Programa de Gestión Documental

Transcripción

1 Gestión Administrativa Gestión Programa de Gestión Versión 1

2 Página 2 de 23 Elaboró Revisó Aprobó Nombre Cargo Firma Fecha Andres M. 07 Vargas Analista de Archivo Septiembre Buitrago de 2015 Elman Corredor Director Alvaro Medina Comité Interno Archivo Administrativo 09 Vicepresidente Financiero y Administrativo Comité de presidencia ACTA No. 780 Septiembre de Septiembre de 2015

3 Página 3 de 23 TABLA DE CONTENIDO 1 ASPECTOS GENERALES Introducción Alcance Público al Cual Está Dirigido Requerimientos para el desarrollo del PGD LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Principios Orientadores PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD Metas a Corto Plazo Metas a Mediano Plazo Metas a Largo Plazo PROGRAMAS ESPECIFICOS Programa de Documentos Vitales o Esenciales Programa de Capacitación de Gestión Programa de Auditoría y Control ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Armonización Con Los Demás Sistemas De La Compañía MARCO CONCEPTUAL ANEOS CONTROL DE CAMBIOS...23

4 Página 4 de 23 1 ASPECTOS GENERALES 1.1 Introducción Leasing Bancoldex SA CF, comprometida con la eficiencia de sus procesos y actuaciones, como principio fundamental para el crecimiento de la compañía, y el desarrollo de su labor misional, el compromiso de la alta dirección en la definición de recursos y estrategias para la implementación del programa de gestión, y buscando el mejoramiento continuo de sus procesos, desarrolla este documento como eje fundamental de la preservación de su memoria institucional, garantizando el fortalecimiento y continuidad de los soportes probatorios de sus funciones y procesos misionales y administrativos. Este documento reúne las políticas, directrices y actividades para que LEASING BANCOLDE S.A. CF., cuente con documentos debidamente organizados que apoyen su actividad de forma efectiva y eficiente, y sirvan en los casos que aplique como evidencia de gestión en el desarrollo de las actividades financieras y relaciones con nuestros clientes. De esta forma, el Programa de Gestión de LEASING BANCOLDE S.A. CF., articula en sus diferentes niveles de Archivo los ocho procesos de la gestión documental definidos en el Artículo 9 del Decreto Nacional 2609 de 2012 a través de lineamientos, manuales, procedimientos, instructivos, guía y formatos e instructivos que permiten estandarizar la Gestión de la compañía. 1.2 Alcance El programa de gestión documental abarca todos los procesos de LEASING BANCOLDE inicia desde la creación y recepción de los documentos y se desarrolla durante todo el ciclo de vida de los documentos, siendo trasversal a todos los procesos de la compañía. Armonizándose con los sistemas y programas establecidos y en concordancia con nuestro objeto y fundamento misional. El programa de gestión documental contendrá los lineamientos y directrices para el desarrollo de la gestión documental articulándose con las Unidades de Tecnología y Procesos, Dirección Administrativa y unidades productoras de información, con el fin de establecer responsabilidades conjuntas en la ejecución del programa. En la ejecución se aplicaran los principios del programa a todos los Tipos de Información 1 que gestione y tramite la compañía, así mismo a los funcionarios, servidores públicos y contratistas que se relacionen o vinculen con algunos de 1 Decreto 2609 de Articulo N 2

5 Página 5 de 23 nuestros procesos, Servirá para que de manera transversal, las acciones concuerden con el Planeación Estratégica de la alta dirección. 1.3 Público al Cual Está Dirigido El Programa de Gestión está dirigido a todos los Funcionarios y Contratistas con cualquier tipo de vinculación temporal o definitiva a LEASING BANCOLDE S.A. CF., y en general a las partes interesadas, entes de control, y Clientes en general, facilitando los mecanismos de participación y difusión de nuestras actividades y productos financieros. 1.4 Requerimientos para el desarrollo del PGD Normativos El programa de Gestión de la LEASING BANCOLDE S.A. CF., se encuentra en el marco de las leyes y demás disposiciones legales aplicables a la naturaleza jurídica de la compañía y basada en las siguientes normas: Ley 594 de Ley General de Archivos. Decreto 2609 de Decreto 2578 de GJ-GJ-FR-013 Normograma SIC LB LEASING BANCOLDE S.A. CF., adoptara el programa de Gestión mediante acta de comité de presidencia donde se lleva a cabo la deliberación y aprobación del Comité Interno de Archivo Económicos LEASING BANCOLDE S.A. CF., ha dispuesto para el desarrollo del programa de gestión documental recursos necesarios que garanticen el cumplimiento de las metas y actividades en cada una de sus etapas. Las partidas se programaran anualmente conforme al avance del programa y estarán previstas en aspecto de funcionamiento, e Inversión. Ver Anexo No. 2 Partida Presupuestal proyectada por la Unidad Administrativos El Comité Interno de Archivo de LEASING BANCOLDE S.A. CF., es la máxima instancia asesora de la Gestión de la entidad, el cual fue creado mediante Resolución 023 del 9 de agosto de La instancia coordinadora del Programa de Gestión en LEASING BANCOLDE S.A. CF., es la Dirección Administrativa y Financiera la cual está a cargo del desarrollo de la gestión documental, a través de la aplicación de las

6 Página 6 de 23 actividades técnicas y procesos administrativos tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad desde su origen hasta su disposición final, y durante todo el ciclo de vida del documento, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La Dirección Administrativa y Financiera, contará con el talento humano necesario responsable de la administración y ejecución del Programa de Gestión. LEASING BANCOLDE S.A. CF., cuenta con un Plan de Reinducción Capacitación y Formación, el cual se incluye el programa de capacitación en gestión documental a los funcionarios en cada nivel de la estructura organizacional de la compañía. Las instalaciones y edificaciones destinadas para almacenamiento, custodia y consulta de documentos cumplirán con lo solicitado en el Capítulo 7 Conservación de Documentos, del Acuerdo AGN No. 007 de 1994, y lo previsto en el Acuerdo 049 de Tecnológicos LEASING BANCOLDE S.A. CF. Establecerá las acciones y recursos necesarios para adecuar sistemas de información que permitan gestionar la documentación de manera integral, de acuerdo a las necesidades y avances tecnológicos que desarrolle la compañía en el cumplimientos de su objeto y razón social Gestión del cambio Se establecerán acciones que permitan la integración de nuevos recursos y prácticas de forma que la aplicación de nuevas dinámicas en los procesos de la gestión documental cuenten con un reenfoque de los recursos, capacitando e integrando el capital humano con las competencias requeridas para manejar, administrar y dominar dichos cambios, acorde con las nuevas necesidades de LEASING BANCOLDE S.A. CF. 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1. Principios Orientadores La gestión documental de LEASING BANCOLDE S.A. CF., se realizará bajo los siguientes principios: a) Planeación: La gestión documental de LEASING BANCOLDE S.A. CF., adoptara modelos de planeación que permitan determinar mediante su análisis, la pertinencia de nuevos procesos y documentos respetando los

7 Página 7 de 23 principios archivísticos y documentales contenidos y desarrollados en la legislación colombiana, el archivo general de la nación como ente rector, y demás conceptos y regulaciones emitidas por los órganos de control y vigilancia que rijan la compañía; Estos conformaran la base legal por la cual se fundamentara y constituirán todos los programas y procesos, tanto administrativos como técnicos y se compilados en él, Normograma GJ-GJ- FR-013. b) Eficiencia Administrativa: la implementación de políticas y procesos de gestión documental estarán orientados a la eficiencia en las actividades diarias, de LEASING BANCOLDE S.A. CF., para lo cual la producción documental será regulada de tal manera que los soportes sean los necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, funciones y procesos. c) Orientación al Servicio: Todas las actividades inherentes a la prestación de servicios de gestión documental, estarán orientadas a garantizar la oportuna y eficaz atención del cliente interno de manera ágil y eficiente mediante procesos de recuperación y descripción, de tal forma que la información y sus soportes sirvan como fuente de consulta para la toma de decisiones, y sean evidencia de nuestras actuaciones frente a entes de control y demás entidades, que en función de nuestro objeto lo requieran. d) Transparencia: Los documentos producidos por LEASING BANCOLDE S.A. CF., son evidencia de las funciones y procesos, de esta forma respaldan las actuaciones de nuestros empleados y la relación con los clientes, y deben estar disponibles para el ejercicio del control ciudadano. e) Protección del Medio Ambiente: LEASING BANCOLDE S.A. CF., propenderá por la reducción y uso eficiente de soportes como el papel adoptando políticas que reduzcan su consumo, siempre y cuando por razones de orden legal y de conservación sea permitido. f) Modernización: LEASING BANCOLDE S.A. CF., se apoyará en tecnologías de la información y las comunicaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión, en el marco de principios de neutralidad tecnológica y actualización de sus medios y soportes. g) Cultura Archivística: LEASING BANCOLDE S.A. CF., adelantara procesos de sensibilización y capacitación a todos sus funcionarios, respecto de la importancia y el valor de la información, los documentos y los archivos de la compañía, sin importar el soporte en el que se produzca. h) Protección de la Información y Datos: LEASING BANCOLDE S.A. CF., garantizara la protección de los datos personales de nuestros clientes y funcionarios en todas las etapas de la gestión documental, hará uso y tratamiento de los mismos conforme a la ley 1273 de 2009 y 1581 de 2012, y adoptara política internas que garanticen la salvaguarda de los

8 Página 8 de 23 mismos entre otras: CO-SA-MA-002 Manual para la Administración y Protección de las Base de Datos, y GA-GD-OT-001 Tabla de acceso documental Estructura de Archivos Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y siguiendo con el concepto de Archivo total (Acuerdo 027 de 2006 AGN) y LEASING BANCOLDE S.A. CF., define los siguientes niveles de archivos: Almacenamient o Centralizado Continua utilización y consulta ARCHIVO GESTIÓN Documentos Activos ARCHIVO CENTRAL Documentos Semiactivos Documentos transferidos Consulta poco frecuente Documentos con valores historicos Conservacion permanente Consulta Baja ARCHIVO HISTORICO Documentos Inactivos Fig. N 1 Estructura Archivo Tablas de Retención Las Tablas de Retención de LEASING BANCOLDE fueron aprobadas por el Archivo general de la nación mediante el acuerdo N 003 del 22 de febrero de En Febrero 21 de 2011, se aprobó la versión 4, que se actualizo conforme a los cambios en la estructura orgánica, actualmente se encuentra en proceso de convalidación la actualización correspondiente a un nuevo cambio en la estructura para la presente vigencia PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El Programa de Gestión de LEASING BANCOLDE S.A. CF., define las políticas, directrices, procesos y actividades para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos, y se encuentra en el marco del concepto de Archivo Total, bajo los lineamientos del decreto 2609 de 2012, comprende los siguientes procesos:

9 Página 9 de 23 Planeación Valoración Producción Preservación Gestión y Tramite Disposición Organización Transferencia Fig. N 2 - Procesos GD Planeación La planeación de los procesos de la Gestión en LEASING BANCOLDE S.A. CF., se encuentra normalizada a través de los siguientes documentos: Plan Institucional de Archivos Programa de Gestión PGD Reglamento Interno de Archivo GA-GD-MA-001 Manual de Archivo GA-GD-MA-002 Manual de Comunicaciones Oficiales Los lineamientos definidos en estos documentos, permiten que la compañía desarrolle actividades encaminadas a la planeación y control de todos sus procesos de gestión documental y de esta manera evidenciarlos en el mapa de procesos de la unidad.

10 Página 10 de 23 FIG 3. Mapa de Procesos de Gestión Basado en el Decreto 2609 de Producción El proceso de producción documental, se fundamenta en la regulación de los aspectos relativos al origen, estructura, creación, diseño de formatos y documentos, que se generan a partir del desarrollo misional de LEASING BANCOLDE. Se encuentra normalizado a través de los siguientes documentos: Manual de Archivo GA-GD-MA-001 Manual de comunicaciones oficiales GA-GD-MA-002 Guía Elaboración de comunicaciones GA-GD-OT-003 Estos documentos tiene el propósito de normalizar y unificar los criterios de elaboración y presentación de documentos, comunicaciones oficiales y formatos de uso común Gestión y Trámite En LEASING BANCOLDE, los procesos de gestión y trámite se desarrollan y normalizan a través de los siguientes documentos: Procedimiento comunicaciones oficiales GA-GD-PR-004 Creación Entrega Consulta Préstamo Expedientes GA-GD-PR-001 Tabla de acceso documental GA-GD-OT-001 Entrega de Expedientes Operaciones Activas GA-GD-FR-001 Control de Correspondencia Producida GA-GD-FR-002 Control de Trámites GA-GD-FR-003 Control de Correspondencia Recibida GA-GD-FR-004 Control entrega de documentos para archivar GA-GD-FR-006 Entrega de Carpetas Archivo Provisional GA-GD-FR-007

11 Página 11 de 23 Entrega de Expedientes Anticipo GA-GD-FR-008 Guía Buenas practicas manejo papel GA-GD-OT-009 Referencias Cruzadas GA-GD-FR-009 Los lineamientos y actividades contenidos en estos documentos tienen como fin la optimización de los servicios que permitan a los usuarios internos la resolución de asuntos en cumplimiento de la misión de la entidad Organización Los procesos de organización de los archivos de LEASING BANCOLDE, aplican los principios archivísticos conforme a la normatividad vigente y las necesidades específicas de la compañía, se encuentran normalizados en los siguientes documentos: Guía para la Organización de Archivo de Gestión GA-GD-OT-010 Guía para el manejo de las historias laborales GA-GD-OT-004 Manual de Archivo GA-GD-MA-001 Creación Expediente de Operaciones de Colocación GA-GD-PR-002 Los instructivos de organización garantizan que los documentos y expedientes generados en el desarrollo de las funciones de la compañía, estén organizados y controlados desde el origen de acuerdo con la normatividad archivística vigente Transferencia Las transferencias primarias de la entidad se desarrollan mediante un cronograma establecido previamente por el grupo de Archivo de LEASING BANCOLDE, se encuentra normalizado a través del documento: Transferencia GA-GD-PR-003 Inventario GA-GD-FR Disposición de Documentos La disposición final de documentos es el resultado de la valoración documental y determina su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Para este proceso LEASING BANCOLDE S.A. CF., cuenta con los siguientes documentos: Tabla de Retención GA-GD-OT-002 Tabla de Valoración GA-GD-OT-008

12 Página 12 de Preservación a Largo Plazo LEASING BANCOLDE S.A. CF., se encuentra en proceso de conformación de un Sistema Integrado de conservación, con el fin de garantizar la debida conservación y preservación a largo plazo de los documentos, cual desarrolla los siguientes programas específicos: Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza y mantenimiento de depósitos y áreas de almacenamiento Disposición física de los documentos Valoración La valoración documental en LEASING BANCOLDE S.A. CF., es un proceso continuo que se realiza a través de las Tablas de Retención, el cual permite determinar los valores primarios y secundarios de las series misionales, transversales y comunes de la entidad, la actualizaciones de esta valoración estarán acorde lo establecido en el artículo 14 del acuerdo 004 de 2013 del. 3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD La Implementación del PGD en LEASING BANCOLDE S.A. CF., se desarrollara inicialmente mediante la planeación de las actividades necesarias para su aplicación, definiendo metas a corto, mediano y largo plazo las están estructuradas de la siguiente manera teniendo en cuenta las siguientes fases:

13 Página 13 de Metas a Corto Plazo a) Socializar la Política institucional de gestión documental, el Programa de Gestión y el reglamento interno de gestión documental de la entidad b) Diseño e implementación de Indicadores de Gestión interna c) Documentos y lineamientos de procesos de gestión documental d) Aprobación e implementación de la actualización de las Tablas de Retención e) Expedientes publicados en el aplicativo ZAFFIRO para consulta de sucursales f) Manual Sistema Integrado de Conservación Adoptado g) Elaboración y aprobación de los programa específicos. h) Capacitación a regionales y actualización de procesos documentales Metas a Mediano Plazo a) Archivos de Operación en consulta digital b) Transferencias Secundarias realizadas c) Implementar el Sistema Integrado de Conservación d) Concertación con unidades para elaborar guías documentales por procesos e) Definición de series susceptibles a ser generadas electrónicamente f) Programa de documentos vitales o esenciales implementado g) Realizar el seguimiento a la implementación del Programa de Gestión 3.3. Metas a Largo Plazo a) Implementación de un Sistema de gestión electrónica de documentos b) Aplicación procesos de selección y eliminación documental c) Implementación de guías documentales a todos los procesos misionales d) Realizar el seguimiento a la implementación del Programa de Gestión e) Elaborar el plan de mejoramiento y actualización del Programa de Gestión. 4 PROGRAMAS ESPECIFICOS Programa de Documentos Vitales o Esenciales LEASING BANCOLDE S.A. CF., compila en el Programa de Documentos Vitales o Esenciales, los documentos, guías y mapas de riesgo de la unidad, con el propósito identificar y aplicar políticas y acciones tendientes a la protección de los documentos, que por su valor e importancia deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la gestión y continuidad de los procesos en la compañía; Y se desarrolla principalmente en los siguientes aspectos:

14 Página 14 de 23 a) Lineamientos para la seguridad y acceso a documentos que contienen datos confidenciales. b) Disposiciones para su almacenamiento, organización, foliación de seguridad y listas de chequeo para garantizar la inalterabilidad del contenido. c) Plan de contingencia para eventos asociados a los eventos identificados en el Mapa de Riesgo. d) lineamientos para la continuidad del negocio en eventos de contingencia Programa de Capacitación de Gestión Los programas de capacitación adelantados por la unidad de gestión documental se encuentran incluidos en el Plan de Reinducción Capacitación y Formación, liderado por la Dirección de Talento Humano el cual incluye a todos los funcionarios en cada nivel de la compañía, entre ellos se desarrollan lineamientos como: Inducción y reinducción dirigido a funcionarios nuevos y antiguos Capacitación en procesos específicos de gestión documental Formación y actualización del personal que labora en la unidad de archivo Capacitación para el proceso de transferencia primaria Sensibilización y Toma de Conciencia Su objetivo es desarrollar campañas de recordación continua de los programas desarrollados en los procesos de gestión documental, políticas de uso eficiente del papel, políticas ambientales entre otros Programa de Auditoría y Control Los planes de auditoria con los que cuenta LEASING BANCOLDE, se desarrollan en tres escenarios, los que adelanta el Sistema Integrado de Gestión, los de la Oficina de Control Interno, y por último el llevado acabo por una firma externa, los cuales abarcan todas las unidades de la compañía. El plan de auditoría y control en materia de gestión documental estará orientado a evaluar y hacer seguimiento a la implementación del Programa de Gestión. 5 ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El programa de Gestión se articula con los demás Sistemas de Gestión de la compañía a través del Sistema Integrado de Gestión, y en concordancia con las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001 y MECI 1000, aprobado por el comité de presidencia en julio de Los documentos que hacen parte del programa de gestión documental son:

15 Página 15 de 23 Caracterización PT-GQ-FR-010 GA-GD-MA-001 Manual de Archivo. GA-GD-MA-002 Manual de comunicaciones oficiales. GA-GD-OT-010 Guía para la Organización de Archivo de Gestión. GA-GD-OT-004 Guía para el manejo de las historias laborales. GA-GD-OT-009 Guía Buenas practicas manejo papel. GA-GD-OT-005 Contingencia Archivo de Gestión. GA-GD-OT-003 Guía Elaboración de comunicaciones. GA-GD-OT-001 Tabla de acceso documental. GA-GD-OT-002 Tabla de Retención. GA-GD-OT-008 Tabla de Valoración Doc. Etapa III. GA-GD-FR-009 Referencias Cruzadas. GA-GD-FR-008 Entrega de Expedientes Anticipo. GA-GD-FR-007 Entrega de Carpetas Archivo Provisional. GA-GD-FR-006 Control entrega de documentos para archivar. GA-GD-FR-005 Inventario. GA-GD-FR-004 Control de Correspondencia Recibida. GA-GD-FR-002 Control de Correspondencia Producida. GA-GD-FR-003 Control de Trámites. GA-GD-FR-001 Entrega de Expedientes Operaciones Activas Armonización Con Los Demás Sistemas De La Compañía Los planes y programas en LEASING BANCOLDE S.A. CF., se desarrollan en el marco del cumplimiento de la legislación colombiana, adoptando estándares y políticas que contribuyan a la implementación de mejores prácticas, buscando fortalecer nuestros procesos y productos financieros garantizando la satisfacción de nuestros clientes. De esta forma leasing Bancoldex ha implementado los siguientes modelos y sistemas: Sistema Integrado De Gestión Modelo Estándar De Control Interno Sistema de Administración de Riesgo Crediticio (SARC) Sistema de Administración de Riesgo de Mercado (SARM) Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez (SARL) Sistema de Administración de Riesgo de LAFT (SARLAFT) Sistema de Cumplimiento de FATCA La armonización de cada uno de sus componentes se lleva a cabo a través del ciclo PHVA y actividades transversales que buscan la mejora continua de cada uno de nuestros procesos. Las actividades desarrolladas dentro de cada componente, Planear, Hacer, Verificar y Actuar se armonizan en el: Ver Anexo No. 1 Armonización de Componentes de los Sistemas.

16 Página 16 de 23 6 MARCO CONCEPTUAL El siguiente es el marco conceptual básico usado en la formulación de la política de gestión documental: a) Archivo de Gestión: Instancia donde se compila la documentación de las oficinas productoras que se encuentran en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. b) Archivo Central: instancia que custodia y reúne los documentos transferidos desde el archivo de gestión una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. c) Ciclo de vida de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su creación o recepción, hasta su proceso de disposición final. d) Comité Interno de Archivo: instancia principal de la alta Dirección, responsable de cumplir y verificar el cumplimiento las políticas archivísticas, definir los programas y lineamientos de la gestión documental, tomar decisiones, efectuar recomendaciones y mejoras en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de archivo. e) Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. f) Clasificación : Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). g) Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, orientada a la conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. h) Documento: Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. i) Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

17 Página 17 de 23 j) Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en el desarrollo de un mismo asunto. k) Eliminación : Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. l) Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. m) Gestión : Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. n) Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. o) Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. p) Soporte documental: Medio en el cual se contiene la información. q) Tablas de Retención : Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. r) Tablas de Valoración : Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. s) Valoración : Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

18 Página 18 de 23 7 ANEOS Anexo No. 1 Armonización Componentes de los Sistemas

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20 Página 20 de 23 Anexo No. 2 Partida Presupuestal proyectada para la Unidad. CUADRO RESUMEN PRESUPUESTO GESTION DOCUMENTAL FUENTE DE FINANCIACION VALORES Proyectos Gestión $ Gastos De Funcionamiento e insumos $ Recurso Humano $ TOTAL RECURSOS ECONOMICOS $ Anexo No. 3 Mapa de Procesos LEASING BANCOLDE SA CF

21 Página 21 de 23 Anexo No. 4 Mapa de Procesos LEASING BANCOLDE SA CF N FASE ACTIVIDAD MACRO SEMESTRE 1 SEMESTRE 2 SEMESTRE 3 SEMESTRE 4 RESPONSABLES Definición y aprobación de políticas, metas y objetivos con la alta dirección para el desarrollo del PGD Análisis de la normatividad, disposiciones 1 ELABORACION legales, actos administrativos necesarios para la implementación del PGD Establecimiento de metas y resultados esperados Elaboración y publicación del PGD Presentación y socialización alta dirección y Funcionarios. Desarrollo de los requerimientos establecidos en 2 EJECUCION las fases del PGD Documentación de programas, guías, manuales Implementación de programas específicos Socialización con unidades productoras Análisis de resultados y hallazgos en el cumplimiento de metas propuestas Evaluación del estado de implementación de 3 SEGUIMIENTO políticas y programas Medición del impacto y pertinencia de las políticas aplicadas Análisis de presupuesto Ejecutado Ajuste de políticas Definición e implementación de mejoras 4 MEJORA Resolución de no conformidades identificadas en el proceso de auditoria Implementación de mejores practicas Ajuste de metas y objetivos no satisfechos PROGRAMADA EJECUTADA Alta Dirección, Comité Interno de Archivo Gestión Dirección Administrativa Gestión Equipo PGD Equipo PGD Dirección Administrativa Gestión Documenta Equipo PGD Equipo PGD Equipo PGD Dirección administrativa Comité Evaluador PGD Comité Evaluador PGD Gestión Gestión Dirección Administrativa Gestión Gestión Gestión Gestión Anexo No. 5 Referente Normativo PGD LEASING BANCOLDE SA CF TIPO N AÑO DESCRIPCIÓN EMITIDO POR: Ley Decreto Ley Acuerdo Acuerdo Acuerdo Por la cual se crea el, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al y se dictan otras disposiciones. por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 Conservación de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo" Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Presidencia de la República Congreso de la República Gestión

22 Página 22 de 23 TIPO N AÑO DESCRIPCIÓN EMITIDO POR: Resolución Resolución Acuerdo Acuerdo Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Adopta el Programa de Gestión y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención del AGN. Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la ley general de archivos 594 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de Organización y Conservación de los documentos de archivo. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo Circular Acuerdo Circular Organización de Historias Laborales. Circular Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de Acuerdo junio de Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. Decreto Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Presidencia de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan República otras disposiciones El gobierno nacional a través del Decreto número Ministerio de Decreto de 2013 reglamento parcialmente la ley 1581 de Comercio, Industria y 2012 (ley protección de datos personales). Turismo Circular Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Circular Tablas de Retención -TRD- Circular Circular Circular Circular Decreto Decreto Presentación de Tablas de Retención y Tablas de Valoración al Archivo General de la Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión. Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión. Presidencia de la República Presidencia de la República Gestión x

23 Página 23 de 23 TIPO N AÑO DESCRIPCIÓN EMITIDO POR: Decreto Acuerdo Acuerdo Acuerdo Ley Acuerdo DECRETO Circular Externa Circular Externa Ley Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el "Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención documental y las tablas de Valoración Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000 Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto ley 19 de 2012 Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013 Directrices para la elaboración de tablas de retención documental Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Presidencia de la República Congreso de Colombia Presidencia de la República Congreso de Colombia Gestión x x x 8 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Actualización Descripción de la Actualización Responsable de la Actualización 1 21 de Septiembre de 2015 Versión inicial Analista de Archivo