Gestión total de infraestructura e instalaciones que marca la diferencia

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1 Gestión total de infraestructura e instalaciones que marca la diferencia Visión general de los productos La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones Más de cuatro millones de usuarios lo demuestran a diario... y ahorran a sus empresas más de cien mil millones de dólares al año

2 ARCHIBUS Índice DESCRIPCIÓN GENERAL Aproveche la oportunidad de transformar su cartera Soluciones globales implementadas en 30 días Perfiles de éxito Inteligencia comercial para aumentar su balance final Las herramientas adecuadas que se adaptan a sus necesidades ARCHIBUS: anticípese a la competencia 15 razones para implementar ARCHIBUS PRODUCTOS DE ARCHIBUS pág. 2 pág. 3 pág. 4 pág. 6 pág. 7 pág. 8 pág. 9 APLICACIONES DE ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos Controle y evalúe el rendimiento financiero u operativo de sus bienes inmuebles de manera individual o global pág. 14 Presupuestación de capital Controle el ciclo de presupuestación del capital para proporcionar una planificación estratégica mejorada y centralizada a toda la organización Enterprise La solución de gestión de instalaciones más completa del mundo para gestionar superficies de millones de metros cuadrados pág. 10 Gestión de proyectos Gestione proyectos, desde la perspectiva de un propietario, para que se lleven a cabo a tiempo y sin excederse del presupuesto pág. 16 Single Site Express La única solución completa para gestionar instalaciones y complejos de menos de metros cuadrados pág. 10 La solución para la pequeña empresa o para un solo usuario de gestión instalaciones de menos de metros cuadrados pág. 10 Web Central Aproveche las funcionalidades de la web para intercambiar información y distribuir procesos de trabajo de autoservicio a través de su organización pág. 12 pág. 18 Planificación estratégica de espacios Ajuste el desarrollo de instalaciones e infraestructura con la planificación mediante la evaluación del uso histórico y de la previsión de las necesidades futuras pág. 20 Gestión de espacios Gestione la eficacia del espacio para reducir los costes de ocupación y optimizar su uso mediante una repercusión de costes precisa pág. 22 Overlay con gestión de diseño para AutoCAD y Revit Relacione dibujos con datos de infraestructura e instalaciones de forma bidireccional, sincronizando las actualizaciones de cada entorno para mejorar la precisión y la productividad pág , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. ARCHIBUS, el logotipo de ARCHIBUS, TIFM e Intuitive Business Transformation son marcas comerciales de Facilities Management Techniques, Inc. El resto de productos o marcas son marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Gestión de traslados Agilice todo el proceso de traslado, incorporación y cambio, desde una sola persona hasta traslados de varias fases, para reducir costes y minimizar las interrupciones en la operación pág. 26 i La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

3 ARCHIBUS Índice Reservas Simplifique la planificación y gestión del espacio de uso compartido para aumentar su eficacia y optimizar su utilización Gestión de emergencias Asegure la continuidad de las actividades comerciales y una pronta recuperación en caso de desastre pág. 28 pág. 44 Hoteling Optimice el uso y las repercusiones de espacio para una plantilla en constante cambio y equipos de trabajo dinámicos pág. 30 Evaluación del estado físico Cree una base de datos central para gestionar eficazmente las responsabilidades sobre mantenimiento aplazado y recomendar acciones correctivas de forma efectiva pág. 46 Gestión de mobiliario y equipos Supervise y controle el coste y uso de los activos físicos para aumentar la responsabilidad de la organización pág. 32 Evaluación del impacto medioambiental Evalúe los indicadores de rendimiento y reduzca riesgos para elevar el perfil medioambiental de la organización pág. 48 Gestión de telecomunicaciones y cableado Gestione cada aspecto de su infraestructura de red para facilitar la planificación y mejorar tanto la gestión de activos como el servicio al cliente pág. 34 Extensiones geoespaciales para ESRI Relacione los datos de infraestructura e instalaciones con la eficacia intuitiva de la tecnología geoespacial para tomar decisiones documentadas pág. 50 Centro de soporte Ofrezca un portal centralizado de autoservicio para las solicitudes habituales de servicio para favorecer la eficiencia organizativa y reducir los costes administrativos pág. 36 Trabajo en demanda Programe, envíe, gestione e informe de las tareas de mantenimiento de forma eficiente utilizando las capacidades de autoservicio para reducir los costes de operación y aumentar la satisfacción del cliente pág. 38 Gestión de mantenimiento del edificio Controle y gestione el mantenimiento preventivo y correctivo para mejorar el equilibrio de carga de trabajo y reducir los costes operativos pág. 40 Asistente de mantenimiento Agilice el procesamiento de órdenes de trabajo y el servicio de asistencia técnica para mejorar su eficacia y el nivel de satisfacción del cliente SERVICIOS Programa de suscripción de software Soporte técnico Servicios profesionales Formación Soluciones en demanda y alojadas PERFIL DE LA EMPRESA ARCHIBUS Inc. pág. 52 pág. 53 pág Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. ii

4 ARCHIBUS Aproveche la oportunidad de transformar su cartera de bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones Si está dispuesto a tomar decisiones sobre sus activos, tanto espaciales como físicos, podrá mejorar considerablemente el resultado final de su organización. Transformación en lugar de conformismo Una encuesta realizada a directivos financieros afirma que muchos de ellos no están satisfechos con la capacidad de gestión de activos físicos que actualmente tiene su organización. La gran mayoría de ellos afirma que necesita un mayor control y utilización de los activos, informes más completos sobre mantenimiento y la capacidad de aumentar al máximo la vida útil de los activos a través de su reasignación. Porcentaje de directivos que buscan mejoras: 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Funciones de gestión de activos 90% Seguimiento y uso de activos 80% Con más del 35% de todos los activos de una organización relacionados con el coste de bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones, hoy, más que nunca, los directivos financieros buscan mejorar considerablemente el uso y la eficacia operativa de los activos y aumentar el valor de los accionistas. Informes de mantenimiento y reparaciones Función de reasignación de activos sobrantes 79% 78% Fuente: CFO Enterprise s Research Group Intuitive Business Transformation La transformación interna, mitigación de riesgos y optimización de activos son problemas significativos y complejos a los que se enfrentan organizaciones de todo el mundo. ARCHIBUS posibilita la transformación intuitiva Las funciones de Intuitive Business Transformation de ARCHIBUS le permiten gestionar los resultados de sus iniciativas de transformación, preservación de activos y optimización de beneficios de forma intuitiva y al mismo tiempo reducir el coste total de propiedad. Los resultados netos suponen un enorme aumento de la rentabilidad y productividad de la organización. Rápida implantación en 30 días con Implementation Methodology de ARCHIBUS No subestime la importancia de la experiencia a la hora de implementar con éxito los sistemas y procesos necesarios para transformar su cartera de bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones. Rápida implantación en 30 días con Implementation Methodology de ARCHIBUS Asistencia Evaluación Planificación Implementation Methodology de ARCHIBUS está avalada por los más de 25 años de experiencia de ARCHIBUS, Inc. como pionera en el desarrollo de soluciones de automatización de bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones. A esto debe añadirse el conocimiento sobre implantaciones adquirido, basado en las prácticas recomendadas y referencias de nuestros más de de usuarios. Hoy día puede implementar una solución estándar de ARCHIBUS en tan sólo 30 días. Implementación Desarrollo Piloto Diseño Análisis ARCHIBUS proporciona el método integrado más completo de gestión de bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones, lo que puede mejorar de forma considerable la utilización de los activos y la eficacia operativa, dando lugar a un aumento del valor de los accionistas. Más de de usuarios de ARCHIBUS lo ponen en práctica a diario y ahorran a sus empresas más de millones de dólares al año. Obtiene el máximo partido de la gestión de sus bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones? 2 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

5 ARCHIBUS es la solución global más completa que permite integración con los sistemas existentes en sólo 30 días ARCHIBUS relaciona los silos de datos con diversas aplicaciones que sirven de respaldo a personas, procesos, lugares y activos físicos, de manera que proporciona una solución única, funcional e integrada Gestión de propiedades y arrendamientos Planificación estratégica de espacios Gestión de proyectos Overlay con gestión de diseño para AutoCAD y Revit Gestión de espacios Reservas Hoteling Portal de espacio de trabajo Gestión de traslados Centro de soporte Contratos de nivel de servicio Gestión de mobiliario y equipos EAM CMMS CAFM CIFM IWMS Planificación de la cartera de bienes inmuebles Planificación de instalaciones Desarrollo y creación de diseños Gestión de cambios Gestión de activos Inteligencia de negocio Geoespacial / Reglas flujo trabajo / Servicios web Análisis asignación y reasignación Evaluación de instalaciones Gestión de riesgos Operaciones y mantenimiento Trazado de redes físicas IT IM ERP CRM BAS Cuadros de mando personalizados Presupuestación de capital Evaluación del estado fisico Medioambiente + Sostenibilidad Evaluación/Supervisión Edificios limpios/ecológicos Gestión de residuos Gestión de emergencias Gestión de mantenimiento del edificio Asistente para mantenimiento Gestión de flotas Control de claves y seguridad Aseo y limpieza Trabajo en demanda Gestión de telecomunicaciones y cableado Integración rápida con sistemas existentes y corporativos MS SQL ORACLE SYBASE 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 3

6 Lista parcial de clientes de ARCHIBUS Algunas de las más de organizaciones que se benefician de ARCHIBUS Banca/Finanzas/Seguros ABN AMRO Bank (NL) AEGON (UK) American Express AXA (BE) BBVA (ES) Banco de España (ES) Bank of England Banquet Pictet & Cie (CH) Barclay Capital Blue Cross Blue Shield BNL-Gruppo BNP Paribas (IT) Commerzbank (DE) Discover Financial Services Deutsche Börse Dexia First Bank of Nigeria PLC Fortis Bank (BE) JPMorgan Chase KBC Bank (BE) KBL (LU) Liberty Group (ZA) Macquarie Bank Limited (AU) Marsh & McLennan MetLife Monte dei Paschi di Siena (IT) Morgan Stanley Nedbank (ZA) Nomura Securities International Northwestern Mutual Life PNC Bank Prudential Financial Reserve Bank of Australia Royal Bank of Scotland SNS Reaal Groep (NL) State Street Bank (LU) UBS USAA Informática/Electrónica/Software Agilent Technologies ebay Earthlink Google Hewlett-Packard IBM KLA-Tencor Silicon Graphics, Inc. STMicroelectronics (FR) Synopsys Productos para el consumidor Beiersdorf AG (DE) ConAgra Foods Kraft Canada Nestlé Philip Morris International (CH) Procter & Gamble S.C. Johnson & Son, Inc. The Coca-Cola Company Institutiones culturales National Gallery of Victoria (AU) Peabody Essex Museum Perth Zoo (AU) Victoria & Albert Museum (UK) Educación Austin Independent School District Carnegie Mellon University City University of New York Deakin University (AU) Denver Public Schools Duke University Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (CH) Johns Hopkins University National University of Singapore NY City School Construction Authority Princeton University School Board of Sarasota County Singapore Polytechnic The University of Hong Kong The University of Sydney Universidad de Vigo (ES) Universität Jena (DE) Università di Bologna (IT) Université Catholique de Louvain (BE) Université du Luxembourg (LU) University of Cape Town (ZA) University of Edinburgh (UK) University of Illinois-Chicago University of Missouri-Columbia University of Portsmouth (UK) Universiti Teknologi MARA (MY) Energía American Electric Power British Energy IBERDROLA S.A. (ES) Chesapeake Energy Constellation Energy Enbridge Gas Distribution (CA) ENEL (IT) Hydro One (CA) Keyspan Energy Red Eléctrica de España (ES) Sempra Energy Entretenimiento/Medios All England Lawn Tennis & Croquet Club Dow Jones & Company Il Sole 24 Ore (IT) Lucasfilms NBC Universal Inc. Scripps Networks Sony Pictures Studios TAB Limited (AU) Time Warner - Turner Broadcasting Inc. VRT - Flemish Television (BE) Warner Bros. Studio Gubernamentales Bermuda Land Development City of Calgary (CA) City of Melbourne (AU) City of Orlando, FL Collier County, FL Commonwealth of Kentucky Hamilton County, OH FOREM (BE) Internal Revenue Service Johnson County, KS Maritime Forces Atlantic (CA) Meteorological Office (UK) Ministerio de Medio Ambiente, Rural y Marino (ES) Naval Underseas Warfare Center Northamptonshire County Council (UK) Parliamentary Works Directorate (UK) Real Casa de la Moneda y Timbre (ES) Public Works & Government Services Canada State of Michigan State of Missouri State of Tennessee USAID U.S. Dept. of Housing and Urban Development U.S. Navy Europe Washington State Dept. of Transportation Salud Alegent Health Systems Beaumont Services Company Bermuda Hospitals Board Calgary Health Region (CA) Capital Health Authority (CA) Cedars-Sinai Medical Center Children s Hospital of Philadelphia Christiana Care Health Services 4 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

7 Lista parcial de clientes de ARCHIBUS City of Hope Duke University Medical Center Fraser Health Authority (CA) Hospital Clínic (ES) Kaiser Permanente London Health Sciences (CA) Johns Hopkins Hospital Massachusetts General Hospital MD Anderson Cancer Center Ontario Ministry of Health St. John s Hospital University of Texas Medical Branch Vancouver Coastal Health (CA) Industrias manufactureras Agfa (BE) Ball Aerospace & Technologies Corp. DAF Trucks (BE) Eastman Kodak Ford Land (UK) General Motors Honeywell, Inc. Northrop Grumman Philips (BE) Porsche (DE) Raytheon Petróleo/Química/Minería BHP Billiton (AU) BP Compañía Española de Petróleos (ES) ConocoPhillips Shell Total Farmacéutica/Biociencia Amgen Boehringer Ingelheim (ES) Bristol-Myers Squibb (BE) Biogen Idec Genentech Genzyme GlaxoSmithKline Merck Serono (CH) Millennium Pharmaceuticals Pfizer Roche Sanofi-Aventis UCB (BE) Investigación European Space Agency Idaho National Laboratory Los Alamos National Laboratory MIT Lincoln Laboratory NASA National Institutes of Health Underwriters Laboratories Minoristas/Mayoristas Carrefour SA Coach Foschini Group (ZA) Macy s Menzies Distribution (UK) Polo Ralph Lauren Tiffany & Co. Wegman s Food Markets Servicios Accenture Allen & Overy (UK) Anglican Retirement Villages (AU) Axima Canary Wharf Management Deloitte & Touche DHL Worldwide Express Ernst & Young (UK) Fluor Halliburton-KBR Indra (ES) Johnson Controls Metavante Ofita (ES) Serco (BE) Siemens Healthcare SITA (CH) Telindus (BE) Telecomunicaciones CANTV (VE) Global Switch (ES) Movistar (AR) Portugal Telecom (PT) Telecom Argentina (AR) Telecom Italia (IT) Telefónica España S.A. (ES) Vodafone BV Vodafone España (ES) Transporte Aeroporti di Roma (IT) Aeropuerto de Barcelona (ES) Aeropuerto de Madrid (ES) Autostrade per l Italia S.p.A. (IT) Belgian Railway (BE) British Airways PLC (UK) Incheon International Airport (KO) Qantas Airways (AU) Queensland Rail (AU) Al usar ARCHIBUS, la gestión y responsabilidad de los activos de instalaciones ha mejorado enormemente, lo que hizo que Departamento de Transporte del estado de Washington (WSDOT) consiguiera unos ahorros conservadores de 2 millones de dólares durante dos años. Tom Kuchman, Administrador de sistemas WSDOT ARCHIBUS es una herramienta crítica a la hora de gestionar los ciclos de vida de los activos y ha sobrepasado nuestras expectativas de rendimiento de la inversión. De hecho, ahora recomendamos el sistema a nuestros clientes. Tom Pagurek, Director técnico Gestión de servicio integrado Siemens Healthcare Usamos ARCHIBUS para el mantenimiento preventivo... y pudimos conseguir ahorrar alrededor del 5% de nuestro presupuesto total de mantenimiento, unos dólares al año. Wayne Schacher, Servicios de ayuda e instalaciones Ball Aerospace & Technologies Corp. A medida que íbamos poniendo más información Online, vimos que de dólares es solo el principio de lo que esperábamos ahorrar al usar ARCHIBUS. Con la aplicación Gestión del espacio, esperamos ver un uso más eficiente del espacio que pueda reducir nuestros gastos del presupuesto de inversión de activo fijo. En ese sentido, y en ambiente escolar, ARCHIBUS es una mina de oro: debería estar en todos los sistemas escolares del país. Deborrah Metheny Supervisora de Gestión de emergencia, Junta directiva escolar del condado de Sarasota, Florida A lo largo del tiempo hemos trabajado duro para maximizar la eficiencia de nuestros lugares de trabajo, pero [ARCHIBUS] también nos está ayudando a maximizar su efectividad. Ernest Pierz, Director regional Dirección inmobiliaria global, BP Que nos cobren por el espacio se ha convertido en un ahorro del espacio de alrededor de un 7,6% a lo largo de los tres últimos años, a pesar de tener un crecimiento constante del número de estudiantes. Morley Stewart-Jones, Director de sistemas de información University of Portsmouth Sabía que la tecnología CAFM que usábamos era un Ford Pinto comparado con el Corvette que es ARCHIBUS. Trent Blair, Director de instalaciones Construcción y diseño de la gestión, Estado de Missouri Visite para leer más testimonios de los usuarios de ARCHIBUS de todo el mundo GREAT SEAL OF THE THE OF MISSOURI STATE 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 5

8 ARCHIBUS Perfiles de éxito Telefónica S.A. Realizamos un seguimiento de los bienes inmuebles y los arrendamientos en ARCHIBUS... El sistema se utilizó en el proyecto de racionalización de espacio de Telefónica, y proporcionó un beneficio de 968 millones de euros... No lo podríamos haber conseguido sin ARCHIBUS. Luis Calavia Gestor de inmuebles Telefónica S.A. Turner Broadcasting Systems, Inc. Hemos ahorrado más de un millón de dólares sólo en gastos de gestión de proyectos. ARCHIBUS se amortiza en sólo unos meses. Donnie Walden Director de sistemas de información de instalaciones Turner Broadcasting Objetivos: crear una visión consolidada y una mejor gestión de bienes inmuebles en todo el mundo, con un total de metros cuadrados, mediante la unificación de registros geográficamente dispersos. Estrategias: implementar las aplicaciones de Gestión de mantenimiento del edificio, Gestión de espacios y Gestión de propiedades y arrendamientos de ARCHIBUS. Integrarlas en SAP para relacionar la contabilidad con los datos del bien inmueble. Resultados: un ahorro de casi millones de dólares en 3 años; optimización del uso del espacio; datos accesibles y precisos; un considerable ahorro de tiempo; análisis más eficientes y sencillos de los problemas de mantenimiento e informes más completos de los edificios. Condado de Johnson, Kansas... pretendemos reducir de forma considerable los costes de energía, las necesidades espaciales y de personal. En un periodo de 15 años, tenemos previsto ahorrar 44 millones de dólares en arrendamiento. Una perspectiva clara de los recursos existentes y la previsión de las necesidades de la región permitirán eliminar proyectos de construcción y renovación innecesarios o redundantes. Joe Waters Director del departamento de Gestión de inmuebles Condado de Johnson, Kansas Objetivos: desarrollar un plan maestro de los activos estratégicos que ayudara a analizar la adquisición y desarrollo de los terrenos y activos del condado que comprenden 250 edificios y más de metros cuadrados. Estrategias: implementar las aplicaciones de Gestión de espacios, Gestión de mantenimiento del edificio, Gestión de mobiliario y equipos, Planificación estratégica de espacios, Gestión de telecomunicaciones y cableado y Gestión de propiedades y arrendamientos de ARCHIBUS, así como ARCHIBUS Web Central. Resultados: ahorro en costes de energía, necesidades espaciales y personal al consolidar operaciones aisladas; mejora de la eficacia de la gestión de arrendamientos; eliminación de proyectos de construcción y renovación innecesarios o redundantes; previsión de un ahorro de 44 millones de dólares en arrendamientos. Objetivos: una gestión más rentable de 69 bienes inmuebles nacionales e internacionales, de metros cuadrados, gracias a la centralización de los datos FM más relevantes; datos precisos y oportunos para respaldar traslados, repercusiones de costes y planificaciones estratégicas; reducir la redundancia de datos. Estrategias: integrar ARCHIBUS Web Central y Gestión del espacio de ARCHIBUS con el software PeopleSoft, Remedy y Pegasus. Resultados: un ahorro de más de 1 millón de dólares en costes de proyectos. Un método proactivo de gestión de cambios; mayor control de las cuentas; reducción de los costes operativos; sistemas de visualización multi-usuario interconectados para datos de activos, personales y de espacio. City University of New York Una de las cosas que más me gustan de ARCHIBUS es que es flexible y que la información se puede transferir fácilmente a otros sistemas. Todos los cambios que tuvimos que realizar los realizamos sin dificultad. Una de las cosas en las que me mantuve firme fue en usar ARCHIBUS inmediatamente. Deborah Lott Directora adjunta de gestión del espacio City University of New York (CUNY) Objetivos: estandarizar la gestión y planificación de espacios y la concesión de beneficios en 20 edificios campus formados por más de 300 que ocupan un espacio de metros cuadrados. Estrategias: implementar las aplicaciones Gestión de mantenimiento del edificio, Asistente para mantenimiento, Gestión de espacios y Overlay para AutoCAD de ARCHIBUS para crear una base de datos centralizada para recopilar, planificar y analizar datos de todo el campus. Resultados: estandarización de los procesos y la plataforma de la base de datos de la gestión de instalaciones; mayor precisión en la gestión, evaluación y planificación de espacios; intercambio de datos mejorado dentro del sistema CUNY; aumento del 26,9 % en beneficios indirectos según estudios federales y un aumento del 37,9% en financiación indirecta. 6 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

9 ARCHIBUS Perfiles de éxito Procter & Gamble Introdujimos métricas de referencia corporativas, incluyendo estadísticas de áreas rentables, población y capacidad en ARCHIBUS... La organización de servicios del entorno de trabajo que ha reportado a la empresa más de 20 millones de dólares de ahorro al año sólo con este proyecto. Richard Angel Gestor de proyectos Servicios de entorno de trabajo Procter & Gamble Objetivos: mejora de la eficacia de la gestión del espacio de todas las oficinas, además de las instalaciones de investigación, y la renovación de las mismas, lo que conlleva una mejora de la producción del personal en 520 edificios, con un total de metros cuadrados. Estrategias: implementar Gestión de espacios, Gestión de mobiliario y equipos y Overlay para AutoCAD de ARCHIBUS. Resultados: un ahorro anual de 20 millones de dólares gracias a la mejora de la producción; oportunidades de trabajo virtual, reducción de la carga de trabajo gracias a informes sobre espacios y repercusión de los costes basados en la web; incremento de la capacidad de los puntos de referencia. ENEL Gracias a un análisis detallado sobre el uso del espacio con ARCHIBUS, descubrimos que hasta un 50% del espacio de nuestras oficinas estaba infrautilizado Al integrar la gestión de los bienes inmuebles y del espacio con la gestión de las instalaciones, ARCHIBUS se utiliza como la base de todos los procesos de toma de decisiones. Antonello Buondonno Director de gestión de bienes inmuebles y espacios Enel Objetivos: optimizar la gestión de espacios y arrendamientos de la compañía eléctrica más importante de Italia y tercera de Europa, con objeto de eliminar la infrautilización de las instalaciones y mejorar la rentabilidad así como racionalizar y mejorar la gestión de los contratos de limpieza que se basan en precios y puntos de referencia estándar. Estrategias: implementar Gestión de propiedades y arrendamientos, Gestión de espacios, Evaluación del estado físico, Gestión de mantenimiento del edificio y Web Central con la integración en SAP para mejorar la gestión de aproximadamente edificios con un total de 2,5 millones de metros cuadrados. Resultados: un ahorro de 12 millones de euros al año en la gestión de espacios de los activos: un 24% de espacio utilizado y un 21% en servicios de limpieza. KBC Bank Es difícil valorar ARCHIBUS, pero es, sin lugar a dudas, positivo, muy positivo. Su mejor ventaja es la excelente perspectiva del uso del espacio y el coste de las instalaciones. Koen Terweduwe Gestor de proyectos de CAFM KBC Bank Objetivos: consolidar 89 aplicaciones hasta en tres soluciones de gestión corporativas integradas para mejorar las operaciones, el intercambio de datos, y el análisis en 40 edificios administrativos y 850 sucursales con un total de metros cuadrados. Estrategias: consolidar aplicaciones relacionadas con las instalaciones en la plataforma ARCHIBUS que enlaza con las otras dos principales soluciones de gestión ERP de KBC. Resultados: centralización y mejora de la calidad de los datos; reducción del coste de mantenimiento de aplicaciones; mayor productividad a través de sistemas de reserva en línea optimizados. Blue Cross Blue Shield of NC Utilizar ARCHIBUS para gestionar adecuadamente el uso del espacio nos ha servido para recuperar metros cuadrados de espacio. Hemos podido cancelar proyectos de construcción por valor de 35 millones de dólares. Pero no sólo eso, también pudimos desocupar tres edificios más pequeños, lo que nos ha permitido obtener 1,5 millones de dólares de ingresos en concepto de alquileres. Penny Kaffenberger Gestor de costes y presupuestos Blue Cross Blue Shield of NC Objetivos: gestionar metros cuadrados de bienes inmuebles repartidos en más de cinco complejos, como un activo corporativo con datos verificados que posibilita la consolidación del espacio y evita el arrendamiento o la compra innecesaria de bienes inmuebles adicionales. Estrategias: realizar mejores análisis del uso del espacio y de los costes con Gestión de espacios de ARCHIBUS; integrar esa información de la base de datos en el sistema financiero de Lawson. Resultados: un ahorro de 35 millones de dólares en costes de construcción para oficinas centrales nuevas; una consolidación del espacio que ha generado 1,5 millones de dólares de ingresos por el arrendamiento de tres bienes inmuebles desocupados. Visite para leer más testimonios de usuarios de todo el mundo. 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 7

10 ARCHIBUS: Inteligencia de negocios intuitiva para reducir costes, minimizar riesgos y optimizar los niveles de servicio. ARCHIBUS se diseñó para ser la solución de gestión de bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones más integrada para satisfacer las necesidades de varias funciones y departamentos de su organización. Nuestras aplicaciones, completas y líderes del sector, proporcionan las herramientas de visualización, planificación, análisis y creación de informes que ofrecen el mejor conocimiento operativo y mejor control sobre los costes. De esta forma se garantiza una gestión más eficiente de los activos y de las personas y una mejora del servicio al cliente que incrementa la productividad de toda la organización. El departamento de Patrimonio necesita: Mejorar el rendimiento de la cartera de bienes inmuebles a través de puntos de referencia financieros y operativos Racionalizar el uso del espacio de la cartera de bienes inmuebles arrendados y en propiedad Controlar los plazos y vencimientos de los arrendamientos, al mismo tiempo que se estandarizan las estadísticas y los datos Identificar el exceso de espacio de la cartera para su alquiler o venta Ofrecer un plan maestro estratégico en función de su inventario de bienes inmuebles e instalaciones Garantizar que los impuestos se corresponden exactamente con el espacio y las dotaciones El departamento de Instalaciones y mantenimiento debería: El departamento de Finanzas desearía: Aumentar el valor de los accionistas Reducir el coste total de los bienes inmuebles a través de la empresa Aportar transparencia al rendimiento operativo y financiero de la organización Producir cuadros de mando que alineen el rendimiento con los objetivos generales de la empresa Acceder a datos que comparen el rendimiento con el de otras organizaciones del sector Gestionar los costes operativos y minimizar el riesgo financiero Realizar planificaciones y presupuestación de capital de forma sencilla Implementar un sistema empresarial que pueda incorporar fácilmente múltiples ubicaciones geográficas, idiomas y sistemas de medición para la creación de informes y consolidación globales El departamento de Tecnología de la información debería: Seleccionar soluciones integradas que maximicen el capital invertido en sistemas heredados o en otros sistemas propietarios Adquirir soluciones de software COTS (del inglés, "commercialoff-the-shelf") que requieran una personalización mínima y ofrezcan un máximo rendimiento de la inversión Proporcionar sistemas seguros que permitan a los usuarios acceder únicamente a la información que necesitan para realizar su trabajo Garantizar la conformidad con los mandatos y las organizaciones normativas, como, por ejemplo, Sarbanes-Oxley, SEC, EPA, OSHA, JCAHO y HIPAA, entre muchas otras Trabajar con proveedores que cuenten con una amplia experiencia y opciones de implantación flexibles. Desarrollar estrategias eficientes para el uso de los espacios Reducir los gastos operativos mediante la reasignación de los activos físicos y la ampliación de su vida útil Generar informes precisos de mantenimiento para la preparación de los presupuestos Producir de forma rápida informes sobre la ocupación y utilización del espacio para propósitos de repercusión de costes y para la reubicación en caso de situaciones de emergencia Supervisar y gestionar a los proveedores de servicios internos o externos y el mantenimiento preventivo y correctivo Desarrollar estrategias para reducir los gastos en servicios públicos Aumentar la productividad del personal mediante la eliminación de los procesos manuales, que consumen mucho tiempo, y el suministro de portales de autoservicio Obtener altos niveles de satisfacción del cliente 8 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

11 Usted tiene bienes inmuebles, una infraestructura y unas instalaciones que gestionar. Obtenga las herramientas necesarias para llevarlo a cabo correctamente. La gestión total de infraestructura e instalaciones (TIMF), la próxima generación de IWMS, es una solución integrada y completa que une a personas, procesos, lugares y activos físicos que constituyen el núcleo de las organizaciones productivas. Gestionar estos activos con eficacia consiste en algo más que contar de cuántos de ellos dispone, dónde se encuentran y qué se ha hecho para mantenerlos. Más que nunca se trata de administrar los activos: la eficiencia con la que se han utilizado, si su organización puede competir mejor que el resto y cómo se puede mejorar el rendimiento de la inversión. La solución TIMF de ARCHIBUS hace frente a estos asuntos con funciones fáciles de implementar. Además, se pueden compartir en toda la empresa mediante una interfaz de usuario intuitiva y un completo conjunto de herramientas de medición y visualización para supervisar el rendimiento. Métodos de comparación Metodología demostrada para la aplicación de estándares Las mejores prácticas y métricas del sector Capacidad de evaluación de LEED Procedimientos para la mitigación del riesgo Obedece a organizaciones normativas o generadoras de estándares, incluyendo EPA, OSHA, The Joint Commission, HIPAA, la orden ejecutiva y el informe 34 del GASB, entre otros Permite la creación de los informes necesarios sobre iniciativas de rendición de cuentas y de transparencia, como la ley Sarbanes-Oxley Admite controles internos para la protección de la seguridad vital y de los activos Proporciona miles de informes estándar y preformateados que ayudan en el cumplimiento de normativas Genera informes personalizados fácilmente, sin necesidad de un desarrollador de software Métodos de control de calidad Es compatible con Six Sigma Estandariza procesos mediante automatización y validación Relaciona los costes y la variación con los procesos Proporciona procesos documentados que se pueden reproducir Controla y mide los resultados, creando la base para una mejora continua Por ello es por lo que ARCHIBUS ofrece: Medición del rendimiento Paneles de control personalizados e inteligentes Indicadores clave de rendimiento (KPI, del inglés "Key Performance Indicators") Cuadros de mando Informes de rendimiento de proveedores de servicios 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 9

12 ARCHIBUS: Gestión total de infraestructura e instalaciones para conseguir una ventaja competitiva ARCHIBUS, la solución líder mundial en Gestión total de infraestructura e instalaciones (TIFM), ofrece la solución más probada, completa e integrada para la toma de decisiones estratégicas y la reducción del coste total de las operaciones. Probada: ARCHIBUS es el proveedor líder mundial de servicios y soluciones de gestión de bienes inmuebles, infraestructura e instalaciones, con un gasto aproximado de millones de dólares en productos y servicios relacionados con ARCHIBUS Utilizado por más de de usuarios finales en todo el mundo para la gestión de más de 5 millones de bienes inmuebles Con más de 25 años en el mercado, ARCHIBUS es un producto de continua innovación que ha definido a menudo el estándar del sector Utilizado en más de 130 países por una red de más de socios comerciales de ARCHIBUS Retorno de la inversión generalmente en menos de seis meses. Integrada: Formado por un conjunto integrado de aplicaciones que saca provecho de la información disponible en una base de datos central Total compatibilidad bidireccional con Autodesk AutoCAD, el estándar del sector, lo que garantiza que los cambios que se realicen en los diseños se reflejen simultáneamente en la base de datos de ARCHIBUS Compatibilidad bidireccional con el modelado de información para la edificación (BIM) de Autodesk Revit para reutilizar numerosos datos sobre instalaciones durante todo su ciclo de vida Vincule directamente los datos de sus instalaciones e infraestructura con la tecnología GIS de ESRI, para obtener una representación visual tanto de la información interior como de la exterior Compatibilidad con la mayoría de paquetes CAD, sistemas ERP, soluciones de infraestructura de TI, sistemas EAM, tecnologías espaciales GIS, sistemas de códigos de barras, fotografía digital y aérea, etcétera Completa: Robusta: Fusión de diversos sistemas, ubicaciones y tecnologías para facilitar la colaboración entre empresas Arquitectura de sistema abierto que permite el intercambio con otras bases de datos de información y con sistemas ERP como, por ejemplo, SAP, Oracle y Microsoft Dynamics NAV Admite plataformas de bases de datos consolidadas, incluyendo las nativas Oracle, Microsoft SQL Server y Sybase Consulta excelente de información interna y externa gracias a su capacidad de integración con las bases de datos geográficas ESRI Capacidad óptima de interoperabilidad gracias a la incorporación de los protocolos estándar del sector para la conexión de aplicaciones y sistemas mediante el uso de servicios web, http, https, enlaces directos a las bases de datos o transferencias desde Microsoft Excel, Adobe PDF o XML Conjunto de aplicaciones totalmente centradas en la web para las implementaciones de la empresa Implementaciones opcionales basadas en Windows para soluciones a nivel de departamento o usuarios avanzados de oficinas de apoyo Rentable: Reducción de la necesidad de invertir extensos recursos en su personalización, ya que es una solución estandarizada Habitualmente genera resultados en menos de 90 días y la inversión realizada se recupera en 6 meses La solución integrada permite sacar el mayor provecho de la información desarrollada por cada usuario, con lo que se ahorra una gran cantidad de tiempo y esfuerzo Funciones integradas de flujo de trabajo basadas en la web que eliminan los procesos manuales redundantes, posibilitan una rápida recopilación y consolidación de datos y aprovechan al máximo la estructura de TI existente para automatizar de forma económica el flujo de trabajo La base de datos de información centralizada facilita la toma de decisiones estratégicas, lo que permite un ahorro de los costes e incluso su eliminación La mayoría de las organizaciones recuperan la inversión realizada en ARCHIBUS en menos de seis meses después de su implantación La solución TIFM COTS líder en el mundo, que ofrece el abanico más amplio de productos y aplicaciones con los que afrontar todos los aspectos de la gestión de bienes inmuebles, instalaciones e infraestructura De tamaño escalable, desde un solo usuario de un departamento hasta organizaciones de todo el mundo mediante internet Incluye miles de informes preformateados y estandarizados y la capacidad de crear de forma rápida más de informes personalizados con sólo hacer clic unas pocas veces Incluye prácticas recomendadas y puntos de referencia 10 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

13 Fácil de usar: Ofrece una interfaz web intuitiva y una interfaz Windows ya conocida que permite a los usuarios elegir la plataforma más apropiada según sus necesidades Incorpora tutoriales de formación que reducen al mínimo el tiempo de aprendizaje Múltiples opciones de navegación permiten que los usuarios accedan a los datos de la mejor forma según su experiencia y sus necesidades Escalable: Estructura flexible y modular que le permitirá definir el conjunto de aplicaciones y opciones de implantación que mejor se adapte a los requisitos y presupuesto de su organización Fácilmente ampliable de acuerdo con el crecimiento de la organización sin afectar al rendimiento del sistema Asegura una amplia compatibilidad con las tecnologías existentes a la vez que proporciona una estructura para acomodar las tecnologías futuras Fácil de personalizar: Numerosas funciones de personalización que se adaptan a las necesidades específicas de sus procesos de negocios y de creación de informes Las herramientas como el redactor de informes paso a paso basado en asistentes, los diálogos para la definición de paneles de control basados en funciones y los objetos de formulario de arrastrar y soltar compatibles con ARCHIBUS permiten realizar cambios rápidamente sin necesidad de dedicar recursos potencialmente costosos a la personalización del software Una clara arquitectura objeto-relacional garantiza que los datos sean compatibles de forma nativa con los paquetes de inteligencia de negocio y warehousing, como Business Objects y Crystal Reports, de Crystal Decision La arquitectura abierta es compatible con las tecnologías de integración estándar del sector, como web Services, SQL, ActiveX, Basic, JavaScript, Java,.Net, HTML y XML Colaborativa: Una base de clientes internacional ofrece a los usuarios valiosas oportunidades de hacer contactos (incluyendo los Grupos de usuarios de ARCHIBUS) para compartir información e intercambiar experiencias con otros La conferencia internacional anual de usuarios de ARCHIBUS reúne a miembros de la comunidad de todo el mundo y es la mayor del sector Una robusta comunidad de usuarios y socios ayuda a optimizar la evolución del producto y las mejoras funcionales Las 15 razones más importantes por las que ARCHIBUS proporciona la transformación comercial intuitiva (Intuitive Business Transformation) 1 2 Minimiza el gasto innecesario de capital 3 4 Minimiza los riesgos 5 Optimiza los niveles de servicio 6 Mejora la eficacia operativa 7 8 Fomenta responsabilidad Aumenta la productividad del personal 13 Reduce el coste total de propiedad (TCO) Mejora el proceso de toma de decisiones estratégicas Permite controlar y gestionar los activos con eficacia Asegura la transparencia de los procesos Estandariza y automatiza los procesos Crea con rapidez informes precisos y coherentes Promueve la colaboración en toda la empresa Proporciona una perspectiva de sus instalaciones e infraestructura Incrementa su visibilidad dentro de la organización 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 11

14 Opciones de productos ARCHIBUS Soluciones integradas que se ajustan a sus necesidades ARCHIBUS, Inc. ofrece una variedad de productos que se ajustan a las necesidades de su organización, desde un solo usuario en un departamento hasta el acceso a todo el mundo a través de internet. A medida que el ámbito de sus actividades evolucione o se expanda podrá ampliar fácilmente su implantación de ARCHIBUS. Seleccione el producto que más se ajuste a los objetivos estratégicos y el presupuesto de su organización: ARCHIBUS Enterprise La solución más completa del mundo para gestionar activos con una superficie total de miles de millones de metros cuadrados. La estructura modular le permite escoger sólo las aplicaciones que necesita Admite un número ilimitado de usuarios y lugares de forma simultánea Dimensionada para un número ilimitado de registros únicos Compatible con Microsoft SQL Server, Oracle y Sybase originales Acceso web mediante la adición de ARCHIBUS Web Central Precio del software por usuario simultáneo: dólares ARCHIBUS Single Site La solución orientada a oficinas pequeñas con acceso de un solo usuario para la gestión de activos de menos de metros cuadrados. Viene acompañado por un conjunto completo de aplicaciones para una rápida implantación Admite hasta seis usuarios simultáneos en un único lugar Dimensionada para un número limitado de registros únicos Compatible con Microsoft SQL Server, Oracle y Sybase originales Acceso web mediante la adición de ARCHIBUS Web Central Precio del software por usuario simultáneo: dólares ARCHIBUS Express La solución para oficinas pequeñas con acceso de un solo usuario para la gestión de activos de menos de metros cuadrados. Incluye las aplicaciones más importantes para realizar las tareas fundamentales Sólo admite un usuario Dimensionada para un número limitado de registros únicos Incorpora los motores de bas de datos SQL Express de Microsoft y Runtime de Sybase Precio del software por usuario independiente: 995 dólares ARCHIBUS Web Central El motor web para sacar el máximo provecho de internet para compartir información y distribuir procesos de trabajo de autoservicio a organizaciones completas con ámbito mundial. Ofrece acceso a información centralizada mediante la utilización de seguridad basada en funciones con un sencillo navegador web La flexibilidad de las opciones de implantación le permite escoger las aplicaciones y paneles de control personalizados para implementar La estructura flexible le permite elegir sólo las aplicaciones que necesita Dimensionada para un número ilimitado de registros únicos Proporciona funcionalidad web para las implantaciones Enterprise y Single Site de ARCHIBUS Precio del software por usuario simultáneo: dólares 12 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

15 Opciones de productos ARCHIBUS Aborde el alcance completo de TIFM Comprenda el perfil de sus activos desde el punto de vista operativo y financiero. ARCHIBUS es un conjunto de aplicaciones integradas diseñadas para mejorar su eficiencia operativa y ayudarle a tomar mejores decisiones comerciales. Una vez que se introducen los datos en el sistema, se validan de forma automática y se reflejan en otras áreas pertinentes, lo que garantiza la precisión y actualización de la información. Este único sistema simplificado elimina la captura redundante de datos. Entre las aplicaciones integradas se incluyen: Gestión de propiedades y arrendamientos para controlar y evaluar el rendimiento operativo y financiero de sus propiedades Presupuestación de capital* para agilizar la planificación centralizada, plantear casos hipotéticos y ayudar a mejorar el control del ciclo de presupuestación de capital y la planificación estratégica de capital Gestión de proyectos* para gestionar los proyectos desde el punto de vista del propietario, con el objeto de que se lleven a cabo a tiempo y sin exceder el presupuesto. Planificación estratégica de espacios para tomar decisiones informadas sobre el espacio en el contexto del crecimiento o contracción de la organización Gestión de espacios para organizar y analizar el espacio con el objetivo de optimizar su uso. Las opciones incluyen: Reservas para gestionar las reservas de las salas de uso común y Hoteling para coordinar el uso de espacios compartidos Gestión de mobilario y equipos para supervisar y controlar el coste y la utilización de los activos físicos con la finalidad de incrementar la responsabilidad de la organización Gestión de emergencias para garantizar la continuidad de la actividad comercial y una recuperación rápida en caso de desastre Extensiones geoespaciales para ESRI** para enlazar los datos de infraestructura e instalaciones con una intuitiva tecnología geoespacial de gran potencia para mejorar la toma de decisiones Overlay con gestión de diseño para AutoCAD y Revit ** para acelerar la creación y el mantenimiento de los dibujos de las instalaciones Gestión de traslados* para agilizar el proceso completo de traslado, incorporación y cambio con el objetivo de reducir los costes y minimizar las interrupciones y molestias Gestión de cableado y telecomunicaciones para crear un inventario de cableado físico y de conectividad Evaluación del estado físico para gestionar las responsabilidades sobre mantenimiento aplazado y recomendar acciones correctivas de forma efectiva Centro de soporte* para agilizar las solicitudes de todos los servicios de la organización y respetar los Contratos de nivel de servicio Gestión del mantenimiento del edificio para controlar y gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo; incluye el Asistente para mantenimiento para automatizar el procesamiento de las órdenes de trabajo o del servicio de soporte Evaluación del impacto medioambiental para priorizar los esfuerzos que reducen el impacto que su organización produce sobre el medio ambiente, como los edificios ecológicos o la huella de carbono Gestión de la flota+ para optimizar el uso y rendimiento de sus activos móviles Controle el tiempo, los gastos y los procesos Aumente la rentabilidad de su organización mediante la mejora de la productividad total. ARCHIBUS incluye más de informes con formato preparado que recogen y resumen una gran variedad de datos de gestión de instalaciones e infraestructura. Supervise los costes, la tasa de rotación, el inventario, los arrendamientos, la ocupación y otros. Dado que el sistema es compatible con Microsoft Office y Adobe Acrobat, resulta fácil compartir los resultados con usuarios que no disponen de ARCHIBUS. Encontrará una serie de herramientas para impulsar la productividad a la vez que controla los costes. Importe y exporte datos utilizando las aplicaciones de Microsoft Office, como Excel, Word y Visio Lleve a cabo una integración sin fisuras con AutoCAD y Revit para mayor rapidez al dibujar, crear y visualizar activos Reduzca los costes mediante la automatización de los procesos comunes y los mensajes con unas funciones de flujo de trabajo integradas en ARCHIBUS Rápida integración con los sistemas Reduzca el tiempo y coste necesarios para compartir información con otros sistemas y aplicaciones. ARCHIBUS incluye potentes herramientas de integración que median entre las aplicaciones de los departamentos y añaden, en última instancia, valor al trabajo de cada uno de ellos. La arquitectura de sistemas abiertos simplifica la integración con otros sistemas ERP. Genere transferencias de datos con controles ActiveX Cree informes unificados que admitan varias divisas y muestren unidades tanto métricas como imperiales Conéctese a oficinas remotas y publique datos en la web utilizando tecnologías XML Distribuya información y conocimientos a través de internet y de las intranets gracias a ARCHIBUS Web Central * no disponible para Express; Single Site requiere Web Central para su ejecución ** compra opcional para Express + compra opcional para Express y Single Site 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 13

16 Productos de ARCHIBUS ARCHIBUS Web Central Aproveche las ventajas de internet para intercambiar información y distribuir procesos de trabajo de autoservicio en su organización Su organización necesita ofrecer a sus socios la posibilidad de trabajar de forma efectiva y en colaboración, sin presiones por las zonas horarias o la distancia? Aproveche el poder de ARCHIBUS utilizando un único navegador web con ARCHIBUS Web Central. Web Central se ha diseñado para ayudar a las organizaciones a mantener y distribuir de forma rentable información precisa sobre la gestión de infraestructura e instalaciones en toda la empresa. Un conjunto flexible de actividades permite que las organizaciones concedan acceso de forma sencilla a los usuarios finales, dependiendo de sus necesidades y flujos de trabajos específicos. La seguridad basada en funciones delimita los datos de todos los usuarios de forma segura, mientras los informes consolidados y los paneles de control personalizados permiten que los usuarios autorizados marquen excepciones, supervisen los progresos y realicen su gestión hasta obtener resultados. Las actividades y características incluyen: Gestión de propiedades y arrendamientos Asignación y ocupación de espacio Portal de lugar de trabajo Reservas Centro de soporte y Trabajo en demanda Mantenimiento de edificios Gestión de emergencias Gestión de activos Gestión de proyectos Presupuestación de capital Gestión de traslados Paneles de control y análisis personalizados Reglas de flujo de trabajo configurables Gestión integrada de documentos Análisis de vistas multidimensionales Resaltado dinámico de restricciones Seguimiento de KPI en tiempo real Ruta de aprendizaje integrada Y mucho más... Beneficios Proporciona acceso inmediato a la información sobre infraestructuras e instalaciones utilizando un sencillo navegador web Mejora la amplitud y el alcance de la distribución de los conocimientos en toda la empresa Promueve la comunicación y colaboración apropiadas mediante la seguridad basada en funciones Mejora la productividad y la toma de decisiones dentro de un entorno rentable de autoservicio Los usuarios pueden acceder a paneles de control personalizados e inteligentes para consultar y sondear la información esencial y más de informes listos para usar La seguridad dbasada en funciones permite a los usuarios autorizados acceder a tareas e información relevantes para su función o ubicación específicas dentro de la organización 14 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

17 ARCHIBUS Web Central Facilidad de acceso y actualización de la información ARCHIBUS Web Central se conecta fácilmente y sirve de complemento a la solución ARCHIBUS Enterprise basada en Windows. A través de ella los usuarios autorizados pueden acceder a todos los datos en las aplicaciones de ARCHIBUS, desde Gestión de propiedades y arrendamientos a Gestión de mantenimiento del edificio y otras. Utilice ARCHIBUS Web Central para garantizar que esa información, precisa y actualizada, está disponible para todos los miembros de su organización que la necesiten. Acceda a los datos de infraestructura e instalaciones y actualícelos utilizando la interfaz ya conocida de un navegador web Realice con facilidad el mantenimiento y la distribución de la información en toda su empresa Genere informes e inicie acciones sin necesidad de formación previa, utilizando la naturaleza intuitiva de la web Amplíe y mejore el flujo de información Al conectar sus infraestructuras e instalaciones a través de internet o de una intranet, ARCHIBUS Web Central cambiará la forma en que gestiona su organización. Los usuarios acceden de forma universal a la información actualizada sobre infraestructura e instalaciones de forma ininterrumpida. Cree paneles de control personalizados e inteligentes compuestos de varias vistas para centrar su atención únicamente en la información necesaria para el desempeño de una actividad concreta Obtenga mayor provecho del control sobre la empresa completa consolidando la información de la sede, las oficinas regionales y las sucursales distantes Mejore el valor de los datos recogidos mediante el acceso rápido a datos multidimensionales para analizarlos según cualquier categoría que haya establecido Fomente la comunicación en toda la organización Utilizando seguridad basada en funciones, ARCHIBUS Web Central aprovecha al máximo la conectividad de la intranet para relacionar usuarios autorizados con sus datos de toda la empresa. Una vez que los datos están disponibles en línea, pueden eliminar la duplicación de esfuerzos y los errores debidos a fallos en la comunicación. Maximice los recursos existentes en toda la organización mediante la implantación del flujo de trabajo automatizado y las funciones de mensajería de Web Central Almacene documentos como órdenes de compra, manuales de equipos, contratos, etc., utilizando la funcionalidad de gestión documental incluida Fomente prácticas empresariales coherentes en toda la organización Agilice la comunicación entre grupos de trabajo, reduzca los errores administrativos y documente los procesos y su ejecución Los gestores de instalaciones pueden acceder a la información sobre infraestructura e instalaciones en cualquier lugar y momento El personal de campo ahorrará tiempo al poder recoger fácilmente las solicitudes de órdenes de trabajo desde ubicaciones remotas, y poder determinar las herramientas y materiales que necesitan llevar El personal de las sucursales puede acceder en tiempo real a la información actualizada de las oficinas centrales Los planificadores estratégicos tienen acceso a la información histórica de los datos espaciales que necesitan para tomar decisiones de planificación Los gestores de compras pueden comprobar las facturas comparándolas con los inventarios y realizar el seguimiento de los pedidos pendientes de entrega Los gestores de recursos humanos pueden elaborar planes de ocupación y encontrar espacios vacíos para el personal recién contratado Los propietarios de los edificios pueden determinar las zonas que pueden arrendarse Los gestores inmobiliarios pueden realizar el seguimiento de las características detalladas de los arrendamientos, como opciones, pagos, impuestos prorrateados, etc. Los contables pueden cobrar a los departamentos el espacio que ocupan, además de su parte de las áreas comunes Los gestores de riesgos pueden evaluar las carteras de activos para obtener una cobertura de seguro adecuada Web Central: fortalecimiento gracias a los procesos de autoservicio Las aplicaciones de ARCHIBUS basadas en la web, como Centro de soporte, Trabajo en demanda, Reservas, Gestión de traslados, Gestión de proyectos y Presupuestación de capital entre otras, permiten un rápido acceso a la información centralizada para favorecer un entorno de autoservicio rentable. Fomente la cultura del "hágalo usted mismo proporcionando a los usuarios acceso a una amplia gama de servicios comunes Realice solicitudes de ayuda de mantenimiento, traslados, incorporaciones y cambios, consultas sobre la ocupación de espacio y otras Controle el ciclo de solicitud de ayuda por medio de los contratos de niveles de servicio para autorizar, dar prioridad y completar las solicitudes Simplifique todo el proceso de reserva de espacios para contribuir a la consecución de reuniones productivas Productividad mejorada para todos Amplíe la disponibilidad de la información para los usuarios remotos que necesiten acceder a actividades e informes específicos en ARCHIBUS. Los paneles de control inteligentes personalizados permiten acceso directo a la información necesaria para lograr los objetivos específicos de la gestión de infraestructura e instalaciones. 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 15

18 Aplicaciones de ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos Controle y evalúe el rendimiento financiero y operativo de sus bienes inmuebles de manera individual o global Los bienes inmuebles suelen ser el activo de mayor valor de una organización, por lo que es de crítica importancia reconocer los ciclos y las tendencias que afectan a esas propiedades y elaborar un plan estratégico para identificar los riesgos y las oportunidades. A medida que su organización toma decisiones acerca de su cartera de bienes inmuebles, como el arrendamiento, la adquisición y su disposición, resulta esencial acceder rápidamente a una información precisa sobre la cual basar estas decisiones. La aplicación ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos permite a arrendatarios, arrendadores o propietarios poder registrar, gestionar y analizar la información sobre bienes inmuebles y alquileres, con objeto de evaluar el conjunto de propiedades, mitigar los riesgos y mejorar la rentabilidad. Las actividades e informes incluyen: Extractos sobre las propiedades Resumen de las propiedades Análisis del coste de la propiedad Proyectos de presupuesto por propiedad Flujo de efectivo Arrendamientos y rentas básicas Arrendamientos y opciones Alertas por arrendamientos de próximo vencimiento Alertas de opciones de próximo vencimiento Resaltado de locales vacantes Impuestos atrasados Flujo de efectivo de impuestos Resaltado de áreas de normativa por propiedad Programas de depreciación para activos de propiedad Pronósticos del coste de propiedad Resumen financiero de arrendamientos Y mucho más... Beneficios Mejora el rendimiento de los inmuebles en propiedad y arrendados mediante las referencias financieras y operativas Genera informes resumen que permiten pronosticar las oportunidades e identificar los riesgos de la inversión Acelera el retorno de la inversión en los bienes inmuebles al optimizar el uso del espacio Incorpora las funciones GIS para la representación gráfica del conjunto de bienes inmuebles para mejorar el análisis de las estadísticas inmobiliarias El informe de extracto sobre la propiedad, Property Abstract, resume la información esencial sobre el bien inmueble, incluyendo su valor evaluado, áreas e imágenes 16 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

19 ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos Alinee los planes de bienes inmuebles y los planes de negocio Revise el espacio disponible actual y futuro para realizar una mejor planificación de las opciones y oportunidades de arrendamiento. Ya sea el momento de una expansión, de vender o de finalizar los arrendamientos, la aplicación proporciona información clave como el espacio disponible y las medidas espaciales precisas. Realice los cálculos estándares en múltiples bienes inmuebles, tales como coste por ocupante o coste por metros cuadrados. Las cifras provienen de una fuente fiable, por lo que le será fácil comparar criterios diferentes. La aplicación ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos permite utilizar esta información a la hora de negociar los precios de alquiler o de compra. Reduzca el riesgo utilizando avisos automatizados que le alertarán cuando las opciones de alquiler expiren, cuando deban realizarse algunas actividades o cuando venzan los alquileres de los arrendatarios Cree informes de propiedad detallados y resúmenes estadísticos Negocie los contratos utilizando informes de historial de costes basados en los gastos de mantenimiento y gestión Identifique espacios disponibles de un vistazo para futuros arrendatarios Controle los costes y las condiciones de los inmuebles Dé cuenta de todos los costes relacionados con la gestión de bienes inmuebles y justifique los nuevos gastos en los que se incurra. Por ejemplo, puede determinar los costes operativos previstos de cada propiedad o arrendamiento, incluyendo todos los impuestos correspondientes. Las funciones de repercusión de costes le permiten cargar a los departamentos u otras entidades las cuotas impositivas correspondientes en función de la cantidad de espacio que ocupan. Realice un estrecho seguimiento de las obligaciones fiscales al aplicar un presupuesto y un plan de previsión de impuestos con informes recordatorios que le informarán de las fechas de las evaluaciones y el pago de impuestos. Además, puede realizar una referencia cruzada de las facturas con los contratos de alquiler, para mejorar la exactitud del sistema. De esta forma, los departamentos de operaciones y contabilidad pueden tomar mejores decisiones en relación con los activos inmobiliarios. que cada departamento contribuye a los gastos de propiedad correspondientes. La flexibilidad de sus funciones de repercusión de costes distribuye proporcionalmente los cargos entre los arrendatarios en función del espacio que ocupan. Documente todos los costes relacionados con el alquiler y cárguelos a los departamentos o arrendatarios correspondientes Obtenga una perspectiva general de sus bienes inmuebles y resalte los detalles de los asuntos pendientes Realice el seguimiento de todos los bienes inmuebles, independientemente de las fronteras regionales o nacionales, organizándolos por zonas geográficas Realice un seguimiento fluido de la depreciación de los activos inmobiliarios con la aplicación integrada de ARCHIBUS Gestión de mobiliario y equipos Mejore la funcionalidad con implantación de GIS La aplicación de Gestión de propiedades y arrendamientos puede aprovechar la aplicación ARCHIBUS Extensiones geoespaciales para ESRI y permitir a los gestores de la cartera de propiedades obtener un contexto mejorado y real para tomar decisiones sobre las propiedades inmobiliarias. Visualice los espacios disponibles, los vencimientos o renovaciones de arrendamientos y otros indicadores de rendimiento clave en una imagen tridimensional integrada Relacione fácilmente la información geoespacial, como planos de calles, datos de satélite y datos demográficos con su propia cartera de propiedades, arrendamientos, edificios y activos Aproveche la información geoespacial para la planificación y desarrolle de forma estratégica los objetivos de su cartera de activos inmobiliarios Asegure el cumplimiento normativo realizando el seguimiento de los requisitos, registrando los problemas de cumplimiento y manteniendo un registro de los requisitos para evitar penalizaciones Registre los costes de los impuestos sobre la propiedad y elabore presupuestos para futuros pagos impositivos Evalúe la rentabilidad de sus bienes inmuebles y la rentabilidad total de su cartera de activos Registre y analice las tendencias de cualquier inmueble para tomar mejores decisiones empresariales en el futuro Evalúe y optimice el uso del espacio Determine la eficiencia con la que se utiliza el espacio integrando los planos CAD inteligentes con su base de datos de bienes inmuebles. Cree planificaciones de ocupación, diagramas maestros de arrendamiento y distribución para identificar espacios disponibles que pueden alquilarse o para identificar y recuperar espacios que no están incluidos en ningún área de arrendamiento negociado. La aplicación también ayuda a garantizar Gestión de propiedades y arrendamientos 18 Tremont Street Boston, MA EE. UU. Tel: , ARCHIBUS, Inc. Todos los derechos reservados. 17

20 Aplicaciones de ARCHIBUS Presupuestación de capital Controle el ciclo de presupuestación de capital para obtener una planificación estratégica mejorada y centralizada para toda la organización. El acceso a información justificable sobre presupuestación de capital reduce el riesgo de asumir proyectos costosos y largos que acaben fracasando por una asignación inadecuada de recursos. La aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital proporciona un método de control del ciclo de presupuestación de capital, desde la solicitud y evaluación, hasta la aprobación y asignación de fondos. Con toda esta información en una única ubicación centralizada, los usuarios pueden ejecutar proyectos de planificación estratégica, expansión, modernización y consolidación de manera organizada y rentable. Beneficios Las actividades e informes incluyen: Generación de presupuestos de capital Edición de los detalles del presupuesto Visualización del presupuesto por programa Visualización del presupuesto por tipo de programa Introducción de las fuentes de financiación Asignación de financiación Vista de los proyectos aprobados por año de financiación Vista del capital y los fondos para gastos disponibles Vista de los fondos de programa no asignados Vista de la financiación de los proyectos por fondo Planificación de costes en casos posibles Evaluación de diferentes casos para financiación Y mucho más... Resume todas las actividades de planificación de la inversión de manera coherente para priorizar programas y proyectos, coordinar actividades y presupuestar recursos Desarrolla una metodología centralizada para gestionar de manera eficiente los proyectos de inversión en múltiples departamentos y ubicaciones Permite planificar hipótesis para reducir la interrupción de las actividades comerciales y los excesos de costes Integra las aplicaciones Evaluación del estado fisico, la Presupuestación de capital y las funciones de Gestión de proyectos para mejorar la asignación de recursos y capital para una planificación completa de todas las fases del proyecto Cree fácilmente representaciones visuales de los presupuestos planificados por categorías de gastos para ayudar a justificar las solicitudes de capital Obtenga una única perspectiva jerárquica de todos sus proyectos de inversión, fuentes de financiación y plazos 18 La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones

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