PHC Logística CS. La gestión total de la logística de almacén

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1 PHC Logística CS La gestión total de la logística de almacén La solución para reducir los costes de almacén, mejorar el aprovisionamiento, rentabilizar el espacio físico y automatizar el proceso de expedición. BUSINESS AT SPEED Visite Con el módulo PHC Logística puede mejorar la distribución, el control y la gestión de la mercancía dentro del almacén. Destinatarios Distribuidores Empresas que satisfagan pedidos de mercancía Gestores de almacén Solución Operación de almacenes Aprovisionamiento y búsqueda de mercancía Inventario Solo disponible en PHC Advanced CS y PHC Enterprise CS Beneficios Reducción de costes de operación en el almacén Inventario más correcto y fiable Optimización del tiempo de satisfacción de pedidos Satisfacción de clientes Reducción de errores en el tratamiento de pedidos y operaciones de almacén Integración total con otros módulos del ERP

2 Características principales Gestión y agrupación de almacenes y/o de usuarios en centros de logística. Configuración, representación y diseño de almacenes en tres dimensiones. Creación de pasillos, zonas, alvéolos (cajones, estanterías, racks, etc.) en el interior de uno o varios almacenes. Duplicado de un almacén y toda la estructura, generar automáticamente los alvéolos, duplicado de una Zona, duplicado de un nivel completo. Definición de prioridades de uso por alvéolo. Visualización de stock por alvéolo y/o por zona; relación de transferencias entre alvéolos. Gestión y control del circuito documental de aprovisionamiento. Gestión del circuito de entradas y salidas de mercancías. Gestión de facturación integrada en el proceso de pedidos. Creación de listas para ubicar la mercancía (put away lists). Generación de n.º de serie provisionales al entrar mercancía (si posee PHC Equipamiento CS o PHC Soporte CS). Visualización de monitores especialmente concebidos para la gestión de almacenes. Preparar, imprimir y controlar picking lists no preparadas. Gestión de varias direcciones de entrega por cliente. Utilización opcional de stock por ubicación. El módulo PHC Logística se ha diseñado para controlar informáticamente toda el área logística de una empresa o almacén, de forma sencilla y práctica. Al hacer clic en cada alveolo podrá ver su contenido. Este módulo permite por ejemplo: gestionar todos los almacenes desde el punto de vista operacional y/o de un único local; distribuir, controlar y gestionar stocks entre almacenes; gestionar política de stocks, evitando faltas o excesos; saber inmediatamente el lugar más apropiado para ubicar la mercancía y localizarla posteriormente; en cada momento y documento, gracias a la gestión integrada, saber la cantidad pedida, la mercancía enviada por el proveedor y la cantidad recibida; enviar mercancía a múltiples destinos; crear a través de monitores diseñados, albaranes en función de los pedidos, y verlos por área geográfica; definir varias direcciones de entrega por cliente; ver en un esquema de diferentes colores los alvéolos llenos, mediados o vacíos; leer los números de serie reales al salir y convertir los provisionales en reales (si posee el módulo PHC Equipamiento CS o PHC Soporte CS); crear documentos de expedición a partir de documentos configurados como: pedidos al almacén, pedidos de clientes, pedidos internos, pedidos de entrega, etc.; ejecutar, imprimir y controlar picking lists no realizadas; uso opcional de stock por ubicación. p. 2

3 Diversos Workflows posibles Una de las principales ventajas de este módulo es abarcar varios circuitos de documentos, para contemplar los diversos tipos de proveedores o clientes que pueda tener la empresa. Circuitos de entrada Con el módulo de PHC Logística puede previsualizar varios circuitos documentales en las entradas. Las facturas del proveedor pueden llegar antes o después de los albaranes, el pedido puede no existir. Algunos ejemplos: Circuitos de salida La búsqueda de mercancía puede ser muy complicada en un almacén. Los monitores creados específicamente para esta tarea le permitirán gestionar de forma eficaz y productiva una gran variedad de circuitos complejos. Circuitos de salida Circuitos de entrada PEDIDO DE CLIENTE PEDIDO DE UNA FILIAL PEDIDO DE UN VENDEDOR PEDIDO A PROVEDOR PEDIDO A PROVEDOR PEDIDO AL ALMACÉN ALBARÁN FACTURA ALBARÁN TRANSFERENCIA FACTURA ALBARÁN PICKING LIST PEDIDO A PROVEDOR VARIOS ALBARANES VARIAS FACTURAS CLIENTE ALMACÉN DE FILIAL VEHÍCULO DE VENDEDOR MÁS FACTURAS MÁS ALBARANES p. 3

4 Control de stock por ubicación Al mover las existencias en un almacén, el sistema informático debe indicar inmediatamente el lugar más apropiado para ubicar la mercancía. Para la correcta gestión de stocks y de almacenes, el módulo PHC Logística CS permite: Relacionar almacenes, usuarios y centros de logística, para que cada colaborador trabaje exclusivamente con los almacenes de su propio centro. Cada usuario puede pertenecer a un centro de logística, constituido por uno o varios almacenes. Con esta aplicación, el colaborador solo puede mover o visualizar los almacenes de su propio centro. Crear almacenes en tres dimensiones. Definir pasillos, estanterías, alvéolos, racks. Definir zonas de almacén. Visualizar gráficamente un almacén: cuál es su contenido, qué hay en cada alvéolo, etc. Ver en colores diferentes qué alveolos están llenos, mediados o vacíos. Definir diferentes configuraciones para los alvéolos, como capacidad, referencias, prioridades, etc. De esta forma, la aplicación sugiere automáticamente cuál es el mejor alveolo en las salidas y entradas de stock. Transferir stock entre alvéolos. Creación de listas de orden de mercancías. Saber el stock existente en cada alvéolo o en cada zona. Sin control de stock por ubicación Si decide controlar el stock sin tener la ubicación, puede crear movimientos de stock entre almacenes sin perder ninguna de las funciones de este módulo. Sin control de stock por ubicación, el módulo PHC Logística CS permite: Relacionar los diversos almacenes, usuarios y centros de logística existentes. Gestionar el circuito de entradas y salidas de mercancías, observando el árbol de documentos. Expedir mercancía a partir del Monitor de Logística. Gestionar números de serie provisionales en la entrada de mercancía (si posee el módulo PHC Equipamiento CS o PHC Soporte CS). Gestionar varias direcciones de entrega por cliente. Albarán con mercancía para salir del almacén n.º 1 hacia diferentes puntos de entrega. Cómo funciona La aplicación aún permite utilizar todas las funciones de Logística, excepto aquellas que están directamente relacionadas con la utilización de stocks por ubicación, es decir: Zonas y alvéolos en almacenes, Stock por alvéolo, Monitor gráfico de almacén, etc. La gestión correcta del espacio del almacén, mejora considerablemente la gestión de stocks. Cómo funciona Gracias al control de stock por ubicación puede definir almacenes con indicación de sus estanterías, pasillos, etc. y hacer la distribución dentro del almacén. Cada almacén comienza por una única zona y un único alvéolo, correspondiente al almacén como un todo. Después puede concretar las zonas y alvéolos específicos en localizaciones predeterminadas. Al registrar un movimiento que crea movimientos en stock, puede definir el alvéolo afectado (siempre se crea un alvéolo por defecto en cada almacén). Posteriormente podrá alterar los parámetros de este alvéolo en función de la capacidad, prioridad, etc. Así, cuando se registra una salida, el sistema sugiere el alvéolo con capacidad más próximo. Por ejemplo, cuando se producen varias entradas, el programa las introduce automáticamente en el almacén empezando por los alvéolos que están más próximos a la entrada hasta los estantes más pequeños al fondo. Aprovisionamiento Este módulo permite la construcción total de la ruta de un pedido: desde el registro de material, pasando por la creación de listas de mercancías previstas a la llegada, hasta la creación de albaranes y listas de ubicación (put away lists). Para el aprovisionamiento correcto de mercancías, PHC Logística CS permite: gestionar todo un expediente de entrada con acompañamiento entre el pedido del proveedor, albarán, factura, etc; controlar en cualquier momento las cantidades entre facturas, pedidos y albaranes; registrar situaciones irregulares entre los diferentes documentos; crear listas de ubicación en el almacén (put away lists), a partir de la mercancía recibida y en qué alvéolo se debe almacenar; gestionar números de serie provisionales a la entrada de material. Por ejemplo: si los números de serie no se encuentran en la parte exterior de los embalajes, el sistema proporciona automáticamente números de serie provisionales a la entrada de la mercancía. p. 4

5 Cómo funciona En cada momento y en cada documento, puede saber la cantidad pedida, la cantidad que el proveedor informa que va a llegar y la cantidad efectivamente recibida. El módulo PHC Logística CS permite que la gestión (tras la planificación inicial de los circuitos base) sea independiente del orden de llegada de los documentos. Como por ejemplo: la factura puede ser el primer o el último documento en llegar. Mediante un conjunto de monitores diseñados para ese efecto, este módulo permite producir los albaranes de entrega en función de los pedidos dirigidos a la misma área geográfica. Asignación de mercancía Los responsables de almacén no deben estar obligados a tomar decisiones como «Qué clientes satisfacer primero?», «Entrego esta mercancía a la filial del Norte o a un cliente que está en espera?». Quien toma estas decisiones debe tener a su disposición toda la información necesaria para asignar el stock correcto a cada pedido de manera rápida y eficaz. En cualquier momento puede consultar el flujo de documentos que acompañan el circuito de mercancía, desde el pedido al proveedor hasta su correcto almacenado. Este módulo permite: configurar las prioridades; configurar todas las opciones; acceder a diversos tipos de información, etc. Acelerar la satisfacción de pedidos Un almacén puede recibir pedidos con varias procedencias, desde pedidos de clientes, hasta pedidos de aprovisionamiento de un local o de otro almacén. Para optimizar correctamente el tiempo de satisfacción de pedidos, este módulo tiene la posibilidad de: gestionar la satisfacción de pedidos, aprovechando el material existente y generando órdenes de búsqueda para el almacén, a través de un monitor de uso sencillo y diseñado especialmente para tal efecto; crear albaranes y/o otros documentos de búsqueda a partir de varios documentos configurados, como: pedidos al almacén, pedidos de cliente, pedidos internos, pedidos de entrega, etc.; visualizar diversos documentos y seleccionar aquellos que pretende emitir usando los criterios más diversos (por ejemplo, código postal del destino); seleccionar el medio de transporte más apropiado, interno o externo; crear listas de pedidos (picking lists) con indicación de alvéolos de salida de mercancía para satisfacción de búsquedas; verificar en el Monitor de picking lists cuáles son las picking lists que se encuentran en lista de espera para búsqueda; convertir números de serie provisionales en reales, así, el colaborador tiene la oportunidad de leer los números de serie reales mientras está preparando la mercancía para entrega (solo con PHC Soporte CS o PHC Equipamiento CS). Según el stock disponible y los requisitos de la mercancía, el usuario puede decidir cuáles son las prioridades de los pedidos al almacén. Qué piensan los usuarios del Software PHC Con el Software PHC se han podido automatizar todos los procesos internos de la empresa, obteniendo así una mayor productividad de parte de los usuarios y consecuentemente ganancias de eficiencia de toda la estructura, con ventajas aumentadas para nuestros clientes. Dinis Pires, responsable de Convento do Espinheiro. p. 5

6 Expedición de mercancía Con este módulo, el responsable de almacén ejecuta su trabajo sin preocuparse por la existencia de stock o su ubicación, ahorrando tiempo para la expedición de mercancía. En este sentido, PHC Logística CS permite: 4. Utilizar el Monitor de picking lists para ejecutar, imprimir y controlar picking list no preparadas. Este monitor permite ordenar las picking lists y sus respectivas líneas por determinado criterio como, por ejemplo, n.º de lista y documento. 1. Ordenar los pedidos por un criterio como, por ejemplo, el código postal. Monitor de picking con información ordenada por n.º de lista y documento. Según el stock disponible y los requisitos de la mercancía, el usuario puede decidir cuáles son las prioridades de los pedidos al almacén. 5. Seleccionar una picking list y ordenar las líneas según el criterio definido en la configuración. 2. Seleccionar un vehículo, fecha y hora para la expedición y marcar los pedidos que deben ser incluidos en el transporte. Monitor de expedición con vehículo, fecha y hora marcadas, y varias líneas seleccionadas. 3. Una vez emitidos los albaranes, se agrupan por cliente. También se puede configurar el monitor para emitir según otros criterios. Picking reservada y línea marcada como preparada. Completar los números de serie finales. 6. Crear una picking list o más que actualice automáticamente los documentos internos para expedir así la mercancía. Monitor de expedición donde se agrupan los albaranes por cliente y se administra la picking list con fecha y hora límite de finalización. Monitor de picking con picking list n.º 137 totalmente preparada. p. 6

7 Circuitos documentales que incluye la aplicación Esta aplicación cubre diversos circuitos especiales que, a pesar de ser poco frecuentes, son importantes en las actividades relacionadas con logística. Impresión definida por el usuario para la picking list seleccionada. 7. Después de ejecutar las picking lists, los albaranes se marcan como preparados y procesados. Circuito DOA (Dead On Arrival) Cuando se compra determinado equipamiento, si la caja del transporte está abierta, si ese equipamiento presenta daños visibles, no funciona o falla el diagnóstico, el producto se considera Dead-On-Arrival o DOA. Este expediente puede incluir devolución al proveedor y nuevo pedido. Circuitos de devolución Expedientes que implican la devolución de material, tanto al proveedor como al cliente. Puede retirar el material de almacén y devolverlo al proveedor o volver a colocar el material en almacén, en el caso de clientes (averías, reparaciones, etc.). Gestión de BackLog Permite gestionar la correcta asignación de todos los pedidos pendientes. Circuito BackOrder Permite gestionar todo el circuito incluso pedidos atrasados. Circuito de consignaciones Administra el expediente de salida y entrada de mercancía en consignación. Albarán con líneas marcadas como preparadas. Transferencias entre centros logísticos Contempla todo el circuito de movimientos de mercancías entre almacenes de diferentes centros logísticos. Préstamos Administra todo el circuito de salida y entrada de mercancía, a título de préstamos a corto plazo, como, por ejemplo, ferias, eventos, etc. Devolución y circuito de RMA (Return Merchandise Authorization). Contempla todo el circuito documental que incluye devolución de mercancías. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 7

8 VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon

9 Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en empresas clientes utilizan el Software PHC. Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño p. 9

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