Guía completa de aplicaciones ESF de Lexmark Tercer trimestre de 2012

Transcripción

1 Guía completa de aplicaciones ESF de Lexmark Tercer trimestre de 2012 CONTENIDO Accessibility Solution y Accessibility Speech Fondo personalizado y pantalla inactiva (Idle Screen) Bar Code Discovery Copia de tarjetas (Card Copy) Soporte al cliente (Customer Support) Lexmark Device Quotas Downtime Reports Copia ecológica (Eco Copy) Opciones ecológicas (Eco Settings) Limitador de tamaño de ( Size Limiter) to Self Redireccionamiento electrónico del fax (Fax Forward) Formularios y favoritos (Forms and Favorites) Google Cloud Print Google Docs LeC 2.0 Módulo 3 Gestión de la libreta de direcciones (Manage Address Book) Envío múltiple (Multi Send) Mi método abreviado (My Shortcut) Generador de códigos QR (QR Code Generator) Copia remota (Remote Copy) Digitalizar a DocuWare (Scan to Docuware) Digitalizar a disco duro (Scan to Hard Disk) Digitalizar en red (Scan to Network) Digitalizar a red Premium (Scan to Network Premium) Digitalizar a SharePoint (Scan to Sharepoint) Showroom Solution Composer Correo electrónico desde USB (USB ) Centro de Soluciones Virtual de Lexmark

2 Facilite el uso de los dispositivos multifunción a los trabajadores discapacitados Accessibility Solution y Accessibility Speech Necesidad de que los trabajadores discapacitados sean capaces de usar dispositivos multifunción. Ventaja de Lexmark: Las pantallas táctiles de los dispositivos multifunción pueden ser difíciles de usar para los empleados discapacitados. Los trabajadores discapacitados, como aquellos con problemas de visión, podrán utilizar fácilmente los dispositivos multifunción de Lexmark gracias a Lexmark Accessibility Solution. Este software basado en la Web está diseñado para permitir a los usuarios con discapacidades configurar y completar trabajos de copia, fax, correo electrónico, FTP y digitalización directamente desde su navegador, en lugar de desde la pantalla táctil del dispositivo multifunción. Lexmark Accessibility Speech es una aplicación única que proporciona a los usuarios mensajes de audio sobre el estado del dispositivo, y se ha diseñado también para ayudar a los usuarios con problemas de visión. Alternativa basada en Web a las pantallas táctiles de los dispositivos multifunción Lexmark Accessibility Solution permite a los empleados con discapacidades configurar comandos de trabajo, que normalmente se ejecutan en el dispositivo multifunción, desde un navegador. Después de configurar una tarea, se le asigna un número de trabajo. Para completar la tarea, el empleado introduce el número asignado en el dispositivo multifunción con el teclado numérico de fácil acceso. Compatible con el software de accesibilidad y los dispositivos PDA populares El software está diseñado para funcionar sin problemas con productos de accesibilidad tales como Window-Eyes de GW Micro, JAWS y MAGic de Freedom Scientific, ZoomText de Ai Squared, dispositivos PDA accesibles, tales como Voice Sense y Braille Sense de HIMS, iphone de Apple, así como software estándar del sector para el reconocimiento de voz. Los trabajadores discapacitados pueden aprovechar la potencia de estas herramientas de accesibilidad para acceder a las funciones de los dispositivos multifunción de Lexmark. Mensajes de estado de audio personalizados Con más de 60 mensajes disponibles, los administradores pueden crear avisos diferentes para empleados con distintos niveles de discapacidad visual. Al pulsar los botones * y 0 del teclado, se produce un mensaje de audio relacionado con el estado del dispositivo mediante el altavoz incorporado. Esto facilita que los empleados solucionen problemas de forma independiente y reduce la necesidad de que terceras personas tengan que verificar los errores. Para obtener más información acerca de Lexmark Accessibility Solution, Lexmark Accessibility Speech y otras herramientas de accesibilidad de Lexmark, visite 2

3 Comunique mediante la pantalla táctil de la impresora Fondo personalizado y pantalla inactiva Personalizar los dispositivos de impresión para que reflejen una imagen corporativa o personalizar un entorno de grupos de trabajo, así como para comunicar de un modo adecuado y rentable. La ventaja de Lexmark: Fondo personalizado y pantalla inactiva permite modificar el fondo de la pantalla táctil del dispositivo multifunción de Lexmark, algo similar al fondo de pantalla del escritorio del ordenador. Con independencia de si se trata del logotipo de su empresa o de imágenes para celebrar las vacaciones, la solución Fondo personalizado permite cargar y modificar el fondo de un modo sencillo y siempre que quiera. Cuando el dispositivo permanece inactivo durante un tiempo, el protector de pantalla se puede utilizar como herramienta de comunicación rápida y efectiva. Mensajes atractivos Cargue imágenes de resolución alta y baja con cualquier mensaje o anuncio que desee. l Entornos de retail l Programas de formación l Eventos internos l Resultados de ventas mensuales Fondos personalizados Cree un fondo único con la imagen que desee. Además, puede quitarla con la frecuencia que quiera. Qué ventajas presenta el Fondo personalizado y pantalla inactiva? Comunica de un modo eficiente - Cargue mensajes con la frecuencia que desee - Utilice el dispositivo como un tablón de anuncios - Comunique en un lugar con el mayor volumen de tráfico de personas Ahorra tiempo y dinero - Reduzca la distribución manual de comunicaciones internas - Reduzca el consumo de papel - Reduzca el coste de la impresión y copias en color Creación de marca instantánea - Fomenta la igualdad y el reconocimiento de marca - Beneficioso en entornos orientados al cliente (es decir, servicios de atención al cliente o retail) Toque personalizado - Cree un aspecto único - Modifique y actualice en cualquier momento - Anime el entorno de trabajo

4 Cree plantillas para identificar códigos de barras Bar Code Discovery Capacidad para identificar la localización del código de barras en un documento. La ventaja de Lexmark: Lexmark Bar Code Discovery es una aplicación integrada en el dispositivo multifunción que crea plantillas para habilitar la lectura de códigos de barras con la aplicación Digitalizar a red Premium. La solución Lexmark Bar Code Discovery localiza rápidamente el código de barras y acelera el proceso de lectura de códigos de barras. Gestión Gestiona plantillas de códigos de barras en el dispositivo multifunción, permitiendo que el administrador agregue o elimine plantillas. Detección automática Identifica códigos de barras comunes sin que el usuario deba tener un amplio conocimiento del símbolo. Varios símbolos Permite la lectura de varios códigos de barras en una sola página. Varios campos Permite la lectura de varios campos de un único código de barras. Primeros pasos Bar Code Discovery requiere que el dispositivo multifunción disponga de disco duro y de 256 MB de memoria RAM como mínimo. 4

5 Copie fácilmente tarjetas de identificación Copia de tarjetas Solucionar los problemas inherentes a la copia de tarjetas de identificación de dos caras. l Desechos de papel l Ineficacia del flujo de trabajo l Calidad deficiente, ilegible Solución de Lexmark: Copia de tarjetas permite digitalizar, imprimir y enviar por correo electrónico automáticamente tarjetas de identificación de dos caras, en un formato ampliado, en una hoja de papel. Además, tiene la posibilidad de almacenar y recuperar documentos digitales de forma rápida y sencilla. Tarjetas de dos caras Copiar ambas caras de una tarjeta de identificación es más rápido y sencillo que nunca. Si fuera necesario, también puede enviar por correo electrónico imágenes de las tarjetas. l Solicitudes de visados l Apertura de cuentas bancarias l Solicitudes de hipotecas l Documentación de registro en el hotel l Acceso de visitantes a edificios de alta seguridad Interfaz fácil de usar La pantalla táctil muestra instrucciones claras y permite ajustar el contraste y la escala. Qué ventajas presenta Copia de tarjetas? Ahorra papel - Imprime ambas caras de una tarjeta de identificación en una sola cara de una hoja de papel Ahorra tiempo - Las digitalizaciones de identificaciones son fáciles de almacenar y recuperar Una sola página Imprimir ambos lados de la tarjeta en una hoja de papel de un modo claro y legible. Cuando deba copiar varias tarjetas, utilice la opción de varias tarjetas. Se pueden imprimir hasta cuatro tarjetas por página. Simplifica las copias - Tan rápido como tocar un icono y tres sencillos pasos Mejora la calidad de documentación crítica - Imprime en un formato ampliado, por lo que las copias son legibles

6 Solicite al instante consumibles o asistencia de reparación Soporte al cliente Gestión eficaz de consumibles y reparaciones para reducir el tiempo de inactividad. La ventaja de Lexmark: Soporte al cliente permite informar de inmediato al proveedor de servicios o al servicio de asistencia interno, por correo electrónico desde el dispositivo, cuando se necesitan consumibles o se requiere su intervención. Además, puede incluir información adicional en el cuerpo del correo electrónico, como «Tóner bajo, envíen uno nuevo». Detalles esenciales Soporte al cliente incluye detalles de dispositivos, distribuidores y clientes, de modo que las solicitudes se puedan satisfacer correctamente. l Distribuidores que realizan el mantenimiento de impresoras en oficinas de tamaño pequeño l Servicios de asistencia corporativos Qué ventajas presenta el Soporte al cliente? Información por correo electrónico Con solo tocar una vez el botón «Enviar información por correo electrónico» puede escribir y enviar su solicitud directamente al proveedor de servicios o al servicio de asistencia. Imprimir información Si el dispositivo no está configurado para enviar mensajes de correo electrónico, puede imprimir la información de contacto del distribuidor. Reducir el tiempo de inactividad - Solicitud inmediata de intervención - Tiempos de servicio más rápidos - Reparación más rápida Mejora la productividad - Respuesta rápida a las necesidades de consumibles o reparación - Reducción en la interrupción del flujo de trabajo Petición cómoda de consumibles - Fácil y rápido, directamente desde el dispositivo Reduce las necesidades de espacio de almacenamiento para consumibles - Haga pedidos solo cuando lo necesite - No es necesario destinar espacio al almacenamiento de consumibles

7 Seguimiento y gestión del uso por usuario de los dispositivos multifunción Lexmark Device Quotas Seguimiento y gestión eficaz del uso en las operaciones de impresión, digitalización, copia y fax de los dispositivos multifunción sin tener que recopilar las lecturas de medición de cada dispositivo. La ventaja de Lexmark: Lexmark Device Quotas permite al administrador confirmar y aplicar cuotas de usuario por dispositivo para las siguientes funciones: impresión en monocromo, copia en monocromo, impresión en color, copia en color, envío de faxes y digitalización, incluida la digitalización a correo electrónico. El administrador puede optar por informar o aplicar la cuota del usuario cuando el usuario se acerque, alcance o supere el límite establecido. El usuario también puede consultar su cuota establecida y el uso hasta la fecha en la pantalla táctil e-task del dispositivo. El administrador puede exportar la cuota y el consumo del dispositivo. Pantalla de uso Cada usuario tiene la posibilidad de consultar su consumo a través de la interfaz e-task del dispositivo multifunción. l Bienes inmuebles l Sectores de seguros y financieros l Despachos de abogados Seguimiento personalizado del uso Los administradores tienen la capacidad de seleccionar el tipo de uso del que necesitan hacer seguimiento. Primeros pasos Lexmark Device Quotas requiere que el dispositivo multifunción tenga al menos 256 MB de memoria RAM y un disco duro. Datos de usuario Los datos se pueden exportar a un archivo CSV y puede revisarlos el administrador del sistema.

8 Garantice la continuidad del negocio durante el tiempo de inactividad Downtime Reports Retos empresariales: l Continuidad de la actividad empresarial en caso de tiempo de inactividad o de corte en la red l Gastos y residuos asociados a la creación y la copia manual de documentos esenciales l Componente transaccional de la estrategia de recuperación en caso de desastre La ventaja de Lexmark: Lexmark Downtime Reports ofrece acceso ininterrumpido a documentos e informes importantes, aunque su sistema de TI falle o la red esté inactiva. A medida que los documentos se van actualizando durante todo el día, se envían a la impresora o al dispositivo multifunción de Lexmark y se almacenan en el disco duro seguro. En caso de tiempo de inactividad, solo tiene que tocar la pantalla, elegir una carpeta y seleccionar los documentos que necesita imprimir. Accesibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana Para acceder a los informes durante el tiempo de inactividad solo es necesario que la impresora o el dispositivo multifunción estén encendidos. Personalizable Las categorías de documentos se pueden personalizar según las necesidades específicas del entorno. Sanidad l Enfermería l Admisiones l Planificación Fabricación l Planificaciones de producción l Tarjetas Kanban l Gestión de personal Retail l Contratos de puntos de venta l Servicio de atención al cliente Transporte l Formularios y documentos de envío l Libros de registro Programable Carga y sobrescribe documentos a lo largo del día a intervalos especificados. Elimina automáticamente documentos caducados. Seguro Los formularios y los informes se almacenan en un disco duro cifrado. Los documentos no se pueden borrar si el dispositivo está apagado. Admite distintos métodos de autenticación de usuarios, incluido el acceso mediante pase de tarjeta con banda magnética. Opción de indexación automática Almacene formularios en blanco o, si lo prefiere, opte por combinarlo con códigos de barras para lograr un procesamiento rápido y preciso cuando finalice el período de inactividad. Qué ventajas presenta Lexmark Downtime Reports? Intuitivo y fácil de usar - La pantalla táctil del dispositivo multifunción ofrece un área de visualización más grande y tecnología conocida. Maximiza el retorno de la inversión en el hardware - Elimina la necesidad de contar con ordenadores e impresoras de reserva. Ahorra tiempo y papel - Reduce el tiempo y los residuos asociados a la impresión manual de copias de seguridad en papel. Primeros pasos Downtime Reports requiere que el dispositivo multifunción tenga al menos 256 MB de memoria RAM y un disco duro.

9 Reduzca de manera instantánea el consumo de tóner y de papel Copia ecológica Un gran número de copias = una gran cantidad de residuos. Cómo se reducen los costes de las copias impresas? Solución de Lexmark: La aplicación Copia ecológica permite reducir fácilmente los costes de las copias impresas con una serie de comandos en pantalla respetuosos con el medio ambiente, como Intensidad del tóner, impresión a doble cara y ahorro de papel. Estas simples opciones de la pantalla táctil proporcionan una forma sencilla y cómoda de que su grupo de trabajo consuma menos tóner y minimice el consumo de papel. Intensidad Ajuste la intensidad de la impresión para consumir menos tóner. Copia a doble cara Imprima en ambas caras de la página para reducir el consumo de papel. l Solicitudes de visado l Apertura de cuentas l Solicitudes de hipotecas l Documentación de registro en el hotel l Acceso a edificios de alta seguridad l Cualquier proceso que requiera una prueba de identificación Qué ventajas presenta Copia ecológica? Ahorro de papel Use el modo impresión múltiple para copiar hasta cuatro páginas en una única cara. Minimiza el consumo de papel - Opción dúplex - Impresión en dos caras - Copia de hasta cuatro páginas en una única cara con el modo impresión múltiple Consume menos tóner - Intensidad del tóner ajustable Reduce el número de páginas impresas hasta en un 87%* *Datos: X646 imprimiendo páginas mensuales; páginas durante 5 años; caso de LCA.

10 Active los valores de ahorro de energía y papel en los dispositivos Lexmark Opciones ecológicas Con la creciente preocupación por proteger el medio ambiente, existe la imperiosa necesidad de reducir el uso de energía, papel y tóner con impresoras y dispositivos multifunción. La ventaja de Lexmark: Con Opciones ecológicas de Lexmark, podrá elegir entre varias configuraciones de impresión que contribuirán a reducir el consumo de energía, papel y tóner. Con ello, logrará disminuir el impacto medioambiental de su impresora. Eco Mode Al elegir esta opción, la impresión a doble cara y el ahorro de energía se configurarán automáticamente como los niveles predeterminados. Asimismo, los motores del dispositivo no se activarán hasta que un trabajo esté listo para imprimirse. Ahorro de energía Especifique el número de minutos que esperará el dispositivo antes de apagar el motor de impresión. El modo en espera se activará automáticamente cuando el dispositivo esté en modo de ahorro de energía. Impresión a doble cara Al activar la impresión a doble cara, el dispositivo imprimirá automáticamente en el anverso y en el reverso de cada hoja de papel, reduciendo así el consumo en un 50 por ciento. Modo Silencioso Seleccione el nivel de ruido producido por el dispositivo. Los motores del dispositivo no se activan hasta que un trabajo de impresión está listo para imprimirse, con lo que se ahorra energía. 10

11 Establezca límites al tamaño de los archivos electrónicos Limitador de tamaño de Necesidad de garantizar que los mensajes de correo electrónico se van a enviar correctamente, incluso cuando existe un límite de tamaño en el correo electrónico del destinatario. La ventaja de Lexmark: El software Limitador de tamaño de para dispositivos MFP de Lexmark establece límites para los archivos de los trabajos de digitalización a y permite dividir los archivos demasiado grandes en otros de menor tamaño de forma automática. Destinos Permite a los administradores definir hasta diez destinos independientes de digitalización a correo electrónico. Cada destino contiene una dirección de correo electrónico única y un umbral máximo para el tamaño de archivo. Límite de tamaño de archivo Establece un límite superior, basado en el valor del umbral máximo de tamaño de archivo, para archivos digitalizados adjuntos en el correo electrónico. Cuando se supera, esta función transforma un documento de gran tamaño y varias páginas en varios documentos más pequeños. Preferencia de correo electrónico Cuando se supera el límite del tamaño de archivo, permite elegir entre adjuntar todos los documentos más pequeños a un único correo electrónico o crear múltiples correos electrónicos y adjuntar solo un archivo pequeño a cada uno. Primeros pasos La aplicación Limitador de tamaño de requiere que el dispositivo MFP cuente con un disco duro y un mínimo de 256 MB de RAM. 11

12 Proteja la información restringida to Self Posibilidad de digitalizar información directamente en la dirección de correo electrónico del usuario autenticado. La ventaja de Lexmark: El software de Lexmark to Self digitaliza imágenes directamente en la cuenta de correo electrónico del usuario, con lo que se protege la autenticidad del documento y se aumenta el cumplimiento de las políticas de comunicación corporativas existentes. Protección de la responsabilidad Impide que los usuarios envíen información no autorizada directamente desde el dispositivo multifunción a cualquier otra dirección de correo electrónico, restringiendo el destino a la dirección de correo electrónico del usuario autenticado. Integración de servicios de directorio Funciona con Microsoft Active Directory, lo que permite que los administradores activen de un modo más sencillo la autenticación de usuarios en el dispositivo multifunción. Seguridad mejorada Admite usuarios de redes menos seguras, ya que emplea el protocolo de autenticación opcional Kerberos para proteger contra la interceptación de la información y mantener la integridad de la identidad de los usuarios.* Primeros pasos to Self requiere que el dispositivo multifunción tenga 256 MB de RAM como mínimo. *Dispositivo multifunción compatible con el protocolo de autenticación opcional Kerberos. 12

13 Recibe faxes y los direcciona a un destino Redireccionamiento electrónico de fax Necesita asegurarse de que los faxes serán recibidos por la persona o el grupo indicados. La ventaja de Lexmark: El software Redireccionamiento electrónico de fax para dispositivos MFP de Lexmark recibe las imágenes de fax entrantes y direcciona los documentos a un destino predeterminado. Direccionamiento Los administradores puede optar por dirigir el documento de fax a una dirección de correo electrónico predeterminada o a una carpeta compartida. Conversión Convierte el archivo a un formato de archivo como PDF, TIFF o JPEG, lo que facilita visualizar el archivo y archivarlo para su consulta en el futuro. Qué ventajas presenta el Redireccionamiento electrónico de fax? Protección del medio ambiente - Ahorra papel almacenando la imagen del fax electrónicamente. - Reduce la huella de carbono debido al menor uso de papel. Aumento de la colaboración - Imagen de fax accesible para varias personas - Fácil de importar en el sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) desde una carpeta compartida Confirmación Envía un mensaje de correo electrónico de confirmación a una dirección predeterminada cuando la imagen se escribe en una carpeta compartida. Reducción del tiempo - Elimina el desplazamiento hasta el dispositivo multifunción. - Permite acceder a la imagen de fax al instante mediante un PC conectado a la red. Impresión Le permite seleccionar archivos PDF, JPEG, TIFF, HTML y TXT desde la pantalla táctil e imprimir esos archivos en el MFP. Primeros pasos Redireccionamiento electrónico de fax requiere que el dispositivo multifunción tenga al menos 256 MB de memoria RAM. 13

14 Acceda de forma rápida y sencilla a los formularios online Formularios y favoritos Muchos formularios necesarios para informar al cliente, que anteriormente estaban en formato impreso. l Requieren espacio de almacenamiento para los formularios l Dificulta poder garantizar que se está usando el formulario más actualizado l Genera residuos de papel cuando un formulario queda obsoleto l Dificulta la búsqueda de datos archivados Solución de Lexmark: Formularios y favoritos permite acceder de forma instantánea a los formularios online necesarios desde cualquier dispositivo multifunción de Lexmark para ayudar a simplificar y agilizar los procesos de trabajo. Desde la pantalla táctil, puede desplazarse por las categorías del formulario o buscar formularios por número de formulario, nombre o descripción. Localizar formularios rápidamente Navegue por las diferentes categorías o busque formularios por número, nombre o descripción. Ajustes de impresión y almacenamiento Imprima formularios y favoritos, y almacene los valores de impresión dentro de los marcadores para ahorrar tiempo en los formularios impresos frecuentemente. l Admisiones hospitalarias l Oficinas gubernamentales l Quioscos de retail Qué ventajas presenta Formularios y favoritos? Ahorra tiempo - Recuperación e impresión bajo demanda - Localización de marcadores utilizando la función de búsqueda integrada Aporta seguridad - Compatibilidad con métodos de autenticación de dispositivos - Protección individualizada de formularios mediante un número de identificación personal Permite flexibilidad - Definición de marcadores - Adición o eliminación de formularios en cualquier momento - Organización de marcadores como método abreviados en carpetas jerárquicas 14

15 Imprima de forma segura desde dispositivos móviles Google Cloud Print Los negocios ya no se hacen dentro de las cuatro paredes de la oficina. Cuando se trabaja de forma remota o sin estar sentado en el escritorio, la gente necesita una forma sencilla de imprimir documentos desde sus smartphones u otros dispositivos móviles. La ventaja de Lexmark: Con la aplicación (app) Lexmark Google Cloud Print, puede imprimir desde Gmail y Google Docs utilizando su smartphones o tablet. Sus documentos permanecen en Google Cloud hasta que inicia sesión con su cuenta de Google utilizando la pantalla táctil de la impresora Lexmark. Impresión sobre la marcha Cargue mensajes o archivos de Gmail en Google Docs e imprímalos cuando le convenga. l Profesionales en viaje de negocios l Trabajadores a distancia l Usuarios que imprimen información confidencial Fácil acceso a Google Lo único que necesita para empezar a imprimir desde Google Cloud es una cuenta de Google. Qué ventajas presenta la app Lexmark Google Cloud Print? Mayor seguridad documental Los usuarios solo imprimen documentos cuando están junto al dispositivo, lo que garantiza la confidencialidad de la información sensible. Impresión bajo demanda (Pull printing) segura y eficaz Los documentos con información confidencial no se exponen a ojos curiosos, no se leen por error ni se tiran a la basura accidentalmente. Además, los trabajos de impresión que ya no se necesitan dejan de ser un problema. Basta con eliminarlos. Aumento de la productividad Los usuarios pueden enviar trabajos de impresión en cualquier momento, desde cualquier sitio e imprimirlos en cualquier dispositivo activado. Protección del medio ambiente Imprimir desde la nube reduce el volumen de impresión, ya que los documentos se pueden imprimir en el momento, en lugar de por si acaso. 15

16 Cargue, comparta e imprima desde Google Docs Google Docs Permanecer conectado con compañeros de trabajo y mantener la información actualizada cuando se hacen negocios en un entorno global y descentralizado es todo un desafío. l l Almacenar documentos y acceder a ellos puede requerir un tiempo significativo. No compartir con otros información importante puede poner en peligro el negocio. La ventaja de Lexmark: La aplicación (app) Lexmark Google Docs es ideal cuando se cargan documentos en una cuenta de Google Docs, incluidas las carpetas compartidas, para la colaboración empresarial. Explore su cuenta de Google Docs e imprima documentos compartidos bajo demanda. Impresión bajo demanda Imprima un documento empresarial compatible guardado en su cuenta de Google Docs cuando lo necesite. Digitalizar y acceder a Google Docs directamente desde el dispositivo, sin necesidad de un ordenador. Qué ventajas presenta Google Docs? Digitalización y carga de documentos Digitalice rápidamente documentos y cárguelos directamente en su cuenta online de Google Docs. Ahorro de tiempo Acceda directamente a su información importante de un modo sencillo y guárdela utilizando la pantalla táctil del dispositivo multifunción de Lexmark. Mejora y colaboración Digitalice un documento a un grupo compartido para permitir una colaboración rápida y sencilla. Facilidad de uso La pantalla táctil del dispositivo multifunción de Lexmark le permite completar funciones de digitalización e impresión sin utilizar un equipo. 16

17 Gestione su flota de un modo más eficaz LeC 2.0 Módulo 3 Manage your fleet more effectively Realizar un seguimiento eficaz de la impresión de sus clientes puede constituir un factor esencial para incrementar el valor de su oferta de servicios, además de optimizar su propio potencial de beneficios en el proceso. No obstante, el método tradicional de recopilar LeC 2.0 datos manualmente puede ser lento y laborioso tanto para usted como para su cliente, ya que consiste en llamadas, faxes e informes impresos que requieren mucho tiempo. Business Challenge: Tracking Solución your de customers Lexmark: output effectively can be a key factor in boosting the value of your service offering and optimising your own Lexmark revenue embedded potential in Collector the process! 2.0 However, (LeC 2.0) the es traditional una solución method sencilla of manual y rentable data collection que le permite can be obtener slow and recuentos labour-intensive de páginas for completos both you y and automatizados. your customers, Gracias consisting al enfoque of time-consuming adecuado phone para calls, pymes faxes de LeC and printed 2.0, no reports. es necesario que invierta en un sistema de alta gama para la gestión de su flota. Esta herramienta de software basada en la recopilación de datos de fácil implementación, se instala directamente en el MFP de Lexmark de su cliente y no requiere ningún software basado en el servidor o en el cliente. Lexmark s Solution: Lexmark embedded Collector 2.0 (LeC 2.0), a simple, cost-effective solution that gives you comprehensive, automated pagecounter collection. Thanks to LeC 2.0 s SMB-friendly approach, you don t have to invest in a high-end fleet management system. This easily deployed, software-based data collection tool installs directly onto your customer s Lexmark MFP and requires no client- or server-based software. Features Company A LeC 2.0 Partner Location Company B LeC 2.0 l Reliable, Recopilación automated fiable meter y automatizada collection del contador Ideal for: l l Fast Instalación and intuitive rápida installation e intuitiva Hacer el seguimiento de los resultados de los Tracking customer output clientes l Very Gran easy facilidad to use; saves de uso; timeahorro de LeC 2.0 can serve as an excellent Ideal tiempo for new-customer assessment LeC tool 2.0 for potential puede servir new como una excelente l output Ideal assessments para evaluar las impresiones de customers. herramienta Simply install de it on evaluación your para nuevos clientes Monitors nuevos most clientes major brands demo devices potenciales. before trial Solo periods tiene and que instalarlo en los l Eliminates Control de the la need mayoría to print, de las use it to gain dispositivos powerful insight de demostración into your antes de los períodos fax principales or call page marcas counts customers de output prueba environment. y usarlo para obtener una valiosa l Helps Eliminación you reduce de costs la necesidad de perspectiva del entorno de resultados de sus imprimir, enviar por fax o llamar para clientes. Remote monitoring with contabilizar el número de páginas automated page counts and What are the advantages of LeC 2.0? l Contribución notification in a CSV la reducción or de XML costes formats on behalf of your No time-consuming tasks. l customers. Control remoto y automatizado del recuento de páginas y notificación Qué ventajas presenta LeC 2.0? No complex server-based software to por correo electrónico en formato configure. CSV o XML en nombre de sus - Sin tareas que requieran mucho tiempo clientes No need to have - your Sin customers software manually complejo basado en servidor check page counters que on sea every necesario device. configurar - Sin necesidad de que sus clientes Data collection is now drastically simplified comprueben de forma manual los for everyone! contadores de páginas de cada dispositivo - Simplificación drástica de la recopilación de datos para todos Lexmark and Lexmark with the diamond design are trademarks of Lexmark International, Inc., registered in the United States and / or other countries. All other trademarks are the properties of their respective owners. 17

18 Facilite la configuración del dispositivo multifunción a los administradores Gestión de la libreta de direcciones La necesidad que tienen los administradores de poder configurar fácilmente un gran número de cuentas internas o métodos abreviados de y fax en un dispositivo multifunción compartido. Solución de Lexmark: Las cuentas internas o métodos abreviados de correo electrónico y fax se pueden agregar o actualizar con solo importar un archivo CSV. A continuación, los usuarios pueden enviar faxes y correos electrónicos rápidamente pulsando la tecla # y el método abreviado de 3 dígitos, y las cuentas internas se pueden usar para controlar el acceso al dispositivo. CSV Importación rápida de métodos abreviados o cuentas internas Configurar y tener listo para usar un nuevo dispositivo multifunción en un entorno de grupos de trabajo requiere muchos pasos. Ahora, es facilísimo cargar y tener listos para usar métodos abreviados de correo electrónico y fax. Además, configurar cuentas de usuario en un nuevo dispositivo multifunción es tan sencillo como pulsar el botón «importar». Exportación sencilla de métodos abreviados para su uso en otro dispositivo multifunción Es igualmente sencillo exportar métodos abreviados de fax y correo electrónico para replicarlos en otro dispositivo multifunción. Basta con pulsar el botón «Exportar» y se crea un archivo CSV. Qué ventajas tiene Gestión de la libreta de direcciones? Ahorro de tiempo Importe y exporte rápidamente métodos abreviados en un dispositivo compartido. Facilidad de uso Solo tiene que cargar un archivo CSV para importar métodos abreviados. Aumento de la productividad No es necesario introducir manualmente cada método abreviado. Administradores que gestionan el despliegue de dispositivos Especificaciones: Número de referencia 82S0146 Memoria Disco duro 256 MB como mínimo No es necesario 18

19 Envíe a varios destinos Envío múltiple Retos empresariales: l El uso compartido de documentos en papel es lento y poco eficiente. l Los costes de entrega de un día para otro, mensajería, fax y almacenamiento de documentos son elevados. l Los sistemas de archivo basados en papel son proclives a que se produzcan errores y consumen mucho tiempo. l Hace falta mucho tiempo para que los usuarios vuelvan a digitalizar documentos a varios destinos. l Los documentos se pierden, se cambian de sitio o se envían mal. Solución de Lexmark: La aplicación (app) Envío múltiple de Lexmark permite digitalizar un documento en papel una vez y dirigir el archivo de la imagen digital a varios destinos de manera simultánea. Con solo tocar un botón, puede enviar rápidamente documentos digitalizados a direcciones de correo electrónico, carpetas de red, sitios FTP, máquinas de fax, archivos de documentos electrónicos u otras ubicaciones de red seguras, y recibir confirmaciones de entrega. Captura y envío La app digitaliza un documento en papel, crea una imagen digital y la envía a uno o varios destinos. Los posibles destinos incluyen la impresora, impresora remota, sitio FTP, carpeta de red compartida, dirección de correo electrónico o fax. Estos destinos se pueden seleccionar de manera individualizada o con cualquier combinación. Archivo automático Algunas funciones empresariales requieren conservar en el archivo una copia de cada fax o documento impreso. Envío múltiple simplifica el archivo de documentos al enviar automáticamente una imagen digital del documento impreso a una carpeta compartida o sitio FTP para cada operación de copia o fax que se realice. Perfiles Los perfiles permiten al administrador predefinir un conjunto de destinos. Los usuarios solo tienen que elegir el perfil necesario para su tarea. l Oficinas gubernamentales l Instituciones financieras l Seguros l Sanidad l Servicios jurídicos l Fabricación l Cuentas por pagar Qué ventajas presenta Envío múltiple? Ahorro de tiempo - Permite digitalizar una vez y enviar a varios, o enviar por fax y archivar en un solo paso. Ahorro de dinero - Reduce los costes elevados de distribuir y archivar documentos en papel. Mejora del flujo de información - La información viaja al instante allá donde es necesaria. PRIMEROS PASOS Envío múltiple de Lexmark requiere que el dispositivo multifunción tenga al menos 256 MB de memoria RAM y un disco duro. Confirmaciones Envío múltiple se puede configurar para notificar al usuario de la entrega correcta a los destinos seleccionados. Las confirmaciones se pueden mostrar en la pantalla táctil, se pueden imprimir y/o enviar por correo electrónico a una dirección predefinida. 19

20 Personalice métodos abreviados para las tareas más frecuentes Mi método abreviado Eliminar tareas documentales repetitivas que requieren mucho tiempo y que ralentizan el flujo de trabajo y entorpecen la agilidad de los procesos. Solución de Lexmark: Mi método abreviado ahorra tiempo y mejora la eficiencia al permitirle crear métodos abreviados para las tareas más frecuentes de copia, fax y envío de correo electrónico. Con Mi método abreviado, todos los usuarios del grupo de trabajo pueden crear tantos métodos abreviados como necesiten, además de editarlos o eliminarlos fácilmente. Práctico En lugar de tener que volver a introducir los valores, números de teléfono y direcciones de correo electrónico cada vez, el dispositivo multifunción de Lexmark los recuerda por usted. l Copia, monocromo únicamente l Envíos de fax en grupo l Listas de envío de correo electrónico l Cualquier tarea repetitiva Intuitivo Seleccione entre 24 iconos intuitivos para las funciones de los métodos abreviados. Opción de revisión Al definir la configuración, puede optar por revisar los valores cada vez que usa el método abreviado o ejecutarlo con un solo toque. Qué ventajas presenta Mi método abreviado? Ahorro de tiempo - Guarde preferencias de copia y valores de contacto, incluidos el fax y el correo electrónico. Personalización - Puede introducir nombres para los métodos abreviados junto con iconos exclusivos. Flexibilidad - Todos los métodos abreviados guardados se pueden ver fácilmente y se pueden editar o eliminar en función de las necesidades. 20

21 Simplifique la búsqueda de dispositivos para la impresión móvil Generador de códigos QR Buscar una impresora concreta requiere que los usuarios móviles conozcan la dirección IP de la impresora o que busquen el dispositivo y, a continuación, seleccionen correctamente la impresora de una lista. Solución de Lexmark: El Generador de códigos QR de Lexmark crea un código QR (respuesta rápida) integrado en la dirección IP de la impresora e instala el código de barras bidimensional en la pantalla táctil e-task de Lexmark. A continuación, los usuarios móviles pueden digitalizar el código QR utilizando la aplicación Lexmark Mobile Printing descargada en su smartphone o tablet para buscar automáticamente el dispositivo de Lexmark e imprimir en él. Integración en la pantalla táctil Esta aplicación (app) genera automáticamente un código QR personalizado para el dispositivo Lexmark y coloca el código de barras bidimensional en la pantalla táctil. Digitalización directamente desde la pantalla La aplicación Lexmark Mobile Printing App incluye un lector de códigos QR integrado. Los usuarios simplemente digitalizan el código QR en la impresora de pantalla táctil para agregar la impresora o tocan el código QR para agrandar el código de barras para facilitar la digitalización. Impresión sobre la marcha Con solo unos pocos clics en la Lexmark Mobile Printing App, los usuarios pueden imprimir sus documentos cuando están lejos de sus ordenarores o visitando una oficina remota. Qué ventajas presenta Generador de códigos QR? Mayor comodidad - Con la app y un dispositivo móvil, los usuarios pueden imprimir directamente en una impresora próxima. Aumento de la productividad - No es necesario encender un PC o un portátil para imprimir en dispositivos de la red de la empresa. Facilidad de uso - Solo tiene que digitalizar el código QR en la impresora multifunción de Lexmark para agregar el dispositivo. l Cualquier espacio de trabajo que permita la movilidad del personal o necesite posibilitar la movilidad entre oficinas. Nota: l El Generador de códigos QR de Lexmark se utiliza junto con la aplicación gratuita Lexmark Mobile Printing App. Para obtener información adicional sobre Lexmark Mobile Printing App, visite Lexmark.com. 21

22 Distribuya documentos a través de la red Copia remota Satisfacer la necesidad de crear copias en color en un entorno en el que principalmente hay dispositivos multifunción monocromo, evitando realizar inversiones innecesarias en equipos de impresión en color. Solución de Lexmark: Copia remota digitaliza y distribuye documentos automáticamente a otras impresoras de una red de grupos de trabajo. Esto le permite copiar un documento en color en un dispositivo multifunción monocromo de Lexmark, distribuir automáticamente el documento a una impresora láser color de Lexmark que esté cerca e imprimir copias en color. Distribución sencilla Seleccione rápidamente la impresora de color en la red para obtener una copia a todo color. l Agentes de la propiedad inmobiliaria l Copia y distribución de documentos legales l Copisterías l Centros educativos Resultado personalizado Los valores tradicionales se muestran de forma adecuada para la personalización con un solo toque. Qué ventajas presenta Copia remota? Comodidad remota - Distribuya copias desde equipos multifunción monocromo a cualquier impresora láser color de la red. Acceso instantáneo al color Acceda a cualquier impresora láser a color de la red desde cualquier dispositivo multifunción monocromo. Evite inversiones en equipos - No necesita agregar impresoras en color para satisfacer necesidades ocasionales. Ahorro de espacio valioso en la oficina - Mantenga el espacio destinado a los dispositivos multifunción monocromo actuales 22

23 Gestione, almacene y recupere documentos Digitalizar a DocuWare Implementar una solución rápida y adecuada para digitalizar documentos impresos en un sistema de gestión digital con fines de almacenamiento, archivo y recuperación. La ventaja de Lexmark: Digitalizar a DocuWare le permite digitalizar documentos de forma sencilla directamente con un dispositivo MFP de Lexmark a un sistema de gestión de documentos flexible y sólido. Con la digitalización en tiempo real, se asegura de que cada documento se envía a su ubicación correcta y la recepción de una confirmación inmediata. Los documentos se almacenan y se pueden recuperar en cualquier momento. Confirmación Se le notifica a través de una página impresa, un mensaje en la pantalla táctil y/o un correo electrónico de que su imagen se ha insertado en el sistema de gestión de documentos. l Datos de empleados de RR. HH. l Logística de fabricación y recepción l Facturas de compra l Información de la cuenta de ventas Previsualización de digitalización Obtendrá una vista previa de la imagen digitalizada antes de que el documento vaya al sistema de gestión de documentos. Accesos directos Los administradores pueden crear un icono en la interfaz de la pantalla táctil dedicada a una tarea específica. Qué ventajas presenta Digitalizar en DocuWare? Facilidad de uso - Digitalice de forma instantánea un documento a formato digital. - Introduzca automáticamente imágenes en el sistema de gestión de contenido. Ahorro de tiempo - Digitalice, gestione, archive y recupere directamente desde el dispositivo MFP. - Introduzca manualmente información de indexación. - Indexe contenido con campos predefinidos. - Agilice tareas habituales con accesos directos personalizados. 23

24 Guarde y acceda a documentos en el dispositivo multifunción. Digitalizar a disco duro Imprimir de forma eficiente formularios y documentos utilizados con frecuencia para minimizar la necesidad de hacer copias cada vez que se necesiten. Solución de Lexmark: Digitalizar a disco duro permite capturar documentos y guardarlos en el disco duro seguro de la impresora para imprimirlo bajo demanda. Además, puede guardar documentos en carpetas públicas o privadas, verlos como miniaturas y mover, renombrar o eliminar archivos. Digitalización y almacenamiento Digitalice rápidamente documentos y formularios utilizados con frecuencia, y guárdelos directamente en el disco duro del MFP. l Entornos de retail l Sanidad l Gubernamental Acceso cómodo La interfaz de la pantalla táctil le permite recuperar fácilmente documentos y formularios guardados con un solo toque. Qué ventajas presenta Digitalizar a disco duro? Ahorro de tiempo - Recupere rápidamente documentos y formularios guardados, directamente en el dispositivo. - Imprima al instante documentos y formularios bajo demanda. - No es necesario perder tiempo haciendo copias. Documentos siempre actualizados - Almacene las versiones más actualizadas. - Elimine fácilmente documentos y formularios antiguos. Primeros pasos Digitalizar a disco duro requiere que el dispositivo multifunción tenga al menos 256 MB de memoria RAM y un disco duro. Reducción de los residuos de papel - Imprima solo las copias que necesita. 24

25 Convierta al instante copias impresas en copias electrónicas Digitalizar en red Scan to Network Instantly convert hardcopy to softcopy Business Challenge: Imposibilidad de convertir documentos impresos a formato digital. Inability to convert hardcopy documents into digital format. Solución de Lexmark: Lexmark s Solution: Digitalizar en red permite capturar una imagen digital de documentos impresos y dirigir el archivo a una carpeta de red compartida. Scan Inmediatamente to Network después lets you capture de la entrega, a digital el archivo image of está hardcopy disponible documents para cualquiera and route con the acceso file to permitido a shared network a la carpeta folder. y se pueden Immediately definir hasta upon 30 destinos delivery, de the carpetas file is available únicas. to anyone permitted to access the folder and up to 30 unique folder destinations can be defined. Features Pre-defined Destinos predefinidos destinations Users can easily select a Los usuarios pueden seleccionar destination and perform the fácilmente un destino y llevar document conversion. a cabo la conversión de los documentos. Name and Settings Users can easily define the Nombre y valores document name and settings Los usuarios pueden definir on the touch screen. fácilmente el nombre y los valores del documento en la pantalla táctil. Change the scanning settings Make edits to the document including Modificación document de type, los valores resolution, page size or color versus de digitalización monochrome scan. Haga ediciones al documento, incluidos el tipo de documento, la resolución, el tamaño de la página o la digitalización en color frente a la digitalización en monocromo. Ideal for: l Conversión de copias impresas de administración l Archivo centralizado en sistema de archivos l Conversión de copias impresas de la práctica legal receipts, l Digitalización etc. ad hoc de anuncios impresos, folletos, recibos, etc. What are the advantages of Scan to Network? Simplifies network scanning Qué ventajas presenta Digitalizar en red? - Step-by-step instructions - Intuitive design - No training required Offers administrative Simplifica la flexibility digitalización en red - Configure - Instrucciones scan to home detalladas directory - Pull home - Diseño directory intuitivo from Active Directory - Prevent unauthorized configuration - No requiere formación - No server to maintain Aporta flexibilidad administrativa - Configure la digitalización en el directorio de inicio - Acceso al directorio de inicio desde Active Directory - Prevención contra configuraciones no autorizadas - Ausencia de servidores que mantener Lexmark and Lexmark with diamond design are trademarks of Lexmark International, Inc. registered in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Lexmark International, Inc. 740 W. New Circle Rd. Lexington, KY

26 Gestione y optimice documentos impresos digitalizados Digitalizar a red Premium Capturar, mejorar y direccionar imágenes digitales de documentos en papel de un modo más cómodo y eficiente. Solución de Lexmark: Digitalizar a red Premium le permite obtener una vista previa, mejorar e indexar imágenes de documentos impresos digitalizados, y, a continuación, dirigirlos a una carpeta de red compartida. La intuitiva pantalla táctil permite crear imágenes de alta calidad y confirmar su entrega directamente desde el dispositivo MFP de Lexmark. Eliminación de manchas Limpie imágenes quitando los fallos producidos por la textura rugosa del papel o al hacer fotocopias. Eliminación de página en blanco Reduzca el tamaño de los archivos de imágenes de forma automática. Verificación de la entrega Las imágenes en miniatura permiten verificar que un documento se ha digitalizado y entregado. l Proveedores sanitarios l Bufetes de abogados l Retail l Bancos, agencias de seguros l Asesores fiscales, contables y financieros l Centros educativos Qué ventajas presenta Digitalizar a red Premium? Facilidad de uso - Diseño a través de una pantalla táctil intuitiva - No se requiere un ordenador de sobremesa Eficiencia mejorada - Transferencia rápida de archivos - Recepción de confirmaciones de entrega - Indexación avanzada opcional Opciones de indexación Introdúzcalas manualmente siguiendo las indicaciones que aparecen en pantalla, extraiga datos incrustados en códigos de barras o emplee una combinación de ambas técnicas. Garantía de calidad - Vista previa antes de la transferencia - Depuración y manipulación de imágenes fácilmente 26

27 Simplifique la inserción de documentos Digitalizar a SharePoint Implementar una solución rápida y cómoda para digitalizar documentos impresos en Microsoft SharePoint 2007 y Microsoft SharePoint La ventaja de Lexmark: Digitalizar a Sharepoint de Lexmark le permite digitalizar de un modo sencillo documentos directamente desde un dispositivo MFP de Lexmark en el software empresarial para gestión de contenido Microsoft SharePoint 2007 y Microsoft SharePoint Con la digitalización en tiempo real, se asegura de que cada documento se envía a su ubicación correcta. Inserción de documentos Digitaliza documentos en formato digital e inserta la imagen en el sistema de gestión de contenidos. Indexación Permite añadir manualmente información indexada en los campos obligatorios y opcionales en el dispositivo MFP mediante la pantalla táctil. Qué ventajas presenta Digitalizar a Sharepoint? Facilidad de uso - Digitaliza documentos al instante a formato digital. - Inserta las imágenes de forma automática en Microsoft SharePoint. Ahorro de tiempo - Simplifica la inserción de documentos. - Elimine la indexación en la estación de trabajo. - Tenga disponible el documento al instante para compartirlo en Sharepoint. Confirmación Muestra el nombre del archivo digitalizado en la pantalla táctil cuando la imagen se inserta en el sistema de gestión de contenido. Primeros pasos Digitalizar a Sharepoint requiere que el dispositivo MFP tenga al menos 256 MB de memoria RAM y un disco duro. Impresión Permite seleccionar archivos PDF, JPEG, TIFF, HTML y TXT desde la pantalla táctil e imprimir esos archivos en el dispositivo multifunción. 27