Manual de Usuarios AutoSoft Taller Versión 2.50 Básica

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2 Manual de Usuarios AutoSoft Taller Versión 2.50 Básica URL: Feedback: Santa Rita Investments Inc. PO Box Boca Raton, FL Telf. (561) Fax. (561) Impreso en los Estados Unidos de América. Copyright Santa Rita Investments Inc. 2

3 Tabla de Contenido Introducción 8 CAPITULO 1 9 Preguntas Más Frecuentes 9 CAPITULO 2 12 Instalación de la aplicación 12 Instalación 12 Ejecución por primera vez 17 Instalación tipo Servidor (Activación) 17 Instalación en red 19 Instalación tipo Cliente 19 Definición de directorios de datos 20 Localización de datos compartidos 20 Arranque después de la configuración de inicio 21 CAPITULO 3 23 Antes de comenzar 23 Importación de Datos 23 Reindexación de datos 26 Respaldos y recuperación de datos 26 Respaldo de datos 27 Recuperación de datos 28 Adaptación de AutoSoft Taller a su país 30 Identificación 31 Impuesto 31 Número Tributario 31 Registro Fiscal 31 Cambio de Moneda 32 Formato de Número Telefónico 33 Navegador 34 Usuarios y Privilegios 35 Creación de Usuarios 36 Asignación de Privilegios a Usuarios 37 Asignación de un Usuario como Miembro de un 38 Grupo Creación de Grupos de Usuarios 38 Barras de Herramientas 40 Menú Lateral de Acceso Rápido 40 Barra de Herramientas de Navegación y 40 Administración 3

4 CAPITULO 4 43 Maestros 43 Datos del Taller y Configuración General 44 Número Tributario y Registro Fiscal 44 Servidor SMTP 44 Logotipo 44 Valor del porcentaje de Impuesto 44 Configuración de Inventario 45 Ciudades 46 Colores 46 Tipo de Proveedor 46 Cuenta de Usuario 46 CAPITULO 5 47 Clientes 47 Creación, Actualización de Clientes 49 Inclusión de vehículos desde clientes 50 CAPITULO 6 53 Vehículos 53 Inclusión de Vehículos 55 CAPITULO 7 59 Personal de Mano de Obra 59 CAPITULO 8 61 Proveedores 61 CAPITULO 9 62 Compañías de Seguros 62 CAPITULO Repuestos de Inventario 64 Inclusión de Repuestos en Inventario 65 Código Principal y Código Alterno 65 Inactivo 66 Configuración 66 Etiquetas 66 Ocultar 66 Pestaña de Datos Generales 67 Sub-Item 67 Tipo 67 Marca 67 Descripción corta 67 4

5 Descripción de Compra 67 Descripción de Venta 68 Origen 68 Condición 68 Días de Garantía 68 Seriales 68 Observaciones 68 Pestaña de Costos/Precios 69 Impuesto 69 Costos 69 Precios de venta 69 Precio de venta por defecto 70 Pestaña Existencia 71 Unidades 71 Punto de Reorden 71 Almacén 72 Ubicación 72 Seriales Ingresados 72 Pestaña Proveedores 73 Pestaña Foto 74 CAPITULO Repuestos de No Inventario 76 La Tercera Opción 77 CAPITULO Trabajos de Mano de Obra 79 CAPITULO Marcas y Modelos de Vehículos 81 CAPITULO Presupuestos de Reparación 83 Pestaña Principal 85 Pestaña Detalles 86 Pestaña Mano de Obra 89 Detalles de la Mano de Obra (Ctrl+I) 90 Asignación del Trabajo de Mano de Obra 91 (Ctrl+M) Asistente de Pintura 95 Pestaña Repuestos 97 Asistente de Repuestos 97 5

6 Imprimir Solicitud de Cotización (Solo Para 103 Repuestos de No Inventario) Tipo de Precio Aplicado (Solo Para Repuestos 103 de Inventario) Repuestos Suministrados por el Seguro o el 103 Cliente Pestaña Externos 105 Pestaña Aparte 106 Pestaña Fotografías 107 Historial de Vehículos 110 CAPITULO Facturas de Reparación 112 Impresión de Facturas 113 Pago de Facturas 114 Facturación de Ítems de Inventario 115 Facturación de Repuestos de Inventario 117 CAPITULO Cuentas por Cobrar 121 CAPITULO Reporte de Ganancias 122 CAPITULO Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículo 125 Asignar Trabajos de Mano de Obra 126 Orden de Trabajo 129 CAPITULO Status/Egreso de Vehículos 132 CAPITULO Ordenes de Compra (Introducción) 135 Orden de Compra (No Inventario) 136 Creación de una Orden de Compra (No Inventario) 136 Orden de Compra (Inventario) 137 Creación de una Orden de Compra (Inventario) 137 Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) 139 Recepción de Facturas 141 Devoluciones de Compras 142 Control de Pagos 143 Cheques 145 6

7 CAPITULO Reportes 146 Funciones de Vista Preliminar 146 Envío de Reportes por Correo Electrónico 146 Exportación a Archivos en Diferentes Formatos 147 Menú Reportes 149 Presupuestos Pendientes 149 Listado de Presupuestos 149 Vehículos Perdida Total 149 Resumen de Facturación 149 Vehículos Facturados por Productor 149 Cuentas por Cobrar 150 Facturas con Repuestos Pendientes 150 Listado de Inventario 150 Ganancias por Presupuesto o Factura (Reporte 150 de Ganancias) Editor de Formatos de Impresión 151 Otros Reportes 153 Imprimir Cuentas por Pagar 153 Listado de Ordenes Pendientes 153 Pagos y/o Créditos Efectuados 153 Pagos Efectuados 153 Anexo A. Instrucciones para Compartir el Disco Duro del 155 Servidor Asignación de Unidad de Red Compartir Directorio 157 Anexo B. Mas Configuraciones de Registros 160 Claves Compartidas (Seguridad) 160 Registro de Eventos 161 Grupos 161 Privilegios 161 Usuario 161 Claves Locales: Introducir Preferencias 161 Auto Tab When Full (Tab Automático) 162 Confirmar Borrado 162 Confirmar Guardar al Salir 162 Confirmar Guardar al Navegar 163 Siglo Actual 163 Formato de Número Telefónico Preferencias en Facturas 163 Reiniciar Año 163 Anexo C. Otras Opciones de Fichas 164 Licencia Para el Usuario Final 165 7

8 INTRODUCCION Introducción E n un mercado tan competitivo donde cada día el margen de ganancia depende mas de la productividad, todo taller de servicio, reparación y reconstrucción automotriz, independientemente de su tamaño y ubicación, necesita de la ventaja que la informática ofrece, para obtener información precisa y al instante necesaria para tomar decisiones correctas y que al mismo tiempo permita mantener control sobre el proceso de producción de su empresa. Santa Rita Investments Inc. consciente de esto y atendiendo los comentarios y sugerencias que recibimos de muchas personas que nos escriben de todos los países de habla hispana, y para cumplir con su objetivo de ofrecer un producto de mayor calidad, que pueda ser utilizado en cualquier taller y brinde los resultados deseados a sus usuarios, ha desarrollado AutoSoft Taller 2.50 Básica, para poner a su alcance más funciones y ventajas, que ratifican a nuestro programa como líder indiscutible en el mercado hispano. AutoSoft Taller 2.50 Básica ha sido desarrollado por profesionales para llenar el vacío existente, de programas específicamente desarrollados y orientados para atender las necesidades del sector de empresas de servicio y reparación automotriz hispanos, sin importar su tamaño ni ubicación. Una lista de clientes satisfechos en mas de 10 países que crece cada día, confirma la fácil adaptabilidad de AutoSoft Taller a cualquier país y su capacidad para controlar los procedimientos y cubrir las necesidades propias del mercado. Esperamos que AutoSoft Taller 2.50 Básica contribuya de manera efectiva en el control de los procesos y el manejo de la información en su empresa, recuerde que nuestro departamento de desarrollo, tal como lo ha hecho hasta ahora, continua trabajando y analizando la factibilidad de sus sugerencias y el nacimiento de nuevas tecnologías, para aplicarlas y mejorar cada ves más nuestro programa. 8

9 PREGUNTAS MAS FRECUENTES CAPITULO Preguntas Más Frecuentes 1 Cómo se guardan los datos? Pulsando sobre el icono Guardar de la barra de herramientas. Este icono sólo estará encendido cuando algunas de las ventanas de procesos (Presupuestos, Clientes, Vehículos, Facturas, etc.) estén activadas y el registro haya sido modificado. Cómo crear un registro nuevo? Seleccione primero el proceso que se desea realizar (crear clientes, presupuestos, vehículos, etc.), después pulse sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. Cómo imprimir la orden de trabajo interna? Inicialmente debe darle ingreso al Vehículo, pulsando sobre el icono Órdenes de Trabajo/Ingresos.Una vez allí, pulse sobre Nuevo, Coloque el número de la matrícula, guarde los datos y pulse sobre el botón Imprimir Orden. AutoSoft Taller automáticamente mezcla todas las órdenes pendientes para el vehículo ingresado. Para efectos de la aplicación, las órdenes pendientes son todos aquellos presupuestos de un vehículo que no hayan sido anulados o facturados. En AutoSoft Taller 2.50 es posible imprimir la orden de trabajo desde los presupuestos, ubique el presupuesto deseado, active la pestaña de detalles y pulse sobre el botón Orden de Trabajo. Cómo cambiar el propietario a un vehículo? Debe pulsar sobre el icono de Vehículos y en el área donde aparecen los datos del cliente, se debe pulsar sobre el icono Cambiar. Al activarse los campos de datos, basta con colocar el número de cliente, documento de identidad o el nombre. (Debe poseer el privilegio para Modificar campos especiales). Cuándo se cambia de propietario a un vehículo, o el vehículo a su propietario, debo crear un presupuesto nuevo? No. Simplemente debe ubicar el o los presupuestos que desea actualizar (deberían ser sólo los pendientes) y escribir nuevamente la matricula del 9

10 PREGUNTAS MAS FRECUENTES Vehículo, para que la aplicación se traiga los datos actualizados del mismo. Recuerde guardar para que los cambios tengan efecto. Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas? No. Solamente pueden ser anulados. Por qué a veces no puedo modificar un presupuesto? Cuando un presupuesto es facturado, AutoSoft Taller lo bloquea para que no pueda ser modificado. Es un mecanismo de seguridad que garantiza que los datos no van a ser cambiados, después que fue creada la factura a partir de esos datos. Si una Factura es anulada, que ocurre con el presupuesto? Cuando se anulan facturas, AutoSoft Taller habilita nuevamente el presupuesto que dio origen a dicha factura (si ese es el caso), para que dicho presupuesto pueda ser facturado nuevamente. Por qué a veces no puedo reimprimir una factura? Como medida de seguridad, para evitar reimpresiones, AutoSoft Taller bloquea una factura cuando es impresa correctamente (respondiendo que SI fue impresa de manera correcta). Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una factura, el usuario debe tener asignado el privilegio de Administrador. (Ver Capítulo Antes de Comenzar). Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status y darle egreso a cada vehículo? Es recomendable ya que muchos reportes de la aplicación dependen de esta información: reportes como el de vehículos en el taller, clientes por llamar o los vehículos pendientes por facturar, dependen exclusivamente de esta información. Puedo modificar la fecha y hora de creación de un presupuesto? Si. Solamente es necesario poseer el privilegio de Modificar campos especiales. 10

11 PREGUNTAS MAS FRECUENTES Puedo eliminar Clientes o Vehículos? Si, pero solamente de aquellos vehículos a los cuales NO se les haya creado ningún presupuesto. Una vez que se ha incluido al menos un presupuesto para un cliente, con su respectivo vehículo, dicho presupuesto, cliente y vehículo no podrán ser eliminados. Para que sirven las pestañas de Externos y Aparte de la ventana de presupuestos? Los trabajos Externos, como su nombre lo indica, son aquellos trabajos y/o servicios que son realizados fuera de su taller por otras empresas y que deben ser facturados de igual manera como un servicio realizado. Algunos ejemplos pueden ser las rectificaciones de transmisiones, de frenos, carga de gas, niquelados y muchos otros según cada caso particular de cada taller. Los trabajos Aparte son aquellos que generalmente son solicitados por el cliente, pero que no deben ser cargados a la Compañía de Seguro o Empresa. Casos típicos como pintura de algunas piezas adicionales, pulitura del vehículo, revisiones e infinidad de otros servicios que por cualquier motivo no deben aparecer reflejados en el presupuesto, pero si en la orden de trabajo de los operarios. 11

12 INSTALACION DE LA APLICACIÓN CAPITULO Instalación de la Aplicación 2 L a instalación de la aplicación es sumamente sencilla, algunos cambios específicos dependerán de si se trata de una instalación para Servidor o para estación Cliente. Instalación El CD de instalación se auto ejecuta al introducirlo en la unidad de CD-ROM, sin embargo, si esto no sucede puede ejecutar el programa INSTALAR.EXE que se encuentra en la raíz del disco de instalación. Si descargó la versión Shareware de Internet, usted deberá tener un archivo denominado AUTOSOFT25.EXE que se debe encontrar en la carpeta donde realizó la descarga. Una vez ejecutado, aparecerá una ventana similar a la siguiente: La aplicación lo guiará paso a paso por el proceso de instalación. 12

13 INSTALACION DE LA APLICACIÓN En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si esta de acuerdo haga clic en Acepto los términos del contrato de licencia. Si no está de acuerdo con el contrato, por favor, no continúe con la instalación. Luego debe completar los datos del usuario, por lo general esta información es extraída de su sistema operativo, de no ser así o de estar errada, por favor corríjala. Luego especifique si desea instalar la aplicación para que sea compartida por todos los usuarios del computador donde se esta haciendo la instalación, o sólo para la configuración del usuario actual. La ventana debe lucir como sigue: 13

14 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Posteriormente le pedirá que proporcione la carpeta donde se va a instalar la aplicación, la cual por defecto es C:\AutoSoft2.50. Puede cambiarla pulsando en Cambiar, sin embargo es recomendable mantener el directorio por defecto. Escriba el nombre de la carpeta o elíjala de la lista que se muestra. NOTA: Si elige la carpeta Archivos de programas y esta utilizando como sistema operativo Windows XP, puede tener problemas para compartir esta carpeta en la RED, en el caso que desee compartir las bases de datos con otros usuarios. Si pulsa en Cambiar y ubica el Disco (C:), se mostrará la siguiente ventana: 14

15 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Una vez seleccionado el lugar de instalación, debe elegir el tipo de instalación que desea mediante la siguiente ventana: Existen dos tipos de instalación: Debe haber una instalación tipo servidor instalada en la red, para que puedan ejecutarse las estaciones tipo cliente. SERVIDOR: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo Servidor en un sólo computador para ser usado como monousuario, si este computador esta conectado a una red, puede compartir el disco duro, o la carpeta donde este instalado el programa, para de esa forma dar acceso a los datos compartidos a otra computadora que este conectada a la red tipo cliente. El resto de las computadoras pertenecientes a la red deberán instalarse tipo Cliente. CLIENTE: Esta es la opción que usted debe escoger cuando AutoSoft Taller se va a utilizar en una estación Cliente que está conectada a una red y en la que previamente se ha realizado una instalación tipo Servidor. En este sentido, la primera instalación a realizarse en caso de querer utilizar AutoSoft Taller en una red, debe ser la instalación tipo Servidor, la cual debe realizarse en el computador principal. Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la instalación, revísela con cuidado y de estar correcta, continúe con la instalación, la ventana luce como la siguiente: 15

16 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Al pulsar sobre Instalar, comenzará el proceso de copiado de archivos. Este proceso es sumamente rápido y solamente durará unos pocos minutos. Durante la copia de los archivos, se podrá apreciar una ventana similar a la siguiente. Para terminar la instalación se le presentará la siguiente ventana: 16

17 INSTALACION DE LA APLICACIÓN La primera instalación que usted debe realizar es tipo servidor en la computadora destinada para tal fin. La activación de su aplicación dependerá del tipo de instalación que usted hizo. Haga clic en Finalizar para terminar. Ejecución por primera vez Puede ejecutar AutoSoft Taller 2.50 Básica pulsando sobre el icono creado en el escritorio de su computador. Dicho icono debe lucir similar al siguiente: También puede ejecutar la aplicación haciendo click en Inicio, Todos los Programas, AutoSoft Taller 2.50 Básica. Instalación tipo Servidor (Activación) Al ejecutar la aplicación por primera vez, AutoSoft Taller generará un Código de Instalación en la ventana Configuración de Inicio en letras rojas como se muestra en la gráfica siguiente, tome nota de este número y del Número de Serie que encontrara en el reverso del CD o en el manual de usuario si usted adquirió la versión física, si adquirió la versión descargable, entonces recibirá inmediatamente después de su compra, un correo electrónico con el Número de Serie de su versión. 17

18 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Una vez que usted tenga a la mano el Código de Instalación y el Número de Serie, deberá completar el formato Solicitud de Activación que conseguirá en la página Activación en nuestro sitio en Internet En el correo electrónico que recibió por su compra, viene anexo un link para la página Activación en nuestro sitio en Internet, también tendrá acceso a esta página pulsando el botón Solicitar Activación ubicado en la ventana de Configuración de Inicio. Inmediatamente después de enviar la solicitud, recibirá un correo electrónico conteniendo el Número de Activación para su aplicación. Al recibir su número de activación, abra el menú Ayuda y seleccione Activación, coloque el número de activación en la casilla destinada para este fin y pulse OK. Este número de activación es único para el computador donde se instaló AutoSoft Taller, incluso si altera parte del Hardware o tiene que desinstalar e instalar de nuevo la aplicación, el número de activación seguirá siendo el mismo, solamente si trata de instalar el programa como servidor en otro computador o en el mismo computador pero en distinto disco, se le solicitará la activación nuevamente. La Licencia de Usuario Final, establece que sólo puede estar activada una instalación tipo servidor por cada copia de la aplicación distribuida, se ha establecido este sistema de activación, para controlar que se cumpla esta parte del contrato, a menos que su licencia de usuario final establezca lo contrario, usted como propietario de una licencia de AutoSoft Taller, esta comprometido a cumplir con esta restricción. 18

19 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Se admiten como normales hasta un máximo de 3 activaciones anuales. De superarse esta cantidad, como política de seguridad el usuario deberá demostrar las razones para activar una cuarta vez o adquirir una nueva licencia. Instalación en Red Si va a instalar AutoSoft Taller en dos o más computadores, recuerde que debe realizar primero la instalación en la estación Servidor y posteriormente en cada una de las estaciones Clientes. Para instalar AutoSoft Taller en las estaciones clientes, debe ejecutar el programa de instalación en cada una de las ellas y seleccionar Cliente en la ventana Tipo de Instalación. Deberá tener compartido el disco duro del servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra el directorio DATA, para poder tener acceso a esta desde cada una de las estaciones. Para cualquier duda acerca de cómo compartir discos duros y conceptos de red, consulte la documentación de Windows o a un especialista en materia de redes. En la sección Anexos 1 de este manual o comunicándose con Servicio al Cliente (servicioalcliente@autosofttaller.com), también podrá encontrar ayuda. Refiérase al manual de su sistema operativo para los detalles de cómo crear una red local (LAN) o contrate los servicios de personal especializado. Instalación tipo Cliente Las instalaciones tipo Cliente no requieren activación, la ventana para la activación es omitida cuando la aplicación se ejecuta desde estas estaciones. El limite de estaciones Cliente en una red, es determinado por la capacidad de la misma. Antes de ejecutar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente, es imprescindible haber realizado primero la instalación tipo Servidor y ésta debe encontrarse en ejecución cada vez que se desee utilizar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje: y el programa no se podrá ejecutar, además el servidor debe tener compartido el disco duro o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra 19

20 INSTALACION DE LA APLICACIÓN el directorio DATA, para que esta pueda ser accesada desde las estaciones tipo Cliente de la red. Recuerde que si está trabajando en red, el directorio DATA indicado en la instalación tipo cliente, debe ser el del Servidor. Si cada una de las computadoras Clientes no apuntan sus datos compartidos (DATA) hacia el Servidor, estas instalaciones no se ejecutaran. Definición de los Directorios de Datos Una vez que el disco duro del servidor ha sido compartido y el funcionamiento de la red es el adecuado, deberá indicarle a la aplicación los directorios en los cuales están ubicadas las bases de datos. Existen dos directorios, los cuales se encuentran dentro de la carpeta donde fue instalada la aplicación. Los directorios son los siguientes: -Datalocal: son aquellos datos locales propios de la aplicación que residen en cada computadora (en caso de una red, son los datos de cada estación). -Data: son los datos de la aplicación o datos compartidos. Aquí están almacenados los clientes, facturas, presupuestos y todo el conjunto de información que se va creando durante el uso de la aplicación. Este directorio se crea automáticamente en el disco duro del Servidor. La ventana siguiente muestra los directorios de bases de datos, definidos para el computador Servidor. Localización de los datos compartidos En las instalaciones tipo Cliente, la carpeta Data no existirá, por lo tanto debe ingresar la dirección en la red, del disco y el directorio donde están los datos del Servidor, en el campo Datos Compartidos. Por ejemplo: f:\autosoft2.50\data\, donde f es la unidad donde se instalo la aplicación 20

21 INSTALACION DE LA APLICACIÓN en el servidor, direccionada para esta estación, también puede pulsar para elegir el directorio de la lista tipo árbol, allí seleccionará el Directorio Data del servidor como destino de archivos compartidos, en la siguiente gráfica se muestra un ejemplo de la definición de los directorios de bases de datos en una instalación tipo Cliente. Si en alguna oportunidad, al abrir el programa en una estación cliente, recibe un mensaje indicando que la ruta de archivos no es valida, el directorio pudo haber sido borrado o una conexión de red no existe revise que su conexión a la red este activa y pulse en reinstalar y repita el paso anterior. Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft Taller como Servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra la carpeta Data este compartida, para poder tener acceso desde las estaciones Clientes a la ubicación de instalación de AutoSoft Taller en el Servidor. Si tiene cualquier duda, puede comunicarse con Servicio al Cliente (servicioalcliente@autosofttaller.com), solicitar asistencia a personal con conocimientos en el área o consultar la ayuda para redes de Windows. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicación detallada de cómo compartir unidades en la red y como definir o ubicar el directorio compartido del servidor. Arranque después de la Configuración de Inicio Una vez que estos pasos han sido cumplidos, la aplicación se ejecuta y muestra la pantalla de solicitud de clave de usuario, la cual inicialmente es Administrator, este nombre de usuario esta pre-establecido en el servidor si la aplicación esta en periodo de prueba y no requiere de ninguna contraseña. En la figura de la siguiente pagina, se observa la pantalla de solicitud de clave de usuario, vista en la computadora servidor. Una vez que usted realice la activación de la aplicación, el mensaje indicando que esta se encuentra en modo de demostración y la cuenta de días restantes de uso desaparecerá. 21

22 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Usted goza de 30 días de uso gratis de AutoSoft Taller, contados a partir de la fecha de instalación, transcurrido este tiempo no será posible el acceso a la aplicación. Usted puede realizar su compra y activar su licencia durante o después de finalizado el periodo de demostración, directamente en o simplemente pulse sobre el botón COMPRAR. En las estaciones Clientes, también puede ingresar a la aplicación mediante el nombre de usuario Administrador, mientras son creados los Usuarios y sus respectivos Privilegios, diríjase a la sección de Usuarios y Privilegios para ver la manera de crear usuarios, contraseñas y privilegios para garantizar el control y la seguridad en el uso de la aplicación. 22

23 ANTES DE COMENZAR CAPITULO Antes de Comenzar 3 S i usted tiene instalada una versión anterior a AutoSoft Taller 2.50 Básica, puede importar todos sus datos para no perder la información ya almacenada. Toda la información sobre clientes, presupuestos, facturas, vehículos y en general, toda la información almacenada en las bases de datos de las versiones anteriores, será trasladada a la versión 2.50 en todas sus condiciones. Si este es su caso, ahora es el momento para realizar la importación de los datos. Importación de Datos Este proceso debe realizarse en el Servidor. Es importante que realice primero la importación de datos antes de introducir cualquier información en la aplicación, ya que la importación de datos sustituye toda la información en las tablas de la versión 2.50 Básica, con los datos importados desde la versión anterior. También es preciso mencionar que los datos relacionados a cuentas de usuarios, moneda y otras configuraciones no serán importados, por lo cual será necesario configurar nuevamente estas opciones y crear los usuarios y claves de la aplicación nuevamente. Para importar los datos existentes de la versión anterior, diríjase al menú Archivo y seleccione Importar Datos como se ve en la figura, para que se abra la ventana de Importación de Datos. 23

24 ANTES DE COMENZAR Una vez seleccionada la versión con los datos fuente, pulse siguiente y la aplicación automáticamente detectará la carpeta Data de la antigua versión y la seleccionará como su fuente para la importación de datos. La importación de datos, eliminara cualquier información ingresada antes de la realización de la importación, una vez realizado este proceso, no hay forma de recuperar los datos reemplazados. La aplicación incluso detectará la carpeta de datos Data de la versión 1.05 de demostración, pero si en la misma computadora tiene también una versión activada, seleccionara automáticamente la carpeta Data de la versión activada. Una vez seleccionada la carpeta de datos fuente pulse Finalizar, el proceso de importación tardará dependiendo del tamaño de las bases de datos y la velocidad de procesamiento del computador. A continuación le ofrecemos una lista de instrucciones a tomar en cuenta para el proceso de importación. Haga un respaldo de las bases de datos EN BLANCO o vacías AutoSoft Taller 2.50 Básica antes de realizar la importación, lea la 24

25 ANTES DE COMENZAR sección dedicada a este proceso para saber como realizar este paso, este respaldo conteniendo las bases de datos vacías, será necesario en caso de que por alguna razón la importación falle. No utilice la computadora para ninguna otra tarea durante el proceso de importación, NO IMPORTA LA CAPACIDAD DEL COMPUTADOR, no es recomendable ocupar el tiempo de proceso y memoria en otras acciones. Realice la importación de datos preferiblemente en horas no laborables de su empresa, ya que el proceso pude llegar a durar mucho. Es recomendable que el programa fuente (AutoSoft Taller 1.05 o 2.00 Básica) esté cerrado antes y durante el proceso de importación de datos. Espere, tenga paciencia y no intente cancelar la importación. Una vez concluida la importación, salga y vuelva a entrar al programa. El proceso de importación de datos, consta de 9 fases de complejos procesos, en los cuales se realiza una serie de comparaciones, actualizaciones de las tablas y grabado de datos. En cada fase se realizan los siguientes procesos: o Fase 1: Importación y grabado de datos de la antigua versión a la nueva versión o Fase 2: Realización de ajustes en presupuestos para adaptar los datos importados a las nuevas tablas. o Fase 3: Realización de ajustes en las facturas para adaptar los datos importados a las nuevas tablas. o Fase 4: Recuperación de los tipos de proveedores precargados en la versión o Fase 5: Recuperación de los repuestos de no inventario precargados en la versión o Fase 6: Recuperación de los trabajos de mano de obra precargados en la versión o Fase 7: Recuperación de las marcas de los vehículos precargados en la versión o Fase 8: Recuperación de los modelos de los vehículos. o Fase 9: Reindexación de los datos. Si se ve obligado a repetir la importación de datos, realice los siguientes pasos: Recupere el respaldo que realizo de las bases de datos en blanco o vacías y reinstálelo en el programa. Lea la sección dedicada a este proceso para obtener la información completa de cómo realizar este paso. Comience nuevamente la importación de datos siguiendo todas las instrucciones. 25

26 ANTES DE COMENZAR Cuando haya finalizado el proceso de importación, su nueva versión de AutoSoft Taller 2.50 Básica, contendrá todos los datos de su anterior versión, además de los datos precargados en esta versión tales como más de modelos de vehículos y aproximadamente trabajos de mano de obra. Reindexación de Datos La función Reindexar Datos es un proceso que permite crear nuevamente los índices de las bases de datos del programa, en caso de que sufran algún daño. Este proceso nunca debería ser necesario de realizar, pero está disponible en caso de que por fallas en la red, cortes de electricidad inesperados o apagadas incorrectas del computador, el índice de las bases de datos se pierda. Usted sabrá si requiere reindexar los datos cuando aparezca un mensaje de error indicando que se ha perdido un índice o se realice una búsqueda y el resultado encontrado no coincida con la búsqueda efectuada. La realización innecesaria de reindexación de datos, no daña o afecta los datos ni el desempeño de la aplicación. Respaldos y Recuperación de Datos El respaldo de datos puede realizarse desde cualquier computadora de la red y no es necesario que se cierre la aplicación en las estaciones Clientes. Los datos a los cuales se les hará respaldo, son los datos guardados, es decir, si los datos en periodo de ingreso que aun no se hayan guardado para el momento en que se realice el respaldo de los datos, no serán incluidos, por lo tanto aunque el proceso no exige que las estaciones clientes estén cerradas, se recomienda que por lo menos primero se termine el ingreso de datos en todas las estaciones y después se realice el respaldo. Se sugiere realizar respaldos o backups periódicos, de los datos del programa, sobre todo en regiones donde el servicio eléctrico sea de baja calidad o si no se tiene instalado un regulador de voltaje para proteger las computadoras, también si sus computadoras no están protegidas con programas anti-virus o simplemente por precaución en caso de que suceda un problema inesperado. El respaldo de datos se graba en el disco duro del computador, en una carpeta que usted destine para este fin, sin embargo le sugerimos que después grabe estos respaldos en CDs, ZIPs o cualquier otra unidad de grabado externo, ya que si deja los respaldos en el disco duro del computador y este se daña, de todas formas perderá todas la información. 26

27 ANTES DE COMENZAR Respaldo de Datos Para realizar un respaldo de los datos existentes en el programa, diríjase al menú Archivo y seleccione Respaldos y Recuperación de Datos, abra la ventana del Asistente de respaldos de datos. Seleccione la opción Realizar un respaldo de los datos actuales y atienda las instrucciones, pulse el botón Siguiente hasta llegar a la próxima ventana. Cree una carpeta destinada para el almacenamiento de los respaldos y denomínela Respaldos, presione el botón para localizar esta carpeta y presione OK. 27

28 ANTES DE COMENZAR Una vez ubicada la carpeta escriba un nombre para el archivo de respaldo, puede denominarlo por ejemplo con la fecha en que los datos son tomados. Después de pulsar Siguiente, AutoSoft Taller realizara el respaldo de los datos en fracciones de segundos, agrupando todos los datos en una solo archivo con extensión.sri, verá un mensaje indicándole que el respaldo de datos se ha realizado de manera exitosa, como se muestra en la siguiente figura. Recuperación de Datos La recuperación de datos debe realizarse solo desde el Servidor y la aplicación debe estar cerrada en todas las estaciones Clientes, un mensaje será desplegado por la aplicación y la recuperación de datos no será posible, hasta que esto se cumpla. Para recuperar datos de un respaldo previo, seleccione la opción y pulse el botón Siguiente, lea y cumpla con las instrucciones necesarias para efectuar la recuperación de los datos y pulse el botón Siguiente hasta llegar a la ventana para el ingreso del archivo de datos. 28

29 ANTES DE COMENZAR Los archivos de datos con extensión.sri, son archivos comprimidos utilizados por AutoSoft Taller para la realización de respaldos de datos. Localice y seleccione el archivo que contiene los datos que se desea recuperar, tal como se muestra en la siguiente gráfica, y pulse Siguiente. A la aplicación le tomara breves segundos colocar la data contenida en el archivo seleccionado, en el lugar de la data existente. Pulse en Finalizar una vez concluido el proceso. 29

30 ANTES DE COMENZAR Adaptación de AutoSoft Taller a su País AutoSoft Taller en español, está diseñado para ser utilizado en cualquier país de habla hispana. Para ello, puede cambiar los títulos de algunos campos para que estos aparezcan en pantalla y en los reportes, según usted necesite o sea exigido por las leyes de su país. Para hacer esto, simplemente modificaremos algunos Registros de la Aplicación. Estos cambios deben realizarse independientemente en cada computadora de la red, ya que son cambio locales, es decir, cada computador puede tener configuraciones diferentes. Por ser campos de uso constante, sugerimos abreviar el titulo de los campos, ya que en algunas ventanas y en algunos reportes, el tamaño de este es reducido, se sugiere utilizar las letras iniciales de la denominación del documento para abreviarlo. El procedimiento es el mismo para cada titulo a modificar, sólo varia al momento de seleccionarse el campo objeto de nuestro ajuste. Para realizar el ajuste, abra el menú Archivo, seleccione Modificar Registro y seguidamente se abrirá el Editor de Registro de la Aplicación, pulse sobre el signo positivo ubicado al lado de Claves Locales, luego sobre el signo positivo al lado de Mensaje y por último en el signo positivo al lado de Titulo. 30

31 ANTES DE COMENZAR Varíe el tamaño de la ventana y navegue entre los registros para localizar el registro deseado. Identificación Este registro muestra el título o nombre del campo donde se ingresa el documento de identidad del cliente, llámese Documento Nacional de Identificación, Cédula de Identidad, Número de Seguro Social, etc. Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el titulo en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes por ejemplo: DNI, C.I., etc., y después en OK. Impuesto Este registro muestra el titulo o nombre con el cual se distingue en su país el impuesto legal que es cargado al cliente en cada factura, en algunos países es conocido como Impuesto al Valor Agregado (IVA). Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el título en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes y después en OK. Probablemente en su país no sea utilizado al Número Tributario, ya que es utilizado en pocos países, puede dejarlo en blando o utilizar este campo según su criterio. Número Tributario Este registro muestra el título o nombre para el número de identificación tributaria asignado a su empresa, por el respectivo organismo recaudador de impuestos de su país. Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el título en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes y después en OK. Registro Fiscal Este registro muestra el titulo o nombre del número de identificación fiscal asignado a su empresa por el respectivo organismo fiscal en su país y que 31

32 ANTES DE COMENZAR aparece en sus declaraciones de impuestos. Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el título en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes y después en OK. Los números de Registro Fiscal y Tributario así como el porcentaje a cobrar por concepto de Impuesto en las facturas, son ingresados en el maestro de Datos del Taller y Configuración General mencionado más adelante. Cambio de Moneda De ser necesario puede adaptar la aplicación para que utilice la moneda de curso legal en su región o país. Para esto, iremos nuevamente a los Registro de la Aplicación y haremos el mismo procedimiento anterior, con la diferencia que después de abrir Mensaje, abriremos Lenguajes y de la lista seleccionamos Español y después Editar Valor. El programa inicialmente trae marcada la opción Uso de configuración de las Ventanas del Sistema para mostrar fecha y moneda, lo cual significa que AutoSoft Taller asumirá el formato de números, fecha, signo de moneda y hora, según el país seleccionado en la pestaña Opciones Regionales de la ventana de Opciones Regionales y Lenguaje disponible en el Panel de Control del sistema operativo. Si usted desmarca esta opción, puede variar estos formatos a su gusto. Si por alguna circunstancia necesita reingresar el símbolo de Euro, utilice los mecanismos de Microsoft Word según su teclado como por ejemplo Alt Es preciso recordar en este momento, que todos estos cambios son de tipo local (en cada computador), por lo que necesitará aplicar estos mismos procedimientos en cada uno de los computadores en donde haya instalado AutoSoft Taller. En la figura siguiente se muestra la pantalla de cambio de moneda y configuración del lenguaje. 32

33 ANTES DE COMENZAR Usted también puede modificar la cantidad de decimales que se mostrarán en los campos de moneda, hasta un máximo de 4 decimales serán asumidos como validos. Si usted no desea que se muestren decimales, seleccione 0 en el campo Decimales para que la aplicación redondee los montos a un número entero inmediato inferior si el decimal no supera.49 y a un inmediato superior si es mayor a.50. El programa continuara tomando en cuenta internamente un total de 4 decimales al realizar los cálculos aunque se haya establecido no mostrar decimales. Presione Aplicar y después Cerrar una vez que termine de realizar los ajustes. Formato de Números Telefónicos AutoSoft Taller ofrece la posibilidad de ajustar el formato del campo de número telefónico a sus necesidades. Este campo tendrá el formato que usted determine, según el tipo de carácter que ingrese en el registro como se explicará a continuación. Para realizar ajustes en este formato, después de abrir las Claves Locales, abra Introducir las Preferencias y elija Formato de Números Telefónicos. Verá que el formato pre-determinado de la aplicación es (999) , o sea usted dispone de hasta 15 espacios en los cuales si ingresa un 9, ese lugar aceptara el ingreso de cualquier carácter numérico, si ingresa una A, aceptara el ingreso de cualquier carácter alfabético, si ingresa una X, aceptara cualquier carácter alfa-numérico y en el lugar donde ingrese un paréntesis, coma, punto o cualquier otro carácter, ese lugar será ocupado por dicho carácter en el campo, ejemplos: - (99) acepta un código de área de 2 cifras numéricas y un teléfono de 6 cifras numéricas separadas por paréntesis acepta un número de hasta 10 cifras numéricas sin ninguna separación. 33

34 ANTES DE COMENZAR AAAAAAAA acepta teléfonos compuestos por números y letras como por ejemplo 800-AUTOSOFT. - (0999)R acepta un código de área de 3 cifras numéricas anteponiendo automáticamente un 0 y un teléfono de hasta 5 cifras numéricas anteponiendo una R automáticamente. En resumen, las propiedades de mensajes tienen que ver con títulos, cadenas de textos y confirmaciones que contiene AutoSoft Taller en todos sus módulos. Existen muchos otros parámetros relacionados al registro de preferencias de AutoSoft Taller, que pueden ser ajustados a gusto del usuario como los valores de confirmaciones de mensajes, errores, advertencias y muchos otros más, pero por razones de estandarización es recomendable hacerlo con mucha precaución o no alterarlos. Navegador AutoSoft Taller 2.50 le ofrece un módulo llamado Navegador, el cual es una herramienta muy útil no solo para el rápido acceso a determinadas fichas y fases del proceso, sino que también le ayudara a mantener un orden lógico en el proceso de reparación o servicio de un vehículo. Usted puede adaptar su aplicación para que el navegador se abra automáticamente al iniciar esta y establecer su tamaño dependiendo de la resolución de su monitor. Para realizar esto diríjase al Registro de la Aplicación y haga el mismo procedimiento anterior con la diferencia que esta vez abra Navegador y pulse sobre Al iniciar la aplicación y después sobre Tamaño de la ventana para seleccionar la opción de su preferencia. 34

35 ANTES DE COMENZAR El tamaño del Navegador también pude ser ajustado moviendo la barra ubicada en el extremo superior izquierdo de este, también tendrá la opción de moverlo utilizando la rueda central del ratón. Usuarios y Privilegios AutoSoft Taller le permite incluir usuarios, crear grupos de usuarios y asignar privilegios a estos. Dichos privilegios, le permitirán o no a los usuarios realizar algunas operaciones, tales como modificar, eliminar, cancelar y otros. Para acceder las opciones de usuarios, puede seleccionar la opción Modificar Cuentas de Usuario desde el Menú Archivo. 35

36 ANTES DE COMENZAR Recuerde que el nombre de usuario inicial de acceso para poder ingresar a la aplicación por primera vez es Administrator y no requiere contraseña. Una vez abierta la ventana Editor de Cuentas de Usuario, usted podrá ingresar y actualizar todos los Usuarios, crear Grupos de Usuarios y asignar los respectivos privilegios. A continuación se muestra el aspecto de la ventana: Creación de usuarios Es recomendable (pero no indispensable) incluir a cada uno de los usuarios de la aplicación. Para ello, pulse sobre el botón Agregar para que aparezca la siguiente ventana. Coloque el Nombre del Usuario, (el cual deberá ingresar en la aplicación al iniciarse), luego introduzca el Nombre Completo y si lo desea, una breve descripción de la función y/o posición del Usuario en la empresa o el objetivo para el que fue creado el usuario. En estos momentos, si pulsa OK el usuario será creado, pero es recomendable que antes asigne una contraseña y los privilegios respectivos. Para esto pulse sobre la pestaña Contraseña y proceda a la asignación de la contraseña de acceso. En la siguiente página podrá ver la ventana Información del Usuario donde podrá crear la contraseña y establecer otras opciones. 36

37 ANTES DE COMENZAR Si pulsa sobre la casilla Definir Contraseña, la aplicación le solicitará (con reconfirmación) la contraseña de acceso asignada a dicho usuario, la cual le será solicitada al ingresar a la aplicación. Asignación de Privilegios a Usuarios Para asignar los privilegios de cada usuario debe pulsar sobre la pestaña Privilegios, de esta manera verá la siguiente ventana: Resalte el privilegio que desea otorgar y presione Reconocer, para quitar privilegios realice la misma operación en sentido contrario y presionando sobre Quitar. 37

38 ANTES DE COMENZAR Asignación de un Usuario como Miembro de un Grupo Al crear un usuario nuevo, automáticamente este será asignado al grupo de Administrador el cual tiene todos los privilegios asignados, eventualmente usted puede cambiarlo de grupo o sencillamente no asignarlo a ningún grupo especifico, y solo asignarle los privilegios, como se explico anteriormente. Como medida de seguridad, la aplicación incluye a cada nuevo usuario dentro del grupo Administrador, lo cual podría otorgar al usuario ciertos privilegios no deseados o inconvenientes. Tenga la precaución de siempre comprobar que cada usuario pertenezca al grupo correcto. Creación de Grupos de Usuarios Usted puede crear grupos de usuarios y otorgarles privilegios específicos, así al crear un nuevo usuario, solo tendría que incluirlo en el grupo al que debe pertenecer. Para esto pulse sobre la pestaña Grupos en el Editor de Cuentas de Usuario y después en Agregar, ingrese la información del grupo: nombre (secretarias, supervisores, etc.) y descripción. Asigne los privilegios que tendrá reconocidos dicho grupo de la misma manera que se hace para los usuarios, después de esto presione OK. El grupo Administrador otorga TOTAL libertad de acción al usuario dentro del sistema y por consiguiente, solo debe agrupar a personas con el más alto nivel dentro de la organización y conocimiento de la aplicación. Este nuevo grupo aparecerá listado en la pestaña Grupos del Editor de Cuentas de Usuarios y podrá ser seleccionado en la pestaña Miembros del Grupo cuando tenga editada la información de un usuario. Los usuarios que formen parte del Grupo Administrador, tienen la capacidad de cambiar la contraseña de los demás usuarios sin necesidad de conocerla. 38

39 ANTES DE COMENZAR En el siguiente cuadro se muestra cada privilegio y las funciones que otorga. PRIVILEGIO Administrador Agregar Agregar Mano de Obra y Repuestos. Procesar pagos a Facturas Eliminar Imprimir Modificar Cliente Modificar Modificar campos especiales. FUNCION Este privilegio le da derechos al usuario para modificar los registros de la aplicación, crear y modificar cuentas de usuarios y ver los eventos de la aplicación, pero no puede eliminar, modificar y/o agregar datos ni imprimir reportes. Este privilegio sólo debe ser asignado a personal conocedor de la aplicación y con cierta responsabilidad en la empresa. Permite al usuario Incluir registros en cualquiera de las operaciones de la aplicación, por ejemplo puede crear nuevos presupuestos, facturas, colores, modelos y en general todos los procesos de inclusión de la aplicación. Para agilizar la trascripción y elaboración de presupuestos, AutoSoft Taller posee una base de datos en la que se pueden incluir sobre la marcha, los tipos de repuestos de los vehículos. Si este privilegio es asignado al usuario, cada vez que se incluya un tipo de repuesto nuevo o mano de obra nueva, la aplicación preguntará si desea incluirse en la lista de repuestos o de manos de obra. Esto es especialmente útil, ya que de esta manera, a medida que la aplicación va creciendo, no será necesario introducir cada uno de los repuestos y manos de obras, ya que podrán seleccionarse de una lista, o sencillamente la aplicación auto completará la descripción o código del mismo. Posteriormente se explicará con detalle esta función. Este privilegio que permite al usuario recibir y/o realizar pagos a facturas, incluyendo la información relacionada al pago de la misma (Fecha, Nro. de Cheque y otros). Privilegio que permite al usuario eliminar registros en cualquier módulo de la aplicación. (Siempre que sea posible). Privilegio que permite al usuario imprimir reportes. Mediante este privilegio, el usuario puede modificar el cliente o propietario que ha sido asignado a un vehículo. Este proceso es muy común cuando ocurre un cambio de dueño o una asignación errada del propietario al vehículo. Permite al usuario modificar registros. En la aplicación existen campos especiales que solamente pueden ser modificados bajo estricta vigilancia si se posee este privilegio asignado. Entre estos campos tenemos la fecha de creación del presupuesto, la cual inicialmente es asignada automáticamente. Una vez creados los usuarios y asignados los privilegios, podemos empezar a sacarle el máximo provecho a la aplicación, para ello veremos ahora las barras de herramientas principales. 39

40 ANTES DE COMENZAR Barras de Herramientas AutoSoft Taller posee dos barras de herramientas principales, de las cuales se generan todas las operaciones de la aplicación, a pesar que dichas opciones también pueden ser seleccionadas a través del menú. Las barras de herramientas y sus funciones son las siguientes. Menú Lateral de Acceso Rápido Barra de Herramienta de Navegación y Administración 40

41 ANTES DE COMENZAR Nuevo: Permite incluir nuevos registros en cada uno de los procesos como clientes, presupuestos, facturas y otros. Eliminar: Mediante este botón usted puede eliminar el registro visualizado en el proceso o ventana activa. Algunas restricciones aplican en la eliminación de registros en algunos módulos. Guardar: Permite almacenar o salvar los datos modificados en la ventana activa. Volver: Permite revertir el conjunto de cambios realizados sobre los datos de la ventana activa (a partir de la última vez que se guardó). Imprimir: Según sea el caso, este icono permite imprimir presupuestos, reportes, facturas y otros. Vista Preliminar: Permite pre-visualizar la salida antes de que se imprima. Cortar (CTRL.- X): Elimina el contenido de la selección y lo copia en una localidad de memoria para poder utilizarlo en otras áreas. Copiar (CTRL.- C): Copia en memoria el contenido de la selección. Pegar ((CTRL.- V): Inserta en la ubicación del cursor el contenido de la selección copiada o cortada con los comandos anteriores. Deshacer: Revierte el último cambio efectuado. A diferencia del comando volver, el cual restaura los datos desde la última vez que se grabó, deshacer solamente realiza cambios sobre la última acción. Primero: Muestra en pantalla los datos relacionados al primer registro almacenado. Anterior: Permite avanzar regresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Siguiente: Permite avanzar progresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Ultimo: Muestra los datos relacionados con el último registro almacenado. 41