12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP. Informe Técnico de Epicor

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1 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP Informe Técnico de Epicor

2 Sinopsis Un sistema ERP es la espina dorsal de su información y llega a todas las áreas de su negocio y de la cadena de valor. Reemplazarlo puede abrir una cantidad ilimitada de oportunidades de negocios. La clave de este esfuerzo es encontrar los socios y especialistas correctos. Sus estrategias de negocios a largo plazo serán el criterio básico para seleccionar un sistema ERP de reemplazo. Su proveedor de ERP debe ser parte de su visión. Los proveedores de software tienen la obligación de ayudarlo a asegurarse de que su próximo reemplazo de sistema ERP sea el último. En este informe técnico se explicarán los 12 criterios que le permitirán identificar y seleccionar la solución que cumplirá con estas expectativas. 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP i

3 Tabla de Contenido Reemplazar un Sistema Comienza con una Visión 1 Criterio N 1: Una decisión a Prueba de Futuro 2 Criterio N 2: Soluciones Sólidas 3 Criterio N 3: Conocimiento sobre Reemplazos 4 Criterio N 4: Eliminación de las Suposiciones en la Implementación 6 Criterio N 5: Solución a la Medida 7 Guía de Implementación Configuración del Sistema 7 8 Herramientas para Personalizar su Sistema 8 Herramientas Avanzadas 9 Portales 10 Criterio N 6: Experiencia en la Industria 10 Criterio N 7: Bases Financieras Sólidas 11 Criterio N 8: Aumento de las Probabilidades Tecnológicas a Su Favor 13 Arquitectura Orientada a Servicios 15 Beneficios de SOA para las Compañías 15 Criterio N 9: Una Prueba de Escalabilidad 16 Criterio N 10: Comunidad Colaborativa: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente 17 Consultoría Remota 18 Servidor de Listado de Clientes y Acceso a Datos 18 Soporte para Usuarios por Conferencias Web 18 Seminarios de Capacitación y Solución por Internet 18 Criterio N 11: Integridad y Dedicación 18 Criterio N 12: Lograr un Retorno de la Inversión 20 La Destreza en el Reemplazo Logra el Verdadero Retorno de la Inversión 22 La Destreza en el Reemplazo Logra el Verdadero Retorno de la Inversión Acerca de Epicor Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP ii

4 Reemplazar un Sistema Comienza con una Visión Reemplazar su Sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) no es algo trivial. Por definición, el sistema ERP es la espina dorsal de su información y llega a todas las áreas de su negocio y de la cadena de valor. Reemplazarlo podría parecer un proceso difícil y doloroso, pero si se hace de la manera correcta, puede abrir una cantidad ilimitada de oportunidades de negocios para usted. La clave de este esfuerzo es encontrar al socio correcto que le muestre cómo simplificar esta compleja transición; un socio que se mantenga a su lado hasta que usted alcance sus objetivos. Los empresarios deciden reemplazar sus sistemas ERP por diversas razones. Lo esencial es saber si su sistema actual apoya o limita su habilidad para ejecutar las estrategias de negocios que llevarían al éxito a su compañía, posicionándola como líder en la industria. Algunas organizaciones siguen utilizando anticuadas aplicaciones heredadas. Dado que estos sistemas automatizan una sola función de negocios y no un completo proceso de negocios multifuncional, requieren exigentes procesos manuales, como volver a digitar datos en sistemas separados. Además, los sistemas heredados suelen ser inflexibles. Por lo general, no permiten que las compañías modifiquen sus procesos para adaptarse a los cambiantes requisitos del mundo de los negocios y tampoco ofrecen visibilidad a través de la organización; y mucho menos a través de la cadena de suministro. Su proveedor de ERP debe ser parte de su visión. Debe haber enfrentado estos desafíos muchas veces en su historia y aprendido cómo ayudar a los fabricantes a adoptar nuevas tecnologías. El futuro de su negocio depende de que su proveedor de ERP haya dado o no el salto de una tecnología a otra de manera exitosa y de que continúe innovando y proporcionando tecnologías que ayuden a compañías como la suya a convertirse en líderes de la industria. En esta etapa en la evolución del software empresarial, los proveedores de software tienen la obligación de ayudarlo a asegurarse de que su próximo reemplazo de sistema ERP sea el último. A continuación presentamos los 12 criterios que le ayudarán a identificar y seleccionar la solución que cumplirá con sus expectativas: 1. Una decisión a Prueba de Futuro 2. Soluciones Sólidas 3. Conocimiento sobre Reemplazos 4. Eliminación de las Suposiciones en la Implementación 5. Solución a la Medida 6. Experiencia en la Industria 7. Bases Financieras Sólidas 8. Aumento de las Probabilidades Tecnológicas a Su Favor 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 1

5 9. Una Prueba de Escalabilidad 10. Comunidad Colaborativa: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente 11. Integridad y Dedicación 12. Lograr un Retorno de la Inversión Cuál de estos puntos es el más importante y relevante para usted en la selección de un sistema ERP nuevo? Es muy probable que más de uno. Necesita tener estas respuestas antes de elegir una solución. El resto de este documento le ofrece una explicación más detallada de los 12 criterios que debe tomar en cuenta para seleccionar la mejor solución y su importancia en el reemplazo del ERP. Criterio N 1: Una decisión a Prueba de Futuro ERP a Prueba de Futuro Por ejemplo, con un fabricante de suministros médicos, el ERP desempeña una función esencial en su estrategia de adquisiciones. El sistema ERP facilita la visibilidad en toda la empresa y permite tomar decisiones basadas en la información. Al mismo tiempo, la funcionalidad integrada multicompañía de los paquetes de software brinda la flexibilidad que permite realizar fácilmente los ajustes para adaptarse a los requerimientos de negocios, reglas y prácticas particulares de las compañías adquiridas. La escalabilidad del software ERP hace posible que cada unidad de negocios adquirida mantenga sus propias reglas de negocios mientras se consolidan bajo un conjunto corporativo de libros. Para entender lo que los próximos diez años traerán a su compañía, y el impacto que tales cambios tendrán, considere por lo menos los diez últimos años y duplique ese ritmo de cambio. La tecnología brindará información a los usuarios en cualquier momento y mediante cualquier mecanismo. La información será personalizada y se anticipará a las necesidades y a las actividades de cada función de la organización. Los ERP se enfocarán en el suministro de datos para tomar decisiones frente a excepciones y en la automatización de los procesos diarios. Y su ERP se tendrá que adaptar a las nuevas estrategias de negocios y tecnología que pocos de nosotros podemos predecir hoy con precisión. Es importante, tanto hoy como a futuro, tener un claro compromiso con la entrega de aplicaciones estratégicas de diversificación empresarial y de misión crítica, para respaldar los modelos y dimensiones de su compañía. Con este fin, debe buscar un proveedor de ERP de renombre, con la habilidad de adaptarse rápidamente a las necesidades del nuevo mercado. La historia es la mejor predicción del futuro. Es importante encontrar proveedores que tengan experiencia en la entrega de nuevas tecnologías y soluciones, por ejemplo, Arquitectura Orientada a Servicios (SOA, por sus siglas en inglés), estrategias ágiles, Flujo de Trabajo y E-Business que simplifican y automatizan las operaciones y procesos de negocios. En términos muy simples, al utilizar aplicaciones empresariales basadas en una SOA, podrá agregar fácilmente nuevas funcionalidades de un modo altamente personal, según sea necesario, y además podrá reconfigurar sin problema algunos flujos 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 2

6 de trabajo con un costo de integración e impacto mínimos en sus operaciones de negocios. También puede utilizar servicios Web para mejorar la comunicación y la eficiencia de los flujos de trabajo relacionados con clientes y proveedores por Internet. Con una SOA, es posible hacer que áreas funcionales de su aplicación empresarial queden a disposición de otros sistemas autorizados a través de Internet. Por ejemplo, sus sistemas internos podrían quedar directamente a disposición de los sistemas de compras de sus clientes, lo que permitiría que ambos sistemas funcionen como uno solo mediante la SOA. El resultado: los servicios Web pueden convertir las relaciones entre socios de negocios en una relación en tiempo real. De acuerdo con ejecutivos de la industria, un sistema ERP necesita crecer con su compañía y con sus planes de negocios. Una de las mayores pruebas de esta afirmación viene de clientes que han crecido gracias a sus adquisiciones. No es posible predecir las dinámicas de futuras adquisiciones de compañías; sin embargo, un sistema a prueba de futuro, crece y alberga múltiples instalaciones y compañías con diferentes procesos. La historia de evolución de la solución de un proveedor de software para cambiar de acuerdo con las tendencias del negocio y la tecnología no es accidental. Desde el principio, esta agilidad debe diseñarse dentro del sistema para respaldar su visión de negocios, hoy y en el futuro. Criterio N 2: Soluciones Sólidas En algún punto entre el concepto y la entrega, muchas buenas ideas de software perdieron su enfoque en el principio más importante, que es el de proveer valor tal y como lo percibe un cliente. Un enfoque sólido es entregar soluciones tecnológicas que provean ventajas demostradas y sostenibles para los clientes. Los líderes en la industria del ERP ponen énfasis en el suministro de funcionalidades críticas, que sus clientes necesitan, asociadas con un intenso Retorno de la Inversión (ROI, por sus siglas en inglés) en su inversión en tecnología y un bajo Costo Total de Propiedad (TCO, por sus siglas en inglés). Sus productos no son simples mercancías, que ofrecen casi la misma funcionalidad que cualquier otro sistema en el mercado. Los mejores sistemas incluyen capacidades que le dan a su organización nuevas formas de ser más competitiva. En este nuevo paradigma, la Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) es clave. Una SOA ayuda a las compañías a conectarse con sus clientes, socios y empleados. Asimismo, les da la capacidad de ampliar los servicios existentes a clientes nuevos, aumenta la eficiencia de los procesos de negocios para ayudar a las compañías a trabajar de forma más eficaz con socios y proveedores, y desbloquea información para que fluya a cualquier usuario que la necesite, ya sean personas o sistemas. El origen de un sistema es una característica importante. Por ejemplo, para los fabricantes el sistema ideal se basaría en una sólida manufactura e ingeniería de procesos; una organización de 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 3

7 servicios necesita una solución que incorpore potentes capacidades de administración de recursos y proyectos; un distribuidor requiere capacidades consistentes de administración de inventario y ejecución de órdenes; y en el actual clima de negocios, todas las compañías, cualquiera sea la industria, requieren un sistema con capacidades financieras de primera clase. Otro aspecto de una solución sólida es la capacidad de ampliar el sistema mediante contenido autocreado y, al mismo tiempo, tener un alto nivel de integración en todo el sistema. Esto agiliza la implementación de las técnicas más modernas, ya que hace mucho más fácil el mantenimiento y actualización del sistema con funciones adicionales. Actualmente, los sistemas deben además soportar un amplio espectro de capacidades, entre las que se incluye la administración de la cadena de suministro, la administración de relaciones con los proveedores, la administración de relaciones con los clientes, producción, finanzas y recursos humanos. Las soluciones sólidas generan resultados sólidos. Las compañías que utilizan soluciones ERP funcionalmente superiores informan de mejoras cuantificables de mayor magnitud de lo que esperaban, tanto desde el punto de vista operacional como financiero. Entre los beneficios tangibles e intangibles que los clientes observan en el desempeño operacional y financiero podemos mencionar: Reducción de los plazos de entrega y de los tiempos de los ciclos Mayor exactitud de los costos Protección de los márgenes de utilidades Aumento en la participación de mercado Disminución de los inventarios Reducción de los ciclos de vida de los productos Mejoramiento de la lealtad de los clientes al responder con mayor rapidez y eficacia Mayor eficiencia en las comunicaciones En resumen, seleccione una solución que ha sido probada, que funciona y agrega valor, al mismo tiempo que respalda el crecimiento del negocio, los nuevos métodos de operación, la expansión del mercado y las estrategias para el futuro. Con eso como su reemplazo de ERP, tendrá una solución que lo ayudará a conseguir el éxito de clase mundial y el liderazgo de la industria. Criterio N 3: Conocimiento sobre Reemplazos Seleccionar un reemplazo para su ERP es una de las decisiones más importantes que usted tomará para su compañía y querrá un proveedor que ya haya recorrido este camino varias veces. La mejor opción es aquel proveedor especializado en soluciones ERP, en contraposición a otros que tienen intereses divididos no enfocados y unidades de negocios compitiendo por recursos. En 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 4

8 los últimos cinco años, se ha informado que más del 80% de los reemplazos de sistemas corresponden a implementaciones de ERP. Cuando el 80% a 90% del negocio de un proveedor consiste en el reemplazo de sistemas, significa que sabe lo que se necesita para que una transición sea sencilla e impecable. También se han convertido en expertos en la revisión y reemplazo de los procesos ineficaces. Sus datos son un activo, por eso es importante encontrar un proveedor que sea capaz de migrar la información que actualmente mantiene acerca de sus proveedores, clientes, recursos de producción y empleados. El objetivo es ayudarlo a través de este proceso minimizando los costos y la interrupción de la conversión, al tiempo que maximiza su conocimiento sobre el nuevo sistema. Las herramientas del sistema deben ayudar a trasladar la información desde los sistemas heredados a la nueva base de datos. La solución debe ser fácil de usar, debe reducir el grado de conocimiento de la base de datos y las técnicas de programación que se necesiten, además debe proveer auditorías de los datos convertidos para garantizar su integridad antes de que empiece a operar el nuevo sistema. El conocimiento sobre reemplazos significa tener experiencia en el reemplazo de prácticamente cada sistema de primer y segundo nivel, así como también de los sistemas locales. Busque al proveedor que haya reemplazado todo tipo de sistemas, desde sistemas para las compañías más grandes del Fortune 500, hasta para medianos y pequeños fabricantes, además de compañías con paquetes únicos y múltiples. Si su actual sistema ya no satisface las necesidades de su compañía o si su crecimiento supera las capacidades de los paquetes de contabilidad, aplicaciones de hojas de cálculo o de bases de datos para las empresas pequeñas, su potencial proveedor de ERP debe ofrecerle una metodología probada, a fin de que la conversión y transición de datos a un nuevo sistema se ejecute de manera impecable. Para que el cambio tenga éxito, no basta con un nuevo proceso, tecnología o política interna. También se requiere el compromiso y participación de aquellos que sentirán los principales efectos de la modificación en los procesos y procedimientos. Un proceso de administración de cambio se convertirá en el marco para administrar a las personas relacionadas con su transición. Su proveedor de ERP debe tener la experiencia de haber enfrentado y resuelto prácticamente cualquier problema, inquietud y pregunta de una transición. Cada reemplazo presenta sus propios inconvenientes, como son la coordinación de múltiples bases de datos, el cambio de los modelos organizacionales, la conversión de procesos y datos manuales, y las conversiones de bases de datos, tanto grandes como pequeñas, por mencionar algunos. En su análisis final, necesitará escuchar testimonios de los usuarios. 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 5

9 Criterio N 4: Eliminación de las Suposiciones en la Implementación El éxito de su sistema nuevo depende de dos aspectos: el tiempo que demore su implementación y los cambios en el negocio y valor entregado. La ventaja rápida ocurre cuando la implementación es ágil y genera un alto valor estratégico. La capacidad de ofrecer este tipo de implementación es la mayor fortaleza que usted debe buscar en un proveedor de software. Una metodología de implementación probada elimina la incertidumbre y aborda sus expectativas de un proceso de reemplazo de sistema efectivo y sin preocupaciones. Esa metodología empieza desde su primera cita con el representante de ventas y lo lleva hasta la medición de sus resultados y el retorno de la inversión. Generalmente, los mejores sistemas se pueden implementar en seis meses y muchos incluso en un periodo de cuatro meses. Para implementar oportunamente una solución que le brinde un retorno de la inversión de manera anticipada, se requiere una metodología completa. En un alto nivel se necesitan los siete elementos que se describen a continuación: Compromiso: usted necesita el respaldo de la alta administración. Asegúrese de que en su compañía consideren la implementación del software como la prioridad número uno. Debe comunicar este mensaje en forma coherente a todos los empleados con cierta regularidad. Sin un compromiso de alto nivel en su organización, los proyectos de ERP pueden perder enfoque y empezar a trastabillar o en última instancia fracasar. Investigación: antes de seleccionar a un proveedor, pídale al proveedor de ERP cuentas de referencia y visite y entreviste a la mayor cantidad posible de encargados de estas cuentas. Haga preguntas difíciles y obtendrá respuestas honestas. Si no hubiesen tenido éxito con la implementación estas cuentas de referencia no habrían sido elegidas, así que haga todas las preguntas que desee. Trate de asistir a reuniones de grupos de usuarios regionales como un posible comprador del software y entrevístese con todos los clientes que pueda. Descubrimiento: basado en la información recopilada en una sesión de descubrimiento, se desarrolla un proyecto preliminar y un planteamiento de trabajo (definiendo el alcance, la programación y los recursos). Estrategia: un administrador de proyectos lo ayuda a determinar el impacto del cambio en varias áreas de su organización y a elaborar una estrategia para la administración del cambio. Análisis del Negocio: en esta fase, se definen los roles y las responsabilidades, se revisan las metas y los objetivos y se termina el plan de proyecto. 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 6

10 Educación: se lleva a cabo una capacitación minuciosa con métodos basados en su cultura, dimensión y objetivos. Configuración de la Aplicación: en esta fase se revisa la estrategia de utilización, el desarrollo de las especificaciones funcionales y la preparación de las instrucciones que se usan en las pruebas de conversión. Los menús, las pantallas, los campos definidos por el usuario y los flujos de trabajo se pueden adaptar a sus especificaciones y probarlos. Evaluación Final: en este punto se finalizan los requisitos, los procedimientos y el proceso de conversión de datos. Se efectúa una prueba final del sistema integrado y se evalúa al usuario final y la disponibilidad en general. Utilización: se finaliza la conversión de datos y el sistema se extiende a toda la compañía bajo la estricta supervisión de los consultores del proveedor y el equipo de implementación. Un buen enfoque de la implementación descarta la incertidumbre, asegura una transición más efectiva, proporciona una curva de aprendizaje más rápida y un retorno de la inversión en un tiempo menor. Es la evidencia del conocimiento del proveedor sobre reemplazos de sistemas ERP. Criterio N 5: Solución a la Medida Un enfoque masivo es lo menos adecuado para configurar su sistema, puesto que no existen dos negocios idénticos. Hay cinco elementos clave en el diseño de su solución para que sea personalizada, sin importar si actualmente cuenta con procesos efectivos o si está reestructurando y mejorando procesos ineficaces para respaldar las nuevas estrategias. Estos cinco elementos son la ejecución de la guía de implementación, la configuración del sistema, las herramientas para personalizar su sistema, las tecnologías avanzadas y los portales. Guía de Implementación La guía de implementación es el plan basado en el conocimiento que establece el curso del reemplazo de su sistema. Es un mapa cuidadosamente construido y probado, desarrollado en conjunto por su compañía y su proveedor de software ERP, enfocado en alcanzar las metas definidas de su compañía durante el ciclo de compra. Este mapa detallado lo guía a través del proceso de: Realizar una encuesta minuciosa a los usuarios finales para definir claramente las necesidades y las expectativas Desarrollar un perfil del alcance del proyecto, metas, programa de implementación, planeación de la conversión de datos y la seguridad Identificar el liderazgo de los directores generales que pueden actuar como visionarios Reunir una fuerza de trabajo con empleados clave que sirvan como guía y motivadores 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 7

11 Definir el alcance del proyecto Adaptar y ejecutar un plan con etapas y tareas detalladas Evaluar el progreso continuamente La ejecución efectiva de todo el proceso garantizará el éxito del reemplazo de su sistema ERP. Configuración del Sistema La retroalimentación documentada del cliente testifica la flexibilidad y funcionalidad de la solución que se necesita para satisfacer los requerimientos de negocios y tecnología de cada implementación. Los parámetros y las configuraciones predeterminadas del sistema son lo que permiten personalizar fácilmente un sistema. Los valores predeterminados son las configuraciones del sistema que le permiten definir el modo en que el sistema apoya las políticas y procedimientos propios de su compañía. Cada aplicación tiene un conjunto de parámetros que se configuran antes de que se lleve a cabo cualquier proceso. Algunas configuraciones establecidas en un módulo también pueden afectar a procesos en otros módulos. Estas combinaciones proveen un rango casi ilimitado de formas para establecer cómo operará el sistema. Para obtener el máximo beneficio de estas potentes configuraciones, seleccione un proveedor experto que lo guíe en la planeación adecuada de las configuraciones para moldear sus métodos de operación. Herramientas para Personalizar su Sistema El sistema debe incluir un conjunto único de herramientas para maximizar su inversión. Una variedad de utilidades en el sistema base le permite personalizar su sistema. Pantallas personalizadas, menús y mensajes se pueden configurar para reflejar la forma en que opera su organización. Formularios en línea estándar (por ejemplo, las facturas) pueden extraer datos de su sistema al momento de imprimirlas. Asegúrese de tener un completo juego de formularios estándar y multipropósito, y una herramienta fácil de usar para modificar o crear los nuevos formularios que se requieran. Sin duda deberá elaborar informes personalizados, además de la amplia variedad de informes estándar incluidos en el sistema. Para complementar todo lo incluido con el sistema base, se debe agregar una herramienta para acceder a la base de datos y generar informes con gran flexibilidad y sin la necesidad de conocimientos en programación o una orientación técnica. Dicha herramienta le otorgará acceso a su información y su uso sólo se verá limitado por su creatividad y no por su habilidad con las computadoras. Con las funciones para crear informes y tablas, se pueden producir informes personalizados usando los datos de múltiples archivos. Una función de conectividad le permite descargar datos en un archivo de su PC para analizar y graficar, generar pronósticos y llevar a cabo análisis para la toma de 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 8

12 decisiones sin temor a corromper la integridad de los datos en vivo. Finalmente, las herramientas de hiperbúsqueda le permitirán desarrollar rápidamente consultas y aplicaciones completas disponibles para la Web con hipervínculos hacia detalles o aplicaciones adicionales. Herramientas Avanzadas Verifique la disponibilidad de herramientas de tecnología avanzada para explotar la vasta cantidad de información almacenada en su sistema, obtener valor de esa información y usarla para mejorar la productividad. La tecnología de software basada en objetos expande su escritorio. Con objetos usted puede trabajar con ventanas interactivas, datos y vistas de gráficas al mismo tiempo. Pueden proporcionarle vistas múltiples y simultáneas de la base de datos. Mediante una biblioteca de objetos de software integrada, usted puede resaltar la información en el preciso momento en que la necesita. La información del cliente, las funciones del sistema y las aplicaciones de Microsoft son sólo algunos ejemplos de los muchos subprogramas o applets (mini aplicaciones) auto contenidos que deberá llamar desde cualquier lugar en su sistema ERP para mejorar la eficiencia de ciertas áreas de su compañía. Las tecnologías de flujo de trabajo colocan los datos en manos de quienes la necesitan, en el momento en que la necesitan, con mensajes automatizados, recordatorios, supervisión y sistemas de comunicación interactivos en toda la compañía. Los componentes clave requeridos para el flujo de trabajo son: 1) un sistema basado en eventos para administrar y coordinar los procesos de negocios y la información asociada, 2) comunicación en línea y avisos para acciones requeridas y 3) actividades de rastreo y supervisión. Cada componente del flujo de trabajo proporciona herramientas potentes para mejorar las comunicaciones y la eficiencia en la compañía. Juntos, pueden ser cruciales para alcanzar las metas corporativas y de reemplazo del sistema. Se pueden utilizar para mejorar la calidad, reducir el reproceso y los costos, mediante la administración automatizada de cambios en las órdenes de ingeniería, reducción de los plazos de entrega a través de una mejor colaboración y visibilidad de la cadena de suministro, y el incremento en la satisfacción de los clientes por medio de una comunicación mejor y más rápida con ellos. Estas tecnologías avanzadas capitalizan la inversión en el ERP de la organización, al transformar los datos en información que los usuarios pueden poner en acción. Es como cambiar a un modelo de negocios que acelera los procesos además de reducir los errores y los retrasos. Mejoran la colaboración y la comunicación, superando tanto las barreras organizacionales como las del tiempo. De este modo, se cumple la promesa de que las soluciones ERP tienen la capacidad para integrar el espectro completo de los procesos y funciones empresariales. 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 9

13 Portales El último avance tecnológico que se ha incorporado a muchos sistemas son los Portales de Conocimiento Empresarial (EKP, por sus siglas en inglés). Parecidos a los portales Web estándar, tales como msn.com o cnn.com, los EKP agrupan información y proporcionan vínculos hacia funciones y capacidades relacionadas por medio de su intranet. Organizan los vínculos de información según las necesidades de conocimiento específico del usuario. Las tecnologías de vanguardia como esta permiten que su compañía tenga acceso a la información crítica de los negocios mediante vías de acceso unificadas. Por esa razón, los sistemas con esta capacidad seguirán siendo la mejor opción para reemplazar su sistema ERP. Criterio N 6: Experiencia en la Industria Con amplia experiencia y conocimiento en la industria, un proveedor estará preparado para ofrecerle los tipos de servicios de soporte y las herramientas que le permitan resolver exitosamente sus retos de negocios más exigentes, utilizar aplicaciones rápidamente y maximizar el retorno de su inversión. El aspecto más débil observado en implementaciones de tecnología de información es la experiencia de consultoría, así que le recomendamos asegurarse de que el personal de su proveedor, como diseñadores profesionales, analistas de sistemas, técnicos, consultores y expertos financieros, conozca al revés y al derecho su industria. Además, deben saber cómo proporcionarle las soluciones de software más rentables. Verifique detenidamente si el proveedor de software mantiene una fuerza de trabajo altamente especializada, y administradores expertos en la industria que le aseguren a largo plazo la capacidad para servir a su compañía en el futuro. En la primera línea de trabajo, el equipo debe estar formado por un líder de proyecto de consultoría, un experto en finanzas y un especialista en la industria. El líder de proyecto de consultoría es el responsable de coordinar todo el proceso de transición. El especialista en finanzas debe saber cómo hacer que las funciones financieras trabajen en favor de sus objetivos de inversión. Y el especialista en la industria debe asegurarse de que los sistemas cumplan con los requerimientos de los entornos de su compañía. Consultores altamente calificados y experimentados deben ser asignados a cada fase de su proyecto. Busque consultores que tengan experiencia en el mundo real, además de consultores certificados por las asociaciones de la industria. Todo el personal de su proveedor, desde programadores hasta ejecutivos, entiende de qué se trata la industria? Tiene usted acceso total al equipo de servicio técnico, Línea de Ayuda 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 10

14 Nacional, Servicios de Consultoría del Software y al Grupo de Instalación y Soporte de Actualizaciones? Con todo esto, usted puede tener la confianza de que el sistema cubrirá sus necesidades tanto ahora como en el futuro y que ellos sabrán cómo ayudarlo para pasar de un sistema y procesos antiguos a una infraestructura de software empresarial extendida. Criterio N 7: Bases Financieras Sólidas En última instancia, los negocios tienen éxito o fracasan debido a su capacidad para operar de manera rentable. En su intento por mejorar la situación financiera de la organización, la administración de distintas hojas de cálculo y otros silos de información departamental puede convertirse en una pesadilla de procedimiento para todos, desde el Director Financiero o el Contralor corporativo hasta el personal de Contabilidad. La combinación de un entorno de negocios global competitivo, asociado con el cumplimiento obligatorio de las normativas que muchas empresas enfrentan en la actualidad, hace que la administración exitosa de sus finanzas sea uno de los desafíos más grandes que su compañía puede tener. Desde los aspectos básicos del asiento de una operación en el libro mayor hasta el suministro de sofisticadas herramientas de informe, supervisión y administración de desempeño empresarial, el proveedor de ERP adecuado le ayudará a que su compañía tenga una administración financiera segura. Mejoramiento de la Responsabilidad, la Transparencia y los Informes Financieros Tras las noticias de escándalos contables corporativos y la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley, todas las organizaciones deben ofrecer visibilidad financiera, independientemente de sus dimensiones. Todos los organismos reguladores y las firmas de auditoría recomiendan mejorar la administración y visibilidad financieras. En la actualidad, muchas compañías deben manejar numerosas fuentes de información, desde programas de software heredados, que se crearon con el fin de ayudar al funcionamiento de departamentos específicos, hasta paquetes de aplicaciones que posiblemente fueron adquiridos e implementados en toda la empresa con el correr del tiempo. Combinar estas distintas fuentes de datos de manera interna y conciliarlas entre los diferentes departamentos es una tarea mayúscula. Si bien las hojas de cálculo y los sistemas de datos heredados pueden ofrecer hoy una solución adecuada para la administración financiera, a medida que aumente la necesidad de centralizar los datos financieros y de visibilidad financiera, estas hojas de cálculo dejarán de ser una opción viable para cualquier empresa. 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 11

15 Su software ERP debe proporcionar aplicaciones consolidadas de administración financiera y herramientas de informe. Estas deben abarcar los módulos Cuentas por Cobrar, Libro Mayor, Cuentas por Pagar y Activos Fijos, donde residen los datos de las transacciones, además de las herramientas de informe financiero, los portales y otras aplicaciones similares. Gracias a estas aplicaciones de administración financiera, el personal clave cuenta con la visibilidad y el acceso a la información financiera que requieren. Aplicaciones de Administración Financiera y de Varias Compañías Sus aplicaciones de administración financiera deben automatizar y hacer más eficientes los procesos financieros de su compañía, mediante la supervisión de las condiciones financieras para tomar decisiones en forma oportuna. Al contar con un repositorio único de datos se logra una perspectiva exacta de todos sus datos financieros, incluido un análisis exhaustivo de su cliente; desde información de crédito específica del cliente hasta el historial consolidado de pedidos, facturas y pagos. Con el tiempo, las compañías que tienen éxito crecen, e independientemente de si este crecimiento se produce a través de adquisiciones o en forma orgánica, cada vez son más las compañías que luchan contra las complejidades de administrar múltiples entidades de negocios. Su proveedor de ERP debe comprender que la administración de unidades de negocios distintas representa desafíos y oportunidades particulares en cuanto a la consolidación, para lograr un control más estricto, reducir los costos operacionales, visibilidad en toda la empresa, administración de la cadena de suministros entre compañías y la consolidación financiera. Otros atributos igualmente importantes del sistema son una sólida función para múltiples compañías, múltiples plantas completas y múltiples almacenes. Las capacidades de administración para múltiples compañías pueden ayudarle a su empresa en la consolidación de operaciones, tales como las adquisiciones y las cuentas por pagar. Las herramientas mejoradas pueden aportar a la optimización de la visibilidad operacional a través de las compañías. La automatización de las transacciones de suministro y demanda entre compañías, así como también el reconocimiento financiero, aumenta el desempeño empresarial para reducir los plazos de entrega. Desde una perspectiva financiera, las organizaciones de múltiples compañías pueden optar no sólo por informar como entidades individuales, sino que también pueden consolidar varias divisas e informar a través de entidades de negocios a una sola compañía de consolidación. Mi software soporta IFRS? Antes de seleccionar un nuevo software ERP, se recomienda averiguar si el software se puede implementar para que soporte IFRS financiero. Las personas más idóneas para solicitar asesoría en cuanto al impacto específico de la transacción son los auditores financieros, y ningún software puede garantizar el soporte de todas las posibles variantes de IFRS, debido a que cada norma plantea 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 12

16 numerosas opciones, algunas de las cuales son mutuamente exclusivas y otras están fuera del alcance del software ERP. Todo aquel que haya pasado por una auditoría sabrá que como parte del proceso hay ciertas transacciones que serán identificadas como que se deben reclasificar, reanalizar, ingresar en los libros mayores por primera vez o eliminar de los mismos. IFRS comprobó que las soluciones ERP simplifican este proceso al proporcionar períodos de cierre de contabilidad (conocidas en algunas partes del mundo como las trece transacciones del período). La capacidad de controlar fácilmente estas transacciones de contabilidad mientras ejecuta sus operaciones de negocios de rutina es un factor importante para poder evitar los costos excesivos durante el traslado a IFRS, por lo que debe asegurarse de que cualquier software que seleccione tiene que soportar esta capacidad. Entre las funciones de todo administrador podemos mencionar el obtener acceso a los datos de las transacciones, analizar tendencias e investigar a fondo desde los balances generales hasta la actividad detallada. Muchas de las soluciones ERP, pero no todas, ofrecen informes y herramientas para ayudarle con esta actividad. Sin embargo, durante la transición a IFRS, se identificarán nuevos requerimientos de análisis e investigación y posiblemente se deban modificar numerosos informes estándar para seguir los principios de IFRS. Al revisar las capacidades de su ERP, asegúrese de que cuenta con las herramientas de Supervisión de Desempeño Empresarial (EPM, por sus siglas en inglés) y de Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en inglés) que su personal y contadores necesitarán para acceder a la información sin incurrir en costos excesivos. Criterio N 8: Aumento de las Probabilidades Tecnológicas a Su Favor Como empresario, necesita tecnologías que crezcan junto con usted y que le ayuden en sus operaciones a competir exitosa y efectivamente ahora y en el futuro. Por ende, las tecnologías de información se deben evaluar y emplear en base a su relevancia y capacidad para proporcionar ventajas empresariales sostenibles. Luego, tecnologías confiables y probadas se integran de manera impecable en un completo conjunto para garantizar el máximo rendimiento. Históricamente, ha sido necesario que la arquitectura de los sistemas diseñados específicamente para construir sistemas pudiera evolucionar rápidamente a través de las generaciones de la tecnología de información, lo cual se mantiene en la actualidad. Usted necesita saber de qué forma el sistema adopta los principios de la administración del conocimiento y elabora procesos y 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 13

17 sistemas para crear, manejar, usar y re-usar el conocimiento organizacional y personal. Construir y desarrollar un sistema basado en una sólida plataforma para soportar cambios rápidos requiere una cuidadosa selección de tecnologías en la industria para la base de datos, interfaz del usuario, herramientas de desarrollo y plataformas de hardware que sobrevivirán a varios ciclos de cambios tecnológicos. El mayor logro del proveedor correcto es que su producto ERP se conserve vigente y en constante movimiento. Exija una plataforma que haga que su compañía trascienda a través de las curvas de la tecnología. Hoy en día, los sistemas ERP soportan una amplia gama de aplicaciones colaborativas para mejorar el flujo de información a través de la cadena de suministro. Estas tecnologías soportan: Comercio Electrónico Tiendas en la Web Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés) basado en XML Comunicaciones electrónicas interactivas y rápidas Visualizadores basados en exploradores Publicaciones Web Menús y documentación de ayuda dinámicos basados en XML Acceso seguro a Internet Flujo de trabajo automatizado Portales de Conocimiento Empresarial basados en funciones A la larga, la tecnología de información (TI) no lo mantendrá en el negocio. Esto convierte al factor tecnología en una estrategia más que una decisión estricta del departamento de TI. Aunque la tecnología influye claramente en cualquier proceso de selección de ERP, la historia nos muestra constantemente que algunos de los mejores resultados de ERP ocurren cuando las especificaciones de tecnología están determinadas por los requerimientos para soportar las necesidades críticas del negocio. Ésta es la esencia de un enfoque flexible hacia la tecnología. Aunque una solución empresarial debe ofrecer una completa gama de funciones, los requerimientos de un cliente pueden ser una presa escurridiza. Para mantener su nivel de competitividad, las compañías necesitan que sus sistemas de negocios sean flexibles para responder rápidamente a los cambios en el mercado y las demandas de los clientes. Además, quienes trabajan en las compañías ya no se encuentran atados a una oficina y tampoco desean que los ate una aplicación. La información empresarial debe estar disponible en cualquier momento, desde cualquier lugar y mediante cualquier mecanismo. Según Forrester Research, existe la necesidad de una nueva generación de software empresarial que se adapte al negocio y su trabajo y que evolucione junto con él 2. Solamente un sistema creado desde cero para soportar una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) puede ofrecer esto. 1 John R. Rymer y Connie Moore, The Dynamic Business Applications Imperative, 24 de septiembre de John R. Rymer y Connie Moore, The Dynamic Business Applications Imperative, 24 de septiembre de Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 14

18 Arquitectura Orientada a Servicios El enfoque SOA está dedicado al desarrollo de aplicaciones de software empresarial de tal manera que los procesos de software se desglosen en servicios personales, que luego quedan disponibles y detectables en una red. Cada servicio brinda una funcionalidad que se pueda adaptar a las necesidades de la empresa mientras oculta los detalles de la implementación subyacente. La SOA aborda la complejidad, la inflexibilidad y la estrecha asociación del cliente con el servidor de los enfoques existentes hacia el diseño de procesos de negocios, flujo de trabajo e integración al proporcionar un entorno de desarrollo creado para permitir que las aplicaciones de negocios cambien independientemente una de otra sin restricciones. Al exponer los procesos de negocios, la SOA brinda la capacidad de hacerlos más eficientes, lo que a su vez fomenta una administración de cambios ágil. Debido a que los procesos de negocios se desglosan en funciones más pequeñas que se pueden acceder y manipular, resulta mucho más sencillo asociar sus reglas de negocios con los procesos de su sistema de negocios. Beneficios de SOA para las Compañías Los beneficios de SOA son muchos. Hoy en día, las compañías necesitan anticiparse a los cambios y adaptarse rápidamente a fin de seguir siendo competitivas. SOA respalda esa necesidad de agilidad en los negocios. Actualmente, las compañías no están limitadas a una sola localidad, sino que tienden a diseminarse por el planeta. SOA respalda estas operaciones y redes globales, haciendo de la geografía un tema intrascendente. Gracias a que SOA desglosa los procesos de negocios complejos en varios procesos de menor tamaño que se pueden evitar o acceder en cualquier orden y desde cualquier lugar, que se pueden poner en pausa para una intervención humana o modificación, las compañías se pueden adelantar a los cambiantes mercados y a las demandas de la cadena de suministro y ajustar rápidamente los flujos de trabajo operacionales para conservar su ventaja competitiva. La arquitectura ERP debe permitir una organización adaptable de los flujos de trabajo, una integración simple, conectividad con socios de negocios en tiempo real, y un excelente uso compartido de la información colaborativa para tomar decisiones con rapidez y exactitud. Con SOA es posible adaptar su software de negocios para que cumpla sus procesos y políticas particulares. Puede presentar información del modo que estime conveniente, crear sus propios flujos de trabajo y administrar estas reglas de negocios a nivel empresarial. Por último, se espera que las SOA le ahorren dinero a las compañías. Según Gartner, los servicios Web harán que la eficiencia de los proyectos de desarrollo de TI aumente en un 30%. De acuerdo con Forrester Research, los servicios Web pulverizan el costo de las interacciones de negocios al reemplazar las 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 15

19 Ejemplo del Mundo Real: Standex Con ingresos por más de US$500 millones, Standex tiene más de 90 plantas en 17 compañías que fabrican más de productos que van desde cilindros hidráulicos personalizados y puntas de misiles, hasta porcelana fina y literatura religiosa. Standex deseaba un único centro para software y servicios que pudiera brindar el soporte necesario para todas las compañías del mundo. El criterio principal era la flexibilidad, debido a la amplia gama de situaciones y necesidades de manufactura que las numerosas compañías de Standex cubren. Otro criterio clave era el costo general y la posibilidad de apoyar las operaciones globales de Standex con las capacidades multinacionales necesarias. Epicor cumplió de manera impecable con todos los requerimientos, y actualmente Standex está estandarizando todas las plantas y su oficina central corporativa según la solución de Epicor. comunicaciones manuales para ahorrar tiempo y dinero, lo que reduce el costo de conectarse con los socios, deja los servicios internos disponibles a través de los departamentos y la geografía y facilita nuevos tipos de colaboración de negocios. Criterio N 9: Una Prueba de Escalabilidad Si esta va a ser la última vez que reemplace su sistema ERP, la protección de su inversión debe ser la clave de la estrategia de desarrollo de productos de su proveedor de software. Ha mantenido este último un crecimiento continuo mientras provee métodos de actualización a sus clientes? Adopte categóricamente esta filosofía y asegúrese de que su proveedor se comprometa a continuar con ella en el futuro. Como prueba de la capacidad de un proveedor de mantenerse a la par de las necesidades de sus clientes, el porcentaje de clientes con versiones actuales de su software, debe ser alto. Los mejores proveedores tienen un alto porcentaje de clientes con mantenimiento y versiones actuales. Además, en una industria en donde el promedio de vida de un ERP es de 5 a 7 años, infórmese de cuántos sistemas de los clientes se han usado más de 5 a 7 años y cuántos de ellos han tenido sus sistemas 10 a 20 años o más. Un proveedor con la mayoría de sus clientes por sobre la marca de los 7 años está haciendo las cosas bien. Estos son números sin precedente en nuestra industria y son prueba de la facilidad de actualización, de la poca necesidad de programaciones personalizadas y de la importancia de las capacidades entregadas en cada versión nueva. Esto significa que usted puede seguir expandiendo la funcionalidad del sistema de acuerdo con las necesidades que vayan surgiendo o según la disponibilidad de nuevas opciones. Un elemento fundamental que permite el crecimiento del sistema conjuntamente con la escala de nuestros clientes es el enfoque de su diseño. Para aumentar la flexibilidad en cuanto al uso del paquete, se debe diseñar de tal forma que requiera pocas personalizaciones, si no es que ninguna. Esto significa que usted puede actualizarlo fácilmente a futuras versiones del producto, sin tener que preocuparse del impacto de la programación personalizada. Y cuando la programación personalizada sea una opción inevitable, un sistema que incorpora conjuntamente en el 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 16

20 producto estándar funciones desarrolladas para clientes e industrias específicos hace más fácil la siguiente actualización. Verifique que no haya limitantes en la capacidad del software para alojar pequeñas y medianas compañías en crecimiento o grandes corporaciones (Fortune 500) con múltiples divisiones. Criterio N 10: Comunidad Colaborativa: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente Para utilizar el término acuñado en el libro homónimo de Jan Carlzon, presidente de Scandinavian Airlines, cada encuentro entre nuestros clientes y nuestra gente en la primera línea es el momento de la verdad, que marca el concepto de toda la compañía en la mente de los clientes. A menudo, las compañías no tienen la oportunidad de conocer a la gente y la cultura de su proveedor de ERP antes de hacer su selección, a pesar de que esta es frecuentemente una razón importante para tomar la decisión de reemplazo. Usted debe conocer el nivel de orientación al cliente de su proveedor y cuánta información le da a su personal de primera línea. Según Carlzon, Una persona sin información no puede asumir una responsabilidad. Cuando el personal de soporte a clientes del proveedor que eligió tiene acceso inmediato a toda la información que necesita, la opción lógica será asumir la responsabilidad. El objetivo primordial de la misión de cualquier proveedor es el compromiso con el éxito a largo plazo de sus clientes. Este compromiso los motiva para ofrecer servicios de soporte técnico de gran calidad. Para abordar una amplia variedad de necesidades de soporte técnico y niveles de habilidades del sistema, busque un programa de soporte completo. Este paquete integral de soporte está diseñado para proveerle los conocimientos detallados del producto y las habilidades que necesita aprender para usar el sistema de manera efectiva dentro de su ambiente de negocios particular. Lo más importante, el programa de soporte incluye acceso a recursos, servicios e información valiosos, que le permitirán aprovechar al máximo cada encuentro con su proveedor. Además de los servicios estándar tales como Consulta en Campo, Línea de Ayuda Nacional, Soporte de Instalación y Actualización, Servicios de Consultoría de Software (es decir, programación personalizada) y Capacitación, los proveedores que respaldan su compromiso con sus clientes ofrecen servicios exclusivos que tienen un fuerte impacto en la implementación exitosa de su ERP. Estos servicios incluyen: 12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 17