CÓDIGO: U325D-PG004 FECHA: 16/09/2014 VERSIÓN: DOS Página 1 de 39 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 Página 1 de 39 PROGRAMA DE GESTIÓN HOSPITAL DE USAQUÉN I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO AREA SUBGERENCIA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PROCESO DE GESTION

2 Página 2 de 39 DOCUMENTO CONTROLADO Grupo de Trabajo Proceso Jhorsiany Andrea Ospina Muñoz GESTION Derechos reservados a favor de HOSPITAL DE USAQUEN I NIVEL E.S.E. 2

3 Código: U300-PG004 Fecha: 20/05/2013 Versión: uno (1) Página: ACTUALIZACIÓN. NOMBRE DEL DOCUMENTO: VERSIÓN: FECHA DE EMISIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN HISTORIA DE ACTUALIZACIONES. VERSIÓN ANTERIOR UNO ELABORADO POR: REFERENTE DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUEMNTAL/ TGO. JHORSIANY ANDREA OSPINA MUÑOZ REVISADO POR: COMITÉ DE GESTIÓN MOTIVO DE LA ACTUALIZACIÓN. AJUSTAR LAS METAS ESTABLECIDAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO HOJAS A REEMPLAZAR FECHA ACTUALIZACIÓN FUNCIONARIO QUE ACTUALIZÓ PÁGINA 27 16/09/2014 TGO. JHORSIANY ANDREA OSPINA MUÑOZ. APROBADO POR GERENTE REVISADO POR GRUPO CALIDAD ELABORADO POR GESTIÓN

4 Página 4 de 39 Contenido 1. INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS GENERAL ESPECÍFICOS RESEÑA HISTORICA DE LA GESTION EN EL HOSPITAL DE USAQUÉN I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO PLATAFORMA ESTRATÉGICA NORMATIVIDAD RELACIONADA ALCANCE ASPECTOS GENERALES Administrativos Recursos necesarios para el desarrollo del PGD Desarrollo Tecnológico LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN Planeación Producción Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de los documentos Preservación a largo plazo Valoración FASES DE IMPLEMETACIÓN DEL PGD Debe estar alienado con los objetivos estratégicos Establecer las metas a corto, mediano y largo plazo Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la normatividad del sector de la salud PROGRAMAS ESPECÍFICOS

5 Página 5 de Programa de normalización de formas y formularios electrónicos Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia) Programa de gestión de documentos electrónicos Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración) Programa de reprografía (incluye sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y microfilmación) Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales. Etc.) Plan institucional de capacitación Programa de auditoría y control ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTCGP ANEXOS Diagnóstico de la Gestión Documental (8 folios) Cronograma de implementación del PGD (1 folio) Mapa de procesos de la entidad (1 folio) Presupuesto anual para la implementación del PGD (2 folios)

6 Página 6 de INTRODUCCIÓN El presente documento es un instrumento de esencial importancia para las actividades archivísticas implementadas en el Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado, su finalidad es garantizar el cumplimiento con la normatividad archivística distrital y nacional, con metas a corto, mediano y largo plazo definidas para generar el cumplimiento de los objetivos y la identificación del mismo en la entidad; abarcando las consideraciones del Decreto 2609 de 2012 como las ultimas actualizaciones en lo relacionado al Programa de Gestión Documental. Definimos la gestión documental como el conjunto de técnicas para administrar los documentos en la organización, que nos pueda permitir la recuperación de la información, determinar su tiempo de retención, aplicar la eliminación y asegurar su respectiva conservación, esta actividad es muy antigua y es el resultado de la necesidad de documentar y dar fe de los hechos administrativos, legales, contables y comerciales. En la actualidad existen diversos sistemas de gestión documental, desde el más simple registro de correspondencia, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. 6

7 Página 7 de JUSTIFICACIÓN Para conceptualizar un poco el proceso de gestión documental no solo a nivel distrital, si no a nivel nacional, existen múltiples similitudes que giran en torno al significado que se le ha dado con el pasar del tiempo, a pesar de la importancia de este tema, de la normatividad vigente, las necesidades evidenciadas en cada institución, siguen presentándose inconvenientes en torno a su aplicabilidad y es nuestro deber resaltar la importancia de la gestión documental institucional para la correcta toma de decisiones apoyados en la información de administraciones pasadas, basados en hechos que son la evidencia de nuestras acciones y que se encuentran registrados en documentos de archivo sin importar su soporte. Para resaltar esta importancia es necesario evaluar exhaustivamente las condiciones en las que habitualmente se encuentran los archivos de las instituciones, y compararlo con lo que realmente necesitamos y requerimos para un correcto funcionamiento; hay que cambiar la idea de que los archivos son el lugar apartado, los espacios que le sobran a la institución, que no necesitan personal ni presupuesto, que no son necesarias las reestructuraciones, que las actividades realizadas no requieren tiempo ni esfuerzo, por esta razón, llego la hora de darle la importancia necesaria y está en nuestras manos crear la conciencia archivística en cada uno de los funcionarios de la institución. 3. OBJETIVOS 3.1. GENERAL El hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado, dispondrá de la documentación organizada en las etapas del ciclo vital del documento de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración, el servicio al ciudadano y fuente de historia ESPECÍFICOS Organizar los documentos físicos y electrónicos. 7

8 Página 8 de 39 Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en la TRD y TVD. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información a lo largo del ciclo de vida del documento. Mantener la integralidad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, en cuando sean requeridos. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. 4. RESEÑA HISTORICA DE LA GESTION EN EL HOSPITAL DE USAQUÉN I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO El Hospital de Usaquén mediante un diagnostico y plan de trabajo coordinado tiene los siguientes avances en materia de Gestión Documental: 2004: Se realizó el diagnostico e Intervención de 398 mts lineales de archivo de todas las sedes asistencial y administrativa. Los avances presentados fueron de 126 mts lineales de archivo organizados. 2005: Organización de 131 mts lineales de archivos de las sedes. La organización efectuada corresponde a facturación e historias clínicas. 2006: Adecuación de infraestructura de archivos rodantes, contratación de vigilancia las 24 horas, elementos de seguridad como extintores y botiquín, fumigación en Archivo central. De este modo se empezó a ubicar las cajas debidamente organizadas e identificadas por áreas en los archivos rodantes de los años 1997 a : Organización de 266 mts lineales de archivo en las sedes asistenciales: documentos administrativos e historias clínicas. En este año aumento 124 en mts lineales por falta de aplicación de las Tablas de retención Documental. 2008: En este año no hubo suficiente personal para adelantar la intervención de los fondos documentales. Por lo tanto se realizó inventario documental del Archivo Central. Los inventarios se conservan en Excel lo cual permite acceder a las consultas de manera oportuna. 2009: Se realizó nuevamente un diagnostico a la fecha de lo que queda pendiente por organizar lo cual equivale a 218 mts lineales. 8

9 Página 9 de : Se organizaron 114 mts lineales en todas las sedes asistenciales con la ayuda del personal de archivo apoyándose mediante las directrices del archivo distrital. 2011: Corresponde a FDA de diciembre de 2010 a mayo de De 202 mts que era la meta a septiembre de 2011 se organizaron 192 mts. Quedan 10 mts por organizar.151mts fueron inventariados en Excel. 2012: A la fecha se sigue con la elaboración de inventarios de los fondos documentales organizados y se realiza nuevamente un diagnostico. 5. PLATAFORMA ESTRATÉGICA La Gestión Documental hace parte de la plataforma estratégica de la institución al ser considerado un proceso de apoyo al desarrollo de la misión institucional relacionándose con los objetivos estratégicos y dando cumplimiento a: Ser resolutivos al dar respuestas que garanticen la integridad, accesibilidad, continuidad, oportunidad, coordinación y calidad en torno a la información dando solución a las necesidades de la población; desarrollar el talento humano. Desplegando estrategias como la de trabajo con los hospitales de la red norte, para optimizar el aprovechamiento de los recursos; fortaleciendo los procesos de mejora continua en los sistemas integrados de gestión; por último el hospital de Usaquén I Nivel ESE busca crear, adquirir, retener, mantener, utilizar y optimizar el conocimiento antiguo y nuevo, ante la complejidad de los cambios del entorno, para facilitar la información que sea requerida en momento preciso para que las actividades sean efectivas. De la misma forma, busca optimizar el conocimiento con un enfoque de respuestas en salud basada en la evidencia. Al mismo tiempo se estableció un plan de trabajo archivístico institucional por medio de acta de reunión de comité de gestión documental del cuatro de febrero de 2013 a seis meses que contempla cuatro actividades principales para el funcionamiento archivístico institucional; tales como realizar y mantener actualizadas las TRD, brindar capacitación al personal del hospital de Usaquén I Nivel ESE en los temas relacionados con gestión documental y archivo, brindar acompañamiento permanente a las diferentes dependencias para la depuración y organización de los archivos de gestión y el control y seguimiento a la gestión documental. Este documento se encuentra en la página Web del Hospital en el siguiente link 9

10 Página 10 de NORMATIVIDAD RELACIONADA Articulo 2, literal d) de la ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. Ley 1341 de 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Capítulo IV de la ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documentos público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de la recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6 y 9, los cuales se enmarca dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado. Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública, establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimación de los trámites ante la Administración Pública. Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de 10

11 Página 11 de 39 las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y tramites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de expedientes. Decreto 2482 del 03 de diciembre de 2012, Por el cual se establecen los lineamientos para la integración de la planeación y la gestión tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios. Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 Por el cual se reglamenta el titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011, y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado en su capítulo II sobre el Programa de Gestión Documental que habla de la obligatoriedad del mismo, la aprobación del PGD por parte del comité de Gestión Documental, su publicación, los elementos del Programa de Gestión Documental, el plan de capacitación, la armonía con otros sistemas administrativos y de gestión; obedeciendo la estructura presentada en el Anexo del presente Decreto. 7. ALCANCE Este programa está dirigido a todos los procesos y funcionarios del Hospital de Usaquén ESE I Nivel; para que en conjunto y por medio de la orientación y capacitación del mismo, generen una cultura organizacional que nos arroje resultados encaminados a la implementación de una Gestión Documental Integral. Aplicable a todos los procesos implementados en las sedes, UPAS y UBAS. 8. ASPECTOS GENERALES 8.1. Administrativos Las funciones administrativas consisten en desarrollar políticas de gestión documental para aplicar a nivel general en el Hospital de Usaquén ESE I Nivel generando todas las ventajas obtenidas mediante la implementación de un Programa de Gestión Documental viable para la consecución de la cultura documental en cada área, dependencia o sede de la entidad; contando con personal idóneo, capacitado para liderar y vigilar el cumplimiento de las actividades archivísticas. Basados en el acuerdo 038 de 2002, la responsabilidad como funcionarios frente a los documentos y archivos por su adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de nuestras funciones administrativas. 11

12 Página 12 de 39 De igual forma, todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. Dentro de la organización administrativa de la gestión documental podemos evidenciar el ciclo PHVA 8.2. Recursos necesarios para el desarrollo del PGD Recursos físicos: Carpetas, cajas, ganchos plásticos, cartulinas blancas, batas, guantes, tapabocas, jabón y toallas desechables Recursos humanos: Profesional en sistemas de información, tecnólogo en administración documental, técnico en archivo, auxiliares de archivo Recursos tecnológicos: Computadores, Software, Microfilmadora. Infraestructura: Espacios para archivo de historia clínica, archivo de gestión y archivo central. Económicos: Anualmente se gestionarán los recursos necesarios para el desarrollo del programa de gestión documental y se incluirán en el presupuesto anual de la institución, de acuerdo a los consumos históricos y la proyección estimada Desarrollo Tecnológico Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades desarrolladas entre las áreas y entidades, y se constituyen en elementos probatorios en aquellos casos donde se presentan eventos que alteran el normal desarrollo de los procesos internos y externos de la organización. Además, el alto volumen de información que caracteriza el mundo actual, hace necesario la implantación de soluciones que estén a tono con el desarrollo tecnológico. Por lo anterior, es necesario desarrollar aplicaciones que permitan optimizar los procesos documentales para asegurar la conservación, idoneidad, auditoria y facilidad de consulta de la información, mediante la automatización de la gestión de documentos. Hoy día los progresos de las nuevas tecnologías llamadas Tecnologías de la Información, que abarcan equipos, aplicaciones informáticas, satélites y las telecomunicaciones están 12

13 Página 13 de 39 teniendo un gran efecto a nivel de diferentes sectores productivos y de la sociedad dentro de un país. Con objetivos como: Integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren también de forma continua y se garantice la seguridad de los documentos. Llevar a cabo la auditoria de los documentos Estandarizar los procesos de administración documental. Agilizar el flujo de información a través de las áreas de la organización. Agilizar los trámites de los procesos documentales. Permitir la trazabilidad de los documentos. Minimizar los riesgos de pérdida de documentos. Mejorar la conservación e integridad de los documentos evitando su manipulación. Permitir la consulta en línea de la información de los documentos y sus imágenes digitalizadas. Suministrar la información y asegurar las consultas de los diferentes usuarios. Mejora la eficiencia y la calidad del servicio en la localización y suministro de información. La información veraz y oportuna es la herramienta más importante para el desarrollo de estudios, formulación de planes y políticas y en la toma de decisiones. Al prestar un mejor servicio en el uso de la información y controlar los términos de vencimiento de algunos documentos, los costos en los cuales incurre la organización disminuyen. Implementar soluciones de alta tecnología que estén acorde con las innovaciones del momento, tomando ventaja competitiva de los beneficios que éstas ofrecen. Organización en la conservación documental por cada una de las etapas del ciclo de vida de acuerdo con las tablas de retención. Permite la economía del papel con el manejo de imágenes digitalizadas de los documentos, evitando así, las fotocopias de los documentos. Para mejorar la gestión de documentos a nivel institucional se propone la implementación de un software, que cumpla con los requisitos del Archivo de Bogotá: Un Sistema de Gestión Documental que emplee las normas técnicas y prácticas para la administración de los flujos documéntales y archivísticos con el fin de garantizar la calidad de los procesos documentales y que le permita acceder fácilmente mediante cualquier 13

14 Página 14 de 39 navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos. VENTAJAS Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos. Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos documéntales y archivísticos. Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la generación de los expedientes virtuales. Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos. Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión. 14

15 Página 15 de LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN A continuación se explican cada uno de los pasos anteriores: 15

16 Página 16 de Planeación La planeación es el pilar de todo objetivo a desarrollar, si no cuenta con una planeación antes de toda actividad se tiende a caer en errores, por ello es necesario que semestralmente sea generado un plan de acción archivístico con las actividades documentales que sean generadas en el transcurso de la administración, el cual debe ser aprobado por el comité de archivo institucional y debe asignar actividades a desarrollar por los funcionarios de Archivo y Correspondencia del Hospital de Usaquén ESE I Nivel que contemple el cumplimiento de las responsabilidades de cada funcionario y la articulación con los objetivos generales en la Entidad. Este plan semestral de archivo deberá ser presentado al comité de Gestión Documental en las dos primeras semanas del inicio de semestre, generando su aprobación y posterior aplicación siguiendo el formato normalizado y como plena responsabilidad del coordinador de archivo y correspondencia quien deberá convocar y presentar informe de ejecución al comité de manera trimestral o cuando sea requerido. Dentro de la Planeación de la gestión documental se deben contemplar actividades como: 16

17 Página 17 de Producción La generación de documentos del Hospital de Usaquén ESE I Nivel, en cumplimiento de sus funciones será administrada por todos los funcionarios en general, aun así, deberán adoptar todas las medidas para lograr una homogenización de estilos los cuales son relacionados en la guía de producción documental del Hospital de Usaquén ESE I Nivel. La aplicación de la misma tendrá puntos de evaluación de cumplimiento y adherencia para la circulación y aprobación de los documentos. La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias del Hospital de Usaquén ESE I Nivel; en la Guía de Producción Documental se presentan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados por todos los procesos en desarrollo de sus funciones contemplando: Creación y diseño de los documentos. Medios y técnicas de reproducción y de impresión. Determinación y selección de soportes documentales. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de reprografía. 17

18 Página 18 de 39 Dentro de la producción documental se realizaran actividades de normalización documental, tales como la identificación de las dependencias productoras, la definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos; las directrices relacionadas con el número de copias, el control de la producción de nuevos documentos y la determinación de la periodicidad en la producción. Ver guía de producción documental 9.3. Gestión y trámite Agrupa inicialmente todas las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, se relaciona con el flujo de documentos al interior y al exterior del Hospital de Usaquén ESE I Nivel, contando con mecanismos de control tales como la verificación de recepción de los documentos y envío de los mismos en este proceso se distinguen actividades como: la distribución de documentos externos e internos y los documentos enviados por otros medios. Ver guía de correspondencia De igual manera, el trámite de documentos hace referencia al curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa; en desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, de acuerdo con la normatividad existente en el país especialmente la, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones; en donde son señaladas las actividades de recepción de solicitud o trámite y de respuesta. Ver guía de recepción y tramite de documentos. Es de suma importancia que según lo estipulado en el acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en el artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio al que está obligado. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. 18

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20 Página 20 de Organización A partir de lo establecido en la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación especialmente en la Ley 594 de 2000 y acuerdos reglamentarios. Serán estipuladas el conjunto de actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos del Hospital de Usaquén ESE I nivel, comprendiendo actividades de clasificación documental, ordenación documental y descripción documental; con temas de identificación en todas las dependencias y sedes las respectivas series, subseries, el principio de procedencia, la organización cronológica, la adecuada perforación, la foliación de los expedientes, la utilización adecuada de las carpetas y cajas de archivo, las 20

21 Página 21 de 39 prohibiciones, y el diligenciamiento del inventario documental; en todos los tipos de archivo identificados en la Entidad. Ver guía de organización documental Transferencia El Hospital de Usaquén ESE de I Nivel realizará la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las TRD aprobadas, como entidad pública debemos dar cumplimiento a los programas de transferencias 21

22 Página 22 de 39 documentales al archivo de Bogotá de los documentos con valores para la investigación, garantizando las políticas de recuperación custodia, conservación y difusión del patrimonio documental. Las transferencias documentales permiten el acceso a los documentos, evitan la producción y acumulación irracional los mismos en las dependencias o sedes, aseguran y facilitan el control efectivo y ordenado de la documentación, solucionan a nivel físico y funcional el problema de la acumulación de los documentos en las áreas, concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas o para el desarrollo histórico institucional, o guardar definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación. Este proceso se realizara teniendo en cuenta el ciclo de los documentos, con la periodicidad que sean establecidas en los tiempos de retención de las Tablas de Retención Documental aprobadas. Ver guía de transferencias primarias y secundarias. 22

23 Página 23 de Disposición de los documentos El área de Gestión Documental garantizara la disposición y el acceso a los documentos con el fin de que se pueda conocer la información que contienen; la consulta garantizará el derecho que tienen los usuarios tanto internos como externos de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. El área de Gestión Documental atenderá los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario o funcionario competente. La consulta en los Archivos de Gestión, Central o Casa Archivo deberá ser regida por los controles correspondientes. Ver guía de consulta de los documentos 23

24 Página 24 de Preservación a largo plazo El Hospital de Usaquén ESE I Nivel adoptara un conjunto de medidas preventivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido, considerando las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento de equipos adecuados para archivo, sistema de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Es responsabilidad del funcionario asignado en cada tipo de archivo liderado por la coordinación de archivo o líder de la gestión documental institucional y por dirección de la Subgerencia Administrativa y Financiera garantizar el adecuado almacenamiento de los documentos, lo cual consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas De igual manera según la Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único artículo 34 Deberes: son deberes de todo servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Ver guía de conservación de documentos. 24

25 Página 25 de Valoración El Hospital de Usaquén ESE I Nivel realizará la selección de los documentos en cualquier etapa de su ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o su eliminación conforme a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y la valoración primaria y secundaria de cada serie documental consignada en la misma. 25

26 Página 26 de 39 Esto implica una serie de actividades tales como una vez identificados los documentos que se van a conservar y definir la serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía, cuyo objeto sea facilitar el acceso a la información, remplazando la manipulación de los originales evitando su deterioro. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, solo será válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las áreas donde se elaboró pero el original es finalmente conservado por planeación y esta a su vez lo transfiere al archivo de gestión. El microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Pero aun cuando se aplique técnicas de reprografía validas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan garantizar caracteres diplomáticos; la aprobación de toda eliminación deberá ser expedida por medio de acta de reunión del comité de Gestión Documental. Ver guía de Disposición Final de los documentos. 10. FASES DE IMPLEMETACIÓN DEL PGD Debe estar alienado con los objetivos estratégicos La Gestión Documental del Hospital de Usaquén debe estar orientada a lograr los siguientes objetivos: Dar respuestas que garanticen integralidad, accesibilidad a la información, continuidad a los procesos y procedimientos; siendo un proceso de calidad. Responder a las necesidades del cliente interno y externo. El equipo de gestión documental debe ser competente y brinde las soluciones que contribuyan a satisfacer las necesidades. La gestión documental debe contar con los recursos necesarios para su correcta ejecución. 26

27 Página 27 de Establecer las metas a corto, mediano y largo plazo Las actividades identificadas a corto plazo parten de la socialización y capacitación del presente Programa de Gestión Documental, el Proceso de Apoyo de Gestión Documental y los procedimientos de Planeación, Producción, Gestión y trámite, organización, transferencia, disposición final, preservación a largo plazo y valoración documental; de igual manera con la Política, el Manual y guías de Gestión Documental; esta actividad debe estar culminada al terminar el año La organización física en cuanto a la adquisición de la mobiliaria suficiente para la adecuada conservación de los documentos de archivo, los equipos que se requieran para la ejecución de las actividades diarias de gestión documental, la adecuación de los espacios que sean necesarios, deben ser planteados y presentados a la Gerencia para su aprobación y ejecución, el tiempo para la realización de esta actividad culminara al finalizar el año Como actividades de mediano plazo se plantea la elaboración de las Tablas de Retención Documental y TVD- Tablas de valoración documental su presentación al Consejo Distrital de Archivos para su respectiva aprobación y posterior entrega y socialización en todas las áreas del hospital, realizando la capacitación en el manejo y aplicación de la misma; esta actividad debe estar culminada al terminar el año la verificación y control de la adecuada adherencia a las nuevas TRD en un 100% de las áreas del Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado. La elaboración de las Tablas de Valoración Documental y presentación al Consejo Distrital de Archivos, la realización de estudios previos a la implementación de los diferentes programas establecidos en el presente documento; el tiempo de cumplimiento de estas actividades será al finalizar el año El último año de gestión del Programa de Gestión Documental y previo a los estudios realizados para la implementación de los programas reglamentados y del sistema de gestión electrónica de documentos se dará ejecución a la implementación del sistema electrónico junto a todos los procesos de reprografía, custodia, tercerización, manejo de documentos especiales, conformación del archivo histórico institucional. 27

28 Página 28 de Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos La asignación de los recursos será decisión de los directivos que aprueben los programas elaborados para mejorar la calidad del proceso de Gestión Documental, este tema es vital para la ejecución de las actividades y la consecución de los objetivos planteados en cada programa, la ejecución de las actividades y el logro de las metas arrojara resultados de un proceso hecho con calidad Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la normatividad del sector de la salud Según lo estipulado en la ley 594 de 2000 ley General de Archivo; se articula con la adopción de políticas y reglas según el artículo 3; en el artículo 4: con la conformación del subsistema; en el artículo 18 con la disponibilidad de los recursos. Artículo 5: coordinación, control y seguimiento para la administración del SIGA, capítulo III de la normalización, producción y administración documental. Artículo 17: recursos informáticos párrafo segundo, cualquier software utilizado para la gestión documental debe contar con el visto bueno del Archivo de Bogotá. SIGA Subsistema de Gestión Documental y Archivo SGC- Subsistema de Gestión de Calidad SCI Subsistema de Control Interno S&SO Subsistema de Salud Ocupacional SGA Subsistema de Gestión Ambiental SGSI Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información Responsabilidad Social 28

29 Página 29 de PROGRAMAS ESPECÍFICOS Programa de normalización de formas y formularios electrónicos El sistema de gestión documental institucional debe considerar la integración de los archivos físicos, los documentos electrónicos y las bases de datos. Los documentos físicos son considerados una problemática general, ya que ocupan un espacio considerable y por lo general no se cuenta con el espacio suficiente para los mismos, de un documento se pueden generar varias copias sin control alguno, actualmente en el Hospital de Usaquén se evidencia una convivencia entre ambos soportes ya sea físico o electrónico sin demeritar la importancia del documento físico; los soportes electrónicos han tomado gran importancia. Como necesidad de controlar internamente la producción y el almacenamiento de los documentos electrónicos en las áreas del hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado, en este caso el espacio no es lo preocupante, como lo es realmente la accesibilidad a la información, el control en su retención y eliminación; la gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de Archivo que cumplan con las siguientes funciones individuales, que comprenden controlar la reproducción indiscriminada eliminando copias y versiones de un mismo documento, salvaguardar la integridad de los documentos y recuperar la información eficazmente. El correo electrónico institucional debido a las ventajas que nos ofrece este sistema de comunicación se ha convertido en el vehículo de comunicación por excelencia para la toma y difusión de decisiones internas y administrativas. La organización de los archivos electrónicos debe entenderse como un proceso formal, regido por principios, normas y procedimientos enmarcados dentro de la archivística. Este documento es el registro de una actividad, al cual le debemos aplicar su ciclo vital y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos esto consiste en agruparlos de acuerdo a las series y subseries del proceso al que pertenecen, definidas en las Tablas de Retención Documental del Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado. El primer pasó en identificar los archivos electrónicos desordenados: 29

30 Página 30 de 39 En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equipos de cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la información contenida en ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperar algún documento que se ha guardado y en muchas ocasiones no se conoce el nombre que se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casos nunca aparecen los documentos. El segundo paso consiste en la clasificación de los documentos electrónicos, teniendo en cuenta que los sistemas informáticos nos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el computador, estas herramientas se asimilan a las manejadas en físico, de igual manera le podemos asignar las series y subseries documentales; por ejemplo: 30

31 Página 31 de 39 Dentro de cada una de las series si aplica se deben manejar las subseries documentales especificadas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, por ejemplo: 31

32 Página 32 de Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia) El Hospital de Usaquén ESE I Nivel aplicará un conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido las cuales serán: 32

33 Página 33 de Programa de gestión de documentos electrónicos El Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado, implementara un programa que le permita manejar de manera adecuada los documentos electronicos, aplicando la retencion documental, accediendo a la información de manera eficiente, teniendo el control de la informacion electronica, contemplando el uso de las nuevas tecnologias para el ejercicio de las funciones administrativas, iniciando con la implementación de un programa que facilite el manejo de las comunicaciones y la trasabilidad de las mismas. La gestion de los documentos electrónicos debe enfocar la iniciativa del cero papel en la institución. 33

34 Página 34 de Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración) Los documentos de archivo en el Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado debido a su distribución en la localidad y al número de sedes, maneja una división física de archivos, ya que cada sede cuenta con su archivo de gestión, esta documentación luego de cumplir su tiempo de retención es trasladada al Archivo Central donde es unificada. Las ventajas de los archivos descentralizados parten desde la mejor accesibilidad y cercanidad de la información; de igual manera se deben identificar los problemas que se pueden presentar, como la duplicidad de la información en las sedes o la repetición de actividades en torno a la organización Programa de reprografía (incluye sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y microfilmación) El Hospital mantiene en su actualidad contratos relacionados con los sistemas de fotocopiado, impresión y proyección de documentos de archivo, se debe identificar según la normatividad vigente las condiciones para llevar a cabo esta actividad; además de esto el hospital debe implementar procesos de digitalización y microfilmación de los documentos cuyos valores lo ameriten Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales. Etc.) En la actualidad el hospital no cuenta con numerosas diferencias en cuanto al soporte de la información prevalece el soporte papel, aun así, se identifica información contenida en documentos que deben ser almacenados especialmente, hay que proporcionar el adecuado lugar para la disposición de los mismos Plan institucional de capacitación El programa de Gestión Documental debe estar articulado con las capacitaciones institucionales lideradas por el área del desarrollo del talento humano, en la inducción y reinducción, de igual manera al momento de actualizar algún instrumento el área de gestión documental debe capacitar a todo el personal frente a las actualizaciones y realizar seguimiento y control de su aplicación. 34

35 Página 35 de Programa de auditoría y control Dentro de la implementación del Programa de Gestión Documental el área de Gestión Documental deberá elaborar actividades de autocontrol (es el control intrínseco de las actividades realizadas por cada servidor público); Autorregulación (es la capacidad de formular, promulgar, ejecutar y verificar el cumplimiento de las normas internas relacionadas con el control interno del Hospital); Autogestión (es el control intrínseco de las actividades asociadas con los cargos y sus relaciones en los procesos) frente a: 35

36 Página 36 de ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI Se busca implementar procesos efectivos de identificación y procesamiento de fuentes de información para la toma de decisiones y rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas en general. COMPONENTES CONTROL ESTRATÉGICO Ambiente de control Direccionamiento estratégico Administración de riesgos Acuerdos, compromisos o protocolos éticos SUBSISTEMAS Nº CONTROL DE GESTIÒN 1 Políticas de operación Actividades de control Nº CONTROL DE EVALUACIÓN 12 Autoevaluación del control Desarrollo del 2 Procedimientos 13 talento humano Estilo de dirección Planes y programas 3 4 Controles Indicadores Autoevaluación de la gestión Modelo de 5 Manual de 16 operación por procedimientos procesos Estructura 6 17 organizacional Contexto estratégico Identificación de riesgos Análisis de riesgos 9 Valoración de riesgos Políticas de administración de riesgos Información Información primaria 7 Información secundaria 8 Sistemas de información Comunicación pública Comunicación organizacional 10 Comunicación informativa 11 Medios de comunicación ELEMENTOS Autoevaluación Evaluación independiente Evaluación independiente al sistema de control interno Nº Auditoría interna Planes de mejoramiento Plan de mejoramiento institucional 21 Plan de mejoramiento por procesos 22 Plan de mejoramiento individual El Hospital de Usaquén ESE I Nivel entenderá la comunicación no como un proceso de transmisión de información sino como un proceso de coordinación de acciones, lo que implica un constante circuito de realimentación entre el emisor y el receptor hasta alcanzar la coordinación de sus acciones; evitando que la comunicación fracase. La comunicación es un componente esencial del MECI

37 Página 37 de 39 La información primaria es aquella que se basa en el conjunto de datos de fuentes externas que intervienen directa o indirectamente en la gestión Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado y afectan su desempeño algunas de ellas son la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos; así como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros. La información Secundaria está basada en la Información Primaria y aquella relacionada con los aspectos financieros, económicos y sociales que se generan a partir de la gestión institucional, que contribuyen a verificar y determinar el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por la entidad. Con este elemento se busca que el registro y la divulgación de la información sean oportunos, exactos y confiables para que facilite la toma de decisiones. La información secundaria, puede ser clasificada en información formal e informal, la información formal se obtiene a partir de la operación de la entidad. se materializa en reportes, informes y demás formas de registro físico. Para obtener esta información se requiere: Manual de Operación, Resultados de información que generan los diferentes procesos, Los informes elaborados, Las actas de reuniones, Para el manejo de la información secundaria la entidad debe contar con un proceso de manejo de información, el cual ha sido determinado por el sistema de gestión de la calidad como el proceso de gestión documental. Con las tablas de retención documental (TRD), se logra dar un manejo óptimo de los documentos que reposan en las entidades. Es así como a través de ellas se puede clasificar, conservar y racionalizar la producción de documentos en las entidades, con lo cual se obtiene mayor agilidad al momento de consultarlos. En conclusión el Modelo Estándar de Control Interno ejerce el control sobre toda la operación de la entidad, con el fin de alcanzar los resultados, metas y objetivos en todos los niveles de la entidad. En este marco, la documentación, es entendida como una medida de control que apoya el cumplimiento de las actividades que permiten alcanzar los resultados previstos. 37

38 Página 38 de ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTCGP1000 La armonización con el sistema de gestión de la calidad parte desde la declaración de la politica, los objetivos, el manual de calidad; los procedimientos documentados, los registros requeridos y los documentos que permitan la eficaz operación de los procesos. En el hospital los documentos requeridos por el sistema de gestion de la calidad deben controlarse, se debe establecer el procedimiento documentado que defina los controles necesarios para aprobar los documetos por primera vez, revisar y actualezar los documentos nuevamente, asegurar que se identifique la actualización en la versión, asegurar el uso de versiones vigentes en los puntos de uso previniendo el uso de documentos obsoletos. En el control de los registros los cuales son un tipo especial de documento el hospital debe contar con un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacion de los mismos ya que deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables La intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública es la de desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las necesidades específicas de la organización. 38

39 Página 39 de ANEXOS Diagnóstico de la Gestión Documental (8 folios) Cronograma de implementación del PGD (1 folio) Mapa de procesos de la entidad (1 folio) Presupuesto anual para la implementación del PGD (2 folios) 39