Rediseño del modelo de gestión para el área económico-financiera

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1 66_70_RevWolt238_Matc.qxd 20/3/07 16:13 Página 66 Rediseño del modelo de gestión para el área económico-financiera

2 [.estrategiafinanciera.es ] Dossier Consultoría En la actualidad, muchas compañías que han tenido un crecimiento de dos dígitos con expansión internacional no tienen adaptado su departamento económico-financiero a las nuevas circunstancias, lo que conlleva exceso de personal, variedad de sistemas de información solapados y no integrados. Además, la calidad de la información no resulta del todo fiable. Por ello es necesario redefinir el modelo de gestión., Francisco Javier Rocha Llorente Gerente Matchmind U na compañía inmobiliaria ha comenzado un proyecto para establecer un nuevo modelo de gestión dentro de las áreas que conforman su departamento económico-financiero. Dicho proyecto pretende rediseñar sus procedimientos de gestión haciendo foco en tres puntos clave: procesos, sistemas de información y organización. La compañía ha decidido emprender un proyecto para modernizar sus Sistemas de Información en el área económico-financiera, cuyo primer paso es la realización de un plan director de sistemas de esta área y la adecuación de la organización al mismo. Una vez finalizado este proyecto inicial, se empezarán a abordar diferentes proyectos de implantación de las herramientas seleccionadas. Se aborda este proyecto debido a varios motivos: Los sistemas de información y la organización actual no están preparados para abordar el ambicioso plan de expansión internacional de la compañía. El gran crecimiento del negocio en España, con aumento de facturación en el último año de más de un 30%, hace que el modelo de gestión se haya quedado obsoleto. Además, sus sistemas de información actuales no soportan este crecimiento debido a varios motivos: No tienen integridad del dato, en cuanto a unidad de información: la misma información debe ser actualizada en varios sistemas y su origen. Existen procesos que no están soportados por las aplicaciones actuales, como la gestión de activos o la consolidación. Actualmente existen gran cantidad de tareas manuales. El equipo humano de estas áreas invierten más tiempo en lograr la generación de dato que en analizar y catalogar el mismo. Existe carencia de información para ciertas áreas. Los procesos de obtención de la información son propietarios de las personas que están inmersas en los mismos, pero no son compartidos en el resto de la organización. Debido a esta situación, la dirección del área económico-financiera decide diseñar un nuevo modelo de gestión para su área. LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO El objetivo del proyecto no es otro que el de adaptar la organización, procesos y tecnología del área económico-financiera a una nueva realidad de compañía en cuanto a tamaño, volumen de negocio, dispersión geográfica y mayor grado de internacionalización. Además se pretende lo siguiente: Ser la principal palanca de mejoras en la organización de la compañía. Disminuir la carga de trabajo administrativa de los profesionales, lo que implica establecer una nueva visión de los clientes internos en la Ficha Técnica AUTOR: Rocha Llorente, Francisco Javier TÍTULO: FUENTE: Estrategia Financiera, nº 238. Abril 2007 LOCALIZADOR: 35 / 2007 RESUMEN: Se presenta un proyecto que se está realizando sobre el Diagnóstico de los sistemas de información y la organización de los departamentos que conforman el área económica-financiera: contabilidad, cuentas a pagar y a cobrar, tesorería y bancos, gestión de inmovilizado, presupuesto, consolidación, compras de gastos generales, y gastos de viaje. Este proyecto inicial forma parte de un objetivo mucho más ambicioso, que es el diseño y puesta en funcionamiento de un nuevo modelo de gestión para el área económica financiera, lo que afecta a: organización del departamento, los procesos que se gestionan y los sistemas de información que los soportan. Como resultado del actual proyecto, se obtendrá para ese área: un nuevo modelo organizativo, una lista de oportunidades de mejora, una selección de herramientas para soportar esas oportunidades (ERP, tesorería, presupuesto y consolidación), y un plan director para la implantación de dichas herramientas. DESCRIPTORES: Dossier consultoría, dirección financiera, planificación financiera, contabilidad, tesorería, control de gestión. Nº 238 Abril 2007 Estrategia Financiera 67

3 organización como dueños de los datos y los procesos. Adaptar la estructura del área al nuevo modelo de gestión. Analizar la adecuación de los profesionales y de su potencial. Mejorar la información de gestión. Modernizar el modelo de gestión. Aumentar la flexibilidad de la organización ante el crecimiento. Escalabilidad de los sistemas de gestión. Dedicar más tiempo al análisis del dato y no a la obtención del mismo. Para conseguir dichos objetivos, el proyecto analiza tres ámbitos dentro del área económico-financiera: Análisis de los procesos actuales, que básicamente comprende un análisis de situación actual de los procesos, la organización que deriva de los mismos, así como un diagnóstico de los sistemas de información de apoyo. Para ello se diseña un modelo futuro de procesos de alto nivel que se adapte tanto a los requerimientos de negocio y funcionales, como a las tendencias del mercado en el sector de que se trata. Los Sistemas de Información (SI) que soportan dichos procesos, así como la definición del modelo futuro de SI que se ajusta a los nuevos procesos diseñado en cuanto a arquitectura tecnológica y de aplicación. La organización que ejecuta los mismos. Áreas implicadas En el proyecto están implicadas las siguientes áreas: contabilidad, inmovilizado, pagos, cobros, control de gestión, presupuestos, tesorería, consolidación, gastos de viaje, compras de gastos generales. También se realizarán, dentro del mismo ámbito del proyecto, los siguientes aspectos: Análisis de los sistemas que soportan las áreas de negocio: inmobiliario y construcción. Análisis de los SI que soportan todas las sociedades del grupo en España. Análisis de los SI que soportan las sociedades del grupo en el extranjero. ENFOQUE METODOLÓGICO Y FASES DEL PROYECTO Como ya se ha mencionado, el proyecto se ha diseñado para cubrir las expectativas en dos líneas de actuación: procesos y sistemas, y organización. Las fases de proyecto y la planificación de la parte de procesos y sistemas son las que se aprecian en la Figura 2. Las tareas realizadas en cada una de las fases son: Análisis situación actual: Realización de reuniones de análisis con los usuarios clave de negocio de los diferentes departamentos que conforman el área económico financiera. Modelización básica de procesos e identificación de oportunidades de mejora iniciales. Figura 1. Ejemplo ilustrativo Negocio Procesos Sistemas Consideraciones Dos ejes de preocupación: Control del gasto Necesidad de conocer y controlar el cash flo Deficiencias: Procedimienotos insuficientes a nivel de áreas Procedimienotos insuficientes entre áreas Tiempos de proceso ineficientes No hay cultura de indicadores de gestion y control Deficiencias: No se dispone de herramientas de control adecuadas Falta de visibilidad y alarmas que permitan actuar Acceso a la información mejorable Excesiva dependencia de Hojas de Cálculo Ejemplos Aumento del coste de los materiales Aumento de los tipos de interés Procesos duplicados de registro de factura en países Proceso de consolidación largo Falta de control de los inmovilizados No existe un control de tiempos de proceso No disponibilidad e información on line 68 Estrategia Financiera Nº 238 Abril 2007

4 Figura 2. Fases y planificación de proceso y sistemas Actividad Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Análisis Situación Actual Preinicio Lanzamiento Entrevistas As-is del Proyecto Validación de Oportunidades Diseño de mejoras Identificación Impacto mejoras de Procesos Comparativa de softare con los requisitos Plan de Proyectos Definición de Quick Win Planificación de acciones Control y Seguimiento Análisis de situación actual de sistemas para cada área. Análisis de las principales aplicaciones origen de datos. Entrevistas para la detección y priorización de las oportunidades de mejora identificadas en el análisis de la situación actual. Realización de un estudio breve de la situación de mercado (benchmarking) y extracción de nuevas oportunidades de mejora. Elaboración de fichas de oportunidades de mejora. Elaboración del modelo futuro de arquitectura de alto nivel. Elaboración de Wokshops para la identificación de nuevas oportunidades de mejora y para la validación por parte de los usuarios de las oportunidades detalladas en fases anteriores. Agrupación, análisis y priorización de oportunidades de mejora identificadas en: análisis de procesos de negocio actuales, y entrevistas a gestores. Plan de proyectos: Análisis de aplicaciones de gestión. Comparativa con los requisitos de la compañía. Definir la estructura de proyectos (estructurales y funcionales específicos y generales) en base a las oportunidades de mejora identificadas. Elaboración de fichas detalladas de proyectos. CheckList de aplicaciones de gestión y funcionalidades vs. requerimientos y prioridades. Valoración de los proyectos. Elaboración de los posibles planes de proyectos. Para cada fase, se han determinado los siguientes resultados o entregables del proyecto: Situación actual: Lista de procesos (a alto nivel). Matriz RACI (responsable Accountable Consulted Informed, o matriz de asignación de responsabilidades) de los procesos. Mapa de sistemas actual del área económicofinanciera. Nº 238 Abril 2007 Estrategia Financiera 69

5 Lista de oportunidades de mejora. Impacto de las mejoras detectadas (organización y sistemas). Comparativa de herramientas: ventajas e inconvenientes y grado de cobertura de las mejoras y los procesos. Plan de proyectos: Lista de Quick Wins. Plan de proyectos: priorización e hitos. Las fases de proyecto y la planificación de la parte de organización son las que se muestran en la figura 3. Las tareas realizadas en cada una de las fases son: Situación actual: análisis de estructura organizativa: Realización de DILO s (Day In the Life Of) con los usuarios. Análisis de la estructura organizativa del área. Descripción, valoración de puestos y análisis del potencial: Control de expectativas. Rediseño organizativo, descripción de puestos y análisis de la adecuación y del potencial de los profesionales. Para cada fase, se han determinado los siguientes resultados o entregables del proyecto: Situación actual: Lista de procesos (a alto nivel). Matriz RACI (Responsable Accountable Consulted Informed, o matriz de asignación de responsabilidades) de los procesos. Mapa de sistemas actual del área económicofinanciera. Modelo organizativo actual e identificación de las áreas de mejora. Lista de oportunidades de mejora. Impacto de las mejoras detectadas (organización y sistemas). Comparativa de herramientas: ventajas e inconvenientes y grado de cobertura de las mejoras y los procesos. Nuevo modelo organizativo, descripción de puestos (adecuación persona-puesto) y análisis del potencial. 9 Figura 3. Fases y planificación de la parte de organización Actividad Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Análisis de estructura organizativa Identificación puntos fuertes y débiles Reunión Responsables de área Entrevistas Entregable nueva estructura Descripción y valoración puestos Descripción de puestos Entregable Manual de descripción de puestos Valoración de los puestos Entregable informe final Análisis del potencial Adecuación y análisis del potencial Entregable informe adecuación y potencial 70 Estrategia Financiera Nº 238 Abril 2007