Eficacia en la Productividad Personal

Transcripción

1 METAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD PLAN DE ACCIÓN Eficacia en la Productividad Personal Esta sección del programa La Eficacia en la Productividad Personal te da la oportunidad de mantener una lista progresiva de las metas que fijas para mejorar tu productividad personal y profesional. Utiliza la Lista Maestra de Metas para Mejorar la Productividad en el transcurso del programa, para controlar tu progreso y ver todas tus metas de un vistazo. Para tu conveniencia se han colocado unas Hojas de Planificación de Metas en blanco detrás de la Lista Maestra de Metas para Mejorar la Productividad. LISTA MAESTRA DE METAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD (formulario 7.1) La Lista Maestra de Metas para Mejorar la Productividad (formulario 7.1) está detrás del separador la Productividad en tu Manual. Allí es donde escribes tus metas. Si utilizas el planificador My-Tyme, puedes escribir tus metas en el formulario Lista de Metas Prioritarias ubicado detrás del separador amarillo Metas. Puedes escribir tu lista de metas en cualquiera de esos dos lugares, pero lleva tus metas contigo mientras trabajas en el programa La Eficacia en la Productividad Personal. Ten en cuenta los siguientes estimuladores de pensamientos mencionados abajo, al identificar tus metas personales. Puede que algunos de ellos no estén relacionados con tu situación; puede que otras metas muy pertinentes para ti no estén enumeradas. También revisa tus respuestas al Cuestionario de Auto-Evaluación y las metas de productividad que has identificado en los formularios de Actividades de Máximo Rentabilidad en la Lección Uno y el Desafíos a la Productividad en la Lección Tres. Ten en cuenta estos formularios al elaborar tu Lista Maestra de Metas para Mejorar la Productividad. 1. Una comunicación más eficaz de la visión estratégica, la misión y las metas 2. Entusiasmo intensificado del equipo para la misión de la empresa

2 3. Desempeño mejorado hacia las metas 4. Aumento del beneficio neto 5. Negociaciones más favorables 6. Reuniones más productivas 7. Reducción de las quejas de los clientes 8. Respuestas más rápidas a los problemas y/o solicitudes de los clientes 9. Mayor volumen de ventas 10. Mayor cooperación del equipo 11. Flujo uniforme de información entre y dentro de los departamentos 12. Reducción del número de conflictos inter-personales 13. Reducción de la rotación de personal 14. Disminución de errores Añade a esta lista y revísala según vayas trabajando con el programa La Eficacia en la Productividad Personal. Al identificar tus propias metas, haz una estimación de la cantidad de dinero que tu compañía ganará/ahorrará cuando se logre cada meta. HOJA DE PLANIFICACIÓN DE METAS El formulario titulado Hoja de Planificación de Metas está diseñado para facilitar una planificación que produzca resultados resultados exitosos. Sigue utilizando este proceso toda tu vida para obtener un desarrollo personal y profesional que sea satisfactorio y significativo. Es el proceso no el formulario el que es vital para tu progreso. Área Escribe el área de la vida que esté afectada por esta meta. Algunas metas afectan a varias áreas de la vida. Por ejemplo, una meta de comprar una casa nueva es importante para la vida de tu familia, pero también implica metas financieras. Fecha de Hoy Escribe la fecha del primer día en que empezaste a llenar el formulario. Meta Declara aquí, en el menor número de palabras posible, la meta exacta que deseas alcanzar. Recuerda mencionar la meta de una manera específica, medible, alcanzable, realista y tangible (E.M.A.R.T.). Después podrás idear las acciones específicas. Ten en cuenta estas directrices al escribir tus metas E.M.A.R.T. E significa ESPECÍFICA. Una meta es específica cuando está claramente definida. Una meta específica tiene muchas más

3 posibilidades de ser alcanzada que una meta general. Para fijar una meta específica, pregúntate a ti mismo: QUIÉN: Quién está implicado? QUÉ: Qué quiero lograr? DÓNDE: Identifica un sitio. CUÁNDO: Establece un plazo de tiempo. CUÁLES: POR QUÉ: Identifica necesidades y limitaciones. Especifica las razones, la finalidad o los beneficios de alcanzar la meta. METAS GENERAL ESPECÍFICA Organizarme Programar minutos diariamente para planificar y establecer metas ininterrumpidamente. Ponerme en forma Ganar más dinero Tener calidad de vida familiar Aprender música Mejorar mi salud Establecer una identidad espiritual/ ética más profunda para mí Aumentar mis conocimientos de gestión Inscribirme en un club deportivo y hacer ejercicio tres veces por semana. Solicitar un aumento del % para el (fecha) al adquirir más responsabilidades. Dedicar unos 30 minutos más por semana únicamente a escuchar y hablar con (esposa, hijo, otros). Comprar entradas para asistir a todos los conciertos sinfónicos del año. Mantener mi peso ideal de y bajar el colesterol por debajo de 200 para el (fecha). Programar un almuerzo mensual con una persona que me sirva de modelo o mentor. Leer un libro de gestión este mes que esté relacionado con algún proyecto/proceso en el que estoy trabajando actualmente

4 M significa MEDIBLE. Una meta es medible cuando puede ser cuantificada. Establece criterios concretos para medir el progreso hacia el logro de cada meta que fijes. Cuando mides tu progreso, te mantienes en curso, cumples las fechas marcadas y experimentas el regocijo de haberlo alcanzado, que te estimula a continuar los esfuerzos necesarios para alcanzar tu meta. Para determinar si tu meta es medible, haz preguntas tales como... Cuánto? Cuántas? Cómo podré saber cuándo la he logrado? A significa ALCANZABLE. Una meta es alcanzable cuando es humanamente posible lograrla. Cuando identificas las metas que son más importantes para ti, empiezas a deducir las formas de hacerlas realidad. Desarrolla las capacidades, habilidades y posibilidades financieras para alcanzarlas. Empiezas a ver oportunidades que previamente hayas ignorado y que te acerquen a alcanzar tus metas. Puedes alcanzar prácticamente cualquier meta que te fijes siempre que planifiques tus etapas prudentemente y fijes un plazo de tiempo que te permita llevar a cabo esas etapas. Las metas que te puedan haber parecido lejanas y fuera de tu alcance, eventualmente pasan a estar más cerca y a ser alcanzables no porque tus metas se encojan, sino porque tú progresas y te estiras para enfrentarlas. Al enumerar tus metas, construyes una imagen de ti mismo. Te ves a ti mismo como merecedor de estas metas, y desarrollas los rasgos y personalidad que te permiten poseerlas. R corresponde a REALISTA. Para que una meta sea realista tiene que representar algo por lo que seas capaz y estés dispuesto a trabajar. Una meta puede ser al mismo tiempo elevada y realista. Eres la única persona que puede decidir cuan alta deberá ser tu meta. Pero asegúrate de que todas las metas representan un progreso sustancial. Una meta elevada es normalmente más fácil de alcanzar que una pequeña, ya que este última ejerce una pequeña fuerza motivadora. Algunos de los trabajos más duros que hayas realizado jamás, en realidad te han parecido fáciles porque fueron una labor placentera. Una meta es realista cuando verdaderamente crees que puede lograrse con el tiempo y recursos que tienes disponibles. Otros medios de saber si tu meta es realista, es por ejemplo, determinar si has alcanzado algo similar en el pasado o preguntarte qué condiciones deberán existir para que logres esta meta

5 T corresponde a TANGIBLE. Una meta es tangible cuando la puedes experimentar con uno de los sentidos, es decir: gusto, tacto, olfato, vista u oído. Cuando tu meta es tangible, o cuando unes una meta intangible a una tangible, tienes más posibilidades de hacerla específica y medible y consecuentemente alcanzable. Las metas intangibles son tus metas para los cambios internos necesarios para alcanzar metas más tangibles. Ellas son las características de la personalidad y los modelos de comportamiento que deberás desarrollar para allanar el camino hacia el éxito en tu carrera o para alcanzar algún otra meta a largo plazo. Ya que las metas intangibles son vitales para mejorar tu eficacia, presta mucha atención a las maneras tangibles de medirlas. Hazte esta pregunta, Qué evidencia de logro habrá cuando haya alcanzado esta meta? Los Beneficios de Alcanzar esta Meta y/o las Pérdidas a Evitar Haz una lista en este apartado de los beneficios que obtendrás o pérdidas que evitarás cuando alcances esta meta. Incluye beneficios concretos tales como mayores ingresos o cosas que poseerás. Haz una lista de las pérdidas que serán evitadas tales como la pérdida de cuota de mercado, la obsolescencia de los productos o servicios de la compañía o la reducción de los ingresos actuales. También incluye los beneficios intangibles que se obtendrán o las pérdidas que se evitarán. Como ejemplos de beneficios intangibles se incluyen el disfrutar de un mayor respeto de tus compañeros o familia, de un sentido de logro, o de mejores relaciones con tu familia y con tus compañeros de trabajo. Las pérdidas intangibles podrían incluir un mayor estrés negativo, una salud debilitada o una pérdida de respeto personal. Es importante identificar tanto los beneficios a ser ganados como las pérdidas a ser evitadas ya que éstos son los dos factores que impulsan la motivación. Mientras que los beneficios son probablemente los mejores motivadores a largo plazo, a corto plazo las personas muchas veces actúan más rápida y decisivamente para evitar pérdidas. Posibles Obstáculos/Posibles Soluciones Si sabes lo que debes esperar, puedes planificar objetivamente cómo superar (o eludir) un obstáculo. Piensa en obstáculos probables y formula posibles soluciones o acciones para superarlos. Añade estas estrategias en el apartado Acciones Específicas para Alcanzar Esta Meta

6 Al evaluar los obstáculos existentes actualmente también aumentas tu conocimiento de las limitaciones en las que debes funcionar. Para elegir las medidas más eficaces, tienes que tener en cuenta limitaciones tales como el presupuesto, las preferencias de otros miembros del equipo y las condiciones de mercado. El decidir como manejar estas limitaciones con lógica y eficacia, debería influir en las acciones que elijas. Acciones Específicas para Alcanzar esta Meta Enumera las acciones concretas diarias que deberás adoptar para hacer realidad tu meta. Muchas metas dependen de que se lleven a cabo una serie de acciones específicas que deben realizarse en orden correlativo, una después de la otra. Después de enumerar las acciones, indica el orden en el que deberán realizarse. Algunos de estos pasos pueden incluso ser divididos en otros más pequeños y detallados. Señala una fecha límite para cada acción. Cuando estudies cada una de las acciones, anota la fecha en la columna Fecha Revisada. Al terminar una acción, anota la fecha de terminación en la columna Fecha Completada. Esto te da un control claramente visible de tu progreso. Fecha Límite Después que hayas terminado tu lista de Acciones Específicas para Alcanzar esta Meta y el orden en el que deberán realizarse, puedes predecir cuánto tiempo te va a llevar el realizar el trabajo completo. Vuelve al principio de este formulario y anota la Fecha Límite Final en el espacio correspondiente. Método de Seguimiento del Progreso Identifica una manera tangible para evaluar o medir tu progreso. Esto te proporciona un sentido de realización que incluso te motiva más. Se Ajusta Esta Meta A Mis Valores? La meta que identifiques deberá tener un significado personal para ti y ser consecuente con tus valores. Cuando estas dos condiciones se cumplen, disfrutas de un sentido de utilidad y de un alto nivel de motivación para trabajar hacia tu meta. Además, disfrutas de un sentido profundo de realización tan pronto consigues la meta. Merece la Pena? Ahora que ya sabes lo que te va a costar en tiempo, esfuerzo y dinero alcanzar tu meta, hazte una pregunta muy importante: Merecen la pena el tiempo, el esfuerzo y el dinero necesarios para alcanzar

7 esta meta? Si tu contestación es Sí, ponte a trabajar y disfruta de los beneficios del logro. Si tu contestación es No, puedes descartar la meta sin tener un sentimiento de duda sobre lo que deberías haber hecho. Sabes que la meta no encaja en tus valores, necesidades, deseos o prioridades actuales. Descartarlo es tu derecho y tu privilegio. Algunas veces tu contestación a esta importante pregunta es Sí, pero más adelante. Algún otra meta puede ser más urgente en este momento, así que esta meta puede esperar hasta una fecha posterior. Guarda cada Hoja de Planificación de Metas y reactívala en el momento adecuado. Afirmaciones para Apoyar esta Meta Cuando decidas proseguir una meta, escribe algunas afirmaciones especiales para apoyar tu decisión y ayudarte a actuar con entusiasmo! Haz tus afirmaciones en sentido positivo. Exprésalas en primera persona y en tiempo presente para darles el impacto de tu compromiso. Léelas y repítelas varias veces al día para animarte a adoptar las actitudes que describen. Leer o repetir las afirmaciones aumenta la confianza en tu capacidad para liderar y tener éxito. Visualización Para reforzar tu compromiso y fe en tu capacidad para lograr tu meta, utiliza la última sección de la Hoja de Planificación de Metas para decidir cómo incorporarás la Visualización en la prosecución de tu meta. Decide los temas de visualización que utilizarás y cómo los aplicarás. También puede serte útil el usar el formulario completo de Visualización provisto en tu Plan de Acción. Recuerda, ver para creer! Fecha Completada Cuando hayas logrado tu meta, anota la fecha en el espacio Fecha Completada. Celebra tu éxito y disfruta de los beneficios que te corresponden por haber establecido una meta y haber trabajado hasta lograrla. Al buscar una mejora permanente, tanto profesional como personal, es vital para ti establecer metas de productividad específicas. Establecer metas específicas mejora tu capacidad; ves resultados casi inmediatos. Recuerda... Para llegar a cualquier destino necesitas saber hacia dónde te diriges y así poder planificar el mejor camino para llegar allí