Uso de TI en Cadenas de Suministro

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1 Noviembre 2014 Uso de TI en Cadenas de Suministro Ing. Jesús Campos Cortés CPIM, CIRM, C.P.M, PMP,CQIA, CEI, CSCP, CPSM, CPF, PLS, CS&OP, PRINCE 2

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3 Resumen Ejecutivo La tecnología de la información puede ser un gran diferenciador en la eficiencia operativa de una organización así como en su capacidad de integrarse rápida y efectivamente a una cadena de suministro. La muestra del estudio es pequeña, 198 participantes, pero tiene una mezcla adecuada en cuanto a tipos de industrias y tamaños de organizaciones para obtener algunas conclusiones interesantes. El estudio confirma el bajo uso de los sistemas ERPs, 43% de los participantes indicaron utilizarlo en menos de una 50% y sólo el 19% manifestó utilizar el 75% o más de su aplicación. En general, las empresas tienen muy limitada capacitación en conceptos asociados con la filosofía de los sistemas ERP y únicamente el 11% de las empresas toman información directamente de sistemas sin pasarla por una hoja de cálculo. La forma más frecuente que utilizan las empresas para mejorar el uso de su sistema es la capacitación, pero, como arrojó el mismo estudio, ésta es puntual y no continua. En relación a las tecnologías específicas para mejorar la operación de la cadena de suministro, las más utilizadas fueron los sistemas de Administración de almacenes, WMS, que se utilizan hasta en un 55%, seguida por la Administración de la demanda que alcanza niveles del 31%. Con relación a las menos utilizadas se encuentra el e-procurement, que no lo utilizan el 58% de los encuestados, seguido de los sistemas de administración del transporte, TMS, que no lo utilizan el 54%. Sólo el 21% de los participantes mencionaron tener una colaboración tecnológica avanzada con sus clientes y con los proveedores únicamente el 13.1%, lo que demuestra un gran rezago en este aspecto tan importante. La industria que más invierte en capacitación para mejorar el uso de sus sistemas es la de Servicio y junto con la de Manufactura son la que manifiestan tener el mejor uso de su ERP. A diferencia de las otras industrias que utilizan la capacitación para mejorar el uso de sus herramientas tecnológicas, los Distribuidores prefieren hacer uso del cambio cultural. En la actualidad, los Distribuidores encuentran implementado sistemas de Administración de la demanda, en un 33%, en las empresas de Servicio se preocupan por la Administración de la relación con los proveedores, SRM, en un 27%, y las empresas de Manufactura está más enfocada en Inteligencia de negocios, BI, en un 30% La industria que presenta la más baja integración con los clientes es la de Distribución y la más avanzada son las de Manufactura, por el lado de los proveedores la peor es nuevamente el sector de Distribución. La tecnología de RFID aún presenta una baja utilización y pocos proyectos para su implementación en el corto plazo. Menos organizaciones obtienen información directa de su sistema al pasar del 20.2% en 2012 al 11.2% en Los sistemas de administración almacén, WMS, tuvieron un gran crecimiento en estos dos últimos años al pasar en su uso del 35% al 55% y le siguieron los sistemas de Administración de la demanda que crecieron del 17% al 31%. Las caídas más fuertes estuvieron en los sistemas de Administración de la relación con clientes, CRM, del 28% al 20% y los de Administración de la relación con proveedores, SRM, que pasaron del 30% al 13%. La colaboración tecnológica con clientes se mantuvo igual en estos 2 últimos años pero cayó del lado de proveedores. Uso de TI en Cadenas de Suministro Apics Capítulo México

4 1. Introducción Las Cadenas de Suministro requieren de un manejo oportuno de información para garantizar el cumplimiento de las cada vez más altas demandas de los clientes, la sociedad y los accionistas. La tecnología de la información puede ser un gran diferenciador en la eficiencia operativa de una organización así como en su capacidad de integrarse rápida y efectivamente a una cadena de suministro. El principal objetivo del presente estudio es aportar a la comunidad de cadena de suministro, una visión del estado actual y evolución de algunos componentes de la tecnología de información utilizada, para que sea utilizada como un referente en el diseño y actualización de los proyectos de mejora o implementación en este rubro. 2. Con relación a la muestra Figura 1. Participantes En el presente estudio se recibieron 198 respuestas de profesionales de cadena de suministro ubicados en México. La encuesta fue realizada por internet y los participantes lo hicieron de forma anónima y voluntaria. La muestra tuvo una mayor participación de empresas dedicadas a la manufactura (58%) pero la muestra de empresas de servicios y comercializadoras, 21% en partes iguales, es suficiente para poder identificar algunas características de estas industrias. Figura 2. Tamaño de las empresas La mayor parte de los participantes pertenecen a empresas grandes, en un 62% y la menor participación se tuvo de empresas de tamaño Micro con únicamente un 5% La mayoría de las tecnologías evaluadas en el presente estudio se esperaría que esten presentes en empresas de tamaño Grande y Medianas y no tanto así en Pequeñas y Micros. Uso de TI en Cadena de Suministro 2 Apics Capítulo México 2014

5 3. Resultados Los resultados del estudio se presentan en 3 secciones: - Resultados generales. Donde se mostrarán todos los resultados de la encuesta Resultados por tipo de industria. Donde se puede evaluar el uso específico que cada tipo de industria está dando a las herramientas tecnológicas - Comparativos con el estudio del Donde se pueden identificar las tendencias en la implementación de las herramientas y los enfoques directivos. 3.1 Resultados generales Figura 3. Capacitación continua El primer punto de interés a estudiar se refiere a la capacitación permanente que tienen las empresas sobre conceptos asociados con su herramienta ERP. Dentro de las múltiples razones por las que un sistema es subutilizado, se encuentra la falta de entrenamiento en el uso de la aplicación, pero también la falta de conocimiento sobre los aspectos de negocio que el sistema puede controlar. Generalmente los sistemas son implementados basados en un entrenamiento, donde se explica el como, y muy poco en educación, donde se detalle el porque. Con el tiempo, el personal cambia y los que se quedan en la operación saben muy poco del como y casi nada del porque, limitándose a seguir rutinas aprendidas de otros usuarios. El estudio nos indica que solo un 16% de los participantes consideran tener una amplia y continua capacitación en conceptos de negocio y 1 de cada 4 empresas indican tener Ninguna capacitación. Figura 4. Uso de Hojas de Cálculo Un síntoma del adecuado uso de un ERP se refiere a la utilización de Hojas de cálculo como complemento del sistema. En este rubro, 44% de las empresas indicaron utilizar intensamente las hojas de cálculo y solo 1 de cada 10 empresas toma la información directamente del sistema. En este aspecto, hay muchas justificaciones para el uso de las hojas de cálculo, pero no podemos negar que se vuelve una práctica que hace que el ERP pierda una de sus funciones críticas, el de ser un repositorio, permanente y compartido, de información para la correcta toma de decisiones y el mejor uso de los recursos de la organización. Uso de TI en Cadenas de Suministro Apics Capítulo México

6 Para complementar la visión del uso del ERP, se pidió a los participantes evaluar el aprovechamiento de su sistema. El 43% considera estar usando menos del 50% de su ERP y solo 19% manifestaron utilizar más del 75% Figura 5. Aprovechamiento Los módulos menos utilizados son los de distribución, con 52%, y los más utilizados son los de manufactura, con 28%, y los financieros, con un 27%. En muchos casos, esta subutilización, y su consecuente impacto sobre el retorno de la inversión tecnológica, inhibe la inversión en nuevas tecnologías. Figura 6. Acciones para mejorar Al preguntar sobre las acciones que están tomando las empresas para reducir la subutilización de la tecnología, una de cada dos empresa indica que lo hace mediante capacitación, que seguramente es puntual y no periódica basados en la respuesta previa de capacitación continua. La segunda acción más frecuente es prácticamente un empate entre un cambio cultural y la ayuda de expertos internos que se usa en un poco más de una de cada tres empresas (36%). El cuarto lugar, se utiliza la presión de la dirección para mejorar su uso, lo que debería verse reflejado en un menor uso de las hojas de cálculo, pero no ha mejorado. Solo 12% de los participantes aceptaron no tomar acciones para mejorar esta situación Figura 7. Estado de aplicaciones Es un hecho que los ERPs no cubren de forma natural todas las aplicaciones tecnológicas necesarias para operar eficientemente una cadena de suministro moderna, por lo cual cada vez se integran más herramientas tecnológicas especializadas. Las aplicaciones de menor uso son el e-procurement, el SRM y el TMS. Las 2 primeras nos llevan a considerar una falta de interés de las empresas hacia la administración de proveedores. La de mayor uso, resultó ser el WMS, con un 55%, seguida de los APS, con 37%, y de la Administración de la demanda con 31%. En este aspecto se ve una priorización hacia el control y movimiento de materiales, hacia la optimización de recursos y la mejora del servicio al cliente. Uso de TI en Cadena de Suministro 4 Apics Capítulo México 2014

7 La alta respuesta sobre los APS resulta una sorpresa, ya que su utilización requiere un uso sofisticado de los ERP pero no sorprende el uso de aplicaciones de Administración de la Demanda por su importancia para conocer mejor a los clientes. Invertir en los WMS contribuye a un mejor manejo de los inventarios y del capital de trabajo, pero es una herramienta operativa que depende del correcto uso de otras más estratégicas. Figura 8. Colaboración con clientes Si la meta más relevante es tener cadenas orientadas a la demanda, es crítico tener una cercana colaboración con los clientes, pero solo 2 de cada 10 empresas consideran tener una colaboración tecnológica avanzada con sus clientes y 1 de cada 2 no la tiene. Lo más preocupante es que un 40% no esté haciendo nada en esta dirección. La colaboración contribuye a mejorar la visibilidad de la cadena, reduce los procesos manuales, y sus errores asociados, y se refleja en un mejor servicio al cliente, menores inventarios, menor tiempo de respuesta y una mayor rentabilidad. Los resultados son aún más alarmantes cuando lo vemos del lado de la relación con proveedores donde prácticamente 7 de cada 10 empresas no tienen nada y de esas casi 6 no están haciendo o tienen pensado hacer algo. Figura 9. Colaboración con Proveedores Solo 11% de los participantes indicaron tener una comunicación avanzada con sus proveedores que comparado con el 21% de los que tienen con clientes significa que la mitad de estos limitan su interacción corriente abajo y hacen poco por transmitir esa información corriente arriba de la cadena. Figura 10. Uso de RFID Ante la necesidad de mejorar el flujo de información en tiempo real, tanto al interior de las organizaciones como a lo largo de la cadena, se evaluó el avance de la adopción de la tecnología de RFID en las empresas y se identificó que aún tiene una baja penetración, con solo el 23% de uso y un 53% de empresas que no lo tienen considerado. Es de esperarse un cambio de estos resultados en los próximos años. Uso de TI en Cadenas de Suministro Apics Capítulo México

8 3.2 Resultados por tipo de industria Figura 11. Capacitación continua Se identifican diferencias significativas entre las tres industrias. Las empresas de Servicio son las que tienen un mejor manejo de su capacitación continua, con 50%, y las Distribuidoras son las que peor la manejan, ya que no tienen una amplia capacitación continua. Las empresas de Manufactura tienen un gran potencial en mejorar en este rubro ampliando sus limitados esfuerzos a unos más amplios y permanentes. Prácticamente 1 de cada 2 empresas de Distribución y Manufactura reconocen hacer un uso intensivo de las hojas de cálculo. Las industrias de servicio afirman ser las que hacen un mejor uso de su ERP al tomar información directamente de él, pero en un porcentaje muy bajo ya que solo es del 15% Se podría esperar que las Distribuidoras tuvieran un mayor uso del ERP debido a su menor complejidad en la planeación y niveles de reporteo, pero esto no es así. Figura 12. Uso de Hojas de Cálculo Figura 13. Aprovechamiento del ERP Las empresas de Manufactura presentan la mayor utilización de todos los módulos excepto los comerciales. Las empresas de Servicio, son las que hacen el menor uso de todos los módulos excepto en el caso de los módulos financieros que son menos utilizados por los Distribuidores. El mayor uso se encuentra en los módulos de manufactura, con un 33%, por parte de las empresas de Manufactura. Es extraño, que las empresas distribuidoras manifiestan hacer tanto uso de los módulos de manufactura pero tal vez se refieren a sus modelos de operación. Uso de TI en Cadena de Suministro 6 Apics Capítulo México 2014

9 Figura 14. Comparativo de acciones Para la mejora en el uso de las herramientas, las empresas de Servicio (72%) y las Manufactureras (60%) mejorar el uso principalmente mediante capacitación, los Distribuidores prefieren hacer uso del cambio cultural (40%). Las Manufactureras son las que toman más acciones ya que solo el 10.7% respondieron no estar tomando alguna acción comparado con el 15% de las Distribuidoras y el 16.7% de las de Servicio. Las empresas de Servicio utilizan poco la presión de la dirección, solo el 16.7% mientras que las Distribuidoras lo usan hasta en un 50% En este momento, los Distribuidores tienen en proceso de implantación soluciones de Administración de la demanda, en un 33%, del mientras que las organizaciones enfocadas al Servicio están más preocupadas por Administrar la gestión con los proveedores (SRM) en un 27%, y para las Manufactureras la prioridad está en la Inteligencia de negocios (BI), con un 30% El menor esfuerzo, en todos los casos, se presenta en las aplicaciones de e-procurement que solo alcanzan el 14% en las Distribuidoras y la segunda con menos implantaciones en proceso son los TMS que se ubican entre el 13% y el 15%. Figura 15. Estado de las aplicaciones en implantación Figura 16. Estado de las aplicaciones en uso En cuanto a las aplicaciones que en este momento están utilizando las organizaciones, los mayores resultados encuentran en los sistemas de Administración de los almacenes (WMS) llegando a niveles superiores al 50% en Manufactura y Distribución y al 38% en Servicio. En relación a las de menor utilización, en las industrias de Servicio es la Administración de la demanda, con solamente un 8%, la Administración de la relación con los proveedores, con un 13% para las Manufactureras y la Administración de la relación con los clientes, con un 6%, para los Distribuidores. Uso de TI en Cadenas de Suministro Apics Capítulo México

10 La alta mención de los APS en distribución puede ser resultado de una mala interpretación del uso de etas aplicaciones o una referencia al uso de modelos de simulación avanzados. Esto debe ser aclarado en estudios posteriores. En todas las industrias el grado de integración es muy bajo, ya que solamente el 25% de las empresas de Manufactura manifiesta tener un nivel colaborativo avanzado. Las empresas de Servicio, con una 37.5% manifiestan estar en proceso de implantación pero el 62.8% de las Distribuidoras reconocieron no tener ningún tipo de integración tecnológica. Figura 17. Grado de colaboración con clientes Los planes de implementar en los próximos doce meses estas tecnologías no excede en ningún tipo de industria el 12.5% lo que indica que no es una prioridad en el corto plazo cuando las presiones competitivas del mercado lo demandan con urgencia. Figura 18. Grado de colaboración con proveedores Desde la perspectiva de la colaboración tecnológica con los proveedores, las empresas de Distribución nuevamente son las que tienen la menor utilización, en este caso con un 68.8% de no integración y con un 0% de utilización avanzada. Las empresas de Manufactura manifiestan estar en un proceso de implementación en un 21.2% y las empresas de Servicio manifiestan ser las más maduras ya que un 18.8% de ellas indicaron estar en un nivel avanzado. La colaboración con los proveedores presenta una menor madurez que la colaboración con clientes A pesar de que una de cada cuatro organizaciones de Distribución manifestó estar utilizando la tecnología de RFID, también el 62.5% manifestó no tener la contemplada en el corto plazo lo que es de llamar la atención, ya que se considera una herramienta de gran utilidad para este sector industrial. Figura 19. Utilización de etiquetas RFID El 24% de las empresas de Manufactura manifestaron estarla utilizando, pero el 52% de este mismo sector manifestó no tenerla contemplada en el corto plazo. Por el lado de las empresas de Servicio, 1 de cada 2 no lo tienen contemplado pero el 31.3% manifestó tener un proyecto en marcha. Uso de TI en Cadena de Suministro 8 Apics Capítulo México 2014

11 3.3 Comparativos con el estudio del 2012 A continuación se presenta un comparativo entre los resultados del estudio realizado en el 2012 con los obtenidos en el presente año. La muestra del 2012 incluyó 96 participantes. Figura 20. Capacitación continua En relación a una amplia capacitación los resultados disminuyeron del 20% al 16.3% pero incrementaron los resultados con relación a una capacitación limitada del 44.2% al 57.1% Al mismo tiempo, las organizaciones que manifestaron contar con ninguna capacitación disminuyó del 35.8% al 26.5% por lo cual se puede considerar que en la actualidad existe una mayor capacitación, pero es necesario que ésta sea más amplia y continua para alcanzar una mayor utilización de las aplicaciones tecnológicas y mantener mejores retornos sobre estas inversiones. En el uso de las hojas de cálculo los resultados son desfavorables, aunque se presentó una leve mejoría en tanto que las organizaciones manifestaron estar utilizado un poco menos las hojas de cálculo de manera intensa, pasó del 46.8% al 43.9%, pero se creció en el uso moderado en prácticamente 12 puntos porcentuales y se disminuyeron 9 puntos porcentuales sobre las organizaciones que obtienen directamente la información del sistema. Figura 21. Utilización de hojas de cálculo Basado en esto, se entiende el porque del bajo aprovechamiento de los ERPs. El comparativo nos indica que con relación al aprovechamiento de las empresas de los módulos del ERP, de forma individual se ha incrementado el uso al 50% o menos, pero a nivel general se presenta una baja de 2 puntos porcentuales que se traslada a las categorías de mayor utilización. Los módulos en los que se han presentado un mayor incremento en la subutilización son los de distribución y manufactura, posiblemente porque algunas de sus funciones han sido absorbidas por otras herramientas especializadas. Figura % o menos de aprovechamiento de los módulos del ERP Uso de TI en Cadenas de Suministro Apics Capítulo México

12 Figura % o más de aprovechamiento de los módulos del ERP Con excepción de los módulos de manufactura que crecieron 9 puntos porcentuales, el resto de los módulos son menos utilizados al 75% o más. Sin embargo, las empresas indicaron un mejor uso de su ERP en general ya que esta calificación creció 1 punto porcentual con relación a las respuestas del año 2012, lo que representa un noticia positiva para el retorno de estas inversiones. Figura 24. Utilización de las aplicaciones El mayor crecimiento en otras aplicaciones se presentó en los sistemas de administración de almacenes, WMS, que pasó del 35% al 55% ampliando posición como la más utilizada de todas las aquí evaluadas. El segundo crecimiento importante lo presentaron los sistemas de planeación y el programación avanzada, APS, al pasar del 22% al 37% seguidos por las aplicaciones de Administración de la demanda que crecieron de un 17% a un 31%. La caída más fuerte se presentó en los sistemas de administración de proveedores, SRM, que disminuyó del 30% a solamente el 13% seguido por los sistemas de administración de clientes, CRM, o que pasó del 28% al 20% Finalmente, aunque la integración tecnológica con los clientes prácticamente se mantuvo igual con referencia a los últimos dos años, del lado de los proveedores, la relación avanzada disminuyó 9 puntos porcentuales, mismos que subieron del lado de la no integración. Figura 25. Grado de integración Esto nos indica, que las organizaciones han dejado de invertir en tecnología que permite estar más cerca de sus clientes y han abandonado algunas de las inversiones realizadas para colaborar con sus proveedores, lo que no favorece los objetivos de alcanzar una mayor visibilidad y coordinación dentro de las cadenas. Uso de TI en Cadena de Suministro 10 Apics Capítulo México 2014

13 Quien es APICS Capítulo México APICS es el líder global y la fuente principal de las mejores prácticas en el área de administración de operaciones, fue fundada en 1957 y cuenta con más de 70,000 miembros alrededor del mundo. APICS construye la excelencia en la administración de operaciones tanto en individuos como en empresas. APICS proporciona la educación, entrenamiento y recursos necesarios para hacer crecer la productividad. Miles de profesionales y equipo de trabajo confían en la calidad de ser miembro APICS para poder mejorar sus habilidades, dominar conceptos críticos y adquirir información actualizada sobre tendencias y desafíos del negocio. Apics capítulo México fue fundado en 1972 como el primer capítulo internacional de Apics. APICS ofrece en México la preparación para las Certificaciones internacionales: Certificación en administración de la producción e inventarios CPIM (APICS) Certificación como profesional en cadena de suministro CSCP (APICS) También ofrece certificados, acreditaciones y talleres especializados en temas de cadena de suministro y ofrece sus programas abiertos en la Ciudad de México, Cuernavaca, Tlalnepantla y Toluca pudiendo realizar programas específicos para las organizaciones vía presencial o en línea. Apics Capítulo México realiza y publica estudios para cumplir su misión de crear y difundir conocimientos relativos a la cadena de suministros. Síguenos en las redes sociales: Twitter / Linked in / Facebook Apics Capítulo México Río Nilo México D.F Tel Uso de TI en Cadenas de Suministro Apics Capítulo México

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