PROYECTO DE SOFTWARE COLABORATIVO: CREACIÓN DE UNA APLICACIÓN WEB Y MÓVIL PARA LA GESTIÓN DE LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS MUNICIPALES PROYECTO FAST

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1 PROYECTO DE SOFTWARE COLABORATIVO: CREACIÓN DE UNA APLICACIÓN WEB Y MÓVIL PARA LA GESTIÓN DE LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS MUNICIPALES PROYECTO FAST Memoria de candidatura para convocatoria de los premios Castilla-La Mancha 2014 Sociedad de la Información

2 El Proyecto FAST, liderado por el Ayuntamiento de Seseña, ha puesto en marcha un proyecto de software colaborativo, que consiste en la creación de una aplicación web y móvil para la gestión del sistema de reservas de las instalaciones deportivas municipales, que se va a compartir de forma gratuita con los ayuntamientos de la provincia y de la región. Esta iniciativa aporta un importante valor añadido por los siguientes motivos: Supone la implicación y el trabajo conjunto de los ciudadanos, la Administración Local y las empresas Comparte el conocimiento y la experiencia con el resto de municipios de la provincia y de la región, con el objetivo de contribuir a la implantación de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación en las instituciones Amplía y mejora la calidad de los servicios municipales que se ofrecen a los ciudadanos y facilita la modernización y remodelación de la Administración Local Aunque aún está en fase de desarrollo, y su implantación definitiva no se ha producido, la difusión de la experiencia es interesante por su carácter innovador y colaborativo y, sobre todo, por el avance que conlleva en la aplicación de las nuevas tecnologías en aspectos concretos que mejoran la relación entre los ciudadanos y las instituciones. INTRODUCCIÓN Qué es Proyecto FAST? Proyecto FAST, es una estrategia global del Ayuntamiento de Seseña diseñada para orientar el desarrollo económico de la ciudad en torno a dos acciones fundamentales: la creación de oportunidades de formación en las materias relacionadas con tejido industrial existente en el municipio y la generación de un nuevo ecosistema emprendedor basado en la fundación de empresas innovadoras de carácter tecnológico. Desde su puesta en marcha, el Proyecto FAST ha coordinado las actividades formativas con aquellas encaminadas a la sensibilización, creación y consolidación de empresas para la nueva economía del conocimiento. La situación estratégica del municipio, el incremento de población en los últimos años y la juventud de sus habitantes (la media de edad es de 32 años y la mitad de la población se encuentra entre los 20 y los 45 años) son condiciones positivas, que el municipio pretende convertir en una oportunidad de crecimiento económico, adoptando las medidas necesarias para ajustar la economía local y la capacitación de sus recursos humanos a las nuevas condiciones tecnológicas y comerciales de los mercados. El Proyecto FAST ha logrado el apoyo de otras administraciones públicas. A través de una subvención del programa REINDUS del Ministerio de Industria y Energía se puso en macha el Centro de Emprendedores Seseña Tech, sede de esta iniciativa en la que también se han Pág. 1

3 implicado la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y la Diputación Provincial de Toledo. Además, el Ayuntamiento de Seseña ha sido uno de los primeros de España en obtener el sello distintivo de la Estrategia de Emprendimiento y Empleo Joven , que otorga el Ministerio de Empleo y Seguridad Social. La Escuela de Organización Industrial (EOI) ha participado en la puesta en marcha del proyecto FAST, cofinanciado con fondos FEDER. Una parte importante del éxito se debe, también, a la implicación de sus socios, empresas e instituciones de gran prestigio que han aportado un gran valor en cuanto a conocimiento, experiencia y capacidad de colaboración. IBM, Microsoft, Clarke Modet, Caja Rural Castilla-La Mancha, Federación Empresarial Toledana, Universidad de Castilla-La Mancha, IDEASCLAE, Centros Europeos de Empresas e Innovación, Red de Business Angels Goban, Movistar, Garrigues, Seedquick y Fundetec se encuentran entre sus partners. Pág. 2

4 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Creación de una aplicación para la gestión del servicio de reserva de las instalaciones deportivas municipales a través de internet. Una vez desarrollada, el Ayuntamiento de Seseña ofrecerá esta herramienta, de forma gratuita durante un año, a los Ayuntamientos de la provincia de Toledo, y después, de Castilla- La Mancha que estén interesados en su implantación. Fases: 1ª fase: Hackathon El Centro de Emprendedores Seseña Tech celebró el día 26 de octubre de 2013 un encuentro de programadores para la creación de la aplicación web y móvil para la gestión del sistema de reservas de las instalaciones deportivas municipales, organizado por el Ayuntamiento, EOI y la empresa Betabeers, dentro del Proyecto FAST. El trabajo a realizar se dio a conocer al comienzo del encuentro. Los participantes trabajaron en equipo para dar forma a la aplicación y establecieron un plan de trabajo con reuniones online y presenciales para la creación de la herramienta propuesta. Pág. 3

5 CONVOCATORIA 2014 PREMIOS CASTILLA-LA MANCHA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 2º fase: Presentación de la aplicación en la Jornada de Smart Cities El Centro de Emprendedores Seseña Tech celebró, el 18 de noviembre de 2013 una Jornada sobre Smart Cities dedicada a las administraciones Locales, que contó con la presencia del consejero de Presidencia del gobierno regional, Leandro Esteban. En esta sesión informativa, organizada por EOI y el Ayuntamiento de Seseña, se presentaron distintos casos de integración del concepto Smart Cities en la administración. El concepto Smart Cities, o ciudades inteligentes, engloba todas las iniciativas encaminadas a la implantación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación a la gestión diaria. La jornada respondía al objetivo de promocionar la utilización de aplicaciones informáticas para facilitar la gestión de los servicios municipales. Durante la sesión, se presentó la aplicación informática resultante del encuentro de programadores y se ofreció a los ayuntamientos la posibilidad de acceder, de forma gratuita durante un año, a la aplicación creada en el Hackathon. 3º fase: Desarrollo de la aplicación y fase de prueba en el Ayuntamiento de Seseña Los programadores participantes en el hackathon colaboraron en una primera fase de desarrollo de la aplicación web y móvil, junto con el equipo informático del Ayuntamiento, que ha finalizado el diseño del producto y lo ha preparado para la fase de test en el Ayuntamiento Pág. 4

6 de Seseña, de acuerdo con las peculiaridades de las instalaciones deportivas del municipio y del personal que las atiende. 4ª Fase: Implantación en los Ayuntamientos interesados El equipo informático del Ayuntamiento de Seseña, a través de la empresa Tigestión, adaptará durante los meses de verano la aplicación a las instalaciones deportivas específicas de los distintos Ayuntamientos interesados en su implantación, que podrán instalarla y ponerla en funcionamiento a partir de septiembre de REPERCUSIÓN PARA EL CIUDADANO Y LA ADMINISTRACIÓN La repercusión de la puesta en marcha de este proyecto será muy positiva, tanto para los ciudadanos como para la administración. 1. Más comodidad y rapidez en los trámites Los ciudadanos ganarán en comodidad y rapidez en su reserva de las instalaciones, que hasta ahora sólo podía realizarse de manera presencial, acudiendo a la instalación durante el horario de apertura establecido. Ahora, podrán realizar estos trámites a cualquier hora y desde cualquier lugar, sin ningún coste añadido. 2. Mayor vinculación con la administración Comprobar que la Administración Local avanza en la implantación de las nuevas tecnologías aumentará la confianza de los ciudadanos en la institución, mejorando la imagen de solvencia y eficacia de la administración y creando vínculos con su administración más cercana. 3. Introducción de las nuevas tecnologías en la Administración Local. La introducción de nuevas metodologías en la administración es siempre un proceso complejo que implica cambios tanto en los medios materiales, como en los procedimientos y, especialmente, en los recursos humanos. Una de las formas de minimizar las dificultades ligadas a estos cambios es comenzar por procedimientos sencillos, con un ámbito de acción muy concreto y fácil de controlar, que además, consigan unos efectos llamativos e inmediatos que sirvan de estímulo para implantar otros cambios ligados a las nuevas tecnologías en el futuro. En este sentido, la aplicación para la gestión de las instalaciones deportivas va a reunir todas estas características. 4. Remodelación y modernización de los servicios en los que existe una mayor implicación con los ciudadanos. La Administración Local tiene que hacer frente a un proceso de modernización en el que las nuevas tecnologías TIC cobren cada vez más protagonismo. Los ciudadanos demandan a la Pág. 5

7 administración, y en concreto a los ayuntamientos como administración más cercana, que ofrezcan la posibilidad de realizar trámites online en tantos servicios como sea posible. En el caso de las instalaciones deportivas, usadas de forma mayoritaria por jóvenes, la aplicación web y móvil conseguiría dos objetivos: dar respuesta a la demanda de modernización de los trámites y acercar a los jóvenes a la institución municipal. 5. Mayor eficiencia en el desarrollo de la jornada laboral de los trabajadores municipales La posibilidad de conocer de antemano el uso programado para cada día de las distintas instalaciones deportivas que gestionan, permitirá al personal municipal organizar su jornada de trabajo de forma más eficiente, tener previstas las necesidades de material, limpieza, atención a los ciudadanos etc. 6. Mayor aprovechamiento de las instalaciones. La reserva de instalaciones deportivas online incidirá en un aumento del uso de las instalaciones, especialmente por parte del público más joven y de las personas con menos tiempo libre. El aprovechamiento las instalaciones será mayor. 7. Más información La base de datos necesaria para el funcionamiento de aplicación web y móvil, generará información de gran valor sobre cómo seguir mejorando e implementando el servicio a los ciudadanos. La administración podrá conocer los horario más demandados, las edades de los usuarios, los deportes con más aceptación, etc. Esta información es importante a corto, medio y largo plazo para planificar tanto las actividades como las obras e inversiones necesarias en cada uno de los barrios del municipio y para conocer el nivel de satisfacción de los usuarios. 8. Conocimiento compartido con otros Ayuntamientos Internet es global. Por eso, el Ayuntamiento de Seseña va a compartir su experiencia y la aplicación para la gestión de las instalaciones deportivas va a estar a disposición de otros ayuntamientos, que podrán también, beneficiarse de la experiencia y el conocimiento generado en la ciudad para aplicarla en su propio municipio. EQUIPO DE DESARROLLO Los recursos humanos que están participando en esta iniciativa son los siguientes: Equipo directivo del Proyecto FAST de Seseña El equipo que lidera el proyecto FAST diseñó y gestionó la puesta en marcha del procedimiento para la elaboración de la aplicación y las distintas fases por las que atraviesa. Pág. 6

8 Ciudadanos participantes en el hackathon Cinco ciudadanos participaron desinteresadamente en esta iniciativa de software colaborativo, formando parte del hackathon y del equipo de trabajo que llevó a cabo el planteamiento de la idea hasta su presentación a los ayuntamientos el día. Durante ese periodo contaron con el asesoramiento y dinamización de la empresa Betabeers. Equipo informático municipal La gestión del sistema informático del Ayuntamiento de Seseña lo lleva a cabo la empresa Tigestión. Todo el equipo dedicado al Ayuntamiento se ha implicado en el diseño y desarrollo de la versión definitiva de la aplicación web, con adaptación para teléfono móvil, y de so contenido de acuerdo a las características concretas de las instalaciones deportivas de Seseña. Equipo de gobierno municipal Las concejalías de Deportes, Nuevas tecnologías y Empleo han colaborado estrechamente en las distintas fases del proyecto. VALORACIÓN ECONÓMICA Al realizarse con los medios municipales (instalaciones, personal del Centro de Emprendedores, etc.) el desarrollo de la aplicación no ha requerido ningún gasto al Ayuntamiento. El único gasto imputable para su puesta en funcionamiento definitiva será la compra de cinco ordenadores para cada una de las sedes de las instalaciones deportivas municipales. El presupuesto previsto asciende a euros. Los gastos de formación de los conserjes se realizarán también a través de la empresa Tigestión, sin coste añadido para el Ayuntamiento. PLAZOS DE CUMPLIMIENTO El proyecto de desarrollo de una aplicación web y móvil para la gestión de las instalaciones deportivas en el Ayuntamiento de Seseña se está llevando a cabo de acuerdo con el siguiente cronograma: Del 26 de octubre al 18 de noviembre de El 26 de octubre d3e 2014 se llevó a cabo un encuentro de programadores en el Centro de Emprendedores Seseña Tech para el desarrollo de software colaborativo. Los participantes, Pág. 7

9 dinamizados por miembros de la empresa Betabeers y del proyecto FAST, sentaron las bases de la idea a desarrollar y crearon un programa de trabajo. Hasta el 18 de noviembre, trabajaron la idea en sesiones online y presenciales hasta depurar el planteamiento básico de las distintas partes de la aplicación. 18 de noviembre. Presentación de aplicación Durante la Jornada Smart Cities, en el Centro de Emprendedores Seseña Tech, se presentó la aplicación a los ayuntamientos participantes en la sesión informativa De diciembre de 2013 a junio de 2014: Desarrollo de la aplicación y fase de prueba en el Ayuntamiento de Seseña Los programadores colaboraron en las etapas iniciales de desarrollo de la aplicación web y móvil, junto con el equipo informático del Ayuntamiento de Seseña, que finalizó la versión definitiva de la aplicación para pasar a la fase de test. A partir de julio de 2014: Adaptación de la aplicación para su implantación en los Ayuntamientos interesados Puesta a disposición de la aplicación al resto de los Ayuntamientos de la provincia, adaptación a las instalaciones de cada ayuntamiento y puesta en marcha de la aplicación en fase de prueba para su implantación definitiva (el calendario final dependerá la decisión de cada uno de los ayuntamientos). Pág. 8