Diseño Organizacional

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1 Diseño Organizacional

2 DISEÑO ORGANIZACIONAL 1 Lectura No. 8 Nombre: Estructura y Diseño Organizacional Introducción Para abordar los temas correspondientes de esta semana es necesario vincular los conceptos de estructura organizacional, sus elementos y el diseño organizacional, ya que serán necesarios para la comprensión de los tipos de estructuras en que pueden las organizaciones ser diseñadas. En otros términos, las formas de aplicar el diseño de estructuras organizacionales. En esta sesión se analizará la importancia que tiene la aplicación del diseño de la estructura organizacional; así como el de identificar las diferentes estructuras que pueden tener las empresas, sus características, sus ventajas y sus desventajas.

3 DISEÑO ORGANIZACIONAL 2 Contextualización 1. Concepto 9. Características de las estructuras efectivas 2. Elementos de la estructura organizacional 8. Tendencias actuales: la organizacion virtual y la organización que aprende Estructura y Diseño Organizacional 3. Estructura funcional 7. EStructura por proyecto y matricial 4. Estructura divisional 6. Estructura híbrida 5. Estructura geográfica

4 DISEÑO ORGANIZACIONAL 3 Explicación Aplicaciones del diseño organizacional Recordemos que el diseño general de la estructura organizacional indica la forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización. Para este fin, las organizaciones necesitan tener una estructura que les resulte funcional y que les sirva para contener e integrar todos los órganos que la integran. Podríamos comparar la estructura organizacional con un esqueleto en el que se soportan todos los componentes que la integran y en el que se coordinan todos los elementos vitales para su funcionamiento (sistemas, personas, procesos, equipos, recursos, tareas, recursos, jerarquías, puestos, relaciones, etcétera). El diseño organizacional refleja la estructura, es decir, representa el formato de los elementos que componen la organización. En la práctica, cada organización tiene su propio diseño, su forma de integrar y de asignar los recursos para operar con eficiencia y eficacia. El diseño de la organización es como su ADN. Cuáles crees que puedan ser las aplicaciones del diseño organizacional? Podrías mencionar un ejemplo? Se puede decir que el diseño o formato organizacional es de esencial importancia para la organización, ya que es la forma en que ésta moldea sus componentes para que realicen su actividad central y alcancen sus objetivos. Estructura funcional Este tipo de diseño estructural es uno de los más comunes en las organizaciones. La característica principal de este tipo de estructura es que las actividades se reúnen por funciones comunes desde la base hasta la cima de la organización. En la estructura funcional los conocimientos y habilidades del personal determinan la ubicación departamental.

5 DISEÑO ORGANIZACIONAL 4 Por ejemplo: pertenecen al departamento de mercadotecnia todas aquellas personas que conocen y desempeñan funciones y actividades relacionadas con la comercialización de productos o servicios. Se trata del personal que labora en manufactura, investigación y desarrollo y publicidad. El grupo de trabajo que integra el departamento de mercadotecnia dependerá de un dirigente denominado director de comercialización o mercadotecnia. En resumen, en la estructura funcional, son precisamente las funciones que desempeñan las personas las que determinan la forma de administrar la organización y, a partir de esto, se relacionan los elementos de la estructura organizativa. Una ventaja de la estructura funcional es que permite la economía a escala, esto significa, que todos los colaboradores se localizan en instalaciones que pueden compartir. Esta ventaja le permite a la organización que sus empleados desarrollen habilidades adicionales a sus funciones básicas, es decir, se ven en la necesidad de realizar una variedad de actividades funcionales dentro de su departamento. Una desventaja de la estructura funcional es que prevalece la jerarquía vertical, lo que significa que las decisiones se centran en los altos mandos y en los mandos medios. Esto retrasa las acciones ya que los ejecutivos no dan soluciones fluidas a las diversas situaciones que requieren coordinación departamental. Se puede decir que la jerarquía vertical sobrecarga las actividades de la estructura organizacional. Recordemos que una estructura horizontal permite la coordinación y la comunicación directa entre el personal de los diferentes departamentos. En la estructura funcional, esta posibilidad es casi nula, ya que los colaboradores tienen limitada visión de las metas globales y se conducen conforme lo regula su línea de mando y, fuera de esto, no tienen alcances para coordinarse con otras áreas, si no es por medio de sus jefes (supervisores, gerentes y ejecutivos).

6 DISEÑO ORGANIZACIONAL 5 Los administradores eligen diseñar estructuras funcionales para que la eficiencia sea importante cuando los conocimientos y experiencia son críticos para obtener los objetivos funcionales de la organización. 5 Estructura divisional A la estructura divisional la caracteriza el agrupamiento estratégico en función de los productos o servicios de la organización. Este tipo de estructura se encuentra en organizaciones grandes con múltiples líneas de producto, donde la administración da prioridad a los objetivos de productos o servicios y a la coordinación por medio de funciones. A esta estructura también se le conoce como estructura de producto o unidades de negocios estratégicos. La principal diferencia entre una estructura funcional y una divisional es que en la última, la empresa se organiza agrupando de manera separada cada unidad estratégica de producción, es decir, se da prioridad a todos los objetivos de producto o servicio, los cuales generan departamentos o subdivisiones de actividades funcionales necesarias para cumplan sus metas. En una estructura funcional existen departamentos que agrupan personas de acuerdo a funciones en común. Mientras que en el caso de la estructura divisional las personas se agrupan en función de las líneas de producto o servicio que ofrece de la organización. Por ejemplo: una organización cuya actividad central es la tecnología de información, divide su línea de servicios en unidades o divisiones de producción: publicación electrónica, oficina automatizada y realidad virtual. De estas unidades o divisiones se originan departamentos destinados a realizar las funciones necesarias para que la empresa pueda lograr sus objetivos de producción. Entonces, existirán departamentos o subdivisiones de investigación

7 DISEÑO ORGANIZACIONAL 6 y desarrollo, producción, contabilidad y mercadotecnia para que las divisiones de la organización cumplan sus metas. El siguiente organigrama muestra la estructura divisional de la organización que se mencionó en el ejemplo anterior. Presidente Publicación electrónica Investigación y Desarrollo Producción Oficina automatizada Investigación y Desarrollo Producción Realidad Virtual Investigación y Desarrollo Producción Mercadotecnia Mercadotecnia Mercadotecnia Contabilidad Contabilidad Contabilidad El siguiente organigrama representa el mismo ejemplo, pero de acuerdo con la estructura funcional. Presidente Investigación y desarrollo Producción Mercadotecnia Contabilidad Cuál de estos organigramas te parece más objetivo y por qué? Una de las principales ventajas de la estructura divisional es que permite descentralizar la toma de decisiones, debido a que las jerarquías de autoridad se encuentran en un nivel más bajo y por la necesidad de coordinarse de manera

8 DISEÑO ORGANIZACIONAL 7 más rápida y directa entre los departamentos funcionales dentro de cada grupo o división de productos. Otra ventaja en este tipo de estructura es que cada unidad o división es más libre de adaptarse a su propio ambiente, propiciando la flexibilidad al cambio. Este tipo de estructura funciona bien en organizaciones grandes y complejas con cambios constantes. Como ejemplo de organizaciones con estructuras divisionales se pueden mencionar empresas con divisiones o unidades de negocios separados con autonomía en sus operaciones y en su constitución legal, pero que opera con la orientación de una matriz o de un corporativo. Las instituciones de gobierno crean divisiones para poder alcanzar a cubrir las demandas de la sociedad. Empresas como Microsoft operan con divisiones que permiten agilizar sus operaciones y responder a los cambios externos. Como requisitos de la estructura divisional se puede determinar que la organización cuente con el suficiente personal, infraestructura y recursos para abarcar las divisiones o unidades en las que se puede organizar, por ello es que este tipo de estructura es apropiada en organizaciones muy grandes. Una desventaja de la estructura divisional es que no permite que la organización economice. Al momento de crear pequeños negocios, éstos demandarán equipamiento e instalaciones que les permitirán ser autosuficientes. Empresas grandes, con un gran número de divisiones sufren problemas de coordinación horizontal. Esto significa que es difícil comunicarse de manera directa y deben crear otros medios de enlace para coordinar las divisiones. Si en la estructura funcional los colaboradores amplían sus funciones y adquieren habilidades que respondan a varias actividades a favor de los objetivos generales de la organización, en la estructura divisional las personas sólo se especializan en su división, se enfocan en su línea de productos o servicios más que en trabajar en beneficio de toda la organización.

9 DISEÑO ORGANIZACIONAL 8 Estructura geográfica Este tipo de estructura es necesaria para aquellas organizaciones que necesitan dispersarse en diferentes regiones o países cuando sus clientes o usuarios demandan sus productos o servicios. Podemos decir que cuando una organización se estructura en divisiones o unidades de negocio y la tendencia es continuar en crecimiento, la expansión territorial podría ser consecuencia lógica. Sin embargo, el determinante principal de la estructura geográfica radica en la demanda de sus clientes. Un claro ejemplo de organizaciones con estructuras geográficas, son las empresas multinacionales (Coca-Cola, PepsiCo, Hewlett-Packard, Ford Company ). Este tipo de organizaciones se expandieron por demanda de sus clientes a todo el mundo y se organizaron por zonas geográficas, pasaron de una estructura divisional a una estructura geográfica. Las ventajas y desventajas de una estructura geográfica son similares a las de una estructura divisional. En el caso de las estructuras geográficas, los enlaces de tipo horizontal se acentúan más dentro de una región y es menor la coordinación entre las diferentes regiones. A continuación se presenta un organigrama que representa una estructura geográfica. Dirección General América Europa Pacífico China Australia Japón

10 DISEÑO ORGANIZACIONAL 9 Estructura híbrida Este tipo de estructura hace referencia al término hibridación, el cual supone una mezcla de rasgos o características para conformar un nuevo concepto o producto de esa combinación. En la realidad, muchas estructuras organizacionales no existen de manera pura. Las organizaciones algunas veces utilizan una estructura híbrida que combina características de varios enfoques hechos para específicas necesidades estratégicas. La finalidad de implementar estructuras híbridas en las organizaciones es combinar características de otras estructuras (divisional, funcional, geográfica, matricial) para tomar los beneficios que ofrece cada una y evitar las desventajas. Resulta muy útil emplear esta estrategia de diseño de estructura organizacional cuando las organizaciones se encuentran inmersas en ambientes inestables o con cambios constantes. La estructura híbrida ofrece a las organizaciones flexibilidad para adaptarse a cambios del ambiente. Cuando una organización crece y tiene varios productos en el mercado será necesario que diseñe una estructura divisional. Las funciones que se requieren más por la misma demanda del producto, mediante la estructura divisional, serán descentralizadas. Aunque, puede suceder que no se requiera por completo utilizar una estructura divisional, sino que se combine con las ventajas de otro tipo de estructura. Por ejemplo: si algunas otras funciones de la organización son estables y funcionales y resulta más rentable para la empresa dejarlas como están, es decir, utilizando una estructura funcional que le permita coordinar estas funciones de manera central a través de la dirección y que el personal que las desempeña continúe utilizando instalaciones que le permitan economizar recursos.

11 DISEÑO ORGANIZACIONAL 10 El caso anterior es un ejemplo donde resulta útil para la organización, una estructura híbrida, ya que combina algunos beneficios de la estructura funcional y ciertas ventajas de la estructura divisional. Estructuras por proyecto y matricial La estructura por proyecto y matricial también es conocida como de matriz u organización por grados. Se trata de una estructura híbrida o mixta que combina dos formas de división de departamentos en una misma estructura de organización: la división en departamentos por funciones y la división en departamentos por productos o proyectos. A diferencia de las estructuras funcional, divisional y geográfica, las estructuras matriciales pueden combinar dos enfoques diferentes. Por ello, se dice que este tipo de estructuras son híbridas o mixtas, ya que a algunas organizaciones les interesa organizarse en función de sus productos y en la geografía, al mismo tiempo. La estructura matricial es una forma fuerte de enlace horizontal. Recordemos que el enlace de tipo horizontal se diseña para propiciar la coordinación, cooperación y comunicación entre el personal de la organización, además de reducir las cadenas de mando, eliminar barreras entre departamentos, agilizar la toma de decisiones y emplear la tecnología de la información para establecer comunicaciones rápidas y fluidas. Entonces, la característica distintiva de una estructura matricial es que tanto la estructura de división de productos como la funcional (horizontal y vertical) se implantan al mismo tiempo. En una organización con este tipo de estructura matricial, los gerentes de producto o servicios (enlace horizontal) y los gerentes funcionales (enlace vertical) tienen autoridad igual dentro de la organización y los empleados se reportan a ambos. Por tanto, la estructura matricial supone una doble autoridad.

12 DISEÑO ORGANIZACIONAL 11 Un ejemplo se representa en el siguiente organigrama. Supongamos que se trata de una empresa que fabrica ropa. La línea de productos que maneja se divide por las características de las prendas. El producto A será ropa para dama. El producto B ropa infantil y el producto C ropa para caballero. Cada línea de producto sirve a mercados y productos diferentes. Estos departamentos son dirigidos por administradores y se interrelacionan con los gerentes funcionales (enlace vertical), quienes representan la otra línea de mando o autoridad. Presidente Director de operaciones de producto Gerente de diseño Gerente de diseño Gerente de mercadotecnia Contador Gerente de recursos Administrador de producto A Administrador de producto B Administrador de producto C Una estructura matricial es la más adecuada cuando la incertidumbre del entorno es alta y los objetivos reflejan un requerimiento doble, como metas de producto y funcionales. La estructura dual de autoridad facilita la comunicación y la coordinación para atender cambios ambientales rápidos y permite el equilibrio entre los jefes de producto y funcionales. La principal fuerza de la estructura matricial es que le permite a una organización enfrentar demandas dobles del entorno. Los recursos (humanos y materiales) se

13 DISEÑO ORGANIZACIONAL 12 pueden asignar con flexibilidad a productos diferentes y la organización puede adaptarse a los requerimientos externos. En cuanto a las desventajas de la estructura matricial se puede decir que no todo el personal de una organización tiene la capacidad de adaptarse a desempeñar sus actividades bajo una doble autoridad, quizás algunos colaboradores manifiesten sentimientos de confusión, tensión o cierta incertidumbre. En la estructuras por proyecto y matricial los gerentes deben crear muy buenas relaciones interpersonales respecto a los grupos de trabajo, debido al hecho de que los subordinados tienen que reportar a dos cadenas de mando en forma simultánea, es muy importante que mantengan comunicaciones fluidas para evitar confusiones o desacuerdos. En esta estructura, la capacitación debe ser constante, ya que por este medio se pueden desarrollar habilidades, actitudes y aptitudes que le permitan al personal aprender a coordinarse y desempeñar de manera eficaz sus actividades. Los colaboradores deben dominar el sistema matricial para poder manejarse con eficacia dentro de éste, de lo contrario, será imposible trabajar en equipo para el logro de objetivos. Si se logra que el personal conozca perfectamente los lineamientos y características en que opera esta estructura de matriz, el hecho de reportar a dos jefes no será una carga o un motivo de confusiones, por el contrario ampliará las opciones de resultados. Además, el personal desarrollará capacidades de cooperación que permitirá generar sentimientos de seguridad en el desarrollo de las actividades. En resumen, la estructura matricial formaliza los equipos de trabajo horizontales, combinando la tradicional jerarquía de mando vertical. El punto clave es lograr un equilibrio en esta conexión estructural: enlaces horizontales y enlaces verticales.

14 DISEÑO ORGANIZACIONAL 13 Conclusión En esta semana aprendimos sobre la estructura organizacional, podemos compararla con un esqueleto, ya que en el se soporta todo lo que integra al cuerpo, así mismo es con las organizaciones, sobre la estructura se soporta todo lo que la integra. También comprendimos que el diseño organizacional es la forma en que una organización moldea cada uno de sus componentes para el logro de su óptimo funcionamiento y la consecución de sus objetivos y metas. Analizamos cinco estructuras organizacionales: la funcional, la divisional, la geográfica, la híbrida y la que es por proyecto y matricial. En la estructura funcional encontramos el tipo más común de estructura que manejan las organizaciones. En ella las funciones que desempeña cada persona determina el cómo se administrará la organización. En la estructura divisional encontramos un modelo que se caracteriza por un agrupamiento estratégico, donde cada grupo de manera separada se maneja como unidad estratégica. Es también conocida como estructura de producto o unidad de negocio. En la estructura geográfica la organización está repartida en varias regiones, es decir se encuentra en diferentes zonas geográficas. Éstas estructuras son las que manejan las empresas multinacionales. La estructura híbrida es la que combina características de otras estructuras tomando los beneficios que cada una ofrece evitando así estar en desventaja. Por último vimos las estructuras por proyecto y matricial, estas son conocidas como organización por grados ya que divide a sus departamentos por funciones y la división de los departamentos es por productos y servicios.

15 DISEÑO ORGANIZACIONAL 14 Para aprender más Lectura complementaria Para complementar la teoría referente a la estructura por proyecto y matricial es importante retomar la idea del balance o equilibrio que buscan las organizaciones que operan con este tipo de estructura. Para este fin, estas compañías han desarrollado dos variaciones de la estructura matricial: la matriz funcional y la matriz de producto y proyecto. En una matriz funcional los jefes de funciones tienen la autoridad principal y los administradores de producto simplemente coordinan las actividades de este mismo. Por el contrario, en una matriz de producto los administradores del proyecto y del producto tienen la principal autoridad y los administradores o jefes de funciones simplemente asignan personal técnico para sus proyectos y proveen asesoría experta cuando es necesaria. Para muchas organizaciones estos enfoques sirven mejor que la matriz balanceada con doble autoridad. Es necesario señalar también que, como en cualquier otro tipo, la estructura por proyecto o matricial es aplicable a una organización cuando ésta reúne ciertos requisitos. Estas condiciones pueden ser: 1. La organización generalmente es de tamaño mediano y tiene una cantidad moderada de líneas de productos. Existe presión para compartir escasos recursos en todas las líneas de productos. 2. Existe presión ambiental con relación a uno o más productos (calidad técnica y nuevos productos frecuentes). Este hecho plantea la necesidad de un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y los de productos.

16 DISEÑO ORGANIZACIONAL El dominio ambiental de la organización es complejo e incierto. Los cambios interno-frecuentes y la alta interdependencia departamental requieren una gran cantidad de coordinación y procesamiento de información, tanto de dirección vertical como horizontal. Si se cumplen estas tres condiciones las líneas de autoridad vertical y horizontal deben recibir un reconocimiento igual. Se crea una estructura de autoridad dual, un equilibrio de poder.

17 DISEÑO ORGANIZACIONAL 16 Actividad de Aprendizaje Para esta semana tu actividad de aprendizaje será investigar y mencionar dos ejemplos de cada una de las cinco estructuras organizacionales: la funcional, la divisional, la geográfica, la híbrida y la que es por proyecto y matricial. Al finalizar sube tu actividad a la plataforma en el lugar indicado.

18 DISEÑO ORGANIZACIONAL 17 Referencias Chiavenato, I. (2004). Comportamiento organizacional: La dinámica del éxito en las organizaciones. México: Thomson. Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México. Thomson.