COVER/ Factura electrónica

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1 COVER/ Factura electrónica Factura-e y comercio electrónico El comercio a través de Internet crece a un ritmo del 57% anual, y la factura electrónica, regularizada hace tres años, puede ser el eslabón que dispare su crecimiento al tiempo que optimice la gestión administrativa y contable de las empresas. El Gobierno quiere que la factura electrónica sea obligatoria para todas las empresas en los contratos públicos. Ministerio de Fomento, Gobierno Balear, Agencia Tributaria, Consorcio de Aguas Bilbao Bizkaia, Carrefour, La Caixa, AECOC, AETIC y AECEM explican sus experiencias. Por Javier Labiano. EN febrero de 2003, se aprobó la legislación que regula la factura electrónica basada en firma digital, que sustituye y suprime el envío y archivado del papel. Según la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), a partir de ese momento "ya podemos facturar sin necesidad de imprimir y ensobrar las facturas, y con total validez legal". El proceso de facturación ha sido objeto de una enorme revolución tecnológica en los últimos años, que ha permitido alcanzar grandes mejoras en la gestión administrativa. "Ahora, con la nueva legislación, hemos dado el último paso hacia el adiós definitivo al papel y a la impresora. Ya a finales de febrero de 2004, más de empresas trabajaban con factura digital". Desde AECOC, afirman, por ejemplo, que la mayoría de los distribuidores han apostado por la e-factura, y citan, entre ellos, a Carrefour, El Corte Inglés, Eroski, Mercadona, Condis, Caprabo y Alcampo. El número de facturas emitidas en España en formato electrónico se duplicó a lo largo del 2005, y actualmente se sitúa en los dos millones, de las cuales el 90% se emiten según el estándar internacional, según la Francisco Ros, secretario de Estado para el Desarrollo de la Sociedad de la Información, y Jesús Banegas, presidente de AETIC. En 2003, se aprobó la normativa de factura electrónica y ya hay más de grandes empresas que la utilizan. Asociación de Fabricantes y Distribuidores. El aumento de la facturación electrónica ha cobrado más importancia tras la reciente aprobación del 'Plan Avanza', que fomenta el abandono del papel en los procesos administrativos y que cuenta con una dotación presupuestaria de millones de euros para los próximos cinco años. Efectivamente, el director de comercio electrónico de AECOC, Alejandro Sánchez, ha afirmado que "la entrada en vigor del Plan Avanza podría producir un efecto de contagio enorme entre el tejido empresarial, haciendo que la factura electrónica avance a un ritmo mucho más rápido que el que ha tenido hasta ahora". SEGURIDAD En AECOC insisten en la importancia de que, desde 2003, las facturas EDI ya pueden sustituir al papel. E indican que esto es posible gracias a la firma digital, una herramienta que permite garantizar la integridad y autenticidad del documento que se ha firmado, y que, por lo tanto, "nos ofrece unas garantías de seguridad muy elevadas, que permiten dar validez al mensaje EDI-Invoic". Los aspectos más destacados del nuevo sistema de factura digital son los siguientes: "para dar validez legal a una factura, simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente". Por otra parte, no es necesario estar autorizado por la Agencia Tributaria, ni firmar ningún contrato. "También se suprime la homologación de los softwares y las notificaciones". Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido (RVA), a través de Internet o de un mensaje de correo. "La única condición es que estén firmadas digitalmente, ya que 20 SOCIEDAD DE LA INFORMACION. SEPTIEMBRE 2006

2 así garantizamos la seguridad de los datos, y que no han sido modificados (integridad), así como la identidad del emisor (autenticidad)". En cualquier caso, es necesaria la conformidad del receptor para trabajar con factura digital. "Sin embargo, no es requisito notificarlo a la Agencia Tributaria, ni se precisa autorización por su parte". Es muy importante tener presente que la factura electrónica firmada digitalmente (factura digital) sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel y, por lo tanto, está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel. "Es decir, el mensaje EDI-Invoic es la factura original y la que podemos presentar a un inspector". En cuanto al contenido de la factura, el mensaje EDI-Invoic deberá contener todos los datos que son exigibles a una factura en papel. "Por ejemplo, para trabajar con e- facturas será necesario incluir también en el mensaje EDI, entre otros datos, el CIF, razón social y domicilio fiscal. Hasta ahora, estos datos podían no ponerse en el mensaje EDI, ya que éste carecía de validez legal". Una de las principales ventajas del nuevo sistema es que se elimina la obligación de archivar el papel. "Con la e-factura se deberá guardar el mensaje EDI-Invoic y la firma digital, junto con el certificado digital que permite verificar la identidad del emisor. Además, este archivado digital puede realizarse en cualquier lugar, a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a estas facturas. Es decir, cuando se persone un inspector en nuestras oficinas, debemos garantizarle el acceso a las facturas almacenadas, pero ya no deberemos presentárselas en papel, sino que los ficheros EDI-Invoic son válidos". Se acepta cualquier sistema de firma digital comúnmente aceptado y la firma se puede incluir de cualquier forma, siempre y cuando ambas partes (emisor y receptor) lo conozcan. En este sentido, desde AECOC afirman que han tra- E El e-commerce crece al 57% L comercio electrónico en España alcanzó un volumen de negocio de 495 millones de euros en el primer trimestre de 2006, el 57% más que en el mismo trimestre de 2005, con un total de 7 millones de operaciones, según la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones (CMT). El montante económico generado se distribuyó principalmente entre los siguientes sectores de actividad: transporte aéreo (18%), agencias de viaje y operadores turísticos (10%), y marketing directo (6%). El volumen de negocio de las transacciones con origen en España y dirigidas hacia el exterior fue de 257 millones euros, lo que supone el 52% del importe total, con un crecimiento interanual del 41% para más de 3,2 millones de operaciones. La mayor parte del importe de dichas compras se dirigió a la Unión Europea (82%), con 214 millones de euros y EEUU (10%) con 25 millones. Los principales destinatarios por volumen de negocio de las compras españolas en el exterior por sectores son el transporte aéreo (12,4%) y los juegos de azar y apuestas (11,6%). El volumen de las transacciones realizadas desde el exterior y dirigidas a sitios web españoles fue de 87 millones de euros, el 97% más que en el primer trimestre de 2005, para más de un millón de operaciones. La Unión Europea realiza el 59% de las compras en España a través de Internet. Por sectores, el transporte aéreo representó el 22% del total del volumen de negocio, seguido por la educación (15%) y el marketing directo (14%). Con respecto al comercio electrónico generado en España y dirigido a puntos de venta virtuales dentro del país, la cifra de negocio resultante fue de 150 millones de euros, el 71% más que en el primer trimestre de 2005, para un total de 2,5 millones de operaciones. Los sectores de actividad destinatarios de las compras a través de Internet dentro de España en función de los ingresos son: transporte aéreo Web de venta electrónica de El Corte Inglés. (25%), espectáculos artísticos, deportivos y recreativos (17%) y agencias de viajes y operadores turísticos (16%). El estudio pone de manifiesto que el comercio electrónico en España continúa con su crecimiento, después de dos trimestres donde se había atenuado. En el primer trimestre de 2006, los ingresos se situaron cerca de los 500 millones de euros, el 57% más que en el mismo trimestre de 2005, marcando otro máximo histórico. SECTORES Los sectores con mayor crecimiento en el primer trimestre en las cifras de ingresos fueron el transporte aéreo, (con el 18% de cuota), las agencias de viajes y los operadores turísticos (con el 10%). Estos últimos registraron un crecimiento interanual del 122%. Los siguientes sectores con mayor cuota fueron el marketing directo y los juegos de azar y apuestas, con el 6% de los ingresos cada uno. Cabe destacar el crecimiento continuado de los ingresos en el sector de la educación, con el 4% de los ingresos y una tasa de crecimiento interanual del 203%. La evolución del comercio electrónico medida por el número de operaciones registró la misma tendencia creciente que el análisis realizado por ingresos, alcanzando otro máximo histórico en este periodo. En este primer trimestre, se contabilizaron 7 millones de operaciones, el 72% más La Unión Europea realiza el 59% de las compras en España a través de Internet. que en el mismo periodo del año anterior. El mayor número de transacciones se realiza en el sector de la educación, con el 10,4%, (el 272% más que en el mismo trimestre de 2005). Los espectáculos artísticos, deportivos y recreativos, con el 10,2%, y los teléfonos públicos y tarjetas telefónicas, con el 9.6%, son los siguientes sectores con mayor número de operaciones. En el primer trimestre de 2006, se produjo un crecimiento sustancial de los ingresos generados a través de las entidades de pago. En este periodo se produjeron las últimas compras de Navidades (que en el caso español se extendieron a la primera semana del año), la época de rebajas posterior y la anticipación de las compras de viajes y vuelos para la semana. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 21

3 Factura-e D ESDE la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) explican que la generalización del uso de las telecomunicaciones y del correo electrónico para la remisión de todo tipo de mensajes, incluido el envío de las facturas o documentos sustitutivos, hace necesario aclarar la validez legal de los remitidos en formato electrónico al destinatario, "debiendo aceptarse esta práctica como válida, en la medida que incorpore medios que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de los documentos así remitidos". Si bien, hasta época bien reciente, la firma electrónica reconocida por la Administración tributaria era únicamente la gestionada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, "actualmente se han incorporado, al catálogo de certificados electrónicos admitidos, aquellos otros homologados por la propia Agencia Estatal de Administración Tributaria recogidos en su página web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas". No obstante, la orden ministerial, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, aclara que cualquier otra firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma de las reguladas en el artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de firma electrónica, es plenamente válida. Igualmente, la orden aclara los requisitos exigibles a las facturas electrónicas recibidas desde el extranjero, que utilizan una firma electrónica como medio para garantizar la autenticidad de origen e integridad de contenido. En otro orden de cosas, el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación atribuye a la Agencia Estatal de Administración Tributaria la competencia para autorizar ciertas prácticas, sin asignarla a ningún departamento en concreto. SOPORTES La AEAT regula la conservación de las e-facturas Web de divulgación sobre factura electrónica de la Agencia Tributaria. El artículo 19.1 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece la obligación, según sea el caso, de conservar los originales o las copias de los documentos que se enumeran en dicho precepto. "Con carácter general, las facturas deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidas y recibidas, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse, en todo momento, que se trata de originales". Como excepción, "en esta orden se prevé la posibilidad de que, en el caso de que la factura se reciba en soporte electrónico y venga firmada mediante un sistema de firma electrónica reconocida, o cualquier sistema de firma homologado por la AEAT en los términos descritos en el citado reglamento y en la orden, el destinatario que disponga de la correspondiente opción en su dispositivo de verificación de firma, pueda imprimir la factura de forma legible, junto a sendas marcas gráficas de autenticación". La factura así conservada "es una opción válida, pensada para posibilitar la conciliación de los intereses de aquellos empresarios y profesionales, que desean expedir facturas electrónicas firmadas y los de aquellos destinatarios que, por su reducida dimensión o desarrollo tecnológico, desean que la conservación de tales documentos se realice en papel". En el sentido opuesto, desde la Agencia Tributaria indican que "asistimos a una demanda creciente que solicita que se reconozca la validez de la digitalización de facturas recibidas en soporte papel y permita la sustitución de las facturas originales en papel por los correspondientes ficheros, que contengan las imágenes gráficas de las mismas y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen las facturas originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costes fiscales indirectos". "Esta digitalización, sin embargo, añaden, debe efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías documentales que, como justificantes, aportan las facturas originales en papel a las que se pretende sustituir, en cuyo soporte, generalmente, son expedidas y recibidas por los empresarios o profesionales". En la orden, se regula un sistema de digitalización certificado, que permite equilibrar el interés público, que representa la Hacienda Pública, y los intereses de los empresarios y profesionales, que desean disponer de un archivo, o base de datos documental, de naturaleza informática, que compile todas las imágenes gráficas de las facturas y otros documentos o justificantes en papel, que deben ser conservados durante el plazo que resulta de lo dispuesto por la Ley General Tributaria". A estos efectos, la orden define como digitalización certificada, "la obtención de una imagen digital, fiel e íntegra, del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Este proceso de digitalización se prevé que pueda ser realizado por los propios obligados tributarios o por un tercero prestador de servicios de digitalización, mediante el empleo, en ambos casos, de un software de digitalización certificado, cuya homologación deberá ser solicitada por las entidades desarrolladoras del software a la Agencia Tributaria". 22 SOCIEDAD DE LA INFORMACION. SEPTIEMBRE 2006

4 PUNTO DE VISTA José Antonio de Paz Medina. Consultor Gerente. Centro de Competencia efactura. Telefónica Empresas. A la vista de los beneficios que la factura electrónica en particular y el comercio electrónico en general pueden aportar a sus clientes y la sociedad, Telefónica Empresas y Azertia han unido sus experiencias en servicios EDI y el negocio B2B, así como en la implantación y gestión de soluciones de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), para ofrecer servicios de intercambio de documentos y facturación electrónica a través de la plataforma B2B Conecta. Se trata de una plataforma estándar abierta y multiproveedor que genera facturas en formato digital con firma electrónica avanzada y se encarga de su almacenamiento y envío (así como acuse de recibo), gozando de todas las ventajas de los Centros de Datos Gestionados de Telefónica (seguridad, disaster recovery). B2B Conecta es una plataforma abierta que se integra en los sistemas de información de los clientes y permite generar y tramitar facturas con plena validez legal, conforme a la legislación española y la de la Unión Europea. Para ello, dispone de un proceso de generación e integración de firma digital que garantiza la autenticidad del origen de los documentos electrónicos y la integridad de su contenido, a través de certificados electrónicos y dispositivos de producción y verificación de firma. Para el almacenamiento de las facturas, dispone de un proceso de conservación de documentos electrónicos emitidos y recibidos. Sólo las personas José Antonio de Paz. Servicios de facturación electrónica de Telefónica Empresas y Azertia autorizadas por las empresas, o bien por requerimiento de la administración, podrán ver o imprimir dichos documentos. La plataforma B2B Conecta, que permite a la empresa utilizar el tipo de conectividad que considere necesario independientemente de la que utilicen sus interlocutores comerciales, cuenta con varios servicios: firma y repositorio de facturas, intercambio de información, transformación, aplicaciones web y conexiones a otros servicios. SERVICIO DE FIRMA Y REPOSITORIO DE FACTURAS El servicio de firma digital de la solución de Telefónica Empresas y Azertia cubre tres procesos: - Generación de la firma digital. Se firma electrónicamente la factura, para lo cual sigue el estándar de firma y el formato del documento acordado entre emisor y receptor. - Verificación de firma digital. Se trata de autentificar que la factura que ha realizado el emisor siguiendo su estándar de firma es la verdadera. El certificado que se utiliza para validar la firma es el del emisor, verificado a su vez con el certificado de la Autoridad de Certificación correspondiente. - Conservación de documentos. Se archivan y almacenan las facturas electrónicas (obligación que han de cumplir tanto emisor como receptor) con herramientas que permiten realizar una búsqueda selectiva, visualización, impresión, auditoría de firma y descarga del documento original firmado. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN La plataforma B2B Conecta permite el intercambio de información mediante el protocolo de comunicaciones que elijan los interlocutores de la transacción. Además, el sistema garantiza la seguridad y fiabilidad del proceso puesto que, por un lado, todos los usuarios son autenticados antes de realizar cualquier operación y, por otro, el sistema es totalmente transparente para Telefónica Empresas y Azertia que no ven los datos contenidos en el documento, sólo el fichero, si bien la plataforma, como feudataria de la relación electrónica, dispone de los mecanismos de monitorización y auditoría necesarios para garantizar la trazabilidad de extremo a extremo. José Antonio de Paz Medina. Tel jpaz@telefonica.es. La plataforma consta de un sistema de buzones que valida sintácticamente la información, por lo que se reducen de forma notable las incidencias. TRANSFORMACIÓN, AUDITORÍA Y ALERTAS Dado que la información de partida puede provenir de múltiples orígenes y llegar a múltiples destinos, la plataforma realiza la conversión de un formato origen a un formato destino y en un único paso. Además, el transformador permite analizar el contenido del fichero para indicar qué información falta o es incorrecta, con posibilidad de generar un fichero plano de informe de facturas aceptadas y rechazadas. APLICACIONES WEB La utilización de la plataforma B2B Conecta es muy simple, pues trata de abarcar con sus soluciones desde una pequeña empresa hasta una gran corporación. Así, desde un simple navegador se puede introducir la información necesaria para hacer una factura o visualizarla. Por su parte, las aplicaciones web permiten la visibilidad de la información por parte de todos los que intervienen (cada uno la suya), independientemente del método que se haya utilizado para transmitir las facturas, así como un acceso completo a las facturas electrónicas firmadas digitalmente. Mediante este sistema, el usuario podrá realizar una búsqueda selectiva de las facturas disponibles para la empresa, en función de determinados criterios preestablecidos. Así, se obtendrá un listado de facturas desde el que se podrá llevar a cabo su visualización e impresión; la auditoría de firma, donde se verifica la firma de la factura y los acuses de recibo, y la descarga del original firmado y los posibles acuses de recibo asociados al entorno local del usuario que haya seleccionado la opción. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 23

5 Factura-e Javier Aróstegui Jiménez. Director general de isoco y presidente de la comisión B2B de AECEM. J "Canalizamos iniciativas sectoriales que permitan la utilización extensiva de la facturación electrónica" AVIER Aróstegui Jiménez, director general de isoco y presidente de la comisión B2B de AECEM (Asociación Española de Comercio Electrónica y Márketing Relacional), explica las acciones y proyectos que desarrolla la asociación para impulsar la facturación electrónica en nuestro país. Qué acciones está llevando a cabo AECEM en el campo de la facturación electrónica? AECEM ha impulsado la facturación electrónica basada en firma electrónica, cuando ésta estaba en fase de desarrollo legislativo. Además, desde AECEM actuamos como asociación que canaliza iniciativas sectoriales, que permitan la utilización extensiva de la facturación electrónica. No hay que perder de vista que la facturación electrónica, al final, no es más que una manifestación más de la aplicación de las nuevas tecnologías en los procesos entre empresas y, en consecuencia, un factor muy importante para el desarrollo del comercio electrónico entre las empresas y, en suma, de competitividad de la economía española. En estos momentos, estamos desarrollando la iniciativa Pharmainnova en el sector farmacéutico. Tiene por objetivo aplicar intensamente la facturación electrónica en toda la cadena de valor del sector que, por otro lado, es uno de los más importante en nuestra economía. Por otra parte, AECEM está abierta a dar apoyo a otras iniciativas sectoriales. Y, adicionalmente, participa activamente en el consorcio NEON, impulsado por la Unión Europea en el contexto del VI Programa Marco IST. NEON tiene por objeto estudiar nuevos e innovadores mecanismos tecnológicos que facilitan la adopción Web de la facturación electrónica por parte de cualquier empresa, sea microempresa, mediana empresa o gran empresa. Qué papel están jugando en estos proyectos las tecnologías de la información y la comunicación? Sin el desarrollo de las TIC, no sería posible desplegar estas iniciativas. Internet es el factor clave que permite utilizar estas soluciones a cualquier empresa. Y qué resultados están teniendo? En estos momentos, estamos en fase de desarrollo y los resultados son satisfactorios, si nos atenemos al grado de aceptación de la iniciativa en el sector. Con qué problemas se están encontrando? No hay problemas significativos que destacar aunque, como siempre, cualquier cambio genera una cierta resistencia al principio. Pero las empresas perciben la facilidad de uso, su bajo coste y el alto valor que representan. Qué tecnologías se han utilizado o se van a utilizar en esos proyectos? Siempre serán tecnologías abiertas de Internet. Qué relaciones tiene la asociación con las administraciones públicas en el ámbito de la facturación electrónica? Trabajamos estrechamente con la Agencia Tributaria, para asegurar que la legislación se adapta a las necesidades de las empresas. Qué opina de la situación actual del comercio electrónico y de cómo se está utilizando? El comercio electrónico es fundamental para todo tipo de empresas y, cada vez más, éstas lo están adoptando como mecanismo para transformar sus negocios en negocios electrónicos. Qué resultados están teniendo hasta el momento o esperan conseguir? AECEM espera aportar su impulso para que la facturación electrónica sea una realidad social en España. bajado, conjuntamente, con los proveedores de soluciones EDI, para que la firma se incluya en el mensaje EDI-Invoic, en la misma estación de usuario, "de forma que es totalmente transparente al usuario y no es necesario modificar el sistema interno de gestión". Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos estarán publicados en la página web de Agencia Tributaria ( Con carácter general, cualquier certificado reconocido es admitido para firmar facturas. "Gracias a la factura digital, las empresas pueden reducir los costes de tramitación de facturas (ensobrado, sello, papel y desensobrado) y los costes de archivado de las mismas". Además, la nueva legislación, "también ha regulado la factura por parte del destinatario de las operaciones y la facturación por terceros, los cuales actuarán, en todo caso, en nombre y por cuenta del empresario o profesional que efectuó la operación objeto de facturación". FIRMA DIGITAL La firma digital es una herramienta que permite ofrecer unas garantías de seguridad en la emisión de una factura. Desde AECOC, señalan que hay que tener en cuenta que la factura digital es mucho más segura que la factura en papel. La firma digital se compone de una clave privada y una pública, que son indisociables y están ligadas una a otra. "La clave privada sólo es conocida por el propietario y nunca debe ser comunicada a otros interlocutores. La pública es conocida por el resto de los interlocutores y, generalmente, es administrada por un tercer agente, la autoridad de certificación. Ésta es un agente reconocido y autorizado, que genera una secuencia de datos (certificado digital), que vinculan la identidad de una persona o entidad jurídica con su clave pública, de forma que es posible garantizar la identidad del interlocutor, combinando la información presente en la firma digital y en el certificado". Por su parte, los certificados digitales son un conjunto de 24 SOCIEDAD DE LA INFORMACION. SEPTIEMBRE 2006

6 PUNTO DE VISTA Carmen San Emeterio. Directora del Canal Soluciones. Adobe Systems Ibérica. L Ejemplos y casos reales de Facturación Electrónica en España A facturación electrónica se ha revelado como una pieza fundamental para afrontar las nuevas exigencias de los negocios, mediante la optimización de tiempos, racionalización de tareas y la mejora del prestigio externo. Las soluciones Adobe Central Pro Output Server y Adobe Output Designer son aliadas imprescindibles para conseguir esos objetivos en empresas punteras de España como Industria de Turbo Propulsores, S.A. (ITP), Cemex España e Hyundai España. El gran volumen de generación de facturas con las que se enfrentan diariamente estas tres organizaciones (CEMEX España, la filial de la multinacional mexicana fabricante de cemento y derivados, emite al año) les planteó la necesidad de implantar un sistema que automatizara un proceso tan mecánico como éste y liberara al personal encargado de su realización de labores como hacer copias, almacenarlas, ensobrarlas y enviarlas. Además, su ubicación física comenzaba a ser un quebradero de cabeza para sus responsables. La redistribución de estos empleados en tareas con mayor valor para las empresas, junto con ahorro en espacio, tiempo y gastos de material (tipo de papel, tinta de impresión, tóner de fotocopiadoras, envíos postales/mensajería, etc.) son los primeros objetivos a la hora de decidir utilizar una solución de facturación electrónica. El ahorro anual de euros en material contabilizado por Hyundai Carmen San Emeterio. España, empresa dedicada a la importación y distribución de automóviles, y un ROI alcanzado en 16 meses, en su área de vehículos nuevos donde ha implantado la e-factura, junto con las 36 horas menos de tiempo invertidas en esta labor cada diez días detectadas por CEMEX España, avalan su implantación. Pero las soluciones de Adobe han reportado a estas tres empresas otra serie de beneficios ocultos a priori que han resultado claves para mejorar sus operativas diarias. PDF: UN FORMATO UNIVERSAL DE LECTURA GRATUITA Y buena parte de esas ventajas se cimientan en que Adobe genera facturas en PDF, un formato universal y muy popular al que cualquier cliente y proveedor puede acceder gratuitamente gracias al visor Adobe Reader. "No queríamos que se vieran obligados a hacer un gasto en infraestructura tecnológica. El hecho de que la solución Adobe generara archivos PDF nos liberaba de esa inquietud", nos reconocía Ángela García Lumbreras, Directora de Informática de Hyundai España. En este sentido, el formato PDF garantiza la similitud total entre la factura electrónica y la factura en papel tradicional a la que están acostumbrados a recibir por correo los interlocutores de las empresas, lo que tranquiliza y facilita su rápida aceptación entre ellos. La solución Adobe Central Pro Output Server permite a las compañías generar facturas electrónicas en formato PDF, accesibles con el visor Adobe Reader. Además, el formato PDF garantiza su integración con la infraestructura existente en las organizaciones. En palabras de Mariano Pérez, Jefe de Sistemas del Área de Madrid de Industria de Turbo Propulsores, S.A. (ITP), grupo de empresas del sector privado y público especializadas en la investigación, diseño, fabricación y mantenimiento de motores aeronáuticos y turbinas de gas: "Con esta solución vimos que generábamos un formato universal que podíamos lanzar a cualquier tipo de dispositivo". En concreto, con Adobe Output Server, ITP automatiza el diseño y genera todo tipo de documentos y facturas, no sólo los producidos desde su ERP BAAN 4 sino todos los que salgan vía cola de impresión. "Nos habíamos independizado del ERP a la hora de crear documentación". En Hyundai España, cuentan con dos plataformas distintas para generar facturas, IBM iseries y una base de datos SQL Server. Con Adobe, producen el mismo tipo de facturas en PDF, vengan los datos de donde vengan. En CEMEX España, el software de Adobe organiza sus envíos según sean para carta, fax, correo electrónico o en mano a sus comerciales, y está integrado con una máquina ensobradora que detecta cualquier error gracias a un novedoso sistema de código de barras. Carmen San Emeterio. Tel.: emeterio@adobe.com. SEGURIDAD, LEGALIDAD Y OPORTUNIDADES DE NEGOCIO Hyundai España publica las facturas en su Portal del Cliente. "En él cada cliente puede bajarse sus facturas cómodamente y como cada una pesa menos de 100 kbs, hasta el momento nadie nos ha comentado que tuviera problemas para descargarlas", nos explicaba Ignacio González, Analista de Sistemas de la compañía. Estas facturas pueden imprimirse y son totalmente legales ya que les acompaña el código de barras bidimensional (PDF 417) que exige la legislación. La seguridad en la emisión de facturas está avalada por la posibilidad de incluir campos de firma electrónica, tal y como hacen en CEMEX España. De esta manera, se establece un expediente digital firmado que circula por un circuito automático que gestiona Adobe Pro Output Server. Por su parte, Designer permite una personalización de las facturas que aporta un valor añadido y de modernidad a su emisión. Así, las facturas se componen combinando datos, logos, colores y formatos específicos según se requiera. Para ello se incluyen plantillas y la posibilidad de utilizar varios idiomas. Pero esta función no es sólo estética sino eminentemente práctica, como nos indican en CEMEX España, donde se valora el poder incluir en ellas gráficos de consumo de cada cliente: "Las facturas son una vía esencial para hacer marketing, presentar nuevas ofertas comerciales o informar de nuevos productos". En el caso de ITP, a medida que se fue normalizando el sistema, los propios usuarios incluyeron mejoras y añadidos como recordatorios de entrega de material pedido. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 25