Primeros pasos por el sistema R/3 1-25

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1 Primeros pasos por el sistema R/3 1-25

2 Primeros pasos por el sistema R/3 2-25

3 Lección 1 Arquitectura Cliente/Servidor El sistema R/3 se refiere a todos los componentes de software que están asignados a la misma base de datos. Las soluciones que ofrece la aplicación se pueden dividir en tres áreas funcionales: Presentación, aplicación lógica y retención de datos. Estos componentes pueden correr en sus propios servidores. El Sistema R/3 puede distribuir presentación, aplicación lógica y retención de datos a diferentes servidores. El prerrequisito para esto es la múltiple estructura, llamado también multi-tier cliente / servidor, estrategia del Sistema Base. La base de datos está localizada en un servidor central. Los servidores de aplicación (instancias con un distribuidor de mensajes "dispatcher" y un procesador de trabajo "work processes") también serán y son usados. Además, la presentación al usuario como "Front End" y comunicación con los servidores de aplicación son realizados con estos host. Veremos mas adelante, como se puede confeccionar los distintos niveles "tier". Para la presentación final al usuario, es decir, como el usuario ve el sistema SAP, puede ser a través de PCs, portátiles, aplicaciones en inter o intranet mediante BSPs todo ello seria el nivel final, la presentación del R/3 al SAP-Id, es decir, a nuestro user. Usando Tecnología SAP, un componente de software proporciona un servicio (vista orientada a software). Este tipo de componente consiste en un proceso o en un grupo de procesos y después es llamado un servidor para este servicio. Los componentes software que son usados por estos servicios son llamados "clients". Al mismo tiempo, tales "clients" pueden ser servidores de servicios específicos. Primeros pasos por el sistema R/3 3-25

4 A menudo un servidor también significa un ordenador, en la cual los componentes de software corren y proporcionan una serie de servicios (vista orientada al hardware). El programa de presentación de SAPGUI permite una pantalla de inicio propia del usuario, lo convierte en un formato separado y lo envía a el distribuidor de mensajes "dispatcher". El dispatcher es la instancia de control a nivel del sistema R/3. Junto con el sistema operativo, El SAP dispatcher dirige los recursos de la aplicación R/3. La principal tarea del dispatcher será la distribución transaccional de lecturas en flujos y procesos de trabajo interconectando con el nivel de presentación, que veremos y analizaremos a continuación. El distribuidor de mensajes manda las peticiones del usuario una detrás de otra para posibilitar el procesamiento del trabajo. El procesador de trabajo (work processes) es el que realmente procesa los datos. Una vez que el procesamiento es completo, el resultado del trabajo es enviado vía el distribuidor de mensajes (dispatcher) del SAPGUI. El SAPGUI interpreta estos datos y genera la pantalla de visualización para el usuario. Cuando el sistema R/3 es inicializado, carga tablas de memoria intermedia y programas necesarios para operaciones del sistema, desde la base de datos hasta el nivel de aplicación de memoria intermedia. El sistema R/3 siempre suministra tres tipos de servicio para sus operaciones: presentación, aplicación y base de datos. Esto es lo que se conoce como three-tier, tres niveles de mandante / servidor. Si la configuración del sistema R/3 es única, entonces, un host es el responsable de procesar todas las tareas. En un segundo nivel, two-tier, la configuración del sistema R/3 es normalmente implementada usando una presentación especial de Primeros pasos por el sistema R/3 4-25

5 servidores, los cuales son los responsables exclusivamente de suministrar formato para interfaces gráficos. Muchos users de sistemas R/3 lo usan a través de Microsoft Windows instalado, por ejemplo, en la presentación del servidor donde esta ubicado el sistema. También puede realizarse a través de otros sistemas operativos. Es posible también instalar completamente el sistema y realizar presentaciones y aplicaciones desde escritorio con el fin de realizar simulaciones o desarrollos. La configuración de tres niveles, three-tier, usa su propio host para las tres partes (ver próxima figura), pudiendo operar al mismo tiempo varias aplicaciones usando la base de datos del servidor. Añadir, que es posible optimizar la lectura individual al servidor incluso podríamos hacerlo usando aplicaciones especiales para servidores, priorizar tareas para módulos tales como planificación de ventas, distribución, o contabilidad y finanzas La ultima configuración seria web-enable donde podremos conectar con nuestro R/3 a través de un servidor web y un ITS Internet Transaction Server. El servicio web-enable y el de ITS puede desarrollarse en un servidor o en dos servidores de ejecución. La visualización de la presentación es proporcionada por esta configuración. La arquitectura del sistema R/3 nos permite separar el aplicativo en presentación y base de datos. Este el prerrequisito para la lectura de distribución sobre las distintas aplicaciones de los servidores bajo una configuración client/server. Por tanto, el sistema puede ser distribuido, en términos de hardware, con tres niveles diferentes. Esta arquitectura significa que la instalación puede ser ajustada sin ningún problema, es la scalability, especialmente en un entorno donde los perfiles de lectura cambian conforme al incremento y demandas de los usuarios y el volumen de los mismos. Al igual que los componentes adicionales que son y serán usados. La escalabilidad proporcionara flexibilidad en función del hardware y software adquirido. Primeros pasos por el sistema R/3 5-25

6 Ejemplos comunes de scalability sobre un sistema R/3: Desde compañías con 100 users Compañías de volumen medio 2000 users Multinacionales con capital humano mayor de 5000 users Primeros pasos por el sistema R/3 6-25

7 Lección 2 SAP Gui Una vez ha sido instalado nuestro sistema R/3 en el servidor, la puerta que existe entre el sistema y el usuario final, o mas bien, la puerta que permite al usuario conectar con el sistema, esta será mediante el SAP Logon Pad, en el cual el usuario podrá encontrar el sistema/mandante preciso con el que conectar y en definitiva, trabajar. Los sistemas que aparecerán en el SAP Logon Pad dependerán del administrador, es decir, cuantos sistemas/mandante haya creado desde el sistema/mandante base cuyo mandante es el 000 (mas adelante veremos el concepto de mandante). Partiremos de un ejemplo tangible, una empresa que se ha instalado un sistema R/3, llamemos a la empresa XXX.S.A. El administrador R/3 de la misma, habrá creado un sistema/mandante de productivo, D1P_060, al cual los usuarios conectaran a través del SAP Logon Pad. D1P Productive System XXX. S.A. Es frecuente definir de la siguiente forma los sistemas: Sistema; tres letras, las dos primeras denotan el sistema y la ultima el entorno en nuestro ejemplo, D1 y P ~ productivo, respectivamente. Mandante: tres números, algunos de los cuales están reservados por SAP A.G. El concepto mandante será analizado mas adelante. Al instalar SAP Logon Pad en la unidad de presentación, es decir, un PC, portátil tan solo nos queda acceder al servidor donde esta instalado el sistema R/3. Como? Con el acceso descrito anteriormente. Desde nuestro entorno Windows. Inicio Programas SAP Front End SAP LOGON PAD Primeros pasos por el sistema R/3 7-25

8 Tras pulsar en SAP Logon Pad aparecerá los sistemas creados en la pestaña de Sistemas, junto a otra que pondrá Accesos directos. Nuestro ejemplo; D1P Productive System XXX. S.A. Podemos crear accesos directos SAP_Gui, pulsando en Nuevo Acceso. Nos aparecerá una nueva ventana en la cual deberemos completar una serie de datos, los cuales pueden ser personalizados. El resto estarán definidos por defecto en función del sistema elegido para hacer un acceso directo. Primeros pasos por el sistema R/3 8-25

9 En el shortcut tenemos una serie de campos que serán descritos a continuación. A saber: El campo Description o System Description contendrá el nombre con el que desees reconocer al sistema, por ejemplo, en lugar de D1P Productive System XXX. S.A., Productivo de Ventas. Puedes seleccionar el sistema de todos los existentes que puedas encontrar en Systems dependerá como ya indicamos, de cuantos sistemas haya el administrador creado en el SAP GUI. De igual forma el campo Command SAP GUI Parameters o Start Parameters será completado automáticamente en función del sistema sobre el cual realicemos el acceso directo. Sin embargo, tendremos que rellenar el campo System ID, en nuestro, caso D1P y aunque lo veremos en el siguiente punto, también el mandante, por ejemplo 060. Finalmente, otro campo interesante a rellenar es User Name conocido como SAP-Id, este campo identifica unívocamente un usuario del sistema R/3 en el sistema SAP. La clave de acceso o password también puede ser introducido, pero por razones de seguridad siempre aparece deshabilitado, hay que activarlo para usarlo, una practica muy poco recomendable. Finalizaremos pulsando Ok obteniendo de esta forma un acceso directo al sistema desde nuestro escritorio de Windows. Primeros pasos por el sistema R/3 9-25

10 Lección 3 Los mandantes El termino técnico client representa el mandante. Esta unidad organizativa del sistema R/3 esta autocontenida. Qué significa autocontenida? El mandante tiene su propio entorno de datos y por tanto su propio usuario maestro, transacciones (claves de ejecución en R/3) y cuentas especificas al igual que parametrizaciones de customizing. Cómo crear más mandantes? Solo con el user master (client = mandante = 000, mandante reservado) podremos duplicar sistemas, crear nuevos bajo otro mandante. Los mandantes reservados son; 000, 001 y 066. Estos no deben ser cambiados por los clientes R/3. El resto de mandantes XXX donde X es un numero, son libres para el cliente que ha adquirido el sistema R/3. De esta forma podemos tener por ejemplo, D1P_060, D1P_100, D1P_160 Ello implica que tendremos usuarios de diferentes mandantes coexistiendo independientemente y aislados pero en el mismo sistema R/3. Los usuarios solamente pueden ver o procesar datos en un mandante para el cual ellos tengan acceso y autorización. El como acceder lo veremos en el punto 2.2.1, sin embargo, sobre el termino autorización podemos decir que se basa en la entidad conocida como role. Un role contendrá distintas transacciones, las cuales dotaran al usuario de un nivel de acceso mas o menos restringido, en función de su labor dentro del sistema y por tanto de la empresa. El específico aislamiento al que hacíamos mención, se ajusta en el diseño de las tablas R/3, además del nivel de las tablas de aplicación y tablas de customizing. Saber que el customizing es; el ajuste realizado sobre el sistema R/3 adquirido, en función de los requerimientos del usuario. Primeros pasos por el sistema R/

11 La creación de varios mandantes en un mismo sistema cobra mayor sentido cuando queremos realizar copias de sistema-mandante como seguridad o backup de nuestro sistema de productivo. Primeros pasos por el sistema R/

12 Lección 4 Orden de transporte Antes de entrar en el concepto de orden de transporte es interesante saber, que condiciona esta terminología. La orden de transporte puede contener diversos cambios de una funcionalidad, customizing (como es definido un sistema, ejemplo; el multilinguismo), pude contener un cambio en un programa, creación de uno Todos estos cambios, evidentemente no son realizados en productivo, es realizada en un entorno y tras asegurarnos que todo ha ido bien transportamos a nuestro sistema de productivo. Por tanto, estamos hablando de un sistema productivo, habrá por tanto un sistema de desarrollo, pero veamos cuantos más puede, o deberían existir. Continuando con nuestro sistema de ejemplo D1P Productive System XXX. S.A. este seria nuestro productivo, donde tiene lugar todos o parte de los proceso de nuestra empresa. Ventas, compras, recursos humanos, logística, controlling, finanzas En la figura se puede ver muchos mas sistemas ubicados en distintos entornos. Mínimo se requiere tres entornos; Desarrollo caracterizado por D1D, calidad como D1Q y finalmente productivo D1P. Ya hemos visto las características y fundamentos de los mandates, por ello, el sistema TMAS podría ser perfectamente una copia del sistema principal de su entorno. Ahora bien, las actualizaciones entre los entornos son llevadas a cabo mediante las órdenes de transporte. Es decir, un desarrollo lo realizaríamos en D1D_060, para Primeros pasos por el sistema R/

13 testearlo tendríamos que llevar ese programa mediante una orden de transporte a calidad y testearlo, D1Q. Si todo ha ido correctamente, el último transporte se realizaría a productivo. Los desarrolladores realizan funciones de programación, para guardar el desarrollo realizado se les asigna un proyecto y una tarea donde guardar sus creaciones, cambios estarán trabajando sobre determinados objetos reservados para ello. Los objetos serán bloqueados y se ubicaran en cola del work proccess, hasta que sean editados. Cuando su trabajo ha finalizado, ellos liberan su tarea. Los objetos que estaban bloqueados pueden ser todavía modificados por todos los miembros del equipo, estamos en un status de request. Mediante el gestor de órdenes de transporte (TMS: Transport Management System) podemos generar tantas tareas adicionales como necesitemos. Cuando el proyecto es finalizado y por tanto todas las tareas han sido completadas, el bloqueo de los objetos finaliza y pasamos a un status release, es decir, se libera la orden de transporte con todas sus tareas subyacentes. El STMS clasifica todas las órdenes automáticamente en función de su clase de desarrollo. Primeros pasos por el sistema R/

14 Cuando la orden es liberada tienen lugar una serie de pasos: Un test de importación determinara si todos los objetos puede ser importados al sistema deseado. Los objetos son exportados al directorio de transportes. La resolución satisfactoria de la exportación y el test de importación es guardado en el log (directorio de mensajes) de órdenes y podrá ser chequeado por el desarrollador, aunque esta tarea se centraliza o debería ser centralizada en el administrador de sistemas. Importarlo desde sistema destino no es normalmente automático. Es realizado con el TMS, es decir, exportar desde sistema fuente, importar desde sistema destino. Primeros pasos por el sistema R/

15 Lección 5 Parametrización El término parametrización podría resultar ambiguo, sin embargo, a nivel de introducción en SAP resulta adecuado, ya que vamos a nombrar partes que son parametrizables en un sistema R/3. En primer lugar esta el termino empleado anteriormente customizing transacción SPRO, en esta parte podríamos parametrizar cualquier parte del modulo R/3 instalado. En el entorno de customizing podemos crear compañías en las cuales descolgarían jerárquicamente organizaciones de venta, organizaciones de compra, tipos de materiales nuevos en definitiva, modelar el sistema R/3 según nuestra filosofía empresarial. Este seria un tipo de parametrización pero habría más. Podemos parametrizar a nivel de programación mediante la creación de ID- Parameter. Cuando un programador desarrolla un report (termino empleado para denotar a un programa ABAP), se pueden asociar a campos clave del programa un ID, el cual es parametrizable. Cuál seria su fin? Facilitar el uso del report al usuario final. Por ejemplo, un report que nos muestre todas las facturas generadas en un determinado periodo, un campo clave seria la fecha. Además nos interesa acotar el rango. Pues bien, el programador define un parámetro ID el cual llamaremos DVO Date from. El resultado final es que cuando ejecutemos este programa, por defecto el report nos mostrara una fecha inicial. Cual? La que se hay introducido en el perfil de usuario. En definitiva, podemos parametrizar desde la entidad mas intima del sistema customizing, hasta el propio acceso al sistema R/3 SAP_Logon_Pad, pasando por reports. Primeros pasos por el sistema R/

16 Lección 6 Transacciones Empezaremos con su definición, transacción, es el código mediante el cual se invoca report, cada transacción es asociada a una función del sistema R/3, el cual desencadenara una serie de procesos. Es el sistema de comunicación entre el usuario final (usuario de negocio, omitimos developers) y la maquina. Cuando veamos el punto de SAP Easy Access veremos la pantalla inicial que nos presenta el sistema R/3 al entrar en él, pero para comprender y saber donde invocar las transacciones, presentamos la botonera estándar, en la cual podemos apreciar un campo de libre acción. En este campo es donde debemos escribir las transacciones y pulsar enter del teclado o con el raton pulsar el primer boton a la izquierda de donde ha sido introducida la transacción Ok_code. Por ejemplo, si queremos visualizar un pedido tendremos que introducir la transacción VA03, siempre que sea la primera invocación. Porque? Si quisiéramos después de ver el pedido, la factura VF03, hemos de saber que hay una serie de comodines a la hora de ejecutar transacciones. Si queremos ejecutar otra transacción tras ejecutar VA03, tendremos que introducir /nvf03 /n ; finaliza y cierra la actual transacción y ejecuta la transacción escrita tras el /n. /i ; finaliza la transacción ejecutada. /o ; genera otro modo, es decir, abre otra ventana al sistema R/3. Como máximo el sistema permite seis modos. Las transacciones estándar pueden ser localizadas en el menú SAP estándar. Hemos comentado que la transacción esta asociada a una función de R/3, en nuestro ejemplo, VA03 (visualizar pedido) estaría asociado a una parte de la logística empresarial, logistics en este caso a la venta y distribución sales and distribution pero dentro de este modulo habría diversas funciones, facturación, riesgos, presupuestos, pedidos orders. En esta área por tanto estaría ubicada la transacción de nuestro ejemplo. Primeros pasos por el sistema R/

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18 Lección 1 SAP Easy Access SAP R/3 es un sistema de clients. El concepto de client se habilita para trabajos en paralelo en un sistema de varias empresas que son independientes las unas con las otras. Los componentes SAP Business Information Warehouse (BW) and SAP Knowledge Warehouse (KW) son las excepciones: en estos casos solo se usa un client. En cada sesión sólo se puede acceder a los datos de un client seleccionándolo en el logon. Un mandante es, en términos organizativos, una unidad independiente. Cada client tiene su propio entorno y por ello es su tiene su propio master data y transaction data, usuarios asignados a datos maestros, tablas y cuentas y parámetros de Customizing específicos. Para hacer logon un usuario a un sistema, un dato maestro de ese usuario en el sistema en el que intenta acceder. La clave está oculta apareciendo asteriscos * en lugar de letras. El sistema SAP R/3 está disponible en muchos idiomas. Se usa el campo de lenguaje en la pantalla de acceso, pudiendo seleccionar el lenguaje de cada sesión. Primeros pasos por el sistema R/

19 Es posible acceder varias veces al sistema, pero por seguridad y razones de licencia aparecerá un mensaje de advertencia si un usuario tiene abierta otra u otras sesiones al mismo tiempo. Una vez dentro, nos moveremos con el término de modos. El mensaje ofrece tres posibilidades: Continuar con el logon y cerrar cualquier otro logon con el mismo usuario sin salvar los datos. Continuar con el presente logon y mantener las otras sesiones. Terminar con el presente logon. SAP Easy Access es la pantalla estándar que se visualiza después de haberse identificado para entrar en el sistema. Se puede navegar por el sistema por medio de una estructura de árbol. Se puede incluir una imagen en la parte derecha de la pantalla como por ejemplo el logo de tu compañía. Notar que esta imagen esta guardada en el sistema y es transportada a la pantalla cada vez que es llamada por SAP Easy Access. Aunque esta transferencia está comprimida, la imagen de la pantalla inicial no debería superar los 20 Kb. Se puede evitar esta imagen por medio del atributo Low speed connection en el programa SAP Logon o desmarcando la llamada a la imagen a través de la barra de menú Extras Settings. Primeros pasos por el sistema R/

20 Lección 2 Menú de usuario El menú de usuario estándar es el que a continuación se muestra en la figura. Es el menú donde SAP estructura las diversas funciones que pueden desarrollarse. A saber: Office Componentes de aplicación de ámbito horizontal Logística Contabilidad Recursos humanos Información del sistema Herramientas Se puede mediante el sistema de autorizaciones crear un menú específico para un usuario o grupo de usuarios (departamento). Entramos el mundo de las autorizaciones y el concepto de role. Un role está formado por una colección de transacciones con algún nexo en común dentro del sistema. Por ejemplo las transacciones que un grupo de usuarios necesitan para realizar su trabajo adecuadamente. Los roles de usuario ( grupos de actividad ) tienen que ser asignados a través del generador de perfiles para que los usuarios del sistema SAP R/3 puedan trabajar con menús específicos de usuario o relativos a la posición que desempeñan. Las autorizaciones para las actividades que están en los menús siempre son asignadas a los usuarios por medio de roles de usuario. En la versión 4.6, se han incluido en la versión estándar roles de usuario predefinidos para todas las áreas de aplicación. Primeros pasos por el sistema R/

21 Los usuarios a quienes les hayan asignado un rol de usuario pueden elegir entre el menú de usuario y el menú estándar de SAP. Pero también cada usuario final puede personalizar la pantalla inicial usando Favoritos. Se puede crear su propia lista de favoritos introduciendo transacciones, informes, ficheros y direcciones web que utilice con más frecuencia. Se puede añadir a favoritos pulsando sobre Favoritos o arrastrando con el ratón posiciones al directorio de Favoritos. Primeros pasos por el sistema R/

22 Lección 3 Campo ayuda: F1, F4 Para visualizar una explicación de los campos, menús, funciones y mensajes se debe pulsar F1. También se puede utilizar la ayuda F1 para ver información técnica de un campo. Así se puede ver, por ejemplo, que parámetro ID utilizar para establecer un valor por defecto para un campo. Para visualizar posibles valores de entrada para un campo se utiliza F4. Alternativamente se pueden elegir los posibles valores para un campo pulsando sobre el botón colocado a la derecha del campo. Si un campo contiene un signo de interrogación?, el sistema solo podrá continuar procesando la tarea una vez que se haya introducido un valor permitido en el campo. Muchas campos de consulta pueden ser especificadas por los usuarios como quieran, opcionales o campos ocultos. También podemos extraer información y ayuda del menú estándar R/3. A su vez, podemos incluso configurarlo, es decir, que salgan mas o menos ítems como resultado de una búsqueda en la ayuda F4 Input help de la figura anterior. Primeros pasos por el sistema R/

23 Antes de entrar en el sistema de ayuda del propio R/3 instalado, recomendamos visitar el siguiente link: o Así pues siguiendo con el menú de ayuda, pulsamos Settings (los puntos suspensivos indican que hay otro menú emergente). En la primera pestaña F1 Help podemos elegir entre una exposición en directo de la ayuda o en formato ventana R/3. La segunda pestaña Application help indica el tipo de ayuda por defecto instalado en el sistema. En la tercera y última F1 Help basada en la configuración de presentación. Podemos configurar el número de valores a mostrar en una ayuda F4, el numero de caracteres a mostrar, que se muestre o no una lista de valores automáticamente, que se devuelva el valor directamente si solo existe uno, incluso el tipo de display. Sugerimos el valor por defecto modal. Primeros pasos por el sistema R/

24 Lección 4 Perfil de usuario Cada usuario tiene acceso a su perfil, no a su role de autorización. Para acceder el perfil del usuario, el propio usuario accederá desde el menú en Sistema Perfil usuario Datos propios. Que entendemos como perfil? El perfil se puede dividir en tres partes: Datos personales; tales como nombre y apellidos, tratamiento, dirección de empresa, departamento, función, teléfono, fax, Primeros pasos por el sistema R/

25 Datos sistema; podemos definir menu de usuario, el idioma de acceso sin necesidad de especificarlo en el SAP_Logon, tipo de decimales, formato de fecha. Por otra, parte el nombre de la impresora Output_Spool_Control, activar o no la impresión inmediata y borrado de la orden de spool. Por último, la franja horaria, por defecto es usado el sistema CET. Datos de parametrización; en la arquitectura SAP, el punto de parametrización hablamos un los parámetros Id, sobre los cuales podemos introducir un valor a priori, con el fin de que el sistema automáticamente nos lo de cómo opción ya introducida en el campo de interés. El ejemplo fue con el parámetro DVO, pero existen más, mostramos algunos de ellos, pero son numerosísimos. Como se puede observar en todas las imágenes anteriores, a través del perfil de usuario podremos cambiar nuestro password de acceso a R/3. Tras realizar cualquier cambio tendremos que grabar, pulsando al icono de la botonera estándar con forma de disquete. Primeros pasos por el sistema R/

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