Planificación Estratégica y Comunicación Organizacional

Transcripción

1 Planificación Estratégica y Comunicación Organizacional Profesor: Laureano Checa Mayo de 2012

2 Aspectos Dinámicos Liderazgo y poder Motivación Comunicaciones Toma de decisiones Conflicto y cooperación Clima organizacional Aspectos Estáticos Diseño Tamaño Complejidad Formalización División del trabajo Niveles de autoridad Tramo de control Objetivos Personas R.Díaz Componentes de la Organización

3 La Teoría General de Sistemas será la evolución de la teoría organísmica que desarrolló el Ludwig von Bertalanffy en los años veinte, intentando romper las barreras del enfoque mecanicista que pretendía explicar cualquier tipo de fenómenos (sociales, biológicos o los que fueran) a partir de la desintegración del objeto en partes y luego estudiando cada una de modo separado. Un sistema es un complejo de elementos que interactúan, entendiendo que interacción significa que los elementos mantienen una cierta relación que se manifiesta en un comportamiento que es específico para dicha relación (Bertalanffy 1950: 143). Teoría General de Sistemas

4 PROPIEDADES: 1. Totalidad (wholeness), que implica que el sistema se comporta como un todo y que los cambios en cada elemento van a depender del conjunto (p. 146). 2. Independencia o Aditividad física (Physical summativity or Independence), implica que la variación de la totalidad es la suma (física) de las variaciones de sus elementos (p. 147). Teoría General de Sistemas

5 PROPIEDADES: 3. Segregación progresiva (progressive segregation), es cuando el sistema va pasando progresivamente de ser asumido como una totalidad a dividirse gradualmente en cadenas causales independientes (p. 148). El progreso solo es posible a través de la subdivisión de un actuar unitario inicial en acciones de partes especializadas. Esto, sin embargo, se traduce al mismo tiempo en pérdida en otros aspectos. Cuanto más especializadas están las partes en una cierta dirección, resultan más irreemplazables, y la pérdida de partes lleva al quiebre de todo el sistema (Bertalanffy 1950: 149). Teoría General de Sistemas

6 PROPIEDADES: 4. Centralización (centralisation). Bertalanffy distingue la existencia de elementos que son fundamentales para el funcionamiento del sistema, por lo que un cambio en ellos gatilla un cambio en la totalidad. En otras palabras, el sistema amplifica los pequeños cambios que puedan producirse en estos elementos centrales. 5. Orden jerárquico (hierarchical order). En muchos sistemas los componentes son ellos mismos sistemas de un orden inmediato menor (p. 151). Teoría General de Sistemas

7 El sistema tiende a la búsqueda del equilibrio (finalidad), el cual alcanzará en un futuro y por vías diversas (equifinalidad). Dicha búsqueda trazará un camino de equilibrios momentáneos o parciales, pero que en ningún caso serán definitivos. Ese equilibrio derivará de los procesos internos, donde además tiene lugar la competencia interna de sus partes, partes que tienden a la autonomía y la especialización. No obstante, los sistemas no funcionan en el vacío, sino que están inmersos en un contexto: su entorno. Denominamos cerrado a un sistema si ningún material entra o sale de él. Será abierto si hay flujos de ingreso y egreso, produciendo un cambio en los materiales que lo componen (Von Bertalanffy 1950: 155). Teoría General de Sistemas

8 CONCEPTOS CLAVE: i. Equilibrio: Energía del sistema debe propender al equilibrio de sus componentes (sistemas cerrados). ii. iii. iv. Entropía: Es una ley de la naturaleza por la que todas las formas de organización tienden al caos y a la muerte. Se produce cuando se pierde estabilidad y la energía que ingresa al sistema es insuficiente Homeostasis: Equilibrio dinámico del sistema con su entorno. Entropía negativa: Procesos que le permiten al sistema mantener el equilibrio homeostático. v. Sinergia: La interacción del conjunto de las partes da un resultado que maximiza lo obtenido por cada una de ellas. Teoría General de Sistemas (Harmon & Mayer 1999)

9 Maturana y Varela (1973) buscaban explicar qué era la vida y formularon la autopoiesis La noción de autopoiesis sirve para describir un fenómeno radicalmente circular: las moléculas orgánicas forman redes de reacciones que producen a las mismas moléculas de las que están integradas. Tales redes e interacciones moleculares que se producen a sí mismas y especifican sus propios límites son los seres vivos (Rodríguez y Torres 2003: 112). En otras palabras, un sistema que se construye a sí mismo se extenderá hasta el límite de su propio crecimiento. Puesto que este crecimiento estará dado por la búsqueda del equilibrio homeostático, el sistema está en permanente evolución. Autopoiesis Rodríguez y Torres (2003)

10 Propiedades: 1. Autonomía respecto al entorno: el sistema se diferencia de su entorno por constituirse en un algo distinto. 2. Emergencia: Es el surgimiento de un orden cualitativo distinto, derivado de las combinaciones de elementos existentes en la naturaleza o el entorno. 3. Clausura Operativa. Los sistemas autopoiéticos son sistemas cuya operación es cerrada y cuyos componentes son producidos al interior. 4. Autoconstrucción de estructuras. El sistema no importa estructuras, las construye en su interior. 5. Reproducción autopoiética. Determinación del estado siguiente del sistema a partir de la estructuración anterior a la que llegó la operación. Autopoiesis Rodríguez y Torres (2003)

11 En el proceso de reproducción autopoiética se produce lo que Maturana denomina el acoplamiento estructural que presupone que todo sistema autopoiético opere como sistema determinado por la estructura, es decir, como un sistema que puede determinar las propias operaciones solo a través de las propias estructuras (Luhmann y De Giorgi 1993). Autopoiesis

12 La TGS tuvo su primera escala en las ciencias sociales en la Sociología, donde gracias al trabajo de Talcott Parsons dominó la escena desde la aparición de El Sistema Social (1951) hasta entrados los años setenta (Bailey 1994: 25). El sistema social es el sistema generado por el hecho de la interacción de una pluralidad de seres humanos con otros. El mayor ejemplo del sistema social es la sociedad. Ella está constituida por una pluralidad de individuos que interactúan entre sí, habitualmente un número sustantivo, que actúan dentro de un marco referencial de nociones ligadas a una cultura compartida y que también mantienen una identidad como sistema que trasciende la vida de los seres humanos particulares [que la integran] (Parsons 1972: 254) Funcionalismo Estructural

13 Así, el sistema social es una forma de organizar la acción humana (Parsons 1972: 256) y, al mismo tiempo, es un marco de referencia para que se interprete dicha acción humana. Funcionalismo Estructural

14 IMPERATIVOS FUNCIONALES (Garantizan la subsistencia del sistema) i. Adaptación: Acciones del sistema que, en conjunto, forman vínculos y relaciones con el ambiente externo del cual dependen. De este modo, el sistema se asegura los recursos necesarios para sobrevivir ii. iii. iv. Logro de metas: movilización y aprovechamiento de los recursos en función de los fines que se fija la organización. Integración: Coordinación de las partes del sistema para establecer el control, evitar desviaciones y mantener la estabilidad interna. Mantenimiento de modelos latentes: enfrenta el problema de cómo asegurar la continuidad de acción en el sistema de acuerdo con cierto orden o norma Funcionalismo Estructural (Harmon & Mayer 1999)

15 El Funcionalismo Estructural y la Autopoiesis encontrarán su síntesis en la obra de Niklas Luhmann, quien creará la noción de sistemas sociales autopoiéticos. Según esta definición la sociedad es un sistema social autopoiético operacionalmente cerrado que incluye en sí mismo a todos los demás sistemas sociales, y por lo tanto a la comunicación (Luhmann y De Giorgi 1993). Para Luhmann (2006: 38), un sistema es diferencia, la diferencia entre sistema y entorno. En esta formulación, el término sistema ocurre dos veces, puesto que en su diferenciación del entorno, el sistema debe emerger a partir de la creación de un ambiente interno que sirva como base para construir un sistema (Luhmann 1983: 992). Es decir, en esa construcción el sistema se clausura operacionalmente, lo que le permite diferenciarse del entorno. Sistemas Sociales Autopoiéticos

16 El ambiente interno que desarrolla el sistema social autopoiético es el terreno donde surgirán los Sistemas de funciones que vendrían a ser subsistemas o sistemas de un orden inmediato menor, como se los denominaba según la característica de orden jerárquico de la TGS. Para Luhmann, la comunicación es la única operación que permite la clausura operacional del sistema, puesto que esa doble función alrededor de la definición del sistema (sobre sí mismo y sobre sí mismo con respecto al entorno) respecto del entorno solo puede ser realizada por la comunicación. Sistemas Sociales Autopoiéticos

17 Para Luhmann, la comunicación cumple con los siguientes requisitos: 1. Es social: necesita al menos dos personas para producirse 2. Es pasajera: apenas comienza se empieza a desvanecer 3. Crea puentes: va tendiendo conexiones que permiten continuar con la autopoiesis del sistema Rodríguez y Torres (2003) Sistemas Sociales Autopoiéticos

18 La comunicación es una síntesis de tres selecciones: 1. Selección de la información (qué se va a informar) 2. Selección de una expresión (cómo) 3. Selección de la comprensión/incomprensión (diferencia que hace el receptor entre el mensaje y el cómo: qué entiendo) Rodríguez y Torres (2003) Sistemas Sociales Autopoiéticos

19 Luhmann dirá que existen tres sistemas posibles, según su complejidad: a. Sistemas como interacción b. Sistemas como organización c. Sistemas como sociedad. Sistemas Sociales Autopoiéticos

20 El Sistema denominado Organización Se caracteriza en sus inicios por condicionar la pertenencia, es lo que más adelante se llamará membresía. Las personas, para ingresar a este sistema deben cumplir con las expectativas que el sistema tienen sobre ellas, es decir la organización es anterior a sus (potenciales) miembros, y por supuesto es posterior en la medida que puede prescindir de ellos, así las organizaciones se perpetúan a través del tiempo. Que las organizaciones nacen en un entorno social que las define y éstas, a su vez, comienzan paulatinamente a modificar su entorno. Las personas son entorno de las organizaciones y deben ser incluídas en ellas incluso para ser validadas socialmente (p.e:profesión universidad) Sistemas Sociales Autopoiéticos

21 El sistema efectivamente intercambia con el entorno lo que estima conveniente y necesario, y no por ello pierde su condición de autopoiesis Según Darío Rodríguez, las organizaciones al ser un sistema diferente a las personas, demandan comportamientos específicos a sus miembros comportamientos organizacionales - que al ser cumplidos, los retribuye o remunera. Doble contingencia (nomas-conducta) Sistemas Sociales Autopoiéticos

22 Existirían algunas características comunes entre las organizaciones (Rodríguez, 2001) 1. Criterios de Membresía (P.e. Contractualidad) 2. Articulación hacia fines específicos con uso de medios específicos. 3. Las organizaciones no son las personas 4. El poder y las funciones se diferencian internamente, con independencia del tipo de jerarquización que opere. 5. Los procesos de comunicación se canalizan en pos de la optimización de medios y fines. 6. Las organizaciones requieren un entorno con el cual interactuar para definirse como tales (Identidad / Diferencia) Sistemas Sociales Autopoiéticos

23 Sobre la membresía: Personas como sistemas psíquicos complejos que deben acoplarse al sistema organización. Criterios de inclusión y pertenencia Reglas explícitas de expectativas y requisitos de membresía Sistemas Sociales Autopoiéticos

24 Definición: Un sistema es cualquier conjunto de variables, independientemente del grado de relación existente entre ellas (Easton 1953,1965). Variables a considerar: Insumos: (Inputs) con los cuales se alimenta el proceso. Resultados: (Outputs) son el producto del proceso. Sistema: Lugar donde se da el proceso de transformación. Entorno: ambiente en el cual se desarrolla la organización Retroalimentación: Información que utiliza la organización para evaluar su desempeño. Enfoque Organizacional

25 Enfoque Organizacional

26 Teoría de Sistemas Modelo Subsistemas (Kast y Rosenweig) Retroalimentación Inputs Metas y Valores Tecnología Estructura Psicosocial Administrativo Outputs Flujo de energía/información Enfoque Organizacional

27 Daniel Katz y Robert L. Kahn, con su libro Psicología social de las organizaciones (1966), proponen la noción de organización como sistema abierto. La perspectiva del sistema abierto admite que los sistemas biológico o social está en una relación dinámica con su entorno y recibe variados inputs, los transforma de algún modo y exporta outputs (Kast y Rosenzweig 1970: 119). En tanto, los cambios en el ambiente tienen un impacto continuo sobre la organización, de manera que está siempre ajustándose a los cambios ambientales; a la inversa, los cambios internos de la organización tienen un impacto continuo sobre su ambiente (Rogers y Agarwala-Rogers 1980: 56, aludiendo a Katz y Kahn 1966) Enfoque Organizacional

28 Organizaciones como Sistemas Un sistema es un grupo de unidades que tienen cierto grado de estructura y que se diferencia de su ambiente por una frontera. La frontera del sistema está definida por los flujos de comunicación; las unidades del sistema tienen un mayor grado de comunicación con una y otra que (a través de la frontera) con unidades en el ambiente externo. Pero esto no quiere decir que la comunicación a través de la frontera sea de menor importancia para el mantenimiento del sistema que los intercambios de información dentro de éste. De hecho, todo sistema que no consume materia, energía e información desde su ambiente y produce mensajes a su ambiente pronto se agotará y cesará de existir. Enfoque Organizacional (Rogers y Rogers 1980)

29 Enfoque Organizacional (Rogers y Rogers 1980)

30 Características: 1. Las partes de una organización sólo se entienden en términos de su relación con las demás 2. Las partes de la organización, incluyendo sus relaciones, son importantes en la medida en que contribuyen a su funcionamiento general 3. Las organizaciones, concebidas como conjuntos, pueden considerarse metafóricamente como organismos biológicos, llenos de necesidades o metas que se sobreponen o se separan conceptualmente de las necesidades, propósitos y metas conscientes de partes o miembros individuales Enfoque Organizacional (Harmon & Mayer 1999)

31 Características: 4. Estas necesidades y metas de las organizaciones pueden concebirse ya sea en forma estática (supervivencia y mantenimiento del orden) o dinámica (evolución o cambio propositivo) 5. La actividad organizacional de alguna significación es comprensible en términos de su relación con el ambiente externo, el cual le proporciona los recursos y las condiciones de que la organización depende para su supervivencia o la realización de sus propósitos. Enfoque Organizacional (Harmon & Mayer 1999)

32 Entorno: Es la suma de los factores físicos y sociales externos a la frontera de un sistema, que están considerados de manera directa en el comportamiento de toma de decisiones de los individuos en el sistema (Rogers y Rogers 1980: 66). La relación entre la organización y su entorno puede estructurarse según grado de dependencia/incidencia que tiene el sistema con su entorno. John P. Kotter (1979) planteará que los sistemas son altamente dependientes de su entorno, puesto que requieren conseguir insumos de él. Enfoque Organizacional

33 Kotter (1979) identifica 4 estrategias: 1. Establecer el dominio (definir qué producir, cómo y para quiénes). Es una decisión soberana de la organización, y ella definirá cuál es el lugar que le entregue mayores ventajas para desarrollar su actividad. 2. Establecer vínculos externos, o sea, relaciones favorables con aquellos de quienes ellos [la organización] depende y con fuentes alternativas de apoyo [sindicatos, asociaciones gremiales, empresas que sean competencia de los proveedores, etc.] en el dominio escogido (Kotter 1979: 89). Enfoque Organizacional

34 Kotter (1979) identifica 4 estrategias: 3. Intentar controlar a quiénes opera en su dominio y/o cómo ellos pueden operar. Esto se realizará básicamente a través de influir las condiciones del entorno para reducir la competencia (ya sea a través de asociarse con los competidores en carteles, influyendo sobre los entes reguladores, o forzando una mayor competencia de modo de aniquilar a los competidores). 4. Modelar el diseño de la organización a las condiciones del entorno, previendo los conflictos y estructurándose de forma de aprovechar de mejor forma ese contacto con el exterior (ADAPTACIÓN) Enfoque Organizacional

35 IMPERATIVOS FUNCIONALES (Garantizan la subsistencia del sistema) i. Adaptación: Acciones del sistema que, en conjunto, forman vínculos y relaciones con el ambiente externo del cual dependen. De este modo, el sistema se asegura los recursos necesarios para sobrevivir ii. iii. iv. Logro de metas: movilización y aprovechamiento de los recursos en función de los fines que se fija la organización. Integración: Coordinación de las partes del sistema para establecer el control, evitar desviaciones y mantener la estabilidad interna. Mantenimiento de modelos latentes: enfrenta el problema de cómo asegurar la continuidad de acción en el sistema de acuerdo con cierto orden o norma Recordatorio (Harmon & Mayer 1999)

36 Estructura Estructura es el arreglo de los componentes y subsistemas dentro de un sistema. Se refiere a los patrones de relaciones entre las unidades en un sistema social, relaciones que pueden ser expresadas en función de poder, jerarquía o de otras variables ( ) La estructura existe en un sistema hasta el grado en que las unidades en éste se encuentran diferenciadas una de otra (Rogers y Agarwala-Rogers 1980: 82-83) La estructura está definida por las partes y la interacción entre esas partes. Por extensión, está formada por la manera en que se relacionan los subsistemas dentro del sistema. Enfoque Organizacional

37 Estructura La estructura no es estática. Los subsistemas están en permanente interacción con otros subsistemas, y de estas interacciones también se derivarán procesos de crecimiento a partir de elaboración interna (Kast y Rosenzweig 1970). Si los sistemas tienen una frontera, es esperable que los subsistemas también la tengan. Enfoque Organizacional

38 Estructura Cómo se vinculan los subsistemas entre sí? La respuesta, según Kast y Rosenzweig (1970: 123) es: a través de una interfaz, que es el área de contacto entre un sistema y otro. La interfaz no es otra cosa que un puente para que circule información entre un sistema (o subsistema) y otro. Es decir, donde se produce la comunicación. El conjunto de interfaces tejerá el esqueleto de las interrelaciones del sistema, los flujos de comunicación, dando cuenta así del acoplamiento estructural del mismo. Enfoque Organizacional

39 Dinámica de sistemas (Jay W. Forrester) En Dinámica de Sistemas vamos a ocuparnos de analizar cómo las relaciones en el seno de un sistema permiten explicar su comportamiento. Un sistema, ya lo hemos visto, es un conjunto de elementos en interacción. Esta interacción es el resultado de que unas partes influyen sobre otras. Estas influencias mutuas determinarán cambios en esas partes. Por tanto, los cambios que se producen en el sistema son reflejo, en alguna medida, de las interacciones que tienen en su seno. Los cambios en un sistema se manifiestan mediante su comportamiento. Por otra parte, la trama de relaciones constituye lo que se denomina su estructura. Lo que acabamos de decir se puede parafrasear diciendo que en Dinámica de Sistemas se trata de poner de manifiesto cómo están relacionados su estructura y su comportamiento. (Aracil 1995: 12, la negrita no es del original) Enfoque Organizacional

40 ACOPLAMIENTO ESTRUCTURAL : todo sistema autopoiético opera como sistema determinado por la estructura, es decir, como un sistema que puede determinar las propias operaciones solo a través de las propias estructuras (Luhmann y De Giorgi 1993). Recordatorio

41 Dinámica de sistemas (Jay W. Forrester) Forrester introducirá un cambio de mirada sustantivo: la estructura, construida a partir de las interacciones, pasará a ser analizada como una estructura de retroalimentación. Esta variación permitirá introducir la retroalimentación al interior de los sistemas y subsistemas, poniendo una mayor atención en la comunicación entre los individuos que componen las organizaciones. Enfoque Organizacional

42 Dinámica de sistemas (Jay W. Forrester) La estructura de retroalimentación puede dominar la toma de decisiones más allá de lo que la gente en un sistema puede percibir. Por estructura de retroalimentación debe entenderse la configuración donde las condiciones existentes generan cambios en las condiciones adyacentes que influyen en posteriores decisiones. Esa es la configuración en la cual todas nuestras acciones tienen lugar. (Forrester 1991: 7-8). Enfoque Organizacional