AutoSoft Taller Versión 3.00 Edición Estándar Manual de Usuario

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2 AutoSoft Taller Versión 3.00 Edición Estándar Manual de Usuario Web: Feedback: Telf. (561) Fax. (561) Impreso en los Estados Unidos de América. Copyright 2009 Santa Rita Investments Inc. 2

3 Tabla de Contenido Introducción 10 CAPITULO 1 12 Preguntas Más Frecuentes 12 CAPITULO 2 15 Instalación de la aplicación 15 Instalación 15 Instalación en Red 20 Ejecución por primera vez 20 Instalación tipo Servidor 21 Instalación tipo Cliente 22 Definición de las carpetas de Datos 23 Localización de datos compartidos 23 Arranque después de la configuración de inicio 24 Proceso de Activación 24 Activar Después del Período de Prueba 27 CAPITULO 3 29 Antes de comenzar 29 Respaldos y Recuperación de Datos 29 Respaldo de Datos 29 Recuperación de Datos 31 Reindexar y Reparación de Datos 32 Editor de Registro de Aplicación 32 Navegadores 33 Navegador Para Reparaciones 33 Navegador Para Ventas de Partes 34 Usuarios y Privilegios 35 Creación de usuarios 35 Creación de Grupos de Usuarios 37 Barras de Herramientas 40 Menú Lateral de Acceso Rápido 40 Barra de Herramienta de Navegación y Administración 40 Campos Maestros 42 CAPITULO 4 44 Maestros 44 Datos del Taller y Configuración General 44 Pestaña Principal 45 Pestaña Impuestos 46 3

4 Pestaña de Presupuestos y de Facturas 47 Pestaña de propiedades del servidor de 47 Servidor SMTP 47 Servidor SMTP 47 Autenticación de correos salientes 48 Configuración de Inventario 48 Cuentas de Usuario 49 CAPITULO 5 51 Clientes 51 Creación y Actualización de Clientes 53 CAPITULO 6 56 Vehículos 56 Inclusión de Vehículos 58 CAPITULO 7 61 Personal de Mano de Obra 61 CAPITULO 8 63 Proveedores 63 CAPITULO 9 64 Compañías de Seguros 64 CAPITULO Partes de Inventario 66 Inclusión de Partes de Inventario 66 Código Principal y Código Alterno 67 Inactivo 67 Configuración 68 Etiquetas 68 Ajustes de Precios 68 1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo 68 2do. PASO - Ajuste a realizarse 69 3er. PASO - Selección, Creación de la condición de búsqueda 4to. PASO - Listado de artículos seleccionados 72 Listado>> / <<Ocultar 73 Pestaña de Datos Generales 73 Tipo 74 Marca 74 Descripción Corta

5 Descripción de Compra 74 Descripción de Venta 74 Origen 74 Condición 75 Kardex 75 Ultima factura de compra 76 Días de Garantía 76 Seriales 76 Observaciones 76 Pestaña de Costos/Precios 77 Impuesto 77 Costos 77 Precios de venta 77 Precio de venta predeterminado 78 Pestaña Existencia 78 Existencia actual 78 Valor 79 Existencia ordenada 79 Punto de Reorden 79 Almacén 79 Ubicación 79 Seriales Ingresados 80 Pestaña Proveedores 81 Pestaña Foto 81 CAPITULO Partes de No Inventario 83 La Tercera Opción 84 CAPITULO Trabajos de Mano de Obra 87 CAPITULO Paquetes de Reparaciones 89 Pestaña Detalles 89 Pestaña Mano de Obra 90 Pestaña Partes 90 Pestaña Externos 92 CAPITULO Marcas y Modelos de Vehículos 93 Actualización de marcas y modelos a través de un archivo de actualización 94 5

6 CAPITULO Presupuestos de Reparación 96 Selector de Cliente y Vehículo 96 Añadir un Cliente y su Vehículo F5 97 Modificar cliente F6 97 Añadir un nuevo vehículo F7 98 Modificar vehículo F8 98 Creación del un presupuesto 98 Pestaña Principal 99 Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 99 Botón Agregar un paquete, servicio o 99 reparación Pestaña Detalles 101 Historial de Vehículos 103 Conversión de Monedas 104 Descuento imponible y no imponible 104 Pestaña Mano de Obra 105 Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i) 107 Asignación del Trabajo de Mano de Obra 108 (Ctrl+m) Asistente de Trabajos de Mano de Obra 112 Asistente de Pintura 113 Pestaña Partes 114 Asistente de Partes 115 Imprimir Solicitud de Cotización 119 Tipo de Precio Aplicado (Solo Para Partes de 120 Inventario) Partes Suministrados por el Seguro o el Cliente 120 Pestaña Externos 122 Pestaña Aparte 123 Usar los costos de las partes como insumo 124 Pestaña Fotografías 125 CAPITULO Facturas de Reparación 129 Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 130 Botón Agregar un paquete, servicio o reparación 130 Impresión de Facturas 131 Pago de Facturas 131 Notas importantes cuando se factura partes de 132 inventario 6

7 CAPITULO Presupuestos de Partes 137 Pestaña principal 137 Pestaña Detalles 138 Pestaña de partes 139 CAPITULO Facturas de Partes 140 Pago de Facturas 140 CAPITULO Cuentas por Cobrar 142 Pestaña Facturas de reparaciones 144 Pestaña "Facturas de partes" 144 CAPITULO Reporte de Ganancias 145 Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas 146 por fecha Reporte de ganancias por un presupuesto o factura 146 específica Reporte de Ganancias (DETALLES) 147 CAPITULO Calendarios de Citas 150 Creación de un calendario 150 Creación de una cita 151 CAPITULO Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículo 155 Asignar Trabajos de Mano de Obra 156 Orden de Trabajo 159 CAPITULO Status/Egreso de Vehículos 162 CAPITULO Ordenes de Compra (Introducción) 165 Orden de Compra (No Inventario) 166 Creación de una Orden de Compra (No Inventario) 166 Orden de Compra (Inventario) 167 Creación de una Orden de Compra (Inventario) 167 Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) 169 7

8 Recepción de Facturas 170 Devoluciones de Compras 171 Control de Pagos 172 Historial de Pagos 174 Cheques 175 CAPITULO Reportes 176 Funciones de Vista Preliminar 176 Envío de Reportes por Correo Electrónico 176 Exportación a Archivos en Diferentes Formatos 177 Menú Reportes 178 Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 178 Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 181 Resumen de Presupuestos de Partes 181 Resumen de Facturas de Reparación 181 Resumen de Facturas de Partes 181 Presupuestos Pendientes 181 Vehículos Perdida Total 181 Vehículos Factura por Productor 181 Cuentas por Cobrar 181 Facturas de Reparaciones con Partes 182 Pendientes Listado de Inventario 182 Kardex 182 Editor de Formatos de Impresión 182 Otros Reportes 185 Imprimir Cuentas por Pagar 185 Listado de Ordenes Pendientes 185 Pagos y/o Créditos Efectuados 185 Pagos Efectuados 185 Anexo A. Instrucciones Para una Configuración de Red 186 Asignación de la Unidad de Red (Estaciones Clientes) 190 Anexo B. Mas Configuraciones de Registros 194 Claves Compartidas (Seguridad) 194 Registro de Eventos 195 Grupos 195 Privilegios 195 Usuario 195 Claves Locales: Preferencias del Programa 195 Salto de Campo Automático 196 Confirmar Borrado 196 Confirmar Guardar al Salir 196 8

9 Confirmar Guardar al Navegar 197 Siglo Actual 197 Formato de Número Telefónico 197 Preferencias en Facturas 197 Preferencias en Presupuestos 198 Reiniciar Año 198 Textos de Ayuda en campos 198 Anexo C. Otras Opciones de Fichas 199 Licencia Para el Usuario Final 200 9

10 INTRODUCCION Introducción A utosoft Taller nació en Diciembre del Al trascurrir del tiempo este pequeño programa se ha convertido en el programa más usado en talleres de mecánica, chapa y pintura y agencias automotrices en al menos 16 países. Entendemos cómo trabaja su negocio y hemos creado una herramienta que hará que su trabajo sea más fácil y productivo, ponemos en sus manos un programa que le cambiara su vida, aprenderá a sacarle el mayor provecho a su sistema de computación y logrará administrar de la manera eficiente su negocio, haciéndolo más rentable, manteniendo el orden, control y disciplina y haciendo que sus clientes estén satisfechos y sus empleados aprecien aún más su trabajo. Nuestros productos están orientados a cubrir las necesidades del mercado de pequeñas y medianas empresas, con programas de altísima calidad y excelente servicio a precios razonables. Nosotros no creamos el programa AutoSoft Taller de manera improvisada o para resolver un problema coyuntural, lo creamos consientes de la inexistencia de un programa de su tipo en el mercado. Para esto reunimos toda la información disponible recolectada en años de experiencia de campo que nos mostrara todos los problemas y necesidades de nuestros potenciales usuarios y después desarrollamos un programa con las herramientas tecnológicas más avanzadas con el claro objetivo de dar soluciones a este sector desasistido. La instalación de muchos sistemas en varios países y el feed back recibido de nuestros clientes, nos han proporcionado información valiosa que constantemente utilizamos en mejorar el programa, esto nos ha convertido en especialistas en el área. Este programa se adapta a casi cualquier tipo de negocio de reparación, servicio y mantenimiento de vehículos de cualquier tipo, maquinaria pesada, autos o motocicletas, incluso botes, hemos diseñado esta herramienta de la manera más flexible posible, de modo que usted pueda usarlo en su pequeño taller donde atiende a una clientela reducida o bien usarlo en su gran taller con varias líneas de reparacion y servicio, en una plataforma cliente servidor con una red local de varios computadores y siendo usada por varios usuarios al mismo tiempo, su negocio crece y AutoSoft Taller de adapta a el. 10

11 INTRODUCCION Estamos seguros que la implementación de este programa en su negocio, marcará un antes y un después, donde el después será claro, dinámico y atractivo, con esta nueva herramienta, o mejor dicho con la herramienta más poderosa de su taller. Ing. Firmo Lopez CEO Santa Rita Investments Inc. 11

12 PREGUNTAS MAS FRECUENTES CAPITULO Preguntas Más Frecuentes 1 Cómo adapto la aplicación a mi país? Abra el menú Archivo y pulse Modificar Registro para que se abra el Editor de Registro de la Aplicación, pulse el signo + al lado de Claves Locales, el signo + al lado de Mensaje y el signo + al lado de Titulo, ahora tendrá visible entre otros, los registros para: Identificación, Impuesto y Número Tributario, pulse sobre cada uno de ellos y después sobre el botón Editar Valor e ingrese el titulo que corresponde a su país, pulse OK después de cada nuevo ingreso, tenga mucha precaución si cambia algo mas, cierre el Editor de Registro de la Aplicación al terminar, los cambios sólo tendrán efecto en la computadora donde se realicen. Cómo cambio a la moneda de mi país? Abra el menú Maestros y pulse Datos del Taller, en la ventana de Datos del Taller y Configuración General, pulse en el botón Propiedades del Lenguaje, ingrese el símbolo de moneda deseado en el campo Símbolo y el nombre en el campo Nombre, pulse OK, cierre la ventana de Propiedades del Lenguaje al terminar, estos cambio sólo tendrá efecto en la computadora donde se realizo. Cómo desactivo el navegador para que no se abra al iniciarse la aplicación? Abra el menú Archivo y pulse Modificar Registro para que se abra el Editor de Registro de la Aplicación, pulse el signo + al lado de Claves Locales y después en el signo + al lado de Navegador, pulse sobre Al iniciar la aplicación y asigne No abrir navegador en el campo Valor del lado derecho, cierre el Editor de Registro de la Aplicación, el cambio sólo tendrá efecto en la computadora donde se realizo. Cómo crear un registro nuevo? Seleccione primero el proceso que se desea realizar (Clientes, Presupuestos, Vehículos, etc.), después pulse sobre el icono Nuevo de la Barra de Herramientas. 12

13 PREGUNTAS MAS FRECUENTES Cómo se guardan los datos? Pulsando sobre el icono Guardar de la Barra de Herramientas. Este icono sólo estará encendido cuando algunas de las ventanas de procesos (Presupuestos, Clientes, Vehículos, Facturas, etc.) estén activadas y el registro haya sido modificado. Cómo imprimir la Orden de Trabajo? Usted tiene dos formas de crear sus Ordenes de trabajos, la primera es desde el mismo Presupuesto, en la pestaña Detalles busque y presione el botón Orden de Trabajo que se encuentra al final de la ventana. La otra forma es dando ingreso al Vehículo, pulsando sobre el icono Orden de Trabajo Ingreso del Vehículo. Una vez allí, pulse sobre Nuevo, Coloque el número de la matrícula, guarde los datos y pulse sobre el botón Imprimir Orden de Trabajo. La diferencia de este segundo proceso con el primero es que AutoSoft Taller automáticamente mezcla todos los presupuestos pendientes para el vehículo ingresado. Para efectos de la aplicación, los presupuestos pendientes son todos aquellos presupuestos de un vehículo que no hayan sido Anulados o Facturados, de esta forma se genera una sola Orden de Trabajo aún si el vehículo posee varios Presupuestos. Cómo cambiar el propietario a un vehículo? Debe pulsar sobre el icono de Vehículos de la pestaña Fichas y en el área donde aparecen los datos del cliente, se debe pulsar sobre el icono Cambiar. Al activarse los campos de datos, basta con colocar el ID del Cliente o el nombre. (El usuario debe poseer el privilegio Cambiar Dueño de un Vehículo ). Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas? No. Solamente pueden ser Anulada. Por qué a veces no puedo modificar un Presupuesto? Cuando un Presupuesto es facturado, AutoSoft Taller lo bloquea para que no pueda ser modificado. Es un mecanismo de seguridad que garantiza que los datos no van a ser cambiados, después que fue creada la Factura a partir de esos datos. Si una Factura es anulada, que ocurre con el Presupuesto? Cuando se anulan facturas, AutoSoft Taller habilita nuevamente el Presupuesto que dio origen a dicha Factura (si ese es el caso), para que dicho Presupuesto pueda ser facturado nuevamente. 13

14 PREGUNTAS MAS FRECUENTES Por qué a veces no puedo reimprimir una Factura? Como medida de seguridad, para evitar reimpresiones, AutoSoft Taller bloquea una Factura cuando es impresa correctamente. Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una Factura, el usuario debe tener asignado el privilegio de Administrador. (Ver Capítulo Antes de Comenzar). Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status y hacer Egreso a cada vehículo? Es recomendable, ya que muchos reportes de la aplicación dependen de esta información: reportes como Presupuestos Pendientes, dependen exclusivamente de esta información. Puedo modificar la fecha y hora de creación de un Presupuesto? Si. Solamente es necesario poseer el privilegio Modificar Campos Especiales. Puedo eliminar Clientes o Vehículos? Sí, pero solamente de aquellos vehículos a los cuales NO se les haya creado ningún Presupuesto o Factura. Una vez que se ha incluido al menos un Presupuesto o Factura para un cliente, con su respectivo vehículo, dicho Presupuesto y/o Factura, cliente y vehículo no podrán ser eliminados. Para que sirven las pestañas de Trabajos Externos de la ventana de Presupuestos? Los Trabajos Externos, como su nombre lo indica, son aquellos trabajos y/o servicios que son realizados fuera de su taller por otras empresas y que deben ser Facturas de igual manera como un servicio realizado. Algunos ejemplos pueden ser las rectificaciones de transmisiones, de frenos, carga de gas, niquelados y muchos otros según cada caso particular de cada taller. Aquí también se incluyen los cargos que regularmente algunos talleres deben cobrar por eliminación de desperdicios, como aceites, baterías y cauchos. 14

15 INSTALACION DE LA APLICACIÓN CAPITULO Instalación de la Aplicación 2 La instalación de la aplicación es sumamente sencilla, algunos cambios específicos dependerán de si se trata de una instalación para Servidor o para estación Cliente. Instalación El CD de instalación se auto ejecuta al introducirlo en la unidad de CD-ROM, sin embargo, si esto no sucede puede ejecutar el programa instalar.exe que se encuentra en la raíz del disco de instalación. Si descargó el programa de Internet, usted deberá tener un archivo denominado AutoSoft30.exe que se debe encontrar en la carpeta donde realizó la descarga. Si está haciendo una instalación en Windows Vista o Windows 7, puede que el sistema operativo requiera que autorice el programa para hacer cambios en su equipo, debe contestar Sí. 15

16 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Una vez ejecutado el instalador, aparecerá una ventana similar a la siguiente: El instalador lo guiará paso a paso por el proceso de instalación. En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si está de acuerdo haga click en Acepto los términos del contrato de licencia. Si no está de acuerdo con el contrato, por favor, no continúe con la instalación. Luego debe completar los datos del usuario, por lo general esta información es extraída de su sistema operativo, de no ser así o si desea cambiarla, edite los campos. Luego especifique si desea instalar la aplicación para que sea compartida por todos los usuarios del computador donde se está haciendo la instalación, o sólo para la configuración del usuario actual. La ventana debe lucir como sigue: 16

17 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Posteriormente le pedirá que proporcione la carpeta donde se va a instalar la aplicación, la cual predeterminadamente es C:\AutoSoft Taller Estándar Puede cambiarla pulsando en Cambiar, sin embargo es recomendable mantener la carpeta predeterminada, no instale el programa en la carpeta Archivos de programa. Si pulsa en Cambiar y ubica el Disco (C:), se mostrará la siguiente ventana: 17

18 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Escriba el nombre de la carpeta o elíjala de la lista que se muestra. NOTA: Nunca seleccione la carpeta Archivos de programa, esto puede traer problemas con el acceso a los archivos de base de datos. Una vez seleccionada la carpeta de instalación, debe elegir el tipo de instalación que desea mediante la siguiente ventana: Debe haber una instalación tipo servidor instalada en la red, para que puedan ejecutarse las estaciones tipo cliente. Existen dos tipos de instalación: Monousuario o Servidor Local: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo Monousuario o Servidor Local en un sólo computador para ser usado en una sola computadora, si este computador está conectado a una red, puede compartir el disco duro, o la carpeta donde esté instalado el programa, y de esa forma dar acceso a los datos compartidos a otra computadora tipo cliente que esté conectada a la red. El resto de las computadoras pertenecientes a la red deberán instalarse tipo Cliente. Estación Cliente: Esta es la opción que usted debe escoger cuando AutoSoft Taller se va a utilizar en una estación Cliente que está conectada a una red y exista previamente una instalación tipo Servidor. 18

19 INSTALACION DE LA APLICACIÓN En este sentido, la primera instalación a realizarse en caso de querer utilizar AutoSoft Taller en una red, debe ser la instalación tipo Servidor, la cual debe realizarse en el computador principal. Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la instalación, revísela con cuidado y de estar correcta, continúe con la instalación, la ventana luce como la siguiente: Al pulsar sobre Instalar, comenzará el proceso de copiado de archivos. Este proceso es sumamente rápido y solamente durará unos pocos minutos. Durante la copia de los archivos, se podrá apreciar una ventana similar a la siguiente. Para terminar la instalación se le presentará la siguiente ventana: 19

20 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Haga click en Finalizar para terminar. Refiérase a la ayuda de su sistema operativo para los detalles de cómo crear una red local (LAN) o contrate los servicios de un técnico. Instalación en Red Si va a instalar AutoSoft Taller en dos o más computadores, recuerde que debe realizar primero la instalación en la estación Servidor y posteriormente en cada una de las estaciones Clientes. Para instalar AutoSoft Taller en las estaciones clientes, debe ejecutar el programa de instalación en cada una de ellas y seleccionar Estación Cliente en la ventana Tipo de Instalación. Deberá tener compartido el disco duro del servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación, para poder tener acceso a los datos desde cada una de las estaciones. Para cualquier duda acerca de cómo compartir discos duros y conceptos de red, consulte la documentación de su sistema operativo o a un especialista en materia de redes. En la sección Anexos 1 de este manual también podrá encontrar ayuda. Ejecución por primera vez Puede ejecutar AutoSoft Taller pulsando sobre el icono creado en el escritorio de su computador. Dicho icono debe lucir similar al siguiente: También puede ejecutar la aplicación haciendo click en Inicio Todos los programas Santa Rita Investments Inc AutoSoft Taller En esta misma carpeta se encuentran otras dos opciones Reiniciar AutoSoft Taller 3.00 y Desinstalar AutoSoft Taller 3.00 la primera sirve para reiniciar todas las entradas de registro del programa y ejecutar de nuevo la 20

21 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Configuración de inicio que veremos mas adelante, la segunda es para desinstalar el programa. Al ejecutar la aplicación por primera vez, dependiendo del sistema operativo que esté usando, puede que una caja de dialogo para confirmar si desea que el programa realice cambios en su equipo se despliegue, conteste Sí. Usted puede configurar su sistema operativo para evitar que esta caja de dialogo se siga desplegando, consulte la ayuda de su sistema operativo. La primera instalación que usted debe realizar de ser tipo servidor en la computadora destinada para tal fin. La activación de su aplicación dependerá del tipo de instalación que usted hizo. Instalación tipo Servidor Si usted realizó una instalación de tipo servidor, cuando ejecute el programa la primera vez, se abrirá una ventana de Configuración de inicio, en esta ventana usted puede cambiar las rutas de las carpetas donde están contenidos los datos locales y los datos compartidos, los campos que contienen esta información son completados automáticamente por el programa y no deben ser cambiados a menos que usted tenga bastante experiencia en este sentido. Presione el botón Finalizar. El programa mostrara la ventana de acceso, por lo general el campo de Nombre del Usuario se autocompleta con el nombre del usuario que se usó la ultima vez o con Administrador que es el nombre de usuario predeterminado. El usuario Administrador de forma predeterminada, no tiene ninguna contraseña, debe dejar el campo de contraseña vacio. 21

22 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Usted puede asignar una contraseña al usuario administrador, mas adelante le indicaremos como hacerlo. Observara que en la parte superior se le indica un contador del tiempo que resta para el uso del programa antes de que requiera activarlo, este contador junto al botón de COMPRAR que esta en la parte inferior, desaparecerán después de activar su programa. Instalación tipo Cliente Existen varias condiciones que deben cumplirse para que una instalación de tipo cliente funcione correctamente. 1. Obviamente debe estar en la misma red local que el equipo que actuará como servidor. 2. El programa debe estar instalado previamente en el equipo servidor. 3. El programa en el servidor debe estar activado. 4. El programa en el servidor debe tener licencias adicionales para tantas estaciones clientes como requiera, (la llave de activación del servidor contiene esta información). 5. Debe compartir la carpeta donde se instaló el programa en el servidor y debe tener permiso de escritura. 6. Los equipos que servirán como estaciones clientes deben tener creada una unidad de red (una letra) que direccione la carpeta compartida del programa en el servidor. El programa cliente no admite rutas de red que no tengan una unidad (letra) asignada como por ejemplo \\servidor\autosoft, o carpetas de datos compartidos que estén alojadas en algún disco local del equipo cliente. Las instalaciones tipo Cliente no requieren activación, pero si usted ha instalado previamente el programa en modo Monousuario o Servidor Local en el mismo equipo, es muy probable que el programa al ejecutarse la primera vez, requiera que sea activado. En este caso, use la siguiente información para activar la estación cliente: Nombre: Estación Cliente Llave de activación: 0HC4TM-FQU4K2-GU7Q07-U485WY El límite de estaciones Cliente en una red, es determinado por el servidor y está relacionado a cuantas licencias clientes usted adquiera. Antes de ejecutar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente, es imprescindible haber realizado primero la instalación tipo Servidor y ésta debe encontrarse en ejecución cada vez que se desee utilizar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente. 22

23 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Definición de las carpetas de Datos Una vez que el disco duro del servidor se ha compartido y el funcionamiento de la red es el adecuado, deberá indicarle a la aplicación las rutas donde están ubicadas las bases de datos. Existen dos rutas. Estas son las siguientes: Recuerde que si está trabajando en red, la carpeta DATA indicado en la instalación tipo cliente, debe ser el del Servidor. Si cada una de las computadoras Clientes no apuntan sus datos compartidos (DATA) hacia el Servidor, estas instalaciones no se ejecutaran. -Datos Locales: Se encuentran los datos locales propios de la aplicación que residen en cada computadora (en caso de una red, son los datos de cada estación). -Datos Compartidos: Se encuentran los datos que son comunes para todos los usuarios o datos que se comparten en la red. Aquí están almacenados los datos de clientes, facturas, presupuestos y todo el conjunto de información que se va creando durante el uso de la aplicación. Esta ruta direcciona a una carpeta que se crea automáticamente en el disco duro del Servidor. Localización de los datos compartidos En las instalaciones tipo Cliente, se debe ingresar la ruta del disco y la carpeta donde están los datos del Servidor, en el campo Datos Compartidos. Por ejemplo: z:\data\, donde z es la unidad donde se instalo la aplicación en el servidor, que esta asignada a una unidad de red para esta estación, también puede pulsar para elegir el carpeta de la lista tipo árbol, allí seleccionará el Carpeta Data de la unidad de red como destino de archivos compartidos, en la siguiente gráfica se muestra un ejemplo de la definición de las rutas de bases de datos en una instalación tipo Cliente. Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft Taller como Servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra la carpeta Data este compartida, para poder tener acceso desde las estaciones Clientes a la ubicación de instalación de AutoSoft Taller en el Servidor. Si tiene cualquier duda, puede comunicarse con AutoSoft Taller Servicio al cliente (servicioalcliente@autosofttaller.com), solicitar asistencia a personal con conocimientos en el área o consultar la ayuda de Microsoft 23

24 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Networks. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicación detallada de cómo compartir unidades en la red y como definir o ubicar la carpeta compartida del servidor. Arranque después de la Configuración de Inicio Una vez que estos pasos han sido cumplidos, la aplicación se ejecuta y muestra la pantalla de solicitud de clave de usuario, la cual predeterminadamente es Administrador, este nombre de usuario esta preestablecido en el servidor. Proceso de Activación Para activar su programa usted debe tener primero un número de serie que le es entregado cuando compra el programa. Numero de serie: Podrá encontrar su número de serie en el de confirmación de compra del programa, en el reverso del disco de instalación o le será entregado por un distribuidor autorizado. El número de serie es único no existen dos licencias con el mismo número de serie, y este estará relacionado con el usuario que adquirió la licencia, el número de serie puede cambiar si compra una actualización del programa, automáticamente el número de serie del programa anterior dejará de ser valido después de comprar una actualización. Usted puede activar su programa durante el periodo de uso gratis o finalizado el mismo. Para activar el programa antes de terminar el tiempo de uso gratis de 30 días, solo debe ir al menú Ayuda y seleccionar Activación... En la ventana de activación encontrara su Código de Instalación. Código de instalación: Este código es generado por la computadora donde esta instalado el programa y es usado, junto con su nombre, para generar la llave de activación, lo cual hace que la llave funcione solo en la compuradora que va a ser activada. Si usted tiene su numero de serie, entonces complete los campo de Nombre y Numero de serie de la centana de activación y presione el boton de Solicitar Activación 24

25 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Si su computador está conectado a internet, se cargará su navegador de internet en la página de inicio de sesión. Si usted adquirió el programa comprando directamente en nuestra tienda online entonces usted debe tener una cuenta de cliente creada, use esta misma cuenta para iniciar la sesión, no use o cree otra cuenta distinta, el número de serie está relacionado a la cuenta de cliente si usa una cuenta distinta no podrá obtener su llave de activación. IMPORTANTE La garantía del programa son los 30 días de uso para pruebas. La única forma de activar la aplicación es por Internet, sin embargo si usted no tiene Internet en el computador donde está instalado el programa, usted puede tomar nota del Código de Instalación y el Número de Serie, consiga un computador conectado a Internet e ingrese a la siguiente pagina Web: y siga las instrucciones. Si usted compro el programa a uno de nuestros distribuidores o en una tienda diferente, entonces cree una cuenta para clientes nuevos. Si usted compra el programa, usted puede usarlo durante 30 días antes de requerir que sea activado, si usted no está satisfecho con el programa antes de activarlo, usted puede pedir una devolución de su pago. No será considerada ningún tipo de devolución o reembolso después que el programa es activado. 25

26 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Después de iniciar la sesión, ingresará a la Forma de Solicitud de Activación, complete los campos, marque la casilla de aceptación de términos y haga Click en el botón Enviar. Se le mostrará una página como esta: Aquí encontrará su Llave de Activación e información referente a su licencia, como por ejemplo para cuantas licencias para estaciones clientes está autorizada esta llave. Copie la llave a la casilla de Llave de Activación de su programa, así como el nombre y el número de serie deben ser idénticos a los que aparecen en la página web, de lo contrario el programa no podrá activarse. Luego haga Click en Activar. El programa ya quedará activado después de esto. 26

27 INSTALACION DE LA APLICACIÓN Usted también recibirá un correo electrónico conteniendo su activación. En La licencia de usuario final, establece que sólo puede estar activada una instalación tipo servidor por cada licencia, se ha establecido este sistema de activación, para controlar que se cumpla esta parte del contrato, a menos que su licencia de usuario final establezca lo contrario, usted como propietario de una licencia de AutoSoft Taller, está comprometido a cumplir con esta restricción. Se admiten como normales hasta un máximo de 3 activaciones anuales. De superarse esta cantidad, como política de seguridad el usuario deberá demostrar las razones para activar una cuarta vez o adquirir una nueva licencia. Activar Después del Período de Prueba Usted goza de 30 días de uso gratis de AutoSoft Taller, contados a partir de la fecha de instalación, transcurrido este tiempo no será posible el acceso a la aplicación. Usted puede realizar su compra y activar su licencia durante o después de finalizado el periodo de prueba. Cuando el periodo de prueba ha concluido, se le mostrará la siguiente pantalla al iniciar su programa. Haga click en el botón Activar, en la ventana de activación encontrará su Código de Instalación y las casillas para colocar su nombre y la llave de activación. Si no posee de una llave de activación, use el botón Solicitar Activación para ir a la página web y llenar su solicitud de activación como se explicó en la sección anterior. 27

28 MAESTROS CAPITULO Antes de Comenzar 3 AutoSoft Taller originalmente trae pre-cargados algunos datos como los modelos y marcas de vehículos, trabajos de mano de obras, partes de no inventario y otros, todos estos datos son editables por parte del usuario. Respaldos y Recuperación de Datos El respaldo de datos puede realizarse desde cualquier computadora de la red y no es necesario que se cierre la aplicación en las estaciones Clientes. Los datos a los cuales se les hará respaldo, son los datos Guardados, es decir, los datos que estén siendo ingresados y que aún no se hayan guardado para el momento en que se realice el respaldo de los datos, no serán incluidos, por lo tanto aunque el proceso no exige que las estaciones clientes estén cerradas, se recomienda que por lo menos primero se termine el ingreso de datos en todas las estaciones y después se realice el respaldo. Se sugiere realizar respaldos periódicos, el primero lo puede hacer justo después de ejecutar el programa la primera vez, de modo que posea respaldo de los datos en blanco, sobre todo si no se tiene instalado un sistema de batería para proteger las computadoras en caso de una interrupción eléctrica o si sus computadoras no están protegidas con programas anti-virus o simplemente por precaución en caso de que suceda un problema inesperado. Cada vez que se cierra el programa, este le recordará que debe hacer un respaldo, usted puede elegir hacerlo en ese mismo instante o posteriormente. El respaldo de datos se graba en el disco duro del computador, en una carpeta que usted destine para este fin, sin embargo le sugerimos que después grabe estos respaldos en CDs, o cualquier otra unidad de almacenamiento externa, ya que si deja los respaldos en el disco duro del computador y este se daña, de todas formas perderá todas la información. Respaldo de Datos Para realizar un respaldo de los datos existentes en el programa, diríjase al menú Archivos y seleccione Respaldo y Recuperación de Datos, llegará al Asistente de respaldos de datos. 29

29 MAESTROS Seleccione la opción Realizar un respaldo de los datos actuales y atienda las instrucciones, pulse el botón Siguiente hasta llegar a la próxima ventana. Usted puede elegir si desea respaldar los formatos de reportes y los archivos de imágenes. Dado que el usuario puede modificar los formatos de los reportes impresos a su criterio y además puede insertar imágenes en presupuestos, facturas y en el inventario de partes, entonces, el programa le da la opción de respaldar los formatos de reportes y las imágenes en archivos separados para que en caso que sea necesario pueda recuperarlos. Siga los pasos hasta llegar al final donde se le pedirá la ubicación y el nombre del archivo de respaldo que se va a crear. El programa predeterminadamente lo ubica en la carpeta de documentos de su computador y coloca un nombre de archivo que crea automáticamente usando la fecha y la hora actual ejemplo: Respaldo_ _ _AM. Usted puede elegir cambial este nombre. 30

30 MAESTROS AutoSoft Taller realizara el respaldo de los datos en segundos, agrupando todos los datos en una solo archivo con extensión.sri, verá un mensaje indicándole que el respaldo de datos se ha realizado de manera exitosa. Recuperación de Datos La recuperación de datos debe realizarse solo desde el Servidor y la aplicación debe estar cerrada en todas las estaciones Clientes, un mensaje será desplegado por la aplicación advirtiendo si hay alguna estación cliente conectada y la recuperación de datos no será posible. Para recuperar datos de un respaldo previo, seleccione la opción Recuperar los datos de un respaldo previo y pulse el botón Siguiente, lea y cumpla con las instrucciones necesarias para efectuar la recuperación de los datos y pulse el botón Siguiente hasta llegar a la ventana de selección del archivo de respaldo. 31

31 MAESTROS Localice y seleccione el archivo de respaldo que se desea recuperar. Los archivos de de respaldo tienen la extensión.sri y el programa al momento de crear el archivo de respaldo le agrega al final la palabra DATOS, IMÁGENES o REPORTES según si el archivo de respaldo contiene solo datos, solo imágenes o solo archivos de formatos de reportes respectivamente. Reindexar y Reparación de Datos La función Reindexar y Reparar Datos es un proceso que permite crear nuevamente los índices de las bases de datos, revisar y reparar problemas en los archivos de datos de la aplicación. Este proceso puede usarse en caso que por fallas en la red, cortes inesperados de electricidad o apagada incorrecta del equipo, el índice o los archivos de bases de datos se dañen. Usted sabrá si requiere reindexar o reparar los datos cuando aparezca un mensaje de error indicando que se ha perdido un índice, que hay una tabla dañada o se realice una búsqueda y el resultado encontrado no coincida con la búsqueda efectuada. La realización innecesaria de reindexación y reparación de datos, no daña o afecta los datos ni el desempeño de la aplicación. Editor de Registro de Aplicación AutoSoft Taller, posee un editor de registros del programa mediante el cual usted puede adaptar el programa a sus preferencias, usted puede cambiar los títulos de algunos campos adaptándolos a la forma como usted quiere que estos aparezcan en pantalla y en los reportes. Existen dos tipos de registros o claves, Claves compartidas que afectan a todos los equipos de la red y Claves locales que solo afectan al equipo donde se está haciendo el cambio. En esta sección solo explicaremos el procedimiento para cambial algunos títulos del programa el cual es el mismo para cada título a modificar, sólo varía al momento de seleccionarse el campo objeto de nuestro ajuste. Para realizar el ajuste, abra el menú Archivo, seleccione Modificar Registro, en la ventana pulse sobre el signo positivo ubicado al lado de Claves locales, luego sobre el signo positivo al lado de Mensajes y por último en el signo positivo al lado de Título. 32

32 MAESTROS Varíe el tamaño de la ventana y navegue entre los registros para localizar el registro deseado. Navegadores AutoSoft Taller posee dos Navegadores, los cuales son una herramienta muy útil no solo para el rápido acceso a determinadas funciones y fases del proceso, también le ayudara a mantener un orden lógico en el proceso de reparación, servicio de un vehículo o ventas de partes. Navegador Para Reparaciones 33

33 MAESTROS Navegador Para Ventas de Partes Usted puede adaptar su aplicación para que el navegador se abra automáticamente al inicio. Para realizar esto diríjase al Registro de la Aplicación y haga el mismo procedimiento para cambiar un título pero con la diferencia que esta vez en vez de abrir Mensajes abra Navegador y pulse sobre Al iniciar la aplicación o sobre Tipo de navegador y seleccione la opción de su preferencia. El tipo del Navegador también pude ser ajustado marcando o des-marcando la caja que está en la parte superior derecha del navegador. Los registros de Mensajes, Títulos y Navegador son principalmente los registros que suelen ser modificados cuando se comienza a dar uso a la aplicación es por ello que lo hemos nombrado en este capítulo, el resto de los registros del programa serán revisados posteriormente. 34

34 MAESTROS Usuarios y Privilegios AutoSoft Taller le permite incluir usuarios, crear grupos de usuarios y asignar privilegios. Privilegios que le permitirán o no a los usuarios realizar algunas operaciones, tales como modificar, eliminar, cancelar y otros. Para acceder las opciones de usuarios, puede seleccionar la opción Modificar Cuentas de Usuario desde el Menú Archivo. Recuerde que el usuario predeterminado es Administrador y no requiere contraseña. Una vez abierta la ventana Editor de Cuentas de Usuario, usted podrá ingresar y actualizar todos los Usuarios, crear Grupos de Usuarios y asignar los respectivos privilegios. A continuación se muestra el aspecto de la ventana: Creación de usuarios Es recomendable (pero no indispensable) incluir a cada uno de los usuarios de la aplicación. Para ello, pulse sobre el botón Agregar para que aparezca la siguiente ventana. Coloque el Nombre del Usuario, (el cual deberá ingresar en la aplicación al iniciarse), luego introduzca el Nombre Completo y si lo desea, una breve descripción de la función y/o posición del Usuario en la empresa o el objetivo para el que fue creado el usuario. En estos momentos, si pulsa OK el usuario será creado, pero es recomendable que antes asigne una contraseña y los 35

35 MAESTROS privilegios respectivos. Para esto pulse sobre la pestaña Contraseña y proceda a la asignación de la contraseña de acceso. En la siguiente página podrá ver la ventana Información del Usuario donde podrá crear la contraseña y establecer otras opciones. Si pulsa sobre la casilla Definir Contraseña, la aplicación le solicitará (con reconfirmación) la contraseña de acceso asignada a dicho usuario, la cual le será solicitada al ingresar a la aplicación. Asignación de Privilegios a Usuarios Para asignar los privilegios de cada usuario debe pulsar sobre la pestaña Privilegios, de esta manera verá la siguiente ventana: 36

36 MAESTROS Resalte el privilegio que desea otorgar y presione Reconocer, para quitar privilegios realice la misma operación en sentido contrario y presionando sobre Quitar. Asignación de un Usuario como Miembro de un Grupo Al crear un usuario nuevo, automáticamente este será asignado al grupo de Administrador el cual tiene todos los privilegios asignados, eventualmente usted puede cambiarlo de grupo o sencillamente no asignarlo a ningún grupo especifico, y solo asignarle los privilegios, como se explico anteriormente. Como medida de seguridad, la aplicación incluye a cada nuevo usuario dentro del grupo Administrador, lo cual podría otorgar al usuario ciertos privilegios no deseados o inconvenientes. Tenga la precaución de siempre comprobar que cada usuario pertenezca al grupo correcto. Creación de Grupos de Usuarios Usted puede crear grupos de usuarios y otorgarles privilegios específicos, así al crear un nuevo usuario, solo tendría que incluirlo en el grupo al que debe pertenecer. Para esto pulse sobre la pestaña Grupos en el Editor de Cuentas de Usuario y después en Agregar, ingrese la información del grupo: nombre (secretarias, supervisores, etc.) y descripción. Asigne los privilegios que tendrá reconocidos dicho grupo de la misma manera que se hace para los usuarios, después de esto presione OK. El grupo Administrador otorga TOTAL libertad de acción al usuario dentro del sistema y por consiguiente, solo debe agrupar a personas con el más alto nivel dentro de la organización y conocimiento de la aplicación. Este nuevo grupo aparecerá listado en la pestaña Grupos del Editor de Cuentas de Usuarios y podrá ser seleccionado en la pestaña Miembros del Grupo cuando tenga editada la información de un usuario. Los usuarios que formen parte del Grupo Administrador, tienen la capacidad de cambiar la contraseña de los demás usuarios sin necesidad de conocerla. 37

37 MAESTROS En el siguiente cuadro se muestra cada privilegio y las funciones que otorga. PRIVILEGIO Administrador Ajustar Presupuestos Aplicar Descuentos FUNCION Este privilegio le da derechos al usuario para modificar los registros de la aplicación, crear y modificar cuentas de usuarios y ver los eventos de la aplicación, pero no puede eliminar, modificar y/o agregar datos ni imprimir reportes. Este privilegio sólo debe ser asignado a personal conocedor de la aplicación y con cierta responsabilidad en la empresa. Permite al Usuario ajustar los presupuestos. AutoSoft Taller le da al usuario la facilidad de asignar precios ajustados a partes, manos de obra o trabajos externos sin perder los precios originales, y al final podrá aplicar los precios ajustados o regresar a los precios originales con solo presionar un botón, este privilegio le permite al usuario realizar esta función. Permite que el usuario pueda aplicar descuentos a los clientes. Asignación de Labores y Pagos a Mano de Obra Añadir Registros Nuevo Añadir Nuevos Trabajos y Partes Externamente Añadir y/o Modificar Ítems de NO- Inventario Añadir y/o Modificar Ítems del Inventario Permite que el usuario pueda asignar labores a los técnicos y realizar pagos a los mismos. Permite al usuario Incluir registros en cualquier modulo donde no se requiera de otro privilegio adicional para incluir nuevo registros, por ejemplo puede crear nuevos Presupuestos, Facturas, modelos etc. Para agilizar la trascripción y elaboración de Presupuestos, facturas o paquetes, AutoSoft Taller provee la facilidad de incluir sobre la marcha, nuevas partes al inventario o a no-inventario, así como nuevos trabajos de mano de obra si estos no han sido creados previamente. Si este privilegio es asignado al usuario, cada vez que se incluya una parte o un trabajo mano de obra nueva dentro de un presupuesto, factura o paquete y este no es encontrado por el programa en su base de datos, la aplicación preguntará si desea incluirse en la tabla correspondiente. Esto es especialmente útil, ya que de esta manera, a medida que la aplicación va creciendo, no será necesario introducir cada uno de las partes y manos de obras, ya que podrán seleccionarse de una lista, o sencillamente la aplicación auto completará la descripción o código del mismo. Posteriormente se explicará con detalle esta función. Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la tabla de partes de No-Inventario. Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la tabla de partes de Inventario. 38

38 MAESTROS Cambiar Dueño de un Vehículo Cambiar el Tipo de Precio de Partes de Inventario Crear e Imprimir Cheques Devoluciones de Compra Eliminar Registros Imprimir Reportes Permite al usuario cambiar el dueño de un vehículo. El usuario puede asignar hasta cuatro tipos de precios diferentes a las partes de inventario, este privilegio le da derecho a cambiar el tipo de precio a asignarse a las partes de inventario dentro de un presupuesto, factura o paquete, independientemente del tipo de precio predeterminado inicialmente. Da derecho al usuario a crear e imprimir cheques. Este privilegio le permite al usuario crear devoluciones de órdenes de compra. Privilegio que permite al usuario eliminar registros en módulo donde no necesite de otro privilegio para hacerlo y siempre que sea posible. Privilegio que permite al usuario imprimir reportes. Modificar campos especiales Modificar Crédito Existente con un Proveedor Modificar Registros Pagos a Proveedores En la aplicación existen campos especiales que solamente pueden ser modificados bajo estricta vigilancia si se posee este privilegio asignado. Entre estos campos tenemos la fecha de creación del Presupuesto, la cual inicialmente es asignada automáticamente. Permite al usuario modificar el monto total de crédito abierto con un proveedor. Normalmente este monto se incrementa o decremento según si se crean devoluciones en las órdenes de compra o se hacen pagos a facturas usando el crédito existente, respectivamente. Permite al usuario modificar registros que no se requiera de otro privilegio adicional. Permite al usuario realizar pagos a proveedores. Procesar Pagos a Facturas de Clientes Recepción de Facturas Este privilegio que permite al usuario recibir pagos de Facturas, incluyendo la información relacionada al pago de la misma (Fecha, Nro. de Cheque y otros). Da derecho al usuario a recibir facturas por conceptos de órdenes de compra o cualquier otro concepto. Revisar el Registro de Eventos Este es un privilegio que permite al usuario ver el registro de eventos de la aplicación donde se registra la actividad que cada usuario hace dentro del programa. 39

39 MAESTROS Son en total 21 privilegios diferentes con los que se pretende aumentar la seguridad y confidencialidad del programa. Una vez creados los usuarios y asignados los privilegios, podemos empezar a sacarle el máximo provecho a la aplicación, para ello veremos ahora las barras de herramientas principales. Barras de Herramientas AutoSoft Taller posee dos barras de herramientas principales, de las cuales se generan muchas de las operaciones de la aplicación, a pesar que dichas opciones también pueden ser seleccionadas a través del menú. Las barras de herramientas y sus funciones son las siguientes. Menú Lateral de Acceso Rápido Barra de Herramienta de Navegación y Administración 40

40 MAESTROS Nuevo: Permite incluir nuevos registros en cada uno de los procesos como clientes, Presupuestos, Facturas y otros. Borrar: Mediante este botón usted puede eliminar el registro visualizado en el proceso o ventana activa. Algunas restricciones aplican en la eliminación de registros en algunos módulos. Guardar: Permite almacenar o salvar los datos modificados en la ventana activa. Revertir: Permite revertir el conjunto de cambios realizados sobre los datos de la ventana activa (a partir de la última vez que se guardó). Imprimir: Según sea el caso, este icono permite imprimir Presupuestos, reportes, Facturas y otros. Vista Preliminar: Permite pre-visualizar la salida antes de que se imprima. Cortar (CTRL.- X): Elimina el contenido de la selección y lo copia en una localidad de memoria para poder utilizarlo en otras áreas. Copiar (CTRL.- C): Copia en memoria el contenido de la selección. Pegar ((CTRL.- V): Inserta en la ubicación del cursor el contenido de la selección copiada o cortada con los comandos anteriores. Deshacer: Regresa al estado del último cambio efectuado. A diferencia del comando Revertir, el cual restaura los datos desde la última vez que se grabó, deshacer solamente realiza cambios sobre la última acción. Primero: Muestra en pantalla los datos relacionados al primer registro almacenado. Anterior: Permite avanzar regresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Siguiente: Permite avanzar progresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Ultimo: Muestra los datos relacionados con el último registro almacenado. 41

41 MAESTROS Buscar: Como su nombre lo indica, permite acceder el generador de búsquedas, el cual es una herramienta para localización de datos por diversos campos. Listado: Muestra por pantalla un listado general de todos los datos almacenados en el proceso activo. Cambio de Usuario: Activa la ventana de solicitud de clave. Como su nombre lo indica, permite que el usuario activo abandone la sesión para que otro ingrese con su clave. Calculadora: Activa la calculadora. Navegador: Activa o desactiva el navegador de procesos. Estos iconos se activarán o desactivarán según la habilidad de uso de cada uno de los procesos que invocan. Como puede apreciase claramente, la Barra de Menú Lateral de Acceso Rápido está representada por varios botones que permiten visualizar los iconos o procesos que están contenidos en ellos. Campos Maestros Los campos maestros los identificará fácilmente porque son aquellos campos que tienen una caja con una flecha del lado derecho y se despliegan como una lista. La forma de usar los campos maestros es bastante simple. Estos campos muestran una lista de opciones que usted puede elegir, pero si la opción que usted necesita no está en la lista, usted podrá agregarla o cambiar una existente, incluso eliminar las que ya no usa. Para ver las opciones que este tipo campo le ofrece debe hacer click en el botón que está del lado derecho del campo, un pequeño menú se desplegará con las opciones: Agregar (Nombre del campo) Cambiar (Nombre del campo) actual Eliminar (Nombre del campo) actual 42