Gama PHC Enterprise CS

Transcripción

1 Gama PHC Enterprise CS Un ERP para medianas y grandes empresas Se ofrece al usuario una framework de desarrollo, es decir, un conjunto de funcionalidades que permiten alterar el software para que se adapte a diferentes realidades. BUSINESS AT SPEED Visite

2 Características principales La gama PHC Enterprise CS se ha desarollado para aumentar la capacidad de las medianas y grandes empresas. Posee diversos módulos para abarcar todas las necesidades de los distintos departamentos de una empresa. Con vistas a satisfacer totalmente a todas las empresas que adquieren esta gama, se han desarrollado funcionalidades que permiten una fuerte configuración para cada tipo de negocio. Es un software que se adapta totalmente a la empresa y al negocio. El ERP Enterprise CS ya lo ha demostrado en Portugal. Actualmente es uno de los ERP más implementados, existen cientos de empresas satisfechas que lo están utilizando, que representan un universo de miles de usuarios. Con la gama Enterprise CS se facilita al usuario una framework de desarrollo, es decir, un conjunto de funcionalidades y un lenguaje de programación que permiten alterar significativamente el comportamiento del software. De esta forma, es imbatible en la capacidad de adaptación a diferentes realidades. Las principales ventajas de la implementación del Software PHC Enterprise CS son el aumento de la productividad de cada colaborador y la reducción de los costes de la empresa. La gestión de información es una de las áreas más desarrolladas en este ERP. Con El Software PHC Enterprise puede implementar un sistema nervioso digital que reacciona y envía información en función de las necesidades de cada colaborador o gestor. Early Adopter Microsoft SQL Server, la gama Enterprise CS se ha desarrollado inicialmente en 1997, dentro del programa de adopción anticipada de Microsoft SQL Server. En este programa, para el que Microsoft invitó a PHC, se proporcionó apoyo en desarrollo y formación para que la infraestructura de esta gama aprovechara lo mejor posible las capacidades de aquella base de datos. PHC Enterprise CS está basado en Microsoft SQL Server que, al amparo de un acuerdo entre PHC y Microsoft, es distribuido por PHC a un precio reducido. El Software PHC Enterprise CS dispone un conjunto de funcionalidades iguales para todos los módulos. Estas funcionalidades permiten aumentar la capacidad de cada aplicación a la medida de las exigencias de la organización. El usuario, al dominar una de las áreas, adquiere la capacidad de comprender y utilizar el resto de áreas del software. En este documento presentamos algunas de las funcionalidades que permiten conocer todo el potencial que la gama PHC Enterprise CS tiene para las medianas y grandes empresas. Capacidad de adaptación Una de las áreas más importantes del Software PHC es la capacidad de adaptación a diferentes realidades. Cada caso es único y el Software PHC se ha preparado para potenciar el negocio de cada empresa. Más información con campos y pantallas personalizadas No le parece suficiente la información de los ficheros principales? Entonces esta es una funcionalidad muy útil para usted. Efectivamente, el Software PHC le permite añadir en los ficheros principales nuevas páginas y nuevos campos para recoger otras informaciones que considere importantes; puede elegir el tipo de campo que desea (carácter, texto, numérico, fecha, etc.). Las pestañas adicionales no vienen de base con el software. Se pueden crear para introducir campos que sean necesarios. Los campos obligatorios pueden quedar con un color diferente. p. 2

3 Reglas adaptadas a cada negocio Una de las funcionalidades más útiles es la definición de sus reglas de negocio, como por ejemplo los valores por defecto en determinados campos, que garantizan la uniformidad de un tipo de datos y, consecuentemente, aseguran la coherencia de información y las reglas de usuario para el uso del software, como la configuración de campos obligatorios para evitar olvidos y fallos en la recogida de información. A continuación se muestra el ejemplo de un usuario que intentaba crear un cliente sin completar el campo . Eventos del usuario El Software PHC Enterprise CS posee un sistema de reacción a los acontecimientos. Puede configurar reacciones para cuando se produce determinado acontecimiento, como por ejemplo: al introducir un artículo puede preguntar al usuario si quiere generar códigos de barras automáticamente. Puede definir diferentes reacciones a eventos para ampliar las funcionalidades del software, como el envío de un correo electrónico a un determinado usuario para informar de que se ha producido algo, por ejemplo que se ha superado el límite de crédito de un cliente. Las reglas pueden ser sencillas, como obligar a que determinados campos estén cubiertos. En cualquier módulo PHC, los campos obligatorios pueden tener una apariencia diferente. Campos con AutoComplete Todo lo que escriba en campos de texto queda guardado por usuario y por ordenador. Siempre que vuelva a introducir algún valor en un campo de texto puede ver una lista con todos los textos que ya ha introducido y seleccionar alguno, sin necesidad de volver a escribirlo. Configuración de menús Para configurar totalmente el Software PHC Enterprise CS cada negocio puede cambiar los textos que surgen en los menús o suprimirlos para determinados usuarios. Otro ejemplo es la emisión de un correo electrónico cuando se introduce una factura. Tablas de usuario Con el objetivo de tratar otras áreas no previstas de base en el software, puede crear sus propias tablas para guardar información en el formato que desee. Puede alterar el texto de cualquier menú o incluso suprimir su utilización para un usuario. Puede crear una tabla y definir qué campos contendrá. p. 3

4 Pantallas del usuario Con el diseño de pantallas del usuario, puede crear su propia aplicación, es decir, crear un software para organizar y tratar otras áreas no previstas en el software de base. En las diferentes pantallas puede colocar los campos de las tablas de usuario, botones para obtener análisis, gráficos, etc. Esta capacidad permite implementar en el sistema ERP la gestión adaptada a departamentos con necesidades especificas. Rastreo de acciones de usuario PHC Enterprise CS permite al supervisor verificar todas las acciones de los usuarios, por ejemplo: reglas ejecutadas al guardar un proveedor, valores por defecto al dar de alta un cliente u otras situaciones. El Rastreo de acciones de usuario registra todas las acciones de los usuarios y sus tiempos respectivos, para que el supervisor pueda garantizar un equilibrio en el acceso a la base de datos, permitiendo un flujo de trabajo rápido. Puede consultar el Rastreo de acciones de usuario desde la pantalla de Rastreo o desde un fichero. Puede crear las pantallas que desee, colocarlas en el menú solo para determinados usuarios y aumentar el uso del software en su empresa. Análisis y gestión de la información El uso de una aplicación de gestión de información solo se aprovecha totalmente si las herramientas para obtener los datos vitales para la toma de decisión son eficaces. Con la gama PHC Enterprise CS existen diversas formas de acceder a la información. Análisis Multidimensional Una función muy interesante es poder definir análisis estadísticos con diferentes dimensiones, con las variables que determine, es decir, utilizando cualquier campo de la(s) tabla(s). Tiene también la posibilidad de arrastrar fácilmente esas variables a los ejes del análisis multidimensional. Un ejemplo de un análisis del volumen de ventas en varias vertientes: Listados definidos por el usuario Para producir información puede crear sus propios listados definidos. En estos listados escoge la tabla que quiere usar, qué campos de tabla quiere presentar, el orden, si calcula subtotales, los colores de cada columna, etc. También puede aplicar un filtro para que se muestren solo los registros que están dentro de los criterios que desea. Estos informes se pueden imprimir, ver en la pantalla o exportar a Word, Writer, Excel, PDF o HTML. La flexibilidad es total. Puede alterar el orden de las variables en análisis, así como exportar para Excel, Calc o imprimir. Puede crear informes de cualquier tabla e imprimirlos siempre que lo desee. p. 4

5 Análisis avanzados La información es uno de los bienes más preciados de su empresa. No obstante, es necesario obtener esa información de una forma adaptada y tratada. Los análisis avanzados son análisis totalmente creados por el usuario, sobre la tabla que desee con los campos que quiera, si la información está en el sistema, entonces puede tratarla y adaptarla a su medida. Imprimir varias fichas a la vez Esta opción permite imprimir o enviar en formato PDF los distintos documentos para varios clientes o proveedores. De esta forma puede realizar las tareas de una manera más rápida y sencilla. Alertas de usuario PHC Enterprise CS posee un sistema de creación y envío de alertas. Estas alertas pueden ser mensaje de correo electrónico con información e informes para determinado usuario, procesamientos de determinados datos, importación o exportación de tablas y mucho más. Con esta funcionalidad el software realizará la búsqueda de información para enviarla a quien la necesita en un calendario preestablecido. Puede obtener diversos análisis en distintos formatos. Es totalmente flexible. Impresión en PDF, Word, Writer, Excel o Html de documentos Los documentos producidos por el Software PHC Enterprise se pueden imprimir directamente en diversos formatos. Con el formato PDF si lo desea, puede crear documentos protegidos con contraseña para enviar por correo electrónico. Puede predefinir que el Director de Ventas reciba diariamente un mensaje con un resumen del Top 20 Clientes. Paneles de información Para agregar la información se han creado los paneles de información. Un panel de información es una página o conjunto de páginas donde se pueden colocar una serie de elementos relacionados, dando al usuario la posibilidad de supervisar toda la información sobre determinada área a la medida exacta de sus necesidades. Por ejemplo crear un panel de información con toda la información sobre ventas mensuales. Puede imprimir los documentos directamente, en diferentes formatos o enviarlos. p. 5

6 Búsqueda inmediata La búsqueda inmediata permite al usuario crear una base de datos paralela con los registros que desee de cualquier tabla del Software PHC y ejecutar búsquedas ultra rápidas. Este sistema está preparado para buscar un texto en 1, 2 o 3 millones de registros en 1 segundo, permitiendo así la consulta inmediata de información que esté en el sistema. Elaboración sencilla de informes Puede elaborar informes con las columnas que quisiera para cualquier tabla del Software, de una forma sencilla y rápida. Ese informe se puede ver en la pantalla, imprimir o exportar a un fichero de tipo Excel, Word, Writer, PDF, etc. Impresiones diseñadas por el usuario Las impresiones de documentos, listados, fichas, etc., pueden ser totalmente diseñadas por el usuario. Con esta función todos los documentos producidos por el software, y usando las impresiones de usuario, se pueden adaptar al gusto y apariencia de cada empresa, aprovechando sus logotipos, colores y tipos de letra. Puede definir separadores, totalizadores y colores diferentes para las diversas columnas. En este ejemplo diseñamos la impresión de facturación. Beneficios adicionales incluidos en todos los módulos Para que resulte útil en las diferentes áreas y para contribuir para al aumento de productividad de cada colaborador, existen grupos de funciones que están disponibles en todos los módulos de PHC Enterperise CS. Navegador PHC todo el software a un clic de distancia En el Navegador PHC puede tener acceso a su menú de una forma más cómoda, accede rápidamente a las pantallas en que ha estado recientemente, cambia de base de datos si posee varias empresas instaladas en el sistema, o puede definir pantallas favoritas para acceder con un solo clic. La utilización del software resulta mucho más sencilla y fácil. Qué piensan los usuarios del Software PHC Las soluciones PHC han creado una mayor autonomía operacional de las filiales, permitiendo obtener una información más objetiva y oportuna. El Navegador tiene un campo de búsqueda rápida que facilita la localización de opciones del Menú. António Pereira, Director de Sistemas de información de CEPSA. p. 6

7 Opciones internas del navegador Con las opciones internas todos los usuarios pueden ahorrar tiempo. Aquí puede introducir todas las tareas que el usuario realiza en el día a día así como la información a la que necesita acceder en su función, es decir, puede coloca, el acceso a cualquier pantalla, análisis o panel de información. En el Navegador tendrá acceso al Monitor de mensajes y podrá enviar o recibir mensajes internos. Puede crear todas las opciones que utiliza a diario y colocarlas en el mismo lugar para acceder con un solo clic. Snapshot de información En varias áreas es necesario que la información esté condensada y en tiempo real. Los snapshots permiten tener en el Navegador PHC un valor de referencia de una determinada área como, por ejemplo, el valor de ventas del día. Si desea verlo con más detalle basta hacer clic en el snapshot para ver el análisis avanzado que tiene asociado. Panel Global de Análisis El Panel Global de Análisis es una herramienta bastante útil y que presenta en una única pantalla todos los análisis de usuario y los análisis de la aplicación, según los módulos que posee. En un mismo lugar puede acceder a todos los análisis, así como marcar como favoritos los que usa con mas frecuencia. Puede crear un Snapshot con información crítica verlo detallado haciendo solo un clic. Panel de la pantalla El Panel de la pantalla está disponible en todas las pantallas y es un área que permite tener en el mismo lugar, varias opciones relacionadas con cada pantalla. Permite ver la información de formas distintas: opciones de pantalla, listas y snapshots. Mensajes internos El Software PHC Enterprise posee un sistema de mensajes internos. Este sistema permite a los usuarios enviar y recibir mensajes, avisa cuando llega un nuevo mensaje o cuando el usuario entra en el software. El mensaje puede estar conectado directamente con un registro del Software PHC, de modo que permite que el usuario que lo recibe llegue inmediatamente al registro con solo hacer clic en un botón. En cada pantalla de datos puede colocar información relacionada con los registros que está analizando. p. 7

8 Panel central El Panel central, a semejanza del Navegador, permite visualizar snapshots y/u opciones de navegación, dispuestos en columnas en el fondo de la pantalla principal de aplicación que no está ocupada por el Navegador. Gestión de llamadas telefónicas Puede utilizar la gestión de llamadas telefónicas para registrar las llamadas atendidas o no atendidas. En cualquier momento, cuando accede al software constata si hubo llamadas. De esta forma, se elimina el uso de papel en esta área y se evitan olvidos y llamadas perdidas. En el Panel central podrá ver todas las informaciones y análisis que necesita para su día a día. En cualquier momento puede consultar las llamadas no atendidas y la respectiva fecha. Asistente de envío de (s) Puede producir un envío de correo electrónico para una de las tablas del Software: de clientes, entidades, proveedores, etc. Para producir y enviar el puede usar la herramienta Asistente de (s) que le permite crear un o usar uno ya creado y, a continuación, enviarlo a todos los destinatarios seleccionados. Es ideal para comunicar a bajo coste. Cuestionarios definidos por el usuario En cualquier tabla puede configurar diferentes tipos de cuestionarios. Cada cuestionario puede estar unido a cualquier registro de cualquier tabla. Así, por ejemplo, podemos tener cuestionarios de satisfacción de clientes adjuntos a la tabla de clientes o una cuestionario de reclamación anexos a un documento de facturación. Con esta función puede guardar mucha más información sobre cada área de su empresa. Se puede personalizar el mensaje de correo con el nombre del destinatario en su contenido. Así parecerá que ha escrito directamente al cliente o proveedor y aumenta las psoibilidades de que lea el mensaje. Instrucciones internas El Software PHC Enterprise CS cuenta con un sistema de ayuda al usuario que él mismo puede crear. Con las instrucciones internas, puede definir información de apoyo para el colaborador que surge en determinadas acciones predefinidas como por ejemplo, información que se presenta al introducir un cliente sobre cómo debe completar cada campo y su respectivo contenido. Puede definir los diferentes tipos de preguntas y respuestas posibles de cada tipo de cuestionario. Qué piensan los usuarios del Software PHC El Software PHC es extraordinariamente fácil de usar con una interfaz gráfica sencilla y agradable, lo que ha simplificado significativamente el proceso de adaptación. Paulo Vieira, Ejecutivo de Assibeta. Puede crear instrucciones para ayudar al usuario en determinadas ocasiones, como por ejemplo, en la pantalla de códigos de tesorería. p. 8

9 Limitar accesos a registros en cada tabla La seguridad es una de las áreas más fuertes en el Software PHC Enterprise. Con esta función puede limitar el acceso a determinados registros dentro de una tabla. Así, puede configurar que el vendedor solo vea sus clientes, el responsable de área solo vea las ventas de su área, etc. Explorador de datos Esta función permite consultar datos cruzándolos. Con este explorador, puede extraer datos de una tabla y de las tablas relacionadas con esta e imprimir o exportar esos mismos datos para Excel o Calc. En este filtro puede definir que determinado conjunto de usuarios solo puede consultar los clientes de los que es vendedor. Creación de base de datos por copia de la actual Puede crear una BD nueva por copia de la BD actual, sin traspasar los movimientos, pero preparada para trabajar. Con esta opción mantendrá las configuraciones de sus clientes, proveedores, stocks, P.G.C., contactos, etc. Para borrar los movimientos de las tablas hay que activar la opción Limpiar los registros de las tablas seleccionadas y después elegir las tablas respectivas. Procedimientos internos Puede utilizar esta área del software para gestionar todas las reglas internas de la empresa. Cuenta con control de acceso por registro, para que los usuarios consulten solo lo que les está permitido. Para seleccionar un registro y acceder directamente a la pantalla respectiva del registro seleccionado. Navegación en el Software PHC La navegación en el software se puede personalizar utilizando barras de herramientas que contengan las opciones de los menús de acceso. Para optimizar el tiempo de entrada en cada pantalla, existe también la barra de ventanas en abierto que muestra las ventanas minimizadas y garantiza su reapertura de forma casi inmediata. Qué piensan los usuarios del Software PHC Quinta Grande, en calidad de Asistencia técnica autorizada a los ordenadores portátiles TOSHIBA, necesita herramientas que premian una gran facilidad de adaptación tanto a nuevos tipos de producción, como a nuevos tipos de productos y la frecuente implementación de nuevos procesos. Esta maleabilidad del Software PHC, en combinación con el enorme potencial de consulta y análisis de datos, ha permitido un control mayor y más versátil, además de adaptación a la dinámica de negocio. Aníbal Pereira, Administrador de Quinta Grande. Qué piensan los usuarios del Software PHC Con el Software PHC se han podido automatizar todos los procesos internos de la empresa, obteniendo así una mayor productividad de parte de los usuarios y consecuentemente ganancias de eficiencia de toda la estructura, con ventajas aumentadas para nuestros clientes. Dinis Pires, responsable de Convento do Espinheiro. Monitor donde es posible efectuar búsquedas por los registros introducidos en la tabla de procedimientos. p. 9

10 Integración con software externo La gama de Software PHC Enterprise se ha diseñado para interactuar significativamente con algunas aplicaciones externas muy utilizadas por nuestros usuarios: Unión a MapPoint Puede usar la unión del Software PHC al Microsoft MapPoint (versión 2004) para obtener información geográfica relacionada con los datos en el Software PHC, así como localización de direcciones, rutas para varias direcciones y análisis de dispersión geográfica de un conjunto de direcciones. Análisis en Excel Los análisis producidos por el Software PHC Enterprise se pueden copiar y analizar en Microsoft Excel. Puede hacer nuevos cálculos o transformar los datos. Integración con mapas Con PHC Enterprise CS puede integrar directamente diversas páginas web de mapas. La aplicación permite hacer búsquedas de direcciones a través de Google Maps de una forma rápida y sencilla, haciendo clic en el botón a la derecha de la dirección. Mail merge con Word Utilizando Word e información del Software PHC puede ejecutar una serie de funciones, desde una simple carta que incluya los datos de nombre, dirección, etc., hasta un para varios destinatarios escogidos en el Software PHC. Conexión con Open-office Con PHC Enterprise CS puede exportar análisis y listados para la aplicación Open Office. Puede escoger por ejemplo cuál es la hoja de cálculo donde quiere hacer sus operaciones. Puede ver la localización de dirección de un cliente con solo un clic. Exportación de registros en XML Cualquier registro se puede importar o exportar a XML. Se abren inmensas posibilidades de uso de otras aplicaciones para actualizar o recibir los datos del Software PHC Enterprise. en formato HTML PHC Enterprise CS permite enviar mensajes de correo electrónico en formato HTML sin tener Microsoft Outlook. Conexión con centrales telefonicas Puede utilizar la conexión directa de PHC con su fax, lo que le permite enviar y recibir documentos, ahorrando mucho tiempo. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 10

11 VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon

12 Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en empresas clientes utilizan el Software PHC. Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño p. 12