1. Antecedentes. 2. Beneficios

Transcripción

1 Junio 2006

2 1. Antecedentes II INN TT RR AA NN EE TT DD EE LL AA SS UU BB DD I RR EE CC CC I ÓÓ NN DD EE AA DD MM I NN I SS TT RR AA CC I ÓÓ NN El manejo de información documental es un elemento vital para la Subdirección de Administración, lo que ha originado un aumento progresivo en el papel que se archiva y controla cada día, convirtiéndose esta información documental en un problema, es por ello que nos dimos a la tarea de buscar una solución tecnológica que nos permitiera automatizar la gestión de la información documental como son: oficios, manuales de procedimientos, instrucciones de trabajo, actas de los diversos Comités, información normativa, reportes mensuales de las incidencias de personal que envían las Delegaciones de Corett, reportes mensuales de adquisiciones, etc. La idea consistió en desarrollar un sistema de control electrónico basado en las ventajas de la comunicación vía Internet, ya que actualmente un número considerable de documentos son elaborados electrónicamente. Dicho sistema tiene como finalidad eliminar muchas fases del control manual de un documento como son impresión, las copias, la distribución de los documentos para su revisión o para su autorización final. En el sistema actual basado en el papel se imprimen muchas copias de los documentos, en el sistema desarrollado por consideración se genera un documento original el cual será consultado cuantas veces fuese necesario. Esta idea (la Intranet), es desarrolló del personal de la Subdirección de Administración, aplicando las tecnologías que se utilizan en el Internet, para que, tanto la Subdirección como las Delegaciones Estatales de la Corett, tengan acceso a través de la Red a esta pagina donde pueden consultar con suma facilidad la información de trabajo que se genere cotidianamente de una manera rápida y oportuna. 2. Beneficios a) Reducción de costos por concepto de papel para imprimir Adiós al papel y ahorro de espacios para archivar documentos, por ejemplo: En el caso de los reportes de incidencias y de adquisiciones de bienes y/o servicios, que las Delegaciones Estatales de la Corett envían mensualmente al Departamento de Personal y al de Recursos Materiales y Servicios dependientes de la DDi iirreecccci iióó nn ddee AAddmi iinni iisst ttrraa cci iióónn yy FFi iinnaannzzaass 2

3 II INN TT RR AA NN EE TT DD EE LL AA SS UU BB DD I RR EE CC CC I ÓÓ NN DD EE AA DD MM I NN I SS TT RR AA CC I ÓÓ NN Subdirección de Administración, se obtuvo un ahorro anual de 13,824 hojas aproximadamente, además de reducir el gasto en mensajería por el envío de documentos en el ámbito nacional, ya que toda esta información se trasmite a través de la Intranet. b) Disminuir el tiempo de envío, registro, búsqueda y consulta de la información que la Subdirección de Administración requiere de las Delegaciones Estatales de la Corett, para la elaboración de diversos informes, por ejemplo: Si en una Delegación Estatal, el empleado encargado de la elaboración y envío de la información solicitada por oficinas centrales tarda 10 minutos menos de lo acostumbrado al realizar sus labores, gracias a la utilización de la Intranet, en un mes se habrá ahorrado 200 minutos (3.5 horas aproximadamente), si este indicador lo multiplicamos por 32 empleados (uno de cada Delegación Estatal) daría como resultado 112 horas de ahorro, mismas que equivalen a 14 días de trabajo. c) Acceso rápido, eficiente y eficaz a la información. La Intranet, permite integrar y estandarizar toda la información que se genera tanto en la Subdirección de Administración como en las Delegaciones Estatales. d) Identificación de los flujos de información. A través del uso de la Intranet, se puede definir e identificar quién genera la información, quien la utiliza y que manejo se le da, lo cual nos permite tener una visión organizada de los flujos de la información. e) Actualizar oportunamente la información que se integre a la Intranet. Esta interfaz nos ayuda a generar y consultar información en tiempo real, optimizando nuestro proceso administrativo. DDi iirreecccci iióó nn ddee AAddmi iinni iisst ttrraa cci iióónn yy FFi iinnaannzzaass 4

4 f) Fortalecer los vínculos de comunicación entre Oficinas Centrales y Delegaciones. II INN TT RR AA NN EE TT DD EE LL AA SS UU BB DD I RR EE CC CC I ÓÓ NN DD EE AA DD MM I NN I SS TT RR AA CC I ÓÓ NN El sistematizar los flujos de información entre las Delegaciones Estatales de la Corett y la Subdirección de Administración, permite a ésta tener una relación más estrecha y cercana con los objetivos administrativos tanto en materia de recursos humanos como en el rubro de las adquisiciones, hace más eficientes todos los procesos administrativos dependientes de la Subdirección de Administración, acortando los tiempos de respuesta en los trámites y servicios que proporcionan los Departamentos tanto de Personal como de Recursos Materiales y Servicios. Otros beneficios adicionales, son: o Acceso inmediato a informes, manuales de procedimientos y diversos comunicados administrativos. o Generación de bases de datos con información actualizada o Consultas inmediatas de procedimientos administrativos. o Facilidad de búsquedas de información. o Facilidad para compartir documentos entre una o varias Delegaciones Estatales así como con Oficinas Centrales. o Un salón de Chat especial para consultas y comentarios directos entre cualquier Delegación Estatal así como con la Subdirección de Administración minimizando la utilización de la red de telefonía de la Corett. (en construcción) o Facilidad para realizar consultas en materia de Capacitación, licitaciones, proveedores, sancionados etc. DDi iirreecccci iióó nn ddee AAddmi iinni iisst ttrraa cci iióónn yy FFi iinnaannzzaass 4

5 II INN TT RR AA NN EE TT DD EE LL AA SS UU BB DD I RR EE CC CC I ÓÓ NN DD EE AA DD MM I NN I SS TT RR AA CC I ÓÓ NN DDi iirreecccci iióó nn ddee AAddmi iinni iisst ttrraa cci iióónn yy FFi iinnaannzzaass

6 CONTENIDO PANTALLA PRINCIPAL DE LA INTRANET DE LA SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

7 SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN OBJETIVOS MISION FUNCIONES PROCESOS

8 NORMATECA INTERNA CONTENIDO: NORMATIVIDAD EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS, RECURSOS MATERIALES, SERVICIOS GENERALES Y FINANZAS, LA CUAL SE ENCUENTRA EN FORMATO PDF

9 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ORGANIGRAMA DIRECTORIO.

10 BIBLIOTECA SE ENCUENTRA TODO LO REFERENTE A LOS PROGRAMAS DE ESTA SUBDIRECCIÓN COMO SON: PROGRAMA DE USO EFICIENTE DEL AGUA, LINEAMIENTOS DEL PROGRAMA DE AHORRO 2006, PROGRAMA DE ENAJENACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL, PROGRAMA DE CAPACITACIÓN.

11 SERVICIOS QUE PROPORCIONA LA SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CONTENIDO: EXPEDICIÓN DE CREDENCIAL EXPEDICIÓN DE HOJA ÚNICA DE SERVICIOS, SOLICITUD DE PARTE PROPORCIONAL DEL AGUINALDO, SOLICITUD DE CURSOS DE CAPACITACIÓN, CERTIFICACIÓN DE PRESTAMOS PERSONALES E HIPOTECARIOS ETC.,

12 SE ENCUENTRAN DIVERSOS TRÁMITES QUE AQUÍ SE REALIZAN COMO SON: SEGUROS DE GASTOS MÉDICOS MAYORES, TRÁMITE DE INCAPACIDADES MEDICAS, CUIDADOS MATERNOS, AYUDA DE LENTES, DÍAS ECONÓMICOS, ESTÍMULOS POR PUNTUALIDAD, VACACIONES, SERVICIO SOCIAL ETC.,

13 CATALOGO DE PROVEEDORES DONDE SE INDICAN LAS PARTIDAS QUE SE AFECTAN, NUMERO DE CONTRATO, LA FECHA EL NOMBRE DEL PROVEEDOR Y EL CONCEPTO.

14 DIFUSIÓN DE LOS PROCESOS DE LICITACIONES PÚBLICAS

15 APLICACIONES CONTENIDO A) CONCENTRADO GENERAL DE CONTRATOS Y PEDIDOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS (FORMATOS 1 Y 5) B) PROCESO DE IMPRESIÓN DE NOMINA Y RECIBOS DE PAGO. C) MODULO DE INCIDENCIAS. D) CONTROL DE SALIDA DE BIENES INSTRUMENTALES.

16 PANTALLA DE CAPTURA DE FORMATO 1

17 PANTALLA DE CAPTURA DE FORMATO 5