CAPITULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION. 6. ORGANIZACIÓN DEL SGSSO.

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1 CAPITULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION. 6. ORGANIZACIÓN DEL SGSSO. A continuación se presenta el diseño del sistema de gestión, para lo cual en primer lugar se determina la estructura organizativa que administrara el sistema de gestión y posteriormente se detalla la propuesta. Para determinar el tipo de organización que administrara el sistema de gestión se realizo lo siguiente: Identificación de los diferentes tipos de organización que podrían administrar la seguridad y salud ocupacional en la UFG Definición de la metodología para la selección de la organización Análisis y evaluación del tipo de organización Selección del tipo de organización 6.1 TIPOS DE ORGANIZACIÓN DEL SGSSO. La organización de higiene y salud ocupacional es la encargada de la administración de forma eficiente del SGSSO, por lo que es de suma importancia seleccionar el tipo de organización de higiene y seguridad ocupacional que se adecue de mejor forma al tipo de organización de la UFG. A continuación se presentan los tipos de unidades que pueden encargarse de la administración del SGSSO. Gerencia de higiene y seguridad ocupacional Departamento de higiene y seguridad ocupacional Sección de higiene y seguridad ocupacional 111

2 Comité de higiene y seguridad ocupacional Encargado de higiene y seguridad ocupacional A. GERENCIA DE HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL. Este tipo de organización es para organizaciones en las que la higiene y seguridad es imprescindible, y por tanto consideran la necesidad de tener una gerencia. A lo anterior hay que agregar, que estas empresas destinan recursos para atender esta área, siendo esta la diferencia con otras unidades, y dentro de estos recursos, se encuentran salarios para el personal. Características de la institución: Instituciones con personal operativo mayor a 1500 personas Variedad en los riesgos que se presentan al personal operativo con una frecuencia de accidentes que justifique la necesidad de crear la unidad Necesidad de cumplir normas de seguridad ocupacional nacionales e internacionales Recursos monetarios para pagar al personal de la gerencia de seguridad ocupacional Falta de personal capacitado para desarrollar esta labor. B. DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL. Este tipo de unidad puede ser utilizado por instituciones que consideran la higiene y seguridad ocupacional como algo importante, pero no en un sentido tal de crear una gerencia, sino en un nivel menor como lo puede ser un departamento. Claro que el tamaño de la empresa hace necesario que se desarrolle una estructura similar a la de la unidad gerencial. Características de la institución: Instituciones con personal operativo mayor a 750 personas Frecuencia considerable de accidentes y variabilidad de estos Poco personal capacitado para atender la seguridad ocupacional 112

3 Falta de tiempo para que las personas atiendan las funciones de esta área por cumplir con las tareas del departamento Recursos monetario para asalariar a parte del personal de la unidad Necesidad de cumplir normas o leyes de seguridad ocupacional C. SECCIÓN DE HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL. La unidad vista como una sección dentro de la organización, la cual puede ser asesora, dando recomendaciones a departamentos como lo puede ser el de personal administrativo o el de laboratorios o unidades productivas. La unidad esta claramente definida, pero esta conformada por el mismo personal de la empresa de diferentes áreas. Es por lo anterior, que la organización debe ser sencilla y no cayendo en lo complejo, así cada puesto agrupara funciones que eran desarrolladas por diferentes puestos en las unidades anteriores. La agrupación de funciones, propicia una lentitud en el sistema lo cual es la característica más sobresaliente de las unidades que no cuentan con personal remunerado para desarrollar exclusivamente funciones del área de seguridad. Características de la institución: Personal operativo mayor a 400 personas Poca variedad de riesgos ocupacionales y una frecuencia considerable de accidentes Conocimiento por parte del personal para comprender los riesgos y accidentes que se presentan Dedicación del tiempo adecuado por el personal para que atienda tanto a la salud ocupacional como sus funciones productivas 113

4 D. COMITÉ DE HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL. Este tipo de unidad, el personal es el mismo de la organización, por lo que todos los que formen parte de ella lo hacen por voluntad propia de mejorar las condiciones laborales. El comité es una de las unidades mas utilizadas debido a que ahorra costos pero no tiene mucha eficacia por ser de carácter voluntario y a veces no tiene control por parte de la gerencia general. Características de la institución: Personal operativo mayor a 50 personas Frecuencia considerable de accidentes Riesgos comprensibles para el persona por lo que no se debe recurrir a un especialista para atender la mayoría de situaciones que propician accidentes y enfermedades Falta de recursos monetarios para pagar a alguien que se dedique únicamente a atender lo relacionado a salud ocupacional La accesibilidad de cumplir fácilmente normas de seguridad ocupacional El comité debe estar respaldo tanto por la autoridad administrativa como la autoridad académica de la UFG, y no ser objeto de menos presión y olvido En los cargos directivos del comité se debe evitar situar a la alta dirección e incluir a personal proactivo y líder en sus áreas. Por no recibir salario, el comité muchas veces no tiene una presión de efectuar las cosas bien, por lo cual es necesario buscar formas de incentivar a los miembros a mejorar el rendimiento. E. ENCARGADO DE HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL. Características de la institución: Personal operativo menor a 50 personas Cantidad de riesgos mínimos, de poca diversidad y de fácil compresión Pocos recursos monetarios para desarrollar el trabajo de seguridad 114

5 Cantidad de accidentes mínimos y generales de poco variedad La persona encargada desempeñara las funciones que en otras unidades correspondían a capacitación, diagnostico y soluciones y desarrollo. Esta persona encargada, puede contar con un asistente, el cual desarrollara las labores de supervisión y control El encargado tendrá que velar porque todo el personal de la organización involucrada en el SGSSO conozca los planes de acción y debe crear las brigadas de evacuación, incendio y primeros auxilios. Son los recursos en este tipo de organizaciones, los cuales no les permiten avanzar de este nivel de unidad, pero eso no significa que no se pueda implementar otro. 6.2 METODOLOGIA DE SELECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. Para evaluar las alternativas se hará uso de la técnica de DECISION BAJO CRITERIOS MULTIPLES, en la cual se definirán los criterios, luego se jerarquizaran de acuerdo al orden de importancia, para posteriormente evaluar cada alternativa según la satisfacción de cada uno de los criterios DETERMINACION DE CRITERIOS. Para analizar las alternativas se tomaron en cuenta los siguientes criterios: Numero de personas expuestas a los riesgos y accidentes. Este criterio se refiere al numero de personal que esta expuesto a riesgos y accidentes en las diferentes unidades para las cuales se diseña el SGSSO, es de hacer notar que las personas expuestas representan el numero de accidentes y enfermedades profesionales potenciales que pueden ocurrir o ser consecuencia de las condiciones bajo las cuales actualmente operan estas unidades. Compatibilidad con el tipo de organización de la UFG. El tipo de organización del SGSSO debe ser lo mas compatible con el de la UFG para que en ningún momento se tenga conflictos con otras unidades o departamentos de la misma, 115

6 además adaptarse a la estructura de la diferentes facultades en donde se encuentran las unidades para las cuales funciona el SGSSO: Grado de especialización del personal de la organización del SGSSO. Por la variabilidad de riesgos que la institución presenta es necesario que el tipo de organización garantice que el personal del SGSSO tiene los conocimientos, comprende y analiza integralmente los riesgos, accidentes, incidentes, enfermedades profesionales y formas de trabajo. El personal debe tener los conocimientos técnicos necesarios para poder hacer propuestas que realmente solucionen los problemas en materia de higiene y seguridad ocupacional de una forma integral y permanente de ser posible. Recursos económicos necesarios. Se refiere a la cantidad de recursos económicos que se necesitan para implantar y dar mantenimiento a las medidas de seguridad que se realicen y para darle mantenimiento al SGSSO. Es de recordar que en la UFG no se tiene un presupuesto destinado para la higiene y seguridad ocupacional por lo que el mantenimiento de la organización del SGSSO debe consumir los recursos económicos necesarios para el buen funcionamiento del sistema pero en ninguna medida excederse. Reducción de la frecuencia de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales. El tipo de organización seleccionada debe garantizar que existirá una reducción en la frecuencia de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales en las unidades para las cuales se diseña el SGSSO, esto a través de la solución de problemas y el tiempo de aplicación de las mismas. Tiempo de resolución de problemas. El tiempo para la resolución de problemas debe ser mínimo, para disminuir las posibilidades de que se produzca un accidente, pero en ningún momento se debe descuidar la calidad de la solución. 116

7 6.2.2 JERARQUIZACION DE CRITERIOS. La jerarquización de criterios de selección se efectúa para determinar la importancia relativa de un criterio comparado con los demás. Compatibilidad con el tipo de organización de la UFG. Este criterio se ha considerado el primero en orden de importancia debido a que para que el sistema funcione de forma correcta y eficiente deber ser compatible con la organización de la UFG, esto facilitara la labor de comunicación y actuación de forma rápida y eficaz para la eliminación de riesgos y actuaciones en caso de emergencia, además existirá una mayor coordinación y responsabilidad por parte de las unidades a las que atenderá el SGSSO. Reducción de la frecuencia de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales. Este criterio se considera también primero en orden de importancia ya que el tipo de organización seleccionado debe garantizar que se reducirán los índice de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales, es de recordar que este es el objetivo de todo SGSSO, por lo que este criterio se complementa con el anterior puesto que no se puede esperar una reducción en los índices si el sistema no es compatible con la organización de la universidad. Numero de personas expuestas a los riesgos y accidentes. Este criterio se considera segundo en orden de importancia debido a que el tipo de organización seleccionado depende del numero de personas expuestas a los riesgos, por lo que la organización que se elija debe garantizar que tiene la capacidad para enfrentar y disminuir los riesgos y accidentes que afectan a los miembros de la UFG. Grado de especialización del personal de la organización del SGSSO. Se considera tercero en orden de importancia debido a que del conocimiento y comprensión de los riesgos de parte del personal de la organización del SGSSO depende la diversidad de riesgos identificados en la organización y la determinación del numero de personas expuestas a estos, lo que permitirá que se 117

8 propongan soluciones efectivas y factibles que protejan a las personas expuestas a los riesgos identificados. Tiempo de resolución de problemas. El tiempo de resolución de problemas se considera cuarto en orden de importancia debido a que depende directamente de la calidad de las soluciones propuestas por el SGSSO si las soluciones serán mayor por lo que el tipo de organización debe garantizar que las soluciones propuestas sean las mas indicadas y eficientes, para invertir el mínimo de tiempo y recursos. Recursos económicos necesarios. Este criterio se considera también cuarto de orden de importancia debido a que el objetivo de todo SGSSO es proteger la integridad física y psicológica de las personas expuestas a los diferentes tipos de riesgos, por lo que es de vital importancia invertir el dinero necesario para que las soluciones cumplan con este objetivo. CRITERIO PONDERACION VALOR AJUSTADO RELATIVA Compatibilidad con el tipo de organización de la 10 10/42=0.24 UFG Reducción de la frecuencia de accidentes, 10 10/42=0.24 incidentes y enfermedades profesionales Numero de personas expuestas a los riesgos y 8 8/42=0.18 accidentes Grado de especialización del personal de la 6 6/42=0.14 organización del SGSSO Tiempo de resolución de problemas 4 4/42=0.10 Recursos económicos necesarios 4 4/42=0.10 TOTAL Tabla III.1. Jerarquizacion de criterios 6.3 EVALUACION DE ALTERNATIVAS. puntuación: Las alternativas se calificaran de acuerdo al siguiente mecanismo de SIGNIFICADO PUNTUACION Criterio satisfecho a cabalidad 100 Criterio aceptable pero no completamente satisfactorio 75 Criterio satisfecho medianamente 50 Criterio mínimamente satisfecho 25 Criterio totalmente insatisfecho 0 Tabla III.2. Mecanismos de puntuación 118

9 De acuerdo a la ponderación relativa determinada en la tabla III.3, los resultados de la evaluación son los siguientes: CRITERIO Ponderación relativa Gerencia de higiene y seguridad ocupacional Depart. De higiene y seguridad ocupacional Sección de higiene y seguridad ocupacional comité de higiene y seguridad ocupacional encargado de higiene y seguridad ocupacional Compatibilidad con el tipo de organización de la UFG Reducción de la frecuencia de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales Numero de personas expuestas a los riesgos y accidentes Grado de especialización del personal de la organización del SGSSO Tiempo de resolución de problemas Recursos económicos necesarios TOTAL Tabla III.3. Evaluación de alternativas EVALUACION DE ALTERNATIVA Ponderación relativa Gerencia de higiene y seguridad ocupacional Depart. De higiene y seguridad ocupacional Sección de higiene y seguridad ocupacional ALTERNATIVAS comité de higiene y seguridad ocupacional encargado de higiene y seguridad ocupacional Grafico III.1. Evaluación de alternativas 119

10 6.4 ANALISIS DE EVALUACION. Compatibilidad con el tipo de organización de la UFG. La universidad en su mayoría esta formada por departamentos por lo que la gerencia de higiene y seguridad ocupacional no es muy compatible con la organización, al contrario del departamento, el cual se adaptaría fácilmente a la estructura de la organización de la universidad debido a su compatibilidad con la misma, en el caso de la sección se limita simplemente a dar recomendaciones y se utiliza en organizaciones sencillas, los comités son bastante utilizados pero poco eficiente por lo que no servirían para los propósitos del sistema y un encargado es incompatible en principio por el tamaño de organización que consideramos, para estas tres ultimas hay que tener en cuenta que para la UFG no es una prioridad la salud y seguridad ocupacional, por lo que no serian factibles para la organización y para el sistemas de gestión basado en las OHSAS Reducción de la frecuencia de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales. El tipo de organización de gerencia de higiene y seguridad ocupacional garantiza la reducción de accidentes, incidentes y enfermedades ocupacionales por el grado de compromiso que tiene en esta materia, el departamento de higiene y seguridad ocupacional al igual que la gerencia garantiza la disminución de accidentes, incidentes y enfermedades ocupacionales aunque es empleado por organizaciones que no tienen como prioridad la seguridad de sus empleados, tal como es el caso de la UFG, para la sección, comité y encargado, debido a que se conforman con el mismo personal de la institución y se utilizan principalmente en organizaciones sencillas y la falta de autoridad para establecer medida de seguridad, genera que su eficiencia sea baja. Numero de personas expuestas a los riesgos y accidentes. El tipo de organización mas adecuado para el SGSSO es la gerencia de higiene y seguridad ocupacional debido a que este tipo de organización es para instituciones con un personal mayor a 1500 personas. El SGSSO debe funcionar para aproximadamente 9300 personas entre estudiantes y empleados de la UFG, 120

11 en el caso del departamento de higiene y seguridad ocupacional, se establece para instituciones formadas por un personal de mas de 750 personas por lo que puede ser adecuado para los fines del SGSSO pero no en el grado de la gerencia, en el caso de la sección, comité y encargado, solo funcionan cuando el personal es menor a 75 personas, por lo que no son adecuados para los fines del SGSSO. Grado de especialización el personal de la organización del SGSSO. Debido a la diversidad de riesgos identificados en la UFG se necesita personal que tenga los conocimientos necesarios para la compresión de los mismos, esto lo cumple la gerencia, pues requiere de personal especializado en ciertas áreas, el departamento de higiene y seguridad ocupacional también requiere de personal especializado, en el caso de la sección, comité y encargado se conforman con personal de misma organización, los cuales pueden tener o no el conocimiento especializado en el caso de tener el conocimiento, muchas veces se ven limitados de tiempo ya que las funciones de la organización del sistema de gestión son responsabilidades adicionales a sus actividades dentro de la institución, puesto su participación es voluntario lo que disminuye grandemente la eficiencia del sistema de gestión. Tiempo de resolución de problemas. Las propuestas de solución de problemas así como su implantación se manejan de manera mas eficiente en el caso de una gerencia o departamento, puesto que se cuenta con personal especializado y su única responsabilidad es con la higiene y seguridad ocupacional de la institución, siendo los mas adecuados en estos casos, en el caso de las secciones, comités y encargado de seguridad el tiempo de resolución de problemas es mayor debido a la falta de autoridad y disponibilidad de recursos económicos y la calidad de las soluciones puede ser deficiente. Recursos económicos necesarios. Para este criterio, tienen desventajas la gerencia y el departamento, puesto que requieren la contratación de personal o de la reasignación de personal de la institución para estos puestos, lo que implica mayores costos de operación, en el caso de la sección, comité y encargado, no 121

12 se incurre en costos de operación debido a que las personas que los conforman son parte de la misma organización y su participación es de carácter voluntario, por lo que los únicos costos en que incurre son para la implantación de medidas correctivas y preventivas en materia de higiene y seguridad ocupacional. 6.5 SELECCIÓN DEL TIPO DE ORGANIZACIÓN. De acuerdo a la evaluación realizada, esquematizada en el grafico 1, el tipo de organización más conveniente para el SGSSO en base a las Normas OHSAS 18000, es el Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional. 6.6 PROPUESTA DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION. Una vez determinada la organización que se establecerá para administrar el sistema de gestión, se debe conocer la documentación que regirá el funcionamiento del mismo. Los documentos que conforman el sistema de gestión: Listado maestro de documentos, como una guía de los documentos que componen el sistema. Manual del SGSSO, el cual rige a todas las unidades que componen el sistema. Guía para la elaboración de documentos, en la que se explica el contenido y el formato de todos los documentos que conforman el sistema de gestión. Procedimientos del SGSSO, a través de los cuales se cumplirá lo establecido por las normas OHSAS Planes y programas, los cuales complementan los requerimientos de la norma dentro del sistema de gestión. Formularios de los procedimientos, los cuales se utilizan para el cumplimiento de los procedimientos y demás documentos que los requieran. Manual de prevención de riesgos laborales en oficinas y laboratorios. A continuación se presenta el documento del SGSSO basado en las normas OHSAS diseñado para la UFG. 122

13 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 1 de 419 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL BASADO EN LAS NORMAS OHSAS 18000

14 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 2 de 419 CODIGO DOCUMENTO INDICE FO-PR-02- LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS MA MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL GU GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL PROCEDIMIENTOS PR PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACION DE POLÍTICAS Y OBJETIVOS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES PR PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ACTUALIZAR PROGRAMAS DE GESTION PR PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION DE RECURSOS PR PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR MAPAS DE RIESGOS PR PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESO PR PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOUMENTOS PR PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR Y TENER ACCESO A LA INFORMACIÓN LEGAL PR PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA Y MANEJO DE LA INFORMACION PR PROCEMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION PR PROCEDIMIENTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION PR PROCEDIMIENTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION PR PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PR PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA DE UNIDADES PR PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTION PR PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DE PLANES DE MANTENIMIENTO PR PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO Y LA APLICACIÓN DE ACCIONES CORRECTORA PR PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE EQUIPOS DE EMRGENCIA PR PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA PR PROCEDIMIENTO PARA LA AUTO EVALUACIÓN DE PLANES DE EMERGENCIA PLANES Y PROGRAMAS PL PROGRAMA DE FORMACIÓN DE PERSONAL PL PLAN DE EMERGENCIA PL PROGRAMA PARA LA FORMACIÓN DE EQUIPOS DE EMERGENCIA GU GUIA DE FORMULARIOS DEL SISTEMA DE GESTION MANUAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS MA MANUAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS EN OFICINAS MA MANUAL DE PREVENCION DE RIESGOS EN LABORATORIO MA MANUAL DE PREVENCION DE RIESGOS EN CAFETERIA MA MANUAL DE PREVENCION DE RIESGOS EN BIBLIOTECA

15 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 3 de 419 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FO-PR PAGINA 1 CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO SUBSISTEMA VERSION FECHA DE APROBACION MA GU PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACION DE POLÍTICAS Y OBJETIVOS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ACTUALIZAR PROGRAMAS DE GESTION PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE RECURSOS PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE MAPAS DE RIESGOS PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN Y OPERACION 01 INFORMACION 01 PLANIFICACIÓN Y OPERACION 01 PLANIFICACIÓN Y OPERACIÓN 01 PLANIFICACIÓN Y OPERACIÓN PLANIFICACIÓN Y OPERACIÓN PLANIFICACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS INFORMACIÓN 01 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR Y TENER INFORMACIÓN 01 ACCESO A LA INFORMACIÓN LEGAL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION PROCEDIMIENTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION PROCEDIMIENO DE IDENTIFICACIÓN EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA A UNIDADES INFORMACIÓN 01 INFORMACIÓN 01 INFORMACIÓN 01 CONTROL 01 CONROL 01 CONTROL 01 RESPONSABLE DE APLICACIÓN FECHA DE REVISIÓN TOTAL DE COPIAS CONTROLADAS

16 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 4 de 419 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FO-PR PAGINA 2 CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO SUBSISTEMA VERSION FECHA DE APROBACION PR PR PR PR PR PR PL PL PL GU FO-MA FO-MA PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTION PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DE PLANES DE MANTENIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO Y LA APLICACIÓN DE ACCIONES CORRECTORAS PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE EQUIPOS DE EMERGENCIA PROCEDMIENTO DE ACTUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA PROCEDMIENTO PARA LA AUTO EVALUACIÓN DE PLANES DE EMERGENCIA PROGRAMA DE FORMACIÓN DE PERSONAL PLAN DE EMERGENCIA PROGRAMA PARA LA FORMACIÓN DE EQUIPOS DE EMERGENCIA CONTROL 01 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA PLANIFICACIÓN Y OPERACIÓN PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA GUIA DE FORMULARIOS DEL SISTEMA DE GESTION IFORMACION 01 PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES DE PLANIFICACIÓN Y SEGURIDAD E HIGIENE OPERACIÓN 01 OCUPACIONAL PLAN DE CAPACITACIONES DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL PLANIFICACIÓN Y OPERACIÓN RESPONSABLE DE APLICACIÓN FECHA DE REVISIÓN TOTAL DE COPIAS CONTROLADAS FO-PR FO-PR FO-PR CARTA DE FLUJO INFORMACION 01 LISTADO DE DOCUMENTOS MAESTROS INFORMACIÓN 01 LISTADO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INFORMACIÓN 01

17 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 5 de 419 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FO-PR PAGINA 3 CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO SUBSISTEMA VERSION FECHA DE APROBACION FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FUENTE DE PROCEDENCIA DE NORMAS TÉCNICAS Y TEXTOS LEGALES APLICABLES INFORMACIÓN 01 IDENTIFICACION DE LAS NORMAS TÉCNICAS Y INFORMACIÓN 01 TEXTOS LEGALES APLICABLES FICHA DE INFORMACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO INFORMACIÓN 01 FICHA DE SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN FACILTADA AL TRABAJADOR INFORMACIÓN CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN GENERAL INFORMACIÓN 01 CONTROL DE ELIMINACIÓN DE CONDICIONES DE RIESGO INFORMACION 01 CONTROL DE EVALUACIÓN DE RIESGOS POR UNIDAD CONTROL DE ELIMINACIÓN DE NO CONFORMIDADES CONTROL DE RESULTADOS DE AUDITORIA INTERNA REGISTROS DE ACCIDENTES EN LA UNIVERSIDAD CONTROL DE ACCIDENTES EN LA UNIVERSIDAD 01 INFORMACION 01 INFORMACIÓN 01 INFORMACIÓN 01 IFORMACION 01 INFORMACION 01 PROGRAMA DE EVALUACIÓN CONTROL 01 EVALUACIÓN DE RIESGOS EN AULAS CONTROL 01 EVALUACIÓN DE RIESGOS EN OFICINAS CONTROL 01 EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LABORATORIO CONTROL 01 EVALUACIÓN DE RIESGOS EN CAFETERIA CONTROL 01 EVALUACIÓN DE RIESGOS EN BIBLIOTECA CONTROL 01 EVALUACIÓN DE RIESGOS DE SERVICIOS SANITARIOS CONTROL 01 RESPONSABLE DE APLICACIÓN FECHA DE REVISIÓN TOTAL DE COPIAS CONTROLADAS

18 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 6 de 419 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FO-PR CODIGO FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR FO-PR TITULO DEL DOCUMENTO PAGINA 4 SUBSISTEMA VERSION FECHA DE APROBACION EVALUACIÓN DE RIESGOS ELECTRICOS CONTROL 01 EVALUACIÓN DE ILUMINACION CONTROL 01 EVALUACIÓN DE VENTILACION CONTROL 01 EVALUCION DE RIESGOS QUIMICOS CONTROL 01 EVALUACIÓN DE INCENDIO CONTROL 01 EVALUACIÓN DE BIOLOGICOS CONTROL 01 EVALUACIÓN DE ERGONOMICOS CONTROL 01 EVALUACIÓN DE RUIDO CONTROL 01 EVALUACION DE CONTROL 01 SEÑALIZACION REPORTE DE EVALUACIÓN DE CONTROL 01 RIESGOS REPORTE DE CONDICIONES CONTROL 01 REPORTE DE PERSONAL CONTROL 01 ACCIDENTADO REPORTE DE ACCIDENTES DE CONTROL TRABAJO 01 REPORTE DE ANÁLISIS DE ACCIDENTES CONTROL 01 REPORTE DE ACCIDENTES DE CONTROL 01 TRABAJO PROGRAMA DE AUDITORIA CONTROL 01 PLAN DE AUDITORIA CONTROL 01 LISTADO DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIA PARA UNIDADES FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DE PROPUESTAS DE SOLUCION LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIA PARA UNIDADES FICHA DEL INFORME DE RESULTADOS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE MIEMBROS DE EQUIPO DE EMERGENCIA CONTROL 01 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA RESPONSABLE DE APLICACIÓN FECHA DE REVISIÓN TOTAL DE COPIAS CONTROLADAS

19 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 7 de 419 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FO-PR CODIGO FO-PR FO-PR FO-PL FO-PL FO-PL FO-PL FO-PL FO-PL MA MA MA MA IN TITULO DEL DOCUMENTO REPORTE DE EMERGENCIA EVALUACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA INFORME DE EMERGENCIA INSPECCION MENSUAL DE EQUIPO CONTRA INCENDIO INVENTARIO EXISTENCIAS MATERIAL PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS INSPECCION SEÑALIZACIÓN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE MEDIOS DE LUCHA CONTRA INCENDIOS CERTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y FORMACIÓN EN PREVENCIÓN DE RIESGOS MANUAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS EN OFICINA MANUAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS EN LABORATORIO MANUAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS EN CAFETERIAS MANUAL DE PREVENCION DE RIESGOS EN BIBLIOTECA INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION PAGINA 5 SUBSISTEMA VERSION FECHA DE APROBACION PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN 01 CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN 01 CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN 01 CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN 01 CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA 01 PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA PREVENCIÓN Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIA CONTROL 01 CONTROL 01 CONTROL 01 CONTROL 01 PLANIFICACIÓN Y OPERACIÓN 01 RESPONSABLE DE APLICACIÓN FECHA DE REVISIÓN TOTAL DE COPIAS CONTROLADAS

20 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 8 de 419 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ELABORADO REVISADO APROBADO Nombre o Puesto y Firma Nombre o Puesto y Firma Nombre o Puesto y Firma dd / mm / aa dd / mm / aa dd / mm / aa CONTROL DE CAMBIOS (Se escriben los cambios que tiene este documento con respecto a la versión anterior, indicando el(los) motivo(s) por el (los) que se efectuó el(los) cambio(s), la (s) pagina (s), región o párrafo en que ocurrió) ULTIMA ACTUALIZACION REALIZADA REVISADA APROBADA Nombre o Puesto y Firma Nombre o Puesto y Firma Nombre o Puesto y Firma dd / mm / aa dd / mm / aa dd / mm / aa CODIGO: MA

21 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 9 de 419 INDICE I. OBJETIVO DEL PRESENTE MANUAL II. TERMINOS Y DEFINICIONES III. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL A. Política de seguridad y salud ocupacional 1. Reglamento de seguridad e higiene ocupacional B. Planificación 1. Planificación para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. 2. Requisitos legales y otros requisitos. 3. Objetivos de seguridad e higiene ocupacional. 4. Programa de Gestión de seguridad e higiene Ocupacional. C. Implantación y funcionamiento. 1. Estructura y responsabilidades. a. Departamento de higiene y seguridad Ocupacional. b. Estructura sistemática del sistema de Gestión en seguridad y salud ocupacional. i. Subsistema de planificación y operación ii. Subsistema de información iii. Subsistema de control iv. Subsistema de acciones correctivas y preventivas v. Subsistema de prevención y respuesta en caso de emergencia c. Puestos en la estructura del sistema de gestión En salud y salud ocupacional d. Equipos de seguridad, intervención y evacuación e. Estructura organizativa de la Universidad f. Estructura organizativa del departamento de Higiene y seguridad ocupacional 2. Formación, sensibilidad y competencia profesional 3. Comunicación 4. Documentación del S.G.S.S.O. 5. Control de documentación 6. Control operacional 7. Planes de emergencia y capacidad de respuesta D. Verificación y acción correctivas 1. Seguimiento y medición 2. Accidentes, incidentes, no conformidades Acción correctora y acción preventiva 3. Registros 4. Auditoria S.G.S.S.O. E. Revisión por la dirección

22 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 10 de 419 I. OBJETIVO DEL PRESENTE MANUAL Proporcionar un documento técnico que explica de forma clara y especifica las políticas, objetivos, estructura organizativa a cargo del Sistema de Gestión y los documentos que forman parte del sistema. II. TERMINOS Y DEFINICIONES (punto 3 de Documento de Norma) Según las Normas OHSAS ACCIDENTE: Evento indeseado que da lugar a la muerte, enfermedad, lesión, daño u otra pérdida. AUDITORIA: Examen sistemático para determinar si las actividades y los resultados relacionados están en conformidad a los resultados y actividades planificadas y si estas actividades se llevan a cabo eficazmente y son convenientes para lograr la política de la organización y objetivos (vea 3.9) MEJORA CONTINUA Proceso de reforzamiento del sistema de gestión SSO, que se orienta a lograr mejoramientos en el desempeño global de la Seguridad y Salud Ocupacional, de acuerdo con la política de SSO de la organización. NOTA: No es necesario que el proceso sea aplicado simultáneamente en todas las áreas de actividad. PELIGRO: Fuente o situación que tiene un potencial de producir un daño, en términos de una lesión o enfermedad, daño a propiedad, daño al ambiente del lugar de trabajo, o a una combinación de éstos. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS: Proceso que permite reconocer que un peligro existe (vea 3.4) y que a la vez permite definir sus características INCIDENTE: Evento que da lugar a un accidente o que tiene el potencial para producir un accidente. NOTA: Un incidente en que no ocurre ninguna lesión, enfermedad, daño, u otra pérdida se denomina cuasi incidente. El término incidente incluye los cuasi-incidentes. PARTES INTERESADAS: Individuos o grupos involucrados con, o afectados por, el desempeño del sistema de SSO de una organización. NO CONFORMIDAD: Cualquier desviación de las normas de trabajo, prácticas, procedimientos, regulaciones, desempeño del sistema de gestión, etc. Que pueda llevar, directamente o indirectamente, a una lesión o enfermedad, a un daño de propiedad, un daño al ambiente del lugar de trabajo, o a una combinación de éstos. OBJETIVOS: Metas, en términos de desempeño del sistema SSO, que una organización establece por si misma NOTA: Los objetivos deben cuantificarse en la medida que resulte práctico. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (SSO): Condiciones y factores que afectan el bienestar: de empleados, de obreros temporales, del personal del contratista, de visitantes y de cualquier otra persona en el lugar de trabajo SISTEMA DE GESTIÓN SSO: Parte del sistema de gestión global, que facilita la gestión de los riesgos de SSO asociados a los negocios de la organización. Esto incluye la estructura orgánica, las actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, lograr, analizar críticamente y mantener la política de SSO de la organización. ORGANIZACIÓN: Compañía, corporación, firma, empresa, institución o asociación, o parte de ella, incorporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y estructura administrativa. NOTA: Para las organizaciones con más de una unidad de negocio, una sola unidad de negocio puede definirse como una organización. DESEMPEÑO: Resultados mensurables del Sistema de Gestión SSO, relacionados con el control que tiene la

23 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 11 de 419 organización sobre los riesgos relativos a su seguridad y salud ocupacional y que se basa en su política de SSO y objetivos NOTA: la medición de desempeño incluye la medición de actividades y resultados de gestión de SSO. RIESGO: Combinación entre la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias de un determinado evento peligroso. EVALUACIÓN DE RIESGO: Proceso global de estimar la magnitud de los riesgos y decidir si un riesgo es o no es tolerable SEGURIDAD: Ausencia de riesgos inaceptables de daño. RIESGO TOLERABLE: Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser aceptable para la organización, teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política de SSO. III. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN SSO (4) A. POLITICA SSO (4.2) El Consejo Directivo de la UFG se debe comprometer al mantenimiento y mejora continua del SGSSO a través del cumplimiento de la siguiente política general propuesta: BRINDAR CONDICIONES DE TRABAJO SEGURAS Y SALUDABLES A TODOS LOS EMPLEADOS PERMANENTES Y EVENTUALES, ASI COMO LOS ESTUDIANTES QUE HACEN USO DE LAS INSTALACIONES DE LAS UNIDADES DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Y FOMENTAR LA PARTICIPACION DEL PERSONAL DE LA UFG EN ACTIVIDADES QUE CONTRIBUYAN A LA PREVENCION DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES PROFESIONALES Políticas: 1. La Universidad proporcionara los medios de protección adecuados para prevenir los accidentes y enfermedades ocupacionales. 2. El personal tiene la obligación de cumplir las normativas de Seguridad y Salud Ocupacional vigentes en la UFG y en caso de no hacerlo se informara al Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional para que se aplique la Normatividad Interna de la UFG. 3. La Universidad brindara capacitaciones permanentes en materia de Higiene y Seguridad Ocupacional a todo el personal de todas las unidades organizacionales. 4. Se proporcionara capacitación permanente especialmente a los miembros de los quipos de emergencias en cada facultad. 5. Los miembros de los Equipos de Emergencia deben cumplir los siguientes criterios para poder formar parte de la brigada: a) Deben estar en buenas condiciones físicas, para lo cual deberán aprobar un examen físico que realizara la clínica de la universidad. b) Aprobar un examen psicológico c) Ser creativo d) Espíritu de contribución e) Conocimientos básicos de primeros auxilios f) Estar dispuesto a atender emergencias en el momento que sea necesario.

24 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 12 de Se proporcionara capacitación permanente a los miembros del Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional, en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional y en los procesos y procedimientos inherentes al SGSSO. 7. Todo el personal a capacitarse tiene la obligación de asistir a las capacitaciones y en aquellos casos en que no asista sin causa justificada se aplicara el Reglamento Interno de la UFG. 8. La Universidad brindara un curso permanente en materia de Higiene y Seguridad Ocupacional a todos los alumnos de la Universidad el cual será obligatorio y en aquellos casos en que no asista sin causa justificada se aplicara el Reglamento Interno de la UFG. Estas políticas deben ser aprobadas por el Consejo Directivo de la UFG. Las políticas debe ser revisada periódicamente a través del procedimiento para la elaboración y actualización de políticas y objetivos de prevención de riesgos laborales (PR ), para garantizar que esta sigue siendo pertinente y apropiada para la Universidad. 1. REGLAMENTO DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL El siguiente Reglamento es aplicable a todas las unidades del SGSSO: I. Todo el personal permanente y eventual de la UFG debe cooperar con las medidas de seguridad e higiene que se adopten en las diferentes unidades. II. Todo empleado deberá comunicar la existencia de riesgos al jefe inmediato o al encargado del departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional. III. Todo incidente, accidente o desviación de acuerdo con las normas debe ser reportado para ser investigado y el trabajador debe cooperar para transformar el hecho negativo, en una acción de seguridad y oportunidad de mejora. IV. Todo jefe o encargado de unidad tiene la obligación de escuchar el aporte del trabajador, analizar lo informado y de ser necesario reportarlo al Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional. V. Se debe asegurar el ingreso de estudiantes, visitantes y terceros a las unidades del sistema de gestión cumplimiento con las normativas de Seguridad y Salud Ocupacional. VI. En caso de una emergencia todo el personal deberá prestar su colaboración para la pronta resolución de la misma, de igual forma cooperar con Subsistema de prevención y respuesta en caso de emergencia. VII. Cada empleado es responsable del orden y limpieza en su lugar de trabajo. VIII. Para la prevención de accidentes es imprescindible de cada empleado siga las instrucciones de seguridad del jefe inmediato y no se distraiga al realizar sus tareas, así como atender las señales de seguridad. B. PLANIFICACIÓN. (4.3) 1. Planificación para la identificación de peligros y evaluación y control de los riesgos (4.3.1) La metodología para la identificación de peligros y evaluación de riesgos se describe en el procedimiento PR LA implantación de medidas de control se realiza mediante el procedimiento PR

25 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 13 de Requisitos legales y otros requisitos (4.3.2) La UFG tiene acceso y esta formada sobre requisitos legales del país en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional, a través del procedimiento PR , además se apoya del "Reglamento General sobre Seguridad e Higiene en los Centros de trabajo", del Ministerio de trabajo. 3. Objetivos (4.3.3) Los objetivos que respaldan la Política de Higiene y Seguridad Ocupacional en la UFG son: Reducir los Accidentes de Trabajo Mantener una calificación de noventa como mínimo en las Auditoria Internas a Unidades y Auditorias del Sistema Gestión. Revisar por lo menos una vez al año el SGSSO junto a la Alta Dirección de la UFG. Reducir los riesgos en las Unidades de la Universidad. 4. Programa de gestión de SSO (4.3.4) El jefe de Higiene y Seguridad Ocupacional junto con los coordinadores de cada subsistema elaboran el Plan Anual de Seguridad Ocupacional según FO-MA ; tomando en cuenta para ello, los objetivos de Seguridad e Higiene Ocupacional establecidos. Este plan es revisado en los primeros seis meses y luego al final del año por el consejo directivo y rectoría y es corregido en caso de ser necesario. C. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN (4.4) 1. Estructura y responsabilidad (4.4.1) El jefe de Higiene y Seguridad Ocupacional es el personal designado en el Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional para velar que se cumplan los requisitos descritos en este manual en todas las unidades de la Universidad Francisco Gavidia y además coordinar el trabajo de los Equipos de Emergencia, además debe: Coordinar las auditorias del S.G.S.S.O Informar en las reuniones sobre las actividades mensuales de S. S. O. Actualizar la documentación y dar seguimiento al S.G.S.S.O Coordinar las capacitaciones de S.S.O. a. Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional El objetivo perseguido por el Departamento de H.S.O es ejercer un control continuo y permanente sobre condición y acción insegura. Funciones del Departamento de H.S.O: EDUCACION de los trabajadores sobre los riesgos propios del oficio, observando las acciones inseguras y recomendando métodos de trabajo mas eficaces y seguros INPECCION periódica de los sitios de trabajo con el objeto de detectar las condiciones mecánicas y físicas inseguras, capaces de producir un accidente de trabajo, a fin de recomendar medidas correctivas, para controlar tales riesgos. INVESTIGACION de los accidentes de trabajo con miras a determinar sus causas y recomendar medidas tendientes a su eliminación para evitar su repetición o la ocurrencia de accidentes similares. VIGILANCIA del cumplimiento de los reglamentos y normas de seguridad de la Universidad, así como del cumplimiento de las recomendaciones del departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional. VELAR por las buenas condiciones de seguridad e higiene ocupacional en las unidades de la UFG del

26 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 14 de 419 sistema, dando el ejemplo trabajando con seguridad. Vigilara el Cumplimiento del reglamento de seguridad e higiene ocupacional en los centros de trabajo y el reglamento interno o Normativas aplicables dentro de la universidad, para asegurar las condiciones de seguridad e higiene ocupacional. Conocer los problemas que de seguridad e higiene ocupacional se presenten en todas las unidades y recomendar las mediadas para su solución inmediata. b. Estructura Sistema del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Se utiliza el enfoque sistemático para definir la estructura del S.G.S.S.O, se han determinado cinco subsistemas necesarios para el buen funcionamiento del Microsistema, estos se detallan a continuación. La codificación de cada uno de estos subsistemas se detalla en la Guía para la elaboración de Documentos GU SUBSISTEMA DESCRIPCION Planificación y operación Información Control Acciones correctivas y preventivas Es el encargado de la planificación y operación de las actividades del S.G.S.S.O, se encarga de controlar y supervisar los resultados de los otros subsistemas. Es el encargado de manejar los registros y documentos que son el resultado de las actividades desarrolladas por los otros subsistemas. Este subsistema realiza las inspecciones en materia de seguridad y salud ocupacional, verifica que se cumpla con las normas de seguridad establecidas en los manuales de prevención de riesgos, así como también de la aplicación de las medidas correctivas. Realiza las investigaciones necesarias para determinar las causas por las que ocurrieron los accidentes, así también realiza evaluaciones de riesgos y proporciona la información necesaria para el desarrollo de medidas correctivas y su implantación, También es el encargado de realizar las evaluaciones correspondientes a los requisitos de las normas OHSAS Es el encargado del diseño e implementación de las acciones correctivas derivadas de las inspecciones, investigación de accidentes y las auditorias internas. Prevención y respuesta Se activa en el caso de siniestros como son incendios o en el caso de en caso de emergencia accidentes que tienen grandes magnitudes con relación a las personas involucradas. Tabla 1. Subsistemas del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional Cada uno de estos subsistemas se complementan entre si de tal forma que el S.G.S.S.O no puede funcionar de formar correcta si alguno de estos falta o falla, es de hacer notar que no existe un subsistema mas importante que otro, están interrelacionados, por lo que alguno de ellos trabaja de manera independiente, producirá malos resultados dentro del Microsistema del S.G.S.S.O, a continuación se presenta el diagrama correspondiente al microsistema del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional. A continuación se presenta la interrelación de cada uno de los subsistemas, el sentido de las flechas indica la dirección de la comunicación entre cada uno.

27 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 15 de 419 I. Subsistema de Planificación y Operación Subsistema de información Subsistema de Planificación y operación Subsistema de prevención y respuesta en caso de emergencia Subsistema de control Subsistema de acciones correctivas y preventivas Figura 1. Interrelación del Subsistema de planificación y operación Como se aprecia en la Figura 1, el flujo de información del Subsistema de Planificación y Operación con el Subsistema de información es en ambas direcciones ya que intercambia informas y registros de las diferentes actividades que se desarrollan en todos los subsistemas. La comunicación con los subsistemas restantes se realiza a través de la planificación y coordinación de actividades que deberán ser desarrolladas por estos subsistemas. II. Subsistema de información Subsistema de planificación y operación Subsistema de información Subsistema de prevención y respuesta en caso de emergencia Subsistema de planificación y operación Subsistema de planificación y operación Figura 2. Interrelación del subsistema de información.

28 VERSIÓN: 01 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA PÁGINA: 16 de 419 Como se menciono anteriormente el Subsistema de información y el subsistema de planificación y operación intercambian informas y registros de las diferentes actividades que se desarrollan en todos los subsistemas, por lo cual el flujo de información se da en ambas direcciones. El subsistema de información es el encargado de canalizar toda la información que generan los demás subsistemas para su registro, por lo que la comunicación fluye de estos hacia el. III. Subsistema de Control Subsistema de información Subsistema de planificación y operación Subsistema de control Figura 3. Interrelación del Subsistema de control Este subsistema funciona en forma general para el desarrollo de las siguientes actividades específicas: Evaluación y valoración de riesgos Investigación de accidentes Auditoria interna a unidades Auditoria interna del S.G.S.S.O Control de implementación de medidas correctivas y preventivas. El flujo de información para cualquiera de estas actividades es la misma independientemente de la actividad que se realice. Para el subsistema de control la información solo fluye hacia el subsistema de información, el cual se encarga de registrarla y enviarla posteriormente al subsistema de planificación y operación. La información que envía el subsistema de control es sobre resultados de investigación de accidentes e identificaciones de riesgos, inspecciones y auditoria. IV. Subsistema de Acciones Correctivas y Preventivas Subsistema de información Subsistema de planificación y operación Subsistema de acciones correctivas y preventivas Figura 4. Interrelación del subsistema de acciones correctivas y preventivas Para el subsistema de acciones correctivas y preventivas el ciclo de la información comienza con los resultados de evaluaciones y valoraciones de riesgos, investigación de accidentes y auditorias internas, los cuales le son