Asignatura: Teoría Organizacional y Administrativa

Transcripción

1 Universidad de Oriente Núcleo Bolívar Postgrado en Educación Asignatura: Teoría Organizacional y Administrativa LA COMUNICACIÓN Y SUS FALLAS facilitador: Prof. Yusmelyz Caraballo Ciudad Bolívar, enero

2 1.- LA COMUNICACIÓN DEFINICIÓN DE LA COMUNICACIÓN Las comunicaciones son un proceso a través del cual un individuo u organización (emisor) transmite estímulos simbólicos (palabra oral o escrita), o comunicación no verbal (gestos) a fin de modificar el comportamiento de otro (receptor), que a su vez le indicará mediante una respuesta que ha recibido esta información La comunicación implica transferencia de información y significado de una persona a otra; es el proceso de transmitir información y comprensión de una persona a otra. Es la manera de relacionarse con otras personas a través de datos, ideas, pensamientos y valores. Proceso dinámico entre individuos y/o grupos, que mediante un intercambio informativo sirve para establecer la comprensión o un estado de comunidad. La estructura de este proceso es expresión de las relaciones que median entre los participantes de la comunicación. La comunicación es eficaz solo cuando el receptor entiende el mensaje del emisor, en los términos en que este ha querido darle su mensaje. Confabulan contra una buena comunicación factores tales como: Diferencias culturales, métodos de comunicación, lenguaje, diferencias de percepciones de cada persona. Se logra una comunicación verdadera si estamos interesados en el lenguaje de otra persona, de tal forma que esta se pueda expresar libre y sinceramente, si escuchamos atentamente y observamos con conciencia y somos capaces de ponernos en el lugar del otro. Solo entonces estaremos estableciendo las bases de una buena comunicación. Es el proceso a través del cual un individuo u organización (emisor) transmite estímulos simbólicos (palabra oral o escrita, o comunicación no verbal-gestos) a fin de modificar el comportamiento de otro (receptor), que a su vez le indicará mediante una respuesta que ha recibido esta información LA COMUNICACIÓN SEGÚN ESPECIALISTAS Peter Heinemann ( Pedagogía de la comunicación no verbal ) : la comunicación es un proceso de interacción social a través de símbolos de mensajes que se producen como parte de la actividad humana. Vicente González C : El proceso de comunicación es una vía esencial del desarrollo de la personalidad. La significación de la comunicación depende de las características de los sujetos determinan el proceso de comunicación. 2

3 Fernando Glez Rey (Personalidad y Comunicación su relación teórica-metodológica): Es una manera de establecer contacto con los demás por medio de ideas, hechos, pensamientos, conductas, buscando una reacción al comunicado que se ha enviado. Victoria Vargas : La comunicación es la transmisión de información y sentimientos mediante el uso de símbolos comunes verbales y/o no verbales. James L. Gibson : La comunicación es la interacción de las personas que entran en ella como sujetos. B.F. Lomov : Comunicación es todo proceso de interacción social por medio de símbolos y sistemas de mensajes LA COMUNICACIÓN PUEDE TENER DOS ACEPCIONES El proceso de intercambio de información. Constituye un reflejo, más o menos fiel de la realidad. Abarca documentos impresos, vídeos, fotografías, un disco magnético (cualquiera que sea su contenido). Comunicación social. Donde lo primario no es lo físico, sino los procesos intelectuales para hacer llegar la información hasta las personas receptoras CANALES DE LA COMUNICACIÓN Emisor: Fuente que elabora y emite el mensaje, que proporciona la información. Puede ser un individuo, un grupo social, un país, etc. Mensaje: Conjunto de códigos organizados por el emisor con una intencionalidad. El mensaje es el contenido de la comunicación. Todo mensaje lleva también un sistema de valoraciones que el emisor ha plasmado en la selección del tema y en el tratamiento de este. Esto supone una escala de valor que se quiere transmitir. El proceso de estructurar un mensaje sobre la base de signos disponibles lo denominamos codificación. Estos códigos son: Estereotipos Significados Representaciones Valores 3

4 Requisitos que debe contener un mensaje con el fin de que no exista deformación de lo que realmente se quiere transmitir: Credibilidad Utilidad Claridad Continuidad y consistencia Adecuación en el medio Disposición del auditorio NATURALEZA DE LA COMUNICACIÓN Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir información y opiniones, y el de difundirlas sin limitaciones de fronteras, por cualquier medio de expresión (Artículo 19, Declaración Universal de los Derechos Humanos) Según Hauns, el hombre contemporáneo formulará la "Declaración del derecho a la comunicación para la cooperación mutua", en la cual definirá y establecerá aquellos comportamientos de comunicación apropiados para la cooperación mutua, con lo cual se resaltan los derechos humanos dentro del contexto de sus comunidades local, nacional e internacional. Por medio de la palabra - lo que los antiguos griegos llamaban logos: la habilidad de comunicarse de argumentar y persuadir, el hombre ha formado su mundo. La habilidad del ser humano para comunicarse le permite desarrollar obras literarias o herramientas, como la Declaración Universal de los Derechos Humanos, que le ayudan a adaptarse al entorno moderno que él ha creado PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN Son las verdades fundamentales (principios) de la comunicación, por ejemplo, es omnipresente (presente en todas partes), inevitable (es imposible no comunicarse), irreversible (lo dicho no se puede borrar), entre otros principios sin los cuales no se llevaría a cabo. El hombre persigue objetivos al comunicarse. El objetivo primario o fundamental es "ejercer control sobre su entorno para obtener algún beneficio físico, económico o social (Myers y Myers, 1975:11). Este hecho hace que la comunicación sea predecible. Las personas no se comunican al azar, siempre hay algún propósito, latente o manifiesto, que podemos descubrir. 4

5 Harns (1974:35), señala la importancia de la retroalimentación, el propósito de un sistema de comunicación con el siguiente comentario: La primera indicación del propósito en los sistemas de comunicación se nota al observar como opera la retroalimentación. Sencillamente, toda comunicación que tiene un propósito requiere de retroalimentación. Cualquier elemento de comunicación, digamos una palabra u oración, que no contribuya al propósito del sistema, se corrige por la retroalimentación. Utilizar la retroalimentación en la comunicación aumenta la capacidad de predicción en las situaciones de comunicación, lo que permite la administración y la coordinación para el trabajo. La comunicación es predecible, por lo que el hombre hace uso de esta condición para coordinarse y producir trabajo; por esto, como decía Isócrates hace más de años, "hemos construido ciudades e impuesto leyes y creado las artes y la palabra (la comunicación) nos ha ayudado a obtener prácticamente todas las cosas". Cada persona percibirá e interpretará una situación de acuerdo con sus intereses, creencias y valores socioculturales y personales, es decir, la comunicación es personal CONTEXTO DE LA COMUNICACIÓN Un contexto o situación de comunicación es un entorno que exige cierto comportamiento específico de comunicación verbal y no verbal para su efectividad. El contexto influye en el comportamiento entre la fuente y el receptor. Por esta razón. Hunt (1985:34) lo llama un "reto de comunicación específico" NIVELES DE COMUNICACIÓN Otro aspecto importante del contexto de la comunicación es el nivel en el que se realiza ésta. Se reconocen principalmente cuatro niveles de comunicación. a. La comunicación intrapersonal. b. La comunicación interpersonal. c. La comunicación en grupos pequeños y d. La comunicación en público. Los niveles de comunicación es el aspecto del contexto de la comunicación que se refiere al número de personas involucradas en la interacción COMUNICACIÓN INTRAPERSONAL Se refiere a los diálogos internos (pensamientos) que la persona tiene consigo misma 5

6 COMUNICACIÓN INTERPERSONAL Se refiere al diálogo que realizan los individuos COMUNICACIÓN EN GRUPOS PEQUEÑOS Se refiere a la comunicación que mantiene un grupo de 3 a 7 personas COMUNICACIÓN EN PÚBLICO Es la comunicación en la que un individuo presenta en mensaje ante un grupo de más de 7 personas. La tecnología de la comunicación ha dado origen a muchas variantes en los niveles de comunicación. Palabras como red, correo electrónico, fax, celular, módem y comunicación interactiva, que han entrado en nuestro vocabulario, indican nuevas formas de comunicación. Es importante reflexionar en torno a los efectos que estas nuevas tecnologías de comunicación ocasionan en el presente y sus respectivas a futuro. Es importante conceptuar la comunicación como un proceso. Un proceso se puede definir como una serie de eventos que ocurren de manera consecutiva, en un orden y en tiempo definidos OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN En su sentido más amplio, el objetivo de la comunicación en una empresa es suscitar un cambio, mover a la acción para el bien de la compañía. La comunicación es esencial para las funciones administrativas. En particular, se necesita comunicación para: 1. Fijar y difundir las metas de la empresa; 2. Trazar los planes para conseguir las metas; 3. Organizar los recursos humanos y de otro tipo de la manera más eficaz y eficiente; 4. Elegir, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización. 5. Dirigir, orientar, motivar y crear un ambiente en el que las personas quieran dar su aportación; y 6. Controlar el desempeño. La comunicación no sólo facilita las funciones administrativas, sino también que relaciona la empresa con su ambiente externo. Por medio del intercambio de información, los administradores se enteran de las necesidades de sus clientes, la disponibilidad de procederes, las exigencias de los accionistas, las regulaciones de los 6

7 gobiernos y las preocupaciones de la comunidad. A través de la comunicación la organización se convierte en un sistema abierto que interactúa con el entorno RETROALIMENTACIÓN EN LA COMUNICACIÓN Para comprobar la eficacia de la comunicación, una persona debe recibir retroalimentación. Nunca se puede estar del todo seguro de su un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, descodificado y comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentación. De igual modo, la retroalimentación indica 7

8 si el cambio individual u organizacional ha tenido lugar como resultado de la comunicación FACTORES SITUACIONALES Y ORGANIZACIONALES EN LA COMUNICACIÓN Muchos factores situacionales y organizacionales influyen en el proceso de comunicación. En el ambiente externos estos factores pueden ser de orden educativo, sociológico, legal-político y económico. Por ejemplo, un régimen político represivo inhibirá el libre flujo de la comunicación otro factor situacional es la distancia geográfica. Una comunicación directa frente a frente es distinta a una conversación telefónica con una persona al otro lado del mundo y también a un intercambio de cables o cartas. Así mismo, en la comunicación se debe tomar en cuanto el tiempo. Es probable que un ejecutivo muy ocupado no disponga del tiempo suficiente para recibir y emitir información de manera detallada. Otros factores situaciones que afectan la comunicación en una empresa son la estructura organizacional, los procesos administrativos y no administrativos y la tecnología. Un ejemplo de esta última es el poderoso impacto de la tecnología de cómputos en el manejo de grandes cantidades de datos. En suma, el modelo de comunicación ofrece una visión general del proceso de la comunicación, identifica las variables críticas y muestra sus relaciones. Esto permite a su vez a los administradores detectar problemas de comunicación y tomar medidas para resolverlos o, mejor todavía, impedir la presencia de dificultades desde el primer momento. 2.- LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES UNIVERSIDAD DE ORIENTE En las empresas de hoy la comunicación debe fluir más velozmente que antes, incluso una breve interrupción en una línea de producción de movimientos acelerado puede resultar muy costoso en términos de pérdidas de producción. Por lo tanto, es esencial que los problemas de producción sean comunicados rápidamente para que sea posible aplicar acciones correctivas. Otro elemento importante es la cantidad información, la que ha aumentado enormemente en el transcurso del tiempo, provocando las más de las veces sobrecargas de información. Pero lo que se requiere por lo general no es más información sino información pertinente. Es preciso determinar que tipo de información necesita un administrador para la toma de decisiones eficaz. La obtención de esta información suele implicar la consulta tanto de superiores como de subordinados, así como de otros departamentos y personas de la organización. 8

9 2.1.- ADMINISTRACIÓN POR RECORRIDO El liderazgo demanda información de lo que realmente ocurre en la organización. Los administradores que no saben nunca de su oficina y que dependen por completo de canales formales de comunicación LOS ADMINISTRADORES NECESITAN ESTAR BIEN INFORMADOS Para ser eficaz, un administrador precisa de la información necesaria para la ejecución de las funciones y actividades administrativas. Sin embargo, incluso una mirada casual a los sistemas de comunicación revela que los administradores carecen a menudo de información vital para la toma de decisiones o que, por el contrario, padecen un exceso de información, lo que resulta en sobrecargas. Es evidente que los administradores deben discriminar en la selección de información. Un punto de partida simple es que se pregunten Qué es lo que realmente debo saber para realizar mi trabajo? o Qué sucedería si no obtengo esta información con regularidad? Lo que un administrador necesita no es mayor información, sino información pertinente. Es obvio que no existe un sistema de comunicación de aplicación universal; todo sistema de comunicación debe hacerse a la medida de las necesidades del administrador EL FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Es una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y a los lados. Tradicionalmente se ha hecho énfasis en la comunicación descendente, pero se cuenta con abundantes evidencias de que si la comunicación sólo fluye hacia abajo, habrá problemas. Podría decirse que, en realidad la comunicación eficaz debe partir del subordinado, lo que significa primordialmente comunicación ascendente. Pero la comunicación también fluye horizontalmente, esto es, entre personas de iguales o similares niveles organizacionales y diagonalmente, lo que involucra a personas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre sí COMUNICACIÓN DESCENDENTE La comunicación descendente fluye de personas en los niveles superiores a personas en los niveles inferiores de la jerarquía organizacional,. Este tipo de comunicación existen especialmente en organizaciones de atmósfera autoritaria. Entre los tipos de medios empleados para la comunicación descendente oral están instrucciones, discursos, reuniones, el teléfono, altavoces e incluso las redes naturales de comunicación. Son ejemplos de comunicación descendente escrita los memorandos, cartas, manuales, folletos, declaraciones de políticas, procedimientos y presentaciones electrónicas de información. Desafortunadamente, es común que la información se 9

10 pierda o distorsione al descender por la cadena de mando. El solo hecho de que la dirección general de una empresa emita políticas y procedimientos no garantiza por sí mismo la comunicación. Lo cierto es que a menudo las órdenes no se comprenden, e incluso ni siquiera se leen. En consecuencia, es esencial contar con un sistema de retroalimentación para determinar si la información fue percibida tal como se lo propuso el emisor. El flujo descendente de información a través de los diferentes niveles de la organización es muy tardado. Las demoras pueden ser tan frustrantes que algunos administradores de alto nivel insisten en que la información de alto nivel insisten en que la información sea directamente remitida a la persona o grupo que requiera de ella COMUNICACIÓN ASCENDENTE La comunicación ascendente circula de subordinados a superiores y continua su ascenso por la jerarquía organizacional. Por desgracia, este flujo suele verse obstaculizado por administradores de la cadena de comunicación que filtran los mensajes y no transmiten a sus jefes toda la información, especialmente noticias desfavorables. No obstante, la transmisión objetiva de información es esencial para efectos de control. La alta dirección debe conocer específicamente los datos de desempeño de producción, la información de comercialización, los datos financieros, las opiniones de los empleados de los niveles inferiores, etc. La comunicación ascendente es fundamentalmente no directiva y suele estar presente en ámbitos organizacionales participativos y democráticos. Los medios más usuales para la comunicación ascendente (aparte de la cadena de mando), son los sistemas para la presentación de sugerencias, los procedimientos de apelación y conciliación, los sistemas de presentación de quejas, las sesiones de asesoría, el establecimiento conjunto de objetivos, las redes naturales, las reuniones grupales, la práctica de una política de "puertas abiertas", los cuestionarios para medir la moral de los empleados, las entrevistas de salida y el defensor de derechos COMUNICACIÓN CRUZADA UNIVERSIDAD DE ORIENTE La comunicación cruzada influye el flujo horizontal de información entre personas de iguales o similares niveles organizacionales, y el flujo diagonal entre personas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre sí. Este tipo de comunicación sirve para acelerar el flujo de información, procurar una mejor comprensión y coordinar esfuerzos para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Buena parte de la comunicación no sigue la ruta marcada por la 10

11 jerarquía organizacional, sino que atraviesa de un costado a otro las cadenas de mando. Además, también las formas de comunicación escrita mantienen informado al personal acerca de la empresa. Estas formas escritas incluyen el periódico o revista de la compañía y los tableros de información. Las empresas modernas hacen uso de muchos patrones de comunicación cruzada oral y escrita para completar el flujo vertical de la información. Dado que la información puede no seguir la cadena de mando, es necesario contar con protecciones para evitar problemas potenciales. Específicamente, la comunicación cruzada debe apoyarse en el entendido de que; 1) Las relaciones cruzadas serán estimuladas siempre que resulte apropiadas; 2) Los subordinadas se abstendrán de establecer compromisos que excedan su autoridad; y 3) Los subordinados mantendrán informados a sus superiores de las actividades interdepartamentales importantes. En pocas palabras, la comunicación cruzada puede crear dificultades; pero es indispensables en muchas empresas para responder a las necesidades del complejo y dinámico entorno organizacional. 3.- BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACIÓN UNIVERSIDAD DE ORIENTE Quizá no sea de sorprender que los administradores se refieran con frecuencia a las fallas de comunicación como uno de sus problemas más importantes. Sin embargo, los problemas de comunicación suelen ser síntomas de problemas más profundos. Por ejemplo, una planeación deficiente puede ser causa de incertidumbre en la dirección que sigue una empresa. Así mismo, una estructura organizacional diseñada de manera deficiente bien puede no comunicar claramente las relaciones organizacionales. Normas de desempeño vagas pueden provocar que los administradores se sientan inseguros respecto de lo que se espera de ellos. Así, el administrador perceptivo buscará las causas de los problemas de comunicación en lugar de limitarse a combatir los síntomas. Las barreras a la comunicación pueden estar presentes en el emisor, la transmisión del mensaje, el receptor o la retroalimentación. Existen barreras que sirven de obstáculos o resistencia a la comunicación entre las personas. Estas variables intervienen en el proceso de comunicación y lo afectan profundamente, de modo que el mensaje recibido es muy diferente del que fue enviado. 11

12 3.1.- BARRERAS PERSONALES Interferencias derivadas de las limitaciones, emociones y valores humanos del individuo. Las barreras más comunes en situaciones de trabajo son la escucha deficiente, las emociones, las motivaciones y los sentimientos personales. Estas barreras pueden limitar o distorsionar las comunicaciones con las demás personas BARRERAS FÍSICAS Limitaciones que se presentan en el ambiente donde ocurre la comunicación. Un trabajo que pueda distraer, una puerta que se abre en el transcurso de la clase, la distancia física entre las personas, un canal saturado, paredes que se interponen entre la fuente y el destino, ruidos estáticos en la comunicación telefónica, etc. 12

13 3.3.- BARRERAS SEMÁNTICAS Limitaciones o distorsiones derivadas de los símbolos utilizados en la comunicación, las palabras u otras formas de comunicación (gestos, señales, símbolos, etc.) pueden tener sentido diferentes para las personas que intervienen en el proceso, lo cual puede distorsionar el significado. Tres tipos de barreras a la comunicación HUMANAS Limitaciones personales Hábitos de escucha Emociones Preocupaciones Sentimientos personales Motivaciones FÍSICAS Espacio físico Interferencias físicas Fallas mecánicas Ruidos ambientales Distancia Sucesos locales SEMÁNTICAS Interpretación de palabras Traslación de lenguaje Significado de señales Significado de símbolos Decodificación de gestos Sentido de los recuerdos Estos tres tipos de barreras se presentan con simultaneidad para filtrar, bloquear o distorsionar el mensaje. 13

14 3.4.- COMO FUNCIONAN LAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN La influencia de las barreras a la comunicación pueden experimentar tres dificultades: omisión, distorsión y sobrecarga OMISIÓN : Cuando se omiten, cancelan o se cortan por alguna razón ciertas partes o aspectos importantes de la comunicación, ya sea por la fuente o por el destinatario, lo cual impide que la comunicación sea completa, o hace que su significado pierda la esencia DISTORSIÓN: Cuando el mensaje experimenta alteración, desfiguración, perturbación o modificación, lo cual afecta y modifica el significado original SOBRECARGA : El volumen o cantidad de información es muy grande y sobrepasa la capacidad personal de procesamiento del destinatario, debido a lo cual se pierde gran parte de ella o se distorsiona su contenido MENSAJES EXPRESADOS DE MANERA DEFICIENTE Aún siendo claras las ideas del emisor de la comunicación, su mensaje puede resentir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencias, mala organización, oraciones torpemente estructuradas, obviedades, jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus implicaciones. Esta falta de claridad y precisión, que puede ser costosa, se puede evitar si se pone más cuidado en la codificación del mensaje BARRERAS A LA COMUNICACIÓN EN EL ÁMBITO INTERNACIONAL La comunicación en el ámbito internacional es todavía más difícil a causa de la diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesía. Para librar las barreras a la comunicación en el ámbito internacional, grandes empresas han debido tomar ciertas medidas. Volkswagen, por ejemplo, ofrece muy variados cursos de idiomas para sus administradores. Cuenta, además con un numeroso personal de traductores. Es frecuente que se contrate a nacionales (conocedores del idioma y cultura del país anfitrión) para que ocupen altos puestos. En EEUU a las empresas extranjeras les resulta ventajoso contratar a estudiantes de su país que acuden a universidades estadounidenses. 14

15 3.7.- DESCONFIANZA. AMENAZA Y TEMOR La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicación. En un ambiente en el que estén presentes estos factores, todo mensaje será visto con escepticismo. La desconfianza puede ser producto de incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que el subordinado fue castigado por haberse transmitido honestamente a su jefe información desfavorable pero verídica. De igual modo, ante la presencia de amenazas (reales o imaginarias) la gente tiende a replegarse, adoptar una actitud defensiva y distorsionar la información. Lo que se necesita es entonces un ambiente de confianza, el cual facilita la comunicación abierta y honesta PERÍODO INSUFICIENTE PARA LA ADAPTACIÓN AL CAMBIO El propósito de la comunicación es efectuar cambios que puedan afectar seriamente a los empleados: cambios en el horario, lugar, tipo y orden de trabajo, en las disposiciones grupales o en las habilidades por emplear. Algunas comunicaciones apuntan a la necesidad de capacitación adicional, ajustes a la trayectoria en la empresa o adecuaciones de categoría. Los cambios afectan a las personas de diferente manera, de modo que puede tomar cierto tiempo reflexionar en el pleno significado de un mensaje. En consecuencia, y para una eficiencia máxima, es importante no forzar el cambio antes de que los individuos puedan adaptarse a sus implicaciones OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN Aparte de las barreras mencionadas a la comunicación efectiva, existen muchas otras. En el caso de la persona selectiva, los individuos tienen a percibir lo que esperan percibir. En la comunicación esto significa que oyen lo que quieren oír e ignoran otra información importante. Muy relacionada con la percepción está la influencia de la actitud la predisposición a actuar o no actuar de cierta manera; se trata de una postura mental respecto de un hecho o situación. Es obvio que si la gente ya se ha formado determinada opinión, no podrá escuchar objetivamente lo que se le diga. Otras barreras más a la comunicación son las diferencias de categoría y poder entre el emisor y el receptor de la información. Así mismo, cuando la información debe atravesar varios niveles de la jerarquía organizacional tiende a sufrir distorsiones. 15

16 4.- LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA COMUNICACIÓN Los administradores ya han estudiado y adoptado gradualmente diversos recursos electrónicos que favorecen la comunicación. El equipo electrónico para este fin incluye macrocomputadoras, minicomputadoras, computadoras personales, sistemas de correo electrónico y máquinas de escribir electrónicas, así como teléfonos celulares para la realización de llamadas telefónicas desde automóviles y radiolocalizadores para mantener el contacto con la oficina. El impacto de las computadoras en todas las fases del proceso de la administración TELECOMUNICACIONES: En la actualidad se ha generalizado el recursos de las telecomunicaciones. Muchas compañías ya utilizan efectivamente esta nueva tecnología de diversas maneras, como lo muestran los siguientes ejemplos: 1. Un gran banco proporciona a sus clientes hardware y software para que puedan transferir fácilmente fondos a sus proveedores. 2. Varios bancos han puesto ya a disposición de sus clientes, incluso a título individual, servicios bancarios por vía telefónica. 3. El servicio faxsimilar (fax) transmite información en cuestión de minutos a países al otro lado del mundo. 4. Las compañías automotrices se mantienen en estrecho contacto con sus proveedores para informarles sus necesidades, con lo cual reducen sus costos de inventario. 5. Las telecomunicaciones constituyen un enlace importante para los sistemas de inventario justo a tiempo. 6. El sistema computarizado de reservaciones en líneas aéreas facilita la realización de trámites para viajes. 7. Muchas compañías cuentan en la actualidad con información detallada sobre su personal (incluidas evaluaciones de desempeño y planes de desarrollo profesional) en un banco de datos. Como puede verse, las telecomunicaciones tienen muchas aplicaciones. Para que los sistemas de telecomunicaciones sean eficaces los técnicos deben hacer todos los esfuerzos necesarios por identificar las necesidades reales de administradores y clientes y por diseñar sistemas verdaderamente útiles. 16

17 4.2.- USO DE COMPUTADORAS PARA EL MANEJO Y TRANSMISIÓN EN RED DE LA INFORMACIÓN El procesamiento electrónico de datos hace posible hoy día manejar grandes cantidades de datos y poner la información a disposición de un gran número de personas. De este modo, un individuo puede obtener, analizar y organizar datos recientes a un costo muy reducido. Aún así, no se debe olvidar que los datos no necesariamente son información; la información debe informar a alguien. Los nuevos programas gráficos de cómputo pueden informar visualmente, mediante la exhibición de información importante de las compañías. Las computadoras han dejado de ser un simple instrumento de manejo de información para convertirse en una importante factor de comunicación. El establecimiento de redes puede abrir canales de comunicación nunca antes existentes y convertirse en una herramienta muy útil para la organización de aprendizaje. Internet, por ejemplo, facilita el enlace de la inteligencia humana. No obstante, la nueva era de la tecnología de la información trae consigo un puñado de nuevos problemas, como la necesidad de proteger la privacidad, la seguridad e incluso la libertad. 17