Estudios Previos Servicios de Internet y Telefonía

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE TELEFONÍA Y CANAL DE INTERNET, INCLUYENDO EQUIPOS, SOPORTE Y ACOMPAÑAMIENTO. 1. ANTECEDENTES Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010 se creó el FONDO ADAPTACIÓN, cuyo objeto es la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Según el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo. 2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN Teniendo en cuenta la naturaleza del FONDO ADAPTACION, este debe contar con medios de comunicación y con un servicio de internet con el fin de cumplir con las funciones propias del mismo. Por lo tanto se crea la necesidad de contratar el servicio de telefonía e internet con las características necesarias para que los funcionarios de la entidad puedan realizar eficazmente la respectiva gestión de los proyectos. Así mismo se requiere del servicio de televisión para el personal responsable de comunicaciones y prensa del Fondo. Adicionalmente, se considera la modalidad de tercerización la más adecuada para la adquisición del servicio, ya que dicha modalidad permitirá al Fondo Adaptación contar con una solución integral, por expertos en la prestación de estos servicios que provean tanto el hardware como el personal de mantenimiento que se requiere; por consiguiente, garantizando una puesta en marcha rápida y eficiente. 3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Contratación de los servicios de televisión básica, telefonía y canal de internet, incluyendo equipos, soporte y acompañamiento. Pagina 1

2 4. REQUERIMIENTOS Los requerimientos correspondientes se enuncian a continuación REQUERIMIENTOS TELEFONIA Los requerimientos correspondientes a los servicios de Telefonía se enuncian a continuación: ITEM REQUERIMIENTOS - TELEFONÍA La solución de telefonía debe incluir treinta (30) líneas La solución de telefonía debe incluir como mínimo ochenta y cinco (85) extensiones telefónicas con tecnología IP La solución de telefonía debe incluir la posibilidad de adicionar diez (10) extensiones más La solución de telefonía debe incluir dos (2) líneas de FAX La solución de telefonía debe incluir llamadas locales ilimitadas El proponente debe proporcionar en su oferta, un diagrama esquemático y una descripción general del diseño de la plataforma de telefonía a proveer La solución de telefonía en su totalidad, es decir incluyendo, hardware, software y terminales telefónicos debe ser suministrada como servicio. El proponente deberá suministrar todo el hardware y software ofertado, ejecutará todas las labores de configuración necesarias, para cumplir con los requerimientos técnicos y funcionales especificados, de tal forma que se conforme un sistema completo, integrado y totalmente operacional, cumpliendo con el Acuerdo de Niveles de Servicio El proponente ejecutará todos los trabajos necesarios para el correcto montaje, instalación y configuración de la solución de telefonía ofertada y aceptada El proponente deberá referenciar marca, modelo, número de parte, y número de folio de la propuesta donde se respalde el ofrecimiento de todos los elementos de la presente propuesta. El proponente incluirá todo el hardware necesario que soporte todos los servicios y funcionalidades requeridas para la solución de telefonía. El proponente debe proporcionar todos los elementos periféricos, de conexión o interconexión, de alimentación, de administración, de pruebas y todos los adicionales necesarios para el correcto funcionamiento de la solución de telefonía. Todos los componentes de hardware y software ofertados para la Solución de Telefonía deben ser entregados en perfecto estado de funcionamiento y configurados de acuerdo con las necesidades específicas del Fondo. Los costos generados por la respectiva configuración, programación y adecuación de la totalidad de elementos que integran la solución deberán estar incluidos en el valor de la oferta. Pagina 2

3 Todos los elementos ofertados para la Solución de Telefonía, deberán ser nuevos, sin uso, sin componentes reconstruidos, del modelo más reciente o actual y deben ser el último modelo o versión liberado(a) para Latinoamérica, y deberán contener todos los perfeccionamientos recientes en diseño y materiales. La solución de Telefonía debe integrar servicios de: Mensajería unificada, operadora automática, correo de voz, IVR, ACD, tarificación de todas las extensiones y troncales entre otros. La solución de Telefonía debe ser 100% IP, a excepción de la interfaces de hardware requeridas para conectarse a operadores telefónicos públicos y fax. El sistema debe ser suministrado en la última versión de software liberado por el fabricante No debe ser una solución IP- Enabled Todos los elementos de la Solución de Telefonía, ofrecidos deben ser tecnología IP Nativa. La solución de telefonía deberá ser diseñada de acuerdo con las normas ITU- T en cuanto a tecnología digital, interfaces de acceso y señalización hacia las redes públicas tradicionales La solución de Telefonía debe tener la capacidad de conectarse directamente a redes LAN mediante una conexión FastEthernet TCP/IP, para la integración de aplicaciones de voz, datos y administración. La solución de Telefonía debe poder integrarse a cualquier operador de telefonía: fijo, móvil, trunking. La solución de telefonía debe permitir llamadas a líneas celulares y a líneas de larga distancia, para estas opciones se debe contar con un sistema de control El proponente garantiza implementar todo el software requerido para el manejo y administración de la Solución de Telefonía, sin que ello genere costos adicionales al Fondo La Solución de Telefonía debe integrarse con la red LAN del Fondo Adaptación La Solución de Telefonía debe incluir la integración con dispositivos de múltiples marcas mediante el protocolo SIP La Solución de Telefonía debe tener interoperabilidad con sistemas PBX La Solución de Telefonía debe permitir la integración y/o interacción con las plataformas que use o llegaré a usar el Fondo Adaptación como el servidor de Correo. La Solución de Telefonía debe conectarse directamente a redes LAN mediante una conexión UTP GigaEthernet TCP/IP, para la integración de aplicaciones de voz, datos y administración La Solución de Telefonía debe permitir Llamada de operadora o grupo de operadoras La Solución de Telefonía debe incluir Toma directa de una línea de red La Solución de Telefonía debe incluir Llamada con codificación contable La Solución de Telefonía debe incluir Llamada en espera La Solución de Telefonía debe incluir Marcación rápida La Solución de Telefonía debe incluir llamada automática al descolgar (por ejemplo, línea directa), inmediata o después de un tiempo a: Estación, Grupo de estación, Operadora o Grupo, Numero de Marcación rápida, números externos La Solución de Telefonía debe tener Indicación de llamada en espera Pagina 3

4 La Solución de Telefonía debe incluir Retención alternativa La Solución de Telefonía debe incluir conferencias telefónicas La Solución de Telefonía debe incluir Transferencia de llamada a estación, grupo PBX, operadora o grupo de operadoras La Solución de Telefonía debe incluir Transferencia de llamada antes de respuesta, después de respuesta, si está ocupado La Solución de Telefonía debe incluir Aparcamiento y recuperación de aparcamiento La Solución de Telefonía debe incluir Desvío incondicional La Solución de Telefonía debe incluir Desvío incondicional activado en la estación de recepción. La Solución de Telefonía debe soportar Desvío a: Estación, Operadora o grupo de operadoras, Grupo de estaciones PBX, Número externo La Solución de Telefonía debe incluir Re- llamada al último llamante interno La Solución de Telefonía debe incluir Desplazamiento del terminal La Solución de Telefonía debe incluir Activación de mensaje de ausente La Solución de Telefonía debe incluir capacidad de movilidad: permite a los usuarios ser alcanzados a través de un número único, de manera que la llamada pueda recibirse tanto en la extensión como en un número diferente externo fijo o celular pre- programado utilizando sólo el número de la oficina, permitiendo el intercambio entre las terminales sin perder la llamada. Igualmente si el usuario se encuentra conectado a la VPN de la red a través de Internet en cualquier lugar podrá ser alcanzado con su número de extensión particular y desde allí hacer llamadas a cualquier extensión de la red. La Solución de Telefonía debe permitir el uso de claves de autorización para realizar ciertos tipos de llamada (larga distancia, celulares, etc.) y para acceder a funcionalidades de la solución llamando desde la red pública. La Solución de Telefonía debe incluir Llamada forzada al terminal de una estación con indicación de no molestar La Solución de Telefonía deberá incluir la programación de desvío temporizado desde una extensión hacia otra extensión, luego de un número de timbres predefinido en caso de que no sea contestada. La Solución de Telefonía deberá permitir la agrupación de varios números de extensiones, las cuales podrán ser llamadas mediante un único número asociado a un grupo. La Solución de Telefonía debe incluir ANI (Automatic Number Identification) / DNIS (Dialed Number Identification Service) La Solución de Telefonía debe permitir la identificación del número origen de la RTPC (Redes Telefónicas Públicas Conmutadas) La solución debe incluir llamada a un número externo La Solución de Telefonía debe responder a todas las llamadas entrantes La solución debe incluir Llamada externa desviada a la operadora cuando no hay respuesta La solución debe incluir llamada prioritaria. Pagina 4

5 La solución debe incluir procesamiento de llamadas según el estado del sistema La solución debe ofrecer Calidad de Servicios (QoS) para manejar la latencia de las comunicaciones Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía Soporte de Power over Ethernet IEEE af Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía deben tener Alta calidad (2 vías) speakerphone Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía deben tener Indicador de mensaje en espera Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía deben permitir controlar el volumen de repique Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía deben permitir recibir una llamada y tener al menos otra en espera Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía deben permitir al usuario conmutar entre una y otra llamada Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía deben poder administrarse desde una utilidad de cliente vía web. Para asegurar que las políticas de Calidad de Servicios (QoS) sean efectivas a través de toda la red, el tráfico que salga de cada teléfono IP debe estar marcado con los parámetros de QoS determinados Los teléfonos ofrecidos con La Solución de Telefonía deben tener Soporte DHCP client. Se deben proveer por parte del proponente todos los accesorios necesarios para el correcto funcionamiento de los teléfonos IP ofrecidos con la Solución de Telefonía. (Por ejemplo Adaptadores AC) Todos los equipos que componen la Solución de Telefonía deben ser suministrados en Bogotá, en la sede del Fondo Adaptación. El proponente debe suministrar todos los muebles, equipos, materiales de instalación y configuración requeridos para el correcto funcionamiento de la Solución de Telefonía IP. El proponente de acuerdo a su experticia y conocimientos, incluirá en su propuesta el personal que requiera para todas las labores correspondientes a la configuración e implementación de la Solución de Telefonía. En caso de requerir personal adicional al propuesto lo deberá asignar y esto no causará costos adicionales al Fondo. El proponente debe ofrecer un (1) año de garantía sobre la instalación, configuración y puesta en marcha de la Solución de Telefonía. Dentro de la Solución de Telefonía ofrecida se debe incluir la capacitación para ochenta y cinco (85) usuarios en el manejo de los terminales telefónicos y sistema de mensajería unificado que se suministre al Fondo. Todas las labores de desinstalación, configuración, instalación y puesta en funcionamiento, que impliquen negación de algún servicio informático, se deberán realizar en horario no hábil y deben ser programados conjuntamente entre el proveedor y el Fondo. Estos tiempos podrían ser horas nocturnas, sábados o domingos, sin que con ellos se incurra en costos adicionales para el Fondo. Pagina 5

6 El proponente debe garantizar el acompañamiento posterior a la implementación de la Solución de Telefonía con el fin de garantizar la estabilización y buen funcionamiento de la misma. El proponente debe incluir en la oferta, dos (2) teléfonos de audio- conferencia para las salas de audiencias El proponente debe incluir en la Solución de Telefonía, Setenta y Nueve (79) teléfonos tipo I y seis (6) teléfonos tipo II. El proponente debe ofertar dos (2) tipos de teléfonos. Tipo I para nivel de usuario normal y Tipo II para nivel de usuario secretarial y gerencial El proponente garantiza que todos los teléfonos a entregar serán compatibles con la Solución de Telefonía ofertada. El proponente garantiza que los teléfonos de la Solución de Telefonía tienen características IP Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben tener identificador de llamada entrante Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben soportar protocolo SIP Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben soportar conexión a la red Etehernet Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben poseer switch Interno con dos (2) puertos 10/100 base- T RJ- 45 UTP autosensing. Para todos los teléfonos ofertados en la Solución de Telefonía, deben entregarse todos los cables (patch- cords) necesarios para la conexión de todos los puertos, de longitud mínima de 3 metros, ensamblados en fabrica, categoría 6, cumpliendo con la norma ANSI / EIA / TIA 568- B Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben disponer de teclado numérico de 12 teclas Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben tener auricular con cable de conexión incluido. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben tener botones para controlar desde el teléfono: altavoz, mute, manos libres, regulación de volumen, Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben soportar e integrar calidad de servicio nivel 2 (802.1p). Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben soportar calidad de servicio nivel 3 (diffserv) Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben soportar calidad vlan tagging (802.1q) Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben permitir que los paquetes IP emitidos o en tránsito sean marcados con niveles de prioridad para voz El teléfono ofrecido no debe ser una solución software: soft- phone. Debe ser un dispositivo físico, de características comunes a los teléfonos hard- phone convencionales. Pagina 6

7 Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben ser dispositivos SIP Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben permitir alimentación eléctrica a través de tecnología Power Over Ethernet (Estándar IEEE802.3af). El Proponente debe garantizar el funcionamiento de todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía Todos los teléfonos ofertados para la solución de Telefonía deben permitir la actualización FIRMWARE y/o software Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben soportar e incluir CODECS de compresión de sonido G.711 y G.729A. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben permitir la selección automática del CODEC adecuado, de acuerdo al segmento WAN o LAN que utilizará, optimizando el tránsito de los paquetes de voz. En la Solución de Telefonía, para la comunicación a través de segmentos WAN, debe Soportarse que el tamaño de los paquete IP de voz entregados sean del tamaño correspondiente al CODEC seleccionado Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben integrarse con las aplicaciones de mensajería unificada. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben incluir DNIS: Identificación de número marcado. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben incluir desvío de llamadas internos Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben incluir transferencia de llamadas. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben incluir llamada en espera. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben incluir bloqueos de llamadas no permitidas. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben poseer funciones básicas: Redial, Flash, Music, hold Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben incluir conferencia entre tres. Todos los teléfonos ofertados para la Solución de Telefonía deben permitir movilidad de extensión, permitiendo que el teléfono IP pueda ser desplazado a cualquier punto de la red, sin modificar su configuración. Pagina 7

8 4.2. REQUERIMIENTOS CANAL DE INTERNET Los requerimientos correspondientes a los servicios de Canal de Internet se enuncian a continuación: ITEM REQUERIMIENTOS MÍNIMOS El canal de Internet debe ser entregado, instalado y dejado en perfecto funcionamiento por parte del proponente en la sede del Fondo Adaptación Para la instalación del canal de internet, el proponente tendrá hasta una (1) semana a partir de la firma del acta de inicio. El proponente debe suministrar todos los equipos de red necesarios que permitan la conexión de la red interna del Fondo al Canal de Internet. El proponente garantizará que el Canal de Internet tenga un ancho de banda de diez (10) megas. Para el Canal de Internet, la solución de último kilómetro debe ser por fibra óptica. El proponente se debe encargar de todos los procesos relacionados con la instalación, puesta en marcha y monitoreo del último kilómetro. Así mismo deberá cubrir todos los costos de las obras civiles teniendo en cuenta: elementos, accesorios, ductos, canalizaciones, acometidas internas, instalaciones eléctricas y todo lo demás necesario para la instalación del canal. Teniendo en cuenta que la red interna del Fondo Adaptación (LAN) posee cableado estructurado categoría seis (6), el proponente debe cumplir para todas las obras civiles con la siguiente normatividad: ANSI/EIA/TIA 568B.1 Standard Commercial Building Telecommunications Wiring Standard. ANSI/EIA/TIA- 568B ohm Twisted- pair Cabling Standard. ANSI/EIA/TIA- 568B.2-1 Category 6. ANSI/EIA/TIA- 568B.3 Especificaciones de componentes e instalación de fibra óptica. ANSI/EIA/TIA 569 A Norma de edificios comerciales para vías de cableado y espacios. ANSI/EIA/TIA 606 A Norma de administración para la infraestructura de telecomunicaciones de edificios comerciales. En los sitios que se requiera instalación de fibra óptica, el proponente debe utilizar fibra para exteriores (exterior de edificios), cajas de conversión en los sitios de Entrada de servicios de cada edificio y fibra de distribución para interiores (interior de los edificios) con características de baja emisión de gases tóxicos y retardante al fuego. Pagina 8

9 Todos los cables, patch cords, equipos activos y demás elementos a instalar por parte del proponente se deben organizar y rotular de acuerdo a la norma ANSI/EIA/TIA 606 A. Será responsabilidad del proponente verificar que en el sitio en donde se instalarán estos equipos, las condiciones eléctricas y ambientales estén dentro de los parámetros con los que trabajan óptimamente dichos equipos. Por ningún motivo este punto será causal de retraso de la ejecución o cumplimiento del Contrato por parte del oferente. En caso de encontrar factores que imposibiliten la instalación del Canal de Internet, deberá informarse por escrito al Supervisor o Interventor del contrato, quien informará al interior del Fondo, el cual deberá realizar las adecuaciones requeridas. En el caso que el proponente para la prestación del servicio, requiera implementar algún software, éste debe estar incluido en los servicios y no generará costos adicionales al Fondo. El canal de Internet debe ser garantizado en su totalidad con el ancho de banda pedido y debe poderse disponer de todo el ancho de banda cuando las necesidades de servicio lo requieran. El proponente debe garantizar qué el canal de Internet tenga un reuso de 1:1 en el último kilómetro, en su backbone y hasta su conexión internacional a Internet en su sitio de llegada en el país de destino. Los equipos ofrecidos dentro de la solución del Canal de Internet deberán ser de última tecnología, no deben haber sido descontinuados por el proveedor o casa matriz, no deben llevar más de tres (3) años de fabricación y se debe garantizar que su funcionamiento esté al 100% de acuerdo al marco de referencia del fabricante. El proponente es responsable de prestar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo por la vigencia del contrato para todos los equipos en la solución del enlace de último kilómetro y todos los demás elementos suministrados. Los costos derivados de fletes, transporte, seguros, bodegaje y movimiento de técnicos (soporte en garantía on site), serán asumidos por el proponente. El soporte podrá prestarse por el proponente y/o por el fabricante directamente. Los enrutadores ofertados por el Proponente para los servicios de Internet deben ser robustos y permitir en caso de contingencia, el soporte al default gateway del Fondo, manteniendo el rendimiento de la red para ochenta y cinco (85) usuarios. Todos los dispositivos, equipos, antenas, accesorios cables, patch cord, etc y demás elementos físicos y de software necesarios para realizar las conexiones, comunicaciones y proveer el Servicio de canal de Internet deben ser suministrados por el proponente y ser parte de los servicios que se oferten. El proponente debe suministrar cuarenta (40) cables de red (patch cord), de categoría seis (6). El mínimo exigido de disponibilidad es del 99.6% medido con base en la siguiente fórmula: ND = (T /720) x 100 Donde: Pagina 9

10 ND: Es el nivel de disponibilidad del periodo mensual. 720: Es el total de horas mensuales que debe estar disponible el canal. T: Es el número de horas efectivas disponibles durante el período, las cuales se calculan restándole al número de horas que debería estar disponible el servicio, el número de horas de indisponibilidad por factores pertinentes al proveedor. Este valor se calcula no a partir del momento de colocación del caso de servicio por parte del Fondo Adaptación, si no a partir del momento en que el software de monitoreo reporte caída del canal. La indisponibilidad terminará en el momento en que la falla sea solucionada. La indisponibilidad no aplica para los cálculos anteriores, en los casos que se mencionan a continuación, previo aviso al interventor o supervisor: * Cuando se requiera realizar una prueba de canal, aunque no se hubiere detectado o reportado falla. * Cuando el canal deba ser modificado por requerimiento del cliente, de acuerdo con lo especificado en el contrato. * Por falta o falla de los equipos del cliente, o por otras causas no imputables a fallas técnicas de los equipos del proveedor. Cuando se presenten inconvenientes en la autorización de acceso oportuno a la sede del Fondo, luego de la solicitud hecha por el encargado del mantenimiento al interventor o supervisor con el propósito de verificar el estado de los equipos y efectuar las correcciones necesarias. El último kilómetro del canal de Internet deberá tener una tasa de errores menor a 0, (10-7 ). Cuando se presente una indisponibilidad en el canal de Internet el Proponente deberá compensar al Fondo Adaptación por el tiempo que duró la interrupción del servicio, descontando de la factura del mes evaluado el valor correspondiente según los siguientes criterios: - El enlace se considera indisponible o caído cuando no permite el tráfico de datos o cuando está intermitente. - Para el enlace cuya disponibilidad esté entre el 96% y menor a la disponibilidad contratada, la compensación será del 8% del valor mensual del enlace. - Para el enlace cuya disponibilidad sea menor al 96% y mayor o igual al 90%, la compensación será del 15% del valor mensual del enlace. - Para el enlace cuya disponibilidad sea menor al 90% y mayor o igual al 85%, la compensación será del 25% del valor mensual del enlace. - Para el enlace cuya disponibilidad sea menor al 85% y mayor o igual al 70%, la compensación será del 50% del valor mensual del enlace. - Para el enlace cuya disponibilidad sea menor al 70%, la compensación será del 100% del valor mensual del enlace. - No se considera indisponibilidad cuando el enlace se encuentre en mantenimiento preventivo. No obstante, dichos mantenimientos deberán ser programados en horario no hábil, ser avisados por lo menos con tres (3) días de Pagina 10

11 anticipación y estarán sujetos a la aprobación por parte del supervisor o interventor El Fondo Adaptación se reserva el derecho de verificar el pleno funcionamiento de toda la solución, incluyendo ancho de banda disponible, versiones de software y firmware, fallas en el canal, uso de CPU y memoria, tablas de enrutamiento y tiempos de respuesta, para ello el proveedor deberá suministrar reportes del funcionamiento pleno de toda la solución ante el interventor o supervisor. El acceso a la consola de administración de los equipos deberá hacerse únicamente por conexión segura (Secure Shell SSH) por conexión directa a la consola. Igualmente, la configuración de todos los equipos deberá basarse en un estándar de seguridad que al menos incluya contraseñas cifradas y generados de tal manera que hagan difícil su determinación por delincuentes informáticos, hackers o personas no autorizadas, y diferentes para cada uno de los equipos de la solución. El proponente deberá proveer la seguridad tanto física como lógica del canal y los equipos que conforman la solución. El proponente deberá suministrar un sistema de monitoreo del enlace, en el cual se detalle la cantidad de tráfico cursado entrante y saliente, el ancho de banda disponible y la disponibilidad del equipo, de sus interfaces y del enlace, registro de casos y reportes de disponibilidad diaria, semanal, mensual y anual del canal instalado La solución debe incluir al menos 4 direcciones IP Fijas Deberá proveerse el servicio de hasta dos (2) DNS secundarios para todos los dominios que el Fondo Adaptación solicite El proponente debe ofrecer conexión con el NAP Colombia de manera directa, es decir, sin utilizar la interconexión con otro proveedor para llegar al NAP. Mensualmente el proponente debe entregar un informe detallando la disponibilidad y uso del canal y un detalle de cada uno de los reportes de fallas que hayan ocurrido en el que se indique, hora y fecha de inicio, hora y fecha de solución, causa y responsable de la falla. Cuando el canal presente saturación, el proveedor entregará a solicitud del supervisor o interventor, un informe que indique el tráfico cursado por tipo de calidad de servicio que ayude a identificar la razón de la congestión del canal. El proponente deberá brindar servicio técnico y de soporte, incluido el desplazamiento a la sede del Fondo Adaptación para realizar la evaluación de las posibles fallas que puedan presentarse y proveer una línea de soporte para qué el Fondo pueda reportar inconvenientes con el sistema y fallas del mismo. Pagina 11

12 El centro de soporte debe estar disponible en modalidad 7 X 24 X 365, durante el tiempo de ejecución del contrato. El grupo de soporte del oferente debe garantizar que los casos de problema tengan un seguimiento adecuado, se manejen rápida y eficientemente, y se lleven a los niveles adecuados hasta su cierre, además, se debe mantener informado al Fondo constantemente de los progresos para solucionar la falla. El Fondo se reserva el derecho de efectuar visitas de verificación física o lógica a las instalaciones del proveedor El tiempo máximo de recuperación de fallas debe ser de cuatro (4) horas. En caso que para resolver el daño el proveedor requiera cambiar algún equipo, los tiempos anteriormente mencionados se extenderán hasta por un 50%.Durante este período, el proveedor deberá contar con equipos de iguales o mejores características a los suministrados para remplazar los existentes en caso de fallas. En la oferta el proponente debe indicar claramente el procedimiento como se solicitará y atenderá el servicio. Durante el tiempo de garantía solamente se desplazarán los equipos de su sitio cuando requieran ser observados y/o reparados en el laboratorio del proveedor y el costo será asumido por éste. El proponente deberá garantizar que la conexión del canal de Internet con todas sus adecuaciones físicas y lógicas y solamente podrá cobrarse por su instalación y cuando quede funcionando adecuadamente. Debido a esto el proponente deberá entregar costo unitario de instalación y servicio mensual para el canal y sumatoria total de ambos ítems para la solución completa. El Fondo Adaptación se reserva el derecho de solicitar cambios (aumentos o disminuciones) de la capacidad (ancho de banda) del canal de Internet, de acuerdo con el estado del tráfico cursado por el canal, este cambio deberá hacerse efectivo a más tardar una (1) semana después de haber sido solicitado por el interventor o supervisor. Las disminuciones deberán generar descuentos en el costo mensual. Los aumentos de ancho de banda se podrán cobrar de acuerdo con las tarifas unitarias planteadas en la oferta. La capacidad del canal se podrá adicionar o disminuir o de manera temporal o definitiva. El canal de Internet, se podrá adicionar o disminuir en bloques de 1 Mbps, teniendo como límite inferior la mitad de su capacidad y como límite superior el triple de su capacidad Teniendo en cuenta que el Fondo Adaptación requiere que el proveedor pueda garantizar la aplicación de tecnologías que permitan las funcionalidades de: Calidad de servicio por canal y por aplicación en el backbone, enrutamiento automático de la red en el backbone para implementación de políticas de recuperación de desastres y redundancia, el proponente debe ofrecer la tecnología MPLS en su backbone. Estos porcentajes podrán ser modificados por necesidad del servicio a solicitud del supervisor del contrato. Pagina 12

13 Las funciones del ingeniero que realizará el soporte y acompañamiento estarán orientadas al servicio, debe poseer un conocimiento global de la totalidad del esquema de redes LAN, WAN, configuración de equipos activos, gestión y administración de anchos de banda, seguridad, proxy caché, conectividad y subneting entre otros, que permita solucionar problemas del servicio de conectividad. El equipo de conexión a Internet provisto y todos sus accesorios para conexión lógica y eléctrica debe ser suministrado por el proponente y ser parte de los servicios ofrecidos. El equipo de conexión a Internet provisto debe soportar conectividad Ethernet, Fast Ethernet y Gigabit Ethernet El equipo de conexión a Internet provisto debe tener características de Cifrado El equipo de conexión a Internet provisto debe soportar la creación de redes privadas virtuales VPN El equipo de conexión a Internet provisto debe poseer sistema de Firewall El equipo de conexión a Internet provisto debe poseer sistema para prevención de intrusos (IPS) El equipo de conexión a Internet provisto debe poseer características para Filtrado de contenido web El equipo de conexión a Internet provisto debe poseer características de Antivirus El equipo de conexión a Internet provisto debe tener panel de control que permita administrar las características de Firewall,IPS, Filtrado de Contenido Web y Antivirus Teniendo en cuenta que la sede del Fondo incluye dos (2) pisos, el proponente debe suministrar uno o dos equipos que brinden comunicación inalámbrica del Canal de Internet (Wi- Fi) a ambos pisos. El proponente es responsable de toda la infraestructura y de la administración correspondiente. El proponente prestará los servicios de administración del equipo y generará las configuraciones correspondientes a los servicios de Firewall, IPS, Filtrado de Contenido Web y Antivirus OTROS SERVICIOS Y SOPORTE El proponente garantiza la prestación de otros servicios y soporte, los cuales tendrán las siguientes características: ITEM REQUERIMIENTO El proponente debe indicar la ubicación de las instalaciones desde donde se realizará el soporte técnico y describir brevemente su capacidad instalada para prestar dichos servicios. Pagina 13

14 El proponente debe presentar la capacidad de soporte con una atención de corrección de fallas en dos (2) niveles, de acuerdo al nivel de falla Los costos de toda la asistencia técnica son con cargo al proponente El proponente debe prestar los servicios de soporte en idioma español El Proponente deberá prestar el servicio técnico que se requiera para el normal funcionamiento de los servicios de Telefonía e Internet, cumpliendo con el Acuerdo de Niveles de Servicio El proponente de acuerdo a su experticia y conocimientos debe contar con el personal técnico capacitado e idóneo que permita realizar la atención de los diferentes incidentes El Proponente debe indicar una línea de atención telefónica en la cual reciba los diferentes servicios. El Proponente debe poseer un sistema de información de soporte (helpdesk) en el cual se debe realizar la gestión de los diferentes incidentes. Se debe entregar un usuario y una clave al sistema, el usuario tendrá permisos de solo consulta, con el fin de poder realizar el seguimiento a la gestión realizada. El proponente debe entregar un informe mensual sobre las estadísticas de servicio de soporte. Dicho informe debe tener como mínimo la siguiente información: la fecha de generación del informe, el número del servicio o ticket, el detalle de la solicitud, el solicitante, la fecha y hora de solicitud, el responsable de la atención, la fecha de atención y el estado del servicio a la fecha de generación. El Proponente se obliga a informar al supervisor del contrato las fallas, cambios y modificaciones que ocurran con la solución de Telefonía y Canal de Internet. Los Equipos ofertados deben contar con mantenimiento correctivo, preventivo y perfectivo durante la duración del contrato. El proponente debe incluir todas las actualizaciones de software que se requieran durante todo el periodo de ejecución del contrato, con el fin de mantener el sistema en la última versión de software emitido por el fabricante (Updates y Upgrades). No incluye actualización de hardware. El proponente garantiza que realizará todo el mantenimiento correctivo y preventivo que se requiera, durante toda la ejecución del contrato. El proponente debe realizar visitas de mantenimiento preventivo trimestral, a la Solución de Telefonía ofrecida en la sede del Fondo, durante la duración del contrato. El proponente debe realizar mínimo una visita de mantenimiento preventivo trimestral, donde realizará la respectiva limpieza de los equipos suministrados, trabajo que se realizará cumpliendo las especificaciones correspondientes del fabricante. Esta visita se realizará durante el período de ejecución del contrato. El proponente se compromete a qué el tiempo de respuesta del diagnóstico del servicio sea menor a cuatro (4) horas hábiles a partir de la solicitud del servicio por parte del Fondo El proponente debe incluir el mantenimiento correctivo al sistema con tiempo de atención en sitio 7x24x4h para la ciudad de Bogotá. El proponente debe incluir de Pagina 14

15 forma detallada la metodología que utilizara para el soporte La Solución de Telefonía y Canal de Internet deberán tener la redundancia que garantice una disponibilidad igual ó superior al 99.6% REQUERIMIENTOS DE TELEVISION ITEM REQUERIMIENTO El servicio de televisión debe incluir los dos (2) canales privados Caracol y RCN, los canales públicos y los canales regionales. El proponente garantiza el servicio de televisión solicitado cumpliendo con el Acuerdo de Niveles de Servicio. El proponente prestará el servicio de televisión con las características de soporte que apliquen del numeral ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO Los acuerdos de niveles de servicio se enuncian a continuación: ITEM REQUERIMIENTO La solución de Telefonía y el Canal de Internet deben dar servicio total, completo y de calidad a ochenta y cinco (85) usuarios. La solución de Telefonía y de Canal de Internet debe tener disponibilidad mínima del 99,6 %. La solución de Telefonía y Canal de Internet deben estar disponibles en modalidad de 7 X 24 X 365. El servicio técnico debe prestarse como mínimo en el horario: Lunes a viernes de 8:00 AM 5:00 PM. La línea de atención telefónica para soporte debe estar en funcionamiento en el horario de lunes a viernes de 8:00 AM 5:00 PM. En los temas de soporte técnico para el primer nivel el tiempo máximo de corrección de fallas debe ser de cuatro (4) horas hábiles y para nivel 2 de máximo ocho (8) horas hábiles. 5. LUGAR DE EJECUCIÓN: El lugar de ejecución del contrato a suscribir es la ciudad de Bogotá D.C. Pagina 15

16 6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El Fondo Adaptación adelantara la contratación del servicio de correo electrónico haciendo uso del procedimiento de convocatoria abierta, establecido en el artículo cuarto del Decreto 2962 de 2011 modificado por el artículo primero del Decreto 4808 de 2011, el cual al efecto dispone: Artículo 1. Modificar el artículo 4 del Decreto 2962 de 2011, el cual quedará así: Artículo 4. Procedimientos de selección. El Fondo Adaptación adelantará la contratación necesaria para el cumplimiento eficiente y eficaz de su objeto, con observancia de los principios consagrados en el artículo 1 del presente decreto y haciendo uso de los siguientes procedimientos de selección: ( ) 3. Convocatoria Abierta. Procedimiento en que se reciben ofertas de cualquier proponente que cumpla con las condiciones de la respectiva necesidad que se pretende satisfacer y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos definidos previamente por el Fondo Adaptación. Los principales procedimientos de selección que se utilizarán por parte del Fondo Adaptación serán la Convocatoria Abierta y la Convocatoria Cerrada.( ) 7. ANALISIS ECONOMICO DEL VALOR DEL CONTRATO Para determinar el valor estimado del contrato se solicitaron tres (3) cotizaciones a las siguientes empresas que prestan dicho servicio en el mercado: Telefónica, ETB, Telmex y UNE. Sin embargo a pesar de haber solicitado las mencionadas cotizaciones el 22 de febrero de 2012 hasta el 02 de marzo de 2012 solo la empresa Telefónica envío la respectiva cotización. Por esta razón solo fue posible estimar el presupuesto con base en la información enviada por la empresa ya mencionada: ITEM Cantidad Valor Unitario Total Instalación y Configuración de la Solución de Telefonía. 1 0 Instalación y Configuración del Canal de Internet 1 0 Valor mensual del servicio de la Solución de $ Telefonía. Central Siemens + Voz ip 1 Valor mensual del Canal de Internet 10 Megas reuso 1:1 1 $ Valor mensual televisión 1 $ TOTAL MENSUAL $ Pagina 16

17 TOTAL 9 MESES $ De acuerdo a los valores anteriores, la entidad estima un PRESUPUESTO OFICIAL para 9 meses correspondiente a NOVENTA Y OCHO MILLONES NOVECIENTOS VEINTISIETE MIL CIEN PESOS M/CTE incluyendo IVA. 8. FORMA DE PAGO El FONDO ADAPTACIÓN realizará los pagos previa facturación y/o cuenta de cobro, certificación de estar al día con los aportes a Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales cuando haya lugar a ello y cumplido expedido por el Supervisor del contrato. El pago que EL FONDO ADAPTACIÓN deba realizar al CONTRATISTA, estará subordinado a las apropiaciones que con tal fin se ordenan con cargo a su presupuesto, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que expida la Secretaría General. 9. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución será a partir de la fecha del acta de iniciación suscrita entre el supervisor designado por la gerencia del Fondo Adaptación y hasta el 15 de diciembre de TIPIFICACIÓN DE RIESGOS, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS ESTIMACIÓN DEL RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD DE OCURRENCIA/IMPACTO VALORACIÓN Cambios de normatividad o temas legales que impidan realizar la entrega de los equipos. Fondo Adaptación Baja/Alto 3% No disponibilidad de los equipos en los tiempos solicitados. Contratista Media/Alto 4% Fallas en el soporte y en el cumplimiento de los tiempos Contratista Media/Alto 4% Incumplimiento en cuanto al personal para brindar el soporte de los equipos o los medios para atender y realizar el soporte. Contratista Media/Alto 4% Falta de pago o retrasos en los pagos del valor del contrato Fondo Adaptación Baja/Alto 3% Ausencia de disponibilidad presupuestal (vigencias futuras) Fondo Adaptación Baja/Alto 3% Pagina 17

18 Efectos derivados de la existencia del daño emergente del contratista, por la ocurrencia de hechos de fuerza mayor o caso fortuito en los términos del contrato y de la legislación existente Fondo Adaptación Baja/Alto 3% Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al proyecto Fondo Adaptación Media/Alto 4% Estimación inadecuada de los costos Contratista Baja/Bajo 1% Financiamiento del contrato por parte del contratista para el pago de salarios, prestaciones sociales, aportes al sistema integral de salud y parafiscales Contratista Baja/Medio 2% Indisponibilidad del servicio por terminación unilateral del contrato. Contratista Baja/Alto 3% Incumplimiento en el pago de obligaciones laborales Contratista, quien debe trasladar parte del riesgo mediante garantía Baja/Medio 2% Mora en el pago por parte del Estado Fondo Adaptación Medio/Alto 4% Incumplimiento de las obligaciones de salarios, prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social del personal a su cargo. Contratista Baja/Medio 2% Contratista, salvo que el Incumplimiento o retardo en la presentación de requisitos legales para celebrar o ejecutar el contrato evento se presente por hechos u omisiones del Fondo Adaptación Medio/Alto 4% Violación de la confidencialidad y mal manejo de la información a la que tenga acceso el contratista, debiendo asumir en su totalidad las consecuencias patrimoniales y penales que se deriven del manejo indebido de la información que obtenga por causa y con ocasión de la ejecución del contrato. Contratista Medio/Alto 4% Incremento de los precios o tarifas de los servicios prestados por el contratista, decretados oficialmente por el Gobierno Nacional Fondo Adaptación Alto/Alto 4% Incrementos de impuestos que afectan a todos los contribuyentes y a todas las actividades Contratista Baja/Alto 3% Variaciones en la tasa de cambio Contratista Alta/Alto 3% Pagina 18

19 Variaciones en la legislación tributaria Contratista Baja/Medio 2% Insuficiencia de profesionales especializados para la ejecución del contrato Contratista Baja/Bajo 1% Falta de calidad en el servicio prestado Contratista Medio/Alto 3% Falta de disponibilidad de los bienes, equipos e insumos necesarios para llevar a cabo el objeto del contrato Contratista Medio/Alto 3% Prestación del servicio con equipos defectuosos Contratista Baja/Alto 3% Daños o pérdidas de los bienes de propiedad del contratista, causados en el lugar de ejecución del contrato Contratista Baja/Bajo 1% Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato. Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante. Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes. Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: Altisima 4% 5% 5% 5% IMPACTO Alto 3% 4% 4% 5% Medio 2% 2% 4% 5% Bajo 1% 2% 3% 4% Bajo Medio Alto Altisima FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: Pagina 19

20 PROBABILIDAD BAJO IMPACTO MEDIO ALTO ALTISIMO ALTISIMA Se espera que ocurra en la mayoria de las circunstancias ALTA MEDIA Probablemente ocurra en la mayoria de las circuntancias Es posible que ocurra algunas veces Pequeñas perdidas financieras Medianas pérdidas financieras Alta pérdida financiera Enorme pérdida financiera BAJA Podria ocurrir algunas veces 11. FACTORES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA La oferta más favorable será aquella que cumpla con los requisitos mínimos habilitantes y que presente el menor precio, de acuerdo con los siguientes parámetros: ITEM FACTOR DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN 1 Capacidad Jurídica Habilitante 2 Capacidad Técnica Habilitante 3 Propuesta Económica Menor valor CAPACIDAD JURIDICA En la presente contratación, podrán participar personas jurídicas nacionales y los consorcios o uniones temporales legalmente constituidos y domiciliados en Colombia, cuyo objeto social tenga relación directa con el objeto del proceso de selección; y que no estén incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución Política, en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Personas Jurídicas Las personas jurídicas deben acreditar su existencia legal mediante los siguientes documentos: Pagina 20

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