AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE VIGENCIA 2012 INFORME FINAL

Transcripción

1 AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE VIGENCIA 2012 INFORME FINAL JULIO DE 2013

2 PRESENTACION La Contraloría General del Municipio de San José de Cúcuta, conforme a lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley 42 de 1993 y atendiendo directrices de la Auditoria General de la República, presenta los resultados de la Auditoría al Balance del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte, mediante la evaluación de los Estados Contables (Balance General, Estado de Actividad Financiera Económica, Social y las Notas a los Estados Contables). La Auditoría al Balance General, tiene por objeto vigilar que la contabilidad financiera de las entidades públicas refleje la realidad de sus activos, pasivos y patrimonio, verificando que en el reconocimiento de los mismos se cumplan los principios, normas y procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública, así como las normas y disposiciones legales que le son aplicables. La auditoría adelantada por la Contraloría del Municipio de Cúcuta a los estados contables, se realizó a través de un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones, incluye además la evaluación de control interno contable, y se soporta en la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento, ejecutadas a través de técnicas de auditoría, con el fin determinar que se refleje razonablemente la situación financiera y económica de las operaciones y que los mecanismos de control interno contable garanticen un nivel de confianza en la información financiera reportados en los estados financieros.

3 1. AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE VIGENCIA ALCANCE DE LA AUDITORÍA La Auditoría al Balance del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte se centró en: Verificación del cumplimiento de las normas, principios y procedimientos de la contabilidad pública y normas de auditoría generalmente aceptadas. Examen de la revelación y consistencia de las cifras contenidas en los estados contables. Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la vigencia anterior. Verificación de las operaciones financieras y presupuestales según lo registrado y rendido mediante la plataforma SIA correspondiente al período contable fiscal COBERTURA Para el desarrollo de la Auditoría al Balance se tomó como muestra las siguientes cuentas: ACTIVO Grupo 11. Efectivo, cuya participación en las cuentas del Activo está en 30%. Grupo 13. Rentas por Cobrar, cuya participación en las cuentas del Activo está en 24%. Grupo 14. Deudores, con una participación del 28%. Grupo 16. Propiedad Planta y Equipo, con una participación del 14% del total del Activo. Grupo 19. Otros Activos, con una participación del 1% del Activo. PASIVO

4 Grupo 24. Cuentas por Pagar, con una participación de 1% del total del Pasivo más Patrimonio. Grupo 27. Pasivos estimados, con una participación del 1% del total del Pasivo más Patrimonio. PATRIMONIO Grupo 31. Resultado del Ejercicio, el cual presenta un 79.65% del total del Pasivo más Patrimonio.

5 2. RESULTADO DE LA AUDITORIA Esta Contraloría remitió al Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte el 14 de mayo de 2013 el Informe Preliminar de la Auditoría Practicada a los Estados Financieros de la vigencia 2012, con el propósito de que rindiera las aclaraciones pertinentes a las inconsistencias reportadas. EL Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte, rindió las respectivas aclaraciones el día 28 de mayo de 2013, las cuales fueron analizadas y dieron fundamento para la emisión del presente informe. 2.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL INTERNO La evaluación y conceptualización del Sistema de Control Fiscal Interno se realizó a través de los procedimientos de auditoría establecidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT- acorde a los programas de auditoría por componentes (contable, financiero, nómina y presupuestal) y factores mediante los cuales se valoró la efectividad de los controles y la administración de los riesgos en el manejo de los recursos públicos. Los estándares establecidos según la matriz de calificación están distribuidos bajo los siguientes rangos: Criterios Calificación Rango Eficiente Con deficiencias Ineficiente Evaluado el Control Fiscal Interno del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte, a continuación se muestra el resultado de la calificación: VARIABLES A EVALUAR CONTROL FISCAL INTERNO Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI) Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI) TOTAL

6 La anterior evaluación permite concluir que el Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte, obtuvo una calificación para el Sistema de Control Fiscal Interno CON DEFICIENCIAS con un puntaje del 79.5, debido a que los controles específicos de las líneas o áreas examinadas no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos por cuanto: - Manual de Procedimientos Contables desactualizado, - La depuración contable y de sostenibilidad no es permanente. - No se encuentran registradas la totalidad de las operaciones (diferencias en el reporte de información). - Desactualización de algunos valores (falta de inventarios físicos y avalúos técnicos) - Algunos soportes documentales carecen de actos administrativos (Provisión Deudores y ajustes realizados a las cuentas Depreciación Acumulada y Propiedad Planta y Equipo.) - Inexistencia de las conciliaciones de información. (Almacén y contabilidad), (presupuesto y contabilidad). - No hay responsabilidad en la continuidad del proceso contable, debido a que las acciones de mejoramiento no son subsanadas en su totalidad. - Deficiencias de los sistemas de información. (Desorden de registros entre el programa de activos fijos y contabilidad) - Falta depuración y conciliación antes del Cierre contable. 2.2 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO Teniendo como base la información contable reportada por el Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte, a continuación se presenta el siguiente análisis comparativo: CODI GO CUENTA VIGENCIA 2012 VIGENCIA 2011 VARIACIÓN ABSOLUTA VARIACIÓN RELATIVA % PARTICIPACIÓN 11 EFECTIVO 963,241, ,937, ,303, % 30% 13 RENTAS POR COBRAR 751,113, ,592,883, ,770, % 24% 14 DEUDORES 894,515, ,144, ,370, % 28% 15 INVENTARIOS 65,939, ,115, ,824, % 2% 16 PROPIEDAD P.y E. 452,379, ,856, ,476, % 14% 19 OTROS ACTIVOS 35,244, ,495, ,749, % 1% TOTAL ACTIVOS 3,167,434, ,679,432, ,998, % 2 PASIVO 638,171, ,331, ,160, % 20% 24 CUENTAS POR PAGAR 605,379, ,091, ,287, % 19% 27 PASIVOS ESTIMADOS 28,599, ,784, ,185, % 1%

7 PATRIMONIO 2,529,262, ,962,100, ,837, % 79.85% TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 3,167,434, ,679,432, ,998, % La cuenta de Efectivo muestra un aumento considerable de $ equivalente a un 28% respecto de la vigencia Este aumento se debe a un traslado del municipio por $200 millones recibido en diciembre de 2012 para construcción, que no se pudo ejecutar en la vigencia, incorporándose y ejecutándose en el 2013, y saldos pequeños sin ejecutar por valor de $ ,81. La cuenta Rentas por Cobrar registra una disminución de $ equivalente a un 53% respecto de la vigencia La disminución de esta cuenta se basa en el traslado de rentas por cobrar con una antigüedad de vigencias anteriores al año 2007, por valor de $ llevadas a cuentas de difícil cobro, y otras por el valor de $ con antigüedad de vigencias entre 2007 y 2011 que fueron clasificadas en Rentas por Cobrar - Vigencias anteriores. La cuenta Deudores registra una disminución de $ equivalente a un 10% respecto de la vigencia El saldo de esta cuenta corresponde a saldos por cobrar a la alcaldía de Cúcuta por gastos de Funcionamiento $ , $ SGP y $ Coldeportes nacional. En la cuenta Inventarios, se observa un aumento de $ en sus cifras respecto de la vigencia 2011, que corresponde a insumos de papelería y productos de aseo adquiridos para cubrir necesidades del Instituto y Organización de los Juegos Nacionales En la cuenta Propiedad Planta y Equipo, se observa una disminución de $ , dicha variación conllevó a presentar una participación del 10% en el total del Activo. Esta disminución se encuentra reflejada en ajustes realizados por depreciación. La cuenta Otros Activos sufrió un aumento de $ , debido a Valorización por incremento del valor de las ACCIONES DE LA E.I.S CUCUTA E.S.P Las Cuentas por Pagar reflejaron un crecimiento de una vigencia a otra de $ equivalente al 1% como se observa en el cuadro

8 anterior, correspondiente a deudas contraídas por gastos de inversión no canceladas dentro de la vigencia La Cuenta Pasivos Estimados sufrió una disminución de $ y su saldo a 31 de diciembre de 2012 registra el valor de $ La disminución radica en el pago de la demanda efectuado por valor de $ INDICADORES FINANCIEROS VIGENCIA 2012 (Expresados en miles de pesos) El análisis Financiero, es el estudio efectuado a los estados contables de un ente económico, con el propósito de evaluar el desempeño financiero y operacional de la entidad. Así mismo, para contribuir a la acertada toma de decisiones por parte de los administradores, inversionistas, acreedores y los demás terceros interesados en el Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte. Los valores tomados para el análisis de los indicadores financieros, fueron extraídos de los estados contables a diciembre 31 de Índice Liquidez o solvencia Permiten establecer la capacidad que tiene la empresa para responder por las obligaciones contraídas a corto plazo; cuanto más alto sea el resultado, mayor será la posibilidad de cancelar las deudas a corto plazo. A saber: CONCEPTO INDICADOR VALOR TOTAL Razón corriente Activo Corriente $40.14 Pasivo Corriente El balance de Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte I.M.R.D. Refleja una Razón Corriente de $40.14, esto quiere decir, que por cada peso que la empresa debe en el corto plazo comprometiendo los activos circulantes; cuenta con $40.14 para respaldar esa obligación. CONCEPTO INDICADOR VALOR TOTAL Capital de trabajo Activo Corriente - Neto Pasivo Corriente $ El Balance General del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte I.M.R.D cuenta con $ como capital de trabajo, después de cancelar sus Pasivos a corto plazo. Si la empresa tuviera que cancelar sus pasivos de corto plazo de inmediato cuenta con el efectivo y otros activos corrientes para ello.

9 CONCEPTO INDICADOR VALOR TOTAL Activo Total 3,167,434 Solidez Pasivo Total $ 4.96 La actividad financiera de Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte I.M.R.D, se encuentra en capacidad de cubrir los pasivos 4.96 veces, es decir, que por cada peso $1 que adeuda cuenta con un respaldo de $4.96. AREA FINANCIERA 2.3 HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS El siguiente cuadro contiene los criterios a tener en cuenta para emitir la opinión sobre los estados contables: Tipo de Opinión Sin Salvedad Valores hasta el 2% Rango de errores, inconsistencias e incertidumbres respecto al Total de Activos o Pasivos más Patrimonio Con Salvedad Valores superiores al 2% y hasta el 10% Adversa o Negativa Valores superiores al 10% Con Abstención Entrega de información incompleta o entrega inoportuna de información. EVALUACION FINANCIERA TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido Total inconsistencias $ (millones) Índice de inconsistencias (%) 9.3% CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES Deficiencias en el Control Interno Contable Realizada la auditoria a los estados financieros del año 2012, se obtuvo información correspondiente a cada uno de los procesos y procedimientos definidos, encontrándose áreas consideradas críticas y significativas, el cual deberá evaluarse la efectividad de las acciones de control por parte de los responsables de la información financiera,

10 económica y social en el Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte I.M.R.D. Estas deficiencias son: - Manual de procedimientos contables no actualizados en su totalidad. - La Depuración contable y de sostenibilidad no es permanente. - No se encuentran Registradas la totalidad de las operaciones (diferencias en el reporte de información). - Actualización de los valores (falta de inventarios físicos y avalúos técnicos) - Soportes documentales solamente de carácter técnico carece de expedición de actos administrativos (Provisión Deudores y ajustes realizados a las cuentas Depreciación Acumulada y Propiedad Planta y Equipo.) - Inexistencia de las Conciliaciones de información. (Almacén y contabilidad), (presupuesto y contabilidad). - No hay Responsabilidad en la continuidad del proceso contable, debido a que las acciones de mejoramiento no son subsanadas en su totalidad. - Deficiencias de los sistemas de información. (programa de inventarios y contabilidad) - No hay depuración y conciliación antes del Cierre contable. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La entidad omitió respuesta a la observación antes mencionada. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA Se mantiene el hallazgo Debilidades en la Cuenta Efectivo Las conciliaciones no se hacen por el programa de tesorería, lo que no le permite a contabilidad capturar la información tomada directamente de la fuente de los hechos. Las carpetas de las conciliaciones bancarias no presentan suficientemente los documentos soportes de los ingresos; además de los recibos de caja que originaron los recaudos. No anexan la información correspondiente a los recaudos por concepto de arriendo de eventos como son las resoluciones donde fijan el valor del arriendo. De igual manera, el procedimiento de este tipo de recaudo no se encuentra establecido en el manual de procedimientos ni ha sido actualizado en el sistema de gestión de calidad.

11 RESPUESTA DE LA ENTIDAD Es de aclarar que la versión de programas de TNS que poseemos no tiene incorporado las conciliaciones, solicitaremos a dirección la actualización del mismo ya que se requiere no solo por este módulo sino por todos que sean más prácticos y nos brinden mejores informes, de igual manera los soportes de ingresos reposan en la dirección. Atenderemos la observación dentro el plan de mejoramiento aplicaremos la unificación de la documentación. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA La oficina contable goza de total autonomía en la utilización de los sistemas y debe propender por obtener los beneficios que brinda el software de tesorería al ofrecer una herramienta de fácil manejo y gran ayuda, sin necesidad de acudir a la dirección del instituto para lograr permiso en utilizar la opción del procesamiento de las conciliaciones bancarias, esto proporciona información con mayor rapidez por lo que puede realizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual, esto en virtud, al considerarse que el instituto maneja un significativo volumen de cifras económicas y requiere integrarse con los diferentes módulos que conforman la información contable y financiera. Este ente de control estará atento a la utilización del software TNS en lo que corresponde a las conciliaciones bancarias, se incorporen a este sistema en forma mensual. Así mismo, el instituto deberá presentar los soportes anexos demostrando la totalidad y exactitud de donde provienen los ingresos. Se mantiene el hallazgo Merma de Rentas por Cobrar sin Aprobación de la Junta Directiva La cuenta Rentas por Cobrar - Espectáculos Públicos presenta un saldo de $ , observándose que esta cuenta sufrió una disminución de $ por deudas de vigencias anteriores de carácter incobrables, este registro contable carece de la aprobación u orden del Comité de Sostenimiento Contable y Junta Directiva. No existe estudio técnico que reporte las decisiones que originaron el castigo de la cartera. Esta cuenta conduce a una incertidumbre por valor de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD Como explicamos en la visita realizada a la Institución. Me permito informarle que estas deudas se encuentran desde la vigencia de 2005 al 2007, y por ley ya se han debido provisionar y de igual manera son impuestos los cuales ya presentan cinco años

12 (5) lo cual hace que sea improbable que sea cancelada. Anexa acta de comité de saneamiento. CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA La cuenta Rentas por Cobrar por concepto de cobro de impuesto a espectáculos públicos se hizo un traslado a cuenta de difícil cobro por considerarse cobro con más de cinco (5) años de antigüedad. El Instituto presentó acta de comité de saneamiento contable. Se acepta la respuesta dada por la entidad y se retira el hallazgo Registros de Contabilidad y Almacén sin Conciliar. La cuenta Inventarios por Elementos de Papelería presenta a 31 de diciembre de 2012, un saldo de $ Confrontada la información en almacén y contabilidad se detecta incoherencias y diferencias en los reportes mensuales, debido a que no está integrado el programa de almacén y contabilidad, además, la oficina de contabilidad no concilia mensualmente la información con lo reportado en almacén, conllevando a una incertidumbre de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD La diferencia presentada son $ ; presentada por un registro efectuado y no validado. Atenderemos su observación y efectuaremos de manera mensual las conciliaciones entre Inventario y Contabilidad actividad que estará contenida en el PLAN DE MEJORAMIENTO. CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA La cuenta de Inventario presenta diferencias entre lo reportado en almacén y balance general en lo correspondiente al grupo de implementos eléctricos y elementos de papelería por los valores $ y $ , respectivamente, para un total de $ Estas diferencias se pueden apreciar en el siguiente cuadro: S/N BALANCE S/N MODULO DE ALMACEN DIFERENCIAS IMPLEMENTOS ELECTRICOS $ $ ELEMENTOS DE PAPELERIA $ $ $ TOTAL DIFERENCIA $

13 Por lo anteriormente, expuesto se mantiene el hallazgo Inconsistencias presentadas en Propiedad Planta y Equipo A 31 de diciembre de 2012, esta cuenta presenta un saldo de $ , encontrándose que se reflejan movimientos débitos y créditos que no corresponden a la realidad de los hechos económicos. A 31 de diciembre de 2012 los bienes registran un valor acumulado por entradas de $ y salidas de $ Esto no obedece a la realidad de los hechos, puesto que, las entradas no concuerdan con las fechas de compra de equipos, siendo estas reportadas por valor de $ y en cuanto a las salidas, durante el año no hubo bajas de bienes. Durante el trabajo de campo se constató que estos movimientos contables son objeto de ajustes practicados en el transcurso del año, los cuales no fueron debidamente soportados y aclarados a esta comisión de auditoría. Otra debilidad, es la falta de elaboración y diligenciamiento del inventario físico por parte de la persona encargada de recepcionar y custodiar los activos fijos, el inventario físico suministrado por el instituto es el generado por el sistema TNS del módulo contable. Con el propósito de reflejar cifras ciertas y razonables es de carácter obligatorio y conveniente que las oficinas de Contabilidad y Almacén elaboren y diligencien su propio inventario para que al final del cierre del ejercicio contable se haga una confrontación y conciliación de los saldos emitidos por ambas dependencias. Por lo anteriormente expuesto, el saldo contable que refleja la propiedad planta y equipo a 31 de diciembre de 2012, carece de exactitud y confiabilidad, por tal razón, conlleva a una incertidumbre de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD Como se reportó en el trabajo de campo que efectuó, en la Propiedad planta y equipo se realizaron reclasificaciones en la cuenta Propiedad planta y equipo, después de revisar lo registrado en el sistema y revisar los muebles y equipos y el registro en las cuentas contables, como es de su conocimiento se lleva un cuadro sistematizado de toda la Propiedad Planta y Equipo del Instituto, donde se refleja uno a uno las existencias estado y depreciación, y contabilidad se registró global de acuerdo con su clasificación, por consiguiente se estableció que existían diferencias en las cuentas que estaban registradas contablemente y se procedió a realizar la clasificación, buscando

14 una mejor claridad y establecer la clasificación como lo estipula el plan Contable Público. Por tal razón se realizaron unos ajustes aumentando y disminuyendo las cuentas de Propiedad planta y equipo. Es de resaltar que en la migración a este sistema se nos presentó inconvenientes que subsanamos en la vigencia Solicitamos incluir en el plan de mejoramiento. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Efectivamente la oficina de contabilidad presentó en desarrollo de la auditoria un listado de los bienes de la propiedad planta y equipo a 31 de diciembre de 2012, donde refleja cada uno de los bienes que la conforman. Así mismo mediante comprobante de contabilidad No. CC del 28 de diciembre de 2012, realizó ajustes a los activos fijos pertenecientes a las cuentas Muebles y Enseres y Equipo de Comunicación y Computación. Estos ajustes conllevaron a disminuir y aumentar el saldo de las cuentas; resultando una disminución de la propiedad planta y equipo al final de la vigencia de $ Al respecto cabe anotar que los ajustes efectuados en este comprobante de contabilidad N CC presentan las siguientes inconsistencias que no fueron aclarados en la replica: - El comprobante de contabilidad carece de un soporte que sustente cada uno de los ajustes practicados, indicando de donde sale el valor objeto de ajuste. Este soporte puede ser una hoja de trabajo donde refleje los saldos en contabilidad y los saldos en inventario y como resultado la diferencia a ajustar. - El comprobante de contabilidad no muestra la contrapartida correspondiente a la cuenta ajustada sino que lo hace en forma acumulada, contraviniendo la norma contable en lo referente a cómo deben presentarse los ajustes, estos se caracterizan por ser claros, identificables y cuantificables. - El comprobante de contabilidad no es claro, no dice en el detalle del formato, si el ajuste obedece a una sobrestimación o reclasificación contable. - Se observa que los saldos de la cuenta 1665 y 1670 fueron ajustados en el mismo día, a final del año, al valor total reportado en el inventario, según módulo de activos fijos del programa TNS. Toda vez, que el valor del inventario es de $ y coincide con la sumatoria de las cuentas Muebles y Enseres y Equipos de Comunicación y Computación, para lo cual debitó y acreditó cuentas

15 hasta lograr que coincidiera con el saldo del inventario a 31 de diciembre 2012 reportado por almacén. Los anteriores ajustes de contabilidad, carecen de actas de comité de sostenimiento contable, que los soporten. En consideración a lo anterior, a continuación se hace el detalle de los registros que aumentaron y disminuyeron el saldo de la propiedad planta y equipo, registros sin reflejar la cuenta de contrapartida que originó el ajuste: VALORES QUE AUMENTARON Y DISMINUYERON EL SALDO DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO CUENTA CONTABLE Debito Crédito MUEBLES Y ENSERES ALVARO $ 5,912, EQUIPOS DEPORTICVOS 11,317, HERRAMIENTAS 415, EQUIPOS AIRES ACONDICIONADOS 948, EQUIPOS ELECTRONICOS 14,851, TELEFONO PANASONIC NEGRO 19,027, EQUIPOS DE COMPUTACION 8,434, TOTAL $ 24,939, ,968, Por lo anterior el Instituto presenta incertidumbre en las cuentas muebles y enseres por valor de $ y en equipo de comunicación y computación por valor de $ Inconsistencia en la Depreciación Acumulada por Inexactitud en su Calculo y Omisión de este Registro en la Cuenta del Gasto La cuenta Depreciación Acumulada de Propiedad Planta y Equipo a 31 de diciembre de 2012, presenta un saldo de $ , encontrándose que la depreciación no se calculó mensualmente. Esto se observó al revisar el sistema, verificado que solamente se hizo en los tres últimos meses del año. Lo anterior contraviene la norma contable, donde establece que la depreciación se debe calcular mensualmente, entendiéndose, por depreciación como la reducción del valor histórico de la propiedad planta y equipo por su uso u otros factores como desgaste, deterioro, rotura y obsolescencia.

16 Es así, que al cierre del ejercicio se debe hacer el ajuste por depreciación acumulada a fin de dar a conocer el valor real de la propiedad planta y equipo que posee el Instituto. Por otro lado, esta cuenta registra ajustes contables que no fueron debidamente aclarados, ni sustentados, ESPECIFICAMENTE, los más significativos obedecen a reclasificaciones efectuadas en las cuentas de Equipos Electrónicos según comprobante contable 002 del 1 de octubre de 2012 por valor de $ y Aires Acondicionados por $ Estos ajustes realizados a la cuenta depreciación acumulada carecen de soporte u acta del comité de sostenimiento contable, ante la magnitud de estas cifras son de relevancia y ameritan del estudio y aprobación de este comité. Igualmente, esta cuenta refleja un acumulado en el crédito de $ valor que no fue llevado a la cuenta de gastos debido a la omisión de la cuenta 5330 Por lo anterior, esta situación conlleva a una incertidumbre de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD Como se reportó en el trabajo de campo que efectuó, Propiedad planta y equipo se realizaron provisiones solo tres meses ya que en la vigencia 2012, revisamos justo con el funcionario de TNS el sistema y existían unas diferencias en la vida útil el cual estaba presentando una sobre depreciación que había generado una sobrecausación, habiendo la necesidad de ajustar la depreciación que se presentaba de más y algunas reclasificaciones en las cuentas, quedando en el sistema una información clara de valor real del costo de la Propiedad planta y equipo. Que corresponden a la información que se le entrego de Propiedad planta y equipo, ajustes de depreciaciones y cuentas de Propiedad planta y equipo debido a reclasificaciones y sobreestimaciones de la depreciación en algunas cuentas. Plan de mejoramiento. CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA Otra situación que afectó la propiedad planta y equipo fue la de efectuar cálculos a la depreciación acumulada y registrados en los tres últimos meses del año, contraviniendo la norma contable que ordena que la depreciación debe calcularse gradualmente. Esto, según lo reflejado en los comprobantes de contabilidad de contabilidad N 01 al 12 (ver cuadro 01), también efectuaron ajustes a la depreciación acumulada, por reclasificaciones y sobreestimaciones de en algunas cuentas, de acuerdo a la respuesta de la oficina de contabilidad, existían unas diferencias en la vida útil el cual estaba presentando una sobre

17 depreciación que había generado una sobre causación, habiendo la necesidad de ajustar la depreciación que se presentaba de más y algunas reclasificaciones en las cuentas. REGISTRO DE DEPRECIACION ACUMULADA COMPROBANTES DE CONTABILIDAD NUMERO FECHA VALOR 001 OCT. 1/2012 7,007, OCT. 1/2012 6,969, OCT. 1/2012 7,016, OCT. 1/2012 7,026, OCT. 1/2012 7,220, OCT. 1/2012 7,196, OCT. 1/2012 7,196, OCT. 1/2012 7,162, OCT. 1/2012 7,133, OCT. 1/2012 7,133, NOV. 30/2012 7,811, DIC. 31/2012 7,814, TOTAL 86,688, Cuadro No. 01 El instituto allegó los comprobantes de contabilidad donde quedaron plasmados dichos ajustes, sin un soporte que le den suficiente claridad y detalle de lo siguiente: - No dice la vida útil de los elementos, y el valor de la depreciación que llevaba antes y después de la reclasificación y sobrestimación, según sea el caso, detallada por cuenta contable. -La respuesta que dio el instituto debe estar en actas de saneamiento contables, especificando como hizo el cálculo del valor real para reclasificar por sobrestimación. -El comprobante de contabilidad no detalla si los ajustes son por reclasificación o por sobre estimación de la depreciación. -Los ajustes realizados deben quedar consignados en actas de saneamiento contable, ESPECIALMENTE aquellos que sirvieron para ajustar los saldos sobreestimados, el ajuste por reclasificación dado por la contadora se consideran oportunos.

18 A continuación se detallan las cuentas ajustadas según comprobante de contabilidad No. 014 que no presentan las contrapartidas y no mencionan si corresponden a una sobrestimación o reclasificación contable, tal como se expuso anteriormente: CODIGO CONTABLE CUENTA CONTABLE DEBITO CREDITO DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA $ 3,246, DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA $40, MUEBLES Y ENSERES $869, DEPRECIACIÓN DE EQUIPO DE HERRAMIENTAS $ 40, DEPRECIACIÓN DE EQUIPO DE HERRAMIENTAS $ 87, Toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos, deben tener su respectivo documento soporte idóneo para que puedan ser registrados contablemente y revelados en los estados contables. Los ajustes realizados conllevaron a una disminución en la propiedad planta y equipo y no fueron lo suficientemente aclarados mediante soporte técnico, además carece del acta de comité de sostenimiento contable como instancia asesora del área contable y financiera de las entidades y de acuerdo al decreto 1282 de 2002 y decreto 1914 de 2003, el comité técnico no tiene la potestad de aprobar ningún monto para ser aprobado ni tampoco puede expedir el acto administrativo que ordena el registro contable de la depuración, puesto que dichas funciones corresponden al máximo órgano de dirección y al director de la entidad. No obstante, el comité en desarrollo de sus funciones expide el acta de reunión que se constituye en el documento base para recomendar la depuración. También se observa error contable al efectuar el registro de la depreciación debido a que se llevó a una cuenta errada en la causación del gasto, al tomar la cuenta 5307 que de acuerdo a la norma se debe utilizar para registrar la provisión planta y equipo y como contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1695 provisión para propiedad planta y equipo. Contraviniendo lo indicado en el

19 régimen de contabilidad pública, para efectos de registro de depreciación en el gasto se debe utilizar la cuenta 5330 y como contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1685 depreciación acumulada. Luego entonces, el Instituto erró en el registro de la depreciación acumulada al llevarla al gasto, tal como se explicó anteriormente no se utilizó la cuenta 5330 sino que hizo uso de la 5307, evidencia observada en los comprobantes de contabilidad numerados del 1 al 12 elaborados desde el 1 de octubre del 2012 al 31 de diciembre del 2012, donde refleja el registro de la depreciación afectando la cuenta 1685 contra la (VER CUADRO No. 01) Por lo anterior, esta situación origino incertidumbre contable en la cuenta de depreciación acumulada por valor de $ Se mantiene el hallazgo Uso indebido de la cuenta reserva financiera actuarial La cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial por valor de $ fue erróneamente utilizada, debido a que este valor en realidad refleja la existencia de un software que posee el instituto, conllevando a una subestimación contable por valor de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD El valor correspondiente a este software se registró erradamente en la cuenta , el cual se efectuara en la presente vigencia su corrección al Plan de Mejoramiento. CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA Se mantiene el hallazgo Diferencias en Cuentas por Pagar A 31 de diciembre de 2012 el saldo de cuentas por pagar registra un saldo de $ y de acuerdo a la certificación emitida por el área financiera reporta $ , esto arroja una diferencia de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD Diferencias en saldos de cuentas por pagar, me permito informarle que las cuentas por pagar están conformadas por: Transferencias fondo pensional $

20 Cesantías por pagar $ y Gastos de inversión $ Lo cual suman $ CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA A 31 de diciembre de 2012 el saldo de cuentas por pagar presenta una diferencia de $ debido que en contabilidad reporta un $ y de acuerdo a la certificación emitida por el área financiera el valor de $ , esta diferencia obedece a un saldo por pagar en la cuenta de proyectos de inversión. En tal razón el saldo por pagar en Cuentas por Pagar se encuentra subestimado por valor de $ El hallazgo se mantiene Omisión Contable en Obligaciones Laborales El instituto causó gastos por concepto de Prima de Vacaciones por valor de $ , sin haberse registrado como un pasivo en el grupo de las obligaciones laborales. Por consiguiente, la falta de registro contable en la cuenta de contrapartida de los gastos conlleva a una omisión del valor de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD El valor causado en prima de vacaciones su contrapartida corresponde a la cuenta 27 provisiones ya que corresponde a provisión por prima de vacaciones. CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA El instituto causo gastos por concepto de Prima de Vacaciones por valor de $ Se acepta la respuesta emitida por la entidad. Se retira el hallazgo Diferencia en la Causación del Gasto de la Cuenta Vacaciones A 31 de diciembre de 2012 la cuenta Vacaciones presenta un saldo de $0 con un acumulado en el crédito de $ , valor que no concuerda con el acumulado en el débito de la cuenta por valor de $ , arrojando una diferencia de $ Por tal razón, la diferencia obtenida en el registro contable entre el pasivo laboral y lo causado en el gasto conduce a generar una sobreestimación de la cuenta Obligaciones Laborales vacaciones por valor de $

21 RESPUESTA DE LA ENTIDAD El valor de $ fue cancelado a través de los pagos de vacaciones que se efectuaron durante el año a los funcionarios de I.M.R.D. ANEXO AUXILIAR. CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA La diferencia obtenida en el registro contable entre el pasivo laboral y lo causado en el gasto erróneamente fue llevada a la cuenta prima de vacaciones y no a la cuenta vacaciones. Se mantiene el hallazgo Omisión de la Provisión para Contingencias El instituto presenta demandas laborales por valor de $ impetradas por LAURA MURILLO y EDGAR PEÑARANDA SOTO, según lo indica el formato de Sentencias reportado a esta Contraloría a través del SIA. Estas Sentencias no quedaron provisionadas ante una eventualidad de ocurrencia. La falta de contabilización del Cálculo de la Provisión estimada, conduce a una omisión de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD Este valor se registró en la cuenta de orden, el registro no se hizo en provisiones, le solicitamos incluirlo en plan de mejoramiento $ CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA Se mantiene el hallazgo Prestaciones Sociales No Consolidadas. Las entidades deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se han venido provisionando a través de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real al final del ejercicio, según lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, Instructivo No. 020 del 14 de diciembre del 2012 numeral sobre los aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año A 31 de Diciembre de 2012 quedó un saldo de $ en la cuenta de provisión estimada para prestaciones sociales. Esta situación conlleva a una subestimación por valor de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD Es de aclarar que se efectuaron las provisiones de prestaciones sociales, y no se interpretó correctamente la reclasificación, que se debió realizar en las cuentas por pagar de prestaciones sociales. Solicito incluirlo en el plan de mejoramiento.

22 CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA El instituto no dió aplicación a lo regulado por la Contaduría Pública en el manual de procedimientos en lo concerniente a la provisión de las prestaciones sociales y lo dispuesto en el instructivo No. 020 del 14 de diciembre del 2012 numeral La oficina contable deberá tomar los correctivos pertinentes y realizar los ajustes necesarios, a fin de reflejar razonabilidad y exactitud de las cifras presentadas en los estados financieros. Se mantiene el hallazgo Gastos por Provisión para Protección de la Propiedad Planta y Equipo sin Contrapartida A 31 de diciembre de 2012 la cuenta 5307 Provisión para Protección de la Propiedad Planta y Equipo presenta el saldo de $ , este registro no refleja la contrapartida, contraviniendo la aplicación de la partida doble, principio universal reconocido en el sistema contable, toda vez, que no se hizo uso del manejo de la cuenta 1695 Provisión Protección Propiedad Planta y Equipo. Esta situación conduce a una subestimación de los gastos por valor de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD La entidad omitió dar respuesta a este punto. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Se mantiene el hallazgo Omisión Contable de la Depreciación Acumulada en los Gastos. Revisados los estados financieros a 31 de diciembre de 2012 se encontró que en los gastos no quedó contabilizado el registro de la depreciación acumulada, toda vez, que este registro afectó la propiedad planta y equipo en la cuenta 1685 y de acuerdo a la norma contable, como contrapartida, este registro debe llevarse a la cuenta de gastos 5330 Depreciación Acumulada de la Propiedad planta y Equipo. La falta del manejo contable de la depreciación acumulada conduce a una subestimación de los gastos por valor de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD La entidad omitió respuesta.

23 CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Durante la vigencia 2012 la depreciación acumulada se afectó por valor de $ en la cuenta 1685 según lo reflejan los comprobantes de contabilidad, pero no fue afectada correctamente su contrapartida en el gasto, debido a que por error se tomó la 5307 y no 5330 correspondiente a gastos por depreciación acumulada. Por tal razón, los gastos por depreciación acumulada presentan una incertidumbre de $ Se mantiene el hallazgo Contabilización de Litigios que ya fueron ejecutoriados y Pagados por el IMRD. A 31 de diciembre de 2012 presenta el valor de $ en Cuentas de Orden correspondientes a conflictos que fueron resueltos a favor de terceros, por esta razón, este registro contable no debe aparecer en el Balance General. Situación que conlleva a una subestimación por valor de $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD La entidad omitió respuesta CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Se mantiene el hallazgo DICTAMEN La Contraloría Municipal de Cúcuta ha examinado el Balance General del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte a diciembre 31 de 2012 y los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambio en la Situación Financiera, Estado de Cambios en el Patrimonio, evaluado el Sistema de Control Fiscal Interno; el cumplimiento de las leyes, regulaciones y principios que los afectan. Estos Estados Financieros son responsabilidad del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte y mi responsabilidad es expresar una opinión de los mismos basada en esta auditoría. La auditoría se practicó acorde con las normas, políticas y procedimientos de control fiscal interno, dichas normas requieren de planeación para obtener certeza razonable sobre sí los Estados Financieros estén libres de representación errónea de importancia

24 relativa. El control incluyó, el examen sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan las cifras y revelaciones de los Estados Financieros, la evaluación de los principios de contabilidad aplicados, la verificación de las estimaciones efectuadas por la entidad, así como la evaluación de la presentación de dichos Estados y el cumplimiento de disposiciones legales vigentes. Por lo anterior, el examen proporciona una base razonable para fundamentar la opinión. En la opinión de la Contraloría Municipal de San José de Cúcuta, la entidad del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte a diciembre 31 de 2012 presenta razonablemente, en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio y los resultados de operaciones de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, y en consideración a que la sumatoria de las sobreestimaciones e incertidumbres alcanzan el 9% del total de los activos revelados, se emite dictamen CON SALVEDADES.

25 3. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO El Estado de Cambios en el Patrimonio es un estado financiero que tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado. En la vigencia 2012 la entidad sufrió cambios en su Patrimonio, inició la vigencia con un Patrimonio Institucional de $ y finalizando con $ conllevando a un aumento de $ Este aumento equivale al 4.86% del pasivo más patrimonio. Los hechos que incidieron significativamente en la variación patrimonial son los siguientes deben a: Perdida del ejercicio: Debido a que los gastos sobrepasaron el monto de los ingresos, esto, generó una pérdida de $ Una de las cuentas que aumentaron significativamente el total de los gastos fue la provisión efectuada a la cuenta de deudores por valor $ , ocupando un 16% del total de los gastos. Superávit por valorización de acciones. Acciones suscritas con la E.I.S. CUCUTA ascienden a un valor de $ Capital fiscal: registro contable por $ correspondiente a registro de la deuda adquirida con el Cúcuta Deportivo. A continuación se detalla el comportamiento de las cuentas de patrimonio que incidieron en la variación patrimonial: CÓDIGO CONCEPTO VIGENCIA 2011 SALDO ACUMULADO VIGENCIA 2012 INCREMENTO DISMINUCIÓN TOTAL VARIACIÓN PATRIMONIAL PATRIMONIO $2,962,100, $3,116,386, $210,395, $56,109, $154,285, CAPITAL $2,880,140, $3,088,785, $208,645, FISCAL SUPERÁVIT VALORACIÓN $25,850, $ 27,600, $1,749, DE 3240 ACCIONES RESULTADOS EJERCICIO $56,109, ANTERIOR $56,109, PERDIDA DEL EJERCICIO $ TOTAL PATRIMONIO VIGENCIA 2012 $2,529,262, FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA 2012

26 Se observa que las variaciones patrimoniales se ajustan a los hechos económicos y sociales realizados por el Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte y corresponden a los las cifras reflejadas en los estados financieros vigencia 2012.

27 4. PRESUPUESTO El presupuesto inicial se fijó por valor de $ y el definitivo $ las incorporaciones según formato SIA suman un total de $ la mayoría de incorporaciones presupuestales fueron llevadas a incrementar los rubros de gastos de funcionamiento (27.34%) y a los gastos de inversión (72.65%). La Ejecución Presupuestal de Ingresos del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte IMRD presenta un recaudo total de $ frente al total de gastos ejecutados de $ A continuación se refleja el comportamiento presupuestal de los ingresos y egresos efectuado en el Instituto Municipal para la Recreación y el deporte durante las vigencias 2011 y 2012, obteniéndose el siguiente resultado: RUBRO NOMBRE PPTO DEFINITIVO VIGENCIA 2012 VIGENCIA 2011 PPTO EJECUTADO PPTO DEFINITIVO PPTO EJECUTADO VARIACIÓN RELATIVA PPTO DEFINITIVO PPTO DEFINITIVO VARIACIÓN RELATIVA PPTO EJECUTADO % PPTO EJECUTADO % PARTI CIPACI ÓN 222 GASTOS ,467,843,059 3,360,373,041 3,080,136,987 2,610,631,039-44% 2221 Funcionamien 1,495,069,390 1,387,206,000 1,363,344,524 to ,358,357,481-9% 27% Sueldo de personal 237,797, ,157, ,277, ,121,947 0% 4% 2,520, nomina Compra de equipo 15,248,560 15,100, ,100,000 0% 0% Materiales y Suministros Suministros sin Situación de Fondo Servicios Públicos 2223 Inversión General 13,371,068 13,165,748 12,316,862 12,316, ,886-6% 0.24% 11,000,000 10,758, ,758,027 0% 0.20% ,767, ,000, ,214,810 1,667,368,840 1,478,853,148 1,973,167,041 1,716,791,463 25,981, ,798,201 13% 2.43% -14% 27% 4.1 ANALISIS FINANCIEROS DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO EN EL PRESUPUESTO El Presupuesto Definitivo de la vigencia 2012 presentó un incremento del 44% respecto de la vigencia anterior, representado en $ (Miles de pesos). Debido el ministerio de hacienda permite el incremento

28 de acuerdo al IPC en cobro de estampillas, recursos SGP y espectáculos públicos; y transferencias de la alcaldía en los diferentes programas. El Presupuesto Ejecutado de la vigencia 2012 presentó un incremento del 25% respecto del presupuesto de la vigencia El rubro sueldo de personal de nómina presenta un aumento en el Presupuesto Ejecutado de $2,520 (miles de pesos) equivalente al 0% respecto de la vigencia 2011, producto de los ajustes a los salarios y seguridad social. El rubro de materiales y suministros presenta un aumento en el presupuesto ejecutado de $848, (miles de pesos) equivalente al 6% respecto de la vigencia Recursos ejecutados en el acondicionamiento y adecuaciones de las oficinas, teniendo en cuenta que la entidad cambio de ubicación y por ende, este rubro sufrió dicho aumento. El rubro Suministro sin Situación de Fondos creado en la vigencia 2012 presenta un saldo de $ en el presupuesto ejecutado. El rubro Servicios Públicos presenta un aumento el presupuesto ejecutado de $ (miles de pesos) equivalente al 13% respecto de la vigencia El incremento de este rubro se originó a partir del inicio de la nueva administración cuyo fin es hacer gestión frente a los proyectos de inversión, acción adelantada por la gerente la entidad La inversión General presenta una disminución de $305,798 (miles de pesos) equivalente al 14% de la vigencia AREA PRESUPUESTAL 4.2 HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS Diferencia del Valor del Presupuesto Definitivo en la Ejecución de Ingresos y Gastos Se observa que el valor del presupuesto definitivo reflejado en el presupuesto de ingresos y gastos es diferente, toda vez, que el presupuesto de ingresos refleja $ y el presupuesto de gastos refleja $ , arrojando una diferencia de $ Esta situación contraviene el principio de equilibrio presupuestal establecido en el decreto 111 de diciembre de 1996.

29 La diferencia obtenida en el presupuesto definitivo radica en el desequilibrio presentado en el total de la columna de AJUSTES, en la ejecución de ingresos muestra un valor de $ y la ejecución de gastos $ La Columna Ajustes corresponde a modificaciones presupuestales efectuadas durante la vigencia La diferencia detectada conduce a reportar inexactitud en el total del presupuesto definitivo. De igual manera, se requiere que el instituto dé las aclaraciones pertinentes. PRESUPUESTO DEFINITIVO SEGÚN INGRESOS $ PRESUPUESTO DEFINITIVO SEGÚN GASTOS $ DIFERENCIA $ RESPUESTA DE LA ENTIDAD La diferencia que se observa de $ corresponde a las cuentas por pagar que se cancelaron de vigencias anteriores, las cuales no figuran en la ejecución de la vigencia, se encuentran registradas por cuanta por pagar y se entregó en la ejecución en la visita de la auditoria. Anexo de ejecución. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA No es satisfactoria la respuesta, el principio de equilibrio debe guardarse en toda ejecución presupuestal, si hay cuentas por pagar de vigencias anteriores, estas no deben afectar el equilibrio presupuestal, máxime, cuando como usted lo afirma se lleva en una vigencia diferente a la de la vigencia actual. Por consiguiente, las cuentas por pagar no deben afectar el equilibrio presupuestal. Se mantiene el hallazgo Diferencias en Adiciones Presupuestales Revisadas las adiciones presupuestales ocurridas en la vigencia 2012, se detectaron diferencias en tres reportes de información como son: el conteo físico de los actos administrativos que reglamentaron dichas adiciones, las adiciones reportadas en el sistema TNS programa de presupuesto y el valor reportado en la columna Total Adiciones tomada de la ejecución presupuestal acumulada de la vigencia A saber: TOTAL ADICIONES SEGÚN LOS TRES RESPORTES DE INFORMACION SEGÚN ACTO ADMINISTRATIVO $ SEGÚN REPORTE SISTEMA TNS $ SEGÚN EJECUCION ACUMULADA DE GASTOS A 31 DE DICIEMBRE FORMATO SIA $

30 RESPUESTA DE LA ENTIDAD La entidad omitió enviar respuesta CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA La diferencia de las adiciones según acto administrativo y según reporte sistema TNS es de $ , corresponden a: -$ Adicionados en el rubro Ingresos Sin Situación de Fondos con código , y -$ correspondiente a un saldo de cesantías por pagar. Como se puede observar, la diferencia entre estos dos reportes, evidencia una inconsistencia debido a que la adición por los $ carece de acto administrativo (como se explicara en el punto siguiente) y el valor adicionado por $ no es una incorporación al presupuesto sino una cuenta por pagar. Se mantiene el hallazgo Adiciones Sin Acto Administrativo Existen adiciones reportadas en el sistema TNS de las cuales no fueron sustentadas mediante acto administrativo durante la visita de auditoria, a continuación se detallan las adiciones según los actos administrativos y las reportadas en el sistema: Vigencia Total Adiciones Según Total Adiciones Según 2012 Actos Administrativos el Sistema TNS Febrero 20 $ Marzo 1 $ $ Marzo 1 $ Marzo 30 $ $ Abril 9 $ $ Junio 29 $ $ Agosto 30 $ $ Agosto 30 $ $ Septiembre 24 $ $ Octubre 20 $ $ Noviembre 28 $ Total $ $