CURSO AUDITOR INTERNO LIDER DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD GESTION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA NORMA ISO 19011:2011 JUNIO DEL 2012

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1 CURSO AUDITOR INTERNO LIDER DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD GESTION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA NORMA ISO 19011:2011 JUNIO DEL 2012

2 PROPOSITO GENERAL Formar Auditores que administren un programa de Auditoria con base a directrices norma ISO 19011:2011 Mejorar la Eficacia de Sistemas de Gestión implementados a través del ejercicio efectivo de auditorias internas. Administrar Programa de Calificación y Mantenimiento de la competencia de Auditores internos.

3 OBJETIVOS ESPECIFICOS Comprender conceptos en Auditoria de Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 Desarrollar habilidades de auditores para la desarrollo entrevistas y preparación de documentos de auditoria Desarrollar actividades y documentos para la planeación, ejecución, verificación y control de auditorias internas Conocer y manejar el proceso de calificación de auditores internos de calidad.

4 ALCANCE DEL CURSO HABILIDADES PARA AUDITAR NORMA ISO 9001:2008 PROGRAMA DE DESARROLLO DE AUDITORES A AUDITOR LIDER ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION

5 METODOLOGIA HABILIDADES AUDITANDO HABILIDADES PARA AUDITAR NORMA ISO 9001:2008 ADMINISTRACIO N DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION PROGRAMA DE DESARROLLO DE AUDITORES A AUDITOR LIDER RESPONSABILIDAD GERENCIAL CONCEPTO CALIDAD SEGUIMIENTO RECURSOS GESTION APLICACIÓN CONCEPTO IMPACTO RIESGO REALIZACION Y CONTROL

6 METODOLOGIA HABILIDADES AUDITANDO AGENDA Análisis Casos Roles Auditor Redacción (En curso) Desempeño Evaluación campo

7 NORMA ISO 19011:2011

8 Proceso de trabajo de la norma ISO 19011:2011 Diseño de Especificación Borrador de Trabajo (WD) Borrador de Comité (CD) Borrador de Norma Internacional (DIS) Borrador Final de Norma Internacional (FDIS) Norma Internacional (ISO) Julio 2011 Octubre 2011 Febrero 2012 Col.

9 Norma ISO ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión La ISO ha sido revisada para proporcionar una guía de buenas prácticas de auditoría de acuerdo con el entorno de hoy en día en donde muchas organizaciones han implementado sistemas de gestión (p.e: Calidad, Ambiental, Seguridad y salud ocupacional, etc)

10 Motivación de la actualización Desde la primera edición de la Norma Internacional (2002) existen más normas de gestión y en 2006 el comité (CASCO) desarrolló la ISO/IEC y la segunda edición publicada en 2011, se amplió para transformar esta norma con la gestión de las auditorías de certificación. Proporciona orientación para todos los usuarios, incluidas las pequeñas y medianas organizaciones, y se concentra en lo que se llama comúnmente "auditorías internas" (primera parte) y "las auditorías realizadas por los clientes en sus proveedores" (segunda parte). Los Organismos de certificación utilizan la norma ISO/IEC 17021:2011, también podrían encontrar la orientación útil en esta Norma Internacional

11 Sumario de Cambios La norma ISO tiene un alcance más amplio que su predecesora, ya que ahora incluye cualquier sistema de gestión Se reforzó el tema de competencias y el proceso de su evaluación. Se da un perfil más alto a las funciones del administrador del Programa de Auditorías.

12 Resumen General de Cambios La competencia se basa en: Conocimiento y habilidades genéricas de sistemas de gestión. Conocimiento y habilidades de la disciplina especifica ( p.e SGA) Conocimiento y habilidades específicas del sector ( p.e Aeroespacio) La competencia debe ser evaluada.

13 Sumario de Cambios Se agrega un nuevo principio de auditoría, La Confidencialidad, aumentando así a un total de 6 principios por el cual el Auditor debe de regirse. La introducción del concepto de auditoría a distancia.

14 Conceptos y definiciones relativos a AUDITORIAS

15 Auditor Auditado Evidencia Criterios No conformidad

16 Auditor Persona que lleva a cabo auditoria Auditado Organización que es Auditada.

17 EXPERTO TECNICO Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. OBSERVADOR Persona que acompaña al equipo auditor pero no audita. GUIA Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.

18 Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (3.3) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría (3.2). Auditoría * Se redefinieron [ ] Nuevos Conceptos

19 Auditoría- notas* Nota 1: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por la propia organización, o en su nombre, para la revisión por la dirección y para otros propósitos internos (por ejemplo, para confirmar la eficacia del sistema de gestión o para obtener información para la mejora del sistema de gestión). Las auditorías internas pueden formar la base para una auto declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita o al estar libre de sesgo y conflicto de intereses. * Se redefinieron [ ] Nuevos Conceptos

20 Auditoría- notas* 3.1*Auditoría. Nota 2: Las auditorías externas incluyen auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes, tales como las autoridades reglamentarias o aquellas que proporcionan certificación. * Se redefinieron [ ] Nuevos

21 Auditoría- notas* Nota 3: Cuando dos o más sistemas de gestión de disciplinas diferentes (por ejemplo, de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional) se auditan juntos, se denomina auditoría combinada. Nota 4: Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado (3.7), se denomina auditoría conjunta. * Se redefinieron [ ] Nuevos Conceptos

22 AUDITORIAS INTERNAS EVIDENCIA REGISTRO, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER OTRA INFORMACION QUE SON PERTINENTES PARA LOS CRITERIOS DE AUDITORIA Y QUE SON VERIFICABLES.

23 AUDITORIAS INTERNAS Programa de auditoria Conjunto de una o mas de auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Criterios de Auditoria Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compra la evidencia de la auditoria.

24 HALLAZGOS DE AUDITORIAS Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

25 DECLARACION HALLAZGO NO CONFORMIDAD El no cumplimiento de un requisito especifico CONFORMIDAD Cumplimiento de un requisito

26 Programa de auditoría. Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías (3.1), planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Nota: Adaptado de la norma ISO 9000:2005, definición * Se redefinieron [ ] Nuevos Conceptos

27 OBSERVADOR 3.11[ Observador]. Persona que acompaña al equipo auditor (3.9) pero que no audita. Nota 1: Un observador no es parte del equipo auditor (3.9) y no influye ni interfiere en la realización de la auditoría (3.1). Nota 2: Un observador puede designarse por el auditado (3.7), una autoridad reglamentaria u otra parte interesada que testifica la auditoría (3.1). * Se redefinieron [ ] Nuevos

28 [Guía] Persona designada por el auditado (3.7) para asistir al equipo auditor (3.9).

29 [Competencia]. Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos. Nota: La capacidad implica la aplicación apropiada del comportamiento personal durante el proceso de auditoría

30 Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Nota 1: Adaptado de la Norma ISO 9000:2005, definición Nota 2: los criterios de auditoría son requisitos legales (incluyendo los reglamentarios), los términos cumple o no cumple se utilizan a menudo en los hallazgos de auditoría (3.4). * Se redefinieron [ ] Nuevos Conceptos

31 Hallazgos de auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría (3.2). * Se redefinieron [ ] Nuevos Conceptos

32 Hallazgos- Notas Nota 1: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad. Nota 2: Los hallazgos de la auditoría pueden conducir a la identificación de oportunidades para la mejora o el registro de buenas prácticas. Nota 3: Si los criterios de auditorías se seleccionan de entre los requisitos legales u otros requisitos, el hallazgo de la auditoría se denomina cumplimiento o no cumplimiento. Nota 4: Adaptado de la norma ISO 9000:2005, definición

33 PLAN DE AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIA Detalles acordados para un conjunto de una o mas auditorías. PLAN DE AUDITORIA Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. ALCANCE DE AUDITORIA Extensión y límites de una auditoría.

34 RIESGO Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos (..de la Auditoria)

35 REQUISITOS DE AUDITORIAS

36 DIRECTRICES PARA AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTION REALIZACION DE LA AUDITORIA GESTION DEL PROGRAMA Regulación Tecnologías COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES Criterios Normas de Gestión DEFINICIONES PRINCIPIOS

37 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA AUDITORES CONFIDENCIALIDAD INTEGRIDAD CUIDADO PROFESIONAL PRESENTACION IMPARCIAL PROCESO DE AUDITORIA INDEPENDENCIA ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

38 INTEGRIDAD El Fundamento de la Profesionalidad Desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. Observar y cumplir requisitos legales Demostrar su competencias en el desempeño Imparcialidad, ecuanimidad sin sesgo EVITAR INFLUENCIA SOBRE SU JUICIO. * Reemplaza y amplia el principio de Conducta Ética

39 INTEGRIDAD Hace referencia a un individuo correcto, educado, atento, probo e intachable. Algo íntegro es una cosa que posee todas sus partes intactas

40 PRESENTACION IMPARCIAL La obligación de informar con veracidad y exactitud. Comunicación Veraz Exacta Objetiva Oportuna Clara Completa INFORMAR Obstáculos Divergencias

41 IMPARCIALIDAD Me dieron la responsabilidad de elegir al mejor jugador del torneo ya que creen que mi decisión estará basada en la imparcialidad

42 DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL La aplicación de diligencia y juicio al auditar Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

43 CUIDADO PROFESIONAL la obligación de aplicar sus habilidades con diligencia y razonable cuidado Cada profesional que ofrece sus servicios a otra y es contratada, asume la obligación de aplicar sus habilidades con diligencia y razonable cuidado. El tema del debido cuidado profesional se refiere a lo que el auditor independiente hace y cuan bien lo hace.

44 CONFIDENCIALIDAD Seguridad de la Información Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de las Tareas. Información de la Auditoria sensible o confidencial.

45 INDEPENDENCIA Base para la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de auditoria. P H V A HALLAZGOS CONCLUSIONES Los auditores deberian ser independientes de los responsables operativos de la función que se audita. Mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoria EVIDENCIA Libres de sesgo y conflicto de intereses.

46 ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático HALLAZGOS CONCLUSIONES EVIDENCIA VERIFICABLE METODO DE MUESTREO CONFIANZA

47 GESTION DE LA AUDITORIA

48 5. Gestión de Programa de Auditoria 5.2 Establecimiento de los objetivos del programa de Auditorías 5.6 Revisión y mejora al programa de Auditorías 5.5 Seguimiento al programa de Auditorías 5.3 Establecimiento del programa de Auditorías 5.4 Implementación del programa de Auditorías EFICACIA Competencia y Evaluación de Auditores (Sección 7.) Realización de la Auditoría (Sección 6.)

49 Inicio de la Auditoría Realización de las actividades de auditoría Preparación de las actividades de auditoría Preparación y distribución de informe de auditoría Finalización de la auditoría Realización de la auditoría de seguimiento

50 OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA Ha considerado alguno de estos ítems? Prioridades de la Gerencia Características de Procesos, productos, proyectos Intenciones Comerciales Requisitos del sistema de gestión Requisitos Regulatorios, contractuales y legales aplicables a productos, sus riesgos y peligros. Necesidad de Evaluación de proveedores. Riesgos del Negocio o el Auditado Nivel de Madurez del Sistema que Audita Otras Partes interesadas.

51 OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA Verificar la conformidad con los requisitos contractuales del cliente XYZ Obtener y mantener la confianza en la capacidad del proveedor XXX. Contribuir a la mejora continua de los sistemas de gestión. Verificar el cumplimiento de los requisitos de las normas NTC 23-42, ASTM 234

52 MANUAL DE FUNCIONES RESPONSABLE DE LA GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

53 TIENE DEFINIDO UN PERFIL PARA LA PERSONA (S) QUE GESTIONA EL PROGRAMA DE AUDITORIA? P H establecer los objetivos y alcance del programa de auditoría. Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoriaestablecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan recursos, V A Identificar y evaluar los riesgos para el asegurarse de la implementación del programa de auditoría, asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoría, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría.

54 DESARROLLO CONTINUO COMPETENCIAS DE LA PERSONA RESP DEL GPA Principios, Procedimientos Métodos Normas y documentos de Referencia Requisitos Legales Aplicables Actividades Productos Procesos competencia Cliente Proveedores Partes Int PARA GESTIONAR PROGRAMA GESTION RIESGOS

55 FACTORES AFECTAN EL PROGRAMA Y SU ALCANCE Criterios Numero de Auditorias Importancia Complejidad Ubicación Cambios operaciones Tecnologías información y comunicación para la Auditoria Incidentes Seguridad, información, salud, ambientales Contexto Social Responsabilidad social Quejas Incumplimientos legales

56 IDENTIFICACION Y EVALUACION DE RIESGOS PLANIFICACION OBJETIVOS ALCANCE SELECCIÓN AUDITORES

57 RIESGOS EN EL PROGRAMA INICIO IDENTIFICAR RIESGOS VALORAR IMPACTO OBJETIVOS AUDITORIA GESTIONAR RIESGO VIABLE GESTIONAR PROGRAMA AUDITORIA

58 COMPETENCIA GLOBAL Identificación de conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria. Si no es posible cubrir las competencias se debe incluir a un Experto Técnico.

59 SELECCIÓN MIEMBROS EQUIPO AUDITOR OBJETIVOS DE AUDITORIA ALCANCE- COMBINADA REQUISITOS LEGALES PROCESOS SELECCIÓN INDEPEDENCIA METODOS DE AUDITORIA CAPACIDAD INTERACCION COMPETENCIAS GLOBALES CONOCIMIENTOS HABILIDADES EXPERTICIA

60 LIDER DEL EQUIPO AUDITOR Establecerlo en cada auditoria Canal de comunicación de los auditados Tiene la máxima autoridad entre los miembros de la auditoria.

61 AUDITOR LIDER DE AUDITORIA PROPOSITO P Objetivos Alcance Combinada Métodos y Procedimientos RECURSOS Competencia Auditores Agenda de Auditoria y Auditados RIESGOS Idioma, cultura Confidencialidad de información Requisitos Seguridad SO Auditores- Autorizaciones De eficacia en el seguimiento de auditorias previas

62 GESTION DEL RESULTADO DE AUDITORIA H REVISION DE HALLAZGOS IDONEIDAD Y ADECUACION DE HALLAZGOS ADECUACION COHERENTE AL INFORME DE AUDITORIA DISTRIBUCION INFORME A ALTA DIRECCION V ACCIONES A AUDITORIA A EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVA A HALLAZGOS COMPETENCIA DE AUDITADOS ACCIONES DE GERENCIA RESPECTO A INFORME DE AUDITORIA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO

63 REGISTROS GESTION DE REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA AUDITORIA CAMPO PLANES DE AUDITORIA INFORMES DE NC INFORMES DE SEGUIMIENTO LISTAS CHEQUEO AUDITORES EVALUACION COMPETENCIA Y DESEMPEÑO SELECCIÓN DE EQUIPOS MIEMBROS MANTENIMIENTO Y MEJORA DE COMPETENCIA. OBJETIVOS DEL PROGRAMA PROGRAMA OBJETIVOS EVALUACIONES DE RIESGOS REVISIONES DE EFICACIA

64 SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA EVALUAR SU CONFORMIDAD DESEMPEÑO AUDITORES RETROALIMENTACION ALTA DIRECCION AUDITADOS AUDITORES IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA

65 REALIZACION DE AUDITORIA

66 REALIZACION DE AUDITORIA INICIO DE AUDITORIA Contacto inicial Viabilidad PREPARACION Revisión Doc Plan Tareas EA Preparación Doc Trabajo REALIZACION Reunión Apertura Auditoria Reunión Cierre INFORME Preparación Distribución EFICACIA FINALIZACION (Confidencialidad) SEGUIMIENTO A correctivas A preventivas A mejora

67 CONTACTO INICIAL COMUNICACION Objetivo Autoridad Grupo Auditor Acceso Docs. ALCANCE Objetivos Requisitos Legales Productos/ Procesos REQUISITOS Seguridad Confidencialidad

68 VIABILIDAD DE LA AUDITORIA Consideraciones a realizar: Información suficiente y apropiada para planificar la auditoria Tiempo y Recursos Adecuados Cooperación del Auditado

69 REVISION DOCUMENTAL Familiarizar a los auditores con los procesos a ser auditados. Trazar un plan de auditoria Desarrollar una lista de verificación Información revisada es Completa Correcta Coherente Actual Cubre el alcance

70 LISTAS DE VERIFICACION VENTAJAS Ayuda a la Preparación Indica la duración de la auditoria Controla la profundidad y ritmo de la auditoria Ayuda a asegurar que todos los puntos planeados son cubiertos Medio para registrar las respuestas de auditados.

71 Planeación la auditoria Objetivos y Alcance Personas responsables Documentos de Referencia o criterios Equipos Auditor Fecha y lugar donde se realizara Procesos a auditar Tiempo duración de cada auditoria Programa de reuniones Requisitos de confidencialidad Técnicas de Muestreo Riesgos

72 Tareas equipo auditor Responsabilidades Auditar Independencia Competencia Procesos Actividades Funciones Lugares Reuniones equipo

73 Preparación Documentos Trabajo Manuales Procedimientos Legislación Quejas Auditorias Previas Fuente Información Preparación Seleccionar actividades, procesos sensibles Formular preguntas Especificaciones Producto Listas Verificación Formularios hallazgos Planes Muestreo Documentación

74 SELECCIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN Entrevistas con los empleados y otras personas; Observaciones de las actividades y el ambiente de trabajo y sus condiciones; Documentos, como las políticas, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, dibujos, contratos y órdenes; Registros, como los registros de inspección, minutas de reuniones, reportes de auditoría, registros de los programas de seguimiento y los resultados de las mediciones; Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño; Información sobre los programas de muestreo de los auditados y sobre los procedimientos para el control del muestreo y procesos de medición; Reportes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, encuestas y mediciones externas, otra información pertinente de partes externas y clasificación de proveedores;

75 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO - Cuando se preparan documentos: Qué registro de auditoría se creará al usar este documento de trabajo? Qué actividad de auditoría es afectada por este documento de trabajo en particular? Quién será el usuario de este documento de trabajo? Qué información se necesita para preparar este documento de trabajo? Para auditorías combinadas es esencial la preparación cuidadosa de documentos de trabajo que evite la duplicación de actividades de auditoría. Los documentos de trabajo deberían ser adecuados para cubrir todos esos elementos de un sistema de gestión dentro del alcance de la auditoría y pudiera ser proporcionado por cualquier medio.

76 REALIZACION DE AUDITORIA REUNION DE APERTURA Objetivos Métodos Proceso de Auditoria Acciones REVISION DOCUMENTAL Conformidad Información Apoyo COMUNICACION Acciones Requisitos Legales Entre Auditados- Guías Al Auditado VERIFICACION INFORMACION Validez Pertinencia Complementar HALLAZGOS Discrepancias Evidencia Redacción Conformidad y buenas practicas CONCLUSIONES Acciones Conclusiones (riesgo) Recomendaciones Seguimiento Revisión Gerencial Logros

77 AUDITORIA proceso PHVA Ajustar Agenda Auditoria Identificar los procesos Identificar las interrelaciones de procesos Verificar Procesos Auditados (reuniones Auditores) Ejecutar auditoria siguiendo el ciclo phva Planear actividades siguiendo PHVA

78 ASPECTOS POR VERIFICAR Adecuación de la documentación que describe la operación de los procesos Indicadores de control de procesos Disponibilidad documental y de registros Aplicación de las acciones correctivas y preventivas

79 ASPECTOS POR VERIFICAR Suficiencia del personal competente Satisfacción del cliente interno y mejoramiento continuo Identificación y comunicación de los requisitos del cliente interno Seguimiento del desempeño del proceso y control de no conformidades

80 ASPECTOS POR VERIFICAR Identificación de los objetivos del proceso Despliegue de directrices y objetivos Evidencia de planificación del proceso Suficiencia de los recursos y ambiente de trabajo

81 Paradoja del Iceberg

82 Ventajas preguntas abiertas? Iniciar con preguntas abiertas de exploración No se limita al interrogado Evita agresiones, preguntas sugestivas. Muestran deficiencias Son percibidas como oportunidad y amenaza Aumenta experiencia del auditor

83 Comportamiento del auditor (entrevistas) Escucha activa. Resumir y reforzar la presentación y argumentos del auditado. Ej: Si he comprendido que Ud. Piensa que Ud. Opina que.. Ud. Dice que De acuerdo con lo que entiendo.

84 ESCUCHA ACTIVA VENTAJAS Evitar malos entendidos Registrar lo esencial Mejora el clima de auditoria PROTOCOLO Y CIERRE Realizar conclusiones

85 Como evitar agresiones Evitar situaciones criticas en la conversación. Dejar que el otro termine de hablar No emitir juicios Evitar expresiones (..pero se sabe que actualmente.) Evitar formulaciones cómo tu, ud (ud deberia, tu has perdido la oportunidad de..).en vez decir.. yo te recomiendo

86 Retroalimentación No se debe elogiar exageradamente Criticar o elogiar el hecho- gestión, los procesos, no la persona Critica de manera colaboradora ( como se puede evitar, como se puede mejorar. )

87 ENTREVISTAS iniciarse preguntando a las personas que describan su trabajo niveles y funciones apropiados que desempeñan actividades cuando sea posible, en el lugar de trabajo normal Intentar que la persona entrevistada esté a gusto Debería explicarse la razón de la entrevista Selección cuidadosa del tipo de pregunta utilizado Los resultados de la entrevista deberían resumirse y revisarse con la persona entrevistada Debería agradecerse a las personas entrevistadas su participación y cooperación.

88 REGLAS AUDITORIA CAMPO Interrupción Evitarla No tocar ni manipular ningún equipo Protección personal Emergencia Comunicaciones Tamaño equipo A. Incidente Está utilizando el equipo de protección correctamente Se comunican los procedimientos de emergencia Programarla para la eficiencia. Adaptar el número para evitar interferencias con los procesos operativos Evaluar si se debería interrumpir, volver a programarse o continuar; Autorización Si se toman fotografías o material de video, Si se hacen copias de documentos de cualquier tipo, Evitar recopilar información personal a menos que lo requieran los objetivos de la auditoría o los criterios de auditoría.

89 DETERMINACION HALLAZGOS Auditorias previas El seguimiento de los registros y las conclusiones de auditorías previas Cliente Los requisitos del cliente de la auditoría Mejora Los hallazgos que excedan la práctica normal, o las oportunidades de mejora Muestra El tamaño muestra Tipo La categorización (si la hay) de los hallazgos de la auditoría.

90 REGISTRO DE NO CONFORMIDADES CRITERIO La descripción de los criterios de auditoría o la referencia a los mismos EVIDENCIA La evidencia de la auditoría DECLARA- CION La declaración de no conformidad HALLAZGOS Los hallazgos de la auditoría relacionados, si es aplicable. IMPACTO Impacto en los criterios correspondientes o similares de los otros sistemas de gestión.

91 Aplicación de Métodos de Auditoría Extensión del involucramiento entre el auditor y el auditado Interacción humana Sin interacción humana En sitio Ubicación del auditor Realización de entrevistas. Llenado de listas de verificación y cuestionarios con la participación del auditado Revisión de documentos con la participación del auditado. Observación del trabajo desempeñado Visita al sitio. Llenado de listas de verificación. Muestreo(ejemplo, productos). Revisión de documentos (registros). Remota Vía medios de comunicación: Realización de entrevistas. Llenado de listas de verificación y cuestionarios Revisión de documentos con la participación del auditado. Revisión de documentos. Observación del trabajo desarrollado vía medios de supervisión. Las actividades en sitio de la auditoría se realizan en las instalaciones del auditado. Las actividades remotas de la auditoría se realizan en cualquier lugar fuera de las instalaciones del auditado, independientemente de la distancia. Las actividades interactivas de la auditoría involucran la interacción entre el personal del auditado y el equipo auditor. Las actividades no interactivas de la auditoría no involucra la interacción humana con las personas que se auditan pero si involucra interacción con equipo, instalaciones y documentación.

92 COMPETENCIA EVALUACION DE AUDITORES

93 COMPETENCIA COMPORTAMIENTO PERSONAL EXPERIENCIA TECNICA / GESTION COMPE TENCIA HABILIDADES CONOCIMIENTOS

94 COMPORTAMIENTO/ CONDUCTA Nuevos atributos Observador Perspicaz Abierto a la mejora Culturalmente sensible Colaborativo Atributos (norma versión 2002) Ético Tenaz Mente abierta Decidido Diplomático Firme(seguro de si mismo) Observador, Versátil

95 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Conocimiento genérico y las habilidades de los auditores de sistemas de gestión Disciplina y conocimientos específicos del sector y habilidades de auditor de sistema de gestión Conocimientos generales y habilidades de un líder del equipo de auditoría Conocimientos y habilidades para auditar sistemas de gestión abordando múltiples disciplinas

96 7.3 Definición de los Criterios de Evaluación de los Auditores CRITERIOS DE EVALUACIÓN CRITERIOS CUALITATIVOS Conductas personales Conocimientos Desarrollo de habilidades (en formación o en campo) CRITERIOS CUANTITATIVOS Años de experiencia laboral y en educación Número de auditorías Dirigidas Horas de Formación en Auditoría

97 Conocimiento específico y habilidades de los auditores. orientación a las organizaciones, las cuales pueden usarlos para apoyar el desarrollo de sus propios criterios de competencia y selección de auditores: A-2 Gestión de la seguridad de transporte A-3 Gestión medioambiental A-4 Gestión de calidad A-5 Gestión de registros A-6 Restablecimiento, seguridad, preparación y gestión de la continuidad A-7 Seguridad de Información A-8 Salud ocupacional y seguridad

98 METODOS DE EVALUACION COMPETENCIA AUDITOR REVISION DE REGISTROS OBSERVACION EN CAMPO ENTREVISTAS EXAMEN REVISION DESPUES DE LA AUDITORIA RETROALIMENTACION PERFIL CONOCIMIENTOS DESEMPEÑO

99 METODO DE OBJETIVOS EJEMPLOS 7.4 EVALUACION Selección del método apropiado de evaluación Verificación de auditor del currículo (VER del HOJA 36) Auditor CAMBIAR MODELO A auditoría Revisión de registros Análisis de registros de educación, formación, empleos, títulos profesionales y experiencia en Como en cómo la anterior es percibido versión, el se da orientación desempeño del auditor sobre métodos de evaluación, de pares por ejemplo: Retroalimentación Entrevista Observación Examen Revisión post auditoría Proveer información acerca de Evaluar el comportamiento personal y las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los conocimientos, y para obtener información adicional. Evaluar el comportamiento personal y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades Evaluar las conductas personales y la aplicación de conocimientos y habilidades Proveer información sobre el auditor durante las actividades de auditoría, identificando Encuestas, cuestionarios referencias personales, testimonios, quejas, evaluación de desempeño, evaluación Entrevistas personales. Juego de roles, auditorías en presencia de un testigo, desempeño en una situación real. Exámenes orales y escritos, pruebas sicométricas Revisión de los reportes de auditoria, entrevistas con el líder de auditoría, el equipo de auditoría, y si es apropiado

100 TALLERES ANEXOS Competencias Por Disciplina de Auditorias

101 GESTIÓN DE LA SEGURIDAD EN LOS TRANSPORTES Seguridad Procesos Logísticos La evaluación y mitigación del riesgo Control desde Generador Carga y cadena logística incidentes y el seguimiento del desempeño de la seguridad Requisitos terceros, patios, controladores Agencias Aduanas medidas del desempeño proactivas y reactivas El comportamiento humano y la interacción Los peligros potenciales y otros factores del lugar de trabajo que afectan la seguridad

102 DISCIPLINA ESPECÍFICA DE GESTIÓN AMBIENTAL Legislación en Ciencia y tecnologías limpias Control ambiental Desempeño y gestión ambiental El eco diseño La interacción de los ecosistemas La prevención y el control de la contaminación La gestión de los recursos naturales Aspectos/impactos ambientales El uso de sustancias peligrosas Las tecnologías renovables El análisis del ciclo de vida Disminuir, reutilizar, reciclar y tratar los residuos

103 DISCIPLINA ESPECÍFICA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Calidad El enfoque al cliente La gestión, la organización, el proceso y el producto, las características, la conformidad El seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente, el tratamiento de las quejas La documentación, y los procesos de auditoría y de medición; El código de conducta, la resolución de conflictos

104 DISCIPLINA ESPECÍFICA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Factores humanos Sistema para la gestión Competencia, formación y toma de conciencia; Proyectos, planes de la calidad La mejora continua, innovación y aprendizaje; Identificación de riesgos, análisis y evaluación), Análisis de causa raíz, técnicas estadísticas; Técnicas de medición y seguimiento, requisitos para la medición de procesos y el equipo de medición

105 DISCIPLINA ESPECÍFICA DE GESTIÓN DE LOS REGISTROS Administración de Registros Tecnologías La idoneidad de las herramientas tecnológicas utilizadas y las instalaciones y los equipos establecidos; La identificación e importancia de la documentación de autorización para los procesos de registro. El desempeño y la adecuación de los procesos de registros al crear, captar y controlar los registros Las tecnologías utilizadas para la creación, captura, conversión y migración, y la conservación a largo plazo de los registros electrónicos/digitales La importancia del contenido, contexto, estructura, representación y control de la información (metadatos)

106 GESTIÓN DE LA RESILIENCIA, LA SEGURIDAD, EL ESTADO DE PREPARACIÓN Y LA CONTINUIDAD Procesos Evaluación del riesgo Gestión Tecnología subyacentes a la gestión de la resiliencia Del riesgo de sucesos Gestión de la continuidad, la emergencia y la recuperación; Métodos de Respuesta a la continuidad y la recuperación Identificación y valoración de activos; e identificación, análisis y evaluación del riesgo Prácticas para la integridad y confidencialidad de la información El tratamiento de los riesgos (medidas adaptativas, proactivas y reactivas

107 GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las leyes y reglamentos La ciencia y la tecnología Métodos Propiedad intelectual, contenido La gestión de la seguridad de la información; Controles (electrónicos y físicos) Reglamentos de controles criptográficos Tendencias en tecnología, amenazas y vulnerabilidades Integridad y confidencialidad de la seguridad de la información Comercio electrónico; firma electrónica y digital

108 GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. Las leyes y reglamentos La ciencia Métodos Requisitos pertinentes para la seguridad y salud en el trabajo El comportamiento humano La identificación de peligros factores físicos, químicos y biológicos otros (psicológicos) Valores límite de exposición en el trabajo Tabaco, las drogas, el alcohol, el sobrepeso, el ejercicio, el estrés, el comportamiento agresivo, La evaluación del riesgo, la determinación de controles Desempeño de la seguridad y salud en el trabajo Fomentar el bienestar y la responsabilidad personal del empleado Situaciones de emergencia potenciales y respuesta y en caso de emergencia