AldeasAsturias.es. Manual de uso Central de Reservas

Transcripción

1 Manual de uso Central de Reservas AldeasAsturias.es Elaborado por: Vio Popescu, Director Técnico Revisado por: Marc Mateu, Coordinador Revisado por: Noemí Bouza 06 de marzo, 2015 marzo 2015 V1.0

2 Contenido Manual 1. Introducción 1.1 Qué es una Central de Reservas 1.2 La importancia de una Central de Reservas 1.3 La central de AldeasAsturias.es 1.4 Compromisos 2. El cliente 2.1 Esquema Proceso 2.2 Pasos para realizar una reserva 2.3 Respuestas y accesos a los datos 3. El propietario 3.1 Esquema proceso 3.2 Panel de control 3.3 Configuraciones generales 3.4 Descripción alojamiento 3.5 Configurar habitaciones 3.6 Configurar precios 3.7 Huéspedes 3.8 Vista reservas 3.9 Entrada y salida huéspedes 3.10 Cancelación de reservas 3.11 Modificación de reservas 3.12 Añadir servicios a una reserva 3.13 Facturación 3.14 Bloquear una Reserva Reservas negras Reservas rápidas y otra acciones 4. Casos prácticos 4.1 Casa de alquiler íntegro 4.2 Casa de alquiler por habitaciones 4.3 Apartamentos rurales 5. Conclusiones

3 1. Introducción 1.1 Qué es una Central de Reservas La Central de Reservas es la plataforma de reserva y venta de servicios turísticos on-line, que consta de todos los elementos necesarios para que los usuarios puedan contratar sus servicios en tiempo real y con total garantía de disponibilidad. Se trata de una plataforma de venta de habitaciones o alojamientos completos de un destino turístico, asociación o cadena hotelera, con los elementos necesarios para que los clientes puedan contratar a través de la propia página web del destino o negocio, habitaciones ofertadas y otros servicios que estos ofrezcan. Con total garantía de disponibilidad, en tiempo real y disponible las 24h del día. 1.2 La importancia de una Central de Reservas Mediante los sistemas de reserva, los proveedores de alojamiento pueden comercializar y vender sus productos en todo el mundo, 24 horas al día, siete días a la semana. Los clientes pueden pagar en línea de forma instantánea, lo que reduce el riesgo de que tengan dudas y finalmente no reserven. Este tipo de técnica de venta también puede generar ingresos adicionales mediante el fomento de la compra de productos y servicios adicionales como servicios extras para el consumidor (desayuno, comidas, camas supletorias, alquiler de vehículos). Un sistema central de reservas incluye herramientas que permiten que el proveedor de alojamiento controle la actividad en su sitio. Los informes en tiempo real muestran el número de visitas y cuántas de ellas se convirtieron en reservas reales. Esto crea un perfil de comportamiento de clientes, identifica las tendencias de ventas y la información puede ser utilizada con fines de planificación estratégica. Las campañas de promoción pueden ser codificadas para el control de su efectividad. La base de datos de clientes generada a través de las ventas también se puede utilizar para dirigir futuras campañas de marketing. Los sistemas centrales de reserva ofrecen una herramienta de búsqueda eficaz que permite el ahorro de tiempo por parte del cliente y que puede refinar la búsqueda de alojamiento utilizando criterios tales como fecha, lugar, número de personas y características del alojamiento. Es fácil hacer comparaciones entre diferentes alojamientos y comprobar precios y disponibilidad. Las reservas en los CRS también son más sencillas de recuperar, modificar o cancelar.

4 Resumen de las ventajas de una central de reservas: - Abierto 24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año - Precio de la reserva cerrado - Cobro online del depósito - Aceptación y seguimiento de las condiciones de pago de parte del cliente - Una presentación más en internet de su establecimiento - Calendario de disponibilidad online - Posibilidad de tener su propia central de reserva en su página web 1.3 La central de AldeasAsturias.es La central de reservas de Aldeas Asturias incluye los alojamiento rurales que están dentro de la marca de calidad establecida por el Gobierno del Principado de Asturias y que distingue a aquellos alojamientos rurales en la comunidad que se destacan por el privilegiado enclave paisajístico en que se ubican y que a través de rigurosas auditorías demuestran, año a año, su capacidad para mantener especiales niveles de confort y calidad de sus equipamientos, así como el compromiso con la excelencia en el servicio. La central de reservas diferencia los alojamientos en tres categorías: - Casa rural de alquiler íntegro - Casa rural de alquiler por habitaciones - Apartamentos rurales Y los agrupa por concejo (18). Para un mejor manejo del usuario se han implementado filtros de búsqueda. Se pueden seleccionar los alojamientos realizando búsquedas por fecha, rango de precio, concejo, tipo de alojamiento, tipo de casa rural, número máximo de huéspedes. En la página de inicio se presenta una pequeña descripción de todos los alojamientos en formato fichas que incluye: nombre de la casa rural, tipo de casa, breve descripción, precio y los botones para reservar o ver detalles del establecimiento.

5 El orden del listado de los alojamientos es aleatorio y cambia cada vez que se recarga la página de inicio. La pestaña DETALLES permite una visualización completa de las características del alojamiento (dirección, número de teléfono, página web y código QR para localizar el alojamiento). En la misma página se encuentra destacado el precio, las fotos y los botones para realizar acciones como: Reservar, Contactar con el propietario del alojamiento, ver la disponibilidad y un calendario de ocupación. Por último, en la página de los detalles de los alojamientos se presenta la descripción completa, más información, mapa, formulario de contacto y los alojamientos disponibles. Cada propietario dado de alta en la central de reservas puede acceder a su panel de control con un nombre de usuario y una clave previamente suministrada. En el panel de control se puede visualizar las reservas del establecimiento, modificarlas, configurar su alojamiento, etc. Los métodos de pago implementados son: - Pago por transferencia - Pay-Pal - Pago con tarjeta (PRONTO) - Pendiente de confirmación por parte del establecimiento 1.4 Compromisos del propietario Para que una Central de reservas funcione los propietarios de los alojamientos tienen que llevar a cabo unas series de acciones: - Mantener actualizada la información de sus alojamientos - Actualizar las características de los alojamientos y los precios - Actualizar el calendario de disponibilidad para evitar overbooking - Realizar un seguimiento de las reservas - Animar a los clientes a que hagan sus reservas online - Ser capaces de ofrecer ayuda y soporte al cliente en el proceso de reserva online - Utilizar un estilo homogéneo en la redacción del contenido

6 2. El cliente 2.1 Esquema Proceso

7 2.2 Pasos para realizar una reserva Buscar: El cliente realiza búsquedas en la central de reservas aplicando filtros como: fecha de llegada, fecha de salida, rango de precios, concejo, tipo de alojamiento, tipo de casa rural, número máximo de huéspedes. Elegir y verificar disponibilidad: Una vez seleccionado el establecimiento, el cliente consulta los detalles y verifica la disponibilidad. Reservar: El proceso de reserva consta en 4 pasos: 1. Seleccionar la fecha de entrada y salida. 2. Seleccionar el alojamiento (habitación). En algunos casos especificar número de huéspedes. 3. Seleccionar extras. 4. Rellenar el formulario con los datos de contacto.

8 Revisar datos reserva: En este paso se presenta un resumen de la reserva y la posibilidad de enviar un comentario para especificar si la reserva tiene algunas características específicas. Para acabar el proceso es obligatorio aceptar las condiciones. Pago: En función de la configuración de pago de cada establecimiento el proceso es diferente: - Pago por transferencia: el proceso se finaliza con un mensaje donde se especifica los datos bancarios y el valor para realizar la transferencia. - Pay-Pal: Con el botón de realizar el pago el usuario será dirigido a la página de pay-pal para finalizar el pago. Una vez realizado, la plataforma Pay-Pal devuelve al usuario a la web de aldeas Asturias con un mensaje de validación del pago. - Pago con tarjeta (PRONTO): Con el botón de realizar el pago el usuario será dirigido a una pasarela de pago para confirmarlo. Una vez realizado el pago, la pasarela devuelve al usuario a la web de aldeas Asturias con un mensaje de validación del pago. - Pendiente de confirmación por parte del establecimiento: el proceso se finaliza con un mensaje donde se especifica que la reserva es provisional y que no queda cerrada hasta que el propietario no la confirme. Finalización: El usuario finaliza el proceso y recibirá: - Un con el resumen de su reserva - Un con sus datos de conexión para ver online la reserva y la factura 2.3 Respuestas y accesos a los datos Una vez finalizada la reserva, el usuario recibirá los correos electrónicos de confirmación y los datos de su usuario. En caso de que el pago se haga por transferencia, el usuario recibirá también el con los datos para realizar dicha transferencia. En cualquier momento el cliente puede acceder a la web de aldeasasturias.es y conectarse con sus datos de cliente (recibidos por ). Una vez realizado el registro, se habilitan dos pestañas en el menú: Mis reservas y Mis facturas.

9 3. El propietario 3.1 Esquema proceso

10 3.2 Acceso Propietarios Para acceder al panel de control, el propietario necesita un nombre de usuario y una contraseña. Estos datos serán facilitados a través del correo electrónico. En caso de pérdida, será necesario volver a solicitarlos en la dirección info@aldeasasturias.com. Los datos de conexión son únicos e intransferibles, dado que con estos datos solo se puede configurar la información del alojamiento que se asignó previamente a esa cuenta. El acceso al panel de control se realiza de la siguiente manera: - Acceder a la plataforma aldeasasturias.es - Localizar el formulario de conexión (en la parte izquierda de la página de inicio, bajo el módulo Buscar por, o haciendo clic en pestaña Acceso usuarios del menú principal). - Introducir los datos de usuario y contraseña Una vez conectado, en el menú principal se habilita una nueva pestaña que proporciona el acceso al panel de control.

11 3.3 Panel de control El Panel de Control está dividido en 3 áreas de acciones: Área RESERVAS Y FACTURAS: agrupa las acciones relacionadas con las reservas, las facturas y los huéspedes Área REALIZAR UNA RESERVA: agrupa las acciones relacionadas con la realización de una reserva en nombre de un cliente, las reservas negras y reservas rápidas. Área CONFIGURACIONES DEL ALOJAMIENTO: agrupa las acciones relacionadas con la configuración general del establecimiento, la descripción general, configuración de alojamiento, precios, servicios extras y los tipos de huéspedes.

12 3.4 Configuraciones generales En este apartado se realiza la configuración general del alojamiento: - Formulario de reserva - Configuración de la reserva - Los datos de su negocio - Pasarelas (métodos de pago) - Detalles Casa Rural - Suplementos - Modo de configuración tarifas - Tarifas y Monedas Aviso: Estas configuraciones ya vienen pre configuradas para cada tipo de alojamiento y no deberían ser modificados sin leer con atención la descripción de las funcionalidades de cada botón. Un mal uso de estas configuraciones puede llevar a un mal funcionamiento de sus reservas. El área de configuraciones generales es el lugar donde poder cambiar las opciones que permiten personalizar la apariencia de la lista de su propiedad. En las siguientes páginas ofreceremos información para aclarar el significado de algunas opciones. No entraremos a detallar todas y cada una de las opciones porque la mayoría de ellas se explican solo con las imágenes. Esto nos permite una búsqueda más fácil y menos farragosa que el texto. Tenemos la opción de ver las opciones de configuración de manera sencilla o extensa. En la modalidad Simple Configuration, se muestra el mínimo de opciones que creemos que tendrá que configurar su propiedad. Mientras que en el modo Extended Configuration, se podrán ver todas las opciones posibles.

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14 FORMULARIO DE RESERVA: En este apartado se podrá configurar la vista del formulario de reserva y sus características. La mayoría de las configuraciones ya vienen explicadas en la misma ficha. Destacamos el primer apartado Estilo de lista de alojamiento. El estilo Clásico es específico para alojamientos de características y precios diferentes. Es la más utilizada en el caso de Aldea Asturias, donde el cliente debe de elegir entre varios tipos de alojamientos (Ej.: Apartamento Rural 2 pax, Apartamento Rural 4 pax, o habitación doble cama matrimonial, habitación triple) El estilo Tipo de alojamientos es específico para alojamientos con idénticas características. Ej.: Casa Rural alquiler por habitaciones donde todas las habitaciones tienen las mismas características y el mismo precio. El resultado de esta configuración será que cuando el cliente selecciona este tipo de establecimiento solo se le preguntara el número de habitaciones que quiere alquilar. Importante: En el apartado Required Field (Campos Obligatorios) definimos la información que vamos a necesitar para que el cliente realice la reserva. En caso de que el botón esté en NO, el campo no es obligatorio. Y al contrario, cuando está en SÍ el campo es obligatorio. Nota: Dejar siempre el campo Número de la Casa en NO. El campo Dirección electrónica tiene que estar en SÍ, porque de lo contrario el cliente no recibirá la confirmación de la reserva.

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16 Apartados destacados: Visitantes pueden reservar online: SÍ. En caso contrario los usuarios no podrán realizar sus reservas. Solo los usuarios registrados pueden reservar en línea?: NO. En caso contrario para que un cliente pueda reservar tiene que realizar primero el registro, confirmarlo, etc. Las reservas son para días enteros?: NO. En caso contrario alquilamos nuestras habitaciones por día y no por noches. El resumen de precios y estimaciones debe ser un precio por noche/semana/mes?: Por noche. Intervalo mínimo de Llegada-Salida: Por defecto 1. Es el intervalo mínimo en la reserva entre las fechas de llegada y de salida. Días antes de la llegada: Por defecto 1. Mínimo de días entre la fecha de realización de la reserva y el día de llegada. Umbral de cancelación: Los usuarios registrados pueden cancelar sus propias reservas. Aquí puede fijar los días en los que la reserva no puede ser cancelada después de un cierto número de días antes del día de llegada. Reservas para un período fijo: NO. Cargar depósitos?: SÍ. El Depósito requiere porcentaje?: En caso que se quiere cobrar una cantidad fija se pone NO. En caso que se quiere cobrar un porcentaje, se pone SÍ. El depósito requirió el valor: 1. En caso de que el campo El Depósito requiere porcentaje? esté en NO, la cantidad introducida representa el valor fijo del depósito sin importar el total de la reserva. Ej.: si se pone 50, y el valor total de la reserva es de 360 euros se cobrará como depósito 50 euros. 2. En caso de que el campo El Depósito requiere porcentaje? esté en SÍ, la cantidad introducida representa el porcentaje que se aplicará sobre el valor total de la reserva. Ej.: si se pone 10, y el valor total de la reserva es de 360 euros se cobrara como depósito 36 euros.

17 LOS DATOS DE SU NEGOCIO: Introduzca los detalles del negocio para su establecimiento. Estos son los detalles que se muestran en las facturas y pueden ser diferentes a la dirección de la casa rural. PASARELAS: Son servicios que se pueden utilizar para que los clientes realicen los pagos. Para acceder a la configuración de cada método se necesita pinchar en el texto de la derecha del banner y se abrirá una ventana emergente con las configuraciones específicas de cada módulo. Pago por transferencia: se pueden configurar hasta tres cuentas de banco donde nuestro cliente puede realizar la transferencia. Para habilitar este método el botón Active tiene que estar en SÍ y tener cumplimentado por lo menos un grupo de datos bancarios. Para guardar los datos en la venta emergente que se abre, aparecerá debajo del formulario el botón SUBMIT.

18 - Pay-Pal permite realizar pagos a través de la plataforma PayPal. Se necesita tener habilitada una cuenta de PayPal. Para guardar los datos en la venta emergente que se abre, aparecerá debajo del formulario el botón SUBMIT. - Pendiente de confirmación por parte del establecimiento: este método no necesita una configuración especial, solo su activación. Al utilizar este método el cliente no realiza el pago, sino que recibirá un mensaje que le avisa de que la reserva no finalizará hasta que el propietario del establecimiento no se ponga en contacto con él. Es decir, es una reserva pendiente de confirmación. - Pago con tarjeta (PRONTO) IMPORTANTE: Para guardar los cambios realizados aparte de pinchar en el botón SUBMIT de la ventana emergente, hay que pinchar en el botón GUARDAR.

19 DETALLES CASA RURAL: Estas opciones afectan a la página de detalles de la propiedad. Por ejemplo, puede permitir que muestre enlaces a las tarifas, una página de presentación por separado, lista de habitaciones, etc. MODO DE CONFIGURACIÓN TARIFAS: Aviso: Cambiar entre diferentes tipos de tarifas puede originar pérdida de datos. Leer las notas a continuación con respecto a esto. Tiene tres opciones para configurar las tarifas: - Normal mode: Se puede tener una tarifa por cada tipo de alojamiento. Válido para los siguientes 10 años. - Micromanage: Se puede cambiar el precio por cada día y alojamiento/propiedad - Advanced: Se puede crear una habitación y asociarla con un tipo de alojamiento Los diferentes modos de tarifas le permiten elegir el método de configuración de las tarifas que más le convenga. El modo normal es el más simplista pero el más fácil de entender, ya que cruzará referencia de alojamientos y tarifas a tipos de alojamiento/propiedad. Le permite configurar los alojamientos y los precios en la misma página. Micromanage le permite variar los tipos en el día a día sin tener que gestionar montones de tarifas. Se realiza por lotes de referencias cruzadas de tarifas diferentes entre sí. Esto da lugar a una serie de tarifas que se han creado para que abarquen un período de tiempo, pero no se puede aplicar una tarifa sobre otra. El modo avanzado le permite crear una habitación y asociarla con un tipo de alojamiento. A continuación, crea una tarifa que se asocia con un tipo de alojamiento. El uso de este método posibilita aplicar una tarifa sobre otra. Por ejemplo, un tipo de alojamiento "Doble cama" puede tener una tarifa de alojamiento y desayuno; y otra para la cama, desayuno y cena. El método avanzado requiere un poco más de atención a los detalles, ya que es posible des-asociar un alojamiento o tarifa de un tipo de alojamiento/propiedad o configurarla incorrectamente válida desde y hasta las fechas, pero te da opciones de configuración que los otros modos no ofrecen. Debido a que los modos Normal y Micromanage requieren una específica puesta a punto de alojamientos y tarifas, para el modo de trabajar el sistema puede ser necesario volver a situar algunos datos para hacer las configuraciones de la actual compatible con el modo de edición actual tarifa.

20 Importante: Qué pasaría si se cambiase el modo? Normal -> Avanzado. Sin cambios. Las tarifas vigentes se mantienen. Normal -> Micromanage. Todas las tarifas existentes se eliminan. Avanzado -> Normal. Todas las tarifas existentes se eliminan. Avanzado -> Micromanage. Todas las tarifas existentes se eliminan. Micromanage -> Avanzado. Todas las referencias cruzadas existentes entre las tarifas se eliminan, pero las tarifas siguientes se mantienen. Micromanage -> Normal. Todas las referencias cruzadas existentes y las tarifas se eliminan.

21 TARIFAS & MONEDAS: Conclusiones: Como hemos comentado al principio de esta sección, todos los módulos ya están pre configurados y cualquier cambio inadecuado puede llevar a un mal funcionamiento de la central de reserva. En caso de que necesite realizar un cambio en las configuraciones, puede utilizar las imágenes presentadas en esta sección como referencias. 3.5 Descripción alojamiento La página Editar detalles de la propiedad es el lugar donde se puede añadir y cambiar la información que un usuario podrá ver en la página de Detalles de la propiedad (la página con las pestañas). La mayoría de estos campos son auto explicativos. La dirección de correo electrónico introducida es la dirección que utiliza el sistema de reservas para las notificaciones.

22 Si desea ofrecer imágenes, puede utilizar el Media Center para mostrar su propiedad a los clientes potenciales. Importante: Para guardar los datos debajo del formulario encontrará el botón de GUARDAR Campos Destacados: Región: siempre Asturias Ciudad: es un campo donde se especifica el Concejo. Importante: utiliza este formato Concejo de Colunga, Concejo de Villaviciosa. Si se cambia el formato, se creará una nueva categoría que dificultará a los clientes la localización del establecimiento. Tipo de propiedad: Seleccionar el tipo de casa de aldeas que le corresponde. es el correo electrónico donde se recibirán todas las notificaciones y las consultas realizadas. Numero de estrellas: es el número de trísqueles o llaves de su establecimiento. El valor de este campo es un número y el sistema identifica solo si son trísqueles o llaves. Superior: por defecto NO Para localizar en el mapa nuestro alojamiento se puede utilizar uno de los dos métodos: introducir latitud y longitud y guardar la ficha, o utilizando el mapa. Lat: latitud de la localización de la casa Long: longitud de la localización de la casa Mapa: Se puede utilizar el ratón para moverse por el mapa y, arrastrando el puntero a la ubicación de su propiedad, establecer la latitud y longitud.

23 Características: Seleccionar las características de nuestro alojamiento. Pasando el ratón por encima de cada icono se visualiza la descripción de las características Descripción: Descripción de nuestro alojamiento Actividades del área: descripción de las actividades que se pueden realizar Direcciones: especificar vuestra dirección para una localización fácil (ej.: Localidad: Loroñe Concejo: Colunga Teléfono: móvil de Teléfono: ) Políticas y Reclamaciones: este apartado tiene una gran importancia, el texto introducido en esta área es el que el cliente aceptara cuando realiza su reserva. Meta título: Menos de 70 caracteres, ya que esa es la longitud máxima que muestra google en sus resultados de búsqueda. Coloca las palabras clave importantes al principio de la meta título. Ej.: Casa Rural en Villaviciosa, cerca de la playa de Rodiles (56 caracteres) Meta descripción: Es una secuencia de 156 caracteres utilizada para resumir de forma muy concreta nuestro alojamiento. Deberá contener las palabras clave que también has incluido en el título. Crea un mensaje original y una frase legible. Ej: Casa Rural Vega Rodiles ofrece alojamiento en Villaviciosa, estamos a solo 10 km de playa Rodiles y 34 km de Picos de Europa Meta Keywords: no es obligatorio Ej.: cara rural Villaviciosa, playa rodiles, alojamiento Villaviciosa Consejos para redactar el contenido: No escribas con mayúsculas toda la descripción. Parecerá que estas gritando! Puedes en todo caso hacerlo para enfatizar alguna parte. No uses las mayúsculas de forma aleatoria como para dar "un aire diferente", porque produce confusión No uses textos de colores No uses excesivamente el texto en sangría Da una forma a tu texto, utilizando párrafos y espacio para conseguir una mejor legibilidad

24 Desde la misma ficha pueden acceder a la GALERIA DE IMÁGENES: GALERIA DE IMÁGENES: Desde este apartado se pueden manejar las imágenes: - Imagen principal del establecimiento (seleccionar imagen principal). Es la imagen que aparece en la página de inicio como imagen destacada de su alojamiento. En caso de subir más de una imagen a este apartado, solo se utilizara la primera imagen. - Imágenes Habitaciones (seleccionar Imagen Habitaciones y Nombre Habitación). Es la imagen que aparece en la página de detalles para ver las habitaciones y también en el formulario de reserva a la hora de seleccionar un alojamiento.

25 - Galería de fotos (seleccionar Galería de Fotos). Es el grupo de imágenes que aparece en las páginas de detalles de los establecimientos.

26 Como se utiliza el MEDIA CENTER (Galería de imágenes): Utilizando el botón de la izquierda (Imagen Principal, imágenes habitaciones, galería de fotos) definimos el apartado donde queremos subir, modificar o eliminar las fotos. En la parte de la izquierda tenemos las fotos ya subidas con la opción Ver imagen o Eliminar imagen. En la parte de la derecha tenemos el formulario para subir las fotos (Upload form). Para subir una imagen o multiples imágenes podemos utilizar el botón Añadir o simplemente arrastrar y soltar archivos en el rectángulo marcado. Para subir las imágenes tenemos que apretar el botón verde Upload all.

27 3.6 Configurar habitaciones / apartamentos En la página Configurar Habitaciones se puede ver una lista de las habitaciones de la propiedad, incluyendo una imagen, las funciones de las habitaciones y el número de personas que se puede acoger. Al hacer clic en el enlace Editar, se edita la habitación, y también se tiene la opción de clonar o eliminar la habitación. Si se quieren subir imágenes para cada habitación, puede hacerse a través del Media Center (Galería de imágenes). Cada tipo de casa rural tiene sus características: la casa rural de alquiler íntegro necesita solo un alojamiento, las casas rurales de alquiler por habitaciones necesitan manejar habitaciones. Dependiendo del tipo de casa las opciones son diferentes. En caso de Casa Rural Alquiler Íntegro las opciones son las más sencillas, el propietario simplemente tiene que especificar el número máximo de personas admitidas. En caso de Casa Rural Alquiler por Habitaciones y Apartamentos Rurales, el propietario necesita dar de alta más de una habitación o apartamento donde se especifican las características del alojamiento: Tipo de habitación: se selecciona a través del desplegable (es diferente en función de tipo de alojamiento) Nombre: Nombre Habitación (Nombre Apartamento Rural) Número: Número de Habitación Piso: en caso de que el alojamiento tenga más de una planta Acceso Denegado: por defecto en NO. Se puede utilizar cuando se quiere bloquear la habitación Máx. de personas: Número máximo de personas

28 3.7 Configurar precios Dependiendo del modo de edición que se haya utilizado en el MODO DE CONFIGURACIÓN TARIFAS (apartado 3.4) las opciones son diferentes. El modo de configuración de tarifas puede ser: - Normal - Avanzado - Micromanage Modo de Edición Normal de tarifas Este es el modo de edición de tarifas más simple. Permite crear una tarifa a disposición de su tipo de propiedad y por cada tipo de habitación que va a ser válida para los próximos 10 años. Si desea configurar rápidamente una propiedad sin ser demasiado específico acerca de los precios (por ejemplo, va a volver a ellos más tarde) entonces este es el modo de edición indicado.

29 Modo de Edición Micromanage de tarifas Si usted descubre que el modo de edición normal es demasiado limitada para la creación de sus precios, puede utilizar el modo de edición de micromanage. Esta modalidad ofrece una gran cantidad de opciones para crear tarifas. Por ejemplo, puede establecer diferentes precios para diferentes días, e incluso crear un conjunto diferente de tarifas para diversos paquetes (por ejemplo, en un paquete es posible ofrecer sólo alojamiento y desayuno o solo alojamiento). Título. Este es el nombre de la tarifa que se ofrece a los clientes. Descripción. Aquí puede introducir más información sobre esta tarifa si lo necesita. Tipo de HB. Debe hacer referencia asignando esta tarifa a un tipo de habitación o apartamento. Número máximo de días. El número máximo de días que una reserva puede durar a ese ritmo. Por ejemplo, puede tener un conjunto de precios para las reservas que son menos de una semana, por lo que podría establecer este campo a 6 y crear una nueva tarifa más tarde para las reservas que son mayores de 6 noches. Personas Min / Max. Usted puede tener una tarifa para grupos más pequeños y otra tarifa para grupos más grandes si lo desea. OBS.: el número máximo es el total de clientes que su casa rural puede alojar Ignorar PPPN. PPPN significa por persona por noche. Usted puede optar por esta tarifa que cobra la habitación por noche. Permitir fines de semana. Si se establece en No, entonces este precio no se ofrecerá a todas las reservas que abarcan un día de fin de semana Los fines de semana solamente. La inversa de la configuración anterior. Día de llegada de la semana. Usted puede asegurarse de que esta tarifa es válida sólo en determinados días de la semana. Reservas para la llegada un día de la semana diferente no se ofrecerán en esta tarifa. A la hora de configurar las tarifas por días también se puede especificar el mínimo de días para una reserva.

30 El modo de Edición Avanzado de tarifas Visualmente puede parecer más fácil de manejar que la edición de tarifas micromanage, pero en realidad al crear diferentes tarifas hay que asegurarse de que cada una de las tarifas cubre el intervalo de fechas establecido.

31 Título de Tarifa. Este es el nombre de la tarifa que se ofrece a los clientes. Descripción. Aquí puede introducir más información sobre esta tarifa si lo necesita. Tarifa por noche. Precio para este tipo de habitación/apartamento noche. Válido desde / hasta. Esta tarifa se puede ofrecer si la reserva es entre estas fechas. Min / Max día. El número mínimo / máximo de días que una reserva puede durar. Por ejemplo, puede tener un conjunto de precios para las reservas que son menos de una semana, por lo que podría establecer estos campos a 1 y 6 y crear una nueva tarifa más tarde para las reservas que son mayores de 6 noches. Personas Min / Max. Puede tener una tarifa para grupos más pequeños y otra tarifa para grupos más grandes si lo desea. Tipo de la HB. Se debe hacer una referencia, relacionando esta tarifa con un tipo de habitación o propiedad. Ignorar PPPN. PPPN significa por persona por noche. Por defecto NO. Permitir fines de semana. Por defecto SI Los fines de semana solamente. Por defecto NO Día de llegada de la semana. Usted puede asegurarse de que esta tarifa es válida sólo en determinados días de la semana. Reservas en el que el día de la llegada es diferente no se ofrecerá esta tarifa. Por defecto TODO Min / Max habitaciones seleccionada. Este es un escenario especial que le da la opción de ofrecer solo esta tarifa si el cliente ya ha elegido una o más habitaciones en el formulario de reserva. Por lo general, es utilizado por los gerentes que desean ofrecer habitaciones adicionales a un precio reducido. A menos que usted ya tenga una tarifa para este tipo de habitación que se establece en 0 (cero) le recomendamos que no utilice esta opción.

32 Para que las tarifas funcionen tienen que cubrir todo el intervalo de tiempo que se ha propuesto configurar, sin dejar intervalos sin cubrir y asociando siempre con el tipo de alojamiento que deseamos.

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34 3.8 Servicios Extras El nombre y la descripción son evidentes, así como el precio. La opción de la cantidad le permite configurar el número máximo de extras que se pueden elegir en el momento de la reserva. Si la cantidad es mayor que 1, aparecerá una lista desplegable en el formulario de reserva para permitir al invitado elegir una cantidad. La opción seleccionada automáticamente, significa que este servicio extra aparecerá seleccionado por defecto en el formulario de reserva y el huésped podrá anular la selección si quiere. A continuación, se podrá elegir el modelo de servicio extra.

35 Ejemplos de modelos de servicios extras: Desayuno: modelo por día o por persona por día Cuna: modelo por reserva o por día, Ruta en quad: por persona por reserva Carbón Barbacoa: por alojamiento 3.9 Huéspedes Si va a querer cobrar precios diferentes por persona por noche, es imprescindible que usted cree algunos tipos de invitados / clientes. Este apartado le permite crear varios tipos de huéspedes y aplicar descuentos o incrementos de precios de tipo porcentaje o valor fijo. En la misma área se puede especificar si el tipo de huésped es un niño Vista Reservas Para visualizar las reservas nos dirigimos al panel de control y hacemos clic en el botón Ultimas Reservas. La ficha que se abre le mostrará las reservas realizadas durante todo el año actual. La visualización está limitada a 10 reservas por página y se pueden modificar cambiando el valor de la casilla Mostrar. Los botones: Copy, CSV, Excel, PDF, Print permiten una exportación de esta tabla. El código de color que representa el fondo del número de reserva nos muestra el estado de la reserva.

36 Las acciones permitidas en esta área: - Ver Detalles de la Reserva. Se visualiza a través de las pestañas: Llegada/Salida, Huéspedes, Alojamiento, Pago, Ver Notas. En la misma ficha se pueden realizar acciones sobre esta reserva.

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38 - Modificar Reserva: permite realizar modificaciones en la reserva - Agregar Servicios para Facturación: se puede agregar cualquier tipo de servicio o de producto en la factura. Ej.: Consumición Bar, Desayunos no incluidos en el precio inicial - Modificar Depósito - Cancelar Reserva: Ofrece la posibilidad de Cancelar una reserva - Mostrar Factura - Añadir una Nota 3.11 Entrada y salida huéspedes Para registrar la entrada y salida huéspedes nos dirigimos al panel de control y hacemos clic en el botón Últimas Reservas. El primer botón de cada reserva nos da la posibilidad de realizar una de estas acciones. - Entrada: nos permite realizar el Checkin (Entrada del cliente), normalmente se realiza en el mismo día que la llegada de los huéspedes. Antes de realizar la acción el color del número de reserva es amarillo ( Llegadas hoy ) Una vez realizada la acción, el color del número de reserva será verde ( Residente Actual ) - Salida: nos permite realizar el Checkout (Salida de los clientes), normalmente se realiza en el mismo día que la salida de los huéspedes: Antes de realizar la acción el color del número de reserva es azul ( Sale hoy ). En caso de que la salida se realice unos días después del día especificado en la reserva, el color será rosa ( Salida Atrasada ). Una vez realizada la acción el color del número de reserva será turquesa ( Ckecked Out ) 3.12 Cancelación de Reservas Para cancelar una reserva nos dirigimos al panel de control y pinchamos en el botón Ultimas Reservas. El botón Más de cada reserva nos da la posibilidad de cancelar una reserva.

39 3.13 Modificación de Reserva Para modificar una reserva nos dirigimos al panel de control y pinchamos en el botón Ultimas Reservas. El botón Más de cada reserva nos da la posibilidad de modificar una reserva Añadir Servicios a una Reserva Para añadir un servicio a una reserva nos dirigimos al panel de control y hacemos clic en el botón Últimas Reservas. El botón Más de cada reserva nos da la posibilidad de añadir servicios a una reserva.

40 3.15 Facturación Para visualizar la factura de una reserva nos dirigimos al panel de control y pinchamos en el botón Ultimas Reservas. El botón Más de cada reserva nos da la posibilidad ver la factura de la reserva. Reservas Negras: 3.16 Bloquear una Reserva Es una de las formas más rápidas de bloquear un alojamiento. Para acceder a esta función nos dirigimos al panel de control y pinchamos en el botón Bloquear Reservas. La página que se abre nos ofrece un listado de todas las Reservas Negras que hemos hecho. Tenemos también la posibilidad de dar de alta una nueva reserva Nueva Reserva Negra o borrar las reservas viejas (seleccionando las reservas negras y pinchando en el botón borrar)

41 Para añadir una nueva Reserva Negra hay que seguir estos pasos: 1. Pinchar en el botón verde NUEVAS RESERVAS NEGRAS 2. En la nueva página seleccionamos el día de comienzo y servicio actuales remitidos (fin de la reserva negra) 3. Pinchar en Apply 4. Nos carga un campo para especificar una razón (importante para localizar fácilmente la reserva) 5. Seleccionamos la habitación o apartamento que queremos bloquear 6. Clic en GUARDAR

42 Reservas Rápidas: Otra forma para bloquear un alojamiento. Seleccionamos el alojamiento que queremos bloquear y en el calendario de abajo seleccionamos las fechas. Casos: Si tiene 2 habitaciones/apartamentos con precios por temporada (mes de agosto) o precios distintos para los puentes (Semana Santa 29 de marzo 6 de Abril) y tiene que configurar un número mínimo de noches para la reserva la metodología de trabajo será la siguiente: Datos que utilizamos: Modo de configuración tarifas - Avanzado Apartamento 1: Precio temporada baja: 40 euros mínimo noches 2 Precio puentes: 50 euros mínimo noches 6 Precio temporada alta: 55 euros mínimo noches 3 Apartamento 2: Precio temporada baja: 43 euros mínimo noches 2 Precio puentes: 53 euros mínimo noches 6 Precio temporada alta: 58 euros mínimo noches 3 Paso 1 se crea los precios para el apartamento 1: 1. Primer intervalo de tiempo (un día antes de semana santa). Temporada Baja: El precio es de 40 euros, mínimo de noches 2, tipo de habitación Apartamento Segundo intervalo de tiempo (fin semana santa).

43 Temporada Puente: El precio es de 50 euros, mínimo de noches 6, tipo de habitación Apartamento Tercer intervalo de tiempo (un día antes del mes de agosto). Temporada Baja: El precio es de 40 euros, mínimo de noches 2, tipo de habitación Apartamento Cuarto intervalo de tiempo (fin mes agosto y temporada alta). Temporada Alta: El precio es de 55 euros, mínimo de noches 3, tipo de habitación Apartamento Ultimo intervalo de tiempo (fin intervalo). Temporada Baja: El precio es de 40 euros, mínimo de noches 2, tipo de habitación Apartamento 1. Paso 2 se crea los precios para el apartamento 2: 1. Primer intervalo de tiempo (un día antes de semana santa). Temporada Baja: El precio es de 43 euros, mínimo de noches 2, tipo de habitación Apartamento Segundo intervalo de tiempo (fin semana santa). Temporada Puente: El precio es de 53 euros, mínimo de noches 6, tipo de habitación Apartamento Tercer intervalo de tiempo (un día antes del mes de agosto). Temporada Baja: El precio es de 43 euros, mínimo de noches 2, tipo de habitación Apartamento Cuarto intervalo de tiempo (fin mes agosto y temporada alta). Temporada Alta: El precio es de 58 euros, mínimo de noches 3, tipo de habitación Apartamento Ultimo intervalo de tiempo (fin intervalo). Temporada Baja: El precio es de 43 euros, mínimo de noches 2, tipo de habitación Apartamento 2.