Universidad de Puerto Rico en Humacao Oficina de Desarrollo Universitario. Informe Anual

Transcripción

1 Universidad de Puerto Rico en Humacao Oficina de Desarrollo Universitario Informe Anual Oficina: (SICC) A 1 Capacitar a la comunidad universitaria en el área de tecnología de información para que se mantenga productiva y competitiva. 1.1 Se ofreció el taller al profesorado de Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment (MOODLE) la plataforma para la creación cursos híbridos (online y presenciales.) 1.1 La facultad experimentó las ventajas de incorporar la tecnología en sus cursos y la facilidad de comunicarse con sus estudiantes vía online para ofrecerle el material del curso, asignaciones y pruebas. 1.1 Se capacitaron aproximadamente 35 profesores en el domino de la plataforma, en grupos y de forma personalizada. 1.2 Participación de la División de Apoyo al Usuario, Análisis y Programación, Operaciones y los técnicos de Laboratorios en los cursos, COMPTIA A+(2008), COMPTIA NETWORK + (2007) 1.2 Personal técnico más capacitado de las nuevas tendencias de hardware y software y certificaciones de Microsoft. 1.2 El curso de COMPTIA A+ se ofreció a con la Compañía Gigabit en la UPRH. Efraín Wiliams, Reniel Ramos, Hiram Ortiz, Rafael De Jesús, Luis González, Miguel Torres, José Moreira, María Correa, Nivia de León, Carlos Morales, Marisol Benítez, Raymond Ramírez, José L. Crispín, Héctor López, Jorge Vizcarrondo se capacitaron el COMPTIA A+. Efraín Wiliams se capacitó en COMPTIA NETWORK +. Hiram Ortiz y Reniel Ramos obtuvieron su certificación en COMPTIA NETWORK Participación de la División de Apoyo al Usuario en el curso Microsoft Server Personal técnico más capacitado de las nuevas tecnologías de software Microsoft Server Efraín Wiliams, Reniel Ramos tomaron el curso en la compañía Gigabit. 1.4 Participación en las conferencias de Educause En las conferencias de Educause se ofrecen orientaciones, resultados de investigaciones y demostraciones de equipo de tecnologías emergentes. En los temas de seguridad, administración de IT con el enfoque en la educación. 1.4 El Señor Ernesto Soto se capacitó en al área de la educación a Distancia y la Sra. Milagros Morales en las tecnologías emergentes y administración de sistemas 1.5 Participación en los eventos de demostración de Servidores Blade HP y Dell 1.5 Ampliar los conocimientos del personal de IT en la gama que ofrece el mercado de servidores para mejorar la eficiencia en el manejo y rendimiento 1.5 Asistieron Efraín Wiliams, Reniel Ramos, Jorge Dávila, Hiram Ortiz y Milagros Morales 1.6 Asistir a la Conferencia de Seguridad en los sistemas. En esta ocasión Puerto Rico fue la cede. 1.6 Ampliar los conocimientos del personal de IT en el area de seguridad. 1.6 Asistieron Cándido Flecha, Efraín Wiliams, Hiram Ortiz, Reniel Ramos, Jorge Dávila

2 Informe Anual Página Ofrecer talleres a empleados en GAE Mail 1.6 Se capacitó a los empleados de la UPRH en el uso de un nuevo sistema de correo electrónico GAE Mail (Google Application for Education) siguiendo la orden del Presidente. 1.6 En coordinación con la oficina de Recursos Humanos, hubo una amplia participación de 91 empleados. Ernesto Soto ofreció el taller y preparó el manual del usuario. 1.7 Ofrecer talleres a empleados en el sistema de solicitud de tareas Track It. Ofrecer orientación a Directores académicos sobre el uso del Sistema TrackIt. 1.7 Se capacitó a los empleados de la UPRH en el uso de un nuevo sistema de apoyo al usuario de tecnología. El poder canalizar sus las numerosas solicitudes a través del sistema Track It nos permite brindar servicio de forma organizada y el usuario puede monitorear el estatus de su solicitud vía WEB. Se orientó a los directores los pasos a seguir al solicitar servicios a la división de Apoyo al Usuario. 1.7 En coordinación con la oficina de Recursos Humanos el Sr. Efraín Wiliams y Jorge Dávila trabajaron 3 talleres participaron aproximadamente 60 empleados. 1.8 Asistir a talleres en Administración Central sobre configuración de equipo y apoyo al usuario del proyecto PATSI 1.9 Ofrecer Ayuda económica a Hiram Ortiz para completar su Maestría en Telecomunicaciones en la Universidad del Turabo Asistir a conferencia de ITIL Information Technology Infrastructure Library. ITIL es un conjunto de políticas y conceptos para la administración y documentación de los Sistemas de Información. 1.8 Capacitación Técnicos de la UPR Humacao para que brinde el debido apoyo al usuario de PATSI 1.9 En el SICC contamos ahora con mejores recursos profesionales capacitados en el área de las Telecomunicaciones Se orientó al personal administrativo y de apoyo al usuario sobre los que es ITIL y las certificaciones existentes. 1.8 Asistieron Efraín Wiliams, Reniel Ramos e Hiram Ortiz 1.9 En Julio de 2007 Hiram Ortiz presentó su diploma y certificación de su Maestría de la escuela de Ingeniería de la Universidad del Turabo en Telecomunicaciones Milagros Morales, Efraín Wiliams, Reniel Ramos e Hiram Ortiz asistieron a la conferencia en Execu Train en San Juan Se ofreció un taller de 2 días del lenguaje PHP, y la base de datos MySQL para la programación del Portal de la UPR Humacao, que se adaptó de la UPR Mayagüez, 1.11 Se capacitó al personal de Análisis y Programación en una plataforma requerida por Presidencia para llevar a cabo las elecciones estudiantiles. Con la cooperación de José Cuevas de la UPR Mayagüez quien ofreció un curso condensado de estas aplicaciones concentrado en las aplicaciones del portal Asistieron Marisol Benítez, Ángel Carrasquillo, Jorge Dávila, José Crispín, Raymond Ramírez.

3 Informe Anual Página José L. Crispín y Héctor López ofrecieron seguimiento a los talleres que ofreció Administración Central sobre la herramienta COOL (generación de reportes financieros de forma electrónica) al personal de adscrito a la oficina de Finanzas Capacitó y concienzó al personal la ventaja de obtener los datos de forma electrónica y la economía que redunda en el que no se impriman Sólo un porciento muy pequeño utilizan la herramienta. A 2 El gas Halon en aproximadamente 15 años fue la protección contra incendios del SICC. No obstante, es recomendable su sustitución pues se ha comprobado ser nocivo para el humano si se descargara. Es necesario cambiar el actual gas de supresión de incendio Halon por el Inergen para proveer seguridad al personal y al equipo del área de operaciones 2.1 Identificar el presupuesto para la sustitución del Gas Halón por el Gas Inergen. 2.2 Se contrató la compañía Lluch Fire, única que trabaja con el Inergen en PR para que realizara el diseño de la nueva infraestructura del área de Operaciones del SICC donde se instalará el nuevo sistema de supresión de incendios. 2.1 Se logró asignación de presupuesto y se realizó la orden de compra 2.1 Se espera comenzar con las labores de planificación para Junio de 2008 y que se culmine en 10 octubre de Proveer seguridad a la información contenida en los informes que se distribuyen en el área de Operaciones. 3.2 Construcción de un mueble con seguridad para que sólo el usuario y el personal designado en el SICC sean los que tengan acceso a los informes. 3.2 Todos los informes se guardan en un encasillado con seguridad. Cada usuario tiene su llave para llevarse el informe solicitado. La información está protegida de terceros. A 4 Utilizar las tecnologías de información para rediseñar, automatizar, simplificar o integrar los procedimientos académicos y administrativos. 4.1 La señora Marisol Benítez trabajó para actualizar la programación del pago de matrícula por internet ( ). 4.1 Los estudiantes no becados pudieron pagar su matrícula (prórroga) por internet. Pagos por internet 1er semestre 28 Pagos por internet 2do semestre 22 Ha ido en aumento el uso del sistema (Ver gráfica incluida ) 4.1 La UPRH fue la pionera en poder realizar los pagos con el programado del BPPR. El Recinto de Ciencias Médicas nos visitó para asesorarse respecto al logro alcanzado y poder hacer lo mismo. Este sistema se le debe dar mayor promosión para que los estudiantes lo utilizen

4 Informe Anual Página Servicio del Sistema Telecuh 4.3 Llamadas efectuadas en el sistema: 1 Semestre ( ) 8,577 2 Semestre ( ) 10,050 Total 19,915 1 Semestre ( ) 12,010 2 Semestre ( ) 10,381 Total 22,391 Hubo un aumento de 2,476 llamadas 3.3 El servicio TeleCUH es un sistema de voz con las siguientes opciones para los estudiantes: escuchar la matrícula confirmar o cancelar la matrícula información sobre deudas información sobre Asistencia Económica efectuar altas y bajas de cursos escuchar notas Ya tenemos otro servicio para que los empleados puedan escuchar su balance de vacaciones. 4.4 Crear la base de datos de Registro de Tareas Personal SICC 4.6 PILOTOS en Proyecto de Actualización de Tecnologías de Sistemas de Información en el módulo Asistencia Económica 4.7 Apoyo al exitoso Proceso de Admisiones de en Oracle 4.8 Instalación y Configuración del Sistema de Reservación de Facilidades PHP Schedule IT. 4.4 Los empleados del SICC registran sus labores electrónicamente, ya no se utilizan informes en papel y la supervisión de tareas es más eficaz. 4.6 Se corrieron los procesos de Asistencia Económica para los semestres A72, A81 en Oracle. 4.7 Se ejecutó el proceso de Admisiones para el año en Oracle con éxito. 4.8 Se cambió el sistema Manual que el Decanato de Administración utilizaba para la reservación de facilidades y ahora se registran vía WEB. Se simplifican los procesos administrativos de una reservación pues se mejoró la búsqueda y el usuario tiene la capacidad de ver qué las disponibilidad de las facilidades. 4.6 El proceso de conversión del módulo de Asistencia Económica en Oracle fue muy sacrificado, y la participación del personal del SICC, Víctor Santiago, fue protagónico para lograr el éxito del proyecto. 4.6 El apoyo del personal del SICC es vital en un sistema que está corriendo en Oracle. El usuario sigue dependiendo mucho del apoyo del personal de Análisis y Programación por la complejidad del sistema.

5 Informe Anual Página Instalación, Configuración y adaptación del Portal de Mayagüez a nuestra Institución para proveer medio electrónico para las Elecciones del Consejo de Estudiantes 4.9 Pioneros en la configuración del nuevo sistema de mensajería electrónica GAE Mail. Se crearon el 100% de las cuentas. 4.9 Instalación de las nuevas PCs e impresoras al personal administrativo que utiliza los sistemas del proyecto PATSI Se configuró la infraestructura de informes y el acceso necesario para el uso de la herramienta COLL que permite ver informes financieros de forma electrónica, 4.9 Nuestra institución cumplió con la encomienda presidencial de ofrecer a los estudiantes la tecnología para que realizaran las elecciones vía WEB. 4.9 Nuestra institución cumplió con la encomienda presidencial de utilizar al sistema de correo electrónico institucional UPR. Toda la comunidad universitaria, estudiantes, profesores, personal no docente, exalumnos, jubilados, tienen cuenta en el sistema de correo electrónico Google Application for Education (GAE Mail). Se creó el 100% de las cuentas. 4.9 Se instalaron 124 PC s nuevas con capacidad de trabajar el sistema de Oracle en los siguientes departamentos SICC, Registrador, Asistencia Económica, DECEP, Recursos Físicos, Compras, Presupuesto, Admisiones, Recaudaciones, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Decanato Académico, Decanato Administrativo, Terapia Ocupacional, Terapia Ocupacional, Español Recursos Humanos, Tránsito, Nómina, Propiedad, Cuentas por Cobrar, Rectoría. Se instalaron y configuraron impresoras en el SICC y Asistencia Económica El usuario cuenta con la ventaja de ver los informes financieros de forma electrónica y accequible a través del WB. Puede ver los datos y utilizar herramientas locales en su PC para analizarlos. 4.9 El sistema está completado es necesario que el usuario provea el procedimiento completo al SICC para poder ejecutarse. Agradecemos el apoyo de UPR Mayagüez quien fue el facilitador de Marisol Benítez, quien tuvo una participación crucial, para lograr este éxito. Agradecemos a Jorge Dávila que también contribuyó grandemente en la configuración y comunicación de los servidores. 4.9 El sistema está disponible y es la herramienta oficial de comunicación en la UPRH para toda la comunidad universitaria. Agradecemos el trabajo extraordinario del Señor Ernesto Soto quien fue el primer técnico que trabajo las cuentas y ofreció talleres a empleados además de redactar un manual de referencia.

6 Informe Anual Página Usar la plataforma Open Source (gratuita) Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment (MOODLE) para la creación de 143 cursos híbridos cursos online y presenciales La facultad se capacitó sobre llevar las ventajas tecnológicas que lo ofrece la plataforma MOODLE en sus cursos. Entre estas facilidades puede comunicarse con sus estudiantes vía online para ofrecerle el material del curso, asignaciones y pruebas 4.11 Departamentos como Matemáticas, ADEM, ADSO, Enfermería, Bilogía, Educación, Terapia Física programaron sus cursos en la plataforma MOODLE, Español.. A 5 Mejorar la Red de Telecomunicaciones mediante la adquisición y renovación de equipo sofisticado y costoso que nos garantice un acceso más rápido al Internet. Añadir Seguridad a la red de comunicaciones 5.1 Se instaló en el SICC el equipo de Telecomunicaciones Core Swich CISCO 6509 para que maneje las comunicaciones de salida hacia la red UPR que nos provee el acceso al Internet. Además se instalaron dos equipos CISCO 4507,4500, 3750 en Ciencias Administrativas y en el Edificio de Recursos Físicos, respectivamente, para fortalecer la comunicación interna. 5.2 Para mejorar la conectividad entre el SICC y los edificios se instaló fibra óptica desde el SICC hasta los cuartos de comunicación de los edificios de Recursos Físicos, Edificio de Servicios Médicos, Letras (2 pisos), Administración, Nuevo Arte, Teatro, Enfermería, Centro de Estudiantes, Biblioteca (3 pisos). 5.1 La velocidad de acceso mejoró y las comunicaciones son más estables hacia la red UPR y entre los edificios. Contamos con equipos capaces de programar los accesos. 5.2 Las comunicaciones entre edificios son más estables. 5.3 Se instaló y configuró del equipo Firewall Proventia. 5.4 Inclusión de los edificios Ciencias Administrativas Teatro y Enfermería, a la red interna 5.5 Se realizan de auditorías y notificación a los sistemas ALPHA y servicios de WB 5.6 Actualización de Parches automáticos y a los sistemas operativos y antivirus 5.3 La red interna administrativa posee un medio de protección contra ataques de Malware (virus, gusanos, troyanos etc.) y de monitoreo de actividades ilícitas. 5.4 La participación de las PC s en la red interna provee el beneficio de protección contra ataques de Malware y de manejo centralizado por el personal del SICC. 5.5 Velar por la seguridad de los sistemas con un monitoreo constante de actividades sospechosas que pudieran afectar en nuestra red de telecomunicaciones. 5.6 Sistemas con las debidas actualizaciones de protección. 5.3 Este equipo está en prueba, aún la implementación de PATSI no culmina y esto complica el escenario seguridad. Se espera poder colocar este equipo en la red pública.

7 Informe Anual Página Se incluyeron Antenas inalámbricas a la red interna 5.8 Se configuró la red inalámbrica para que los usuarios se autentiquen con los credenciales de GAE Mail. 5.7 PC s en nuestra red interna con acceso inalámbrico. 5.8 Todo usuario que desee acceder la red inalámbrica la podrá acceder con su cuenta de correo electrónico. 5.8 Con este adelanto no es necesario abrir una cuenta adicional para el acceso de la red inalámbrica, esto sustituyó un proceso de mucha actividad en el SICC y mucha espera para los estudiantes. Ernesto Soto logró este sustancial adelanto. D 6 Mejorar los procesos administrativos de la Oficina de Sistemas de Información con un enfoque dirigido a la comunicación efectiva con el personal y un ambiente de trabajo de equipo en un ambiente cordial. 6.1 Se realizaron 8 reuniones de equipo en los meses de agosto, septiembre, octubre, noviembre, enero, marzo, abril, y junio para fomentar la orientación y el trabajo en equipo. 6.2 Se realizaron reuniones con todo el personal del SICC individualizadas. 6.3 Reuniones semanales División Apoyo al Usuario 6.4 Reuniones y envió de comunicaciones electrónicas con el Personal del SICC para designar el compañero que realizará las tareas esenciales mientras esté de vacaciones. 6.5 Con el fin de mejorar la supervisión se creó registro electrónico de tareas con acceso vía WB en el que el empleado registrará sus tareas diarias y el supervisor tiene acceso a verlas y aprobarlas. 6.1 Equipo mejor orientado en torno a los proyectos en curso. Personal del SICC tiene la oportunidad de expresar y dialogar sobre los proyectos en curso y en planificación. El personal de todas las áreas: Operaciones, Análisis y Programación, Administración de la Red, Seguridad, Apoyo al Usuario, Administración Alpha se le brinda la oportunidad de aportar ideas sobre decisiones que afecten la operación del SICC. 6.2 Se logró un dialogo efectivo sobre las tareas que cada empleado realiza, sus metas y sus preocupaciones. Se le brindó la oportunidad de aportar sus ideas de cómo mejorar el servicio de nuestra oficina. 6.3 Dar seguimiento a las tareas de Apoyo al Usuario en coordinación con la Administración de la Red y el encargado de Seguridad. 6.4 Personal del SICC identificó las tareas y se identificó y notificó al compañero que las realizará. 6.5 Supervisión de tareas más eficiente, economía de impresión de informes.

8 Informe Anual Página Se reubicó de la División de Apoyo al Usuario a un área más cómoda 6.6 División de Apoyo al Usuario cuenta con un mejor y más cómodo ambiente de trabajo 6.6 Esta división se encontraba en compartiendo el área con el Área de Análisis y Programación. No tenían el suficiente espacio de almacenamiento de equipo ni para poder realizar el trabajo técnico con las facilidades requeridas. 6.7 Se limpió el almacén y los pasillos del SICC y se decomisó mucho equipo obsoleto. 6.7 El SICC cuenta con un almacén organizado, pasillos libres de equipo obsoleto, seguros para el personal que los transite. Además cumple con las regulaciones de Auditorías Internas y de la Oficina de Salud y Seguridad. Se liberó del inventario gran parte de equipo en obsolescencia. 6.7 Agradecimiento al Sr. Cándido Flecha quien apoyó en el decomiso de equipo. 6.8 Se diseñó una nueva Página del SICC con información relevante para nuestros usuarios. 6.8 La comunidad Universitaria puede acceder la página electrónica del SICC y beneficiarse de nuestros servicios. A 7 El otorgamiento de las plazas de Diseñadora de Páginas de WEB y Encargado de Seguridad. 7.1 Se evaluó el desempeño de Marisol Benítez como Diseñadora de Páginas WEB y el de Jorge Dávila como Especialista en SO pero con la especialidad de Seguridad a los sistemas. 7.1 Se otorgó la plaza a Marisol Benítez a Diseñadora de Páginas de Web y a Jorge Dávila como Especialista en SO con la especialidad de Seguridad a los sistemas. 7.1 Las tecnologías de información son muy cambiantes, es necesario actualizar el plan de clasificación de la UPR pues no están contempladas las tareas de un WEB Master y un encargado de seguridad. D 8 Mejorar la grabación del sistema del cuadro telefónico que atiende automáticamente a los usuarios. 8.1 Se realizó una nueva grabación del auto attendance conforme lo solicitó Rectoría 8.1 Las llamadas entrantes están mejor canalizadas a través de un menú más simple que le ofrece comunicarse con la oficina o departamento deseado.. Sometido por Milagros Morales Aprobado por Dra. Hilda Colón Plumey Directora Rectora C:\Documents and Settings\mi_morales.UPRH\Desktop\Direccion SICC\Informe Anual wpd