Manual de Funcionamiento de la Herramienta Gerencial Suite Visión Empresarial - SVE

Transcripción

1 POLICÍA NACIONAL OFICINA DE PLANEACIÓN Manual de Funcionamiento de la Herramienta Gerencial Suite Visión Empresarial - SVE

2 GENERALIDADES Con el propósito de aportar al cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Mando Institucional, especialmente en lo relacionado con la implementación de nuevos métodos y tecnologías como principios y prácticas indispensables para contribuir con el desarrollo institucional, como es el proyecto de Fortalecimiento del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, la Oficina de Planeación adelantó la adquisición e implementación del Software Suite Visión Empresarial SVE, como un elemento constitutivo del proyecto que hace posible la automatización de la gestión en términos de los procesos y la estrategia, el software permite tanto la integración de los sistemas de información utilizados por la Institución como el seguimiento y control en tiempo real. Asimismo, facilita a los intervinientes en los procesos (dueños, responsables y ejecutores desde cualquier lugar, sustentar sus desempeños y ejercer controles de acuerdo con su rol y competencia. Esta herramienta adquirida por la Institución, con licencias ilimitadas, permite su operación desde la intranet, brinda apoyo en la definición de tareas, posee un excelente sistema de almacenamiento, control, análisis y seguimiento de incidentes y no conformidades detectadas en la operación diaria. La SVE, cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para apoyar la gestión estratégica a través de Balanced Scorecard, y la gestión de procesos a través del Sistema de Gestión de la Calidad. La Suite Visión Empresarial -BSC, evidencia la existencia de un Sistema de Gestión Estratégica, diseñado bajo la metodología Balanced ScoreCard BSC, incorporando todos los elementos definidos por la Institución, es decir, el mapa estratégico, las perspectivas, sus objetivos, indicadores, iniciativas estratégicas y planes de acción y de esta manera traducir la estrategia en elementos medibles que direccionen el comportamiento y desempeño de la empresa, para focalizar y alinear las iniciativas y recursos en el logro de los objetivos propuestos. Adicionalmente, en el Modulo Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, se encuentra una solución integral que contribuye a que la Institución automatice y administre su Sistema de Gestión de Calidad, apoyando el enfoque por procesos y la mejora continúa.

3 Con el ánimo de coadyuvar en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, se apoya en las funcionalidades de sus diferentes módulos, para evidenciar el cumplimiento a cada uno de los elementos que componen los Subsistemas: De Control Estratégico, De Control de Gestión y de Control de Evaluación. Igualmente, el Módulo de Gestión de Riesgos, permite identificar, documentar, medir, controlar y monitorear, eficaz y eficientemente los riesgos definidos por la Institución, con el propósito de cumplir los estándares de ISO 9000, NTC GP:1000 y MECI del Sector Público.

4 BSC SGC

5 VISIÓN EMPRESARIAL Es una solución software que permite optimizar el desempeño de la Institución y aumentar su ventaja competitiva, a través de la integración del Sistema de Gestión en una sola Suite, garantizando la centralización de la información, facilitando los procesos de toma de decisiones y promoviendo el seguimiento, el control y la evaluación para el mejoramiento continuo. El software es completamente flexible y parametizable, de tal manera que toma la imagen organizacional de la empresa y se convierte en herramienta de comunicación organizacional. La Policía Nacional adquirió dos funcionalidades de la Suite Visión Empresarial : Visión Empresarial - Balanced Scorecard Visión Empresarial - Sistema de Gestión de Calidad 1. VISIÓN EMPRESARIAL - BSC (BALANCED SCORECARD) 1.1. Definición y Concepto Es una solución software que permite evidenciar al interior de una organización la existencia de un Sistema de Gestión Estratégica, diseñado bajo la metodología del Balanced ScoreCard, define el Mapa Estratégico con los elementos propios del Modelo (Perspectivas, Objetivos Estratégicos, Relaciones Causa Efecto, Indicadores, Metas, Iniciativas, Temas o Ejes Estratégicos, Planes de Acción.), para monitorear su desempeño y contribuir con el enfoque y alineación de la estrategia, además permite integrar automáticamente los sistemas de información para la toma de decisiones Beneficios de la Suite Visión Empresarial Es un medio de comunicación e integración a través de la Institución, ofrece un portal estratégico desde donde es posible introducir, modificar y visualizar elementos claves del Sistema por medio de vínculos a diferentes elementos previamente definidos, así como a direcciones de Internet. A través de los Mapas Estratégicos, visualiza los encadenamientos causa efecto, entre objetivos estratégicos de nivel institucional y los múltiples objetivos que se derivan en los niveles operativos funcionales de la Institución. Permite manejar diferentes indicadores asociados o no, a los Objetivos Estratégicos de la Institución. Maneja indicadores de Resultado e Indicadores de Medio o Drivers.

6 Facilita la descripción de los indicadores de gestión, incluyendo fórmulas, unidades de medida, frecuencia de reporte, responsables de las metas y de los reportes, plazo para el cumplimiento de la meta, historia del cumplimiento de la meta (ficha u hoja de vida del indicador). Utiliza un sistema de semáforos, que de acuerdo con lo definido en la política institucional, por medio de colores, visualiza el estado del indicador frente a la meta. Permite formular planes estratégicos, tácticos y operativos en cascada, facilitando el despliegue de la planeación estratégica. Igualmente permite hacer seguimiento y evaluación de la gestión Características de la Suite Visión Empresarial Ofrece varios módulos desde los cuales es posible acceder a las diferentes funcionalidades del Sistema, de acuerdo con los roles y responsabilidades asignados a cada usuario: un módulo Administrador, de Indicadores, de Documentos, Mejoras, Verificaciones, de Riesgos y de Reuniones. Permite la conectividad en línea con cualquier base de datos de la Institución a través de la infraestructura de red, usando la arquitectura genérica ODBC (Object Data Base Conector). Principalmente con motores que contengan bases de datos en Oracle, SQL Server, Access, Excel y archivos planos. Permite asignar responsables para cada uno de los indicadores y objetivos del sistema. Permite el despliegue por WEB con el ciento por ciento de la funcionalidad en esta plataforma para cualquier tipo de usuario final. Cuenta con herramientas de análisis tipo Drill Down, es decir, que permite al usuario navegar hasta la raíz de las variables componentes, verificar su estado y determinar su influencia en el comportamiento del indicador que se está analizando Ingreso a la Aplicación El ingreso a la aplicación se realiza utilizando la Intranet a través de la opción Balanced Scorecard. En el evento que existan complicaciones para ingresar a la Intranet, se utiliza el navegador de Internet Explorer o Mozilla Firefox, digitando la dirección

7 La siguiente ventana es el acceso para todos los usuarios del software. Gráfica No. 1 Ingreso a la aplicación Gráfica No. 2 Módulo de Registro Para iniciar sesión en Visión Empresarial se digita el nombre de usuario (login) y contraseña; si la información es correcta, permite el ingreso al sistema, en caso contrario, brinda la posibilidad de digitar nuevamente los datos requeridos. Si el usuario olvida su contraseña de acceso debe presionar el enlace para restablecer la contraseña, ingresar el nombre de usuario (login) y presionar el botón <aceptar>, el sistema

8 notificará por medio de un correo electrónico (a la cuenta de correo que tenga registrada) su nueva contraseña de acceso. En caso que el usuario olvide su contraseña y no tiene registrada una cuenta de correo electrónico, deberá remitirse al administrador del sistema para asignarle una nueva contraseña de acceso a Visión Empresarial. Los módulos y las respectivas opciones del sistema a las cuales tiene acceso un usuario, dependen del rol al cual pertenezca y de su configuración de opciones autorizadas. 1.5 Descripción del Ambiente de Trabajo Nombre del Módulo Logo Ponal Encabezado Menú Lateral Subsecciones Gráfica No. 3 Ambiente de Trabajo Módulo de Registro El ambiente de trabajo está organizado por categorías que contienen vínculos de interés común, se puede personalizar con los colores corporativos y el logo de la Policía Nacional, apoyando así el sentido de pertenencia y motivación del personal con la Institución. En la pantalla de bienvenida predeterminada se presentan dos opciones de ingreso a los diferentes módulos de Visión Empresarial; el primero, desde la barra de inicio, en el menú desplegable con las opciones de acceso a los módulos autorizados para el usuario activo. El segundo, cuando se accede al Portal Estratégico, haciendo clic sobre el enlace correspondiente del menú lateral. Los siguientes capítulos describen de manera general, las opciones que se pueden encontrar en los módulos de la Suite Visión Empresarial y la manera de acceder a ellas.

9 2. MÓDULO ADMINISTRADOR El Módulo Administrador es el encargado de las funcionalidades básicas para la operación general del sistema de gestión diseñado para la Institución. Este módulo debe ser manejado por el Administrador del Sistema. Las opciones del Módulo Administrador están clasificadas según su finalidad en las siguientes subsecciones: - Seguridad Básica - Auditoría del Sistema - Datos Básicos - Fuentes Externas - Administración de Agentes - Licenciamientos 2.1 Seguridad básica El acceso al sistema se encuentra regulado por un esquema de seguridad constituido por roles y cuentas de usuario. Un usuario es una persona autorizada para acceder a la información del sistema. Un rol es un conjunto lógico de usuarios que tienen acceso a las mismas opciones del sistema. Dentro de esta categoría se encuentran las opciones de administración de usuarios, roles y opciones Identificación de Usuarios del Sistema: Los usuarios configurados en la herramienta son aquellos que tienen alguna responsabilidad sobre la SVE. Cada uno, está identificado a través de un usuario y contraseña, previamente configurado, de acuerdo con las políticas y necesidades institucionales, el usuario puede cambiar de manera opcional su clave, a través de la opción Preferencias, cambiar clave Categoría de Usuarios: Con el propósito de articular los diferentes módulos de la Suite Visión Empresarial (SVE), y utilizar de manera eficiente la herramienta, se diferencian varias clases de usuarios, de acuerdo con el alcance de sus responsabilidades dentro del Sistema, estas categorías son:

10 Gráfica No. 4 Categoría de usuarios - Administrador Funcional de la SVE de la Policía Nacional: Es el funcionario encargado de definir lineamientos y parámetros para la operación y utilización de la SVE, de acuerdo con las responsabilidades de cada una de las unidades, además de prestar asesoría y acompañamiento sobre el funcionamiento de la herramienta. - Administrador de Módulo: Es el funcionario encargado de definir lineamientos y parámetros para la operación y utilización de un módulo de la SVE de acuerdo con las responsabilidades de las unidades, además de prestar asesoría y acompañamiento sobre el funcionamiento del mismo. - Administrador SVE de las direcciones, oficinas asesoras, regiones metropolitanas, departamentos de policía y escuelas de formación: Funcionario encargado de acompañar y capacitar a quienes tengan alguna responsabilidad en el sistema a nivel de sus unidades, además de realizar actividades de configuración en los respectivos planes, indicadores, documentos, mejoras, verificaciones, riesgos y reuniones. - Usuario final: Es el funcionario encargado de registrar, actualizar y documentar la información en el sistema, dependiendo de las responsabilidades que tenga asignadas. - Usuario de Consulta: Tiene opciones de consulta de la información registrada en la SVE, puede presentar sugerencias y observaciones con respecto a las funcionalidades e información del sistema. Todo usuario de la SVE, en el momento de ser relevado de su responsabilidad debe asegurar la transferencia de conocimiento a quien le reciba, haciendo la respectiva acta de entrega de los antecedentes e informando sobre su situación actual Roles de usuarios y políticas de acceso: Todo usuario que desee ingresar a Visión Empresarial, debe pertenecer a un rol; esto se hace con el fin de brindar seguridad a la información ya que dependiendo del rol al que pertenezca podrá acceder sólo a cierta información. La definición de roles puede obedecer a la estructura orgánica de la Institución, procesos, o cualquier otra agrupación que se requiera.

11 Para cualquier objeto (un objeto en SVE es un Indicador, plan, documento, presentación, etc,) de Visión Empresarial es posible determinar los derechos que tienen determinados roles de usuarios. Para determinar las opciones de seguridad de determinado objeto, en la pantalla de edición, se presiona el enlace a seguridad si esta opción se encuentra disponible para este tipo de objeto Opciones: Las opciones corresponden a las acciones que los usuarios del sistema pueden ejecutar dentro de cada uno de los módulos de la suite; estas opciones son asignadas a determinados roles dependiendo de qué acciones pueden realizar y a que información pueden acceder los usuarios que pertenecen a un rol específico. Para el caso de la Policía las opciones de crear, editar o eliminar usuarios, roles y opciones, son manejadas únicamente por el Administrador Funcional de la SVE. 2.2 Datos básicos Como se muestra en la gráfica, en esta subsección del Módulo Administrador es posible configurar la información básica para el correcto funcionamiento en Visión Empresarial. Dentro de esta categoría se encuentran las opciones de administración correspondientes a: - Empresa - Áreas Organizacionales - Procesos - Definiciones - Temporizadores - Unidades de Medidas - Estados - Escalas - Portal Empresa - Tópicos de documentación - Cargos genéricos Empresa: Esta opción permite almacenar los datos básicos de la Policía Nacional, estos datos son incluidos en el encabezado de los reportes generados por el sistema Áreas Organizacionales: Esta opción permite la configuración de la jerarquía de áreas organizacionales (direcciones, oficinas asesoras, aéreas, grupos, regiones, metropolitanas, departamentos, escuelas de formación, etc.) que estén aprobados mediante acto administrativo firmado por el Director General de la Policía Nacional Procesos: Permite la configuración del mapa de procesos de la Institución. Los procesos que han sido configurados en la SVE se pueden consultar utilizando los siguientes parámetros de búsqueda: Nombre, abreviatura, responsable y proceso superior Definiciones: Una definición corresponde a un concepto, término o postulado de la Institución, como, su misión, visión, políticas, valores, objetivos de calidad, entre otros. Una vez se han registrado las definiciones, éstas pueden ser incluidas en el portal estratégico y en las presentaciones para ser comunicadas a todos los funcionarios de la Policía Nacional.

12 2.2.5 Temporizadores: En Visión Empresarial, un temporizador es un componente que define la periodicidad de medición de los valores de las variables, es decir, cada cuanto deben ser capturados los valores de determinada variable, ya sea de forma manual (solicitando la información al usuario), por medio del cálculo de una fórmula o a través de una consulta a una fuente de datos externa. El software ofrece la facilidad de manejar tipos de frecuencias de medición con una precisión de minutos, meses, años, etc. Temporizadores Mensual (último día del mes) Anual (1 de enero) Mensual Bimestral Trimestral Semestral Anual Tipo Día Especifico Evento Intervalo Intervalo Intervalo Intervalo Intervalo Un temporizador puede ser de tipo: Gráfica No. 5 Temporizadores Intervalo: Captura datos a intervalos fijos de tiempo; "Cada 6 horas", "Cada 5 minutos", "Cada 14 meses". Evento: Captura datos cuando se cumple una fecha y hora específica; "Todos los meses el día 1", "Todos los 24 de junio a las 8 horas". Día Específico: Captura datos un día específico de la semana con la posibilidad de determinar una hora específica; "Todos los días", "Último día del mes", "Todos los lunes" Unidades de medida: Las Unidades de medida configuradas en el sistema, corresponden a las unidades utilizadas en el día a día de la Institución, entre otras se pueden configuran: Unidad de Medida Operaciones Delitos Extorsión Gramos Hectáreas Homicidios Secuestro Terrorismo Toneladas Número Kilométros Personas Símbolo Ope Del Ext Grs Hec Hom Sec Ter Tns Num Km. Per Gráfica No. 6 Unidades de Medida Factores de conversión: En la SVE se puede definir factores de conversión entre las unidades de medida previamente registradas. A través de los factores de conversión es posible

13 capturar datos en una unidad de medida y almacenarlos en otra. Un factor de conversión puede ser utilizado para realizar las conversiones en los dos sentidos, es decir, si dispone del factor de conversión "Miles de Pesos a Pesos" no es necesario definir el factor "Pesos a Miles de Pesos", el sistema puede realizar la conversión inversa: Unidad de Medida Unidad de Conversión Factor Multiplicador Decimal Porcentaje 100 Galones Toneladas 0,0033 Gramos Kilos 0,001 Kilos Toneladas 0,001 Gráfica No. 7 Factores de Conversión Estados y Escalas: La Policía Nacional puede definir y configurar escalas y estados por medio de los cuales se mida el cumplimiento de los planes, indicadores, objetivos, CMI. Cada uno de estos elementos se puede medir a través de una escala diferente de acuerdo a las directrices internas de la Institución. Es decir, que se puede definir un universo de estados posibles para evaluar el grado de cumplimiento de un elemento frente a lo esperado para éste. Los estados se encuentran asociados unos a otros y se definen por una etiqueta descriptiva y un color. Los estados permiten presentar de forma gráfica el grado de cumplimiento de las metas y planes de la Institución; es posible definir entre 2 y 5 estados. A cada estado se le asigna un color y se identifica con un nombre. Para que a un elemento se le pueda medir su grado de cumplimiento se asocia a una Escala. Las escalas se definen para establecer la rigurosidad con que se evalúa el grado de cumplimiento de un elemento frente a lo esperado para éste. La función de cálculo del cumplimiento es específica para cada tipo de elemento disponible en la aplicación, sin embargo, toda función de cumplimiento siempre debe dar como resultado un número mayor o igual a cero. En la escala se define los valores de cumplimiento frontera entre los Estados configurados para la empresa. Gráfica No. 7 Escalas y Estados Para configurar una escala de n estados, siempre se requieren n-1 valores de frontera. Los valores de frontera determinan los rangos de valores donde es posible ubicar el cumplimiento del elemento en un estado específico.

14 Para crear una escala, previamente se debe configurar el conjunto de Estados a emplear en la empresa. Los valores de las fronteras se encuentren en el rango de [0-1], para representar así los porcentajes de cumplimiento entre 0% y 100%; es decir, si se quiere establecer que el cumplimiento de cierto elemento con respecto a su meta es Excelente por encima del 90%, se ingresa en el primer campo Portal Empresa: Es una herramienta configurable de comunicación e integración, en el cual es posible incluir, publicar y visualizar aspectos como la misión, visión, valores, estrategias, política de calidad, objetivos de calidad, entre otros, por medio de vínculos a definiciones, indicadores, presentaciones, direcciones de Internet, etc. El Portal Estratégico está organizado por categorías que contienen vínculos afines a éstas. 2.3 Fuentes Externas En esta subsección del Módulo Administrador es posible configurar conexiones y consultas a fuentes de datos externas, con el fin de capturar información necesaria para alimentar variables o indicadores previamente definidos y configurados en la SVE. - Fuentes: Son bases de datos a las que Visión Empresarial puede conectarse para capturar la información; para establecer la conexión a las bases de datos externas se utiliza la tecnología JDBC, por lo tanto, es necesario contar con el controlador JDBC específico para el proveedor de la base de datos externa. - Consultas: La Suite Visión Empresarial (SVE), puede conectarse a cualquier sistema de bases de datos que posea un controlador JDBC que permita hacer consultas SQL (Sentencia Query Lenguaje) o con archivos planos generados por los sistemas de información externos de la Policía Nacional. 2.4 Administrar Mensajes Un mensaje es una unidad de información que representa una petición la cual debe ser atendida por un Agente del Sistema; el mensaje contiene todos los datos requeridos para que el agente lo procese y ejecute las acciones asociadas a él. A través de las opciones de esta subsección del Módulo Administrador es posible generar manualmente mensajes, indicar el reproceso de los ya existentes, conocer la cantidad de mensajes pendientes y la causa por la cual no se ha procesado. Dentro de esta categoría se encuentran las opciones de: programar mensajes, generar mensajes, reprocesar mensajes, administrar mensaje y mensajes pendientes. 2.5 Agentes Los Agentes en Visión Empresarial son componentes software que se ejecutan independientemente y se encargan de atender los mensajes dentro del sistema. A excepción del agente programador de mensajes (Scheduller), todos los agentes se encargan de procesar mensajes.

15 Para poder ejecutar un agente se requiere configurar una instancia del mismo en el sistema. Cuando se implanta Visión Empresarial se preconfigura una instancia para cada agente. Cada instancia tiene asignado un identificador (ID) que debe especificarse en el archivo de configuración del agente en la máquina específica en que se ejecutará. Los agentes disponibles en el sistema son: programador de mensajes, capturador de datos, procesador matemático y servidor de correo. 2.6 Mensajes de Confirmación Cada vez que se realiza una acción (crear, editar, eliminar, probar), se muestra un mensaje en la parte superior de la página principal, indicando si la operación se realizó de manera exitosa o si se presentó un error, para ver los detalles del mensaje de confirmación se debe presionar el enlace Ver detalles.

16 3. MÓDULO BSC El Ingreso al Módulo BSC se realiza a través de la opción BSC del menú Módulos, enseguida se presenta una nueva pantalla de bienvenida al módulo. Enseguida se desplega un menú de exploración con las opciones del Módulo. En cualquier momento se puede seleccionar una de las pantallas como página inicial, escogiendo en el menú Preferencias la opción Página Inicial Mis responsabilidades Mis Responsabilidades es la primera opción a la cual tiene acceso un usuario, al elegir esta opción le permite observar el listado de objetivos, indicadores e iniciativas de los cuales es responsable en la SVE. Desde allí, puede hacer clic sobre cualquiera de las variables y en el menú emergente seleccionar alguna de las siguientes opciones: explorar variable, estadísticas, agregar comentario, ver comentario, ver BSC y explorar. Al seleccionar la opción Explorar Variable, aparecerá una nueva ventana la cual contiene diferentes fichas con toda la información de la variable. Para cada uno de estos podrá observar, el estado, el nombre, valor, meta, cumplimiento, unidad de medida, tendencia, comentarios, vigencia del dato Estado (1): Según la escala asignada a la variable, con un color indica su cumplimiento. Nombre de la variable (2) Valor (3): Valor para la fecha seleccionada. Meta (4): Valor de la meta asociada a la variable para la fecha escogida. Cumplimiento (5): Porcentaje de cumplimiento de la variable respecto a su meta Unidad de medida (6): Símbolo de la unidad de medida de la variable Tendencia (7): Indica si el valor de la variable aumentó, disminuyó o se mantuvo igual respecto al periodo anterior. Comentarios (8): Indica si hay comentarios asociados a la variable para el periodo consultado. Vigencia del dato (9): Indica la fecha de próxima captura del dato, o en otras palabras la fecha hasta la cual es vigente el dato que se muestra. Desde la opción Mis Responsabilidades, se puede observar los valores de las variables para cierto periodo de acuerdo con la función resumen asignada a cada una en la configuración. La función resumen es una característica de la variable que permite para un periodo determinado de tiempo

17 sumar, promediar o simplemente mostrar el valor mínimo, máximo o el último valor de la variable en el sistema. Para esto, se escoge en la parte superior de la ventana la fecha para la cual se quiere ver los datos y en la casilla Periodo si se requiere por semana, mes, trimestre, semestre o año al cual pertenece la fecha previamente seleccionada y enseguida se oprime la opción Actualizar. En la nueva pantalla se mostrarán los valores para el periodo escogido. Para conocer la función resumen que ha sido aplicada a una variable se coloca el cursor sobre el valor de una de las variables. La Función Resumen como su nombre lo indica es utilizada para obtener un resumen de los datos de los indicadores desde las opciones de consulta (Presentaciones, Árboles de consulta, Estadísticas, etc.) pues permite la agrupación por periodos. De acuerdo a la Función Resumen se presenta un dato correspondiente al promedio, acumulado, máximo, mínimo o último valor del periodo elegido: Promedio: Obtiene el promedio de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupación. Suma: Obtiene la sumatoria o acumulado de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupación. Máximo: Presenta el mayor de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupación. Mínimo: Presenta el menor de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupación. Último valor: Presenta el último de los valores registrados por la variable en el periodo de agrupación Opción BSC Al ingresar a la opción BSC del menú explorador observarán los diferentes Cuadro de Mando configurados en el Sistema, para ver un Cuadro de Mando Integral solo se debe hacer click y seleccionar la opción Ver BSC. Por defecto podrá visualizar el CMI con todos sus componentes de manera tabular. Cada una de las perspectivas mostrará sus objetivos y estos a su vez sus indicadores. Para cada uno de ellos encontrará su estado, valor actual, el valor de su meta, tendencia y si tiene comentarios o iniciativas asociadas encontrará un icono señalando esto.

18 Gráfica No. 8 Cuadro de Mando Integral Sobre cada variable del sistema se puede realizar las siguientes operaciones, presionando click: En la parte superior de la presentación tabular del BSC encontrará una pestaña con la opción Mapa, en esta opción se visualiza el mapa estratégico respectivo con todos sus objetivos y las relaciones causa-efecto entre los mismos. Desde allí es posible ver para cada objetivo su estado, valor, tendencia, y los comentarios o iniciativas asociadas. Gráfica No. 9 Información del Objetivo

19 Adicionalmente, si en el Cuadro de Mando Integral han sido configurados temas estratégicos, estos podrán ser visualizados por medio de la opción Temas ubicada en la parte superior de la ventana. Al seleccionar uno de los temas, en el mapa, se desplegará únicamente los objetivos que pertenecen a este Indicadores y sus hojas de vida Gráfica No. 10 Mapa Estratégico El software permite definir todo tipo de indicadores y hacer el seguimiento a su cumplimiento, además de navegar por todo el árbol del indicador, según su fórmula de cálculo. La hoja de vida del indicador o ficha técnica, incluye fórmula, variables componentes, unidades de medida, frecuencia de cálculo, análisis de variables asociadas, valor de metas, tendencia, responsables, descripción, comentarios y análisis del comportamiento frente a la meta o metas relacionadas.

20 3.4. Diseño y consulta de presentaciones Gráfica No. 11 Análisis de la Variable Una Presentación es un objeto conceptual de Visión Empresarial que consiste en una pantalla gráfica, que contiene valores de variables y/o definiciones del sistema. Las presentaciones son creadas por el administrador del sistema desde el módulo Administrador y se diseñan de acuerdo a la imagen y tipo de información requerida en cada unidad. Para ingresar a una presentación se presions click sobre la opción Presentaciones del menú explorador y se selecciona de la lista la presentación que se desea consultar, las presentaciones pueden contener vínculos a otros objetos del software o sitios web externos. Un objeto de Visión Empresarial: Perspectivas, objetivos, indicadores, planes, iniciativas, estadísticas, reportes, documentos u otras presentaciones. URL: Direcciones web o de intranet a donde el usuario puede dirigirse para complementar la información que se está presentando Grupos de árboles y políticas de asignación: Son esquemas para organizar la información y proporcionar seguridad al manejo de la misma. Existen dos tipos de árboles: Árbol de Consulta: El árbol de consulta es una estructura (estilo explorador de Windows) que se maneja para poder consultar la dependencia entre variables. Es un objeto conceptual de Visión Empresarial que consiste en una estructura jerárquica de elementos llamados nodos. Un nodo puede hacer referencia a una o a un conjunto de variables subordinadas a él. Los árboles de consulta son creados por el administrador del sistema desde el módulo Administrador de Visión Empresarial.

21 Para ingresar a un árbol se presiona click sobre la opción Árboles de Consulta del menú explorador. Por defecto encontrará el árbol Mis Variables con el listado de todas aquellas que durante la configuración han sido asignadas al usuario, así como los demás árboles que hayan sido asignados al rol, al cual pertenece. Al seleccionar de la lista cualquiera de los árboles encontrará agrupados los datos y las metas en carpetas independientes, y a su vez cada uno de estos de acuerdo a la periodicidad de medición (temporizador). A través de la caja de chequeo ubicada en la parte superior denominada Valores Vigentes, se puede consultar y filtrar los valores vigentes de las variables. Árbol de Entrada de datos: Mediante esta estructura de árbol se puede ingresar los datos manuales al sistema (estilo hoja de cálculo). Un Árbol de entrada de datos también puede observarse como árbol de consulta. Mediante la opción Entradas Manuales del menú explorador se puede consultar el árbol de entrada de datos Mis Variables creado por defecto, en donde se encontrará las variables que fueron configuradas como entrada manual y a cargo del usuario activo. Al mismo tiempo se encontrará los árboles de entrada de datos que hayan sido definidos para el rol del usuario activo. Gráfica No. 12 Entradas Manuales En las casillas del campo Valor se debe digitar los datos para cada periodo solicitado, no es necesario utilizar punto para decimales. Para almacenar la información se presiona el botón Guardar Reportes En la herramienta es posible generar reportes que muestran de manera resumida el desempeño de variables seleccionadas del Sistema. Visión Empresarial, trae configurado un reporte que visualiza el comportamiento de los Cuadros de Mando Integral, automatizados en la SVE, con sus respectivos objetivos, indicadores, metas y las iniciativas o planes asociados. Al igual que desde las demás ventanas del software, es posible seleccionar el periodo de consulta deseado.

22 3.7. Consulta de Estadísticas En esta opción es posible generar gráficos o tablas que muestren el comportamiento de las variables del sistema a través del tiempo. Este comportamiento se puede observar para una sola variable o para grupos de estas. Para consultar estadísticas sobre variables se presione click sobre la opción Estadísticas del menú explorador. También se puede ingresar a ésta opción directamente desde cualquiera de las ventanas de consulta de información y análisis de datos presionando clic sobre la variable y eligiendo Estadísticas en el menú emergente. Gráfica No. 13 Estadísticas Para generar una estadística se selecciona las opciones, teniendo en cuenta la siguiente información: En Modo Cumplimiento: Para consultar los datos en porcentajes de cumplimiento del indicador respecto a su meta. Fecha: Se ingresa la fecha límite de la consulta. Puntual: Permite consultar el último valor disponible a la fecha de consulta. Si se utiliza en conjunto con la opción valores vigentes se presentará el valor vigente a la fecha de consulta. Histórico: Se escoge dependiendo de la cantidad de días, semanas, meses o años que se desea consultar. Meta y Estados: Esta opción se selecciona para graficar o consultar los valores de la meta asociada al indicador y los estados según la escala. Agrupación: Permite visualizar en la gráfica o tabla los valores resumidos según la Función Resumen asociada a cada variable para el periodo de tiempo escogido, según la opción seleccionada: Semanas, meses, bimestres, trimestres, semestres, años. Periodos adicionales: Permite escoger un número de periodos adicionales que se quieran graficar. Al elegir n periodos se debe ingresar la distancia en meses existente entre los periodos. Adicionalmente se puede seleccionar la opción Superponer Periodos para graficar los periodos uno sobre otro. Con esta opción es posible mejorar la diferenciación del comportamiento de una variable en múltiples periodos.

23 El formato de datos permite visualizar los datos mediante un gráfico o tabla. Los tipos de gráfica disponible son líneas, áreas, barras. El tipo de gráfico en tortas solo se encuentra disponible para gráficos puntuales. Al ubicar el puntero del ratón sobre alguno de los puntos graficados se puede conocer exactamente el periodo al que pertenece y el valor de la variable en esa fecha, o conocer el valor directamente sobre cada punto, habilitando la opción Ver Rótulo. Una vez generada la gráfica, es posible realizar una proyección del valor de la variable con respecto a su meta, seleccionando la casilla Proyección. Adicionalmente, se podrá observar la gráfica de las componentes de la variable haciendo click sobre cualquier punto del área graficada. Al graficar en áreas o barras se puede apilar los valores de las variables para cada periodo con el fin de visualizar un consolidado, utilizando la opción Apiladas: Gráfica No. 14 Estadísticas Al consultar los datos en modo tabla se genera una lista en la cual se puede observar la fecha, de acuerdo con el temporizador, el valor de la variable, las metas y estados: Gráfica No. 15 Tabla de Datos

24 4. PLANES DE ACCION El Módulo de Planes permite definir una estructura que incluye las tareas, acciones y recursos asignados a cada uno de los planes formulados por la Policía Nacional, involucrando de ésta forma a todo el personal y enfocando sus acciones y determinaciones hacia la estrategia de la Institución. Los conceptos más importantes dentro de este módulo son: Plan: Es la disposición general de un proyecto planteado en un espacio de tiempo, para lograr o aportar a una iniciativa, que involucra la ejecución de acciones para dar cumplimiento a las tareas programadas y contiene el total de los recursos empleados en cada una de ellas. En el plan se deben identificar las categorías o etapas del mismo con cada una de sus tareas, el presupuesto, responsables y un cronograma o programación para cada una de las actividades. Categoría: Es una división o clasificación de un plan en diversas etapas. Subcategorías: Es una subdivisión de la categoría que permite la desagregación de la misma, cuando la complejidad del desarrollo de cada categoría así lo amerite. Tarea del plan de acción: Es la máxima desagregación de la planificación estratégica, que contribuye al logro del plan y su cumplimiento se materializa con la ejecución de acciones. Si para el desarrollo de una tarea se requiere la participación de un corresponsable, en cuyo caso se denomina Recurso debe señalarse la unidad y el tiempo estimado para su contribución. Acción: Es el resultado de la ejecución de un avance para determinada tarea. En las acciones se especifica el consumo progresivo de recursos (dinero, tiempo y personas). Tiempo: Corresponde al periodo entre el cual se prevé el inicio y la finalización de la ejecución del Plan de Acción. En consecuencia se debe considerar la fecha en la cual se dará cumplimiento al reporte de la primera acción y la fecha en la cual se dará cumplimiento al reporte de la última acción. Presupuesto: Es la sumatoria de los recursos estimados para dar cumplimiento a cada tarea. En la SVE, es posible hacer seguimiento a los planes definidos por la Institución, ya sea que desarrollen la estrategia, o estén relacionados con los riesgos, planes de mejoramiento, etc.

25 4.1 Mis Responsabilidades Esta opción permite observar el listado de todos los planes y tareas de las cuales el usuario activos es responsable, detallando para las tareas aquellas en las cuales es un recurso y aquellas en las cuales se requiere su aprobación, clasificadas de acuerdo con su estado atrasadas, en desarrollo, próximas a realizar, etc., el responsable de cada tarea documenta el avance (gestión del conocimiento). Para cada uno de los planes podrá observar: Cumplimiento: El icono de estado representa el cumplimiento del plan de acuerdo con la escala que le fue asignada y teniendo en cuenta su avance. El icono ubicado a su derecha Indica si el plan se encuentra atrasado, al día o adelantado de acuerdo con las fechas programadas de sus tareas. Nombre: Muestra el nombre asignado al plan. Fecha Inicial Programada: Muestra la fecha en la cual debe iniciarse el plan de acuerdo a las tareas programadas. Fecha Final Programada: Muestra la fecha en la cual debe finalizarse el plan de acuerdo a las tareas programadas Avance: Indica el grado de porcentaje de avance del plan de acuerdo a lo programado y ejecutado. Para cada una de las tareas podrá observar: Plan: Nombre del plan al cual pertenece la tarea Nombre: Nombre de la tarea Estado: El icono de estado representa el estado de la tarea de acuerdo con la escala que le fue asignada y teniendo en cuenta el avance de la misma. Fecha Inicial Programada: Muestra la fecha en la cual debe iniciarse la tarea de acuerdo a lo programado. Fecha Final Programada: Muestra la fecha en la cual debe finalizarse la tarea de acuerdo a lo programado. Cumplimiento: Indica si la tarea se encuentra atrasada, al día o adelantada de acuerdo con las fechas programadas para la misma.

26 Al hacer clic sobre una variable se desplega un menú emergente para seleccionar alguna de las siguientes opciones: La opción Explorar Plan permite conocer la información del plan, incluyendo sus datos básicos, categorías y tareas y acceder a las opciones de edición del mismo. La opción Informe de Avance genera un resumen del estado del plan para un periodo determinado con base en las tareas finalizadas y próximas a finalizar para un periodo determinado. Gráfica No. 16 Informe de Avance De la estadística del plan que se genera en el informe de avance, se destacan los puntos que se resumen a continuación: Período: Permite seleccionar el intervalo de tiempo para agrupar el avance de las tareas del plan en el diagrama. Fecha inicial planeada: Indica la fecha de inicio programada para el plan Fecha final planeada: Indica la fecha de finalización programada para el plan Puntos totales alcanzados: Indica los puntos totales que se han alcanzado en la ejecución del plan desde su inicio hasta la fecha actual (no tiene en cuenta las fechas desde y hasta seleccionadas en la parte superior) Avance Global: Indica el porcentaje de avance del plan desde su inicio hasta la fecha actual (no tiene en cuenta las fechas desde y hasta seleccionadas en la parte superior) Total puntos alcanzados: Indica el número total de puntos alcanzados del plan desde su fecha de inicio hasta la fecha Hasta señalada en la parte superior. Total puntos planeados: Indica el número total de puntos planeados del plan desde su fecha de inicio hasta la fecha Hasta señalada en la parte superior.

27 Efectividad: Es la relación entre el Total de Puntos Alcanzados y Total de Puntos Planeados desde la fecha de inicio hasta la fecha Hasta señalada en la parte superior. Puntos alcanzados: Indica el total de puntos alcanzados en el periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta señaladas en la parte superior. Tareas Finalizadas: Muestra la relación de tareas del plan que fueron finalizadas durante el periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta escogidas. Tareas que debieron haber terminado: Muestra la relación de tareas del plan que debieron o deben finalizarse durante el periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta escogidas. Tareas próximas a terminar: Permite observar las tareas que debe ser finalizadas después del periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta. La casilla Días permite ingresar el número de días posteriores a la fecha hasta para el cual se desea observar las tareas a finalizar. Diagrama de Gantt: Los planes pueden ser visualizados y editados por sus responsables por medio del diagrama de Gantt. Para acceder a esta opción, se ingresa a la ventana de exploración del plan, y se oprime sobre el recuadro Funciones de Edición, la opción Diagrama de Gantt. Gráfica No. 17 Diagrama de Gantt Para conocer la información sobre una tarea en particular se escoge la opción Explorar tarea, con la posibilidad de conocer los datos básicos, acciones, recursos y las tareas que le preceden. En la parte izquierda se encuentra el listado de las categorías con sus respectivas tareas y para cada una de estas su fecha de inicio, finalización y los puntos que le han sido asignados. En la parte derecha se visualiza el respectivo diagrama con los intervalos de duración de cada una de las categorías y tareas.

28 Desde el diagrama de Gantt, las tareas y categorías pueden ser exploradas por cualquier usuario con acceso al plan, y editadas solo por el responsable del plan o los responsables de las tareas y categorías respectivas. 4.2 Búsqueda de Planes Por medio de esta opción es posible acceder a los planes que han sido configurados en la SVE, tanto los que han sido creados para el usuario que está activo como para los planes de otros usuarios, habilitándolo por medio del administrador del software. La ventana presenta en la parte superior un buscador con los siguientes criterios: Nombre: Nombre del Plan Responsable: Nombre del usuario responsable del plan Estado: Se selecciona el estado (planeado, en desarrollo, atrasado, finalizado, cancelado) en el cual se encuentra el plan a buscar. Si no se conoce puede seleccionar la primera opción (vacío) con la cual la búsqueda no se restringe por el estado del mismo. Fecha inicial mayor que: Filtra y muestra aquellos planes cuya fecha de inicio es posterior a la fecha seleccionada. 4.3 Crear Plan Esta opción permite crear nuevos planes, para hacerlo solo se debe seleccionar la opción Crear Plan, enseguida se desplegará una pantalla en la que se digita la siguiente información: Nombre asignado al plan, descripción; responsable, por defecto aparece el nombre del usuario que está creando el plan, si es necesario puede asignar otro responsable; escala y presupuesto asignado, para finalizar se debe presionar la opción guardar. A continuación, utilizando la opción búsqueda de planes y la función Agregar se puede crear las categorías definidas para el plan y las tareas definidas para cada categoría. Para cada tarea se debe configurar el nombre de la tarea, la descripción, el responsable, es decir, la persona encargada de la ejecución de la tarea; el peso, que corresponde a la valoración cualitativa de la tarea dentro del plan; la fecha inicial y fecha final programada y el presupuesto, que corresponde al valor presupuestado para la ejecución de la tarea (entre paréntesis se muestra el valor disponible del presupuesto frente al total asignado al plan), para finalizar se oprime el botón Guardar. La nueva pantalla muestra en la parte inferior las opciones: Acciones, Recursos y Tareas que le preceden. Una acción es el resultado de la ejecución de un avance para determinada tarea. En las acciones se especifica el consumo progresivo de los recursos. Las acciones representan el avance sobre una o más tareas del plan y por lo tanto son reportadas por los usuarios responsables de cada una de éstas. Para reportar una acción de una tarea, seleccione la opción Agregar ubicada en la parte

29 inferior derecha del menú de acciones, inmediatamente se desplegará la siguiente ventana en la cual debe digitar la siguiente información: Gráfica No. 18 Acción de Cumplimiento Fecha inicial real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de inicio del avance. Fecha final real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de final del avance. Tiempo Tarea (horas): En este campo se digita el tiempo en horas dedicado a la ejecución de la tarea Gasto: en este campo se incluye el dinero invertido en la ejecución del avance de la tarea. Para aprobación: Esta casilla se chequea cuando con la acción que se reportada la tarea queda finalizada y desea comunicarlo al responsable del plan para su aprobación. Autor: Aparece por defecto el nombre del usuario que reporta la acción. Fecha: Aparece por defecto el día y hora en el cual se está registrando la acción. Título acción: Nombre descriptivo de la acción que se está registrando. Acción: Descripción del avance ejecutado. Editar Archivos Adjuntos: Es posible adjuntar cualquier tipo de documento con el fin de soportar la información que está siendo registrada. Editar Documentos Asociados: Permite asociar documentos creados por medio del módulo documentos. Es posible crear cuantas acciones sean necesarias para registrar el avance de una tarea. Cuando la tarea se termina, se debe solicitar en la última acción, la aprobación de la tarea al responsable del plan, quien podrá visualizarlas por medio de la opción Mis Tareas por Aprobar en la opción Mis Responsabilidades.

30 Le corresponde al responsable del plan verificar la información (acciones) cargada por el responsable de la tarea, pues es necesario contar con un elemento de juicio que permita comparar que el archivo adjunto (digitalizado) corresponda con exactitud a la tarea descrita en el plan de acción. Los recursos son un conjunto de personas de las que se dispone para llevar a cabo un plan. Estos recursos son programados por las tareas que conforman el plan y consumidos en cada una de las acciones ejecutadas. Es posible seleccionar uno o más recursos para una tarea, dependiendo de las necesidades institucionales y de la responsabilidad que tengan las unidades frente al tema. Las tareas que preceden, como su nombre lo indica, son aquellas que deben ser completadas previamente antes de pasar a la siguiente tarea. Todas estas opciones son visualizadas a través de la opción Mis Responsabilidades del módulo plan de acción.

31 5. MÓDULO CALIDAD El módulo de calidad contribuye a la optimización del Sistema de Gestión de Calidad de la Institución, a través del apoyo que brinda a las actividades de planeación, implantación, administración, mantenimiento y mejoramiento continuo del mismo, integrando la información clave definida dentro de los procesos que identifican su cadena de valor y permitiendo una gestión efectiva de su desempeño. Entre los beneficios que se destacan del módulo de Calidad, es posible mencionar los siguientes: Permite acceder fácilmente a los distintos componentes del Sistema de Gestión de Calidad: desde la política y los objetivos hasta el detalle de los diferentes procesos, mejoras y auditorias. Logra mejores resultados en menos tiempo, al disponer de unos sistemas y procesos centrales que favorecen el flujo eficaz de la información. Alinea al personal con las políticas y procesos del Sistema de Gestión Integral. Integra la Institución a través de los procesos definidos dentro de su cadena de valor. Permite al mando institucional hacer seguimiento y control de todas las tareas y compromisos del Sistema de Gestión Integral Facilita las tareas rutinarias del SGI, permitiendo enfocarse en la medición, análisis y mejora continua. Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la información del SGI. Los módulos del Sistema de Gestión de Calidad pueden ser complementados con el módulo de Indicadores con el fin de poder medir objetivos de calidad, procesos de la empresa o cualquier otro elemento que se considere permita tomar decisiones acertadas. 5.1 Componentes básicos del Módulo de Calidad Visión Empresarial, permite configurar y administrar los elementos básicos del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo su Política de Calidad, Objetivos y Mapa de Procesos, Manual de calidad y la documentación de los procesos y registros requeridos. Este Módulo está integrado por los siguientes componentes: Documentos, Mejoras y Verificaciones. 5.2 Documentos. Este módulo permite llevar un seguimiento detallado del proceso de aprobación de documentos de calidad de la Institución. Este flujo de aprobación puede ser personalizado y definido por el administrador del módulo de documentos de acuerdo con la Guía de Gestión Documental de la Policía Nacional. Los documentos pueden ser numerados de acuerdo a varios criterios permitiendo la trazabilidad y seguimiento y pueden ser almacenados en el repositorio de Visión Empresarial o en un repositorio externo.

32 Asimismo, este módulo facilita la administración y control de registros, permitiendo establecer disposiciones específicas de almacenamiento, organización y acceso a todos los registros de la Institución. Igualmente, es posible definir los flujos o conjuntos de pasos requeridos para la liberación de nuevas versiones de los documentos. Una vez se ha creado el flujo de documentos es posible modificar sus datos básicos, establecer sus opciones de seguridad, y crear, editar y/o eliminar pasos. Las opciones del Módulo Documentos se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las opciones de Configuración Mis Responsabilidades: Visión Empresarial facilita la identificación de las responsabilidades de cada usuario en la creación y flujos de liberación de nuevas versiones de documentos. En la primera sección de esta ventana "Pasos Asignados" se puede consultar los documentos con versiones en proceso en los cuales el usuario activo es responsable de alguno de los pasos del flujo de aprobación. En la segunda sección de esta ventana "Versiones por Crear" se puede observar el listado de documentos de los cuales es responsable el usuario activo, que no tienen ninguna versión oficial ni en proceso. En la sección Versiones por Revisar, muestra el listado de documentos que están en la etapa de revisión Consulta y edición de Documentos. A través de esta ventana es posible consultar los documentos activos con versión oficial disponibles para el usuario que está realizando la

33 búsqueda, es decir, aquellos documentos de los que el usuario es responsable, es el líder del proceso y/o área organizacional asociada al documento o pertenece a algún rol asociado para el control de copias del documento, o aquellos documentos sobre los cuales se le han asignado derechos explícitos. Para realizar búsquedas se presiona el enlace en el submenú Usuario del Módulo Documentos, teniendo en cuenta los parámetros de búsqueda: por nombre, código, tipo o palabras claves, aparecerá una lista con los documentos creados, el resultado contiene información relativa al nombre, el código, el tipo, la versión, la fecha de versión y las palabras claves. Gráfica No. 19 Búsqueda de Documentos Al hacer click (izquierdo) sobre un ítem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un menú contextual cuyas opciones aparecen dependiendo de los derechos que tenga el usuario activo sobre el documento específico; estas opciones son Explorar documento, nueva versión, editar, documentos asociados y eliminar. En esta ventana se puede observar la información básica del documento y acceder a su última versión liberada. En la parte superior derecha se muestra un ícono representativo del documento y al hacer click sobre este ícono se puede tener acceso al archivo en su versión oficial. Al explorar el documento aparece el nombre asignado al documento, la descripción; el código, que es un identificador del documento, asignado manualmente por el usuario o generado automáticamente por el sistema; el tipo de documento, el flujo del documento; el usuario responsable, el nombre del proceso, si el documento fue asociado a un proceso específico; el nombre del área organizacional, si el documento fue asociado a un área organizacional determinada. Asimismo, presenta el nombre del documento referente, empleado en la generación del código automático del documento si el formato de código lo requiere; las palabras claves representativas; la versión actual, es decir el número de la última versión liberada; la fecha y hora de la liberación de la versión documento.

34 También indica si el documento pertenece al listado maestro; el rol de control de copia, al igual que el control de cambio, es decir, el listado de todas las versiones del documento ordenadas de la actual a la más antigua Crear Documentos Gráfica No. 20 Búsqueda de Documentos Para crear un documento se escoge la opción Crear, inmediatamente se despliega una ventana en la cual se procede a incluir la información que requiere la hoja de vida del documento. Todos los campos marcados con un asterisco son obligatorios. Una vez ha sido creado el documento, el responsable asignado y el administrador del módulo tienen la posibilidad de modificar la información básica, cambiar el estado y establecer las opciones de seguridad del documento. El responsable del documento puede ser un usuario específico o un rol de usuarios.

35 5.2.4 Listado Maestro de Documentos Gráfica No. 21 Listado Maestro de Documentos A través de esta opción se consultan los documentos que hacen parte del Listado Maestro de Documentos. De forma predeterminada la sección "Criterios" aparece colapsada, al desplegarla se consultan los documentos del listado maestro por medio de los criterios de búsqueda. Al hacer click (izquierdo) sobre un ítem de la tabla de resultados, aparece un menú contextual que permite explorar la información relativa al documento. Los registros encontrados se presentan en una tabla de resultados con las siguientes columnas: Código: Identificador asignado al documento. Nombre: Nombre del documento. Versión: Número de la última versión del documento. Fecha Versión: Fecha de liberación de la versión del documento Configuración flujo de activos, flujo de documentos y tipo de documentos: En visión Empresarial es posible crear y configurar el flujo de activos, de documentos y el tipo de documentos, previamente definidos por la Institución. Una vez se ha creado el flujo y el tipo de documento, es posible modificar sus datos básicos, establecer sus opciones de seguridad, y crear, editar y/o eliminarle pasos. Para editar un flujo de documentos desde la tabla de resultados de la pantalla de búsqueda se hace click sobre el flujo a modificar, y en el menú contextual se selecciona la opción que se quiere realizar. Los cambios que se hagan a un flujo de documentos tendrán efecto para las nuevas versiones de los documentos más no para las versiones que estén en curso. El responsable del paso del flujo de documentos puede ser el responsable del proceso o área organizacional asociados al documento. La explicación de las opciones que se pueden asignar explícitamente a un paso, es decir, las acciones que el responsable del paso puede ejecutar se explican en la siguiente tabla:

36 OPCIÓN Rechazar paso Cancelar flujo Ver documento Subir documento Editar campos Reasignar paso FUNCIÓN Devolver el flujo del documento al paso anterior. Cancelar el flujo de aprobación de la nueva versión del documento. Tener acceso a la versión del documento que se está evaluando en el flujo de documentos. Poder realizar modificaciones a la versión del documento y establecer esta versión modificada como la versión del documento a evaluar en el flujo. Modificar los datos básico del documento. Asignar la ejecución del paso a otro usuario. Gráfica No. 22 Pasos del Flujo de Documentos En la siguiente tabla se presentan algunos ejemplos de los tipos documentales que de acuerdo con la Guía de Gestión Documental de la Policía Nacional, han sido configurados en la Suite Visión Empresarial: Nombre Abreviatura Formato Código Formato Automático Acta AC (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Caracterización proceso CP (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Circular CI (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Comunicación Oficial OF (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Conceptos CO (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Directiva DI (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Si Si Si Estudio de Planeación EP (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Formato FR (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Guía GU (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Instructivo IN (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Manual MA (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Mapa de Procesos MP (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Si Si Si Si

37 Mapa de Riesgos MR (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Memorando ME (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Si Memoria local y Topográfica MT (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Orden de Servicio OS (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Plan PA (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Poligrama PO (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Procedimiento PR (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Resolución RS (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.) Si Si Si Si Si Gráfica No. 22 Tipos de Documentos Registros: En la SVE se ingresan los registros de calidad que representan las evidencias de las acciones definidas en los procedimientos, formatos, guías e instructivos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de facilitar su completa identificación, trazabilidad y seguimiento. Los registros tienen un código asignado manual o automáticamente por el sistema de acuerdo a varios criterios. Una vez se han creado los registros, se muestran los disponibles para el usuario activo, es decir, aquellos registros en los cuales el usuario es el autor, responsable de la tabla de tiempos de retención o es líder del proceso y/o área organizacional a la cual están asociados; o es miembro de alguno de los roles autorizados para ver los registros. Es necesario recordar que el Proceso, Área Organizacional, Documento Referente y Tipo de Almacenamiento dependen directamente de la Tabla de Tiempos de Retención documental a la cual estén asociados Reportes. Uno de los reportes que es posible generar es el listado maestro de registros, para la consulta se pueden especificar filtros de clasificación de los registros para la generación del listado maestro por proceso o área organizacional, documento referente, y tipo de almacenamiento. En este caso se debe especificar el tipo de almacenamiento que tienen los registros que desea clasificar en el listado maestro a generar, desde Visión Empresarial, magnético, impreso, otro.

38 5.3 Componente de Mejoras. Este módulo de la Suite Visión Empresarial permite registrar, documentar y hacer seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que se deriven del sistema, soportado en un flujo definido para la identificación, aprobación y ejecución de dicha mejora. En la siguiente ventana se muestran los campos a diligenciar cuando se hace una solicitud de mejora, los campos marcados con asterisco son obligatorios. Gráfica No. 23 Solicitud de Mejoras Todos los usuarios con permisos para ingresar en la herramienta, pueden iniciar el flujo de mejora mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario adecuado con respecto a la configuración del Flujo de Trabajo. Las opciones del Módulo Mejoras se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las opciones de Configuración Configuración: Este submenú agrupa las opciones encargadas de la configuración de Tipos de Mejoras establecidos en la norma de Calidad y las definidas por la Institución. La opción Búsqueda permite hacer una consulta de las mejoras disponibles para el usuario; en la opción Tipos de Mejoras se definen los posibles tipos de mejoras y sus respectivos formatos de código y en Aceptación de Mejoras, se define el responsable de aceptar las mejoras que tienen alcance de toda la Institución. En la siguiente tabla se muestran algunos tipos de mejora configurados en la Suite Visión Empresarial, por defecto la herramienta trae definidos los tipos que establecidos en la norma de calidad.

39 Gráfica No. 24 Tipos de Mejoras Módulo de Mejoras Usuario: Este submenú está compuesto por la opción Mis Responsabilidades, Mejoras y Solicitar Mejora. La opción Mis Responsabilidades permite consultar las mejoras en las cuales el usuario activo participa dentro del flujo de la mejora, utilizando uno de los siguientes criterios: Nombre de la Mejora: Nombre asignado a la mejora. Tipo: Tipo asociado a la mejora, previamente definido por el Administrador del módulo (ver Tipos de Mejoras). Código Mejora: Identificador asignado a la mejora, manualmente por el usuario o generado automáticamente por el sistema. Paso Asignado: Paso del flujo de la mejora del cual el usuario es responsable. Estado del Paso: Estado actual de los pasos del flujo de la mejora en los cuales el usuario es responsable. Es decir, puede estar en ejecución, ya ejecutados y próximos a ejecutarse. Por defecto aparecen listados los pasos del flujo que están en ejecución. Fecha Solicitud Posterior a: Fecha igual o aproximada a la fecha de creación de la mejora. Los registros encontrados se presentarán en una tabla de resultados con la siguiente información: Nombre, Tipo, Código, Fecha Solicitud, Paso Actual, Paso en el Flujo y Estado del Paso, es decir, que está en ejecución, próximo a ejecutarse y ya ejecutado. Para consultar las solicitudes que han sido asignadas a un usuario en particular y que se encuentran pendientes de aprobación, se ingresa a la opción Mis Responsabilidades del Módulo Mejoras. Para aprobar alguna de las solicitudes pendientes, se hace clic sobre esta y se ingresa a la opción Editar del menú emergente Búsqueda de mejoras: Esta opción hace posible consultar todas las mejoras registradas, para realizar la consulta se ingresan los valores de los criterios por los que se desea consultar y luego se presiona el botón Buscar, por defecto se muestran todas las acciones creadas por el usuario consulta con su estado actual, para consultar una acción abierta por una persona especifica se debe utilizar el campo nombre de la mejora. Los registros encontrados se presentarán en una Tabla de Resultados, al hacer click izquierdo sobre un ítem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un menú contextual con las opciones Editar y Eliminar. La primera opción permite cambiar el paso o estado actual de la

40 mejora, al paso inmediatamente anterior, también se puede modificar las opciones de seguridad de la mejora. La otra opción es Eliminar el registro de la mejora, esta solo se puede eliminar si su estado actual es cancelada o finalizada Pasos de Flujo para las Mejoras Gráfica No. 25 Pasos del Flujo de Mejoras Solicitud Mejoras: Todos los usuarios con derechos de Visión Empresarial, pueden iniciar el flujo de mejora mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario adecuado con respecto a la configuración del flujo de trabajo. Aceptación: En esta ficha el usuario responsable designado según el alcance de la mejora, podrá aceptar la ejecución de la mejora solicitada o cancelar su flujo. Para la aceptación de la mejora el usuario deberá asignar los usuarios encargados de los pasos: Análisis, Aprobación, Ejecución y Verificación del Flujo de la Mejora, con la opción de ingresar un comentario para justificar su decisión. Análisis: En esta ficha el usuario responsable, elegido en el Paso Aceptación, debe realizar un análisis detallado de la mejora documentando sus causas y efectos. Aprobación: En esta ficha el usuario responsable, teniendo en cuenta la información suministrada por el encargado del Paso Análisis, debe aprobar la ejecución de la mejora, devolver la mejora nuevamente al paso Análisis o cancelar su flujo. El responsable de este paso tiene la posibilidad de Devolver el Paso, en este caso se solicita al usuario responsable del Análisis (paso anterior) de la mejora, información más precisa sobre las causas y los efectos de la mejora, con la cual el usuario responsable del paso de Aprobación pueda tomar la decisión más adecuada en cuanto a la autorización de la ejecución de la mejora; por lo tanto cuando la mejora se devuelve nuevamente al paso Análisis es necesario ingresar un comentario donde se justifique esta decisión y se indiquen los requerimientos pertinentes. Ejecución: En esta ficha el usuario responsable debe documentar las acciones efectuadas en la ejecución de la mejora. Para finalizar el paso Ejecución el usuario responsable debe proporcionar la información suficiente sobre la acción efectuada en el cumplimiento de la mejora para que el encargado de la Verificación pueda corroborar su correcta ejecución. Verificación: En esta ficha el usuario responsable, teniendo en cuenta la información suministrada por el encargado del Paso Ejecución, debe revisar y aprobar la ejecución de la mejora, devolver la mejora nuevamente al paso Ejecución o cancelar su flujo. Al finalizar el flujo de la mejora, el usuario responsable confirma la correcta ejecución de la mejora; en este caso debe ingresar un comentario que sustente esta actuación.

41 5.4 Componente de Verificación. En esta opción se crean las Revisiones Gerenciales especificando tópicos de análisis y de decisión para cada una de ellas. La información puede estar soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales adjuntos. Esta funcionalidad facilita la ejecución de esta tarea, asegurando el conocimiento y facilitando la identificación de mejoras. También facilita la administración y control de registros, permitiendo establecer disposiciones específicas de almacenamiento, organización y acceso a todos los registros de la Institución. En esta sección también se puede visualizar la jerarquía de Procesos de la empresa. Este árbol está compuesto por dos tipos de íconos, uno que representa a los procesos que tienen subprocesos y otro que representa a los procesos que no tienen subprocesos. Igualmente en esta ventana se puede visualizar la jerarquía de las Áreas Organizacionales de la Policía que se han configurado en la SVE en el módulo Administrador. Las opciones de Verificación se dividen en Revisiones Gerenciales y Auditorías, y en cada una de ellos están disponibles las opciones para el Usuario y las opciones de Configuración Revisión Gerencial: En Visión Empresarial es posible programar revisiones gerenciales y registrar los análisis y decisiones que surjan a partir de estas. La información puede estar soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales adjuntos. Esta funcionalidad facilita a la dirección la ejecución de esta tarea, asegurando el conocimiento y facilitando la identificación Programas de Auditoría. Visión Empresarial permite un acceso directo a los Programas de Auditorías y a las Auditorías de las cuales el usuario es el auditor líder. Los Programas de Auditoría se crean especificando la fecha, el Auditor Líder y se puede relacionar un Plan o una Mejora. Una vez se ha creado el programa de auditorías, el responsable del programa puede modificarle sus datos básicos, crear, editar y/o eliminarle auditorías.

42 6. MÓDULO DE GESTIÓN DE RIESGOS El Módulo de Gestión de Riesgos, permite identificar los riesgos (Nombre y Descripción), asociar los riesgos a los procesos, clasificar los riesgos (Riesgo Estratégico, Operativo, Financiero, de Cumplimiento, Tecnológico etc.) y hacer el análisis causa-efecto para cada uno de ellos. Además mide el impacto de los riesgos en la Institución (leve, moderado, catastrófico), asigna a cada riesgo una probabilidad de ocurrencia (alta, media, baja) y evalúa los riesgos (riesgo aceptable, tolerable, moderado, importante o inaceptable) Igualmente, es posible definir controles para mitigar los riesgos en los procesos (plan de calidad, auditoría Interna, reunión de seguimiento etc.); definir acciones para controlar los riesgos identificados (responsables, cronograma); y generar reportes personalizados (Mapa de Riesgos) con la información de cada riesgo que se desee consultar. Esta opción de la herramienta, permite cumplir con los requerimientos necesario para cumplir con el Modelo Estándar de Control Interno adoptado a través del decreto 1599 del 20 de mayo del 2005 en lo que respecta a la Administración de riesgos. Además se debe seguir lo establecido en el Documento Lineamientos Metodológicos para la Administración del Riesgo en la Policía Nacional. Las opciones del Módulo de Gestión de Riesgos se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las opciones de Configuración.

43 6.1 Etapas de gestión del riesgo: A continuación se listan los estados posibles en que se puede encontrar un riesgo a medida que va fluyendo en las etapas de gestión del riesgo. Gráfica No. 26 Etapas de Gestión del Riesgo

44 6.1.1 Identificación: La información de la identificación del riesgo ayudará a determinar cuál es el impacto, es decir, la magnitud de las consecuencias potenciales y la probabilidad y/o posibilidad de ocurrencia del riesgo que se está analizando. En esta etapa se puede apreciar dos estados: Gráfica No. 27 Etapa de Identificación Nuevo: Para iniciar la creación de un riesgo se escoge la opción Crear, a continuación inicia la etapa de Identificación, el Nombre es la información mínima para crear un riesgo, pero aún no se puede pasar a la siguiente etapa. Identificado: Una vez haya sido diligenciado toda la información sobre el riesgo y se de click en el botón "siguiente" el riesgo pasa al estado identificado. En esta etapa se desarrollan las siguientes actividades: Determinar las causas internas y externas de los riesgos; describir los riesgos a los que está expuesta la Institución; y describir los efectos que los riesgos pueden ocasionar a la Institución.

45 6.1.2 Calificación: Se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del mismo. Para realizar la calificación y evaluación del riesgo se debe realizar con base en la información de la identificación del riesgo. Al realizar la estimación de la probabilidad y el impacto del riesgo se obtiene la calificación del riesgo de acuerdo a la intercepción de los valores de probabilidad e impacto que se determinen. En esta etapa es posible medir las consecuencias de los riesgos sobre las personas, recursos y objetivos de la Institución; y establecer los criterios de calificación y evaluación que permitirán tomar las decisiones necesarias para su tratamiento. Gráfica No. 28 Etapa de Calificación Valoración: Permite determinar el nivel o grado de exposición a los impactos de riesgo y establecer las prioridades para su tratamiento y los parámetros para fijación de políticas. Una vez el riesgo ha sido Calificado y Evaluado, es posible registrar los controles que actualmente aplican al riesgo, si son correctivos o preventivos y los resultados obtenido con dichos controles. La siguiente figura muestra la ventana de valoración del riesgo, en ella se puede consultar la información general del riesgo, la información de las etapas anteriores y se puede registrar los controles existentes y sus características, además obtendrá la matriz de calificación, evaluación y respuesta.

46 Gráfica No. 29 Etapa de Valoración Manejo: La etapa de manejo del riesgo permite determinar claramente las políticas para manejar los riesgos y las acciones y los indicadores que medirán el cumplimiento de las acciones cuyo objetivo es evitar el riesgo o propender porque el impacto ante el riesgo sea el mínimo. Una vez se diligencia la información sobre las políticas de manejo del riesgo, las acciones a realizar y la forma de medir la efectividad de estas acciones el riesgo pasa al estado gestionado. Gráfica No. 30 Etapa de Manejo

47 6.1.5 Monitoreo: Una vez se han realizado las etapas de identificación, análisis, valoración y manejo de las políticas del riesgo, este queda en estado Gestionado, listo para que se realice el monitoreo adecuado que asegure que se lleven a cabo las acciones necesarias para evitar que el riesgo se materialice o impacte en el menor grado a la institución en caso de hacerse realidad. Las revisiones de un riesgo las puede hacer el responsable del riesgo o un usuario activo a quien le hayan sido asignado permisos sobre el riesgo. Como en cada una de las etapas en la ventana de Revisión se puede consultar la información de las anteriores etapas. Dados los diversos cambios internos y externos que puede afectar la Institución y su entorno, el análisis, valoración y manejo de un riesgo puede necesitar cambios para ajustarse a la situación real. Visión Empresarial, permite volver a realizar una etapa de la administración del riesgo ya realizada. Cuando un riesgo se encuentra en la etapa de Monitoreo también es posible cambiar las anteriores etapas: Calificación, Valoración y Manejo. 6.2 Factores de Riesgo A partir del contexto estratégico que se analice, conozca y comprenda se pueden definir los factores de riesgos internos y externos a los cuales se está expuesto y que pueden afectar en diversos niveles los objetivos de la Institución. 6.3 Búsqueda de Riesgos Está opción se utiliza para buscar y recuperar un riesgo que ha sido registrado ya sea para iniciar una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la información de alguna etapa que haya sido guardada parcialmente. Existen siete campos por medio de los cuales se pueden hacer las búsquedas de un riesgo: nombre, proceso estado de riesgo, responsable, estado del cumplimiento, fecha de próxima revisión y estado activo. Por medio de esta opción se puede buscar y recuperar un riesgo que ha sido registrado ya sea para iniciar una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la información de alguna etapa que haya sido guardada parcialmente La información del riesgo que se muestra en la tabla de resultados de la búsqueda es: nombre, proceso asociado, estado, responsable, próxima revisión, si esta activo o no. Gráfica No. 31 Resultado Búsqueda de Riesgos

48 6.4 Mapa de Riesgos El mapa de riesgos es una herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias. En la Suite Visión Empresarial es posible generar el mapa de riesgo institucional y/o por procesos, de los riesgos que por lo menos estén en la etapa de calificación y en estado Activo. Mapa de Riesgos Institucional Mapa de Riesgos por Procesos

49 7. MÓDULO DE REUNIONES Utilizando esta opción la Institución puede hacer la programación, documentación y seguimiento a las reuniones y los compromisos que desde estas se originen; genera automáticamente la notificación de invitación a los participantes, con la agenda de la reunión: objetivos, participantes, lugar, fecha y hora y puntos a tratar. Durante el desarrollo de la reunión se puede registrar las asistencias y las anotaciones de cada punto así como los compromisos y conclusiones a las que el grupo llegue, generando automáticamente el acta de la reunión. 7.1 Crear reuniones Esta opción permite crear la definición genérica de una reunión que periódicamente se realice en la Institución, es decir, definir la estructura de una clase de reunión planteando su nombre, frecuencia, objetivos, responsable, tipo, proceso, agenda predeterminada e invitados habituales. 7.2 Mis responsabilidades Reuniones por Agendar: En esta sección se genera para el usuario activo el listado de sesiones de reunión de las cuales es el moderador y están próximas a realizarse y necesitan ser agendas. El listado de sesiones visibles en esta sección depende del tiempo que con anterioridad se haya configurado a cada clase de reunión Reuniones Programadas: En esta sección le aparecerá al usuario activo el listado de sesiones de reunión de las cuales es el moderador o a las cuales está invitado. Si es moderador, podrá iniciar, editar y cancelar la reunión. La opción de iniciar reunión debe ser escogida cuando efectivamente se inicie la reunión dado que la fecha y hora en que se haga esta acción será almacenada por el sistema como el momento de inicio real de la reunión. 7.3 Buscar reuniones Esta opción le permite buscar y recuperar una reunión que ha sido creada. Podrá editar una reunión para cambiar alguna de sus características o para continuar con el registro de la información de una que haya sido guardada parcialmente. Una búsqueda se puede realizar por nombre, moderador o frecuencia. Las acciones que se pueden realizar con las reuniones encontradas son: editar, eliminar, activad/desactivar, buscar sesiones y agendar extraordinaria. La estructura básica de una clase de reunión se puede modificar. Ya sea porque cambio algo en la estructura o porque se creó parcialmente.

50 7.4 Compromisos: Esta opción permite crear los compromisos que se desprenden de la reunión y no necesariamente deben estar asociados a uno de los temas tratados. Una vez se ha creado el compromiso, ya sea desde un tema o en nuevos compromisos, aparece en el listado de nuevos compromisos, la diferencia radica en que el campo Tema estará vacio para los compromisos que no se relacionan directamente con un tema. Al realizar la búsqueda de los compromisos, en la tabla de resultados se puede observar información relaciona con el Título, Descripción, Estado, Responsable, Fecha límite y Reunión. Las acciones que puede realizar sobre cada uno de estos registros son: explorar, documentar, revisar, reasignar responsable y cancelar compromiso. Gráfica No. 32 Compromisos de Reuniones