Desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología Informática

Transcripción

1 Planeación Estratégica Desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología Informática Esquema de Trabajo ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA ANÁLISIS DE LA EMPRESA MODELO DE LA EMPRESA Arquitecturas de Aplicaciones y de la Red ENTREVISTAS EJECUTIVAS ESTRATEGIAS PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y RECOMENDACIONES Septiembre ANÁLISIS DE LA OPORTUNIDAD DE LA INFORMACIÓN PETI03-1

2 Análisis de la Empresa ESTRATEGIAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ANALISIS DE LA EMPRESA ESTRATEGIAS ORGANIZACION Septiembre Modelo de la Empresa ESTRATEGIAS ORGANIZACION RELACIONES PROCESOS Septiembre PETI03-2 ENTIDADES

3 Planeación Estratégica PLANEACION ESTRATEGICA ENTIDADES DEL NEGOCIO PROCESOS DEL NEGOCIO MODELO DE EMPRESA ORGANIZACION DEL NEGOCIO PLANEACION ARQUITECTURA DE DATOS ARQUITECTURA DE APLICACIONES ARQUITECTURA DE LA RED PROYECTOS DE BASES DE DATOS PROYECTOS Y PLANES DE MIGRACIÓN PROYECTOS DE APLICACIONES PROYECTOS DE LA RED IMPLEMENTACION Septiembre ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA ESTRATEGIAS PETI03-3

4 Modelo de Empresa ESTRATEGIAS ORGANIZACION RELACIONES Septiembre PROCESOS ENTIDADES Modelo de Planeamiento Estratégico AMBIENTE EXTERNO Oportunidades Amenazas PLAN ESTRATEGICO PLAN TACTICO PLAN OPERATIVO AMBIENTE INTERNO Fortalezas Debilidades MISION OBJETIVOS ESTRATEGIAS PLANEAMIENTO FUNCIONAL Y DE RECURSOS PRESUPUESTOS VALORES Credos Cultura Septiembre PETI03-4

5 Evolución de la Planeación CALIDAD DE LA PLANEACION INOCENTES PRIMITIVOS MECANICOS PIONEROS PROGRESIVOS ETAPAS DE LA PLANEACIÓN Septiembre Etapas de la Planeación INOCENTES Sin planes formales Planeamiento visto como anulación de la creatividad Administración de la Crisis PRIMITIVOS Septiembre PETI03-5 Planeamiento del negocio = Presupuesto Horizonte a corto plazo Poco o ningún pensamiento estratégico

6 Etapas de la Planeación MECANICOS Objetivos de Arriba a abajo Medidas Unicas de desempeño Sistemas administrativos uniformes Técnicas probadas de Planeamiento PROGRESISTAS Metodologías Contemporáneas Flexibilidad y Adaptación Estrategias Explícitas Septiembre Etapas de la Planeación PIONEROS Investigando permanentemente Actualizan el Proceso de Planeación Anualmente Organización en Unidades Estratégicas de Negocios Asignan recursos para las Unidades Estratégicas de Negocios y para las Estrategias Septiembre PETI03-6

7 Transición entre las Etapas CALIDAD DE LA PLANEACION COMPETENCIA DIVERSIDAD INOCENTES PRIMITIVOS MECANICOS PROGRESIVOS PIONEROS ETAPAS DE LA PLANEACIÓN Septiembre Obtención de las Estrategias PLAN ESTRATEGICO SESION DE PLANEAMIENTO Septiembre ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA PETI03-7

8 Terminología Misión Qué hace la Empresa (Producto/servicio) Para Quién lo hace (Mercado) Por qué (Fines económicos y sociales) Qué no hace la empresa Objetivo Guía de dirección a largo plazo para determinar qué debe lograr la empresa Estrategia Curso general de acción concebido y establecido de tal manera que de a la empresa una dirección unificada para lograr sus objetivos. Septiembre Empresa XYZ S.A. - Misión La misión de XYZ S.A. es producir y vender lavadoras y secadoras de alta calidad a través de distribuidores localizados en todo el país. Al hacerlo obtendrá una ganancia para sus propietarios y proveerá buenas condiciones de trabajo para sus empleados. Septiembre PETI03-8

9 Empresa XYZ S.A. - Objetivos Ser líder de la industria en el servicio al cliente Mantener la rentabilidad Exceder el crecimiento promedio de la industria Ser un líder reconocido en calidad de producto Septiembre Empresa XYZ S.A. Estrategias Septiembre Mejorar el Control de Inventarios Desarrollar un mejor sistema para hacer seguimiento a la información respecto a su ubicación en el almacén Modernizar el ciclo de la orden del cliente Acortar y simplificar el ciclo de la orden del cliente haciendo que la compra sea más fácil y ágil para el cliente Atar la producción a la demanda Centralizar el manejo de los inventarios Reducir las pérdidas por cartera Ensanchar la línea de productos PETI03-9

10 EJERCICIO - Estrategias de la Empresa Para su Empresa: Identifique en cual etapa del planeamiento se encuentra Identifique el papel que juega el ejecutivo de T/I en el planeamiento estratégico de la empresa Elaborar una lista de las Estrategias de la empresa (Misión y Objetivos también) Septiembre Planeación Estratégica ANALISIS DE LA EMPRESA PETI03-10

11 Análisis de la Empresa Revisar el proceso de Planeamiento Estratégico Revisar y aclarar estrategias Identificar Unidades Organizacionales Relacionar las estrategias con la organización Septiembre Identificar Unidades Organizacionales Septiembre Qué se incluye dentro del alcance del estudio Evitar falsas expectativas Cual es el nivel de análisis? El nivel de análisis debe ser funcional. Sin embargo debe existir un plan a nivel corporativo. PETI03-11

12 Matriz Estrategias v.s. Organización Empresa XYZ S.A. ORGANIZACIÓN ESTRATEGIA Presidente Planes y Controles Legal Gerente Producción Compras Desarrollo Producto Producción Almacenamiento Gerente Mercadeo Mejorar Control de Inventario / / / Optimizar Ciclo Orden del Cliente / Ampliar Línea de Productos / / / / + + / + Ampliar Penetración con Publicidad / + Manejo Centralizado Inventario / / Mejorar Relaciones de Negocio + Reducir Costos Materia Prima Responsabilidad Primaria + Participación Mayor / Participación Menor Septiembre Uso de la matriz Estrategia v.s. Organización ESTRATEGIAS ORGANIZACION USO DE LA MATRIZ Septiembre Identificar el papel de cada unidad organizacional para implantar las estrategias de la empresa. Identificar la unidad organizacional con responsabilidad primaria sobre cada estrategia de la empresa. Para ser usada en las entrevistas ejecutivas para determinar las oportunidades de información. PETI03-12

13 Ejercicio: Análisis de Empresa Para su empresa: Identifique la estructura organizacional Cree una matriz de Organización v.s. Estrategias Septiembre Planeación Estratégica PROCESOS Septiembre PETI03-13

14 Modelo de la Empresa ESTRATEGIAS ORGANIZACION RELACIONES PROCESOS Septiembre ENTIDADES Definición de Proceso Un grupo de decisiones y actividades lógicamente relacionadas que son significativas para la empresa. Septiembre PETI03-14

15 Definición de Proceso Un grupo de decisiones y actividades lógicamente relacionadas que son significativas para la empresa. Ensamblar Producto Procesar una Orden Mercadear el Producto Control de Inventarios Diseñar Producto Dirección del Plan Estratégico Septiembre Por qué Procesos? Sobreviven al cambio en estrategias, organización e información, garantizando perdurabilidad ante el cambio Septiembre Los procesos proveen: Una perspectiva empresarial de lo que hace el negocio y la forma como opera Un entendimiento de las interrelaciones del negocio Un cuadro claro de los puntos de contacto con el cliente Fundamento natural para las aplicaciones de S/I Componente Estable PETI03-15

16 Características de los Procesos Independientes de la Estructura Organizacional Significativos para la empresa Efectividad Cumplimiento de las Expectativas del Cliente interno y externo Eficiencia Adecuado uso de recursos de tiempo, dinero, equipo, humano Adaptabilidad Facilidad de ajuste a las necesidades de algún cliente en particular Se describen mediante Verbo - Objeto Actividades y decisiones no redundantes Pueden ser agrupados o descompuestos Crean Datos Septiembre Definición de Procesos Tormenta de Ideas Septiembre Ciclo de vida del Producto Cadena del Valor Combinar y separar procesos Definir los procesos NOTA: Se deben redefinir los procesos a medida que se incrementa el entendimiento de la empresa PETI03-16

17 Ciclo de Vida del Producto PRODUCTO RECURSOS DE APOYO MAT. PRIMA EQUIPO DINERO PERSONAL REQUERIMIENTO ADQUISICION ADMINISTRACION DISPOSICION Septiembre Modelo Cadena del Valor Empresas Productivas ACTIVIDADES DE SOPORTE INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO DE LA TECNOLOGIA ADQUISICION LOGISTICA HACIA ADENTRO OPERACIONES LOGISTICA HACIA AFUERA MERCADEO Y VENTAS SERVICIO MARGEN ACTIVIDADES PRIMARIAS Septiembre PETI03-17

18 Modelo Cadena del Valor Empresas Productivas DEFINICIONES ACTIVIDADES DE SOPORTE INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: Actividades asociadas con el soporte a todas las actividades, no solo actividades individuales ADMINISTRACION RECURSOS HUMANOS: Actividades asociadas con enganche, contratación, entrenamiento, desarrollo, compensación de todo tipo de personal DESARROLLO DE LA TECNOLOGIA: Actividades asociadas con los esfuerzos para mejorar el producto y los procesos. ADQUISICION: Actividades asociadas con la posición de entradas por compras Recibir, Almacenar y diseminar entradas de producto Transformar entradas en formas de productos finales Organizar y distribuir físicamente el producto al comprador Inducir para que el comprador adquiera el producto Proveer servicios que mantengan o amplíen el valor del producto MARGEN Septiembre ACTIVIDADES PRIMARIAS Modelo Cadena del Valor Empresas Productivas ACTIVIDADES DE SOPORTE EJEMPLOS Gerencia General, Planeamiento, Finanzas, Contabilidad, Legal, Administración de la Calidad, Proveer servicios de Información Enganchar Empleados, Negociar, Administración de Salarios, Entrenamiento en producto Investigación, Diseño de Productos, Investigación de Medios, Diseño de equipo para procesos, Procedimientos de Servicios, Telecomunicaciones, Automatización de Oficina, Desarrollo de Sistemas de Información Comprar artículos consumibles (materia prima, suministros), comprar activos (equipos, edificios), comprar servicios (consultoría, temporales) MARGEN Manejo de Materiales, Almacén, control de inventario, devolución a proveedor Empaque, Ensamble, Mtto equipo, pruebas, impresión Inv. Prod. Terminado, Operación Vehículos, Proceso de Ordenes Publicidad, promoción, venta, cuotas, selección de canales, precios Instalación, reparación, educación, partes, ajustes al producto Septiembre ACTIVIDADES PRIMARIAS PETI03-18

19 Modelo Cadena del Valor Empresas de Servicios ACTIVIDADES DE SOPORTE INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO DE TECNOLOGIA ADQUISICION PREPARACION DEL SERVICIO PRESTACION DEL SERVICIO SEGUIMIENTO MARGEN ACTIVIDADES PRIMARIAS Septiembre Modelo Cadena del Valor Empresas de Servicios DEFINICIONES ACTIVIDADES DE SOPORTE INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: Procesos que soportan todos los otros procesos incluyendo primarios y de soporte ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS: Procesos que proveen, entrenan, administran y desvinculan cualquier tipo de recurso humano. DESARROLLO DE TECNOLOGIA: Actividades asociadas con los esfuerzos para mejorar el producto y los procesos necesarios para prestar el servicio ADQUISICION: Procesos que adquieren elementos costosos para la organización. Preparan directamente a la organización para que pueda prestar los servicios existentes y busca ganar la suscripción del servicio por parte del cliente Proveer el servicio en sí, desde el momento en que el cliente contrata hasta el momento en que el servicio está cumplido o terminado para el cliente. Procesos que se efectúan a los clientes después de haber terminado el servicio. MARGEN Septiembre ACTIVIDADES PRIMARIAS PETI03-19

20 Modelo Cadena del Valor Empresas de Servicios EJEMPLOS ACTIVIDADES DE SOPORTE INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: Establecer dirección estratégica, asignar recursos, procesar cuentas financieras, manejar asuntos legales, comunicar internamente, proveer servicios de información, contabilidad ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS: Enganchar empleados, negociar, administración de salarios, entrenamiento del personal DESARROLLO DE TECNOLOGIA: Analizar mercados, planear y desarrollar servicios, planear y desarrollar instalaciones, planear y desarrollar equipos, planear y desarrollar sistemas de información ADQUISICION: Comprar instalaciones y equipos, comprar materiales y suministros, adquirir servicios externos. Promover Servicios Mercadear Servicios Implementar Procedimientos de Servicios Preparar / Mantener Instalaciones/Equipo Proveer el Servicio Manejar Excepciones Manejar Problemas Cerrar Cuentas Reportar Servicio Efectuado Evaluar el Servicio MARGEN Septiembre ACTIVIDADES PRIMARIAS Definición de Procesos DEFINICION EJEMPLO FORMATO: Verbo-Objeto Este proceso consta de todas las decisiones y actividades involucradas : Reclutar Estudiantes Este proceso consta de todas las decisiones y actividades involucradas para atraer candidatos para el colegio. Esto incluye: Sub Proceso Sub proceso N Esto incluye: Publicidad del Colegio Días de Campo Entrevistas a candidatos Septiembre PETI03-20

21 Ejercicio: Definición de Procesos Identifique los procesos de su Empresa: Tormenta de Ideas (Cadena del Valor) Combinar y separar procesos Definir Procesos Septiembre Matriz Procesos v.s. Organización Empresa XYZ S.A. ORGANIZACIÓN PROCESOS Presidente Planes y Controles Legal Gerente Producción Compras Desarrollo Producto Producción Almacenamiento Gerente Mercadeo Desarrollar proceso de Manufactura + / + Diseñar Producto / / / + / / / Procesar Orden del Cliente / + + Analizar el Mercado + + Controlar Inventario Producto Terminado / Mercadear el Producto + Establecer Dirección del Negocio + / + + Septiembre Responsabilidad Primaria + Participación Mayor / Participación Menor PETI03-21

22 Uso de la matriz Procesos v.s. Organización ORGANIZACION PROCESOS USO DE LA MATRIZ Muestra quién tiene la responsabilidad primaria del proceso. Muestra quién más está involucrado en el proceso Para ser usada en las entrevistas ejecutivas para determinar las oportunidades de información. Provee sugerencias para reorganización Septiembre Matriz Procesos v.s. Estrategias Empresa XYZ S.A. PROCESOS ESTRATEGIAS Mejor Control Inventario Mejor Ciclo Orden Ampliar Línea Productos Incrementar Publicidad Centralizar Inventario Ampliar Relaciones Ventas Desarrollar proceso de Manufactura Diseñar Producto Procesar Orden del Cliente / / Analizar el Mercado Controlar Inventario Producto Terminado / Mercadear el Producto Establecer Dirección del Negocio Septiembre Mayor Impacto PETI03-22 / Menor Impacto

23 Uso de la matriz Procesos v.s. Estrategias ESTRATEGIAS PROCESOS USO DE LA MATRIZ Indica el impacto relativo de cada proceso sobre las estrategias de la empresa. Muestra el impacto estratégico de cada proceso. Ayuda a establecer prioridades para el soporte de los procesos. Septiembre Planeación Estratégica ENTIDADES Septiembre PETI03-23

24 Modelo de la Empresa ESTRATEGIAS ORGANIZACION RELACIONES PROCESOS Septiembre ENTIDADES Definición de Entidades Cualquier cosa de interés para la empresa, acerca de la cual se puede almacenar datos y que tiene una identificación única Septiembre PETI03-24

25 Definición de Entidades Cualquier cosa de interés para la empresa, acerca de la cual se puede almacenar datos y que tiene una identificación única PRODUCTO EMPLEADO Septiembre OFICINAS Por qué Entidades? El manejo de la entidad requiere datos acerca de la entidad. Una forma no redundante para agrupar datos. Fundamento natural para el diseño de bases de datos Septiembre PETI03-25

26 Por quéentidades? Bases de datos diseñadas de acuerdo con el uso que se les iba a dar: SISTEMA DE MANUFACTURA SISTEMA DE MERCADEO SISTEMA DE FINANZAS BASE DE DATOS DE MANUFACTURA BASE DE DATOS DE MERCADEO BASE DE DATOS DE FINANZAS Septiembre Por quéentidades? Diseño de Bases de Datos orientados a Entidades: BASE DE DATOS DE PRODUCTO BASE DE DATOS DE CLIENTES SISTEMA DE MANUFACTURA SISTEMA DE MERCADEO SISTEMA DE FINANZAS BASE DE DATOS DE MANUFACTURA BASE DE DATOS DE MERCADEO BASE DE DATOS DE FINANZAS Septiembre PETI03-26

27 Características de las Entidades De interés para la empresa Se pueden almacenar datos acerca de ellas Identificación única TANGIBLES LUGAR INTANGIBLES CONCEPTO PERSONA Septiembre COSA EVENTO Ejemplos de Entidades TANGIBLES Septiembre PERSONA Empleado Cliente Proveedor LUGAR Almacén Tienda Sucursal COSA Producto Suministro Vehículo Equipo PETI03-27 INTANGIBLES CONCEPTO Tarea Curso Unidad Organizacional EVENTO Contrato Auditoría Orden de Compra

28 Definición de Entidades Usar una lista genérica de entidades LLuvia de ideas para más entidades (si se requiere) Agrupar/Separar entidades Definir entidades Relacionar entidades con los procesos Relacionar entidades con estrategias Relacionar entidades con organización Septiembre Lista Genérica de Entidades PERSONA Prospecto Cliente Prospecto Empleado Empleado Cliente Proveedor Competidor Candidato Org. Externa LUGAR Edificio Area Sucursal Sede Agencia COSA Producto / Servicio Parte / Componente Materia Prima Suministro Equipo Septiembre CONCEPTO Unidad Organizacional Tarea Cuenta Contable Requerimiento Legal Política / Procedimiento Indicadores PETI03-28 EVENTO Orden del Cliente Requerimiento de Servicio Orden de Compra Proyecto Auditoría

29 Separar y Agrupar Entidades Separar EQUIPO PRODUCTO Equipo Vehículos Producción Accesorios Alimentos Servicios Agrupar Almacén Planta Oficina de Ventas EDIFICIOS Materias Primas Partes Suministros MATERIALES Y SUMINISTROS Septiembre Verificación Revisar los Objetos en los procesos Contratar Empleado Diseñar Producto Entrar la orden del Cliente Controlar el inventario Septiembre PETI03-29

30 Definición de Entidades NOMBRE: DEFINICION COMPLETAR FRASE: Estudiantes EJEMPLO Una persona matriculada tiempo completo o parcial para tomar clases en un colegio. IDENTIFICADOR UNICO: CLASES DE DATOS: Septiembre Código del Estudiante Los datos requeridos acerca del estudiante son: Nombre Dirección Teléfono... Ejercicio: Entidades Para su Organización: Septiembre Identifique las principales entidades, cada una debe tener un identificador único. Crear una definición por cada una de las entidades identificadas. Usar frases completas. PETI03-30

31 Matriz Procesos v.s. Entidades Empresa XYZ S.A. PROCESOS ENTIDADES Producto Cliente Orden del Cliente Mercado Proveedor Parte Desarrollar proceso de Manufactura + / + Diseñar Producto / / / Procesar Orden del Cliente + + Analizar el Mercado Controlar Inventario Producto Terminado Mercadear el Producto / Establecer Dirección del Negocio Septiembre Crea Datos + Mayor Uso / Menor Uso Uso de la matriz Procesos v.s. Entidades ENTIDADES PROCESOS USO DE LA MATRIZ Septiembre Refleja las necesidades de información de la empresa Muestra como se comparten los datos. Ayuda a identificar las dependencias de las aplicaciones. Ayuda a definir el cubrimiento de la base de datos. PETI03-31

32 Matriz Entidades v.s. Estrategias Empresa XYZ S.A. ENTIDADES Mejor Control Inventario Mejor Ciclo Orden Ampliar Línea Productos Incrementar Publicidad Centralizar Inventario Ampliar Relaciones Ventas Producto / Cliente / Orden del Cliente / / Area Demográfica ESTRATEGIAS Competidor / / Partes / Septiembre Mayor Impacto / Menor Impacto Uso de la matriz Entidades v.s. Estrategias ESTRATEGIAS ENTIDADES USO DE LA MATRIZ Septiembre Ilustra la importancia relativa de los datos acerca de cada entidad respecto a las estrategias de la empresa. Ayuda en la asignación de prioridades. PETI03-32

33 Matriz Entidades v.s. Organización Empresa XYZ S.A. ORGANIZACIÓN ENTIDADES Presidente Planes y Controles Legal Gerente Producción Compras Desarrollo Producto Producción Almacenamiento Gerente Mercadeo Producto + + Cliente / + / / + Orden del Cliente + + Area Demográfica + + / / Competidor / Partes Responsabilidad Primaria Septiembre Participación Mayor / Participación Menor Uso de la matriz Entidades v.s. Organización ORGANIZACION ENTIDADES USO DE LA MATRIZ Septiembre Usada en las entrevistas ejecutivas para determinar las oportunidades de información. Identifica las posibilidades de compartir datos. Identifica el punto focal para los datos que corresponden a cada entidad. PETI03-33

34 Finalización del Modelo de Empresa Modelo de empresa: 6- Matrices Organización Estrategias Procesos Estrategias Procesos Organización Entidades Estrategias Entidades Organización Entidades Procesos Validar niveles de: Organización Procesos Completar Definiciones de Entidades Y Procesos Septiembre PETI03-34