Gama PHC Corporate CS

Transcripción

1 Gama PHC Corporate CS La gestión de las microempresas La gestión de todas las áreas y departamentos de las microempresas, para aumentar significativamente la productividad de los colaboradores. BUSINESS AT SPEED Visite

2 Características principales La gama PHC Corporate es un software desarrollado para satisfacer todas las necesidades de las microempresas. Posee módulos para automatizar todas las áreas de los departamentos de la empresa con un aumento de productividad. PHC Corporate ya lo ha demostrado. Actualmente es uno de los softwares con mayor desarrollo y promoción, existen miles de empresas satisfechas que lo están utilizando, que representan un universo de usuarios. Con vistas a satisfacer totalmente a todas las empresas que adquieren esta gama, se han desarrollado diversas funcionalidades que permiten una fuerte configuración para cada tipo de negocio. Los principales beneficios del desarrollo del Software PHC Corporate son el aumento de la productividad de cada colaborador y la reducción de los costes de la empresa. Todas las empresas son diferentes y tienen necesidades especificas. Por esa razón la gama PHC Corporate permite una configuración avanzada para adaptar el software a cada negocio. La gama PHC Corporate CS dispone de distintas áreas de Gestión, para cada necesidad de su empresa donde responde con muchas funciones avanzadas. Las tareas rutinarias y cuya intervención o ejecución humana es irrelevante, deben ser ejecutadas por el Software, para que los colaboradores se dediquen a las áreas más importantes. La gama PHC Corporate permite la optimización de los expedientes de trabajo de las organizaciones. PHC Corporate CS está basado en Microsoft SQL Server Express que ya viene incluido gratuitamente. Esta versión permite hasta 5 usuarios y una base de datos hasta 10 GB. El Software PHC Corporate CS dispone un conjunto de funcionalidades iguales para todos los módulos. Estas funcionalidades permiten aumentar la capacidad de cada aplicación a la medida de las necesidades de la organización. El usuario, al dominar una de las áreas, adquiere la capacidad de comprender y utilizar el resto de áreas del software. En este documento presentamos algunas de las funcionalidades que permiten conocer todo el potencial que la gama PHC Corporate CS tiene para las PYMES. La gama PHC Corporate CS está indicada para empresas que no posean más de 5 usuarios utilizando el software en simultáneo, teniendo en cuenta que el tamaño de la base de datos no puede superar 10 gigabytes. Capacidad de adaptación Una de las áreas más importantes del Software PHC es la capacidad de adaptación a las diferentes realidades. Cada caso es único y el Software PHC se ha preparado para potenciar el negocio de cada empresa. Más información con campos y pantallas personalizadas No le parece suficiente la información de las pantallas principales? Entonces esta es una funcionalidad bastante útil para usted. El Software PHC le permite añadir en los ficheros principales nuevas páginas y nuevos campos para recoger otras informaciones que sean importantes; puede elegir el tipo de campo que desea (carácter, texto, numérico, fecha, etc.). Las páginas adicionales no vienen de base con el software. Se pueden crear para introducir campos que sean necesarios. Los campos obligatorios pueden quedar con un color diferente. p. 2

3 Reglas adaptadas a cada negocio Una de las funcionalidades más útiles es la definición de sus reglas de negocio, como, por ejemplo, los valores por defecto en determinados campos, que garantizan la uniformidad de un tipo de datos y, consecuentemente, aseguran la coherencia de información y las reglas de usuario para el uso del software, como la configuración de campos obligatorios para evitar olvidos y fallos en la recogida de información. Un ejemplo es: un usuario que intentaba crear un cliente sin completar el campo de . Campos con AutoComplete Todo lo que escriba en campos de texto queda guardado, por usuario y por ordenador. Siempre que vuelva a introducir algún valor en un campo de texto, puede ver una lista con todos los textos que ya ha introducido y seleccionar alguno, sin necesidad de volver a escribirlo. Rastreo de acciones de usuario PHC Corporate CS permite al supervisor verificar todas las acciones de los usuarios, por ejemplo: reglas ejecutadas al guardar un proveedor, valores por defecto al dar de alta un cliente u otras situaciones. El Rastreo de acciones de usuario registra todas las acciones de los usuarios y sus tiempos respectivos, para que el supervisor pueda garantizar un equilibrio en el acceso a la base de datos, permitiendo un flujo de trabajo rápido. Las reglas pueden ser sencillas, como por ejemplo obligar a que determinados campos estén cubiertos. Puede consultar el Rastreo de acciones de usuario desde la pantalla de Rastreo o desde un fichero. Análisis y gestión de la información El uso de una aplicación de gestión de información solo se aprovecha totalmente si las herramientas para obtener los datos vitales para tomar una decisión son eficaces. Con la gama PHC Corporate CS existen diversas formas de acceder a la información. Panel Global de Análisis El Panel Global de Análisis es una herramienta bastante útil ya que presenta en una única pantalla todos los análisis del usuario y los análisis de la aplicación (según los módulos que posea). Qué piensan los usuarios del Software PHC Con el Software PHC se han podido automatizar todos los procesos internos de la empresa, obteniendo así una mayor productividad de parte de los usuarios y consecuentemente ganancias de eficiencia de toda la estructura, con ventajas aumentadas para nuestros clientes. En un mismo lugar puede ver todos los análisis a los que tiene acceso. Dinis Pires, responsable de Convento do Espinheiro. p. 3

4 Impresión de documentos en PDF, Excel, Word, Writer o Html Los documentos producidos por el Software PHC Corporate CS se pueden imprimir directamente en diversos formatos. Con el formato PDF, si lo desea, puede crear documentos protegidos con contraseña para enviar por correo electrónico. Listados definidos por el usuario Para producir información puede crear sus propios listados definidos. En estos listados escoge la tabla que quiere usar, qué campos de la tabla quiere presentar, el orden, si calcula subtotales, los colores de cada columna, etc. También puede aplicar un filtro para que se muestren solo los registros que están dentro de los criterios que desea. Estos informes se pueden imprimir, ver en la pantalla o exportar a Word, Excel, Writer, PDF o Html con total flexibilidad. Puede crear informes de cualquier tabla e imprimirlos siempre que lo desee. Puede imprimir los documentos directamente, en diferentes formatos o enviarlos. Imprimir varias fichas a la vez Esta opción permite imprimir o enviar en formato PDF los distintos documentos para varios clientes o proveedores. De esta forma puede realizar las tareas de una manera más rápida y sencilla. Impresiones diseñadas por el usuario Las impresiones de documentos, listados, fichas, etc., pueden ser totalmente diseñadas por el usuario. Con esta función todos los documentos producidos por el software, con las impresiones del usuario, se pueden adaptar al gusto y apariencia de cada empresa, aprovechando sus logotipos, colores y tipos de letra. Análisis Multidimensional Una función muy interesante es la posibilidad de definir análisis estadísticos con diferentes dimensiones y con las variables que quiere, es decir, utilizando cualquier campo de la(s) tabla(s). Tiene también la posibilidad de arrastrar fácilmente esas variables a los ejes del análisis multidimensional. Un ejemplo de un análisis del volumen de ventas en varias vertientes: En este ejemplo tenemos la impresión de facturación. Qué piensan los usuarios del Software PHC El Software PHC es extraordinariamente fácil de usar con una interfaz gráfica sencilla y agradable, lo que ha simplificado significativamente el proceso de adaptación. Paulo Vieira, Ejecutivo de Assibeta. Puede alterar el orden de las variables en el propio análisis, así como exportar para Excel, Calc o imprimir. p. 4

5 Beneficios adicionales incluidos en todos los módulos Para que resulten útiles en las diferentes áreas y para contribuir al aumento de productividad de cada colaborador, existen grupos de funciones que están disponibles en todos los módulos de PHC Corporate CS. Navegador PHC: todo el software a un clic de distancia En el Navegador PHC puede tener acceso a su menú de una forma más cómoda, puede acceder rápidamente a las pantallas en que ha estado recientemente, cambiar de base de datos, si posee varias empresas instaladas en el mismo sistema, o definir pantallas favoritas para acceder con un solo clic. La utilización del software resulta mucho más sencilla y fácil. Gestión de llamadas telefónicas Puede utilizar la gestión de llamadas telefónicas para registrar las llamadas atendidas o no atendidas. En cualquier momento, cuando accede al software verifica si hubo llamadas. De esta forma se elimina el uso de papel en esta área, evitando olvidos y llamadas perdidas. En cualquier momento puede consultar las llamadas no atendidas y su respectiva fecha. El Navegador tiene un campo de búsqueda rápida que permite localizar opciones del Menú. Mensajes internos El Software PHC Corporate CS posee un sistema de mensajes internos. Este sistema permite a los usuarios enviar y recibir mensajes, avisa cuando llega un nuevo mensaje o cuando el usuario entra en el software. Panel de la pantalla El Panel de la pantalla está disponible en todas las pantallas y es un área que permite tener en el mismo lugar, varias opciones relacionadas con cada pantalla. Permite ver la información de forma distinta: opciones de pantallas y listas. En el Navegador tendrá acceso al Monitor de mensajes y puede enviar o recibir mensajes internos. Para facilitar la navegación entre registros ya consultados, los registros quedan añadidos en un listado de recientes en la pantalla. p. 5

6 Cuestionarios definidos por el usuario En cualquier tabla puede configurar diferentes tipos de cuestionarios. Cada cuestionario puede estar unido a cualquier registro de cualquier tabla. Así, por ejemplo, podemos tener cuestionarios de satisfacción de clientes unidos a la tabla de clientes o un cuestionario de reclamación unido a un documento de facturación. Con esta función puede guardar mucha información sobre cada área de su empresa. Explorador de datos Esta función permite consultar datos cruzándolos. Con este explorador, puede extraer datos de una tabla y de las tablas relacionadas con esta e imprimir o exportar esos datos para Excel o Calc. Puede seleccionar un registro y acceder directamente a la pantalla respectiva, al registro seleccionado. Puede definir los diferentes tipos de preguntas y de respuestas posibles de cada tipo de cuestionario. Asistente de envío de (s) Puede producir un envío de correo electrónico para una de las tablas del Software: de clientes, entidades, proveedores, etc. Para producir y enviar el , puede usar la herramienta Asistente de s que le permite crear un o usar uno ya creado y, a continuación, enviarlo a todos los destinatarios escogidos. Es ideal para comunicar a bajo coste. Navegación en el Software PHC La navegación en el software se puede personalizar utilizando barras de herramientas que contengan las opciones de los menús de acceso. Para optimizar el tiempo de entrada en cada pantalla, existe también la barra de ventanas en abierto que muestra las ventanas minimizadas y garantiza su reapertura de forma casi inmediata. Creación de base de datos por copia de la actual Puede crear una BD nueva por copia de la BD actual, sin traspasar los movimientos, pero preparada para trabajar. Con esta opción mantendrá las configuraciones de sus clientes, proveedores, stocks, P.G.C., contactos, etc. Para borrar los movimientos de las tablas hay que activar la opción Limpiar los registros de las tablas seleccionadas y después elegir las tablas respectivas. Se puede personalizar el mensaje de correo con el nombre del destinatario en su contenido. Así parecerá que ha escrito directamente al cliente o proveedor y aumenta las posibilidades de que lea el mensaje. Qué piensan los usuarios del Software PHC Qué piensan los usuarios del Software PHC Con el Software PHC se han podido automatizar todos los procesos internos de la empresa, obteniendo así una mayor productividad de parte de los usuarios y consecuentemente ganancias de eficiencia de toda la estructura, con ventajas aumentadas para nuestros clientes. Dinis Pires, responsable de Convento do Espinheiro. p. 6

7 Integración con software externo Unión a MapPoint Puede usar la unión del Software PHC con el Microsoft MapPoint (versión 2004) para obtener información geográfica relacionada con los datos en el Software PHC, así como localización de direcciones, rutas para varias direcciones y análisis de dispersión geográfica de un conjunto de direcciones. Análisis en Excel Los análisis producidos por el Software PHC Corporate CS se pueden copiar y analizar en Microsoft Excel. Puede hacer nuevos cálculos o transformar los datos. Conexión con Open-office Con PHC Corporate CS puede exportar análisis y listados para la aplicación Open-office. Así puede escoger por ejemplo cuál es la hoja de calculo donde quiere hacer sus operaciones. Mail Merge con Word Utilizando Word e información del Software PHC puede ejecutar algunas nuevas funciones, desde una carta incluyendo los datos de nombre, dirección, etc., hasta un para varios destinatarios seleccionados en el Software PHC. Exportación de registros en XML Cualquier registro se puede importar o exportar a XML. Tiene inmensas posibilidades de uso de otras aplicaciones para actualizar o recibir los datos del Software PHC Corporate CS. Puede ver la localización de domicilio de un cliente con solo unc clic. Integración con mapas Con PHC Corporate CS puede integrar directamente diversas páginas web de mapas. La aplicación permite hacer búsquedas de direcciones a través de Google Maps de una forma rápida y sencilla, haciendo clic en el botón a la derecha de la dirección. en formato HTML PHC Corporate CS permite enviar mensajes de correo electrónico en formato HTML sin tener Microsoft Outlook. Conexión con centrales telefonicas Puede utilizar la conexión directa de PHC con su fax, lo que le permite enviar y recibir documentos, ahorrando mucho tiempo. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 7

8 VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon

9 Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en empresas clientes utilizan el Software PHC. PHC Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño p. 9