Manual de Procesos de Centros

Transcripción

1 Manual de Procesos de Centros Comunitarios de Desarrollo Social

2 INDICE 1. Qué es la Secretaria de Desarrollo Social? 2. Misión, Visión y Objetivos. 3. Qué son los Centros Comunitarios de Desarrollo Social? 4. Misión, Visión y Objetivos del Manual de Procesos. 5. Calendario Anual de Actividades. 6. Calendario Mensual de Eventos y Actividades por Centro. 6.1 Qué es un evento? 6.2 Solicitud de espacios. 6.3 Formato de registro de beneficiarios. 6.4 Formato de solicitud de eventos. 6.5 Formato de logística del evento.

3 INDICE 7. Planeación Trimestral de Talleres. 7.1 Catálogo de talleres Modificación de talleres. 7.3 Programas de talleres. 8. Inscripciones. 9. Psicología Comunitaria. 9.1 Calendario de eventos Psicología. 9.2 Grupos de apoyo. 9.3 Viñeta grupal. 10. Promotoría Social Calendario Cl de actividades iidd Promotor Social Comité de participación ciudadana Minuta de reuniones comunitarias.

4 INDICE 11. Promotoría Deportiva Calendario mensual de actividades Carta responsiva y de exclusión de responsabilidades. 12. Computación. 13. Control Patrimonial Acta de entrega recepción Carta responsiva de mobiliario y equipo Orden Od de salida de material en calidad d de préstamo. ét 13.4 Orden de salida por baja o reparación Orden de entrada de material Acta administrativa por robo o faltante Bitácora de incidencias de seguridad.

5 INDICE 14. Inventario de consumibles Entradas de material Salidas de material. 15. Organizaciones de la sociedad civil. 16. Registro de beneficiarios indígenas.

6 1. QUE ES LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL? La Secretaría de Desarrollo Social es un organismo público orientado al apoyo de las personas y grupos sociales que requieren atención para superar problemas de pobreza, marginación y servicios básicos más urgentes, mediante políticas sociales traducidas en programas que se proponen resolver dichas necesidades. d

7 2. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS Misión Establecer un modelo de desarrollo social integrado orientado a la generación de capacidades humanas que en forma simultánea promueva y atienda a las personas en condiciones de vulnerabilidad social y en situación de pobreza, superando las prácticas tradicionales del asistencialismo. Visión Arribar a una sociedad con inclusión plena capaz de brindar una vida digna en donde se garanticen y fomenten las capacidades personales y los derechos sociales de todas las personas sin distinciones físicas, étnicas, culturales, económicas y territoriales. Objetivo Promover el ejercicio de los derechos ciudadanos en materia social con énfasis en la reducción de causas de vulnerabilidad, fortaleciendo los programas de prevención y atención.

8 3. QUÉ SON LOS CENTROS COMUNITARIOS DE DESARROLLO SOCIAL? Los Centros Comunitarios de Desarrollo Social responden a las demandas de aquellas comunidades que concentran un gran número de ciudadanos en zona de marginación y pobreza y representan una manera de cumplir el objetivo de dotar a los ciudadanos de un lugar propio para lograr un avance en las condiciones de vida de la población menos favorecida.

9 4. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS DE CENTROS COMUNITARIOS. Misiónió Establecer una metodología de trabajo para la operación de los Centros Comunitarios, desde las diferentes áreas de intervención, con la finalidad de exceder las expectativas de servicio de la comunidad. Visión Contar con espacios y actividades que contribuyan al fortalecimiento del tejido social y al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios. Objetivo j Facilitar los procesos administrativos y operativos que se llevan acabo dentro del Centro Comunitario.

10 5. CALENDARIO ANUAL DE ACTIVIDADES (OFICIAL). Este documento rige los tiempos para las actividades ya Este documento rige los tiempos para las actividades ya planeadas de los centros comunitarios, tales como semana de inscripciones, inicio y cierre de trimestre, entrega de planeaciones de talleres, asuetos, entre otras. (ver anexo 1)

11 6. CALENDARIO MENSUAL DE EVENTOS Y ACTIVIDADES POR CENTRO. Este documento será de utilidad para realizar una proyección del trabajo durante cada mes en el trimestre, tomando en cuenta espacios, recursos humanos y materiales de los cuales se disponga para realizar dichas actividades. (ver anexo 2) El calendario deberá entregarse vía electrónica a la Supervisión de Zona correspondiente, así como al Área de Relaciones Interinstitucionales de la Coordinación de Centros Comunitarios, en la fecha señalada para tal efecto en el Calendario Anual de Actividades.

12 6.1 Qué es un evento? Son actividades que no están incluidas en la planeación de talleres, que se realizan en el Centro Comunitario y que son ejecutadas por el equipo base del mismo Centro o por instituciones gubernamentales, organizaciones de la sociedad civil, entre otras, que solicitan un espacio dentro de las instalaciones. 6.2 Solicitud de espacios. Cuando alguna institución solicite espacio dentro del Centro Comunitario deberá hacerlo por escrito dirigido al Director de la Red de Centros Comunitarios y Proyectos Productivos, con copia para la Coordinación de Centros Comunitarios y para el(la) Administrador(a) del Centro.

13 6.3 Formato de registro de beneficiarios. Para cada evento que se lleve a cabo, se consignará en un formato (ver anexo 3) la información de todas las personas que asistieron al mismo. Este documento es aplicable a los eventos que realice cada miembro del equipo. Cada área tendrá una carpeta de eventos con cortes de información acó mensual. 6.4 Formato de solicitud de eventos. Cuando se vaya a organizar un evento en donde se requiera apoyo por parte del equipo de logística de centros comunitarios, se deberá llenar un formato (ver anexo 4) que contenga la descripción del mismo y enviarlo con 15-quince días de anticipación para su autorización y posterior ejecución.

14 6.5 Formato de logística del evento. Posterior al evento deberá elaborarse un archivo electrónico que contenga una Ficha Técnica (ver anexo 5), una Ficha Informativa (ver anexo 6) y una Diapositiva con 4 (cuatro) fotografías del evento (ver anexo 7).

15 7. PLANEACIÓN TRIMESTRAL DE TALLERES. La planeación de los talleres del trimestre es responsabilidad del Administrador. Deberá entregarla oportunamente en las fechas que señala el calendario anual y previamente deberá confirmar con el tallerista correspondiente la impartición del curso. Además estará basada en las necesidades específicas que la comunidad de cada Centro demande, en la cantidad de materiales existentes y en los espacios disponibles. (ver anexo 8) 7.1 Catálogo de talleres. Para identificar qué tipo de taller será el que se pretende implementar, ya sea Formativo, Oficio, Deportivo o Cultural, se remitirán al Catálogo de Talleres a fin de identificarlo. (ver anexo 9)

16 7.2 Modificación de talleres. En el supuesto caso de cambiar algún taller ya planeado se utilizara un formato para modificación de Talleres como altas, bajas y cambios (ver anexo 10). En él se detallarán los ajustes a realizar para que la información del taller en el sistema Avit quede correcta. Si al concluir la segunda semana del trimestre algún taller cuenta con menos del 60% de asistencia se deberá solicitar su baja en dicho formato. Si existiera alguna corrección de horario por error de captura en el sistema, ésta se deberá solicitar también en este formato. De igual forma cuando se pretenda dar de alta un nuevo taller, éste deberá ser consultado con el Supervisor para que recabe la autorización ió correspondiente, en el citado formato.

17 7.3 Programas de talleres. Cada taller dispondrá de un programa ya definido, con objetivos y sesiones a impartir, el cual se aplicará de manera homologada en cada Centro Comunitario (ver anexo 11). Éste será proporcionado en forma electrónica por la Supervisión de Zona correspondiente.

18 8. INSCRIPCIONES. Para llevar a cabo el proceso de inscripción se deberá ajustar a los días establecidos en el Calendario Anual de actividades y previa Ficha de inscripción (ver anexo 12), la cual se deberá entregar a la comunidad y contendrá el día y la hora en que deberá ser atendida por personal del Centro Comunitario i para que se inscribaib en los talleres de su elección. Es importante recordar que la ficha es por familia, no personal; es decir con una misma ficha se pueden inscribir los miembros de toda la familia, siempre y cuando habiten en el mismo domicilio; sólo podrán registrarse a 3-tres talleres como máximo. La propuesta p de horarios podrá ajustarse según las necesidades específicas de cada centro (ver anexo 13).

19 9. PSICOLOGÍA COMUNITARIA. 9.1 Calendario de eventos Psicología. Este documento será de utilidad para el psicólogo al realizar la proyección de trabajo durante cada mes en el trimestre, tomando en cuenta espacios, recursos humanos y materiales disponibles para realizar dichas actividades. Se entregara al administrador con copia a la Supervisión de Zona el último día hábil de cada mes. En dicho documento se calendarizan actividades por mes tales como: Campañas de Prevención dentro y fuera del Centro Comunitario, (pláticas en Escuelas, pláticas para adultos mayores, actividades con jóvenes, campañas de prevención de abuso sexual, derechos de los niños, entre otras); Conferencias, Ciclos de cine, Actividades formativas para trabajar alguna temática en particular, por ejemplo Noviembre, Prevención de la Violencia; Agosto, Mes del Adulto Mayor. (ver anexo 14)

20 9.2 Grupos de apoyo. Este documento es la justificación teórica de la intervención del psicólogo a través de grupos de apoyo; es realizado con base en las necesidades y áreas de oportunidad detectadas en la comunidad, especificando el grupo poblacional al cual va dirigido, objetivos, fechas de inicio, estrategias y /o acciones, avances y estatus. (ver anexo 15) Es necesario actualizarlo cada trimestre, ya que, con dicha información se mejorarán las estrategias de intervención de los grupos de apoyo.

21 9.3 Viñeta grupal. Se realiza una relatoría breve y concisa de los objetivos que fueron trabajados a nivel grupal, describiendo el desarrollo de la sesión e información que se considere relevante para la planeación y ejecución de sesiones posteriores. La realización de este documento se efectúa preferentemente después de cada sesión o con la inmediatez posible, ya que ayuda en gran medida en la intervención posterior en el grupo de apoyo. (ver anexo 16)

22 9.4 Proyectos sociales. Surgen a raíz de las necesidades identificadas en los grupos atendidos por el Psicólogo Comunitario y/o el Promotor Social. Estos proyectos van en función de una transformación de su contexto, su vida cotidiana con un impacto en su vida personal (ejem. Campaña de limpieza de un arroyo, en el Centro Comunitario, proyectos productivos, campaña de psicología positiva, salud comunitaria, prevención de abuso sexual, murales, etc. Cada uno de ellos deberá registrarse en un formato para su debido control. (ver anexo 17)

23 10. PROMOTORIA SOCIAL 10.1 Calendario Mensual de actividades Promotor Social. Cada Promotor Social deberá entregar al Administrador(a) la planeación de las actividades a realizar el último día hábil de cada mes, con copia a la Supervisión de Zona. (ver anexo 18) 10.2 Comité de participación ciudadana. Acta Constitutiva. Este documento señala el lugar, la hora, cuáles personas fueron elegidas como miembros del Comité de Participación Ciudadana mediante la realización de una asamblea comunitaria, en la cual a través de una votación, se eligen a representantes de la comunidad para ser integrantes de dicho comité. (ver anexo 19)

24 Firmas de Conformidad. Se registra el nombre, dirección, teléfono y firma de cada uno de los miembros del Comité de Participación Ciudadana, incluyendo al representante de la Secretaria de Desarrollo Social, y el Representante de la Administración Municipal. (ver anexo 20) Registro de Asistencia. Se registran nombre, dirección y firma de cada uno de los personas que asistieron a la asamblea comunitaria. (ver anexo 21) 10.3 Minuta de reuniones comunitarias. Una de las responsabilidades del Promotor Social es la formación de grupos comunitarios. Para ello deberá realizar una minuta de cada reunión comunitaria que se lleve a cabo y una relatoría de cómo fue desarrollada la reunión, incluyendo los objetivos y los acuerdos a los que se llegaron. Lo anterior facilita el establecimiento i t de objetivos de cada grupo y le da seguimiento a posteriores reuniones del mismo. (ver anexo 22)

25 11. PROMOTORIA DEPORTIVA Calendario mensual de actividades. Este documento contendrá todas las actividades fuera de talleres que el Promotor Deportivo llevará a cabo durante el mes. (ver anexo 23) Así mismo los eventos ya programados los deberá incluir, tales como torneos, competencia, rallys, etc. Cada Promotor Deportivo deberá entregar al Administrador(a) la planeación de las actividades a realizar el último día hábil de cada mes, con copia a la Supervisión de Zona Carta responsiva y de exclusión de responsabilidades. p y p Es requisito indispensable que antes de que el alumno(a) tome parte en su primera sesión de una actividad deportiva, entregue al Promotor Deportivo la Carta de Exclusión de Responsabilidades (ver anexo 24) debidamente llenada con todos los datos y firmada por sus padres o tutores. Bajo ninguna circunstancia se debe permitir la práctica de la actividad sin este documento.

26 12. COMPUTACIÓN. Para la planeación de los talleres de computación, el Instructor de la materia programará en un formato (ver anexo 25) las actividades diarias a impartir, el cual deberá estar en un lugar visible en el aula de cómputo. Cuando el personal del área de informática visite el centro comunitario para dar mantenimiento a los equipos de cómputo, entregarán a cada Administrador(a) i d un Reporte del servicio i (ver anexo 26). En dicho caso el instructor de computación apoyará en esta labor identificando los equipos que requieran atención.

27 13. CONTROL PATRIMONIAL Acta de entrega-recepción. Cuando cada Administrador asuma su responsabilidad en un Centro Comunitario, deberá firmar una acta de entrega-recepción (ver anexo 27) de todos los bienes del mismo. Esta firma será posterior a la inspección física (inventario) de dichos bienes y que se encuentran en resguardo y custodia del administrador saliente del Centro respectivo. En caso de un Centro nuevo quien entrega es la Jefatura de Control Patrimonial. i Es importante que todos los rubros del acta estén debidamente completos, así como los archivos físicos y electrónicos.

28 13.2 Carta responsiva de mobiliario y equipo. Cada integrante del equipo base (Promotor Social, Deportivo, Psicólogo, Instructor de Computación) debe firmar como corresponsable de la custodia del mobiliario y el equipo que esté asignado como parte de su trabajo cotidiano. (ver anexo 28) Orden de salida de material en calidad de préstamo. Cuando por algún motivo se requiera prestar equipo de activo fijo a otro Centro Comunitario deberá llenarse un formato (ver anexo 29) donded se especificará el motivo de la salida, a qué Centro se destinará y el tiempo de vigencia del préstamo, entre otros datos. Dicho movimiento será notificado a la Jefatura de Control Patrimonial vía electrónica.

29 13.4 Orden de salida por baja o reparación. Cuando algún activo fijo se encuentre dañado o en mal estado y justifique su traslado, ya sea para su reparación o para su baja definitiva, deberá llenarse un formato. (ver anexo 30) 13.5 Orden de entrada de material. En los casos que llegue equipo o activo fijo al Centro Comunitario deberá registrarse el movimiento en un formato (ver anexo 31) de orden de entrada, con todos los campos llenos que contiene el mismo Acta administrativa por robo o faltante. Aplica inmediatamente al percatarse de la pérdida, extravío o robo de algún tipo de mobiliario o equipo. Dicho formato (ver anexo 32) deberá enviarse al Supervisor vía electrónica con copia a la Jefatura de Control Patrimonial.

30 13.7 Bitácora de incidencias de seguridad. Este formato se elaborará cada vez que exista un suceso que afecte la integridad de las personas que se encuentran al interior del Centro o que atente contra la seguridad de las instalaciones. Es importante que vaya firmado siempre por testigos, además de los que hubieren resultado afectados. (ver anexo 33) En todos estos casos se debe dejar constancia, tanto por escrito como en forma electrónica de los movimientos realizados, con copia a la Jefatura de Control Patrimonial i y Supervisión ió de Zona.

31 14. INVENTARIO DE CONSUMIBLES. A la par de los formatos de control patrimonial, se debe llevar un registro diario del inventario de todo aquel material consumible, es decir, que no es equipo o activo fijo Entradas de material. Cuando reciba el Administrador(a) material consumible, se deberá registrar la información (vale de almacén) que proporciona el CEDIS (Centro de Distribución) en un archivo electrónico, (excel) que previamente se les proporcionará (ver anexo 34). Esto permitirá iiátener un control de consumibles que se suministren al Centro.

32 14.2 Salidas de material. Todo personal (equipo base, tallerista y/o voluntarios) que requieran material, deberán llenar un formato de salida (ver anexo 35) donde se consigne la baja de dichos artículos y el destino que se les dá. Sólo en los casos en que el material se traslade a otro centro para aprovechamiento de recursos, la forma de salida deberá ir firmada por los(as) Administradores(as), tanto por quien entrega como por quien lo recibe.

33 15. ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL. Cuando en un Centro Comunitario acudan organizaciones de la sociedad civil, como apoyo en las actividades que se imparten en el mismo, previa solicitud escrita de espacios a la Dirección de Centros Comunitarios, se deben registrar en un formato (ver anexo 36) mismo que será entregado de manera mensual al área de Relaciones Interinstitucionales con copia a la Supervisión de Zona.

34 16. REGISTRO DE BENEFICIARIOS INDÍGENAS. En caso de contar en el Centro con asistencia de población indígena en algún taller o evento, se deberá llenar un formato (ver anexo 37) el cual será elaborado por el Promotor Social y/o el Psicólogo(a) y entregarse de manera trimestral al encargado de asuntos indígenas con copia al Supervisor de Zona y al Administrador(a).