MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO

Transcripción

1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Dirigido a: es y Órganos del Colegio. Número: POL/PRO-CON01 Versión: 13 Febrero 2015 Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva Fecha de emisión: 17 de Noviembre del Reemplaza a: POL/PRO-CON01 versión 11, POL/ /PRO-CON02 versión 1, POL/PRO-CON03 versión 1, POL/PRO-CON04 versión 1. Elaborado por: Unidad de Contabilidad Aprobado para entrar en vigencia:acuerdo 07, sesión ordinaria celebrada el 08 de Febrero OBJETIVO: Establecer los lineamientos necesarios para el adecuado registro y control de los Activos Fijos. POLÍTICAS GENERALES: 1. El registro contable y control de los inventarios de los Activos Fijos es competencia de la Unidad de Contabilidad. 2. Se tomará como activo Fijo todo bien con un costo superior al monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 Manejo de Cajas Chicas. 3. Los Activos Fijos con un costo menor al monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 Manejo de Cajas Chicas, se contabilizan al gasto, se plaquean y se registran en el Programa de Activos Fijos para el control correspondiente. Asimismo, los que se compren en cantidades significativas se registran como inventario. 4. Cada colaborador del Colegio es responsable de los activos fijos que se le asignen para el desarrollo de su trabajo, los cuales quedan bajo su custodia. La jefatura inmediata debe velar por el cumplimiento de lo indicado. 5. La Unidad de Contabilidad realizará una toma física al menos una vez al año de todos los activos y muestras parciales al azar sin previo aviso en forma mensual. El custodio de los activos fijos, deberá estar anuente y colaborar con la revisión. 6. Se mantendrán cubiertos por la póliza de equipo electrónico y equipos de contratista, solamente activos de éste tipo que tengan dos años o menos de comprados y cuyo valor histórico sea igual o mayor al de un salario base de un Auxiliar del Poder Judicial. 7. Cuando el custodio no pueda comprobar la ubicación de un activo y/o presentee un sobrante en la toma física de activos, se le hará entrega del formulario F-CON05, una vez recibido por el custodio dicho formulario, cuenta con tres días hábiles para corregir las l inconsistencias presentadas, en caso de que las mismas no sean corregidas y una vez transcurrido el plazo indicado, la Unidad de Contabilidad enviará un correo electrónico recordándolee al custodio y a su 1

2 Jefatura inmediata sobre ell faltante y/o sobrante; si al día hábil siguiente no se recibe respuesta al respecto el formulario será trasladado a la Dirección Ejecutiva con los documentos de respaldo correspondientes para que esta autorice o no el cobro del activo al custodio y en caso necesario tomen las medidas correctivas y disciplinarias, según corresponda, conforme al debido proceso. 8. Los activos adquiridos paraa uso de las regionales del Colypro, deberán estar a nombre de la plataformista de cada regional, dichos activos se consideran para uso generall de es y/o miembros de Junta Regional. El o La plataformista será el (la) encargado(a) de monitorear la existencia y el estado del activo, así como informar cualquier anomalía que se presente con estos activos. 9. Los activos de las distintas regionales deberán permanecer en las oficinas regionales, en caso de que se necesiten para alguna actividad específica del Colegio, deberá constar por escrito mediante boleta de traslado de activo temporal o bien mediante un libro de acta la entrega y devolución del mismo. El activo deberá ser devuelto a la oficina máximo al día siguiente de realizada la actividad. POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. En la Unidad de Contabilidadd en un ampo llamado Documentos Importantes se mantendrán los acuerdos de Junta Directiva en donde se establezcan los montos máximos para erogaciones por caja chica, esto con el fin de tener a mano la información para la aplicación de estas políticas y procedimientos. 2. En caso de los sobrantes de tomas físicas de activos y si el custodio no sabe dar razón de ello de acuerdo a lo establecido en la política general 7, el contador a cargo realizará una investigación con el fin de determinar a quién pertenece el activo, una vez que se determine quién es el responsable del activo, le solicitará por escrito que custodie su activo o confeccione boleta de traslado correspondiente en un plazo no mayor a tres días hábiles, en caso de que el traslado no se haga la situación será trasladado a la Dirección Ejecutiva con los documentos de respaldo correspondientes para tomen las medidas correctivas y disciplinarias, según corresponda, conforme al debido proceso. 3. En caso que un activo se adquiera para uso general de los Colegiados y/o es, se asignará un encargado de monitorear la existencia y el estado del activo. Este no será responsable directo sobre el correcto uso, daño o extravío del mismo. 4. Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar a la Unidad de Contabilidad, por medio de la boleta de Traslado Permanente de Activos Fijos (F-CON01), el traslado de un activo a otro colaborador quien será el nuevo custodio. 5. En caso que se trate del préstamo o salida temporal del activo fijo de su lugar l asignado, se deberá hacer la solicitud al custodio por medio de la boleta de Traslado Temporal de Activos Fijos (F-CON02). Este movimiento no será registrado por la Unidad de Contabilidad, y la boleta solo será un respaldo en caso de hacerse una toma física en el momento del préstamo. 6. Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar los activos que se encuentren dañados máximo una semana posterior a ocurrido el daño, de la siguiente forma: a. En caso de activos cuyo valor de compra supere el monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 Manejo de Cajas Chicas, Se debe llenar la boleta de 2

3 Traslado para reparación de Activos Fijos (F-CON03). El seguimiento de la reparación del activo estará a cargo del Custodio del activo a través de la Unidad de Compras. b. En el caso de activos cuyo valor de compra no supere el monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 Manejo de Cajas Chicas, se deberá informar a la Unidad de Contabilidad por escrito el daño, quienes procederán a revisar el mal estado del Activo. Si se verifica y observa que el daño es considerable y la reparación no es factible por costo beneficio para el Colegio, el custodio del activo confeccionará una boleta de traslado temporal FCON-02 para trasladar a alguno de los colaboradores de la Unidad Contable el activo dañado, esto para que el activo se conserve en la bodega destinada para tal fin, hasta concluir con el trámite de desecho. 7. Para llevar a cabo el ajuste o exclusión del sistema auxiliar de Activos fijos, de aquellos activos deteriorados: a. Cuando el valor de compra supere el 50% del salario base del auxiliar del Poder Judicial, se deberá presentarr a Junta Directiva un informe en donde conste el análisis técnico y/u otros documentos que justifiquen el mal estado del activo fijo, debiendo emitirse un acuerdo para proceder con el ajuste. En cuanto al análisis técnico del activo, no puede ser emitido por un proveedor del Colegio que nos vende activos del mismo tipo. b. En caso que el valor de compra sea igual ó menor al 50% del salario base del auxiliar del Poder Judicial, la exclusión del activo será aprobada por la Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva. c. De aprobarse la exclusión del activo, debe confeccionarse un actaa de desecho, en presencia del Contador la Jefatura Financiera y la Asesoría Legal, excepto cuando desecho deba llevarse a cabo en una sede o finca distinta a las de San José y Alajuela, en cuyo caso el acta deberá ser firmada por el encargado de la sede o finca y dos testigos instrumentales que sean colaboradores del Colypro, y como apoyo se adjuntará al acta fotografías del bien a desechar las cuales deberán ser claras, y en por lo menos una, debe observarse de manera legible la placa del artículo que se desecha. Dicho desecho deberá ser máximo un mes después de que el activo fue reportado como dañado a la Unidad Contable (por la Unidad de Compras en el caso de los activos que se tramitaron mediante la boleta de reparación (F-CON03), y por el custodio en el caso de los activos menores). d. El desecho de los activos se hará entregándolos a una empresa o persona física (no colaborador del Colegio) dedicada al reciclaje de equipo y mobiliario. Dicha entrega se hará por escrito en el acta de desecho. 8. El Contador Encargado de los Activos Fijos debe presentar un informe trimestral a la Junta Directiva con el visto bueno del Encargado de Contabilidad a través de la Dirección Ejecutiva sobre los ajustes realizados en relación con la exclusión de Activos Fijos aprobados en el punto 5, inciso b de la política específica anterior. 9. En caso que un colaboradorr fuese cesado de sus funciones o renunciara, será responsabilidad de la Jefatura Inmediata, realizar la toma física de los Activos Fijos el último día que labora. Los activos pasarán a ser responsabilidad de esta Jefatura, hasta que se designe un nuevo custodio. De igual forma, la jefatura presentará al Contador Encargado de los Activos Fijos el resultado de la Toma Física junto con la boleta de traslado correspondiente, para hacer los cambios en el sistema de Activos Fijos. 3

4 10. Será responsabilidad del administración el control de los activos fijos que corresponden a terrenos y vehículos, por medio de una revisión semestral para prevenir el fraude registral. *** FIN DE LA POLÍTICA *** DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y registro de Activos Fijos 1. Solicita la Compra del Activo, según lo establecido en la 01 Compra de Bienes y Servicios o lo compra de caja chica POL/PRO-PROV- 2. Si la compra es tramitada por la unidad de compras, una vez que llega el activo la Encargada traslada copia de la factura al Contador Encargado de los Activos Fijos para el registro y plaqueo del activo según las POL/PRO-CON 02 inciso c) 3. Si el activo es menor (compra por caja chica de artículos que no sean de consumo y se vayan a mantener en la oficina para uso en las labores, como por ejemplo teléfonos, sillas, impresoras, perforadoras o grapadoras industriales, entre otros) trasladaa copia de la factura al para el registro y plaqueo del mismo, según las POL PRO CON 02 inciso c). 4. Completa la boleta de Compra de Activos (F-CON04), registra y plaquea el activo, en un plazo no mayor a un día hábil después de recibido copia de la factura. 5. Traslada la boleta al interesado para que la firme en el espacio de recibido. 6. Firma de recibido conforme en la boleta de Compra de Activos (F-CON04) 7. Entrega al Contador Encargado de los Activos Fijos, la Boleta de Compra de Activos (F-CON04) firmada, junto con la Copia de la Factura y demás respaldos que componen el costo total del Activo. 8. En base a la información suministrada en la Boleta de Compra de Activos (F- a completar la información en el Sistema de CON04) y sus respaldos, procedee Activos Fijos. Además archiva en un auxiliar los respaldos físicos del activo. 9. Realiza el registro contable del Activo. Si la compra es de Contado, con la solicitud de pago. Si la compra es a crédito, con la copia de la Factura. DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: Traslado de los Activos Fijos. 1. Llena correctamente la boleta respectiva, según el tipo de movimiento que se vaya a realizar: Traslado Permanente del Activo (F-CON01) (Esta boleta debe ser solicitada a la Unidad de Contabilidad) Traslado Temporal de Activos Fijos (F-CON02) (Esta boleta se encuentra en intranet) Traslado para Reparación de Activos Fijos (F-CON03) (Esta boleta 4

5 debe ser solicitada al ) 2. Para la boleta F-CON 01: Recibe el original de la boleta de traslado de activo permanente y verifica que cumpla con los todos requisitos. Incluye en el Sistema los cambios que indica el documento y procede a archivar la boleta en el expediente que respalda el auxiliar. 3. Para la boleta F-CON 02: Recibe la boleta de traslado temporal como respaldo del activo que está dando en préstamo y a cambio entrega el activo que se detalla en dicha boleta, una vez que el interesado devuelve el activo al custodio original, se destruye la boleta temporal de Activos. 4. Para la boleta F-CON 03: Recibe la boleta y tramita la reparación del activo, según lo establecen las políticas. 5. SALIDA DE UN ACTIVO En caso que el Activo salga de la Sede asignada, entregará al guarda la boleta respectiva, para respaldar la salida o entrada del activo. 6. Recibe la boleta del movimiento del Activo Fijo, y procede a chequear el activo que sale del edificio corroborando el número de placa, su estado, firmas y demás aspectos en la boleta, y firma en señal que cumple con los requisitos necesarios. 7. Conserva la copia que le corresponde y procede a entregar al interesado las demás copias del formulario respectivo. SALIDA TEMPORAL SALIDA PERMANENTE Fotocopia del formulario Boleta Blanca: Contabilidad Boleta Rosada: Quien Entrega Boleta Amarilla: Quien Recibe Boleta Verde: Guarda 8. ENTRADA DE UN ACTIVO Busca la boleta de salida dell activo que está ingresando, revisa el activo y completa la boleta respectiva que entregó el colaborador al sacar el equipo. 9. Devuelve el activo fijo solicitado como prestado a su custodio origina ly solicita la boleta F-CON 02 que había sido entregada como respaldo del préstamo del activo (ver procedimiento 3) solicitando la firma en el espacio devuelto por y recibido por y la archiva para su control. Custodio del Activo Gestor de compras Oficial de Seguridad. Oficial de Seguridad. Oficial de Seguridad. DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: Toma Física de Activos. 1. Genera del Sistema de Activos Fijos, el listado según las necesidades para realizar la toma física, mismo que debe contener como mínimo: Numero y Color de Placa del Activo Nombre del Activo Departamento o Unidad en donde está ubicado. Nombre del responsable del Activo 2. Se presenta en la Unidad o lugar donde se realizará la toma física y la elabora, compara todo lo que hay en el lugar contra la lista emitida por el sistema verificando por medio del número de placa que cada uno de los activos asignados al custodio, se encuentre en buen estado, en su lugar original de ubicación y en uso, verificando además que todos los activos que 5

6 están de forma física en el lugar se encuentren en la lista (tengan o no tengan placa), en caso de que algún activo no se encuentre en la lista, o se presente alguna inconsistencia u observación, debe ser anotado de forma manual en la lista. 3. Revisa la toma física del inventario que le realizaron y procede a firmar de recibido conforme. 4. Compara el resultado de la toma física realizada con la información del auxiliar de activos Fijos. 5. En caso que se detecte alguna deficiencia en cuanto a la custodia de los activos, que pueda mejorar, si se traslada a otra personas más apta, o que le pueda dar un mejor control de activos, lo comunica por medio de correo electrónico a la Jefatura del Departamento y a la Dirección Ejecutiva. 5. En caso de que exista alguna diferencia completa el formulario F-CON05 y lo entrega al custodio para que firme en el espacio de recibido, además lo traslada a la Jefatura inmediata del custodio de igual forma para la firma correspondiente. 6. Firma el formulario en el espacio de recibido por el custodio 7. Firma el Formulario en el espacio de recibido por la Jefatura inmediata 8. Informa por escrito a la y Jefatura Inmediata y corrige en los próximos 3 días hábiles después de recibido el F-CON05, acerca de las diferencias presentadas. 9. Realiza los ajustes necesarioss en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo de la documentación recibida. 10. Concluido el plazo de los tres días hábiles y de no corregirse las inconsistencias, envía un correo electrónico al custodio de los activos con copia al Jefe inmediato con el fin de recordarles la situación detectada durante la toma física. 11. Corrige lo necesario en el día hábil siguiente de recibido el correo electrónico, y responde dicho correo a la Unidad contable con copia a la Jefatura inmediata sobre las medidas tomadas. 12. Realiza los ajustes necesarioss en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo de la documentación recibida. 13. En caso de no recibir respuesta concluido el día hábil luego de enviado el correo electrónico, traslada ell Formulario F-CON05 a la Dirección Ejecutiva. 14. Autoriza por medio de su firma en la boleta F-CON05 el cobro del activo al custodio o responsable; en el caso de que se confirme que este fue extraviado y devuelve el formulario al Auxiliar Contable. 15. En caso de que se autorice el cobro del activo extraviado, registra en el sistema contable y de activos fijos, la liquidación del activo, contra la cuenta por cobrar a empleados correspondiente. Custodio Jefatura Inmediata del custodio Dirección Ejecutiva. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Activos Fijos dañados. 1. TRAMITE PARA UN ACTIVO MENOR a) Si el activo dañado corresponde a Equipo de Cómputo lo traslada al Departamento de TI para que este sea revisado y reparado en caso de que sea posible y si el activo no tiene reparación den un criterio por escrito al respecto, Custodio del activo 6

7 el criterio debe ser trasladado al. b) Si los activos menores son muebles, sillas, modulares, escritorios, entre otros similares debe ser trasladados a la Unidad de Mantenimiento e Infraestructura para que estos sean revisados y reparado en caso de que sea posible y si el activo no tiene reparación den un criterio por escrito al respecto, el criterio debe ser trasladado al Contador I. c) Los activos menores que no estén incluidos en los puntos anteriores deben ser reportados por medio de correo electrónico a la Contadora I indicando el número de placa y el daño que presentan. 2. Revisa el daño que presenta el activo menor reportado según el punto c) del procedimiento anterior, si se trata de un activo menor y determina que el daño, es considerable y la reparación no es factible por costo-beneficio para el Colegio. 3. Si el activo está para desecho según los procedimientos anterior, confecciona la boleta de traslado temporal F-CON 02, para trasladar el activo a alguno de los colaboradores de la Unidad de Contabilidad 4. Recibe el activo y lo conserva en la bodega destinada para los activos dañados en trámite de desecho, para seguir el procedimiento. 5. Reporta a la Jefatura Financiera el daño del activo, y solicita la autorización para la exclusión del mismo. 6. Revisa el activo y autoriza la confección del Acta de destrucción de éste. 7. Confecciona el Acta de destrucción del activo. 8. Firman el Acta de Destrucción del Activo. 9. Excluye el Activo del sistema Auxiliar de Activos Fijos e incluye en el Sistema de Contabilidad el asiento respectivo, con los respaldos del movimiento. 10. TRAMITE PARA UN ACTIVO FIJO CON VALOR DE COMPRA MAYOR O IGUAL AL MONTO MÁXIMO PARA EROGACIONES ESTABLECIDO EN LA POL/PRO-TES02, MANEJO DE CAJAS CHICAS. Llena la boleta de Reparación de Activos Fijos (F-CON03) y entrega el activo dañado a Encargada de la Unidad de Compras, solicita la firma de recibido y mantiene una copia en su archivo. 11. Tramita la compra del servicio de reparación de acuerdo a lo establecido con en la Política POL/PRO PROV-01 Compra de Bienes y Servicios. 12. Envía el activo a un taller de servicios especializados de acuerdo a su clase. 13. Lleva un auxiliar con los activos que se mantienen en reparación, e informa a la Unidad de Contabilidad el reingreso de los activos reparados. 14. Se mantiene en constante comunicación con el Encargada de Compras acerca del activo enviado a reparar. 15. Entrega el activo reparado contra firma de recibido del custodio que solicitó la reparación. 16. Si el costo de reparación es igual o mayor al del costo de reposición del activo o no se puede reparar, solicitar al proveedor del servicio un documento que confirme esa información, y lo entrega por escrito y contra recibido del Auxiliar Custodio del Activo Jefatura Financiera Jefatura Financiera/ / 7

8 Contable. 17. Recibe el documento, y coordina con el Encargado de la Unidad de Contabilidad los trámites para enviar por medio de la Dirección Ejecutiva, la información a la Junta Directiva para la aprobación de la exclusión del Activo en el sistema contable y el Auxiliar de Activos Fijos. 18. Recibe el Acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la Exclusión y desecho del Activo Fijo y coordina con el Encargado de Contabilidad para desechar el activo y excluirlo de la Contabilidad General y del Auxiliar de Activos Fijos. 19. Siguen los pasos del 5 al 7 del Subprocedimiento de Activos Fijos dañados. 20. En caso que el daño del activo sea muy notorio, procederá a documentar el estado, sin necesidad de enviar el activo al taller especializado y se actuará de la misma forma que indican los puntos del 15 al 17 del Subprocedimiento de Activos Fijos dañados. Contador Encargado de los Activos Contador Encargado de los Activos / Jefatura Financiera/ Abogado de la / DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Control de los bienes del Colegio (Terrenos y Vehículos) 1. Comunica por escrito a la Jefatura Administrativa sobre la compra de nuevas propiedades y/o vehículos para lo que corresponda. 2. Monitorea por medio de la página del registro público de forma semestral las propiedades y vehículos del colegio con el fin de prevenir el fraude registral, deja constancia por escrito de dicha revisión realizada. 3. Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de las propiedades del Colegio con ubicación, número de la propiedad y fecha de realizado el monitoreo a la Jefatura Administrativa a quien le servirá como respaldo para el control de pagos de impuestos municipales, pagos de pólizas, entre otras. 4. Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de los vehículos con número de placa y fecha de realizado del moniterio al Encargado de servicios Generales. ** ** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** HISTÓRICO DE VERSIONES Versión Fecha de cambio Breve descripción del cambio Políticas específicas 6, 7, 8. Modificaciones en Procedimientos Política específica 5, incisos a y b Inclusiónn de los puntos 1 y 2 de las políticas Solicitado por Unidad de Contabilidad Unidad de Contabilidad Unidad de Contabilidad 8

9 específicas Modificación de los incisos a y c, e inclusión del inciso d. del punto 7 de las políticas específicas Modificación del punto 8 de las políticas específicas Modificaciones varias en los procedimientos 9