DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL DE GESTIÓN

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA la elaboración Del Plan estratégico institucional de los Órganos, Unidades de apoyo, Empresas, Entes desconcentrados y descentralizados del Gobierno Bolivariano del Estado Aragua

2 CONTENIDO PRESENTACION REFERENCIA ALCANCE VIGENCIA EJECUCION OBJETIVOS GENERAL ESPECIFICOS CONCEPTOS GENERALES PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL 14-17

3 PRESENTACIÓN En atencion al articulo 51 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Venezuela y del Sistema Nacional del Control Fiscal establece quienes administren,manejen,custodien recursos públicos están obligados a formar cuentas de sus operaciones y resultados de la gestión y de la documentación necesaria para la formación de cuentas (soportes básicos indispensables para demostrar formal y materialmente el manejo de los recursos para la formación y participación de la cuenta) y relacionado con el sistema de control interno, es por ello que para realizar el seguimiento de control de la planificación, es necesario la elaboración del Plan Estratégico y Plan Operativo Anual Institucional. El Plan Estratégico es la brújula que nos indica el camino hacia la consecución de nuestros objetivos como organismo comprometido con la excelencia: una organización administrada estratégicamente es aquella que define dónde quiere estar y además gestiona el cambio a través de una agenda coherente de acciones para alcanzar ese futuro. El planeamiento estratégico es el motor de la sinergia, pues sin planeamiento y sin estrategias se corre el riesgo de realizar esfuerzos improductivos y quizás, hasta innecesarios, dilapidando recursos y tiempo, y demorando en forma consecuente el logro de los objetivos que nos planteemos.nuestro desafío es pensar en objetivos a corto, mediano y largo plazo con lineamientos, pautas y acciones de desarrollo concreto, para producir esa sinergia entre quien controla y quien es controlado, con un plan de capacitación integrador que fomente la excelencia profesional y aporte la confianza necesaria para que quien está gestionando sepa que estamos comprometidos a ayudarlo y a corregir errores, propios y ajenos, para mejorar en definitiva nuestra labor y acrecentar nuestra contribución al logro de los objetivos del Gobierno Bolivariano de Aragua.

4 Esta Dirección como unidad rectora en materia de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión del Gobierno Bolivariano de Aragua, cumpliendo con lo establecido en el artículo 39 y 40 del Decreto Nro Gaceta Ordinaria del Estado Aragua Nro De fecha 10 de mayo de 2010, ha elaborado este instructivo, particularmente con la finalidad de contribuir al fortalecimiento institucional de las entidades públicas del Estado Aragua, el cual contiene las orientaciones necesarias destinados a facilitar la tarea de elaboración del Plan Estratégico Institucional de los Órganos, Unidades de apoyo, Empresas, Entes desconcentrados y descentralizados del Gobierno Bolivariano del Estado Aragua.

5 Referencia Las instrucciones serán verbales, por escrito y por el uso del sistema en línea de la Dirección de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión. Alcance Las disposiciones contenidas en el presente instructivo, serán de obligatorio cumplimiento por parte de todos los Órganos, unidades de apoyo, Empresas, Entes Desconcentrados y Descentralizados del Gobierno Bolivariano de Aragua. Vigencia El presente instructivo entrará en vigencia a partir del momento de su publicación y firma por parte del Lcdo. Cesar Augusto Otero Duno, Director de Planificación Presupuesto y Control de Gestión del Gobierno Bolivariano de Aragua, Gaceta Oficial Ordinaria Nº2374 de Fecha 16/09/2015, Decreto Nº3166, quedando bajo la responsabilidad de esta Dirección la Coordinación de las revisiones anuales necesarias, para mantener actualizada la información descrita en el presente documento. Ejecución A partir del mes de octubre 2015, se dará inicio al proceso de captación de los Planes Estratégicos Institucionales de los Órganos, Unidades de apoyo, Empresas, Entes Desconcentrados y Descentralizados del Gobierno Bolivariano de Aragua. -El proceso de captación se efectuara bajo la responsabilidad de la Dirección de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión -Se estableció un cronograma de actividades para las entregas de la información.

6 Objetivos Objetivo General. Este instructivo tiene como objetivo establecer las orientaciones que permitirán a los Órganos, Unidades de apoyo, Empresas, Entes desconcentrados y descentralizados del Gobierno Bolivariano del Estado Aragua, Elaborar y diseñar el Plan Estratégico Institucional, bajo un enfoque metodológico uniforme. Objetivos Específicos. Servir de guía en todo el proceso de elaboración del Plan Estratégico Institucional Medir a través de los Indicadores de gestión, los procesos y resultados de la gestión pública, mediante la evaluación de los niveles de eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto. Conceptos Generales Estrategias: Mecanismos de prevención de acciones para alcanzar determinados objetivos, dadas unas fortalezas y debilidades al interior de la institución y unas oportunidades y amenazas en el entorno. Plan Estratégico Documento en el cual se establece el direccionamiento de la entidad como la misión, visión, políticas, los objetivos estratégicos, los proyectos de las actividades y las metas que se aspiran a lograr durante el periodo

7 Objetivo Estratégico Institucional: Se define como la descripción de los resultados que el organismo desea alcanzar en un tiempo determinado. Los objetivos estratégicos se deben formular para aprovechar las oportunidades, evitar las amenazas, impulsar las fortalezas y superar las debilidades. Los objetivos deben ser: Susceptibles de ser medidos o evaluados. Establecidos con un plazo para ser alcanzados. Factibles (susceptibles de lograrse). Comprensibles. Conocidos y aceptados por todo el organismo, y relacionados con la Misión. Objetivo Específico: Conjunto de resultados particulares a alcanzar por medio de acciones (planes, programas o proyectos) que el organismo se propone realizar en un determinado período de tiempo para conseguir los objetivos estratégicos. Constituyen un nivel de agregación menor que los objetivos estratégicos y se prevén para un plazo más próximo. Acciones: Se trata de la secuencia de pasos concretos que se realizan para alcanzar el logro de los objetivos. Metas: Es el fin hacia el que se dirigen las acciones o deseos. De manera general, se identifica con los objetivos o propósitos que una persona o una organización se marca. Proyecto / Actividad: Conjunto de todas las actividades encaminadas a lograr un resultado, con el objeto de satisfacer una necesidad o de resolver un problema, utilizando una determinada cantidad de recursos.

8 Política Pública: Las políticas públicas son las respuestas que el estado puede dar a las demandas de la sociedad, en forma de normas, instituciones, prestaciones, bienes públicos o servicios. Gestión: Está definida como todas aquellas actividades que en forma integral asume el Gobierno Bolivariano de Aragua, con el propósito de alcanzar los objetivos y metas previamente establecidas mediante un proceso de planificación. La gestión entonces, permite alcanzar los objetivos estratégicos planteados. Gestión Pública. Es toda acción que realiza el Gobierno Bolivariano del Estado Aragua a través de los Órganos, Unidades de apoyo, Empresas, Entes desconcentrados y descentralizados, para satisfacer necesidades humanas. La Gestión Pública siempre deberá cumplirse en concordancia con los principios establecidos en el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, donde expresa que La Contraloría, en el ejercicio de sus funciones, verificará la legalidad, exactitud y sinceridad, así como la eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los resultados de la gestión de los organismos y entidades sujetos a su control. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No Extraordinario del 23 de diciembre de Misión: La misión de una organización define el alcance de sus acciones, es decir, determina cuál es su función en el entorno en que desarrolla sus tareas. Definir la misión permite que todos los miembros de la organización conozcan lo que se espera de ellos, sin la constante supervisión de los administradores, y pueden

9 actuar por propia iniciativa, generando así energías para lograr el propósito de la organización. Visión: La visión de una organización define cuál es la imagen o el posicionamiento futuro que pretende alcanzar, y funciona como importante elemento motivador para los miembros de la misma. Valores: Los valores son aquellas conductas que deben aplicarse permanentemente en todos los aspectos y acciones que se realicen para el cumplimiento de los fines institucionales. Indicador. Es una relación entre variables específicas que mide el cumplimiento de las metas de acuerdo con los resultados esperados del plan, programa, subprograma o proyecto, proporcionando una escala con la que pueda medirse el cambio real logrado. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (1) expresa en su artículo 37 que Cada entidad del sector público elaborará indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno Indicador de Gestión Es el resultado, de comparar dos cifras o datos, sobre el grado de eficacia, eficiencia o efectividad de las operaciones de la Gobernación Bolivariana del Estado Aragua, de una dependencia o un área. El indicador facilita el control y autocontrol y la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos

10 con la cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad Característica del Indicador de Gestión Son seis las características que deben tener los indicadores de gestión, a saber: Participativo: Deben ser construidos o diseñados por los responsables de los procesos o actividades con la asesoría de las oficinas de apoyo del Órgano/Entes. Claro: Es indispensable que sea concreto y de fácil comprensión. Representativo: Debe expresar lo que se quiere medir y debe guardar relación con los principales procesos del Órgano/Ente Flexible: Que se pueda modificar en el tiempo de acuerdo con los cambios del Órgano/Ente. Cuantificable: El resultado del indicador debe poder convertirse en cifras, números o porcentajes. Que agregue valor: El resultado del indicador debe permitir identificar debilidades para implantar correctivos. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Presentación. En el Plan Estratégico Institucional, se diseñan las mejores acciones que la organización debe seguir para lograr los objetivos estratégicos de la Institución, bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por organismos competentes y los beneficiarios. Se hace necesario establecer los una composición de aspectos en el Plan Estratégico Institucional que incluya valores éticos, objetivos institucionales, políticas, lineamientos estratégicos y planes de acción con sus respectivos indicadores que permitan evidenciar el

11 cumplimiento por parte del organismo, ente u empresa. 1.-Elementos Sustanciales del Plan Estratégico (1.1)Situación Actual del Organismo (Matriz FODA) (1.2)Fortalezas (1.3)Oportunidades (1.4)Debilidades (1.5)Amenazas 2.-Aspectos Preliminares. (2.1)Misión (2.2.)Visión (2.3)Políticas (2.4)Competencias

12 (2.5)Objetivo Estratégico General 3.-Aspectos Tácticos Estratégicos. Vinculación Estratégica con el Plan de la Patria , el Plan Estadal (3.1)Objetivo General Estratégico del Ente u Órgano: (3.2)Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación (Plan de la Patria) (3.2.1)Ob jetivo Histórico (3.2.2.)O bjetivo Nacional (3.2.3)Ob jetivo Estratégi co (3.3)Plan de Gobierno Aragua Potencia (3.3.1.) (3.3.2)Líne Aragua a Potenci Estratégic a a del Plan Estadal (3.4)Plan Estratégico Institucional del Ente u Órgano (3.4.1.)P (3.4.2)M (3.4.3.)I olíticas etas del ndicado del Ente Ente u res del u Órgano Órgano Ente u Órgano

13 Instructivo para el llenado del Plan Estratégico Institucional Presentación: La presentación del documento Plan Estratégico Institucional, debe ser clara y resumida que va desde lo general a lo particular, el mismo debe explicar o reflejar que es el plan estratégico del organismo, señalar sus vinculaciones con el plan de gobierno estadal y el Plan de desarrollo económico y social de la nación ,asi como describir las actividades y proyectos institucionales considerados prioritarios por el organismo para los años de desarrollo del mismo, señalando la misión de la Institucion.Ejemplo: El Plan Estratégico Institucional de la Municipalidad Distrital xxxxxxx, para los Años Fiscal 2016 al 2017, es un documento de gestión pública local, que permite el alineamiento estratégico en articular y coordinar las actividades y los Proyectos Institucionales, Participativos y los sinérgicos del Plan Desarrollo Concertado del 2016 al En la programación estratégica de los Objetivos Institucionales de los años, 2016 al 2017, la Corporación Municipal podrán desarrollar con enfoque sistémico la articulación y aplicación de las medidas correctivas en la extinción definitivas de nuestra debilidades estructurales y de coyuntura, para apuntalar, el logro de obtener calida total de nuestro servicios públicos local, el fortalecimiento institucional y corporativo. Para la elaboración del presente documento, se ha tomado en cuenta las premisas establecidas en el Plan de Desarrollo Concertado al 2016, y el Diagnostico estratégico de nuestra estructura orgánica y de nuestro servicio público local, las mismas que orientaran el accionar de la Municipalidad Distrital de xxxxxxxxx. Las actividades y proyectos institucionales, consideradas para los Años Fiscal 2016 al 2017, se han orientado al logro de nuestra misión: Somos una Institución proactiva que brinda servicios públicos eficientes, promoviendo paradigmas modernos que nos permitan alcanzar el desarrollo integral del distrito, con el fin de mejorar las calidad de vida de los vecinos, teniendo como pilares la eficiencia y

14 transparencia, y poniendo un énfasis particular en las acciones orientadas al cumplimiento del compromiso institucional, asumido con el desarrollo de nuestro distrito. El Plan Estratégico Institucional, se formuló en concordancia al Plan Desarrollo Concertado del 2016 al 2017, la normatividad legal vigente de los Órganos rectores de los sistemas administrativos publicáis y considerando el marco conceptual de una Nueva Gestión Pública Local por resultados. La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad Distrital xxxxxxxxxxx ha elaborado conforme a las disposiciones y lineamientos establecidos en el marco legal de nuestro país. La elaboración de este documento fue posible gracias a la coordinación e información proporcionada por las diferentes unidades orgánicas pertenecientes a esta corporación Municipal, a quienes expresamos nuestro reconocimiento.. 1.-Elementos Sustanciales del Plan Estratégico: (1.1)Situación Actual del Organismo (Matriz FODA) Se debe identificar a través de la técnica de Planificación (FODA). Esta tarea consiste en identificar las fortalezas y debilidades institucionales que pueden influir en el logro del objetivo, así como determinar las oportunidades y amenazas del contexto externo que también pueden influir en el logro del objetivo, es decir un diagnostico de la situación en que se encuentra el organismo. (1.2) Fortalezas: Se debe identificar cuáles son las capacidades especiales con que cuenta el organismo, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. (1.3) Oportunidades: Se debe Identificar cuáles son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa el organismo, y que permiten obtener ventajas competitivas

15 (1.4)Debilidades: Identificar cuáles son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente el organismo, etc. (1.5)Amenazas: Deben identificar cuáles son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia del Organismo. 2.-Aspectos Preliminares: (2.1)Misión: Deben reflejar lo que el organismo es, haciendo alusión directa a la función general y específica que cumple como instancia de gestión pública, tomando en cuenta Quiénes somos? Identidad institucional, Reconocimiento legal que otorga legitimidad a la acción institucional, Características distintivas. Que hacemos? Razón de ser de la organización, Funciones principales de la organización, Cambios fundamentales que deseamos lograr en el medio en el cual trabajamos.y Para quienes trabajamos? Sectores sociales hacia los cuales se orientan principalmente nuestros esfuerzos, Población beneficiaria y usuarios. (2.3)Políticas: Identificar las políticas del organismo, la misma debe fundamentarse y reflejar los valores de la organización; también, al mismo tiempo, ser una reflexión cultural de las creencias y filosofía institucional. Es decir, la formulación de las políticas institucionales manifestará de manera explícita el cómo y por qué valora esa organización a las personas que allí trabajan. (2.4)Competencias: Describir cual es la competencia del organismo según su creación en gaceta oficial. (2.5)Objetivo Estratégico General: Deben identificar claramente cuales son objetivos estratégicos del organismo que por definición son objetivos de mediano

16 y largo plazo, orienta-dos al logro de la misión de la organización. Son los resultados que la institución espera lo-gran para cumplir con su misión. 3.-Aspectos Tácticos Estratégicos. Vinculación Estratégica con el Plan de la Patria , el Plan Estadal (3.1)Objetivo General Estratégico del Ente u Órgano: Se debe colocar el objetivo estratégico Institucional que coloco en el ítems (2.5), si considera que el organismo existe otros objetivos estratégicos institucionales, debe adicional hojas cuantos objetivos considere para su vinculación con el Plan de la Patria y el Plan Estadal (3.2)Plan de desarrollo económico y Social de la Nación (Plan de la Patria ). (3.2.1)Objetivo Histórico Plan de la Patria : Describir en cual objetivo histórico del Plan de la Patria, está vinculado el objetivo general estratégico del organismo. (3.2.2)Objetivo Nacional: Describir en cual objetivo nacional del Plan de la Patria, está vinculado el objetivo general estratégico del organismo. (3.2.3)Objetivo Estratégico: Describir en cual objetivo Estratégico del Plan de la Patria, está vinculado el objetivo general estratégico del organismo. (3.3) Plan de Gobierno estadal Aragua Potencia (3.3.1) Aragua Potencia : Describir en cual potencia del Plan de Gobierno estadal Aragua Potencia , está vinculado el objetivo estratégico General del Organismo. (3.3.2) Línea Estratégica del Plan Estadal Aragua Potencia : Describir en que línea estratégica del Plan de Gobierno estadal Aragua Potencia , está vinculado el objetivo estratégico General del Organismo. (3.4)Plan Estratégico Institucional del Ente u Órgano

17 (3.4.1)Políticas del Ente u Órgano: Describir las políticas del Ente u organismo que permitan dar respuestas a las demandas de la sociedad, de forma institucional (3.4.2)Metas del Ente u Organismo: Describir las metas que permitan alcanzar el logro de los objetivos específicos finales del Ente u organismo. (3.4.3)Indicadores de las Metas del del Ente u Organismo: Identificar los indicadores que permitan comparar dos cifras o datos, sobre el grado de eficacia, eficiencia o efectividad de las operaciones a realizar o medir, de forma numérica, la magnitud de un evento, logro de objetivos, impacto de una actividad o proyecto, ejemplo: Nº de talleres realizados/cantidad Programadosx100,etc.