de un año académico, los alumnos reciben clases para cada uno de los cursos que les corresponden según el grado al que pertenecen; estas clases son dictadas por los profesores y complementadas con libros recomendados por estos y material de estudio preparado por los mismos profesores, tal como separatas o apuntes de clase, ejercicios propuestos, etc. Las clases son programadas dentro de un horario determinado por el colegio, asignando una cantidad determinada de horas a la semana para cada curso. Un profesor puede dictar todos los cursos pertenecientes a un grado así como puede dictar distintos cursos en

20 10 diferentes grados, no existe ninguna regla o norma al respecto. Durante cada periodo académico, los alumnos son evaluados en cada uno de los cursos que estudian, la evaluación la realizan los profesores responsables de dichos cursos. Las evaluaciones pueden ser exámenes escritos, orales, laboratorios, trabajos, tareas, etc. Producto de estas evaluaciones, los alumnos obtienen una nota final para el periodo en cada uno de los cursos. Al finalizar un periodo académico, el colegio genera libretas de notas, que son reportes en los cuales figuran las notas obtenidas por los alumnos en el periodo en cada uno de los cursos; estas libretas de notas son entregadas a los padres de familia para informar acerca de los resultados obtenidos por sus hijos en los diferentes cursos, estos resultados los cuales son una medida des los logros del alumno son conocidos como rendimiento académico. Cada grado tiene asignado un tutor, esta labor por lo general es desempeñada por los profesores del colegio. La principal labor desempeñada por los tutores es la de comunicación con los padres de familia, informándoles acerca del rendimiento académico de sus hijos y de las tareas o trabajos que tengan por hacer. Cuando un grado tiene muchos alumnos, este suele separarse en secciones, de tal manera que el número de alumnos quede dividido. En este caso existe un tutor para cada una de las secciones existentes en cada grado. Los alumnos además son evaluados en comportamiento; esta evaluación es realizada por el tutor y/o por el encargado de dicha labor, director o director de disciplina según sea el caso. Dichas evaluaciones también tienen una nota para cada periodo académico y producto de estas una nota anual. Al finalizar un año académico en función de las notas anuales obtenidas por los alumnos, estos pueden ser promovidos al siguiente grado o no.

21 11 CAPITULO III 3 SITUACIÓN ACTUAL DE LOS COLEGIOS 3.1 HIPÓTESIS En base a la participación en proyectos anteriores de desarrollo de sistemas de apoyo a la gestión académica de algunos colegios de la región y en base a conversaciones llevadas a cabo de manera informal con profesores de diferentes colegios, se plantearon las siguientes hipótesis acerca de la situación actual en los colegios: Existe una sobrecarga de trabajo tanto para profesores como para personal administrativo del colegio al finalizar cada periodo académico y al finalizar el año académico, debido a la gran cantidad de información a procesar en dichos momentos. El medio de comunicación a través del cual el colegio informa al padre de familia del rendimiento académico de sus hijos no es confiable, originando que muchos padres de familia se enteren del rendimiento académico y comportamiento de sus hijos sólo cuando reciben la libreta de notas al final del periodo académico. En los colegios no se cuenta con los medios necesarios para obtener información de calidad referente a su gestión académica, la cual sirva como un real apoyo a la toma de decisiones. 3.2 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Partiendo de las hipótesis planteadas se diseñó una encuesta (Anexo A) que buscaba obtener información referente a: La situación actual del manejo de información en los colegios. Los problemas presentes en el manejo de información. La necesidad de información como apoyo a la toma de decisiones. El objetivo de la encuesta era confirmar las hipótesis planteadas y obtener

22 12 información referente a los colegios que permita llevar a cabo el presente trabajo DISEÑO DE LA ENCUESTA La encuesta fue dividida en tres secciones buscando facilitar la aplicación de la misma al agrupar las preguntas de tal manera que cada sección pueda ser respondida por una sola persona que tenga una mejor compresión o conocimiento al respecto. Sección 1 : Funcionamiento del colegio, dirigida al director del colegio Sección 2 : Tecnología con la que cuenta el colegio, dirigida al encargado de soporte o profesor de computación Sección 3 : Labor del profesor y comunicación con padres de familia, dirigida a un profesor cualquiera del colegio. Debido a que la mayoría de los colegios a estudiar tiene nivel primaria y secundaria, la encuesta fue diseñada de tal manera que recopile información de ambos niveles a la vez, a fin de facilitar la aplicación de la misma APLICACIÓN DE LA ENCUESTA Dado que la población a estudiar era relativamente pequeña (30 Colegios) no se decidió aplicar la encuesta a una muestra de la población sino a todos y cada uno de los colegios. Al realizar las visitas, accedieron a responder la encuesta 28 de los 30 colegios. 3.3 RESULTADOS DEL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN A continuación se presentan las conclusiones obtenidas de los resultados de la encuesta. Para mayor detalle, los resultados completos se encuentran en el Anexo B SITUACIÓN ACTUAL DEL MANEJO DE INFORMACIÓN EN LOS COLEGIOS Cerca de un 70% de los colegios cuentan con algún software de apoyo a la gestión académica, que les permiten realizar labores de registro de notas, cálculo de promedios y generación de reportes. La labor de cálculo de promedios es realizada en mayor porcentaje (entre 30% y 40%) por los mismos profesores, pero también es realizada en algunos casos por un encargado. La comunicación con padres de familia durante un periodo académico se realiza haciendo uso de agendas (55%), citaciones (33%) o comunicados (33%), a través de las cuales se informa de las notas obtenidas por sus hijos y acerca de su comportamiento, el encargado de manejar dicha comunicación en su mayoría de casos es el tutor pero también puede ser manejada por los mismos profesores. En el caso de agendas, citaciones o comunicados, estos son enviados a través del alumno, en caso que se

23 13 requiera una confirmación de la recepción, el padre de familia debe firmarlos y devolverlos por medio de sus hijos PROBLEMAS PRESENTES EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN Alrededor de 60% de los colegios indicaron que tienen problemas de retraso en entrega de promedios de los periodos académicos y anuales. Alrededor de 40% de los colegios indicaron que tienen problemas de error en el cálculo de promedios de los periodos académicos y anuales. En aproximadamente 30% de los colegios el software de apoyo la gestión con que se cuenta presenta errores. Cerca de 70% de los colegios indicaron que existe desinformación por parte de los padres de familia acerca del rendimiento académico y comportamiento de sus hijos. Poco más de 30% de los colegios indicaron que el problema de desinformación es que la información enviada a los padres de familia no es entregada. Cerca de 16% de los colegios indicaron que existe falsificación de las firmas de los padres de familia por parte de los alumnos (si la información no es entregada a los padres de familia y es requerida una firma de confirmación, necesariamente va a existir una falsificación) NECESIDAD DE INFORMACIÓN COMO APOYO A LA TOMA DE DECISIONES Se requiere contar con promedios anuales a tiempo y exentos de errores, debido a que esta información indica si un alumno es promocionado al siguiente grado o no. Los padres de familia necesitan conocer de manera oportuna y confiable el rendimiento académico y comportamiento de sus hijos para poder intervenir cuando sea necesario a fin de evitar que obtengan calificaciones finales demasiado bajas o desaprobadas. Cuando un profesor necesita saber acerca del rendimiento académico de un alumno y comportamiento del mismo, debe recurrir o a los demás profesores o a un encargado quien posee toda la información CONFIRMACIÓN DE LAS HIPÓTESIS En base a los resultados del levantamiento de información se puede decir respecto a las las hipótesis plantadas que: Si bien los colegios respondieron en la encuesta que no existe una sobrecarga de trabajo tanto para profesores como para personal administrativo del colegio al finalizar cada periodo académico y al finalizar el año académico, debido a la gran cantidad de información a procesar en dichos momentos, también respondieron que sí existen problemas de retrasos en la entrega de promedios y errores en el cálculo

24 14 de los mismos; esto puede deberse a que realmente sí existe dicha sobrecarga de trabajo debido a la acumulación de información a procesar en dichos momentos. Cerca de 70% de los colegios confirmaron que si existe desinformación por parte de los padres de familia respecto al rendimiento académico y comportamiento de sus hijos. Poco más del 30% indicó que el problema era porque el medio de comunicación no es confiable. Cerca de 70% de los colegios cuentan con un software de apoyo a la gestión académica. El 80% de estos sistemas permiten la obtención de reportes que apoyan la toma de decisiones. El resto de colegios no tienen los medios para obtener información que les permitan realizar una mejor toma de decisiones dado que no tienen automatizado el procesamiento de ésta.

25 15 CAPITULO IV 4 PROPUESTA 4.1 OBJETIVOS Disminuir los retrasos en la entrega de promedios al final de un periodo académico y al final del año académico por parte de los profesores. Disminuir el porcentaje de errores en el cálculo de promedios. Ofrecer un medio de comunicación confiable a través del cual se informe a los padres de familia acerca del rendimiento académico y comportamiento de sus hijos. Permitir la obtención de reportes que apoyen la toma de decisiones a todo nivel: autoridades académicas, profesores y padres de familia. 4.2 DESCRIPCIÓN Se propone la implementación de una intranet de apoyo a la gestión académica, la cual permita llevar a cabo todos los procesos involucrados en dicha gestión de un colegio tipo. Aprovechando las ventajas ofrecidas por una intranet se busca mejorar los procesos de cálculo y entrega de promedios y ofrecer un medio de comunicación confiable hacia los padres de familia. Si bien no todos los colegios presentan todos los problemas encontrados, la gran mayoría presentan al menos uno de estos. Al implementar la Intranet propuesta, los colegios podrán mejorar los aspectos en los que presentan alguna falencia. 4.3 ANÁLISIS Y ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA ACTORES DEL SISTEMA Profesor: este rol es desempeñado cualquier profesor del colegio Profesor director: este rol es desempeñado el director del colegio Alumno: este rol es desempeñado por cualquier alumno de colegio

26 16 Padre de Familia: este rol es desempeñado por cualquier padre de familia Encargado de Soporte y Control: este rol es desempeñado por el encargado de realizar la configuración y administración del sistema FUNCIONAMIENTO El primer paso antes de que un colegio empiece a hacer uso de la intranet es la configuración inicial de ésta, lo que implica el registro de los parámetros del funcionamiento académico que definen el funcionamiento académico del colegio y el registro la información inicial necesaria para el funcionamiento de la Intranet. El encargado de soporte y control realizará la labor de configuración inicial. Configuración Inicial Parámetros del funcionamiento académico: Niveles: se deben definir los niveles de educación que son brindados en el Colegio. Grados: para cada uno de los niveles definidos, se deben definir los grados con los que cuenta el nivel. Tipos de Evaluación: para cada uno de los niveles definidos, se deben definir los tipos de evaluación que serán utilizadas por los profesores para evaluar a los alumnos. Notas: para cada uno de los niveles definidos, se deben definir las notas con las que serán evaluados los alumnos. Bloques de Horario: para cada uno de los niveles definidos, se deben definir los bloques de horario. Periodos académicos: para cada uno de los niveles definidos, se deben definir los periodos académicos existentes. Los parámetros pueden ser modificados posteriormente según cambie el sistema de funcionamiento académico del colegio, estos cambios deben ser realizados preferentemente antes de iniciar un año académico aunque podrían realizarse en cualquier momento del año siempre y cuando no generen inconsistencia en la información registrada. Información inicial: Se deben registrar en la intranet todos los profesores del colegio. Se debe registrar en la intranet el director del colegio. Se deben registrar en la intranet todos los alumnos del colegio. Se deben registrar en la intranet los padres de familia. Se deben registrar en la intranet los Cursos dictados en el colegio Se deben registrar en la intranet las secciones existentes en los diferentes grados. Se deben definir en la intranet los edificios y salones con los que

27 17 cuenta el colegio. Después de realizar la configuración inicial, la intranet se encuentra lista para ser utilizada en la gestión académica. El proceso de gestión académica llevado a cabo durante un año académico ha sido separado en tres etapas que se presentan a continuación, además existen procesos que pueden ser realizados en cualquier momento. Este proceso es cíclico, las etapas se repiten de manera idéntica cada año. Inicio del año académico Antes de dar por iniciado el año académico se deben registrar: Los nuevos profesores del colegio. Los nuevos alumnos del colegio. Los padres de familia de los nuevos alumnos del colegio. Además se debe realizar la programación académica, es decir, definir para cada curso, lo siguiente: En cuál o cuáles periodos académicos será dictado. Quién o quiénes serán los profesores a cargo en cada uno de los periodos. El o los horarios de clases. Dichas labores serán realizadas por el encargado de Soporte y Control. Después de realizar la programación académica, se da por iniciado el año académico, lo cual significa que se marcará como activo el año académico actual y el primer periodo académico de dicho año. Durante el año académico, cada uno de los periodos académicos mantienen un estado de activo o inactivo. Durante el año académico siempre existirá un y sólo un periodo académico activo. Conforme avance el año académico y termine un determinado periodo académico, éste se marcará como inactivo y se marcará como activo el siguiente periodo. Durante el transcurso del año académico El encargado de soporte y control tras acceder al sistema haciendo uso de su usuario y contraseña será el encargado de realizar la labor de finalizar un periodo académico y activar otro. Además es el responsable de generar las libretas de notas de todos los alumnos. Los profesores tras acceder al sistema haciendo uso de su usuario y contraseña, pueden realizar la administración de cada uno de sus cursos, la cual se refiere a evaluaciones, comentarios y avisos.

28 18 Para cada curso que tiene a cargo y conforme va tomando evaluaciones a sus alumnos el profesor las registra en el sistema; éstas pueden ser luego modificadas o eliminadas por el mismo profesor. Cuando no hay más evaluaciones que ingresar, el profesor puede registrar directamente el promedio final obtenido por sus alumnos o indicar al sistema que calcule dicho promedio. Una vez registrado o calculado el promedio final, las evaluaciones no pueden ser modificadas o eliminadas, la única manera de modificarlas es eliminar el promedio final, para después de los cambios volverlo a ingresar o calcular. Para cada curso que tiene a cargo el profesor puede ingresar comentarios referentes a sus alumnos. Estos pueden ser referentes a desempeño, habilidades, problemas, dificultades, etc. El profesor puede modificar o eliminar los comentarios que ha ingresado. Para cada curso que tiene a cargo el profesor puede publicar avisos, comunicando fechas de evaluaciones, tareas, trabajos, eventos, etc. El profesor puede modificar o eliminar los avisos que ha publicado. Tanto evaluaciones, comentarios y avisos sólo pueden ser ingresados, modificados o eliminados en el periodo académico activo. Una vez que se ha pasado a un nuevo periodo académico, la información registrada en el periodo anteriores es inalterable. Además un profesor puede consultar su horario de clases y el de otros profesores, e información referente a cualquier alumno, esto es: Notas obtenidas en las diferentes evaluaciones de los cursos que lleva Comentarios realizados por otros profesores Avisos publicados por otros profesores Historial académico, esto es, notas obtenidas en años pasados Horario de clases El profesor director tras acceder al sistema haciendo uso de su usuario y contraseña, puede realizar exactamente lo mismo que cualquier profesor dado que también es profesor y tiene cursos a cargo. Además puede consultar la información registrada para cualquier curso y obtener reportes de dirección, estos son reportes que consolidan información a fin de apoyar su labor. Los alumnos tras acceder al sistema haciendo uso de su usuario y contraseña, pueden pueden consultar toda la información relacionada a ellos, esto es: Notas obtenidas en las diferentes evaluaciones de los cursos que llevan Comentarios realizados por los profesores Avisos publicados por los profesores

29 19 Historial académico, esto es notas obtenidas en años pasados Horario de clases Además puede consultar el horario de clases de los profesores. Los padres de familia tras acceder al sistemas haciendo uso de su usuario y contraseña pueden consultar toda la información relacionada a sus hijos, esto es: Notas obtenidas en las diferentes evaluaciones de sus cursos Comentarios realizados por los profesores de sus cursos Avisos publicados por los profesores Historial académico, esto es notas obtenidas en años pasados Horario de clases Además pueden consultar el horario de clases de los profesores. Fin del año académico El año académico se da por finalizado cuando se marca como inactivo el último periodo académico y se marca como finalizado el año académico actual. Antes de finalizar el año académico y después de finalizar el ultimo periodo académico del presente año, los profesores pueden registrar directamente los promedios anuales obtenidos por sus alumnos en los cursos o indicar al sistema que calcule dichos promedios. Luego que se cuenta con dicha información, se realiza la promoción de alumnos, esto es, para cada grado se indica qué alumnos avanzan al siguiente grado y qué alumnos deben repetir el actual debido a que su rendimiento no fue el esperado. Dicha labor es realizada por el encargado de soporte y control. Luego el mismo encargado de soporte y control procede a la generación de libretas de notas anuales. La información involucrada en esta etapa puede ser modificada en caso de existir algún error. Las notas anuales pueden ser modificadas por los mismos profesores y la promoción de alumnos puede ser modificada por el encargado de soporte y control al igual que puede volver a generar libretas de notas. Después de la entrega de libretas de notas anuales y la promoción de alumnos han sido realizadas con éxito, se procede a la finalización del año académico que implica el registro de los promedios anuales como notas pertenecientes al historial académico de los alumnos y luego se eliminan todas las evaluaciones, comentarios y avisos correspondientes al año académico recién terminado. En el caso de los alumnos que sean promovidos y hallan cursado el último grado de se educación secundaria,

30 20 entonces toda su información pasará a formar parte del historial de exalumnos. Procesos realizados en cualquier momento del año académico Existen labores o procesos que pueden ser realizados en cualquier momento, estos son: Soporte y Control Registro de nuevos alumnos, profesores y padres de familia Modificación de la información de alumnos, profesores y padres de familia Modificación de la programación académica Modificación de los parámetros del funcionamiento académico Generación de reportes y libretas de notas Modificación de promedios finales de los periodos y promedios anuales Los profesores Consultar historial académico de los alumnos El profesor director Consultar historial académico de los alumnos Consultar historial académico de los exalumnos Generación de reportes de dirección Los alumnos Consultar su historial académico Los padres de Familia Consultar su historial académico de sus hijos FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA A continuación se presenta la funcionalidad del sistema capturada en diagramas de casos de uso. Toda la funcionalidad presentada a continuación estará disponible para los actores tras haber pasado el proceso de autenticación.

31 21 Alumno Figura 4 1 Casos de Uso del actor Alumno. Cambiar Contraseña de Acceso: el alumno puede cambiar su contraseña de acceso al sistema Escenario principal 1. El alumno pide al sistema cambiar su contraseña de acceso. 2. El sistema pide al alumno que ingrese su contraseña actual y su nueva contraseña dos veces. La segunda vez sirve de confirmación. 3. El alumno ingresa los datos pedidos por el sistema. 4. El sistema comprueba la validez de los datos ingresados y almacena la nueva contraseña.

32 22 Extensiones 4a: datos incorrectos 1. En caso los datos ingresados por el alumno no sean correctos, el sistema alertará al alumno. Continúa escenario principal en el paso 2. Consultar Evaluaciones: el alumno puede consultar las notas obtenidas en las diferentes evaluaciones rendidas en los diferentes cursos que lleva. Escenario principal 1. El alumno pide al sistema consultar sus evaluaciones. 2. El sistema muestra al alumno la lista de cursos que este lleva en el periodo académico actual. 3. El alumno selecciona un curso de la lista y el sistema muestra una lista de las evaluaciones rendidas en dicho curso y la nota obtenida por el alumno en cada evaluación. Extensiones 2a: periodos académicos anteriores 1. En caso existan evaluaciones registradas en periodos académicos anteriores, el sistema muestra al alumno la opción de consultar los periodos académicos anteriores. 2. El alumno selecciona cual periodo académico desea consultar. 3. El sistema muestra al alumno la lista de cursos que este llevó en dicho periodo académico. Continúa escenario principal en el paso 3. Consultar Comentarios: el alumno puede consultar los comentarios realizados por los profesores de los diferentes cursos que lleva. Escenario principal 1. El alumno pide al sistema consultar los comentarios realizados por los profesores. 2. El sistema muestra al alumno la lista de cursos que este lleva en el periodo académico actual. 3. El alumno selecciona un curso de la lista y el sistema muestra los comentarios referentes a el realizados por el o los profesores del curso. Extensiones 2a: periodos académicos anteriores

33 23 1. En caso existan comentarios realizados en periodos académicos anteriores, el sistema muestra al alumno la opción de consultar los periodos académicos anteriores. 2. El alumno selecciona el periodo académico que desea consultar. 3. El sistema muestra al alumno la lista de cursos que este llevó en dicho periodo académico. Continúa escenario principal en el paso 3. Consultar Avisos: el alumno puede consultar los avisos publicados por los profesores de los diferentes cursos que lleva. Escenario principal 1. El alumno pide al sistema consultar los avisos publicados por los profesores. 2. El sistema muestra al alumno la lista de cursos que este lleva en el periodo académico actual. 3. El alumno selecciona un curso de la lista y el sistema muestra los avisos publicados por el o los profesores del curso. Extensiones 2a: periodos académicos anteriores 1. En caso existan avisos publicados en periodos académicos anteriores, el sistema mostrará al alumno la opción de consultar los periodos académicos anteriores. 2. El alumno selecciona el periodo académico que desea consultar. 3. El sistema muestra al alumno la lista de cursos que este llevó en dicho periodo académico. Continúa escenario principal en el paso 3. Consultar su horario de clases: el alumno puede consultar su horario de clases. Escenario principal 1. El alumno pide al sistema consultar su horario de clases. 2. El sistema muestra al alumno su horario de clases correspondiente al periodo académico actual. Consultar su historial académico: el alumno puede consultar sus promedios anuales obtenidos en los diferentes cursos en años pasados. Escenario principal 1. El alumno pide al sistema consultar su historial académico.

34 24 2. El sistema muestra al alumno una lista de los años pasados en los cuales tiene notas anuales registradas. 3. El alumno selecciona uno de los años y el sistema muestra una lista de los cursos llevados por el alumno en dicho año y el promedio anual obtenido en cada uno de los cursos. Consultar horario de clases de profesores: el alumno puede consultar el horario de clases de cualquier profesor Escenario principal 1. El alumno pide al sistema consultar el horario de clases de profesores. 2. El alumno realiza una búsqueda de profesores y el sistema muestra al alumno una lista con todos los profesores que coincidan con la búsqueda realizada. 3. El alumno selecciona uno de los profesores y el sistema muestra el horario de clases de dicho profesor.

35 25 Padre de Familia Figura 4 2 Casos de Uso del actor Padre de Familia.

36 26 Cambiar Contraseña de Acceso: el padre de familia puede cambiar su contraseña de acceso al sistema Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema cambiar su contraseña de acceso. 2. El sistema pide al padre de familia que ingrese su contraseña actual y su nueva contraseña dos veces. La segunda vez sirve de confirmación. 3. El padre de familia ingresa los datos pedidos por el sistema. 4. El sistema comprueba la validez de los datos ingresados y almacena la nueva contraseña. Extensiones 4a: datos incorrectos 1. En caso los datos ingresados por el padre de familia no sean correctos, el sistema alertará al padre de familia. Continúa escenario principal en el paso 2. Consultar Información Académica de sus hijos: el padre de familia puede consultar información académica de sus hijos: evaluaciones, comentarios, avisos, horarios de clases e historiales académicos. Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema consultar la información académica de sus hijos. 2. El sistema muestra al padre de familia una lista de sus hijos. 3. El padre de familia escoge sobre cual de sus hijos desea consultar. 4. El sistema muestra al padre de familia las opciones de consultar evaluaciones, comentarios, avisos, horario de clases e historial académico. 5. Según la selección realizada por el padre de familia, se procede con los casos de uso: Consultar Evaluaciones, Consultar Comentarios, Consultar Avisos, Consultar horario de clases y Consultar Historial Académico. Extensiones 2a: un solo hijo 1. En caso el padre de familia tenga un único hijo, no se dan los pasos 2 y 3 del escenario principal. Continúa escenario principal en el paso 4.

37 27 Consultar Evaluaciones: el padre de familia puede consultar las notas obtenidas en las diferentes evaluaciones rendidas por sus hijos en los diferentes cursos que llevan. Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema consultar las evaluaciones de su hijo. 2. El sistema muestra al padre de familia la lista de cursos que su hijo lleva en el periodo académico actual. 3. El padre de familia selecciona un curso de la lista y el sistema muestra una lista de las evaluaciones rendidas en dicho curso y la nota obtenida por su hijo en cada evaluación. Extensiones 2a: periodos académicos anteriores 1. En caso existan evaluaciones registradas en periodos académicos anteriores, el sistema muestra al padre de familia la opción de consultar los periodos académicos anteriores. 2. El padre de familia selecciona qué periodo académico desea consultar. 3. El sistema muestra al padre de familia la lista de cursos que su hijo este llevó en dicho periodo académico. Continúa escenario principal en el paso 3. Consultar Comentarios: el padre de familia puede consultar los comentarios realizados por los profesores de los diferentes cursos que sus hijos llevan. Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema consultar los comentarios realizados por los profesores. 2. El sistema muestra al padre de familia la lista de cursos que su hijo lleva en el periodo académico actual. 3. El padre de familia selecciona un curso de la lista y el sistema muestra los comentarios referentes a su hijo realizados por el o los profesores del curso. Extensiones 2a: periodos académicos anteriores 1. En caso existan comentarios realizados en periodos académicos anteriores, el sistema muestra al padre de familia la opción de consultar los periodos académicos anteriores.

38 28 2. El padre de familia selecciona qué periodo académico desea consultar. 3. El sistema muestra al padre de familia la lista de cursos que su hijo llevó en dicho periodo académico. Continúa escenario principal en el paso 3. Consultar Avisos: el padre de familia puede consultar los avisos publicados por los profesores de los diferentes cursos que sus hijos llevan. Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema consultar los avisos publicados por los profesores. 2. El sistema muestra al padre de familia la lista de cursos que su hijo lleva en el periodo académico actual. 3. El padre de familia selecciona un curso de la lista y el sistema muestra los avisos publicados por el o los profesores del curso. Extensiones 2a: periodos académicos anteriores 1. En caso existan avisos publicados en periodos académicos anteriores, el sistema mostrará al padre de familia la opción de consultar los periodos académicos anteriores. 2. El padre de familia selecciona qué periodo académico desea consultar. 3. El sistema muestra al padre de familia la lista de cursos que su hijo llevó en dicho periodo académico. Continúa escenario principal en el paso 3. Consultar horario de clases: el padre de familia puede consultar el horario de clases de sus hijo. Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema consultar el horario de clases de su hijo. 2. El sistema muestra al padre de familia el horario de clases de su hijo correspondiente al periodo académico actual. Consultar Historial Académico: el padre de familia puede consultar los promedios anuales obtenidos por sus hijos en los diferentes cursos en años pasados.

39 29 Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema consultar el historial académico de su hijo. 2. El sistema muestra al padre de familia una lista de los años pasados en los cuales su hijo tiene notas anuales registradas. 3. El padre de familia selecciona uno de los años y el sistema muestra una lista de los cursos llevados por su hijo en dicho año y el promedio anual obtenido en cada uno de los cursos. Consultar horario de clases de profesores: el padre de familia puede consultar el horario de clases de cualquier profesor. Escenario principal 1. El padre de familia pide al sistema consultar el horario de clases de profesores. 2. El padre de familia realiza una búsqueda de profesores y el sistema muestra al padre de familia una lista con todos los profesores que coincidan con la búsqueda realizada. 3. El padre de familia selecciona uno de los profesores y el sistema muestra el horario de clases de dicho profesor.

40 30 Profesor Figura 4 3 Casos de Uso del actor Profesor.