Manual para auditorias. - Reconocimiento del sistema de datos para el control de los activos.

Transcripción

1 Manual para auditorias Sistema de aplicación para el control de los activos Programa de Servicios. - Reunión introductoria del estado actual de la - Reconocimiento del sistema de datos para el control de los activos. - Reunión de entrega de resultados, y revisión del procedimiento. - Capacitación para el régimen de Zona Franca. - Reunión introductoria del estado actual de la Luego de la aprobación de los términos y fases de la auditoria por parte de la empresa beneficiaria, se inicia el proceso de auditoría a través de una reunión general con los encargados de departamentos y áreas claves en el funcionamiento de la empresa, así como cualquier otra fuente de información que genere datos importantes para el auditor.

2 - Reconocimiento del sistema de datos para el control de los activos. Se reconoce el sistema de control de activos utilizado por empresa beneficiaria y se evalúa su proceso de funcionamiento y adaptación al auxiliar contable, como parte complementaria de su información. Se debe revisar y conciliar la documentación aduanera solicitada por Procomer y el Ministerio de Hacienda, de modo que factura, guía aérea, cierre de viaje y Dua contenga la información requerida y necesaria de acuerdo a la ley general de aduanas y su reglamento, así como la ley 7210 de zonas francas. El archivo de documentos custodiado por la empresa beneficiaria debe mantenerse por un periodo de 4 años, según la ley general de aduanas, esto con el propósito de controlar y fiscalizar el correcto uso del régimen de Zona Franca. Además en este proceso se señalaran y eliminaran todo tipo de errores técnicos aduaneros aplicables a los trámites, anulando o corrigiendo cualquier procedimiento mal empleado por las diferentes agencias aduaneras que intervienen en la transmisión de datos a la aduana. El propósito fundamental del mapeo y división de áreas en la compañía, es controlar los movimientos de activos y delimitar el uso de los mismos; así como promover el control eficiente de tiquetes de autorización para la formación de nuevas ubicaciones dentro del techo industrial de la En la recolección de datos se ingresaran al sistema las siguientes propiedades: - Tipo de activo. - Ubicación. - Sub-ubicación. - Responsable. - Estado.

3 - Marca. - Modelo. - Serie. - Propiedades de cálculo de depreciación - Fecha de ingreso. - Costo del activo. - Vida útil. - + cuatro propiedades extra señaladas por la empresa. Los resultados de la toma física con las variantes supra mencionadas, tienen la posibilidad de asociar los activos con distintos archivos o documentos digitalizados como: PDF, XLSX, DOCX Con Dúas, órdenes de compra y facturas; relacionando de forma ordenada toda la información requerida por la empresa beneficiaria. Opcionalmente se implementara un sistema de fichas documentales que recauden y agrupen toda la información referente a los activos, archivo de aduanas y ubicación, de modo que sea fácil y ágil su búsqueda al momento de requerirse. 1) Actividad de la empresa. 2) Ubicación de la planta. 3) Calculo del canon. 4) Nivel de inversión y fechas de cumplimiento. 5) Nivel de empleo y fecha de cumplimiento. 6) Fecha de inicio de operaciones. 7) Libro de operaciones. 8) Los aspectos específicos que resulten aplicables, según la clasificación de la empresa. 9) Cualquier otro aspecto que conforme a la normativa vigente le corresponda auditar a Procomer.

4 - Reunión de entrega de resultados, y revisión del procedimiento. Al finalizar el proceso de toma física de los activos y realizar el compendio de los datos requeridos en las fichas documentales, se entregara un informe ejecutivo en Inglés y Español diagnosticando la realidad de la La implementación del sistema de control de activos inicia un proceso de calidad en todas las áreas de la compañía, provocando que los departamentos contables, financieros y logísticos como compras y aduanas se integren eficientemente en un plan estructurado que tome en cuenta el siguiente proceso: - Generación de la solicitud de la orden de compra. - Confirmación de la solicitud. - Instrucción y tipo de envío. -Ingreso del envío al país. - Tramite de des almacenaje del envío. - Ingreso del envío a la - Recepción de la documentación (completa) de aduanas. - Recepción y verificación de la carga y el precinto. (Estado de la carga) - Cierre del viaje de Zona Francas. - Archivo de la documentación. - Paqueado del activo. - Apertura de ficha informativa - Alimentación del programa de activos. - Enlace de información con el auxiliar contable. - Implementación del servicio de control de activos. Capacitación para el régimen de Zona Franca Las empresas de Zona Franca encausan sus esfuerzos para obtener resultados financieros y prestigio internacional basándose principalmente en su recurso humano; de esta forma

5 implementamos un programa de educación y conocimiento en el área de la logística donde los departamentos y sus manager son informados acerca de la normativa y controles que como compañía beneficiaria deben de cumplir para mantener el régimen en su Este proceso de inducción y prácticas es dirigido por profesionales en las áreas de técnica aduanera, sistema informático Tica, Ley general de aduanas y ley 7210 de Zonas Francas y su reglamento. Aportando a la compañía durante y después de la auditoria 12 horas de entrenamiento según lo disponga la administración de la empresa beneficiaria. Proceso de la intervención Segmentación de la Auditoria: Fase I - Reunión introductoria del estado actual de la - Reconocimiento del sistema de datos para el control de los activos. Fase II Fase III - Comparación de datos entre el inventario y el auxiliar contable. - Reunión de entrega de resultados, y revisión del procedimiento. - Capacitación para el régimen de Zona Franca.