CAE CUESTIONARIO SOBRE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA. Manual Usuario Versión 2.0 Fecha de revisión 15 julio 2013 Realizado por Equipo de Desarrollo PHP

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1 CAE CUESTIONARIO SOBRE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Manual Usuario Versión 2.0 Fecha de revisión 15 julio 2013 Realizado por Equipo de Desarrollo PHP CAE v2.0 / 1

2 ÍNDICE 1 ACCESO A LA APLICACIÓN Y PRIMERAS INSTRUCCIONES CUESTIONARIO ACCIONES SOBRE EL CUESTIONARIO...28 CAE v2.0 / 2

3 1 ACCESO A LA APLICACIÓN Y PRIMERAS INSTRUCCIONES CAE v2.0 / 3

4 El grupo Observatorio, Indicadores y Medidas, creado en el marco del Comité Sectorial de Administración Electrónica, dependiente de la Conferencia Sectorial de Administración Pública, elabora anualmente un informe sobre la situación de la Administración electrónica en las Comunidades Autónomas. En el citado grupo participan todas las Comunidades Autónomas y el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y en la actualidad está coordinado por la Xunta de Galicia. Los informes elaborados hasta la fecha se encuentran publicados en el Portal de la Administración Electrónica Pae- en la dirección El informe se elabora mediante la recogida de un cuestionario (Cuestionario de Administración Electrónica-CAE) consensuado por el grupo de trabajo. El acceso a CAEse realizará desde el portal de CC.AA., desde el apartado de aplicaciones. Para ello es necesario estar dado de alta en el Portal. La solicitud se lleva a cabo desde esta misma página con la opción Solicitar alta en el Portal. CAE v2.0 / 4

5 1.1 Tipos de usuario Cada Comunidad Autónoma debe cumplimentar un cuestionario con la información global de toda la Comunidad para el año de encuesta. La aplicación permite cumplimentar un cuestionario por Organismo que facilite al coordinador CAE de la Comunidad la cumplimentación del cuestionario global. Para ello se contemplan dos tipos de usuarios: Usuarios que suministran información sobre el estado de la administración electrónica de la comunidad autónoma. Estos usuarios se denominan coordinadores CAE. Usuarios que suministran información sobre el estado de la administración electrónica de un organismo de la comunidad autónoma (por ejemplo una Consejería). Estos usuarios se denominan gestores CAE. Un gestor CAE debe contestar a las preguntas del cuestionario con información válida sobre su organismo. Un coordinador CAE debe completar la información de su comunidad autónoma basándose en las respuestas dadas por los gestores CAE de los organismos de esa comunidad. Para ello los coordinadores CAE disponen de la información cumplimentada por los gestores CAE en forma de ventanita emergente (de color violeta, tal y como se muestra en la siguiente imagen) para cada pregunta, con las respuestas dadas hasta el momento por todos los gestores CAE asociados. Para cada pregunta el coordinador CAE puede ver lo que respondieron los gestores CAE poniendo el puntero del ratón sobre el icono correspondiente: El usuario coordinador de la Comunidad puede ver en la primera pantalla, debajo del nombre de la Comunidad Autónoma, la relación de Consejerías/Organismos que tienen abierto cuestionario y en qué estado se encuentran. CAE v2.0 / 5

6 1.2 Instrucciones Este cuestionario tiene 4 bloques de información: 1. E-Administración: información sobre equipamiento, comunicaciones y servicios en la Administración, incluye: 2. E-Gobierno: servicios y procedimientos entre entes públicos regionales, locales y nacionales, así como entre entes públicos y ciudadanos o empresas. 3. E-Democracia: disponibilidad de facilidades participativas en línea. 4. Anexos: bloque de preguntas dinámicas Debe leer detenidamente todo el texto de las preguntas antes de contestarlas, puesto que en el enunciado se incluye toda la información necesaria para entender lo que se está preguntando. Este método ayudará a que todos los representantes de las CC.AA. contesten exactamente la misma información y así poder comparar resultados completamente fiables. Una vez haya comenzado a contestar el cuestionario, notará que en muchas de las preguntas se solicita la información desglosada en tres áreas: el área de Sanidad únicamente, el área de Educación únicamente y el resto de la Administración (excluyendo). Si en su CC.AA. disponen de esta información desglosada es muy importante que rellene las tres casillas. Es muy importante que todas las CC.AA. que contesten al cuestionario contabilicen la información que se pregunta del mismo modo. Por esto, es fundamental definir bien el contenido de las áreas de educación y sanidad, ya que son las que suscitan más dudas. A continuación aparecen las dos áreas definidas para que se extraiga la información de manera homogénea por parte de las CC.AA. En cuanto a tipo de centros: 1. ÁREA DE EDUCACIÓN Se contabilizarán todos los centros educativos públicos (de todo tipo, siempre que sean públicos). No se contabilizan ni los centros concertados ni las universidades. 2. ÁREA DE SANIDAD En este caso se contabilizan todos los centros sanitarios. No se contabilizarán las fundaciones. Recuerde, además, que las Consejerías de Educación y de Sanidad de cada CCAA están fuera de las áreas de Educación y Sanidad, es decir, la información que concierne a ellas se cuenta dentro del área "Resto de la Administración". CAE v2.0 / 6

7 CÓMO RELLENAR LOS CAMPOS: Los campos marcados con * son obligatorios. No es necesario usar decimales en ninguno de los campos numéricos del formulario. El periodo de referencia para la cumplimentación de datos es el ejercicio de encuesta para las variables flujo y 1 de enero del año siguiente al ejercicio de encuesta para las variables fondo CONSULTA DE CUESTIONARIOS DE AÑOS ANTERIORES En la cabecera de la pantalla de entrada de datos CAE hay una opción Cuestionario años anteriores que permite consultar los cuestionarios cerrados de ediciones anteriores desde 2011 CIERRE DEL CUESTIONARIO Pulse sobre el botón Validar para comprobar que todo el formulario se ha cumplimentado correctamente. Las secciones que contengan datos erróneos o incompletos aparecerán marcadas en rojo. Los datos obligatorios figurarán marcados con asterisco. Los datos incompletos se marcarán con una interrogación. Seleccione cada una de las secciones marcadas para corregir o completar los datos necesarios y vuelva a realizar la operación de validar el cuestionario para comprobar que todo está corregido. Una vez realizado este paso, vaya al último apartado y pulse sobre Cerrar cuestionario para enviar el formulario. Aunque finalmente no se pueda completar algún dato numérico, tras cumplimentar todo lo posible hay que pulsar Cerrar cuestionario. Una vez cerrado, no podrá modificar la información. Al cerrar el cuestionario podrá descargar un PDF con toda la información que ha introducido. Si fuese necesario abrir nuevamente el cuestionario envíe un mensaje solicitando la reapertura del mismo a mcarmen.sanchez1@seap.minhap.es CAE v2.0 / 7

8 2 CUESTIONARIO CAE v2.0 / 8

9 2.1 Tramitación electrónica En este formulario se indican los servicios on-line para empleados públicos, los servicios cloud utilizados por la Entidad, información sobre firma electrónica en la CCAA y módulos comunes de tramitación electrónica de los que dispone la CCAA Servicios on-line para empleados públicos En la primera columna (llamada Internet/Intranet) y valorando el servicio nombrado en referencia a su disponibilidad por este canal, se debe reflejar el nivel (según las definiciones adjuntas) en el que se encuentra actualmente. En la segunda columna (llamada NIVEL 4/5) y sólo en aquellos servicios en que se alcance el nivel 4 como mínimo, se reflejará, en tanto por cien (sin usar decimales), el porcentaje de uso del servicio on-line con respecto al total del mismo, es decir, qué porcentaje aproximado de trámites se realizaron vía Internet/Intranet frente al total de trámites). IMPORTANTE: para que un servicio se encuentre en el nivel 5 debe, obligatoriamente, reunir los requisitos del 4, es decir, el nivel 5 engloba al 4, por lo que la "personalización" y "automatización" del servicio no son suficientes para alcanzar el nivel 5, sino que, además, debe incluir la posibilidad de realizar la transacción on-line de forma completa. En las siguientes tres columnas aparecen distintos canales por los que se puede ofrecer el servicio. Si se ofrece algo más que información (nivel 1) sobre dicho servicio a través de estos canales se indicará "Sí". Niveles Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 No existe información Información. La información necesaria para comenzar el procedimiento para obtener el servicio público está disponible on-line Interacción en un camino. La página web accesible públicamente ofrece la posibilidad de obtener de un modo no-electrónico (descargando formularios) el formulario en papel para comenzar el procedimiento para obtener el servicio. Un formulario electrónico utilizado para solicitar el formulario no-electrónico se considera también dentro del nivel 2. Interacción en dos caminos. La página web accesible públicamente ofrece la posibilidad de realizar un envío electrónico a través de un formulario electrónico oficial, de comenzar el procedimiento para obtener el servicio. Esto implica que debe ser un formulario de autenticación de la persona (empleado público) que solicita los servicios para alcanzar el nivel 3. Manejo de casos electrónicos completos. La página web accesible públicamente ofrece la posibilidad de tratar por completo el servicio público por medio de la web, incluyendo la resolución y la entrega. No es necesario ningún otro procedimiento formal en papel para el solicitante del servicio. Personalización. El solicitante, empleado público, recibe el servicio automáticamente, basado en el registro previo de un evento, de forma que éste es personalizado. Este 5º nivel de sofisticación introduce dos conceptos extras: 1. La idea de un servicio de entrega pro-activo. 2. La idea de un servicio automático de entrega. No existe la necesidad de que el usuario demande tal servicio. CAE v2.0 / 9

10 2.1.2 Servicios Cloud Se indicarán si se utilizan servicios cloud y en caso afirmativo qué servicios se utilizan. CAE v2.0 / 10

11 Definiciones: Infrastructure as a Service (IaaS) Familia de cloud computing consistente en poner a disposición del cliente el uso de la infraestructura informática (capacidad de computación, espacio de disco y bases de datos entre otros) como un servicio. Las facturas asociadas a este tipo de servicios se calculan en base a la cantidad de recursos consumidos por el cliente, basándose así en el modelo de pago por uso. Software as a Service (SaaS) Familia de cloud computing consistente en la entrega de aplicaciones como servicio, siendo un modelo de despliegue de software mediante el cual el proveedor ofrece licencias de su aplicación a los clientes para su uso como un servicio bajo demanda. Los proveedores de los servicios SaaS pueden tener instalada la aplicación en sus propios servidores web (permitiendo a los clientes acceder, por ejemplo, mediante un navegador web), o descargar el software en los sistemas del contratante del servicio. En este último caso, se produciría la desactivación de la aplicación una vez finalice el servicio o expire el contrato de licencia de uso. La solución de cloud computing de Software as a Service puede estar orientada a distintos tipos de clientes según su condición: Usuarios particulares: Servicios de ofimática en cloud. Redes sociales. Red 2.0. Usuarios profesionales: CRM. ERP. Platform as a Service (PaaS) CAE v2.0 / 11

12 Familia de cloud computing consistente en la entrega, como un servicio, de un conjunto de plataformas informáticas orientadas al desarrollo, testeo, despliegue, hosting y mantenimiento de los sistemas operativos y aplicaciones propias del cliente. Las principales características asociadas al Platform as a Service como solución cloud se exponen a continuación: Facilita el despliegue de las aplicaciones del cliente, sin el coste y la complejidad derivados de la compra y gestión del hardware y de las capas de software asociadas. Ofrece a través de redes de servicio IP todos los requisitos necesarios para crear y entregar servicios y aplicaciones web Firma electrónica Se cumplimentará información sobre el uso de certificados por parte de los ciudadanos y empleados públicos Módulos de tramitación electrónica Aquí se indicará si existe alguno de los módulos de tramitación electrónica detallados en la pantalla, y en caso afirmativo, número de procedimientos en los que está presente y número de registros CAE v2.0 / 12

13 realizados en cada módulo. En el caso de disponer de registro electrónico se indicará el porcentaje que suponen las entradas en registros electrónicos sobre el total de entradas en todos los registros. En caso de disponer de módulo de pago por medios electrónicos se indicarán las entidades de crédito adheridas a ellas. 2.2 Presupuestos y gastos En este apartado se indican el Presupuesto Totales y Presupuesto TIC ejecutados por la CCAA en el año de encuesta. CAE v2.0 / 13

14 2.2.1 Presupuesto total ejecutado por la CC.AA. Se cumplimentará la suma de los capítulos 2,4,6 y 7 desglosando las Áreas de sanidad, educación y el resto de la administración. Importes expresados en euros. El presupuesto que aparece en la casilla TOTAL debe ser la suma de las otras tres casillas superiores salvo que no se conozca el desglose. CAE v2.0 / 14

15 2.2.2 Presupuesto TIC ejecutado por la CC.AA. Aquí se muestra el formulario, dividido por capítulos, para rellenar los datos del presupuesto de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) ejecutado por la CC.AA. Importes expresados en euros. Asegúrese de que el presupuesto que aparece en la casilla "TOTAL" debe sea la suma de las otras tres casillas, salvo que no se conozca el detalle. CAE v2.0 / 15

16 2.3 Procedimientos e intercambio de datos Inventario de procedimientos Aquí se indica si la administración dispone de inventario de procedimientos y el número de cada tipo en caso de que si se disponga Habilitación de funcionarios Se indica si existe un procedimiento legal y técnico para habilitar funcionarios públicos para la identificación y autenticación de los ciudadanos y, en caso afirmativo, el número de empleados habilitados Simplificación documental Se indica si se han sustituido documentos necesarios para procesos administrativos por declaraciones responsables. En caso de no aparecer la respuesta en el formulario añadir en el campo otros. CAE v2.0 / 16

17 2.3.4 Intercambio de datos y documentos electrónicos Se indican los certificados administrativos sustituidos por certificados electrónicos o transmisiones de ficheros/datos tanto emitidos como recibidos según la clasificación que figura en la pantalla. Los intercambios de datos y documentos electrónicos producen idéntico efecto al expedido en soporte papel y contiene los datos objeto de consulta de la autoridad competente para expedirlo Acceso a sistemas de información de otras administraciones para consulta Se indica el número de empleados públicos autorizados para entrar en los diferentes sistemas detallados en la pantalla. CAE v2.0 / 17

18 En caso de que la consulta sea de sistema a sistema, responda a la pregunta en el apartado de integración de sistemas Integración de sistemas Este formulario recoge los procedimientos integrados electrónicamente con otros departamentos de la propia administración, con otras administraciones y con terceros. CAE v2.0 / 18

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20 2.4 Entorno jurídico En este apartado se recogen las leyes y los decretos que regulan la implantación de la Administración Electrónica en la Autonomía. Pulsando el botón añadir ley/decreto aparecerá una nueva fila en la tabla. Pulsando el botón representado por un cubo de basura se eliminará la fila de la tabla. Indique la Ley o Decreto sólo si ya se ha iniciado el trámite administrativo para su aprobación. CAE v2.0 / 20

21 2.5 Participación ciudadana Open Data Aquí se indican si existe algún portal donde se publiquen datos en formatos abiertos para promover la reutilización de la información del sector público y, en caso afirmativo, se indica el número de conjuntos de datos publicados Participación ciudadana Aquí se indican los mecanismos que la CC.AA. tiene habilitados para la participación ciudadana. Tenga en cuenta que formularios tipo de valoración de la página web no se consideran encuestas on-line, se trata de consultas orientadas a la toma de decisiones. Además del portal de su Administración, la respuesta a la pregunta será afirmativa si las encuestas se encuentran alojadas en aquellos portales que, aunque no sean los propios de la Comunidad Autónoma, sean oficiales, gestionados por éstas y con el mismo fin: ser un entorno participativo de la Comunidad Valoración de la participación ciudadana Indica si la comunidad tiene habilitado algún procedimiento por el cual el resultado de las consultas realizadas a ciudadanos se tiene en cuenta en los procesos de decisión. CAE v2.0 / 21

22 2.5.4 Contactos con miembros del gobierno y altos cargos Indica si la administración ofrece la posibilidad de contactar directamente con los miembros del gobierno y altos cargos y, en caso afirmativo, el número de s recibidos y respondidos Voto electrónico Indica si ha realizado/puesto en marcha su Comunidad Autónoma alguna iniciativa o experiencia de voto electrónico. CAE v2.0 / 22

23 2.6 Redes sociales En este apartado se recogen las redes sociales en las que participa la administración y el número de perfiles con que cuenta en cada una. CAE v2.0 / 23

24 2.7 Anexo I, II y III Anexo I: Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos El siguiente formulario refleja el estado de las actuaciones desarrolladas por las administraciones públicas orientadas a satisfacer las necesidades de los ciudadanos de forma efectiva. Se indicará si se dispone de la actuación y si se encuentra en desarrollo o en fase inicial, se marcara la casilla correspondiente. Las respuestas pueden ser duales. Tanto si se responde afirmativamente como negativamente también puede indicarse en desarrollo, cuando no se ha completado o está en fase inicial de desarrollo Anexo II: Utilización de software de fuentes abiertas Este formulario contempla la utilización de algún producto software de fuentes abiertas, tanto comercial como elaborado por otra administración pública o desarrollo propio a partir de software de código abierto. CAE v2.0 / 24

25 2.7.3 Anexo III: Portafirmas electrónico Se indica si la administración cuenta con Portafirmas electrónico y, en caso afirmativo, características del mismo. CAE v2.0 / 25

26 Portafirmas electrónico: Es la herramienta de interfase destinada a facilitar, a los órganos y unidades administrativas, el uso de la firma electrónica de documentos procedentes de diferentes sistemas de información independientes, con la consiguiente agilización de la actividad administrativa y manteniendo las garantías proporcionadas por la plataforma de firma de la Administración CAE v2.0 / 26

27 2.8 Observaciones y cierre Por último se proporciona un apartado para indicar las observaciones necesarias sobre el cuestionario cumplimentado. Desde este apartado se cierra y valida el cuestionario. CAE v2.0 / 27

28 3 ACCIONES SOBRE EL CUESTIONARIO CAE v2.0 / 28

29 3.1 Validar Valida si los formularios han sido cumplimentados correctamente. Marca en el menú en cuál de ellos hay errores. Además indica en la cabecera en qué parte del formulario se ha cometido el error, y en el propio campo se indica el error que se ha producido. 3.2 Guardar Guarda el cuestionario en el estado en el que se encuentra en el momento, para posteriormente poder continuar cumplimentándolo sin perder la información 3.3 Guardar y continuar Guarda el cuestionario en el estado en el que se encuentra, si no contiene errores pasa al siguiente formulario. CAE v2.0 / 29

30 3.4 Cerrar Esta acción está en la última pantalla (Observaciones y cierre). Valida si el cuestionario contiene errores, si está correcto lo guarda y deja los campos deshabilitados para la edición. De este modo el proceso del cuestionario termina. CAE v2.0 / 30