Información Importante para facturar a Hewlett Packard:

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1 Información Importante para facturar a Hewlett Packard: Estimado Proveedor, La facturación en papel ha sido siempre un proceso arduo e intensivo en costes para ambos, nuestros proveedores y HP. Las facturas regularmente se pierden en el camino o son enviadas a ubicaciones incorrectas retrasando el pago y reduciendo la calidad del proceso de Cuentas a Pagar. Para ayudar a eliminar estas ineficiencias, HP se ha integrado a la red de entrega de facturas electrónicas OB10, que proporciona numerosos beneficios como: 1. Entrega más rápida de facturas a HP. 2. Verificación de transmisión exitosa o fallida vía OB Costes reducidos contra facturas de papel. 4. No se requiere instalación de hardware o software. 5. Los datos se pueden ingresar in cualquier formato al OB10 cuando se use el método de Envío de Archivos. 6. En tanto que más compradores se unen a la red, el coste por factura reduce aún más. 7. La red OB10 acata la legislación nacional de impuestos. A todos los proveedores de Hewlett Packard se les exige que envíen sus facturas electrónicamente vía la red de OB10. Es una política de Cuentas a Pagar de HP que las facturas se envíen electrónicamente a HP. Como resultado, es crucial que usted se registre a la red OB10 para empezar el ingreso electrónico de las facturas después de la formalización de su acuerdo con HP. Gracias por su apoyo con esta iniciativa crítica. HP le agradece su atención a este asunto y espera su próxima factura electrónicamente. Si usted necesita ayuda cuando se registre a OB10 por favor contacte al apoyo de OB10 directamente al o al o vaya a para abrir una solicitud de asistencia. Para preguntas sobre el estatus de una factura, comuníquese al mostrador de información de Cuentas a Pagar al (precedido por el código de su país disponible en la página de Internet de AT&T o vía correo electrónico a ec.crc@hp.com. Puede encontrar más información sobre facturación electrónica en la sección de e-invoicing de nuestro portal del proveedor /go/supplierportal. Saludos atentos, Cuentas a Pagar de Hewlett Packard. *Vea la Página 2 para información sobre las opciones de Envío de Archivos y Generador de Facturas para ingresar facturas.

2 Esta iniciativa de facturación electrónica se aplica a todos los proveedores que envían facturas a las siguientes direcciones: Numero de Direcciones de facturación País Patrocinador- OB10 Carretera N-VI, Km. 16,500 E Las Rozas, Madrid Apartado de Correos Sant Cugat del Vallès (Barcelona) Barcelona, Av. Graells 501, Sant Cugat del Valles Barcelona, Apartado de Correos Sant Cugat del Vallès (Barcelona), Madrid, Madrid, Madrid, Barcelona, Barcelona AAA AAA AAA AAA AAA A las arriba mencionadas direcciones de facturación les han sido asignados diferentes números de patrocinadores por OB10. Es muy importante que se escoja el número correcto de patrocinador para HP para poder registrar y enviar facturas a la entidad de facturación de HP adecuada a través de OB10. Si existe alguna duda de que Numero de Patrocinador- OB10 debería usted escoger, por favor póngase en contacto con soporte de OB10 o bien con mostrador de información de Cuentas a Pagar de HP.

3 Opciones de facturación, cuotas y procedimiento de registro de OB10: Qué es esto? El más adecuado Procedimiento de Registro Ayuda Generador de Facturas GF es una herramienta en línea fácil de usar para crear facturas o notas de crédito electrónicas Ł Proveedores que no tienen su propio sistema de facturación o Ł Proveedores que envían menos de 30 facturas al año 1. Entre en 2. Seleccione su país de la lista. 3. Seleccione Registrarse a la derecha de su barra de navegación. 4. Seleccione Generador de factura. 5. Siga las instrucciones en línea. 6. Introduzca su número de patrocinador OB10 cuando se lo solicite en la configuración de la cuenta. 7. Tendrá que creer un usuario y contraseña y OB10 automáticamente generará una clave para iniciar sesión para usted. Inicie la sesión en OB10 y comience a enviarle facturas a HP vía OB10. Haga referencia a su número de Orden de Compra de HP, si aplica, y los detalles del contacto de HP en cada factura. Para mayor información o para iniciar el registro a la suscripción de archivos o para ayuda en cualquier etapa del registro, por favor comuníquese a Envío de Archivos La opción de Envío de Archivos le permite a los proveedores enviar facturas y datos de créditos directamente de sus sistemas de cobranza a OB10 Ł Proveedores con su propio sistema de facturación como Electronic Data Interchange, Peachtree, etc. o Ł Proveedores que envían más de 30 facturas al año 1. Entre en 2. Seleccione su país de la lista. 3. Seleccione Registrarse a la derecha de su barra de navegación. 4. Seleccione Inscríbase al envío de archivos. 5. Siga las instrucciones en línea. 6. Introduzca HP como su patrocinador cuando se lo solicite. 7. OB10 le contactará en dos días laborales para finalizar su registro y comenzar las pruebas necesarias. 8. Una vez que las pruebas exitosas se hayan completado con OB10, todas las facturas se ingresarán electrónicamente a través de OB10. Por favor siga haciendo referencia a su número de Orden de Compra de HP en todas las facturas enviadas a través de OB10. Haga referencia a su número de Orden de Compra, si aplica, y a los detalles del contacto de HP en cada factura. Para mayor información o para iniciar el registro a la suscripción de archivos o para ayuda en cualquier etapa del registro, por favor comuníquese a la línea de

4 la línea de Asistencia de OB10 al o al o por correo electrónico a ESclientservices@OB10.com. Asistencia de OB10 al o al o por correo electrónico a ESclientservices@OB10.com. Características Beneficios 1. Proceso de Registro sin líos se puede completar en 5 minutos. 2. Las facturas se pueden enviar al comprador vía la red inmediatamente después del registro. 3. Solo se necesita ingresar los datos de cobro en cada factura. Los datos permanentes como la dirección del proveedor es almacenada por el Generador de Facturas. 4. Opción disponible para guardar la copia de la factura en el ordenador del proveedor. 5. Las facturas creadas se almacenan en el archive de OB10 durante el período especificado en las reglas de impuestos del país. Como miembro de la red, el proveedor tendrá acceso en línea a estos documentos. 1. Sin instalación técnica. 2. Facturación electrónica de bajo coste. 3. Eliminación del coste que implica en papelería, impresión, correo, etc. 4. Entrega garantizada y rápida de facturas. 5. Capacidad de reporte para verificar el estatus de la transmisión de facturas ingresadas vía OB Notificación de fallo en el evento de que una factura no se pueda transmitir a HP. 7. Habilidad de enviar facturas a cualquier comprador en la red sin una instalación complicada. 1. Fácil proceso de registro. 2. Los datos de factura se pueden enviar en casi cualquier formato de archivo como EDI 810, XML, csv etc. 3. El servicio de OB10 acepta los datos de factura y la traduce directamente al formato requerido por HP (y cualquier otro de los clientes en la red) 4. Los archivos de datos se pueden enviar a la red vía el sitio seguro de OB10, EDI o FTP. 1. Uso de los sistemas de cobro existentes. 2. Se requiere un manejo de cambio mínimo. 3. Entrega garantizada y rápida de facturas. 4. Habilidad de enviar facturas a cualquier comprador en la red sin inversiones adicionales. 5. Usar OB10 elimina las facturas de papel junto con el coste asociado a papelería, impresión y correo. 6. Capacidad de reporte para verificar el estatus de la transmisión de facturas ingresadas vía OB Alertas por correo electrónico respecto al estatus de la transmisión de facturas. La notificación de transmisión fallida puede ahorrar tiempo en reingresar la factura y

5 Cuotas Los proveedores reciben 6 transacciones gratis cuando se unen a la red. Una vez que se hayan usado las transacciones gratis, las transacciones adicionales pueden ser pre-compradas a los precios mencionados en Seleccione - Para saber los precios, por favor visite la sección TARIFFS arriba en el encabezado Registrarse al lado derecho de evita retrasos en el pago de la misma. Los proveedores que envían archivos de datos se unen a la red con una cuota anual que cubre facturas a cualquier cliente de la red, y un pequeño coste de transacción basado en el número de facturas por mes. Los precios por el ingreso de archivos se citan en la sección TARIFFS arriba en el encabezado Registrarse al lado derecho de *Vea la Página 8 para elementos de información adicionales a incluir en las facturas. Preguntas más habituales: Dónde puedo encontrar más información sobre este programa? Por favor vea la sección de e-invoicing de nuestro Portal del Proveedor /go/supplierportal para más detalles sobre el programa. Cómo envío mis facturas a HP? HP ha firmado un contrato con OB10, un proveedor de servicios a terceros, para facilitar nuestra facturación electrónica. OB10 opera la red mundial OB10 un sistema que permite a los proveedores entregar facturas electrónicamente a sus clientes sin la necesidad de instalar ningún hardware o software patentado. Las facturas se ingresan usando una plantilla de factura en línea llamada Generador de Facturas o enviando un archivo de factura a través del sitio de OB10. Vea el sitio para más detalles. Cómo se beneficia mi negocio con la facturación electrónica? Usar OB10 para enviar facturas electrónicas elimina los costes asociados con la impresión, manejo y envío de facturas de papel a HP. También reduce su gasto de investigar acerca de facturas perdidas, le da un aumento de visibilidad de expedición de facturas e incrementa nuestra consistencia en pagos a tiempo. Se aplica este programa de facturación electrónica a todos los proveedores? Sí. A todos los proveedores que envían facturas a a la dirección detallada en este paquete, se les exige que ingreses sus facturas a través de la red de OB10. Hay cuotas asociadas con este servicio?

6 Hay un coste para usar OB10, tanto como lo hay para enviar facturas de papel. OB10 proporciona algunas facturas gratis a proveedores que usen el Generador de Facturas. Una vez que se hayan usado las facturas gratis, los proveedores pueden pre-comprar facturas adicionales. Los proveedores que elijan enviar archivos de facturas a través de la red pagarán una cuota anual y un coste por transacción. OB10 fija los precios para la red de OB10 y todas las cuotas se cobran por y se pagan a OB10 por el proveedor. Puede encontrar más detalles en o contactando a OB10 directamente. HP espera que los proveedores paguen el coste de facturación según la práctica estándar de negocios. Por qué debo yo pagar por la facturación de OB10? El envío de facturas de papel implica un coste Los pagos hechos a la oficina de correos, adquirir y almacenar materiales de oficina como tinta y papel. Las facturas de papel cuestan alrededor de $5 para que los proveedores las generen, entreguen e investiguen, comparado con los $2 por factura electrónica. HP cuenta con que los proveedores se harán cargo de los costes que implica la facturación OB10 así como lo hacen con la facturación en papel, aunque la facturación electrónica es en general un ahorro en los costes para HP y los proveedores. Y si no quiero ingresar mis facturas vía OB10? OB10 nos notificará de su decisión de no adoptar esta iniciativa y usted será contactado por nuestro profesional de compras para tratar la relevancia que tiene este programa en vuestra relación con HP. La aceptación de la facturación electrónica será tomada en consideración cuando se realice la renovación de un contrato con su Compañía. Qué tengo que hacer para comenzar? Registrarse a la red OB10 es el primer paso hacia la aceptación de la facturación electrónica. Por favor, vea las instrucciones de registro dadas en este documento más arriba. Qué recursos se requieren para integrarme al sistema? Ninguno, si usted elige usar el Generador de Facturas. Sólo necesita registrarse en y comenzar a enviar facturas de inmediato. Sin embargo, para resultar en un proveedor archivo, usted sólo debe extraer los datos de la factura usando el formato que ya usa para otros clientes y enviarlo al sitio Web OB10. Como resultado, la inversión de recursos necesarios para constituir OB10 es mínima si es comparada a otras soluciones de la industria. La mayoría de los proveedores de HP han hecho una prueba de 2-3 semanas, algunos necesitaron solamente dos días. Ya estoy usando facturación EDI o RosettaNet con algunos clientes, al hacer esto, puedo evitar OB10 y facturar a HP directamente? No. Las solicitudes para nuevas conexiones de facturaciones por EDI o RosettaNet directamente a HP, en general no serán aceptadas.* Sin embargo, OB10 puede asistir en cualquier formato de información incluyendo EDI 810 y RosettaNet, entonces, los proveedores que deseen adoptar estos formatos pueden enviar estos archivos vía OB10 en vez de hacerlo directamente a HP. Los detalles técnicos de su transmisión deberían ser tratados con OB10.

7 * Solamente proveedores emitiendo un alto volumen de facturas serán considerados para las opciones EDI,ERS, ESMI. Para más información, contáctese con Peter Downie en Ya estoy dando el servicio de hacer las facturas disponibles para mis clientes vía Internet. Puedo usarlo en vez del OB10? No. OB10 asegura que recibamos la información que usted nos envía en un formato que se transferirá a nuestro sistema de contabilidad y resultará en la aprobación de pago. El envío a HP de una imagen de la facturación o darnos la opción de cargar la información en un formato fijo, no cumple con este requisito. Necesito instalar algún software? No. Hay otras entidades de HP que han adoptado este método de facturación? Si, la solución de OB10 está disponible en los Estados Unidos, el Reino Unido, Irlanda, Alemania, Holanda, Singapur, Australia, Nueva Zelanda, Canadá y. Vea la sección de facturación en /go/supplierportal para actualizaciones sobre nuevos países que se unen a la red. Que pasaría si tuviera negocios con HP en varios países? Usted debe continuar enviando facturas en papel a otros países no conectados a la red OB10. Usted será notificado cuando nuevos países sean añadidos al programa. Vea la sección de facturación en /go/supplierportal a fin de ver si vuestra entidad HP está usando OB10. Puedo enviar archivos adjuntos vía OB10? Si, los archivos adjuntos que contienen datos de apoyo adicionales con la factura, pueden ser mandados junto con las facturas por OB10. Tendrán un plazo de tiempo de 24 Horas para añadir el ajunto después de haber enviado la factura. Solo se aceptará archivos en formato Tiff. Para saber mas de por favor dirigirse al la pagina HP realizará pagos usando OB10? No. El uso de la red de OB10 facilita la recepción de facturas sólo si es completamente independiente del pago. No se efectuaron cambios al actual proceso de pago como resultado de esta iniciativa. Cómo afectará esto los procesos para Órdenes de Compra? OB10 no afecta la manera en que enviamos nuestras órdenes de compra. Usted notará que OB10 aparece como la dirección a cobrar en las órdenes de compra de HP. Qué pasaría si no tuviera un sistema capaz de crear archivos de factura? Usted puede acceder al sitio Web y crear facturas en línea usando el Generador de Facturas. Todo lo que usted necesita es una conexión de Internet y un navegador estándar. Vea los documentos de apoyo para más detalle.

8 Debo continuar enviando facturas en papel durante el tiempo de prueba con OB10? Si, las facturas en papel continuarán siendo aceptadas durante el período de transición. Las facturas deben continuar siendo enviadas a la dirección estándar a facturar en el archivo que tiene su compañía (vea arriba lo referente a direcciones estándar a facturar para la Compañía HP) hasta que se completen las pruebas con OB10. Puedo seguir enviando las facturas directamente a mi contacto de HP? No. Con el nuevo proceso de facturación electrónica de HP, los empleados de HP ya no pueden reenviar facturas a Cuentas a Pagar a nombre de un proveedor. Los proveedores son responsables de ingresar facturas directamente a HP vía la red OB10. Qué elementos de información debo incluir cuando ingrese una factura vía OB10 para ayudar a HP con los pagos puntuales? Usted debe incluir los mismos detalles en las facturas electrónicas que los que ya incluye ahora en las facturas de papel. Cada factura enviada a Cuentas a Pagar de HP (de papel o electrónicas) deben incluir: Número de Factura Fecha de Factura Nombre y dirección a facturar de HP Número de Orden de Compra de HP, donde aplique. En el caso de una Factura Sin OC, el nombre del solicitante (el contacto de HP) junto al número de teléfono. Moneda de la Factura. Nombre, dirección de remitente preferida o detalles del banco del proveedor. Descripción de los Bienes/Servicios Importe bruto Dirección de envío a donde se mandan los bienes/servicios. ID de IVA de HP o Número de Registro. ID de IVA del Cliente (para transacciones domésticas) ID de IVA del Cliente (para transacciones intra-ue) Monto total sujeto a IVA Monto del IVA Si se factura en una moneda extranjera, también el monto local del IVA y el tipo de cambio usado Si hay varios índices de IVA, el monto gravable y el monto del IVA resumidos por índice Si se tiene un registro extranjero, se requiere el nombre, la dirección, y el ID del IVA del representante fiscal. Monto o tarifa de descuento de efectivo Fecha de Expedición (si no es la misma a la fecha de la factura) Fecha de entrega/embarque Si hay una Nota de crédito, se requiere una referencia a la factura anterior a la cual se relaciona. El hecho de no incluir la información anterior puede resultar en el regreso de la factura al proveedor vía correo estándar por Cuentas a Pagar de HP.

9 Pueden los proveedores enviar notas de abono a OB10? Sí. Las notas de abono se pueden mandar vía OB10 igual que las facturas.