CONDICIONES INFORME DE RESPUESTA A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS OFERENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

Transcripción

1 INFORME DE RESPUESTA A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS OFERENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INFORME DE RESPUESTA A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS OFERENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA No. 03 de 2016: SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA HUMANA SIN ARMA, VIGILANCIA HUMANA CON APOYO CANINO, MONITOREO DE ALARMAS Y SERVICIO DE ESCOLTA, EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MANIZALES; MEDIANTE LA MODALIDAD DE NEGOCIACIÓN GLOBAL DE PRECIOS 08 de Febrero de 2016 Página 1 de 5

2 La señora María Teresa Gómez de B. en representación de la empresa Vigitecol Ltda, mediante correo electrónico enviado a la Sección de Contratación Sede Manizales el día 04 de febrero de 2016 a las 9:39 a.m., formuló las siguientes observaciones al Pliego de Condiciones de la Invitación Pública No. 03 de 2016: OBSERVACIÓN 1: El oferente deberá anexar certificado o copia de la licencia de funcionamiento vigente con cobertura Nacional o de las agencias o sucursales establecidas en las ciudades donde actualmente presta servicios, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada del Ministerio de Defensa Nacional, expedida con una fecha no mayor a noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de las ofertas Aclaramos que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada no expide certificados por este concepto, por lo tanto solicitamos se elimine el requisito de anexar certificado con noventa (90) días calendario y se solicite la licencia de funcionamiento vigente, garantizando la vigencia de la licencia durante la ejecución del contrato. RESPUESTA: No se acepta la solicitud. Según lo establecido en el numeral CERTIFICADOS ACTUALIZADOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA O LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO VIGENTE EXPEDIDA POR DICHO ORGANISMO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y UTILIZACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS, la Universidad requiere que el oferente anexe certificado o copia de la licencia de funcionamiento vigente, cualquiera de los dos documentos son válidos para que la oferta cumpla con este requisito. OBSERVACIÓN 2: El oferente deberá anexar certificado o copia de la licencia de funcionamiento vigente con cobertura Nacional o de las agencias o sucursales establecidas en las ciudades donde actualmente presta servicios, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada del Ministerio de Defensa Nacional, expedida con una fecha no mayor a noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de las ofertas Solicitamos se requiera específicamente contar con Sede Principal, Agencia o Sucursal en la ciudad de Manizales. A nuestro criterio en la interpretación de este numeral no se encuentra implícito. RESPUESTA: Se acepta la solicitud. Se emite Adenda No. 1 modificando el numeral CERTIFICADOS ACTUALIZADOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA O LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO VIGENTE EXPEDIDA POR DICHO ORGANISMO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y UTILIZACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS, indicando que en el certificado o copia de la licencia de funcionamiento vigente debe contar con cobertura nacional o de las agencias o sucursales establecidas en las ciudades donde actualmente presta servicios y que una de esas agencias o sucursales debe ser en el Municipio de Manizales. OBSERVACIÓN 3: Con el fin de garantizar la disponibilidad del recurso canino necesario para prestar el servicio por parte de los oferentes, solicitamos se incluya el requerimiento de la acreditación con código canino por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de los caninos que la entidad contratante considere necesarios. RESPUESTA: No se acepta la solicitud. Para la Universidad sólo es necesario que para la ejecución de la orden contractual o contrato que formalice la negociación global de precios, el oferente seleccionado deba anexar lo señalado en el numeral 19 de las CONDICIONES MÍNIMAS A SER ATENDIDAS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: ( ) el registro y las hojas de vida de cada uno de los caninos a vincular en el servicio, los cuales deben ser de propiedad del oferente y estar registrados ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ( ) OBSERVACIÓN 4: Certificación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en la que se indique que el oferente no ha sido sancionada por dicha entidad, en los últimos cinco (5) años. A la fecha de entrega de las ofertas la certificación debe estar vigente. En todo caso no se aceptarán certificaciones con fecha de expedición mayor de 90 días calendario, contados hacia atrás desde la fecha de recepción de las ofertas. Aclaramos que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada al expedir el certificado de multas y sanciones requeridas en el presente numeral, en todos los casos es expedido con una vigencia de 90 días hábiles. Solicitamos que se realice la solicitud de la vigencia de dicho documento en los mismo términos en los que es expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, quedando así: Certificación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en la que se indique que el oferente no ha sido sancionada por dicha entidad, en los últimos cinco (5) años. A la fecha de entrega de las ofertas la certificación debe estar vigente. En todo caso no se aceptarán certificaciones con fecha de expedición mayor de 90 días hábiles, contados hacia atrás desde la fecha de recepción de las ofertas. RESPUESTA: Se acepta la solicitud. Se emite Adenda No. 1 modificando que la expedición de la certificación de la Página 2 de 5

3 Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada solicitada en el numeral , tendrá una vigencia de 90 días hábiles y no calendarios. El señor William Restrepo Espinosa, Gerente General y representante legal de Seguridad Bolivar Ltda, mediante correo electrónico enviado a la Sección de Contratación Sede Manizales el día 04 de febrero de 2016 a las 10:18 a.m., formuló las siguientes observaciones al Pliego de Condiciones de la Invitación Pública No. 03 de 2016: OBSERVACIÓN 1: 2.3 VISITA TÉCNICA OBLIGATORIA. Las personas interesadas en presentar su oferta a la Universidad, deberán hacerse presentes en el sitio, día y hora mencionados en el cronograma, con el fin de indicarles las áreas de prestación del servicio que se pretende contratar. Para el interesado que quiera presentar su oferta, la asistencia a la visita técnica será obligatoria el día y hora señalado en el cronograma, en el lugar determinado por la Universidad. En la apertura de las ofertas se verificará que los oferentes hayan asistido a la visita técnica de carácter obligatorio, y en caso de no encontrarse registrado será una causal de rechazo de la oferta. Respetuosamente solicitamos se evalué que para las uniones temporales o consorcio, que uno de los integrantes de esta unión haya realizado a la visita técnica obligatoria programada por la entidad. RESPUESTA: Se acepta la solicitud. Para la Universidad es claro y entendible que al momento de la visita técnica no se haya constituido la unión temporal o consorcio, toda vez que la finalidad de su conformación es presentar de forma conjunta una misma oferta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente, por tal motivo, se emite Adenda No. 1 modificando el numeral 2.3. VISITA TÉCNICA OBLIGATORIA. OBSERVACIÓN 2: CERTIFICADOS ACTUALIZADOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA O LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO VIGENTE EXPEDIDA POR DICHO ORGANISMO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y UTILIZACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS. El oferente deberá anexar certificado o copia de la licencia de funcionamiento vigente con cobertura Nacional o de las agencias o sucursales establecidas en las ciudades donde actualmente presta servicios, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada del Ministerio de Defensa Nacional, expedida con una fecha no mayor a noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de las ofertas, en donde claramente se le autorice prestar los servicios que está ofreciendo en su oferta, como empresa de Vigilancia y Seguridad Privada con apoyo canino, medios tecnológicos, servicio de escolta de personas. El oferente debe garantizar la vigencia de la licencia durante el término de ejecución del contrato, con fundamento en los 7 numerales del artículo 53 del Decreto 356 de 1994 por la cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada. Muy respetuosamente solicitamos a la entidad con relación a la fecha de vigencia de la certificación sea de 90 días hábiles como la expide la SUPERVIGILANCIA, teniendo en cuenta que si tomamos los 90 días calendarios las certificaciones estar vencidas para la entidad pero no ante la SUPERVIGILANCIA, tiene vigencia. RESPUESTA: Se acepta la solicitud. Se emite Adenda No. 1 modificando que la expedición de la certificación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada solicitada en el numeral , tendrá una vigencia de 90 días hábiles y no calendarios. OBSERVACIÓN 3: CERTIFICACIÓN ISO El oferente deberá acreditar el certificado vigente del Sistema de Gestión de la Calidad del proceso de prestación del servicio de vigilancia y seguridad, de acuerdo con los requerimientos y requisitos de la Norma ISO 9001 versión 2008, expedido por organismos nacionales acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio para emitir dicha certificación. Respetuosamente solicitamos se evalué que para las uniones temporales o consorcio, que uno de los integrantes de esta unión se encuentre certificado en la norma ISO 9001 versión 2008, en la ciudad de Manizales. RESPUESTA: Se acepta la observación. Se emite Adenda No. 1, incluyendo en el cuadro de notas del numeral , lo siguiente: En caso de Consorcios y Uniones Temporales, se requiere que al menos uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, acredite el certificado vigente del Sistema de Gestión de la Calidad. OBSERVACIÓN 4: EVALUACIÓN TÉCNICA, CUARENTA (40) PUNTOS Para la puntuación de estos aspectos se tendrá en cuenta todo el soporte técnico que el oferente indique en su oferta para lo cual se evaluará cada uno de los siguientes factores así: Número de supervisores adicionales a los requeridos en el numeral 3 del punto 1.4, que deben estar debidamente acreditados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y que presten el servicio a la empresa exclusivamente como supervisores en la ciudad de Manizales 20 puntos. Solicitamos se informe cuáles son los requisitos en este numeral ya que el pliego de condiciones no aparece. Página 3 de 5

4 RESPUESTA: No se acepta la solicitud, teniendo en cuenta que en el cuadro del numeral EVALUACIÓN TÉCNICA, se establecen claramente los parámetros de evaluación y se realiza descripción de los requisitos a ser evaluados. El señor Héctor Augusto López Castañeda, representante legal de Seguridad Nápoles, mediante correo electrónico enviado a la Sección de Contratación Sede Manizales el día 04 de febrero de 2016 a las 10:20 a.m., formuló las siguientes observaciones al Pliego de Condiciones de la Invitación Pública No. 03 de 2016: OBSERVACIÓN 1: Con respecto al numeral 1.2 SERVICIOS REQUERIDOS POR LA UNIVERSIDAD, me permito solicitarle a la entidad si los días a la semana son de Lunes a Sábado con festivos o sin festivos?, de igual forma para los días de lunes a viernes, con festivos o sin festivos?. El servicio de escolta es 8 horas diurnas o nocturnas y durante que días?, en el pliego dice ocasional pero no es claro para realizar la oferta económica. RESPUESTA: No se acepta la solicitud, toda vez que en el cuadro del numeral 1.2 SERVICIOS REQUERIDOS POR LA UNIVERSIDAD, se indica específicamente los tipos de vigilancia que se requieren, las horas de servicio y los días a la semana. OBSERVACIÓN 2: Con respecto al numeral 1.4 CONDICIONES MINIMAS en el numeral y 20 es clara nuestra apreciación, las hojas de vida y demás soportes de los caninos es entregado solo por el adjudicatario, pero las hojas de vida del manejador canino si las debe entregar el proponente y adjuntarla en la propuesta?. RESPUESTA: Se indica que lo establecido en los numerales 18 y 19 de las CONDICIONES MÍNIMAS A SER ATENDIDAS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, se debe allegar al momento de adjudicación del contrato de negociación global de precios, sin embargo; lo expresado en el numeral 20 señala que: Los guardas que utilicen perros en la prestación del servicio deben acreditar ser manejadores caninos con el carnet vigente de la Superintendencia de Vigilancia que lo acredita como tal, los cuales deben ser adjuntados con la presentación de la oferta. OBSERVACIÓN 3: Con respecto al numeral Evaluación Técnica donde asignan 20 puntos al proponente que acredite 10 o más supervisores, adicionales a los cuatro requeridos en la propuesta, solicito a la entidad eliminar este numeral o de lo contrario disminuir a un mínimo de supervisores donde pueden ser los mismos cuatro (4) supervisores de turno que solicitan dentro de la propuesta, este requisito de 10 supervisores de los cuales deben ser acreditados con planillas vinculados directamente en Manizales, es exagerado, y discriminatorio y viola el derecho a participar las empresas que tenemos supervisores, no en la misma cantidad, pero que se suple el servicio que es solicitado por la Universidad nacional. Además de lo anterior, para soportar nuestra petición, la cual se ajusta al los requerimientos legales, me permito citar la siguiente Jurisprudencia frente al Principio de la Libre Concurrencia. Honorable Corte Constitucional en la Sentencia C-713/09 menciona que: La jurisprudencia constitucional ha reconocido que el derecho a la igualdad de oportunidades, aplicado a la contratación de la administración pública, se plasma en el derecho a la libre concurrencia u oposición, según el cual, se garantiza la facultad de participar en el trámite concursal a todos los posibles proponentes que tengan la real posibilidad de ofrecer lo que demanda la administración. La libre concurrencia, entraña, la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio es el deber de abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección, por lo que resulta inadmisible la inclusión en los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por la Constitución y la Ley, puesto que ellas impiden la más amplia oportunidad de concurrencia y atentan contra los intereses económicos de la entidad contratante, en razón a que no permiten la consecución de las ventajas económicas que la libre competencia del mercado puede aparejar en la celebración del contrato. RESPUESTA: Para la Universidad es indispensable por ser una institución educativa que el oferente garantice la prestación del servicio por los menos cuatro (04) supervisores (dos por turno), toda vez que esta actividad la deben realizar en los tres Campus durante las veinticuatro (24) horas del día y con mínimo tres (3) visitas por cada Campus en cada uno de los turnos. En virtud de lo anterior, y acogiéndonos a lo señalado en la NOTA IMPORTANTE del pliego de condiciones de la Invitación Pública No. 03 que indica: ( ) El Decreto Extraordinario 1210 de 1993 contempla la posibilidad de que la Universidad pueda aplicar las normas generales de contratación administrativa; sin embargo, la Universidad haciendo uso de su autonomía, debe establecer criterios normativos propios y adaptados a las necesidades de su actividad Página 4 de 5

5 contractual orientada al cumplimiento de los fines misionales.( ) Y en el Capítulo 1, numeral 1.9 el cual menciona lo siguiente: ( ) RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE. La presente invitación y el contrato que llegare a suscribirse, se regirán, además de lo establecido en el acuerdo 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, Por el cual se adopta el Régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia ; por la resolución de rectoría N 1551 de 2014 Por medio de la cual se adopta el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia", así como las demás normas internas que los modifiquen, complementen o sustituyan; y por las normas legales que rigen la materia. ( ) Nos permitimos informar que no se acepta la solicitud, toda vez que este requerimiento hace parte imprescindible para la evaluación de las ofertas presentadas por los oferentes que desean participar en el proceso de selección de la Invitación Pública No. 03. OBSERVACIÓN 4: Solicito a la entidad establecer aparte del certificado del sistema de gestión de calidad ISO 9001 versión 2008, requerir más certificaciones de calidad otorgados de igual forma para la sucursal de Manizales, como puede ser OSHAS , ISO , ISO 28000, las cuales le entregan a la compañía un proponente confiable, sólido y con una excelente prestación del servicio el cual se puede evidenciar a través de cada certificación y con indicadores óptimos. RESPUESTA: No se acepta la solicitud, la Universidad sólo requiere para ser evaluados que los oferentes estén certificados en la norma ISO 9001 versión 2008, si el oferente presenta más acreditaciones la Universidad no presentará ninguna oposición frente a ello. La señora Mavi Zulieth Orrego Mejía, dirección Sucursal Segurcol, mediante correo electrónico enviado a la Sección de Contratación Sede Manizales el día 04 de febrero de 2016 a las 10:48 a.m., formuló las siguientes observaciones al Pliego de Condiciones de la Invitación Pública No. 03 de 2016: OBSERVACION No. 1 En el numeral Evaluación técnica, en la cual la entidad requiere que los proponentes presenten mínimo 04 supervisores adscritos a la sucursal de Manizales, nos permitimos solicitar eliminar el requisito teniendo en cuenta que es imposible garantizar que el personal que se acredite dentro de la propuesta sea el mismo que preste el servicio en la Entidad, lo que resultaría siendo un requisito innecesario y dispendioso para la Empresa Contratista, por el contrario la seriedad y el cumplimiento se puede demostrar en la ejecución de contratos de nuestra empresa. RESPUESTA: No se acepta la solicitud. Para la Universidad es indispensable que este servicio se preste con el siguiente parámetro de evaluación: Debe entenderse que la empresa como mínimo atiende los servicios de supervisión con un número de cuatro supervisores (dos por turno). Para efectos de los criterios de asignación de puntos solo se tendrán en cuenta aquel número de supervisores mayor a cuatro, y deberán estar debidamente acreditados de conformidad con lo exigido en la circular 011/2012 y su respectivo instructivo; incluyendo el reporte con nombres y cédulas de la nómina del mes de Diciembre de El documento que presente el oferente, deberá contener la nómina, indicando en que ciudad prestaron los servicios los supervisores acreditados (No serán válidos los que tengan funciones adicionales o complementarias en la empresa, o que presten servicio en otra ciudad diferente a Manizales). EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES OFERENTES Página 5 de 5