SONDEOS Y AVANCES PLANIFICACIÓN Y AJUSTES DE REPARTOS FACTURACIÓN RECTIFICACIONES INTERFACES

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1 Con nuestras aplicaciones podrá gestionar la difusión de sus ejemplares de la forma más sencilla, completa e intuitiva Ahorrando tiempo. Mejorando su rentabilidad.

2 El objetivo principal de este software es facilitar a editores y distribuidoras la gestión completa de su proceso de distribución. Parametrizado el sistema al iniciar su uso, soporta ampliamente las tareas de cálculo de tiradas, ajuste (puntos de entrega y puntos de venta), documentación (de tirada y entrega), transporte (intercentros y exterior), facturación, gastos (transporte y distribución), horarios (propios y de la competencia) y análisis de la información. Visión general del producto: ESTÁNDAR CENTRO ESTÁNDAR PUNTOS SONDEOS Y AVANCES VENTA ESTADÍSTICA SIMULACIONES DE TIRADA PLANIFICACIÓN Y AJUSTES DE TIRADA PLANIFICACIÓN Y AJUSTES DE REPARTOS DOCUMENTACIÓN TIRADA DOCUMENTACIÓN TRANSPORTE INCIDENCIAS FACTURACIÓN RECTIFICACIONES INTERFACES DEVOLUCIONES 2

3 PRODUCTOS El usuario define: - Los productos del sistema: pueden ser principales, complementarios de otro producto o jugar ambos papeles. De forma genérica, se entiende por producto principal aquel que puede distribuirse solo y por complementarios los productos que se distribuyen junto a un principal. - Sus características de aparición (calendario) y los precios de los productos (es un sistema multimoneda). - Las estructuras de facturación (es un sistema multicompañía). CLIENTES - Se distinguen clientes, delegaciones y puntos (de distintos tipos). Todo punto de entrega o de venta debe depender de un cliente o de una delegación de cliente, que son los referentes de la facturación. - Deben indicarse las características de facturación de cada cliente (pueden ser distintas para cada punto y el sistema las utilizará automáticamente en el momento de facturar). Cada característica de facturación incluye forma y condiciones de pago, agrupaciones de facturas, tipo impositivo, etc. SERVICIO Puede utilizarse la figura del delegado de Centros de impresión/ manipulación/distribución. El delegado es el responsable de un Centro y del servicio a sus puntos. En todos los casos existe un control centralizado de la información de los diferentes delegados. Cada delegado controla exclusivamente la información que le compete. - Deben definirse los diferentes centros (de impresión y/o manipulación y/o distribución) con el estándar de productos que imprimen, manipulan o distribuyen. - El sistema contempla un reparto Intercentros interno cuando es necesario en la distribución de un día (a partir del estándar de los centros se conoce perfectamente dónde se imprime/genera y desde dónde se distribuye cada producto a los clientes). - Se definen los diferentes puntos, su tipo de venta (venta al número, venta en bloque, gratuitos, etc.) y su información estándar de envío. 3

4 TRANSPORTE El usuario definirá los distintos mapas de reparto estándar o alternativos de cada Centro, utilizando facilidades del sistema para la asignación de los puntos a las diferentes rutas. Se entiende el mapa como un conjunto ordenado de rutas y la ruta como un conjunto ordenado de puntos. - En cada ruta de un mapa existe la posibilidad de definir puntos de enlace o de comienzo de otra ruta (de forma indefinida desde el punto de vista del sistema). - Se asignan transportistas y vehículos de las rutas indicando su capacidad de transporte (peso que pueden transportar) y sus costes. Se prepara, asimismo, el estándar de horarios de salida de rutas desde cada Centro y de llegada a los puntos. CÁLCULO Y AJUSTE DE TIRADAS - Partiendo de los productos estándar de cada Centro y de los servicios estándar de los Puntos (distribuidores, puntos asociados, puntos de venta, etc.), el sistema realiza la planificación del servicio a demanda del usuario. Lo que se propone es un estándar que puede cambiarse de forma dinámica cada día, completamente si se quiere. - Se trabaja en ambiente diferente cuando se ajustan tiradas de distribuidores o de puntos de venta (criterios distintos de filtro, selección y asignación o ajuste de cantidades). - El punto de partida del cálculo de tirada puede ser desde el más elemental (estándares) al más sofisticado (simulaciones en base al análisis previo de ventas con objetivos de devolución, partiendo de datos reales, estadísticos o de sondeos). - Incorporación de los ejemplares de suscripciones y de posibles sobrantes (preimpresos o stocks de productos) para fijar la tirada. Las suscripciones pueden alimentarse desde otro sistema externo o pueden tratarse íntegramente dentro de la aplicación si se incorpora S2i Suscripciones. - Emisión de los informes de tirada (si se trabaja de forma centralizada se pueden remitir a cada centro por automático). - Pueden prepararse versiones de tirada alternativas y trabajar con ellas conjuntamente o de forma separada. 4

5 CÁLCULO Y AJUSTE DE LOS REPARTOS Partiendo de los estándares predefinidos (pueden definirse, además de los mapas y rutas para cada tipo de día, lotes de productos para el reparto), el sistema propone los repartos estándar (que pueden cambiarse dinámicamente si se quiere). - El sistema detecta posibles sobrepesos en las rutas (en el conjunto de vehículos de una ruta) o puntos con envío programado y no incluidos en el reparto y avisa de la anomalía permitiendo reconfigurar el transporte. - Se emite una detallada documentación de transporte como Etiquetas, Hojas de Ruta, Albaranes de entrega, etc. (se pueden remitir a cada centro por automático si se generan de forma centralizada). - Pueden prepararse repartos alternativos (de acuerdo con cálculos diferentes de tirada o versiones alternativas) y obtener su documentación correspondiente. Al final del proceso, el usuario indicará al sistema el reparto o los repartos realmente utilizados (los repartos pueden ser alternativos/excluyentes o complementarios/reposiciones). En la decisión de tirada el sistema calcula las cuotas de cada punto y para el cálculo de transporte se apoya en la planificación realizada por fechas de reparto de cada cuota. - Puede asignarse la carga a los vehículos disponibles de manera estándar o incluir nuevos vehículos si es necesario (en una ruta con varios vehículos la hoja de ruta se detalla por vehículo). - En cualquier momento se puede deshacer el proceso completo y empezar de nuevo el trabajo, desde la asignación de envíos si se quiere (la agilidad de proceso lo permite). INCIDENCIAS Pueden definirse diferentes motivos o tipos de incidencia, señalando si corrigen de forma automática o no la documentación del reparto y se pueden asignar incidencias en cualquier momento (siempre antes de bloquear de forma lógica los repartos o de facturar). Las incidencias se refieren a un servicio realizado y corrigen un envío programado incluso lo pueden crear si se ha realizado el servicio sin planificación. 5

6 DEVOLUCIONES - Existen diferentes estándares de entrada de devolución: entrada manual, por soporte magnético/óptico propio o apoyándose en estándares como FANDE. - El sistema facilita herramientas de control de la devolución y de asignación o desasignación a un periodo de facturación. FACTURACIÓN Y REPAROS A FACTURAS - Se incluye una agenda de control para facturar y conocer en cada momento lo ya facturado y lo pendiente de facturar. Se puede facturar de forma parcial o completa por diferentes criterios fácilmente parametrizables. - Se pueden integrar en el menú de la aplicación las diferentes interfaces al Sistema Contable o de Producción (manipulación de preparación del transporte, por ejemplo). - Se emiten diferentes documentos (facturas, informes de facturación, etc.) CON ESTE SOFTWARE FACILITAMOS LA GESTIÓN A EDITORES Y DISTRIBUIDORAS, Soporta las tareas de cálculo de tiradas, ajustes de puntos de entrega y puntos de venta, documentación de tirada y entrega, transporte, facturación, gastos, horarios y análisis de la información. 6

7 OTROS TEMAS SIGNIFICATIVOS - El sistema permite trabajar de forma centralizada con ámbitos distintos de acceso a los datos, de forma que puedan coexistir en la misma instancia de base de datos (debidamente protegidos los accesos por perfiles) la información central y la información de las distribuidoras o delegaciones controladas. La información utilizable por las entidades limitadas por ámbito se parametriza previamente. - El sistema incluye la gestión de Ejemplares atrasados (estructura de pedidos, precios y comisiones específicos) pudiendo confluir en la misma factura del resto de las ventas. - Puede incluirse un sistema de Control de almacenes (central y delegaciones) que informe dinámicamente sobre stocks disponibles en la gestión de envíos o en los ejemplares atrasados. - La Gestión de Horarios y la Gestión de Gastos de transporte y distribución, así como su liquidación (por ejemplo, conjuntamente con las facturas a cliente). - Puede incluirse el Control de la competencia en cuanto a horarios y otros temas. - El Control de riesgos con clientes y la posibilidad de detener de forma inmediata el servicio si se desea. - Control y emisión de Facturas del editor cuando se trabaja como Distribuidora. - Todo tipo de Comunicación automatizada por correo electrónico entre Centros o con Distribuidoras y Puntos. Por ejemplo, los informes del tipo Parte de tirada, Etiquetas, Hojas de ruta, etc., pueden confeccionarse de forma centralizada, enviarse automáticamente a diferentes centros e imprimirse en cada centro o delegación. - Control e integración controlada de los ficheros de intercambio de información con los Distribuidores, S2i Interdis (incluye el protocolo de intercambio de información de FANDE). - Incluye un sistema con soporte gráfico de Simulaciones de tirada. - Finalmente, el sistema es, además de una herramienta de gestión, un Sistema de información completo; se dispone para ello de componentes especiales, tanto en el entorno de información de Ventas como de Facturación, que permiten consultas completas por pantalla, agrupaciones, filtros de datos a obtener y emisión inmediata de informes a Hoja Excel, por ejemplo, o a Internet/Intranet, sin necesidad de intervención externa, lo que apunta en una dirección importante para todas las partes, clientes y proveedor de esta aplicación, y que significa el final de la dependencia externa por parte del usuario para obtener toda la información que necesite. 7

8 Alejandro Rodríguez, Madrid teléfono (+34)

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