MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO - Oficina de Programación e

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1 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO - Oficina de Programación e Inversiones - Órgano de Control Institucional - Participación Ciudadana - Proyectos Estratégicos ILO- PERÚ 2013

2 Manual de Procedimiento de la Municipalidad Provincial De Ilo I. INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos Administrativos, se realiza con el fin de ayudar la gestión interna que uniforma, reduce, simplifica y unifica el trámite de procedimientos administrativos, ya que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Debe incluir además los puestos o unidades administrativas que intervienen, descritas en el MOF, la cual precisa su responsabilidad y participación. También contiene ejemplos de formularios o documentos necesarios que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. El MAPRO facilita las labores de control interno por lo que respecta a la descripción de tareas y supervisión del control de costos en recursos humanos y recursos materiales, análisis de tiempo, delegación de autoridad, etc. Mostrando además si las labores realizadas se están realizando o no adecuadamente. Ayuda en la realización de análisis de las labores de todo el personal, para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, aumentando así la eficiencia de los empleados y construye la base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. II. OBJETIVOS Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son: Presentar los procedimientos de todas las áreas de la MPI (incluye Gerencias, Sub Gerencias, Oficinas internas y externas) en forma compendiada en formato CP1 y CP2 para permitir que su aplicación sea de manera eficiente y práctica. Todos los procedimientos son mostrados en flujogramas, ya que permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

3 Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución. Lograr establecer todos los procedimientos de las Sub-Gerencias, que permita que los resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes. Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución. III. BASE LEGAL: NORMAS DE CARÁCTER GENERAL Ley No Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N Ley General del Sistema de Presupuesto Ley No 27444, Ley de Procedimientos Administrativos Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo. LEY N Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013 Ley N Ley Orgánica de Municipalidades. (27/05/2003) Ley Ley General del Sistema de Bienes Estatales. IV. ALCANCE Y ACTUALIZACIÓN Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la MPI, de acuerdo al área a la que pertenecen. Para la realización de las actualizaciones del presente manual, cada área deberá hacer llegar sus propuestas a la Gerencia de Planeamiento Estratégico por medio de la Sub-Gerencia de Desarrollo Organizacional. También la Sub Gerencia de Planeamiento Estratégico podrá realizar sugerencias a partir de los estudios realizados de costos y tiempos a partir del presente manual de procedimientos, para posteriormente llevarlos a una mesa de discusión por todos los integrantes de la SGPE y Gerencia Municipal. La Gerencia de Planeamiento Estratégico preparará el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios.

4 La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento Estratégico.

5 V. SIMBOLOGIA A UTILIZAR Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo: Símbolo Significado Aplicación Terminal Indica el inicio o terminación del procedimiento Operación Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento Desición o alternativa Documento Archivo Conector interpágina Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (si o no) Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el documento. El documento podrá tener copias. Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento de forma temporal permanente Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo, con otra

6 parte lejana del mismo Conector de página Representa un enlace o conexión de una página a otra Conexiones de pasos o flechas Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos. Almacenamiento de datos Acción de almacenamiento de datos en una tabla o archivo de datos. Base de datos Indica la existencia de un conjunto de tablas con datos almacenados previamente. Procedimiento VI. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Se utiliza para representar procesos ya definidos tales como llamada a procedimientos o funciones y el inicio mismo

7 La parte descriptiva de cada procedimiento se efectuará en los formatos CP1, CP2 y Flujogramas siguientes:

8 MAPRO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 1

9 Tabla de Contenido 1. PROGRAMACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL... OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO... NORMAS DE OPERACIÓN... RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO... REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO... ALCANCE... DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... DIAGRAMA DE FLUJO PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIÓN DE CONTROL... OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO... NORMAS DE OPERACIÓN... RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO... REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO... ALCANCE... DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL PREVENTIVO... OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO... NORMAS DE OPERACIÓN... RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO... REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO... ALCANCE... DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... DIAGRAMA DE FLUJO SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROCESOS JUDICIALES... OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO... NORMAS DE OPERACIÓN... RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO... REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO... ALCANCE... DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... DIAGRAMA DE FLUJO...

10 PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS Cód. Proc.: MPI-OCI-01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 1. FORMATO CP1 PROGRAMACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Planificar las labores de control a ejecutar en el año NORMAS DE OPERACIÓN Constitución Política del Perú (Artículo 82º), la Contraloría General de la República, goza de autonomía conforme a su Ley Orgánica Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. (literal h) Art. 22 y 32 ) Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado por Resolución de Contraloría Nº CG modificado por Resoluciones de Contraloría N y Resolución de Contraloría N CG, aprueba la Directiva N CG/PEC (Sub Genérica N y Resolución N CG. Normas de Control Interno para el Sector Público. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Se debe realizar la evaluación de las áreas de riesgos y de acuerdo a la evaluación, se elabora el anteproyecto PAC. Una vez conformes los registros del Sistema de control gubernamental web, se imprimen los formatos del sistema, se consolida y recomienda la aprobación del PAC

11 REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Designación de un auditor responsable de la elaboración del anteproyecto del PAC. ALCANCE Órgano de Control Institucional (OCI), Contraloría General de la República, Oficina Regional de Control

12 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEP E NDE NCI A ADMI NI S TR ATI VA A L CA L DE ÁRE A O RG A NO DE CO NTRO L I NS TI TUCI O NAL FO RM ATO CP - 2 HOJ A 1 de 2 PROGRAMA DEL PLAN ANUAL DE CONTROL NO MBRE DE L P RO CE DI MI E NTO Forma to o doc ume nto Designa al Auditor responsable Memorándum de elaborar el Ante proyecto del PAC Ca nti da d Ti e mpo de Copia s 3 Copias 15 min 2 Evalúa las áreas de riesgos, Anteproyecto identifica las áreas auditar, PAC evalúa la capacidad operativa y según evaluación realizada elabora el ante proyecto PAC. 1 Original 12 días Auditor 3 Presenta al Jefe del OCI el Anteproyecto Ante Proyecto del PAC. PAC 1 Original 15 min Jefe OCI 4 Revisa y ordena la remisión del Anteproyecto Ante Proyecto del Plan Anual PAC de Control a la Oficina Regional de Control. 1 Original 1 día Asistente Administrativo OCI 5 Elabora oficio de remisión del Ante Proyecto del Plan Anual Oficio de 2 Copias de control a la Oficina Regional Remisión del de Control. Ante-proyecto 15 min Contraloría General de la República 6 3 días Jefe OCI 7 Comunica al OCI el número de acciones de control a programar Dispone el registro de las acciones de control en el Sistema de Control Gubernamental Web. Asistente Administrativo OCI 8 Completa registro de acciones de control en el sistema de control Gubernamental Web. 4 horas Oficina Regional de Control 9 Valida registros del Sistema de Control Gubernamental Web y da conformidad. 2 días Res pons a bl e N Jefe OCI 1 Auditor Ac ti v i da d 5 min

13 Asistente Administrativo OCI 10 del 2 Copias Imprime los formatos del Formatos sistema Web para la visación Sistema Web correspondiente a cargo del Jefe del OCI quien ordena se envíe físicamente a la Oficina Regional de Control. 2 horas Asistente Administrativo OCI 11 Elabora oficio de remisión del Oficio Plan Anual de Control con remisión formatos del Sistema de PAC Control Gubernamental Web visados a la Oficina Regional de Control. 15 min 12 Consolida y recomienda aprobación del Plan Anual de Control mediante resolución de contraloría. Contraloría General de la República FIN PROCEDIMIENTO de 2 Copias del XX

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16 Cód. Proc.: MPI-OCI-02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 2. FORMATO CP1 PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIÓN DE CONTROL OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la verificación y evaluación, objetiva y sistemática, de las actas y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales. NORMAS DE OPERACIÓN Constitución Política del Perú (Artículo 82º), la Contraloría General de la República, goza de autonomía conforme a su Ley Orgánica Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. (literal h) Art. 22 y 32 ) Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado por Resolución de Contraloría Nº CG modificado por Resoluciones de Contraloría N y Resolución de Contraloría N CG, aprueba la Directiva N CG/PEC (Sub Genérica N y Resolución N CG. Normas de Control Interno del Sector Público. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Se realiza una propuesta para la programación de acción de control, una vez aprobada, será registrada en el sistema de control gubernamental Web. Se realiza la ejecución de la acción de control desarrollando las etapas de planeamiento, ejecución (desarrollo de procedimientos, formulación y evaluación de hallazgos) y elaboración de informe. El informe de control se remite al titular de la entidad para que disponga la implementación de las recomendaciones, asimismo, se envía un ejemplar a la Contraloría General de la República. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Propuesta para programación de acción de control a la Gerencia de Operaciones ALCANCE Órgano de Control Institucional (OCI), Alcaldía, Oficina Regional de Control

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18 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEP E NDE NCI A ADMI NI S TR ATI VA A L CA L DE ÁRE A O RG A NO DE CO NTRO L I NS TI TUCI O NAL NO MBRE DE L P RO CE DI MI E NTO PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIÓN DE CONTROL Res pons a bl e N Jefe OCI 1 Contraloría General de la República 2 Asistente Administrativo OCI 3 Oficina Regional de Control 4 Jefe OCI 5 Alcalde 6 Jefe de Comisión 7 Jefe OCI FO RM ATO CP - 2 HOJ A 1 de 2 Forma to o doc ume nto Alcanza detalle de Propuesta para Propuesta programación de acción de control a la Gerencia de Operaciones a través de la Oficina Regional de Control. Ca nti da d Tie mp de Copi a s o 1 Copia 1 hora Aprueba detalle de propuesta de Propuesta acción de control y comunica al OCI a través de la Oficina Regional de Control Registra detalle de propuesta final de programación de acción de control en el Sistema de Control gubernamental Web. Aprueba con la conformidad de la Gerencia de Operaciones. 1 Copia Ac ti v i da d 1 día 1-2 horas 1 día Acredita ante el titular de la entidad a la comisión auditora. Ordenan se brinden las facilidades Resolución del caso a las unidades orgánicas competentes. 15 min 2 Copias 1 día Elabora el memorando de Memorándum planeamiento y programa auditoria. 2 Copias 20 días 8 Aprueba el memorando de Memorándum planeamiento y programa auditoria. 2 Copias 3 días Jefe Comisión 9 Asigna procedimiento para su ejecución a los integrantes de la comisión. 1 día Auditor 10 Desarrollan los procedimientos de auditoria. 33 días Jefe Comisión 11 Revisa los resultados de los Informe procedimientos de auditoria Auditoria ejecutados por los auditores. de 2 Copias 3 días

19 Jefe Comisión 12 Formula los hallazgos y comunica a los funcionarios y ex funcionarios. Jefe Comisión 13 Evalúa los descargos presentados Informe Auditoría y elabora informe de auditoría. de 2 Copias 10 días Jefe OCI 14 Evalúa y aprueba el informe Informe presentado por el jefe de comisión. Auditoría de 2 Copias 4 días Asistente Administrativo 15 Registra el resumen del Informe Control en el sistema de control gubernamental Web. Asistente Administrativo 16 Elabora oficio de remisión del Oficio informe de control al titular de la Remisión entidad y a la contraloría general de la república. Titular de la Entidad 17 Titular de la Entidad 18 Dispone a las unidades orgánicas la implementación de las recomendaciones contenidas en el informe de control. Remite el formato: Acciones adoptadas por el titular a la Contraloría General de la República. FIN PROCEDIMIENTO 6 días 1 día de 2 Copias 15 min 8 días Formato 2 Copias Acciones Adoptadas por el Titular 1 día

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22 Cód. Proc.: MPI-OCI-03 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 3. FORMATO CP1 CONTROL PREVENTIVO OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Promover el ejercicio del control preventivo a través del Órgano de Control Institucional, a fin de contribuir en la mejora de la gestión de la entidad bajo el ámbito del Sistema Nacional de Control, e impulsar el fortalecimiento del control Institucional de la MPI NORMAS DE OPERACIÓN Constitución Política del Perú (Artículo 82º), la Contraloría General de la República, goza de autonomía conforme a su Ley Orgánica Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Resolución de Contraloría- Nº CG: Directiva "Verificación y Seguimiento de Implementación de Recomendaciones Derivadas de Informes de Acciones de Control" Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado por Resolución de Contraloría Nº CG modificado por Resoluciones de Contraloría N y Resolución de Alcaldía N A-MPI. Aprueba la Directiva N A-MPI. Directiva de atención oportuna de la información solicitada por el órgano de control institucional (OCI) para el desarrollo de las auditorias financieras y exámenes especiales a los estados presupuestarios de la municipalidad. Resolución N CG. Normas de Control Interno del Sector Público. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Se realiza el requerimiento y el análisis de información para la determinación de los riesgos observados de las áreas de la MPI, y se comunica al titular de la entidad para que adopte las acciones necesarias Se registra las acciones dispuestas por el titular para la atención de los riesgos detectados y se llenan los formatos CREP, CCCE y el Registro y seguimiento de Atención. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Acreditación del Veedor.

23 ALCANCE Órgano de Control Institucional (OCI)

24 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEP E NDE NCI A ADMI NI S TR ATI VA A L CA L DE FO RM ATO CP - 2 ÁRE A O RG A NO DE CO NTRO L I NS TI TUCI O NAL HOJ A 2 de 2 CONTROL PREVENTIVO EN RIESGOS NO MBRE DE L P RO CE DI MI E NTO Responsable N Actividad Jefe OCI 1 Acredita al veedor. El Veedor 2 Realiza el requerimiento de Solicitud información para la ejecución de la veeduría. 3 Copias 8 días El Veedor 3 De existir informa al Jefe del Informe OCI los riesgos de control observados. 2 Copias 2 días Jefe OCI 4 Envía al titular de oficio de comunicación de riesgos de Memorándum control Titular de la Entidad 5 Adopta las acciones que resulten necesarias a fin de asegurar una adecuada administración de los riesgos identificados. Titular de la Entidad 6 El Veedor 7 El Veedor 8 Informará al OCI las medidas dispuestas. Registra las acciones dispuestas para la atención de los riesgos detectados en el Sistema de Veedurías a los procesos de selección y contratos del estado. Eleva informe al jefe del OCI, adjuntando el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP), el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) y el registro y seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual. Formato o documento Cantidad de Copias Tiempo 15 min 1 día 2 Copias 10 días Informe 2 Copias 1 día 4 horas Informe Cuadro Resumen CREP CCCE 2 Copias 4 horas

25 Jefe OCI 9 Remitirá a la ORC la CREP información correspondiente a CCCE los formatos CREP, CCCE y el registro y seguimiento de atención de los riesgos a los procesos de selección y ejecución contractual. FIN PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO 1 día

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27 ANEXOS

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31 Cód. Proc.: MPI-OCI FORMATO CP1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROCESOS JUDICIALES. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la verificación y seguimiento de la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes resultantes de las acciones de control. NORMAS DE OPERACIÓN Constitución Política del Perú (Artículo 82º), la Contraloría General de la República, goza de autonomía conforme a su Ley Orgánica Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Resolución de Contraloría- Nº CG: Directiva "Verificación y Seguimiento de Implementación de Recomendaciones Derivadas de Informes de Acciones de Control" Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado por Resolución de Contraloría Nº CG modificado por Resoluciones de Contraloría N y Resolución de Alcaldía N A-MPI. Aprueba la Directiva N A-MPI. Directiva de atención oportuna de la información solicitada por el órgano de control institucional (OCI) para el desarrollo de las auditorias financieras y exámenes especiales a los estados presupuestarios de la municipalidad. Resolución N CG. Normas de Control Interno del Sector Público. Directiva CG/B150. Verificación y Seguimiento de Implementación de Recomendaciones Derivadas de Informes de Acciones de Control RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Evaluar el nivel de implementación de recomendaciones de informes de control emitidas por los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y de las SOAS REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Recomendaciones contenidas en los informes de control. 2. Informe de seguimiento de Medidas Correctivas.

32 ALCANCE Órgano de Control Institucional (OCI)

33 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEP E NDE NCI A ADMI NI S TR ATI VA A L CA L DE FO RM ATO CP - 2 ÁRE A O RG A NO DE CO NTRO L I NS TI TUCI O NAL HOJ A 1 de 2 SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROCESOS JUDICIALES NO MBRE DE L P RO CE DI MI E NTO Forma to o doc ume nto Solicita información a las Solicitud dependencias de acuerdo al último informe de seguimiento de Medidas Correctivas. Ca nti da d Ti e mpo de Copia s 8 Copias 2 días 2 Entrega información Informe documental de las acciones realizadas para la implementación. 1 Copia Auditor 3 Evalúa avance Implementación de Recomendaciones, Asistente Administrativo OCI 4 Ingresa Información en el Sistema de Control Gubernamental SCG Web 2 días Asistente Administrativo OCI 5 Informa vía Web a la Contraloría General de la República (CGR) 1 día Asistente Administrativo OCI 6 1 hora Jefe OCI 7 Asistente Administrativo OCI 8 Imprime formatos del sistema y Formato 2 Copias presenta a jefe OCI para la verificación y visación seguimiento de la implementación de recomendacion es Revisa y procede a la visación Formatos del 2 Copias de formatos del sistema y sistema ordena su revisión a la ORC Ver anexo Elabora oficio de remisión de Oficio de los formatos del SSMMCC a Remisión ORC. SSMMCC Res pons a bl e N Auditor 1 Áreas MPI Ac ti v i da d en FIN PROCEDIMIENTO 4 días 5 días 1 día 30 min

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38 MAPRO OFICINA DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES Pág. 0

39 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... II. DATOS GENERALES... A. NATURALEZA Y FINALIDAD... B. OBJETIVOS... C. BASE LEGAL... D. CONTENIDO Y ALCANCE... E. APROBACION DEL MANUAL... F. REVISION Y ACTUALIZACION... G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR... III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS... Proyectos Evaluación en la Fase de Preinversión por la Oficina de Programación e Inversiones (OPI)... OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO... NORMAS DE OPERACIÓN... RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO... REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO... ALCANCE... DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO...

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41 PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS Cod. Proc.: MPI-OPI-01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 PROYECTOS EVALUACIÓN EN LA FASE DE PREINVERSIÓN POR LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES (OPI) OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Evaluar proyectos de la Municipalidad Provincial de ILO, en la fase de Preinversión (a nivel de Perfil, Pre factibilidad y/o Factibilidad), en el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), lo que servirá como base para continuar con el Ciclo del Proyecto (Fase de Inversión y Post Inversión), a fin de cumplir con el Objetivo del Proyecto. NORMAS DE OPERACIÓN Ley Orgánica de Municipalidades N Ley de Procedimiento Administrativo General N Ley N Crea el Sistema Nacional de Inversión Pública; Modificada por Las Leyes N y N y por el Decreto Legislativo N 1005, Normas Reglamentarias y Complementarias Decreto Supremo N EF, Nuevo Reglamento del Sistema Nacional de Inversión Pública; modificada por el Decreto Supremo N EF Resolución Directoral N EF/68.11, que aprueba Directiva para la Programación Multianual de la Inversión Pública de los ( ) Gobiernos Locales. Resolución Directoral N EF/ Se aprueba la Directiva N EF/ Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública. (Art. 8 ). Ordenanza Municipal N MPI. Se aprueba el ROF de la MPI. ( Art. 27 ) Resolución de Contraloría N CG. Normas de Control Interno del Sector Público. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO La Unidad Formuladora, envía el proyecto a OPI para su evaluación y aprobar, observar o rechazar los proyectos. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Propuesta de proyectos por las distintas áreas de la municipalidad (Unidad Formuladora).

42 ALCANCE Gerencia de Planeamiento Estratégico Oficina de Programación e Inversiones (OPI)

43 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEP E NDE NCI A ADMI NI S TR ATI VA G E RE NCI A MUNI CI PA L ÁRE A O FI CI NA DE P RO G RA MA CI O N E I NVE RS I O NES (O P I ) NO MBRE DE L P RO CE DI MI E NTO E VALUA CI O N DE P RE I NVE RS I Ó N Res pons a bl e Responsable de Unidad Formuladora N la 1 FO RM ATO CP - 2 P RO YE CTO S Ac ti v i da d EN Forma to o doc ume nto LA HOJ A 1 de 2 FAS E Ca nti da d de Copia s La Unidad Formuladora (UF) registra el proyecto en el banco del Sistema Nacional de la Inversión Pública DE Ti e mpo 01 día 2 Remite el Proyecto Plan correspondiente a la fase de proyecto Preinversión a la Oficina de Programación e Inversiones de 1 C. 01 día Jefe de la Oficina de la OPI 3 La OPI delega el proyecto al Plan especialista en el Sistema proyecto Nacional de Inversión Pública (SNIP) para la evaluación correspondiente de 1 C. 01 día Evaluador (a) de la Oficina de la OPI 4 El evaluador realiza visita de campo para constatar los datos consignados en el proyecto formulado 01 día 5 El evaluador realiza la evaluación del proyecto en la fase de Preinversión, teniendo en consideración la normativa vigente del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) Los plazos están establecid os en la normativid ad del SNIP de acuerdo al Nivel de Estudio 6 Entrega resultados los cuales Informe pueden ser: - Aprobado - Observado - Rechazado 2 C. 01 día

44 Jefe de la Oficina de la OPI Subgerente de Estudios y Proyectos 7 De ser este aprobado se declara la viabilidad del proyecto, registrándose en el Banco de proyectos del Sistema Nacional de Inversión Pública 8 De ser rechazado se declara no viable y se registra en el banco de proyectos. 9 De ser Observado se regresa a la unidad Formuladora, para su corrección. 10 La Oficina de Programación e Oficio Inversiones (OPI) informa a la dirección general de programación multianual del Sector público (DGPM) a través de oficio, con conocimiento a: Alcaldía Gerencia Municipal Oficina de Planeamiento y Presupuesto Unidad Formuladora Archivo 5 C. 02 días 11 Finalmente, con la viabilidad Expediente del proyecto se continúa con la fase de Inversión (Elaboración de expediente técnico) a cargo de la Subgerencia de Estudios y Proyectos de la Institución 1 C. Los plazos se establecen de acuerdo al tipo y complejida d del proyecto FIN PROCEDIMIENTO 01 día 01 día

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47 MAPRO OFICINA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA -

48 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 2 II. DATOS GENERALES... 3 A. NATURALEZA Y FINALIDAD...3 B. OBJETIVOS... 3 C. CONTENIDO Y ALCANCE... 3 D. APROBACION DEL MANUAL...3 E. REVISION Y ACTUALIZACION... 3 F. SIMBOLOGIA A UTILIZAR... 4 III. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS...5 Emisión de Resolución de Inscripción en el Registro Único de Organizaciones Sociales...6 OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...6 NORMAS DE OPERACIÓN... 6 RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...6 REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...6 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO...6 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO...7 DIAGRAMA DE FLUJO... 8

49 PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS Cód. Proc. : MPI-PC-01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 EMISIÓN DE RESOLUCIÓN DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE ORGANIZACIONES SOCIALES OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO El objetivo de este procedimiento es determinar cuáles son las acciones que se desarrollan para la emisión de la Resolución de Inscripción Único de Organizaciones Sociales NORMAS DE OPERACIÓN Constitución Política del Perú de Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Orgánica de Municipalidades N 27972, (Numeral 5.3 Art. 73 ) Ordenanza MPI. Registro Único de Organizaciones Sociales (RUOS). RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Una organización solicita la inscripción en el RUOS, el jefe de la OPC evalúa con un abogado, si dan el visto bueno o no. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Carta de la Organización solicitando su inscripción en el Registro único de Organizaciones Sociales RUOS ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

50 Jefe de la Oficina participación ciudadana, Abogado RUOS de la oficina de Participación ciudadana y personal Administrativo de la Gerencia de Participación Ciudadana.

51 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA ALCALDE AREA PARTICIPACION CIUDADANA HOJA 1 de 2 EMISIÓN DE RESOLUCIÓN DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE ORGANIZACIONES SOCIALES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FO RM ATO CP - 2 Responsable N Actividad Mesa de Partes 1 Secretaria OPC 2 La Organización solicita su inscripción en el Registro único de Organizaciones Sociales RUOS Recepciona el documento Jefe OPC 3 Secretaria OPC 4 Abogado RUOS 5 Abogado RUOS 6 Secretaria 7 Jefe OPC 8 Personal Administrativo 9 Secretaria 10 Formato o documento Solicitud Revisa el documento de Proveído solicitud y decide su derivación al abogado RUOS mediante proveído. Si procede pasa a 4 Deriva el documento al especialista Evaluación del documento a cargo del especialista, para realizar un informe preliminar y un proyecto de resolución Realiza el informe preliminar y Informe proyecto de resolución preliminar Recepciona el informe preliminar y proyecto de resolución para entregarlo al jefe de la OPC para su V B y firma Evalúa el informe y Proyecto de resolución. Si hay Observaciones del informe y Proyecto de Resolución, retorna a la 5 Si no hay observaciones, firma y pasa al personal administrativo para que notifique la resolución al solicitante. Notifica la resolución al solicitante y una copia pasa a secretaria para su archivamiento. Archivo de la resolución Resolución Cantidad de Copias 1 Original Tiempo 5 min 5 min 1 Original 1 10 min Copia 1 Copia 10 min 1 Copia 30 min 1 Original 45 min 2 Originales 10 min 2 Originales 2 Originales 10 min 1 Original 1 20 min Copia 1 Copia 10 min

52 FIN DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO 45

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56 - MAPROPROYECTOS ESTRATÉGICOS

57 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 2 II. DATOS GENERALES... 3 A. NATURALEZA Y FINALIDAD...3 B. OBJETIVOS... 3 C. CONTENIDO Y ALCANCE... 4 D. APROBACION DEL MANUAL...4 E. REVISION Y ACTUALIZACION... 4 F. SIMBOLOGIA A UTILIZAR... 4 III. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS...5 Elaboración y aprobación de perfiles de expedientes...6 OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...6 NORMAS DE OPERACIÓN... 6 RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...6 REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...6 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO...6 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO...7 DIAGRAMA DE FLUJO... 9 Organización para proyectos especiales o específicos...12 OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...12 NORMAS DE OPERACIÓN RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO...12 REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...12 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO...12 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO...13 DIAGRAMA DE FLUJO... 14

58 PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS Cod. Proc.: MPI-PE-01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PERFILES DE EXPEDIENTES OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de estudio de proyectos de inversión para la elaboración de perfiles de expedientes siendo analizados en el alcance de presupuesto y factibilidad para su aprobación NORMAS DE OPERACIÓN - Constitución Política del Perú de Ley N" 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Resolución Directoral N EF/ Directiva N EF/ Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública. Resolución de Alcaldía N A-MPI. Directiva de Formulación Evaluación, ejecución y seguimiento de proyectos de inversión pública. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Proyectos Estratégicos elabora los términos de referencia del proyecto y si son aprobados son convocados a un procedimiento de selección, se evalúa el presupuesto y finalmente se ejecuta el

59 proyecto. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Elaboración de términos de referencia ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO Oficina de Proyectos estratégicos, OPI, Sub Gerencia de Logística, Sub Gerencia de Ejecución de Proyectos de Inversión.

60 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA ALCALDE FO RM ATO CP - 2 AREA PROYECTOS ESTRATÉGICOS HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN Formato o Cantidad de documento Copias Términos de 1 Original Elabora términos de referencia. Adjudicación directa o Proceso. Referencia Responsable N Jefe de Proyectos Estratégicos 1 Secretaria de Proyectos Estratégicos Jefe de OPI 2 Deriva a OPI. 3 Aprueba términos de referencia Términos Referencia o planes de trabajo Deriva a Proyectos Estratégicos de 1 Original, 1 5 días Copia Secretaria de Proyectos Estratégicos Jefe de Proyectos Estratégicos 4 Recibe documentos Términos Referencia Revisa términos de referencia Términos o planes de trabajo aprobados Referencia y lo deriva a Logística. de 1 Original Secretaria de Proyectos Estratégicos 6 Envía expediente a la Sub Expediente Gerencia de Logística 1 Original Sub Gerencia de Logística Sub Gerencia de Logística 7 Convoca proceso de selección 8 Comunica a Proyectos Expediente Estratégicos los contratos ganadores y elabora expediente. Envía expediente a Proyectos Estratégicos. Jefe de Proyectos Estratégicos 9 Envía expediente al comité evaluador Comité Evaluador 10 1 Original, 1 2 horas Revisa expediente y emite Expediente, Informe de Copia observaciones Estima y da los plazos al observaciones proyectista para que levante observaciones Técnico Administrativo PE - Proyectista 11 Entrega el PIF y remite a la PIF OPI 5 Actividad Tiempo 1 hora 5 min 5 min de 1 Original, 1 4 horas Copia 5 min 1 hora 1 Original 1 hora 5 min 1 Original, 10 min

61 Se cre ta ria d e O PI 12 Recepciona, memorándum. registra Me mo ran du m 1 Original Je fe OP I 13 Recepciona y deriva a Ficha evaluador de perfil, ficha de Reg ist ro, In fo r me registro e informe. 1 Original 5 min E va lu a do r O PI Té cn ico Ad min ist ra t ivo E va lu a do r O PI Té cn ico Ad min ist ra t ivo E va lu a do r O PI Té cn ico Ad min ist ra t ivo 14 Evalúa perfil para determinar Ficha Reg ist ro viabilidad. 1 Original 15 min 15 Si rechaza proceso Ficha Reg ist ro, In fo r me Té cn ico Informe 1 Original, 1 15 min Copia S e cre t a ria OP I 1 Original 5 min Jefe de Proyectos Estratégicos 18 De no ser rechazado y es observado, elabora informe técnico con observaciones o perfil. Deriva informe al Sub Gerente de Proyectos Estratégicos. Pide la autorización de la elaboración del expediente técnico. Solicitud, Expediente 1 Original 5 min Gerente Municipal 19 Autoriza expediente Envía a Proyectos Estratégicos Expediente 1 Original, 1 15 min Copia Secretaria de Proyectos Estratégicos 20 Recepciona expediente y Expediente entrega al jefe de Proyectos Estratégicos Jefe de Proyectos Estratégicos 21 Sub Gerente de Gestión Presupuestal 22 Revisa y envía expediente a presupuesto para la evaluación presupuestal. Realiza la noción presupuestal Solicitud Solicita asignación Expediente presupuestal. Comité evaluador 23 Jefe de Proyectos Estratégicos perfil 10 min termina 1 Original 5 min 10 min 1 Original 1 hora Aprueban el Expediente Expediente, Dictamen completo con dictamen 1 Original 30 min 24 Elabora el SNIP 15 y entrega Expediente documentos a la Secretaria de SNIP 15 Proyectos Estratégicos. 1 Original 15 min Secretaria de Proyectos Estratégicos 25 Envía expediente a la Sub Expediente Gerencia de Logística 1 Original 5 min Sub Gerencia de Logística 26 Revisa la lista de los postulantes del proceso de selección 20 min

62 Sub Gerencia de Logística 27 Informa al contrato ganador los Expediente resultados y elabora expediente Entrega expediente a Proyectos Estratégicos 1 Original 1 Copia 20 min Jefe de Proyectos Estratégicos 28 Entrega a Ejecución Proyectos el expediente de Expediente 1 Original 5 min Ejecución de Proyectos 29 Programa la ejecución de la obra FIN DEL PROCEDIMIENTO 20 min

63 DIAGRAMA DE FLUJO Pág. 25

64 ANEXO Pág.

65 Pág.

66 Cod. Proc.: MPI-PE-02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 ORGANIZACIÓN PARA PROYECTOS ESPECIALES O ESPECÍFICOS OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de propuestas de proyectos con entes privadas, o proyectos para mejorar el medio ambiente. NORMAS DE OPERACIÓN - Constitución Política del Perú de Ley N" 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Resolución Directoral N EF/ Directiva N EF/ Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública. Resolución de Alcaldía N A-MPI. Directiva de Formulación Evaluación, ejecución y seguimiento de proyectos de inversión pública. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO El alcalde elabora propuesta de proyecto, se realiza una reunión con aquellas áreas implicadas según requerimiento. Y se realiza un acta de dichas reuniones. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Propuesta de actividades especiales o específicas. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO Oficina de Proyectos estratégicos Pág.

67 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA ALCALDE FO RM ATO CP - 2 AREA PROYECTOS ESTRATÉGICOS HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTOS ESPECIALES Responsable Alcaldía N 1 Formato o Cantidad de documento Copias Elabora propuesta de Propuesta de 1 Original actividades de actividades Actividades especiales: Colaboración de Entes privadas. Específicas: Actividades para la mejora de medio ambiente y afines. Actividad Alcaldía 2 Llama a una mesa de intensión para coordinar la realización del proyecto Jefe Proyectos Estratégicos 3 Elabora trámite: memorándum, etc. Para requerimiento Jefe Proyectos Estratégicos 4 Acta Se realiza el acta de reunión Copia para gobierno local y participantes. informe, Informe, Memorandum Tiempo 30 min 15 min 1 Original 10 min 1 Original y 3 10 min Copias FIN DEL PROCEDIMIENTO Pág.

68 DIAGRAMA DE FLUJO Pág.