MEMORANDO. WILSON EDUARDO PINEDA GALINDO Director de Contabilidad Encargado de las funciones de la Vicepresidencia Financiera

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1 MEMORANDO PARA: DE: Dra. MARIA EUGENIA MENDEZ MUNAR Secretaria General WILSON EDUARDO PINEDA GALINDO Director de Contabilidad Encargado de las funciones de la Vicepresidencia Financiera ASUNTO: Licitación Pública No.009 DE 2007 FECHA: 22 de Noviembre de 2007 Me permito hacer entrega formal de la evaluación financiera a la licitación de la referencia, para seleccionar al contratista que ofrezca las mejores condiciones en la prestación del servicio para elaborar y/o adaptar un software de Crédito y Cartera para el ICETEX, de acuerdo con lo establecido en los respectivos pliegos. De acuerdo con lo anterior, adjunto los siguientes anexos: Anexo No.1 Contiene el consolidado de la documentación y razones financieras de los proponentes: UNION TEMPORAL AVANSOFT S.A. DUGON LTDA. HEINSOHN SOFTWARE HOUSE S.A. UNION TEMPORAL SCC CONSORCIO SISTEMAS DE CREDITO Y CARTERA Anexo No.2 Refleja el análisis horizontal y vertical al Balance General y al Estado de Resultados del proponente. 1

2 Del análisis realizado se concluye que: La UNION TEMPORAL AVANSOFT S.A. DUGON LTDA. NO CUMPLIO a cabalidad con todos los requisitos financieros exigidos en la Licitación Pública No.009 de 2007, relacionados con la presentación de la documentación, incurriendo en las Causales de Rechazo No. 1: Cuando el PROPONENTE no cumpla con los condiciones mínimas jurídicas (sección 2), financieras sección 3), y técnicas (sección 4) y No. 5: Cuando el ICETEX haya solicitado subsanar algún documento o exigido alguna aclaración, y el proponente no lo corrija o no lo entregue en los plazos que determine la Entidad., por tanto NO APLICA PARA CONTINUAR EL PROCESO DE EVALUACION. Los proponentes HEINSOHN SOFTWARE HOUSE S.A., UNION TEMPORAL SCC y CONSORCIO SISTEMAS DE CREDITO Y CARTERA, se encuentran dentro de los parámetros exigidos por el ICETEX en el proceso de Licitación Pública No.009 de 2007, en documentación y razones financieras, por tanto, APLICAN PARA CONTINUAR EL PROCESO DE EVALUACIÖN. Cordialmente, WILSON EDUARDO PINEDA GALINDO Director de Contabilidad Encargado de las funciones de la Vicepresidencia Financiera Anexo: Folios c:c: Dra. Jenniffer Suaza Saenz - Jefe Oficina Asesora Jurídica Dr. Javier Eduardo Guzmán Silva - Jefe Oficina Asesora de Planeación Dr. Javier García Vicepresidente de Operaciones y Tecnología Archivo Carpeta Proponentes Elaboró: Doris Poveda Beltrán Analista Vicepresidencia Financiera 2

3 ANÁLISIS FINANCIERO LICITACION PUBLICA No. 009 DE 2007 A) OBJETO DE LA CONTRATACION DIRECTA Contratar la Prestación de servicios para elaborar y/o adaptar un software de Crédito y Cartera para el ICETEX que satisfaga las especificaciones funcionales (Casos de Uso) y lineamientos de arquitectura incluidos en estos pliegos de condiciones. El proyecto incluye: asesoría, ajustes a las especificaciones, arquitectura y diseños detallados del software, programación, pruebas, puesta en marcha, soporte, mantenimiento, garantía, y capacitación. Adicionalmente incluye la migración de los datos reales existentes en el ICETEX. B) PROPONENTES PRESENTADOS 1) UNION TEMPORAL AVANSOFT S.A. DUGON LTDA. 2) HEINSOHN SOFTWARE HOUSE S.A. 3) UNION TEMPORAL SCC. 4) CONSORCIO SISTEMAS DE CREDITO Y CARTERA C) TERMINOS DE REFERENCIA De acuerdo con los términos de referencia suscritos en el pliego para la Licitación Pública No.009 de 2007 (Numeral 3. Condiciones Financieras Obligatorias de la Propuesta, Numeral 3.1 Estados financieros básicos y Numeral 3.2 Capacidad Financiera), a continuación se presentan los requisitos indispensables, a fin de llevar a cabo el análisis financiero a los proponentes: Estados Financieros Básicos. El proponente deberá presentar los estados financieros básicos con corte a 31 de diciembre del año 2006 debidamente certificados y dictaminados, con sus respectivas notas. Los estados financieros básicos son el Balance General Clasificado, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujo de Efectivo. El balance deberá venir debidamente clasificado (Activo y Pasivo Corriente y No Corriente, Fijo, Patrimonio) y el Estado de Resultados (Ingresos Operacionales, no Operacionales, Costos, Gastos Operacionales y no Operacionales, Utilidades y provisiones de Impuestos) según sus estructuras. Así mismo, deberán presentarse debidamente firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal en caso de que lo hubiere. 3

4 En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos de la elaboración de alguno de los estados financieros básicos, deberán adjuntar la norma que los ampara para tal situación. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS - Las notas se aceptarán de forma individual o comparativa para el año solicitado. TARJETAS PROFESIONALES - Fotocopia nítida por ambas caras de la(s) tarjeta(s) profesional(es) de quien(es) firma(n) los estados financieros (Contador y/o Revisor Fiscal), donde se aprecie(n) claramente la(s) firma(s) del (os) profesional(es). CAPACIDAD FINANCIERA Para poner de manifiesto la solidez de la situación financiera actual del proponente, se verificarán los siguientes indicadores teniendo en cuenta los estados financieros correspondientes al año 2006: a- Para verificar la LIQUIDEZ se aplicará la siguiente fórmula: (Activo a corto plazo/ Pasivo a corto plazo) Indicador que debe ser igual o mayor que 1 para el año 2006 b- Para verificar la capacidad de ENDEUDAMIENTO se aplicará la siguiente fórmula: (Total Pasivo/ Total Activo)/ 100 Indicador que debe ser igual o menor que 0,70 para el año 2006 c- Para verificar la RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO se aplicará la siguiente fórmula: Rentabilidad DEL PATRIMONIO: (Utilidad Después De Impuestos / Patrimonio Total). Indicador que debe ser debe ser positivo para el año d- Para verificar el CAPITAL DE TRABAJO se aplicará la siguiente fórmula: CAPITAL DE TRABAJO: (Activo Corriente Pasivo corriente). Este debe ser positivo e igual o mayor que el 10% del presupuesto oficial de la presente licitación. Para la evaluación financiera de propuestas en asociación, se analizarán los índices del consorcio o unión temporal. 4

5 D) RESUMEN DE LA EVALUACIÓN FINANCIERA De acuerdo con lo anteriormente comentado, al igual que los indicadores y condiciones que se detallan en los anexos Nos.1 y 2, los cuales reflejan el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos financieros en cuanto a documentación y capacidad financiera del proponente, se observa lo siguiente: 1. En la propuesta se encontró que a la UNION TEMPORAL AVANSOFT S.A. - DUGON LTDA. le faltaba anexar algunos documentos financieros, de acuerdo con el pliego de condiciones: Avansoft S.A. * Certificación de Estados Financieros, debidamente firmada por el Representante Legal y Contador. Dugont Ltda. * Norma o certificación explicando porqué la compañía no tiene Revisor Fiscal * Estados de cambios en el Patrimonio * Estado de Flujo de Efectivo * Certificación de Aportes parafiscales, debidamente firmada por Representante Legal El icetex, mediante correo electrónico enviado el día 19 de noviembre de 2007, solicitó a la Unión Temporal anexar estos documentos; la Unión Temporal dio respuesta al Icetex, mediante oficio del 20 de noviembre de 2007, observándose lo siguiente: A. El Estado de Cambios en el Patrimonio no fue presentado. Se presentó un oficio informando que: la sociedad DUGON LTDA. Con Nit no ha presentado cambios significativos en su patrimonio solamente se han movido las cuentas de Resultados de ejercicios, valorización del patrimonio y reserva legal. B. El Estado de Flujo de Efectivo no fue presentado, se presentó una relación mensual de Ingresos y Egresos con su respectiva diferencia, para los años 2007 y Por tanto, la UNION TEMPORAL AVANSOFT S.A. - DUGON LTDA, NO CUMPLIÓ a cabalidad con todos los requisitos financieros exigidos en la Licitación Pública No.009 de 2007, relacionados con la presentación de la documentación, incurriendo en las Causales de Rechazo No. 1: Cuando el PROPONENTE no cumpla con los condiciones mínimas jurídicas (sección 2), financieras sección 3), y técnicas (sección 4) y No. 5: Cuando el ICETEX haya solicitado subsanar algún documento o exigido alguna aclaración, y el proponente no lo corrija o no lo entregue en los plazos que determine la Entidad.. 5

6 2) En la propuesta se encontró que a la empresa HEINSOHN SOFTWARE HOUSE S.A. no le faltó anexar ningún documento financiero. Por tanto, la empresa HEINSOHN SOFTWARE HOUSE S.A. CUMPLIO a cabalidad con todos los requisitos financieros exigidos en la Licitación Pública No.009 de 2007, relacionados con la presentación de la documentación. 3) En la propuesta se encontró que a la UNION TEMPORAL SCC le faltaba anexar algunos documentos financieros, de acuerdo con el pliego de condiciones: Asesoftware Ltda. * Fotocopia de Antecedentes disciplinarios vigentes del Revisor Fiscal * Fotocopia de Antecedentes disciplinarios vigentes del Contador Público El icetex, mediante correo electrónico enviado el día 19 de noviembre de 2007, solicitó a la Unión Temporal anexar estos documentos; la Unión Temporal envío los documentos, vía mail y fax el día 20 de noviembre de Por tanto, la UNION TEMPORAL SCC, CUMPLIO a cabalidad con todos los requisitos financieros exigidos en la Licitación Pública No.009 de 2007, relacionados con la presentación de la documentación. 4) En la propuesta se encontró que al CONSORCIO SISTEMAS DE CREDITO Y CARTERA le faltaba anexar algunos documentos financieros, de acuerdo con el pliego de condiciones: Colgrabar * Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal por ambas caras, firmada y nítida. Gestiontec * Fotocopia de las Tarjetas Profesionales del Revisor Fiscal y Contador por ambas caras, firmadas y nítidas. El icetex, mediante correo electrónico enviado el día 19 de noviembre de 2007, solicitó al Consorcio anexar estos documentos; el Consorcio envío los documentos, vía mail el día 23 de noviembre de Por tanto, el CONSORCIO SISTEMAS DE CREDITO Y CARTERA, CUMPLIO a cabalidad con todos los requisitos financieros exigidos en la Licitación Pública No.009 de 2007, relacionados con la presentación de la documentación. 6

7 E) CONCLUSIÓN La UNION TEMPORAL AVANSOFT S.A. DUGON LTDA. NO CUMPLIO a cabalidad con todos los requisitos financieros exigidos en la Licitación Pública No.009 de 2007, relacionados con la presentación de la documentación, incurriendo en las Causales de Rechazo No. 1: Cuando el PROPONENTE no cumpla con los condiciones mínimas jurídicas (sección 2), financieras sección 3), y técnicas (sección 4) y No. 5: Cuando el ICETEX haya solicitado subsanar algún documento o exigido alguna aclaración, y el proponente no lo corrija o no lo entregue en los plazos que determine la Entidad.. por tanto NO APLICA PARA CONTINUAR EL PROCESO DE EVALUACION. Las empresas HEINSOHN SOFTWARE HOUSE S.A., UNION TEMPORAL SCC y CONSORCIO SISTEMAS DE CREDITO Y CARTERA, se encuentran dentro de los parámetros exigidos por el ICETEX en el proceso de Licitación Pública No.009 de 2007 en documentación y razones financieras, por tanto, APLICAN PARA CONTINUAR EL PROCESO DE EVALUACION. 7