Digitalización y Consulta de la Colección de Microfilms de Patrimonio Cultural del Tecnológico de Monterrey.

Transcripción

1 Digitalización y Consulta de la Colección de Microfilms de Patrimonio Cultural del Tecnológico de Monterrey. Mtro. Edgar Moreno Martínez Resumen La Colección de Microfilms está conformada por más de 8 mil rollos cuyo contenido data de los años 1500, 1600 hasta La colección está conformada por: Archivos civiles y eclesiásticos de más de 50 poblaciones de Nuevo León, Candela (Coahuila) y Zacatecas. Series documentales: o Actas de cabildo de Monterrey ( ). o Libros parroquiales de algunas poblaciones nuevoleonesas como Montemorelos ( ) y Linares ( ). Colección Fotográfica Sandoval Lagrange. Documentos manuscritos microfilmados del siglo XVI al XX. Expedientes de los ex alumnos del Instituto, microfilmados de Sep. de 1943 a Jun. de Con el objetivo de resguardar, difundir y facilitar el acceso a las colecciones microfílmicas de Patrimonio Cultural, FEMSA aportó un donativo para la realización del Proyecto de Genealogía Regional. El resultado de esta actividad se refleja en Palabras clave: Digitalización, Microfilms, Colecciones Especiales, Documentos Históricos, Recursos Tecnológicos. 1

2 Introducción Desde la fundación del Tecnológico de Monterrey, en 1943, personas ligadas con el instituto, se preocuparon porque sus estudiantes, egresados, directivos y colaboradores, adoptaran un espíritu humanista y una amplia valoración de la cultura no solo de México sino también de otras culturas a nivel internacional, es por ello que decidieron dotarlo de obras antiguas y raras, además, de la donación de la colección de ediciones del Quijote y otras obras de Cervantes, concluyeron en la apertura de la Biblioteca Cervantina en 1953, en el edificio de Rectoría, Campus Monterrey. Qué es Patrimonio Cultural? Es la conjunción de colecciones especiales (de libros antiguos y raros, fotografías, documentales, microfílmicas, arqueológicas y de objetos antiguos) que custodia el Tecnológico de Monterrey. Por qué y para que surge Patrimonio Cultural? La sabiduría humanista y el interés por la cultura general, han sido tomadas en cuenta al lado del estudio y desarrollo de la técnica y la ciencia en el Tecnológico de Monterrey. Esta preocupación por una formación universitaria genuina, integradora y a la vez universal, ha propiciado la conformación y cuidado de las diversas colecciones de Patrimonio Cultural, para consulta de la comunidad del Tecnológico y de la comunidad en general. Su ubicación en el campus es significativa, así como su seguridad y vigilancia. Cómo se ha desarrollado? Con el paso de las décadas, y a través de generosas donaciones de consejeros y amigos del Instituto, el fondo cultural patrimonial ha ido creciendo, tanto en cantidad como en calidad y variedad. A los fondos bibliográficos y documentales se agregaron: En 1950, La colección de piezas arqueológicas y los hierros coloniales. A finales de la década de 1960, Las Colecciones microfílmicas y la Fototeca. En 1990, Varias Colecciones bibliohemerográficas de singular valor. Ya en Siglo XXI, La Colección de Mapas y Planos. Durante todos los años de su existencia, se han recibido donaciones de alumnos y empresas, en forma de libros, folletos, revistas, correspondencias, autógrafos, periódicos, piezas arqueológicas y fotografías. 2

3 Colecciones de Patrimonio Cultural Colección Alfonso Junco Colección Cervantina Colección Conde Zambrano Colección Conway Colección de Autógrafos Colección de Cerámica y objetos prehispánicos Colección de Hierros de la Conquista Colección de Mapas y Planos Colección de Microfilms Colección de Negativos impresos en vidrio Colección Ignacio Bernal Colección Michel Antochiw Correspondencia Personal del Siglo XIX Fototeca (8 Colecciones) Dónde se encuentra? Los fondos patrimoniales se encuentran repartidos en varios edificios del Campus Monterrey, aunque su origen y dirección sigue siendo el mismo lugar donde fue creado: 3er nivel del edificio de Rectoría de Campus Monterrey. Desde 1990 hasta la fecha, las donaciones bibliográficas, fotográficas y materiales cartográficos, se encuentran en el segundo nivel de edificio de Biblioteca Central. La Colección de Microfilms Al igual que otras colecciones, los microfilms forman parte del acervo que resguarda Patrimonio Cultural. Está conformada por más de 8 mil rollos cuya información, en estas fechas, resulta casi imposible localizar en su formato original, ya que su contenido data de los años 1500, 1600 hasta 1900 aproximadamente, la mayor parte de dicha información es Historia Nuevoleonesa. La Colección de Microfilms está conformada por: Archivos civiles y eclesiásticos de más de 50 poblaciones de Nuevo León, Candela (Coahuila) y Zacatecas (Zacatecas). Series documentales: o Actas de cabildo de Monterrey ( ). o Libros parroquiales de algunas poblaciones nuevoleonesas como Montemorelos ( ) y Linares ( ). 3

4 Colección Fotográfica Sandoval Lagrange (41 rollos). Cientos de documentos manuscritos microfilmados del siglo XVI al XX, de gran interés para el historiador. Expedientes de los ex alumnos del Instituto, microfilmados de Septiembre de 1943 a Junio de La microfilmación de documentos regionales se llevó a cabo en la década de los 60 del siglo pasado, las instituciones que llevaron a cabo esta actividad fueron el Tecnológico de Monterrey y la Universidad Austin, TX. Qué es un microfilm? De acuerdo al sitio web ehow, señala que El microfilm es un formato de preservación de documentos que se utiliza comúnmente en los campos académicos y de investigación con el fin de salvar la información pertinente y sin ocupar mucho espacio de almacenamiento. Con el uso de un proceso similar al de la fotografía de película, la microfilmación captura imágenes en miniatura de los documentos en una película, con reducción de tamaño sin perder información. Por otro lado, el sitio electrónico Family Search nos dice que Un microfilm es una película en la cual se copian principalmente documentos o manuscritos pero al ser de tamaño pequeño permite poder almacenar en poco espacio grandes cantidades de rollos y ampliarlas posteriormente para su uso, ya sea imprimiéndolas, proyectándolas o escaneándolas (por ejemplo para verlas on line). También señala que: Además éste sistema permite preservar los documentos originales, ya que no deben ser tan manipulados para su consulta, y los rollos que contienen las películas de microfilms pueden durar hasta 500 años. Imagen 1 El sitio web nos dice que el objetivo de un microfilm es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida. Imagen 2 Haciendo alusión al lema de Patrimonio Cultural, Conservar la historia, Custodiar la memoria y Difundir la grandeza, Y con el objetivo de fomentar la consulta de las colecciones microfilmicas y a su vez iniciar con la digitalización. Se llevó a cabo en Agosto del 2013 el Proyecto de Genealogía Regional, cuyo objetivo es: Dar a conocer mediante la genealogía, los trabajos vinculados a la misma y dar a conocer al público en general el conocimiento entorno a la historia regional y/o local como vínculo de unión de familias y pueblos. 4

5 Dentro de este proyecto se llevaron a cabo las siguientes actividades: Lanzamiento del sitio web (Agosto 2013) Se dieron a conocer las bases y categorías de dicho concurso. (Agosto 2013) o Categorías Inicial De publicación Investigación individual Grupal El cierre de la convocatoria se llevó a cabo en Diciembre del 2013 La premiación en Febrero de 2014 Finalmente, en Abril del 2014 se inició con la digitalización de los microfilms. Esta actividad se llevará a cabo en diferentes fases. Cabe mencionar que la culminación de esta primera fase fue en Diciembre del Este proyecto conto con la aportación generosa de FEMSA, quien decidió apoyar esta iniciativa debido a la importancia que representaba no solo para la comunidad del Tecnológico si no para la comunidad Nuevoleonesa. Cuál es la finalidad de llevar a cabo esta actividad? Antes de ejecutar el Proyecto de Genealogía Regional se llevó a cabo un análisis del por qué era importante realizar la digitalización de esta colección, teniendo como resultado los siguientes puntos: Satisfacer necesidades de investigación y responder a solicitudes expresadas al Tecnológico de Monterrey acerca de sus colecciones documentales norestenses. Facilitar el acceso y uso de las mismas a la comunidad de investigadores e interesados. Dar a conocer y fomentar el uso de las colecciones microfílmicas existentes en nuestros acervos, y comenzar el proceso de digitalización de dichos fondos para colocarlos en acceso libre a través de la web. Lograr que el acervo de microfilms sea utilizado por una comunidad más grande de usuarios, y que su consulta no sólo sea local sino también a nivel mundial. 5

6 La Colección de Microfilms Actualmente la Colección de Microfilms ha sido utilizada por diversos investigadores que han acudido a la Biblioteca Cervantina a realizar trabajos de investigación, cuya fuente de consulta es la colección de microfilms, entre otros documentos. Algunos investigadores provienen de instituciones académicas locales, nacionales e internacionales y gubernamentales. El número de consultas, particularmente de esta colección ha ido en aumento, ya que cada vez se conoce más sobre la existencia de este acervo. Condiciones de la Colección Actualmente los rollos se encuentran almacenados en una bodega dentro de las instalaciones de la Biblioteca Central del Tecnológico de Monterrey, en general los rollos se encuentran en excelente estado de conservación, sin embargo, con el paso del tiempo y por razón natural, algunos comienzan a tener deterioro no solo en las imágenes microfilmadas, sino también en el empaque que se resguardan. Es preciso señalar que la bodega actual, no cuenta con las condiciones climáticas que requiere este tipo de colecciones, sin embargo, ya se está planeado un lugar que cuente con la infraestructura adecuada para su mejor resguardo. Se requieren procesos de restauración y conservación, por lo que en primera instancia es necesario cambiar el empaque que resguarda los rollos microfilmados. De manera individual cada imagen microfilmada requiere una restauración especial con la finalidad de obtener la mejor calidad y facilitar la comprensión del contenido. Debido a que cada imagen presentaba un desgaste diferente, se aplicaron diferentes técnicas de restauración, siendo los principales desgastes: La calidad de la microfilmación, en su momento no fue la adecuada. La microfilmación se hizo en diferentes formatos. El contenido de algunas imágenes no era legible. Pérdida parcial de densidad Manchas Etc. 6

7 Desarrollo Inicio del Proyecto. El Proyecto de Genealogía Regional, se desarrolló en diferentes etapas, la primera fase arranco con la conversión del municipio de Monterrey. Municipio Tipo de Documento Año Monterrey Causas Criminales Protocolos (legajos) Actas de Cabildo Ramo Civil 1815 Correspondencia con los alcaldes Correspondencia particular de D Santiago Vidaurri, 1era y 2da Sección. Correspondencia particular de D Indalecio Vidaurri. Ramo militar Quiénes participaron en el proyecto? Se contrataron los servicios de TECRED, empresa que cuenta con más de treinta años de experiencia en la realización de conversión de información procedente de microfilms, microfichas, libros y cualquier tipo de documento. Cuenta con la infraestructura necesaria para llevar a cabo cualquier trabajo con altos volúmenes de producción. Aplicación del Método TECRED diseño su propio método de trabajo, para ello fue necesario tomar imágenes como muestra, se consideraron principalmente aquellas que presentaban cierto grado de deterioro, y aquellas que por alguna razón hayan sido microfilmadas con un proceso diferente. Método utilizado Se desarrollaron programas específicos de software, para el control del proceso de producción, consulta de las imágenes y mantenimiento a la tabla de datos de indexación. 7

8 El método utilizado para cada tipo de rollo varía de acuerdo con las características de las imágenes a convertir. Se realizaron pruebas en físico con algunos rollos para poder determinar la tecnología a utilizar, pruebas de conversión, tiempos de conversión y mejoramiento de imagen. Se aplicaron rutinas de control de calidad para garantizar que la conversión se haya realizado de acuerdo a los criterios establecidos, siempre y cuando la condición original de la imagen microfilmada lo permita. Adicionalmente se utilizó un software especializado hecho a la medida del proyecto y para el mejoramiento de la imagen digital, así como la aplicación de rutinas de alineación y corte de la imagen. Se instalaron 3 líneas de producción, siendo trece personas encargadas de llevar a cabo la conversión de los microfilms. El personal adecuado para esta actividad. Qué equipos se utilizaron? Scanpro Imagen 3 Computadoras con procesador Core i5 o el más actual en su momento. Imagen 4 Procesos de Ejecución del Proyecto Asignación de Código de Barras La finalidad de colocar un código de barras a cada rollo de microfilm, surge de la necesidad de llevar un control del material procesado. Imagen 5 Conversión Con el empleo del escáner Scanpro 2000, se llevó a cabo la conversión de los rollos, la función de este equipo, consiste en capturar cada imagen, inicialmente la captura de la imagen se hace tal cual, sin importar que ésta cuente con algún deterioro, posteriormente se modifica la imagen digital. Dicha modificación consiste en editar la calidad de la imagen digitalizada. Imagen 6 8

9 Corte Una vez que la imagen fue capturada y modificada, se continuaba con el corte, en esta fase se verificaba que la imagen no presentara ningún obstáculo que impidiera su interpretación. En este proceso el personal revisaba que la edición (paso 1) se ejecutara de la mejor manera. Imagen 7 Calidad Una vez realizada la conversión y el corte de las imágenes, se procedía a revisar la calidad de las mismas, es decir, que los procesos anteriores se hayan llevado a cabo satisfactoriamente. Aun que todos los procedimientos son importantes, se considera a éste uno de los principales ya que posteriormente las imágenes pasan directamente al área de captura. Imagen 8 Captura Patrimonio cultural y un comité de genealogistas e historiadores, delimitaron los puntos de acceso que conformarían la base de datos que resguardaría la información digital de los microfilms. Después de realizar un análisis sobre este tema y considerando que el usuario tuviera diferentes alternativas para recuperar la información que sea de su interés, se optó por que la base de datos se conformara por los siguientes campos: o o o o Municipio Tipo de documento Fecha: Día, Mes y Año Nombre o Asunto Una vez establecidos los puntos de acceso, el personal de captura se encargó de revisar las imágenes y transcribir la información correspondiente a los campos establecidos. Cabe señalar que en la mayoría de las imágenes el contenido era poco legible ya que al ser información de los años 1600 y hasta 1900, aunado con el tipo de escritura, hacía que este proceso resultará lento y con alto grado de complejidad. Imagen 9 9

10 Desarrollo de Aplicaciones El personal de desarrollo de aplicaciones se encargaba de revisar y coordinar que todos los equipos tecnológicos funcionaran perfectamente, además de crear el programa y la base de datos que almacenaría toda la información generada en los diferentes procesos del proyecto. Imagen 10 Proyectos de Mejora Problemática 1: Los documentos fueron microfilmados en un formato más grande de lo estándar, lo cual no permitia que el lector del scanner no pudiera captar toda la información en el documento. Cómo lo solucionamos?: Modificando la forma de operar del scanner y así obtener una mayor visibilidad de las imágenes. Problemática 2: La interpretación o lectura de los manuscritos antiguos, en algunos casos bastante ilegibles, porque la información de los años 1600, 1700 y 1800, era difícil de entender. Cómo lo solucionamos? Gracias a las rutinas de restauración aplicadas de manera individual y que hacen posible aumentar el tamaño de las imágenes digitales nos permitió observar más a detalle los textos, y leer adecuadamente la información para su correcta indexación. Gracias al apoyo de recursos electrónicos e impresos, comunicación entre el equipo, y uniformidad de criterios, principalmente. Problemática 3: Encontramos imágenes de microfilm que aun con la modificación realizada en los equipos, por su dimensión de gran formato, no se percibía el contenido completo de las imágenes. Cómo lo solucionamos? Se realizo la conversión en dos partes, y posteriormente utilizamos el software de edición para unirlas y obtener una sola imagen digital. Problemática 4 Se detectaron algunas imágenes que no se distinguía información. 10

11 Imagen 11 Imagen 12 Imagen 13 Impacto El apoyo generado por FEMSA al patrocinar la convocatoria. Motivó la creatividad del investigador en el desarrollo de estudios y proyectos en la documentación histórica, los cuales se han visto limitados por falta de oportunidad. El Tecnológico de Monterrey recuperó el liderazgo en esta área de documentación regional, la que había tenido hace cuatro décadas. La comunidad de cronistas, genealogistas e historiadores se mostró gratamente sorprendida con el enfoque de este proyecto. Visión Continuar anualmente con el certamen del concurso de genealogía, pero ahora a nivel nacional (corto plazo). Completar la digitalización de los acervos (mediano-largo plazo). Aumentar los acervos de documentación aún no digitalizada (mediano-largo plazo). Para el equipo de trabajo, Cuál fue la experiencia de trabajar en este proyecto? Desarrollo de habilidades Integración como equipo Aprendizaje Comunicación Trabajo bajo presión Tolerancia Reto Imagen 14 11

12 Consulta: Los usuarios que estén interesados en conocer todo lo relacionado al Proyecto de Genealogía Regional, pueden entrar al sitio web. Imagen 15 Posteriormente, si el usuario tiene interés por revisar los documentos digitalizados, deberá dar doble clic en el icono digitalización, y posteriormente en el apartado consulta de microfilms. Imagen 16 En la base de datos, el usuario podrá realizar una búsqueda de información bajo los campos establecidos, Municipio, Tipo de documento, Fecha: Día, Mes y Año, Nombre o Asunto. Es preciso señalar que momentáneamente no es posible descargar ningún documento, debido a los derechos de autor que el Tecnológico de Monterrey posee para esta colección. Conclusiones Es de suma importancia conservar en el mejor estado posible el acervo documental y bibliográfico de un Centro de Información, y más cuando se trata de documentos con un alto grado de valor histórico. Con actividades como la conservación y digitalización, la información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y necesidades de hoy y de mañana, el empleo de recursos tecnológicos se ha vuelto cada vez más indispensable para llevar a cabo dicha conservación. Con el aporte de FEMSA, aunado con el recurso humano entre Tecnológico de Monterrey y TecRed, hizo que el proyecto se desarrollara en un ambiente cálido y se formara un equipo de trabajo sólido. 12

13 Difundir este tesoro es parte de la misión de Patrimonio Cultural, existe la promoción de acciones concretas, hoy por hoy con los medios contemporáneos de comunicación social: artículos de divulgación, exposiciones, inclusión de imágenes en libros, bases de datos como la de Fototeca: Microfilms: Hierros de la Conquista: etc. Transmisiones radiofónicas y sitios web como el del propio Patrimonio Cultural: Las puertas de acervos de Patrimonio Cultural del Tecnológico de Monterrey están abiertas para todos los investigadores y estudiosos del mundo. Referencias Bibliográficas: EHow en español (2015). Family Search (2015). Genealogía Regional (2015). Generalitat Valenciana Conselleria D Educatio, Cultura I Esport (2015). Patrimonio Cultural del Tecnológico de Monterrey (2015). 13

14 Anexos Imagen 1 / pág. 4 - Definición Imagen 2 / pág. 4 - Objetivo Imagen 3 / pág. 6 - Scanpro 2000 Imagen 4 / pág. 6 - Computadoras con procesador Core i5 Imagen 5 / pág. 6 - Asignación de Código de Barra Imagen 6 / pág. 6 - Conversión Imagen 7 / pág. 9 - Corte 14

15 Imagen 8 / pág. 9 - Calidad Imagen 9 / pág. 9 - Captura Imagen 10 / pág. 10 Desarrollo de aplicaciones Imagen 11 / pág Proyectos de mejora Imagen 12, 13 / pág. 11 Proyectos de mejora Imagen 14 / pág. 11 Equipo de trabajo Imagen 15, 16 / pág. 12 Sitio Web Proyecto de Genealogía Regional 15