El riesgo de utilizar "hojas de cálculo" como herramienta de PRESUPUESTACIÓN y planificación

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1 [ ] El riesgo de utilizar "hojas de cálculo" como herramienta de PRESUPUESTACIÓN y planificación El interminable proceso de la planificación presupuestaria supone hoy un importante coste económico y humano que no gestiona el rendimiento de la compañía con los suficientes recursos y visión global de negocio. Estudios recientes están demostrando que las tradicionales hojas de cálculo no son las herramientas más fiables para presupuestar. Sin embargo están surgiendo nuevas soluciones que dan respuestas a las nuevas necesidades empresariales Ficha Técnica, Roberto Pascua García Solutions Consultant Hyperion Iberia AUTOR: Pascua García, Roberto TÍTULO: El riesgo de utilizar "hojas de cálculo" como herramienta de presupuestación FUENTE: Estrategia Financiera, nº 210. Octubre 2004 LOCALIZADOR: 99 / 2004 RESUMEN: La planificación presupuestaria, corazón de la gestión de todo negocio, se ha vuelto cada día más compleja debido al aumento del volumen de datos con los que trabajan las compañías y a los continuos cambios en las necesidades y flujos de mercado. Una mala planificación presupuestaria supone un alto coste adicional económico y de recursos humanos, por lo que es necesario un cambio en la cultura financiera y en las herramientas utilizadas para este fin. Las hojas de cálculo carecen hoy de la capacidad suficiente para integrar todos los datos de las empresas, y continuamente generan errores peligrosos e ineficientes. Es necesario por tanto la implementación de herramientas y soluciones que permitan tener una visión global del negocio instantánea y fiable DESCRIPTORES: presupuestos, planificación presupuestaria, hoja de cálculo, consolidación presupuestaria, departamento de finanzas, Sarbanes-Oxley, Ley Aldama, gestión de rendimiento, Business Performance Management (BPM). 60 Estrategia Financiera Nº 210 Octubre 2004

2 Nos guste o no, la planificación presupuestaria es una función esencial en la dirección y gestión en toda compañía. En muchas ocasiones se convierte en una tarea harto compleja, debido a la enorme cantidad de variables e índices que hay que tener en cuenta para que el proceso llegue a buen puerto de forma sencilla, fiable y eficiente. Actualmente, las empresas trabajan con un enorme volumen de datos. La dificultad aumenta en el caso de las grandes compañías, donde el proceso de planificación resulta en ocasiones incompleto e incorrecto, debido a una inadecuada utilización de los recursos de gestión o de las herramientas utilizadas. La gestión de presupuestos llega, en muchos casos, a ser tan extensa y complicada que muchas empresas sacrifican una parte significativa de la dirección de planificación para realizar este proceso tan sólo a nivel de unidad operativa. La elaboración de presupuestos se sitúa en el corazón de la gestión de todo negocio. Históricamente, un presupuesto recogía someramente la previsión de gastos e ingresos durante un periodo de tiempo determinado. Hoy en día, la alta competitividad y el gran dinamismo de los negocios ha ido requiriendo un mayor detalle y precisión de la previsión, complicando muy significativamente el proceso, según la consultora Gartner Group. Muchas compañías consideran esta planificación como un doloroso ritual en el que no es extraño ver cómo los responsables de departamento o responsables de equipo dedican semanas intensivas en preparar los presupuestos y aparcan a un lado otras tareas de gestión esenciales para el rendimiento financiero de la compañía. La planificación de presupuestos representa un importante coste para las empresas, no sólo desde el punto de vista económico, sino también desde el de recursos humanos. Este coste representa en las grandes multinacionales más de dólares por cada 100 millones de beneficio base. La tarea puede requerir hasta un promedio de más de 100 días. En principio, el presupuesto sigue siendo un ejercicio sencillo. Es la logística del proceso, el camino hacia unas cifras creíbles lo que representa la fuente de las dificultades, encarnadas, principalmente, en la recopilación de datos y en la disgregación de la información. Es sobre estos parámetros sobre los que descansa la difícil tarea de la planificación. Muchas empresas utilizan, todavía, métodos anticuados, lentos e ineficaces, que hacen que las cifras y balances no se correspondan por completo con la realidad empresarial de la compañía en el momento preciso en el que se necesitan. Por eso, que no sólo es necesario un cambio en la cultura financiera de la planificación de presupuestos, sino también una remodelación de las herramientas y procedimientos utilizados para este fin. DE DÓNDE SALEN ESTAS CIFRAS? Una pregunta que debiera ser poco común entre los responsables de presupuestos es hoy práctica habitual en muchas compañías que mantienen un proceso poco riguroso en esta área. Un reciente estudio de Hyperion ha identificado entre grandes multinacionales los inconvenientes a los que se enfrentan muchas de estas corporaciones a lo largo de todo el proceso. La falta de apoyo de los responsables de departamento o responsables de equipo, que se sienten muchas veces alienados por la oficina o departamento central, hace que la exactitud del presupuesto sufra importantes deficiencias, insalvables muchas veces en la carrera por planificar y determinar el mejor flujo de información en el proceso. Asimismo, esta información inicial utilizada en el desarrollo de los presupuestos no siempre se recopila eficazmente, o se pierde durante la consolidación. Como resultado, los ejecutivos corporativos de finanzas tienen poco conocimiento de cómo los responsables de equipo han llegado a las cifras reportadas. Además, el departamento corporativo de finanzas invierte muchas veces días interminables intentando reconciliar todas las versiones de datos e información, forzando en muchos casos que unas se acerquen a otras. Este parche termina generando incertidumbre en las previsiones y se acaba por perder la relación entre objetivos presupuestaria. Aparece entonces la pregunta, de dónde salen estas cifras? Una vez ahí, el presupuesto contará con graves dificultades para llegar a buen puerto. A estas dificultades se le suma el uso insuficiente de la experiencia de los responsables de equipo, a los que no siempre se les involucra desde el departamento de finanzas corporativo en las revisiones de los planes durante la vigencia del presupuesto. Como consecuencia, estas previsiones no reflejan los conocimientos del responsable sobre los cambios en las condiciones del negocio y puede que no mejoren la exactitud de presupuesto, que es su verdadera finalidad. Todas estas apreciaciones, junto con el lógico desgaste provocado por un proceso, para muchos, interminable, consiguen mermar finalmente la exactitud y efectividad de todo el proceso presupuestario. w Muchas empresas utilizan, todavía, métodos anticuados, lentos e ineficaces, que hacen que las cifras y balances no se correspondan por completo con la realidad empresarial Nº 210 Octubre 2004 Estrategia Financiera 61

3 w Una buena solución de software debe contar con automatización dinámica para ofrecer unos rápidos resultados, consolidación y distribución de la información en los presupuestos LAS HOJAS DE CÁLCULO, UNA REALIDAD OBSOLETA También se ha puesto de relieve que los problemas más importantes están relacionados directamente con las herramientas y el software utilizado por la organización para gestionar todo el proceso. La utilización de soluciones personales de introducción de datos, como son las conocidas hojas de cálculo, no sólo carecen de la capacidad suficiente para integrar los datos de la empresa, sino que también genera malas interpretaciones, datos cuestionables e incluso indicadores claramente erróneos. Con el tiempo, las fórmulas de presupuestos para hojas de cálculo se hacen cada vez más complejas y más difíciles de comprender y mantener. Esta dependencia al formato Excel provoca una constante batalla con el fin de forzar a estas hojas de cálculo para que se adapten a los cambios del mercado y del negocio, así como a las necesidades de los usuarios. Un estudio realizado el pasado año por Hackett Group revelaba que casi un 50% de las empresas utilizan hojas de cálculo estándar para realizar presupuestos. Este análisis consideraba que las hojas de cálculo, por haber sido diseñadas como soluciones personales, no permiten un correcto intercambio de los datos entre diferentes directivos y departamentos ni mantener sincronizados datos como presupuestos o informes, por lo que el umbral de errores es muy elevado. Errores como teclear mal un número, equivocaciones al incluir los datos en las diferentes celdas, omisión de ciertos índices y deslices lógicos que afectan a fórmulas completas son en muchas ocasiones imposibles de detectar, sin embargo su importancia no es poca, ya que terminan por perturbar el conjunto de las cifras y, por ende, el resultado final de la planificación. Gran cantidad de responsables corporativos creen que las hojas de cálculo reclaman un bajo mantenimiento y tienen un coste de desarrollo casi nulo. Lo que quizás no tienen tan presente es que las hojas de calculo no fueron concebidos para dar soporte a funciones impulsadas por procesos, tales como el presupuesto. Por ello, resultan ineficientes y peligrosamente costosas al generar una importante contradicción en las cuentas financieras de las multinacionales. Comentarios como nos pasamos el día revisando las cifras debido a un control deficiente de la versión de la hoja de cálculo y a la introducción reiterada de dato. Es una pesadilla! son más que habituales entre los responsables de planificación de presupuestos. La consecuencia es igualmente problemática: las empresas están forzadas a realizar repeticiones de la consolidación del presupuesto para corregir datos, en lugar de mejorar la calidad a largo plazo de la información de gestión que el presupuesto ofrece. Aunque las hojas de cálculo permiten la realización rápida de análisis e informes sin intervención alguna de departamentos de TI, la consultora Meta Group constata que, frecuentemente, se utilizan de manera equivocada como un sistema de documentos. Por ello cuando se emplea como vehículo primero para sistemas financieros se compromete el control crítico requerido, tanto por los propios directivos como las nuevas normativas de transparencia corporativa. En un momento de cambios legislativos, como el que ahora vivimos, y ante la entrada en vigor de normativas de Buen Gobierno, como la ley Sarbanes-Oxley en EEUU o la ley Aldama en nuestro país, todos estos problemas presupuestarios generan una insalvable desconfianza en los inversores, beneficiarios finales del éxito o fracaso del rendimiento financiero de las compañías y, en definitiva, participantes esenciales en todo proceso de negocio. En este sentido, la planificación de presupuestos es uno de los componentes críticos de la gestión empresarial, por lo que para competir en la economía actual los directivos deben tener suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado a las nuevas estrategias competitivas, al tiempo que sus responsables de TI debe ser capaces de aportar soluciones que agilicen la actividad de la empresa en vez de paralizarla, como ocurre en muchas ocasiones. Por ello, es esencial que las compañías se hagan con soluciones metodológicas y tecnológicas que aseguren una planificación presupuestaria consolidada, útil y eficiente. Para lograrlo, una buena solución de software presupuestario debe ofrecer una serie de características clave: proporcionar un análisis flexible, incluyendo información detallada de los artículos en línea, ajustes continuos, análisis hipotéticos, análisis dimensionales inmediatos y la habilidad para satisfacer los requisitos de negocio particulares y exclusivos de un presupuesto. Asimismo debe ofrecer un automatismo potente, que pueda ofrecer unos rápidos resultados, consolidación y distribución de la información en los presupuestos. Los informes que presente el software han de ser completos, tanto durante el proceso del presupuesto como en las sucesivas revisiones y actualizaciones, incluyendo los estados financieros dinámicos y los informes ad-hoc. Es también necesario que lleven un control seguro para permitir un mantenimiento centralizado por el departamento corporativo finan- 62 Estrategia Financiera Nº 210 Octubre 2004

4 ciero, y permitir puntos de consulta y gestión de versiones del presupuesto a múltiples niveles. Además, la integración a sistemas, para la transferencia de datos desde distintos sistemas de soportes, es esencial. Sólo así se elimina la necesidad de reintroducir datos inútilmente. Finalmente, un buen software empresarial de estas características debe orientar tanto al usuario financiero como al operacional para que éstos puedan fácilmente emitir copias del presupuesto completas, precisas y bien documentadas, aunque su participación sea poco frecuente. TIEMPOS DE PRECISIÓN En definitiva, la mayoría de los problemas relacionados con los presupuestos surgen de la gestión misma del proceso, en donde un software de gestión de presupuestos específico puede aliviar muchos de estos dolores de cabeza. Asimismo puede ayudar a establecer un ambiente en el cual los presupuestos puedan progresar, de ser poco más que un gran trabajo de adivinanza a ser una herramienta de gestión precisa, útil y fiable. Es decir, un buen software para la planificación de la empresa puede dar esa única versión de la verdad tan necesaria y buscada en las más grandes y medianas compañías. Por eso en estos tiempos de precisión las opciones para las grandes empresas son, o renunciar a muchos de los beneficios de planificación y control que ofrecen los presupuestos, o aplicar una solución de software específica para que este proceso que lo haga menos arduo, costoso y más efectivo. Y en caso de implementar una de estas soluciones las compañías emplearán un 75% menos de esfuerzo en esta tarea que aquellas que no lo hacen. A pesar de que muchos directivos españoles muestran su preocupación por el almacenamiento de cantidades ingentes de información, incluida en decenas o cientos de hojas de datos, en la actualidad un alto porcentaje de compañías todavía no ha optado por soluciones innovadoras como el Business Performance Management (BPM) para resolver todos estos problemas, incrementar sus resultados económicos y ahorrar tanto dinero como tiempo y esfuerzo. A este respecto, un informe realizado por la consultora Meta Group el pasado año afirma que un 85% de las empresas están considerando la posibilidad de implantar soluciones BPM durante los próximos nueve meses. De acuerdo con la consultora el pasado año el mercado de estas herramientas de gestión de procesos de negocio creció entre el 10% y el 15% en 2003, alcanzando aproximadamente millones de dólares, debido principalmente a la penetración de soluciones de planificación y presupuesto financiero. Esta consultora prevé así que a partir de este tercer trimestre de 2004 se produzca un cambio en su demanda debido a que las compañías busquen la optimización de sus procesos financieros internos, por lo que la consultora augura un crecimiento de entre el 15% y el 20%. Así, estas soluciones de proporcionan capacidades de planificación, presupuestos y previsiones basadas en Web, que permiten realizar procesos de planificación integrados basados en los acontecimientos adecuados para una amplia gama de necesidades financieras y operativas de la empresa. Este tipo de aplicaciones permiten a las compañías seguir y monitorizar sus planes de previsiones y negocio traduciendo los objetivos estratégicos en objetivos y resultados operativos. Al introducir esta información se eliminan los riesgos de gestión producidos por las hojas de cálculo u otros sistemas presupuestarios obsoletos. Al mismo tiempo, se incrementa la capacidad de reacción en la gestión del día a día de la empresa con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero. Por esta razón, estas soluciones han sido diseñadas para reducir el desfase entre las necesidades de los gestores de una empresa y los datos que proporcionan los sistemas transaccionales actuales, integrando los diferentes tipos de datos que proporcionan los Call Center Gráfico 1. Contabilidad SFA Facturación Reportar Analizar FINANCIERO CONSOLIDACIÓN Y OPERACIONAL Establecer Objetivos GESTIONAR RENDIMIENTO Monitorizar Y Autoregulación Pedidos ANÁLISIS Modelizar Planificar Al introducir la información utilizando una solución de BPM se eliminan los riesgos de gestión producidos por las hojas de cálculo u otros sistemas presupuestarios obsoletos Cadena de RRHH/Nóminas Suministros Operaciones Plataforma de consolidación y análisis Gestión de procesos Sistemas transaccionales y operaciones Fuente: Aceites del Sur. S.A. Nº 210 Octubre 2004 Estrategia Financiera 63

5 Los ejecutivos corporativos de finanzas tienen poco conocimiento de cómo los responsables de equipo han llegado a las cifras reportadas w múltiples sistemas de la compañía. De esta forma, estas soluciones proporcionan una visión global sobre las estructuras del negocio y los datos que contienen, proporcionando a los empleados una única versión sobre la realidad, garantizando una información financiera fiable que permite adoptar decisiones rápidas en "tiempo real". A pesar del continuo crecimiento, todavía queda mucho por hacer en la cultura empresarial española y europea, para conseguir que tanto las necesidades de las empresas como las de todos sus clientes e inversores se satisfagan al máximo nivel y resulte óptimo, rentable y eficaz la planificación de presupuestos hasta su informe final y el rendimiento global de la compañía. Podemos asegurar que existe un gran riesgo al utilizar "hojas de cálculo" como, y que las soluciones de Business Performance Management son la alternativa que permiten a los directivos adoptar decisiones en tiempo real, afrontar los cambios del mercado, y ahorrar tiempo y dinero. LAS HOJAS DE CÁLCULO SON PER- CIBIDAS EQUIVOCADAMENTE COMO DE BAJO MANTENIMIENTO Y CON UN COSTE DE DESARROLLO BAJO O NULO. Problemas en los sistemas de presupuestos Los problemas de procedimiento encontrados durante los presupuestos a menudo se agravan debido a la tecnología utilizada por las organizaciones. Una investigación llevada a cabo por Hyperion descubrió que dos de los siete problemas más frecuentes durante el proceso de presupuestos están relacionados directamente con el software utilizado por la organización para gestionar el proceso: Dependencia de complicadas Hojas de Cálculo Comentario: Mis analistas financieros se están convirtiendo en programadores de macros para hojas de cálculo. Consecuencia: Con el tiempo, las fórmulas y macros de presupuestos para hojas de cálculo se hacen más complejos y más difíciles de comprender y mantener. Es una constante batalla para forzar a los sistemas de hojas de cálculo a adaptarse al negocio y a las necesidades de los usuarios. En muchas organizaciones, sólo una persona sabe cómo funcionan las aplicaciones de hojas de cálculo para los presupuestos, haciendo vulnerable el proceso de creación de presupuestos. Las hojas de cálculo se encuentran plenamente integradas en los procedimientos de la mayoría de las empresas. Prácticamente todos los responsables las utilizan. Equivocadamente, las hojas de cálculo son percibidas como de bajo mantenimiento y con un coste de desarrollo bajo o nulo. Como resultado, la mayoría de las organizaciones dependen del software de hojas de cálculo para gestionar su proceso de presupuestos. Visicalc, el predecesor de Lotus 1-2-3, se convirtió en la primera aplicación monstruo para PCs, en gran parte por su habilidad para participar en el proceso de presupuestos. Esto crea varios problemas debido a que las hojas de cálculo no fueron concebidas para dar soporte a funciones impulsadas por procesos, como los presupuestos. Las hojas de cálculo son herramientas para la productividad personal, y no una fuente de herramientas de uso empresarial. Su uso puede retrasar, en lugar de ayudar, en la gestión de presupuestos a nivel empresarial, ya que se convierten en parte del problema, en vez de la solución. Imprecisiones Comentario: Es una pesadilla. Estamos constantemente revisando y revisando las cifras debido a un control deficiente de la versión de la hoja de cálculo y a la introducción reiterada de datos. Consecuencia: Las empresas están forzadas a realizar repeticiones de la consolidación del presupuesto para corregir datos, en lugar de para mejorar la calidad a largo plazo de la información de gestión que el presupuesto ofrece. 64 Estrategia Financiera Nº 210 Octubre 2004

6 Cumplir los requisitos Cualquier software que no esté específicamente diseñado para dar soporte a procesos iterativos, incluyentes y a escala empresarial, tendrá problemas para cumplir los requisitos de los presupuestos Problemas Encontrados en el Proceso de Presupuestos con Hojas de Cálculo Escaso control centralizado Poca integridad en los datos Informes inflexibles Mecánica de consolidación difícil de gestionar Respuesta lenta Dependencia del departamento de TI Incapacidad para reaccionar y reflejar cambios Falta de integración con otros sistemas Falta de estados financieros dinámicos Plantillas rígidas para cada usuario involucrado Ninguna seguridad a nivel de cuentas Falta de soporte para múltiples líneas dentro de una cuenta Poca facilidad para visualizar datos en diferentes dimensiones La tecnología inadecuada es un problema frecuente Estos problemas no se limitan sólo a las hojas de cálculo. Cualquier software que no esté específicamente diseñado para dar soporte a procesos iterativos, incluyentes y a escala empresarial, tendrá problemas para cumplir los requisitos de los presupuestos. Un software para presupuestos que sea inadecuado o inflexible tiene implicaciones negativas adicionales. Por ejemplo, puede limitar la capacidad de una organización para adoptar otros métodos de presupuesto, como presupuestos basados en actividad (ABB) o presupuestos de financiación. Definición de una buena solución de software Un software ideal para presupuestos debe ofrecer: Análisis flexible, incluyendo detalles de los artículos en línea, ajustes continuos, análisis hipotéticos, análisis dimensionales inmediatos, y la habilidad para satisfacer los requisitos exclusivos de un presupuesto. Automatización dinámica, con tal potencia que pueda ofrecer unos rápidos resultados, consolidación y distribución de la información en los presupuestos. Informes completos, tanto durante el proceso del presupuesto como en las sucesivas actualizaciones, incluyendo estados financieros dinámicos, informes adhoc y cambio de moneda. Un control seguro, para permitir un mantenimiento centralizado por el departamento corporativo de finanzas y permitir puntos de consulta y gestión de versiones del presupuesto a múltiples niveles. Integración a sistemas, para la transferencia de datos desde distintos sistemas de soporte y promover la integridad en los datos, eliminando la necesidad de reintroducir datos. Orientación al usuario, para que todos los usuarios, tanto financieros como operacionales, puedan fácilmente emitir copias del presupuesto completas, precisas y bien documentadas, aunque su participación sea poco frecuente. Soporte a escala empresarial, proporcionada por personal con experiencia, que comprenda la naturaleza del proceso y la preparación del presupuesto. 9 Nº 210 Octubre 2004 Estrategia Financiera 65