INFORME TÈCNICO DEL AVANCE DEL ACUERDO MINISTERIAL No. 4934

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1 INFORME TÈCNICO DEL AVANCE DEL ACUERDO MINISTERIAL No Obligatorio Acuerdo Uso de un solo código de Historia Clínica (Número de Cédula) Respecto al Acuerdo 4934 del uso de Historia Clínica Única, se expone la situación de las unidades que conforman el Distrito 09D04 Febres Cordero CENTRO DE SALUD N 11 El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a consulta, lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cédula en un 90% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Cabe señalar que se utiliza como apoyo para obtener los números de cedula de los pacientes que no la portan la página del S.R.I.que solo los pide los apellidos y nombres del usuario https://declaraciones.sri.gob.ec/consultas-rentainternet/consultanaturales.jsf, asi como la página del Registro Civil https://servicios.registrocivil.gob.ec/cdd/

2 Archivos eliminados: En cuanto a las historias clínicas desde que me integre a esta Unidad de Salud en Enero 2014 ; no se ha realizado depuración o eliminación de H.C.U. debió a contar con personal suficiente para hacerlo. Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se conserva el tarjetero índice manual utilizado años atrás. En el sistema digital se ingresa diariamente y hasta la presente se ha procedido hasta historia clínica # El espacio de archivo consta de 1 ambiente de 3mt x 2 mt, ; en el cual reposan 8 perchas para archivo de historias clínicas

3 Asi como de una mesa ( no contamos con escritorio ) para apoyar la computadora frente a la ventanilla de Admision. Y una silla giratoria CENTRO DE SALUD CISNE 2 Numero de Historia Clínica Única:

4 El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a consulta. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 97% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es creado en excel, aunque se genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso procederemos a reciclarla. Hay 987 registros actualmente en una matriz creada en excel. El espacio de archivo consta de 2 ambientes, 7 perchas de la cual una está activa distribuidas entre ellos, las ventanillas de admisión y ventanilla de call center CENTRO DE SALUD Nº 8 Numero de Historia Clínica Única: El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se

5 considera que se ha registrado el número de cedula en un 50% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Como alternativa se socializo con las unidades la página web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas para confirmar (u obtener los datos de cedula). Archivos eliminados: Se ha realizó una depuración de las carpetas antigua, aun no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo. Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema. Hay registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se está depurando por la duplicidad de ingresos.

6 El espacio de archivo consta de ambientes, 13 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de admisión.

7 CENTRO DE SALUD INDIO GUAYAS Numero de Historia Clínica Única: El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a consulta, lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 40% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo. Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso se recicla. Hay 4390 registros actualmente en el sistema digital El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 5 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de admisión.

8 SUBCENTRO DE SALUD LA COLMENA Número de Historia Clínica Única: El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a las respectivas consulta, lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 80% de las historias clínicas utilizadas en el periodo No. De archivo No. de cédula Archivos eliminados: Hemos realizado una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo, además serán reubicadas a socio vivienda.

9 Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso se recicla. Hay registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se está depurando por la duplicidad de ingresos. El espacio de archivo consta de 2 ambientes, 4 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de admisión.

10 SUBCENTRO LOSHUERFANITOS Número de Historia Clínica Única: El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a las respectivas consulta, lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 80% de las historias clínicas utilizadas en el periodo No. De archivo

11 Archivos eliminados: Hemos realizado una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo, se encuentran guardadas en la bodega de la unidad No. de cédula Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso se recicla. Hay registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se está depurando por la duplicidad de ingresos.

12 El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 5 perchas activas distribuidas entre ellos 1 percha para carpetas de Pacientes con discapacidad y Embazadas y la ventanilla de admisión.

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14 CENTRO DE SALUD SANTIAGO DE GUAYAQUIL En lo referente al nuevo número de Historia Clínica Única generado por la Cedula de Ciudadanía o el código de 17 dígitos, cúmpleme en informar lo siguiente: El número de cedula se lo ha estado colocando desde hace un tiempo atrás junto con el numero antiguo de registro de la Historia Clínica Única, mismo que se sigue manteniendo para asunto de archivo del expediente, cabe resaltar que utilizamos el sistema de archivo numérico correlativo ascendente, en cuanto a la disposición del el código de los 17 dígitos lo estamos implementando recién desde esta semana en la medida que avanzamos en la elaboración de nuevas historias clínicas. Estamos por entrar al proceso de depuración de historias clínicas para lo cual ya estoy poniendo al tanto al personal que se utilizara (3 personas) para que sea un proceso rápido y ágil, durante el cual procederemos a revisar clasificar y colocar número de cedula en todos los expedientes o código de 17 dígitos, este proceso de depuración no se lo realiza desde hace 3 años, La colocación de los números de cedula o del código de 17 dígitos está avanzada aproximadamente en 8% del total de historias clínicas 43725, el último número de registro de archivo corresponde al con # cedula , se está consultando la página socializado por el distrito 09D04 para la verificación de cedula de ciudadanía. Disponemos de un solo ambiente en el que tenemos dos ventanillas, una para la atención de demanda espontanea, y otra para call center, indicando que se necesita aperturar otra ventanilla para una mejor atención al usuario, tenemos 4 perchas de aprox 2.5 x 1.5 mts con 8 pisos cada una, y 2 perchas de 2 x 1.5 mts con 6 pisos cada una, en estas perchas solo están historias clínica activas. No disponemos de tarjetero índice manual, debido a que la mayoría de las tarjetas se destruyeron en una

15 inundación y por acción de roedores cuando se encontraban embodegadas por construcción de nueva edificación, se maneja un registro y tarjeta índice digital que es guardado en el escritorio de cada computador del departamento de estadística y existe un respaldo en la página Es de resaltar que la extensión de cobertura FEDEBAS-G se maneja acorde a los mismos lineamientos utilizados por nuestra unidad en lo referente al tarjetero índice, no han realizado depuración y su ambiente es uno solo dividido por 4 perchas de 6 pisos cada una con solo una ventanilla para atención del usuario, existen Historias clínicas activas en esa unidad SUBCENTRO 28 DE FEBRERO Se ha dado de baja más de 2500 carpetas en pasivo tenemos 580 y se ha estado llenando el tarjetero índice digital con los números de cedula, dirección y fecha de nacimiento, en las carpetas se ha estado poniendo el número de cedula.

16 SUBCENTRO HÉROES DEL NUMERO DE HISTORIA CLÍNICA ÚNICA 1.1TARJETERO ÍNDICE 1.2ARCHIVOS ELIMINADOS

17 1.3 ESPACIO FÍSICO 1. NUMERO DE HISTORIA CLÍNICA A las carpetas de los usuarios que asisten a la U.O. por consulta de CALL CENTER o llamada ESPONTANEA se está completando el número de la cedula y al mismo tiempo se actualiza los datos. Actualmente se archiva con el anterior número de la historia clínica. En el periodo de Enero a Marzo 2015 se ha actualizado las historias clínicas en un 70%, además se socializo con la página web del Registro civil y SRI para confirmar datos y números TARJETERO ÍNDICE El tarjetero índice de la U O es digital, el mismo que es tarjeta índice real (físico) en la que se escriben todos los datos del usuario: 1.1.1Numero de archivo 1.1.2Numero de cedula 1.1.3fecha de nacimiento 1.1.4Direccion donde vive 1.1.5Coperativa al que pertenece Esto sirve como base de datos Tenemos registros en el sistema digital así también detectamos # de historias clínicas repetidas y sirve para depurar.

18 1.2ARCHIVOS ELIMINADOS Se procedió a depurar el archivo según el tiempo: Activo o a 5 años Pasivo 5 a 10 años Más de 10 años de baja Estas carpetas se encuentran archivadas para su eliminación pero no hay el mecanismo necesario para realizarlo. 1.3 ESPACIO FÍSICO Es un solo ambiente tiene 4 perchas y hay una ventanilla para la atención al usuario.

19 SCS LA LAGU NA Numero de Historia Clínica Única: Se consider a que se ha registrado el número de cedula en un 60% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Como alternativa se socializo con las unidades la página web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas para confirmar (u obtener los datos de cedula). No. De archivo No. de cédula Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo por lo cual están metidas en cartón.

20 Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital. Hay registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se está depurando por la duplicidad de ingresos. El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 4 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de admisión SCS Mariscal Sucre Numero de Historia Clínica Única: Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 63% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Como alternativa se utiliza la página web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas para obtener los datos de cedula. Archivos eliminados:

21 En las perchas de bodega se encuentran la mayoría y se está realizando una depuración de las carpetas reciente con el fin de encontrar carpetas duplicadas pero aún no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo. Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital (Con copias en Pen drive), aunque se genera la tarjeta índice en físico en la apertura de carpeta y se le entrega al usuario. El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 3 perchas activas distribuidas en el mismo, registros actualmente (entre dadas de baja (5732) y activas (15641)) y las ventanilla de admisión

22 CENTRO DE SALUD N 13 Numero de Historia Clínica Única: El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a consulta, lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 78% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Como alternativa se socializo con las unidades la página web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas para confirmar (u obtener los datos de cedula). No. De archivo No. de cédula Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo.

23 Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso se recicla. Hay registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se esta depurando por la duplicidad de ingresos. El espacio de archivo consta de 2 ambientes, 14 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de admisión.

24 CENTRO DE SALUD N 6 Numero de Historia Clínica Única: Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 60% de las historias clínicas utilizadas en el periodo Como alternativa se utiliza la página web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas para confirmar (u obtener los datos de cedula). NO. DE ARCHIVO NO. DE HISTORIA CLINICA Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo. Por el momento permanecen en una bodega de archivos de la Unidad Operativa. Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema.

25 El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 7 perchas activas distribuidas entre ellos y 2 ventanillas de admisión.

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