OCs GUIDELINE Official Booklet

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3 INTRO Look at a day when you are supremely satisfied at the end. It s not a day when you lounge around doing nothing; it s a day you ve had everything to do and you ve done it. Margaret Thatcher Todo lo que hacemos por más grande o pequeña que sea la acción nos acerca a nuestra visión como organización la paz y el pleno desarrollo del potencial humano, al hacer un evento sostenible y posicionar nuestra marca en el mercado logramos darnos a conocer, capitalizamos más oportunidades por medio de proyectos que a su vez generan más intercambios, lo que se ve reflejado en los líderes agentes de cambio positivo y multiplicadores que queremos entregar a nuestra sociedad. Felicitaciones por tomar el reto de ser OC y ser parte del cambio. Cuentan con nosotros.

4 CONTENT Hazlo bien y sino, no lo hagas.

5 TALENT MANAGEMENT Sin duda la gestión de recursos humanos en un OC es esencial para cumplir la meta propuesta. Al igual que el manejo financiero o de las relaciones externas, un buen manejo del equipo y de los distintos perfiles dentro de él, van a permitir una mayor eficiencia y satisfacción al ser parte del equipo. Aunque las personas son diferentes y los equipos están delineados según la forma en que ejercen el liderazgo sus dirigentes, unos más autoritarios y otros más colectivos, lo que busca en general esta sección de booklet, es brindarles recomendaciones y proveerlos de información útil a la hora de gestionar y manejar los recursos humanos disponibles dentro del equipo. Aprovechen los recursos: Claridad en el JD Seguramente lo primero que hace un OCP es conformar un buen equipo, que no solo cuente con personas a las que le pueda delegar responsabilidades sino también que hagan las tareas de manera eficiente y buscando la excelencia. Deben comenzar entendiendo el porqué del equipo. Cuando tienen claro cuáles son la finalidad y el objetivo del equipo, pueden comenzar a realizar el resto de las funciones. En este punto es necesario tener muy claros el MoF y los Key Performance Indicators, KPIs del equipo, ya que a partir de esto se estructuran las diferentes posiciones que debe haber dentro del OC. Pacten cuánto tiempo de trabajo promedio por semana necesitarán para realizar las funciones y conozcan qué habilidades-competencias puede desarrollar cada persona. Con esto claro, se puede entrar a mirar los recursos humanos disponibles. Entiendan qué personas tenemos delante de nosotros y qué posiciones pueden ocupar dentro del equipo. Alineen las expectativas personales con las que le puede proporcionar el equipo. Por ejemplo si en nuestro OC de Zonalito estamos buscando alguien que ocupe el cargo de finanzas, no podemos elegir a alguien que no quiera saber de cálculos o no tenga claro los números. Si se logran alinear estas expectativas, lograremos conformar un equipo que está equilibrado, en donde cada persona entiende que su papel dentro del equipo lo puede desarrollar y ayudar a otros a desarrollarse.

6 TALENT MANAGEMENT Aprovechen los recursos: claridad en el JD Dependiendo del tipo de OC y de la duración del equipo se pueden generar diferentes curvas de aprendizaje. Pero la constante en los OCs siempre será una curva de aprendizaje corta y una rápida, entonces para muchas posiciones como finanzas o relaciones externas es preferible una persona que tenga conocimientos básicos en dichas áreas de trabajo. Las dos primeras semanas después de la conformación del OC son cruciales, ya que una no adecuada curva de aprendizaje puede estropear cualquier planeación. Entonces el primer paso que se debe dar tanto por el OCP como por los miembros del equipo es conversar con las personas que han ocupado esas posiciones en ocasiones anteriores y pueden ayudar a centrar las expectativas a la vez de poder aconsejarles sobre el futuro trabajo. El equipo Luego de una selección de las personas que van a formar el OC y de una revisión de los conocimientos necesarios, viene una de las partes cruciales para que un equipo sea eficiente: lograr que trabajen de manera unida, apoyándose cada miembro, uno a uno. Sin duda esto va muy ligado a las diferentes etapas por las que pasa cada equipo, éstas las pueden encontrar en el documento sugerido Forming, Storming, Norming, Performing and Adjourning de Glen B. Allen al final del booklet. Pero principalmente hay 3 puntos importantes para lograr para que un equipo sea más productivo: El OCP se debe cerciorar que cada uno de sus miembros tenga el conocimiento necesario para ocupar su posición. Y dado el caso que no, deberá buscar alguien que pueda descargar ese conocimiento lo antes posible.

7 TEAM BUILDING Éste puede ser uno de los momentos más poderosos y cruciales para lograr la conformación de equipo. Es un espacio fuera, alejado de todo trabajo y de esparcimiento, pero con actividades específicas que van a colaborar a estrechar los vínculos. Ésta actividad debe ser también realizada en las primeras semanas de trabajo, ya que mientras exista una consciencia del otro como equipo, trabajarán mucho mejor. Para una descripción de actividades más específicas consulten The Team Building Activities de Paul Tizzard al final del booklet.

8 ONE TO ONE Es otra de las herramientas que pueden permitirles conocer el estado actual de su equipo, no solo respecto a las funciones, sino a nivel personal. Les permite mirar el nivel actual de estrés o ánimo en su equipo y poder tomar acciones para evitarlo, por ejemplo, con un teambuilding o un soporte más efectivo. Y aunque la comunicación interna debe ser constante dentro el equipo, un OnetoOne debe tener un propósito específico ya sea revisar el estado del miembro en el equipo o hacer un checklist de las actividades que faltan por llevarse a llevar a cabo. Si quieren conocer más detalles, revisen la wiki sugerida al final del booklet.

9 FEEDBACK Aunque ésta actividad va muy ligada al punto anterior, es un elemento crucial a la hora de tomar la posición de líder y lograr que una persona crezca. El feedback no solo debe ser de la manera adecuada, la cual es de manera amable y siempre buscando el crecimiento de la persona. Sino también enfocado en un objetivo claro, ya sea que la persona mejore en una función específica o en un aspecto personal que puede afectar a la integración del equipo. Revisen el video sugerido al final del booklet, les permitirá conocer cómo dar un buen feedback y los pasos a seguir para darlo. Cualquier inquietud sobre el manejo de talento en su equipo, contacten a su vicepresidente de talento humano.

10 COMM Mucho menos si se trata de un evento externo. Qué eventos tienen la imagen definida? - Global Village - EPIC The most important thing in communication is hearing what isn t said. Peter Drucker. Les brindamos algunas pautas y consejos para que conviertan a la comunicación en su herramienta aliada más valiosa. Una buena comunicación evita que se presenten reprocesos y garantiza que su público reciba adecuadamente la información. Cómo se comunica, cuáles medios y estrategias son los más adecuados para su evento, son algunas de las cosas que podrán aclarar con este documento. Los invitamos a leer cada sección. - IPS Powered by AIESEC Powered by AIESEC Powered by AIESEC Powered by AIESEC Powered by AIESEC Imagen del Evento vs. Identidad del OC: Es importante entender la diferencia de estos, porque si bien la consolidación de una imagen y concepto para el OC es libre, la imagen del evento en ocasiones tiene una imagen que ya está estipulada, que no puede cambiar según el concepto del OC. - TTT&TTS Incoming Preparation emina S r

11 COMMUNICATIONS Los logos estandarizados, como el del Global Village, son a nivel nacional y no pueden cambiarse para producir piezas gráficas o campañas. En eventos con público externo a Aiesec no se permitirán temáticas a partir del OC. Si el evento es interno, se permiten conceptos para los OCs y a partir de sus temáticas generar piezas. Te presentamos el ejemplo del Zonalito realizado en el segundo semestre del 2013 en el comité: Evento: Zonalito OC: Old Circus Temática: circense (para las fiestas, souvenirs y escarapelas). Elección de la temática o el concepto: No se trata sólo de elegir un nombre. Como OC tienen la responsabilidad de crear una campaña con un tema específico sobre el cual investiguen y se vea reflejado en el desarrollo de las diferentes estrategias para el evento. En eventos internos como Awards, Graduación, Zonalito, es fundamental el concepto. Debe ser original, bien pensado, por eso los invitamos a revisar los referentes. Es importante apropiarse del tema y aterrizarlo mediante sus piezas gráficas. Algunos tips para la elección: - Somos un público joven, el concepto debe ser creativo y fácil de aterrizar. - Menos es más. - Lo simple genera recordación. - La creatividad exige salirse de la zona de confort. -Los referentes son fundamentales y les debemos dar el crédito respectivo. - Utilicen temas fáciles, que la gente entienda y fácilmente pueda apropiarse de ellos.

12 COMMUNICATIONS Crear el logo para el evento: Si tu evento no tiene un logo estipulado, te presentamos algunos aspectos que debes tener en cuenta: - Creen una paleta de colores que represente su concepto y elijan tres que sean principales. - Su paleta debe incluir colores básicos como el negro, el blanco o el gris. - Elijan tipografías libres de derechos y que se adapten a su concepto. - Contrasten los colores para que sus piezas tengan una visualización agradable. - Conozcan la diferencia entre un logo, un símbolo y un eslogan: Logo Logosímbolo Símbolo Eslogan Los medios y canales para publicitar el evento: No basta simplemente con que tengan la información o la imagen adecuada. La elección de un canal apropiado les permitirá impactar más a su público. Para la realización de formularios de inscripción, votaciones, encuestas o cualquier tipo de formato de Podio, se harán únicamente a través del blog interno del comité. Deben contactar al encargado de Comm, para crear el espacio que necesitan en el blog.

13 COMMUNICATIONS Deben crear el evento en Facebook, eligiendo en la privacidad Por invitación. Allí podrán enganchar al público a través de estrategias que generen fidelización de los asistentes y que les permita estar enterados de cada paso. Para el grupo en Facebook se permitirán solo 3 publicaciones por evento: 1. Presentación del OC con su temática. 2. Enlace del evento en Facebook, con la invitación a que se unan. 3. Official Booklet. Cuando tengan todas las piezas y comunicación listas, deberán presentárselas a la persona de Comm encargada de revisar los OC COMM para recibir aprobación. Elección de la temática o el concepto: La estrategia permite que el público se apropie del evento y de la temática de manera tan natural que incluso proponga sus ideas. 1. Clarifiquen sus ideas. Definan la identidad con todo el OC antes decomunicara. 2. Definan su público y piensen en una estrategia que lo enganche. Para qué una estrategia en papel si todo el público usa Facebook? 3. Realicen seguimiento de la comunicación que se está haciendo. Revisen el impacto que ha tenido y cómo pueden incrementarlo. 4. Lleven un guión de la comunicación para que sepan qué han comunicado y qué puede faltar. 5. Establezcan etapas para su campaña. No es lo mismo estar en la etapa de expectativa que estar en una etapa de desarrollo agresivo. 6. Se vale ser creativos: utilicen en su campaña no solo e-cards, sino piezas dinámicas, videos, trivias, formatos físicos o cualquier idea que genere recordación y fidelidad. Los juegos y concursos pueden ser una excelente opción. 7. Definan un eslogan, palabra, frase o incluso autor que sea un sello en lo que hagan, independiente del tipo de pieza publicitaria, utilizarlo constantemente es otra forma de marca o sello en lo que hacen como OC. 8. Comuniquen para seducir al público no para rogarle o incluso exigirle que asista, es una estrategia no común dentro de AIESEC y es necesaria, para no generar detractores del evento, sino, por el contrario hacerlos ver que el evento es gracias a los asistentes. 9. Mantengan de su lado herramientas gratuitas y fáciles de manejar como Mailchimp, Mindomo, Podio, Drive, entre otras. 10. Comuníquenlo como les gustaría que se los contaran.

14 MARKETING 2. Una vez identificada la razón de creación del OC o evento, tracen objetivos claros relacionados con el mercado joven. Por ejemplo, número de asistentes al evento, número de personas inscritas en algún programa, personas que conocieron o se engancharon con el evento. Mercadeo para jóvenes Queremos explicarles cómo manejar un evento cuando está dirigido a jóvenes o está relacionado de alguna forma con este mercado. Es decir, cuando el público objetivo son jóvenes externos (Global Village, Youth to Care, Youth to Business), o cuando se realizan estrategias para enganchar jóvenes con nuestros programas (OC Recruitment, eventos para OGX, entre otros). A continuación les presentamos algunos pasos que se deben seguir y algunos tips para llegar de manera efectiva a éste mercado: 1. Es fundamental que comprendan la razón del evento o del OC. Por qué lo hacen, para qué y qué objetivo tiene. 3. Identifiquen el mercado al que desean llegar, es decir qué jóvenes, entre qué edades, de qué universidades, de qué carreras y con qué intereses. 4. Deben crear las estrategias para éste mercado, teniendo en cuenta las normas de la organización. Estrategias para alcanzar los objetivos, entendiendo el mercado juvenil. Por ejemplo, identificar la universidad a la que llegarán o los perfiles de los jóvenes a los que buscan atacar. De esta forma se pueden crear estrategias enfocadas por perfiles o por universidades. Estas estrategias deben estar alineadas con el mercado y sus tendencias. 5. Para todo el material gráfico y promocional, trabajen en

15 MARKETING sinergia con el material del MC (en caso de que haya), por ejemplo, con reclutamiento de membresía y de intercambios, Global Village, entre otros. Alineen el material según colores, tipografía, entre otras cosas. 6. Cuando tengan claras las estrategias, se deben plantear metas, según los objetivos del evento. Por ejemplo, hacer stands para tener X número de inscritos, crear material promocional para llegar a X número de estudiantes, enviar correos institucionales para llegar a X número de estudiantes de determinada carrera. 7. Ya teniendo estos asuntos claros pueden comenzar el acercamiento a los estudiantes, sea mediante el evento o las actividades del OC. Para esto es fundamental que entiendan el mensaje que desean entregar y lo hagan de la manera más simple. Así, es necesario que tengan conocimiento básico de la organización, de los programas y que sepan venderlos. (Conozcan todos los programas porque no sabemos cuando podamos necesitar dicha información). 8. Al hacer un evento o tener contacto con externos, Aiesec está entregando una promesa. (Irse de intercambio y hacer un impacto social, desarrollarse personal y profesionalmente, entre otras cosas). Es fundamental que esa promesa sea alineada con lo que podemos entregar y no crear falsas expectativas. 9. Entreguen la promesa que dieron al mercado, garanticen que esto se haga de manera adecuada. Por ejemplo, si prometen un evento relacionado con responsabilidad social para jóvenes, garanticen que la temática si sea la promocionada, si prometen diez nacionalidades en un Global Village hagan que esto si se cumpla.

16 EXTERNAL RELATIONS Price is what you pay. Value is what you get. Warren Buffett Relaciones externas construye público que entiende y soporta nuestra misión y visión como organización. Debe estar enfocado en establecer relaciones fuertes con stakeholders que apoyen no solo un evento sino nuestra causa como tal. Para acercarnos a una empresa para solicitar una donación o patrocinio, existen ciertos criterios que debemos tener en cuenta. Las reglas básicas son: 1. Para la segmentación nacional el equipo de BD (business development) no tiene una lista de empresas definidas. Se entienden como segmentación nacional todas aquellas empresas que tengan más de 200 empleados. Si quieren contactar una empresa de segmentación nacional deben de informar primero a su vicepresidente de relaciones externas para recibir asesoría sobre el proceso. 2. Se deben de seguir unos pasos específicos para acercarse a cualquier empresa. 3. Si se vende uno de nuestros productos o se recibe una donación en dinero utilizando alguna empresa de segmentación nacional, las responsabilidades y el dinero recibido se dividen entre LC y MC. 4. Si no seguimos las políticas de business development podremos ser multados por el MC. Identifiquen la diferencia entre una donación y una subvención: - El certificado de donación sólo puede ser otorgado en caso de que la empresa nos haga una donación ya sea en dinero o en especie, lo haga únicamente a cambio del certificado de donación. - Si nos dan una donación en especie y a cambio de esto nosotros, Aiesec Eafit, damos a la empresa: 1. Un espacio durante el evento (stand). 2. Publicidad durante el evento (flyers, promoción previa al evento, pendón oficial del evento, publicidad a través de nuestra membresía y /o redes sociales, entre otros). Esto se denomina una subvención. Por lo cual no se puede ofrecer certificado de donación.

17 EXTERNAL RELATIONS Si ignoramos esta información y no entendemos el correcto uso de estos dos términos, podemos incurrir en problemas fiscales: Como cuáles? 1. Evasión de impuestos. 2. Como causa de esa evasión de impuestos podemos generar problemas en nuestra organización a nivel nacional. Para tener en cuenta! Aunque el certificado de donación dice que es hasta por el 30%, no significa que sea por el 30% del valor que donen a la organización, este valor lo determina la DIAN. De esta manera, los invitamos a seguir los siguientes pasos: 1. No entreguen convenios que indiquen que se dará el certificado a las empresa si estamos pactando un convenio de subvención. 2. Si se ofrece el certificado de donación, este debe ser revisado previamente por el vicepresidente de relaciones externas. 3. Todos los convenios de subvención deben ser revisados previamente por el vicepresidente de relaciones externas. 4. El convenio solo lo debe firmar el presidente del comité local. Argumenten su venta El argumento con el cual llegamos a una compañía define el éxito de esa negociación. Debemos estar conscientes de que todo lo que nosotros hacemos tiene un valor, y que les estamos ofreciendo beneficios de alta calidad a las compañías que deciden aliarse con nosotros. Qué ofrecemos? 1. La posibilidad de penetrar el mercado de los jóvenes, específicamente jóvenes con el mejor talento, formados por Aiesec. Por medio de nosotros podrán acceder a talento nacional e internacional de las mejores universidades. 2. Posicionamiento: Aiesec permite a las compañías tener acceso físico y virtual para promocionar sus productos o programas logrando tener presencia de marca. 3. Responsabilidad social: las compañías pueden encontrar en Aiesec la oportunidad de crear e innovar en sus proyectos de responsabilidad social, por medio de donaciones, innovación en proyectos y co-creación de proyectos que muestren su compañía con intereses en apoyar el liderazgo joven y en crear una ciudad, un mundo y sobre todo un país más sostenible. De estos tres puntos principales se pueden desglosar muchos más, adaptándolo a cada evento, lugar, asistentes, entre otras características.

18 EXTERNAL RELATIONS Cómo cerrar una venta? Para cerrar una venta de manera exitosa debemos tener técnica de ventas y conocimiento del producto. - Técnica de ventas: sentir pasión por el producto, dar buenos argumentos y transmitir el mensaje. Encuentren su propio estilo. - Conocimiento del producto: qué beneficios ofrecemos, qué características. Encontrar el punto de equilibrio entre esos dos aspectos es la clave para cerrar una venta. Ser un gran vendedor no es suficiente y solo conocer el producto tampoco, debemos tener ambas. Aunque seas el mejor vendedor si no sabes qué estás ofreciendo, no se va a transmitir el mensaje. Puedes conocer el producto muy bien, sus beneficios y todas las características, pero sin técnica de ventas ese posible aliado no sabrá cuales son los pasos a seguir. Qué debemos tener claro? 1. Por qué el producto? Por qué ese evento? Cuál es su relevancia? 2. Descripción del producto/evento. 3. Qué hace este producto/evento único?, experiencias pasadas y endorsement letters (recomendaciones) de otros patrocinadores. 4. Product supply: cómo se hará el delivery de los beneficios para ambas partes. Estrategias para vender 1. Sean efectivos: si se preparan, la gente lo notará y aumentarán sus posibilidades de éxito. Conocer a quién vamos a llegar, nos permite personalizar la propuesta de venta y beneficios puntuales. 2. Conozcan más a fondo sus prospectos: deben ser proactivos y definir las características de los candidatos a convertirse en sus clientes. Esto se llama perfilar. El tema es encontrar toda esta información antes de hacer contacto. Aquí vale la pena aclarar que lo que ofrecemos no es para todos. Al realizar la primera llamada tienen la oportunidad de encontrar ciertos datos que les hacían falta para complementar la información conseguida en su investigación previa. Ahora bien, si consiguen una cita es señal de que la persona tiene interés en verlos. Saben cuál es la razón?averígüelo en la entrevista que programen. 3. Presten atención a los detalles: Cállese y venda es el título de uno de los best sellers del tema ventas. En él, el autor Don Shehaan aconseja a los lectores que cierren la boca y aprendan a escuchar, para luego hacer preguntas inteligentes que ayuden a determinar por

19 EXTERNAL RELATIONS qué un prospecto puede llegar a ser un futuro cliente. Los vendedores (en su mayoría) sufren de un problema: hablan, hablan y hablan. Gran error. Lo que tienen que hacer es ir al grano y decir las cosas como son. Si ceden la palabra, a cambio el comprador les dará la bitácora de vuelo, es decir, cómo quiere que le vendan paso a paso. Por ejemplo, que le den una respuesta rápida o que le ofrezcan un precio competitivo. Por lo que si le hacen una propuesta que satisfaga estos puntos, estarán listos para cerrar el trato. No solo se enfoquen en la necesidad, también es necesario conocer las expectativas. Para ello, una vez más debes preguntar para saber qué es lo que la gente espera de ti a cambio del dinero que van a pagar, el patrocinio que van a proporcionar o la donación que quieren realizar. Te lo tienes que ganar. 4. Cumplan lo que prometan: si se atrevieron a ofrecer algo con tal de llevarse la venta, más les vale que lo cumplan. De lo contrario, no lo hagan. Si mienten o exageran, al final esto les costará más que no cerrar el trato. Una mentira lleva a otra mentira. Es una bola de nieve que crece y se estrella. En caso de que no puedan resolver todo el problema que les plantean, aclaren o den opciones, como hacer alianzas con otras empresas para alcanzar el objetivo. 5. Trabajen sus preguntas inteligentes: si acuden a una cita sin prepararse puede significar dos cosas: son expertos en ventas o no saben que están cometiendo un grave error. Hay que definir cuáles son las preguntas inteligentes que les ayudarán a constatar, validar, verificar y aclarar toda la información recibida. La finalidad es cerrar un negocio hoy, pero también proyectar futuras alianzas. 6. Cobrar es parte de vender: todo lo que hacemos tiene un valor, y al ofrecer una alianza con beneficios para ambas partes no tenemos porqué sentirnos intimidados o avergonzados a la hora de cobrar. Por eso, un ejemplo de pregunta inteligente es la siguiente: dispones del dinero para cumplir con las obligaciones de pago que te propongo? No hay nada peor que un cliente que no les pueda pagar. Esto es parte del perfil, así que tienen que confirmarlo desde un principio. Pedir por pedir, vender por vender, se convierte en un problema. 7. Se vale diversificar. No pongan todos los huevos en una sola canasta. Es genial tener un muy buen aliado, pero qué va a pasar cuando se vaya o ya no los necesite? Regla: un solo comprador no debe representar más del 20% del total de sus ventas, patrocinios o donaciones. De ser así, se enfrentarán a una gran presión y es ahí cuando se presentan los errores.

20 FINANCES Aiesec es una organización sin ánimo de lucro, lo que no significa que sea con ánimo de pérdida. Laura Torres Salazar LCP Eafit 2013 Es importante a la hora de realizar un evento o una gestión, tener una planeación de lo que debe acontecer para que el resultado final sea exitoso. Parte de esa planeación incluye la utilización de recursos materiales, humanos, físicos, virtuales y monetarios. No todo evento debe dar ganancias, de hecho las organizaciones y las personas deben ser conscientes de dónde pueden perder para apalancar otros espacios en los que se pueda ganar aún más. Aunque las ganancias o elución de las pérdidas no sean necesarios, conocer los resultados del evento de forma previa sí lo es. De ahí la importancia del presupuesto, un documento que contemple esa planeación del recurso económico durante el evento. A continuación algunos consejos para un correcto presupuesto, no son pasos que se desarrollan en un orden específico, pero sí son necesarias para ejecutar con éxito este soporte de la administración del dinero. - Soliciten a gestiones pasadas el presupuesto, tanto lo planeado como lo ejecutado, en lo posible tengan exactamente los dos anteriores a su evento. - Hagan una lista de necesidades que contemple hasta el más mínimo detalle de materiales, transporte, locación, etcétera. Detalles como prever sombrillas por si llueve, pueden llegar a ser importantísimos para el éxito del evento. - Contrasten la lista de necesidades con los presupuestos pasados, identifiquen la lista de cosas innecesarias o que sean susceptibles a ser adquiridas en préstamo a conocidos o entidades públicas. Por ejemplo, elementos como cámaras de video, trípodes, entre muchos otros que la universidad Eafit presta con fácil autorización. - Obtengan una cotización de todo lo que necesitan: Dentro de los gastos existen algunos que tienen mayor relevancia que otros, de allí que la cotización debe ser más formal, una carta o un correo. Los otros pueden ser simplemente que vayan al supermercado y analicen los precios, consulten por internet o mercado libre. Es necesario que realicen diferentes cotizaciones para los

21 FINANCES gastos principales y entreguen la lista de necesidades a la gestión de ER. Así podrán analizar dentro del banco de aliados y convenios que pueden concretar sin gasto alguno o con descuentos y privilegios. Les presentamos algunos ejemplos: - Locación (auditorios, fincas, salones de reuniones, discotecas): dada la importancia de este rubro requiere de varias cotizaciones por correo o escrito de la persona responsable en la otra empresa, analizar lugares utilizados anteriormente, entre otros. diversificación de productos dentro del evento. Esta coordinación recibe el nombre de Procesos y financieros. El vicepresidente de finanzas puede ser el puente perfecto para la comunicación con ellos. Les recomendamos acercarse a la coordinación antes de empezar el presupuesto. Es obligatorio acercarse al vicepresidente al terminarlo, para poder empezar a ejecutar y pedir el dinero adelantado en caja menor. - Transporte: analicen desde la gestión de ER, qué tipos de convenio se tienen. - Papelería: en el sitio web del éxito, pueden analizar costos por unidad y por volúmenes pequeños. Una vez terminado el presupuesto, deben analizar cuánto se necesita para iniciar operaciones y solicitarlo ante el respectivo responsable, normalmente es el responsable de caja menor. Los presupuestos por simples que sean deben ser entregados al vicepresidente de finanzas del comité local y contar su aprobación. Existe dentro del área de finanzas una coordinación responsable de dar soporte a los comités organizadores, es clave que se acerquen a ella para que encuentren alternativas de disminución de costos y

22 CONTACTS Se debe contactar directamente al coordinador del área encargada, si la respuesta por parte del coordinador demora más de 3 días, entonces se contactara al vicepresidente del área pertinente. Cabe resaltar que estas figuras servirán únicamente como guías en temas específicos y funcionales durante el proceso, y que el directo responsable y a quien el OC responde es al OCP. TM VP Santiago Alarcón F&L VP Daniel García Ángel COMM VP Sarita Calle Coordinator Culture & Support T M Mayteck Arenas ER VP Valentina Atehortua Coordinator Performance & Support Elena Parra Haz clic aquí para visitar nuestro blog y conocer mejor las Políticas.

23 CONTACTS Enlaces de interés Les presentamos algunos enlaces sugeridos donde podrán encontrar mayor información sobre los diferentes temas presentados en el booklet: Documento sugerido sobre Talent Management: Wiki sobre Team Building: Wiki sobre One to One: do?operation=wikiview&contentid= Video sobre Feedback: Blog - Políticas:

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