Observación N 2 LUZ AMANDA MUNEVAR. BOMAINPASA COLOMBIA S.A.S.:

Transcripción

1 Numero de Proceso: Convocatoria Abierta N 022 de 2012 Fecha: 10 de agosto de 2012 Asunto: Respuesta a las observaciones realizadas al Proyecto de Términos y Condiciones Contractuales. El Fondo Adaptación procede a responder las observaciones presentadas al Proyecto de Términos y Condiciones Contractuales de la Convocatoria Abierta N 022 de Para el efecto, se transcriben a continuación cada una de las observaciones presentadas por los interesados y luego se desarrolla la correspondiente respuesta: Observación N 1 SAESPRO INGENIERIA SAS: Según experiencia especifica que describe: 1. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado como mínimo dos (2) contratos cuyo objeto haya involucrado el diseño, desarrollo, implementación y puesta en marcha de sistemas de alertas tempranas desde la captura, validación y procesamiento de datos hasta su publicación y visualización en ambiente Web, que hayan involucrado la utilización de mínimo dos (2) radares meteorológicos, imágenes de satélite, estaciones hidrometeorológicas automáticas, información histórica, modelos de predicción numérica, entre otras fuentes de información, en los cinco (5) años anteriores al cierre de esta convocatoria, mediante la presentación de certificaciones de los contratos suscritos, ejecutados y terminados, expedidas por una entidad pública o privada. Solicitamos sea evaluada la experiencia anteriormente descrita en el pliego definitivo del proyecto y sea considerada la ampliación a Sistemas de telemetría en otro tipo de comunicaciones tales como Radio, GPRS, etc. No se acepta la observación, dado que el objeto del proyecto es: el rediseño, actualización, y acompañamiento en la implementación y puesta en marcha del Sistema de Alertas Tempranas de origen hidrometeorológico del IDEAM como apoyo técnico al Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres de Colombia ; por tal razón se requiere que el contratista cuente con experiencia especifica en este tema. Por lo anterior, no se considera viable la solicitud expresada en esta observación. Observación N 2 LUZ AMANDA MUNEVAR. BOMAINPASA COLOMBIA S.A.S.: Una de la preguntas va dirigida a cual es el procedimiento para la inscripción de la Empresa colombiana a 5INKO? por donde podemos realizar la consulta y que requisitos tiene para poder hacer la inscripción? El procedimiento para la inscripción en el Registro de Proveedores del Fondo Adaptación se encuentra detallado en pestaña superior Contratación, Registro de Proveedores. En dicho enlace se encuentra un link para descargar el Manual Operativo, en el cual se indica en detalle el procedimiento a seguir. Página 1

2 Observación N 3 LUZ AMANDA MUNEVAR. BOMAINPASA COLOMBIA S.A.S.: Cual seria el procedimiento para la inscripción de una Empresa Extranjera a 5INKO? Ver respuesta anterior; el procedimiento es el mismo para empresas colombianas y extranjeras. Observación N 4 LUZ AMANDA MUNEVAR. BOMAINPASA COLOMBIA S.A.S.: Por otra parte solicitamos amablemente confirmar si es posible se amplíe los términos para entrega de presentación de la propuesta, 10 días, teniendo en cuenta que nosotros nos encontramos interesados en presentar la propuesta junto con una empresa extranjera lo que requiere un tiempo adicional para la legalización de apostille de documentos requeridos. No se acepta la observación. El plazo estipulado en el cronograma es suficiente para efectuar los trámites de legalización de la documentación requerida dentro de los términos y condiciones contractuales. Adicionalmente, la ampliación de plazo generaría una afectación en el cronograma de ejecución del proyecto. Observación N 5 DANIEL SEMPERE. Centre de Recerca Aplicada en Hidrometeorologia. CRAHI: CIERRE DE LA CONVOCATORIA (PLAZO MAXIMO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS, Apartado 1.7) Dada la complejidad de la documentación requerida; la necesidad de contar con un apoderado en Colombia; la práctica obligación, dados los requisitos, de presentar la oferta de forma consorciada o en UTE; la necesidad de Consularizar o Apostillar un buen número de documentos y la necesidad de presentar las ofertas en formato papel, se considera que el plazo para la entrega de las propuestas es excesivamente exiguo. Además, dado que en muchos países el mes de Agosto es el mes de vacaciones, la opción de fijar la fecha de cierre de convocatoria el 31 de Agosto convierte el proceso en extremadamente corto y de hecho imposibilita la preparación adecuada de las ofertas. En nuestro caso particular, la administración española considera como no hábil el mes de Agosto, y en particular todas las dependencias de la Universidad y especialmente las unidades administrativas encargadas de los trámites documentales están cerradas. Por todo ello, se sugiere: Ampliar el plazo de presentación de las ofertas hasta el 30 de Septiembre. En caso de no poder ser atendida esta petición, se solicita que la documentación pueda ser entregada inicialmente sin Consularizar o Apostillar y que se otorgue un plazo extraordinario de un mes adicional para entregar las copias Consularizadas/Apostilladas. Página 2

3 No se acepta la observación. La documentación solicitada debe entregarse bajo los lineamientos de orden jurídico que impone la legislación nacional, por lo tanto la documentación proveniente de países extranjeros deberá ser entregada debidamente consularizada, apostillada y traducida oficialmente según sea el caso. Con respecto a la ampliación del plazo, no se acepta la observación, ya que generaría una afectación en el cronograma de ejecución del proyecto. Observación N 6 DANIEL SEMPERE. Centre de Recerca Aplicada en Hidrometeorologia. CRAHI: ACREDITACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE (Apartado 2.3.1) Para acreditar la experiencia del proponente, se solicita acreditar de manera simultánea 3 experiencias. 1. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado como mínimo dos (2) contratos cuyo objeto haya involucrado el diseño, desarrollo, implementación y puesta en marcha de sistemas de alertas tempranas desde la captura, validación y procesamiento de datos hasta su publicación y visualización en ambiente Web, que hayan involucrado la utilización de mínimo dos (2) radares meteorológicos, imágenes de satélite, estaciones hidrometeorológicas automáticas, información histórica, modelos de predicción numérica, entre otras fuentes de información, en los cinco (5) años anteriores al cierre de esta convocatoria, mediante la presentación de certificaciones de los contratos suscritos, ejecutados y terminados, expedidas por una entidad pública o privada. 2. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado como mínimo dos (2) contratos, en los cinco (5) años anteriores al cierre de esta convocatoria, cuyo objeto haya involucrado el diseño, implementación y puesta en marcha de la infraestructura tecnológica (hardware y software) requerida para la integración, análisis, procesamiento y visualización de la información generada por sistemas de observación hidrometeorológica; y cuya sumatoria sea igual o superior al valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria. 3. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado como mínimo cuatro (4) contratos, en los diez (10) años anteriores al cierre de esta convocatoria, cuyo objeto haya sido la estructuración, gerencia, administración, supervisión y/o interventoría en proyectos de infraestructura cuyo sumatoria sea igual o superior a diez y nueve mil cuatrocientos veintisiete millones de pesos m/cte ($ ). En relación a estos puntos se presentan las siguientes observaciones y sugerencias: Se exige que la experiencia incluya no solo la fase de diseño y acompañamiento, sino también la de implementación y puesta en marcha tanto de sistemas de alerta temprana como de la infraestructura tecnológica necesaria (hardware y software), y se añade explícitamente un tercer punto en el que aparece una condición ligada a un mínimo de facturación en proyectos de infraestructuras. Dado que el objeto de la contratación se circunscribe a la etapa de diseño, preparación de pliegos de términos y condiciones para la licitación, acompañamiento y supervisión de las adjudicaciones y de las instalaciones y la certificación de la aceptación y recibo de la instalación, se considera excesivo que sea un requisito indispensable que la experiencia incluya la implementación y la puesta en marcha, y más aún la gerencia, administración, supervisión y/o interventoría en proyectos de infraestructura Experiencia que sí debería ser indispensable para las empresas que se presenten a los concursos de instalación e implementación. Página 3

4 Existe el peligro además de que esta exigencia no permita a las instituciones eminentemente científicas con experiencia en el diseño y en la operación presentarse solas, y que deban de consorciarse con empresas que si cubran las fases constructivas (objeto no de la presente contratación, sino de la contratación a supervisar), lo que llevaría a que el consorcio estructurador estaría obligado a incluir una filial de un grupo potencialmente interesado en ganar el proyecto a estructurar (la instalación de los equipos y del centro de control). Situación que a nuestro entender sería altamente aconsejable intentar evitar. Por todo ello, se sugiere: a) Que el requisito indispensable se limite a las tareas que son el objeto de la contratación (la fase de diseño y acompañamiento), y que se valoren como méritos adicionales (valoren con puntos adicionales en la calificación de la experiencia específica) la experiencia en las fases de implementación y puesta en marcha de sistemas de alerta temprana, con el objetivo de ampliar las posibilidades para presentarse a instituciones científico técnicas especialistas, no ligadas a las empresas orientadas a la instalación/construcción de los infraestructuras y equipamientos. b) Que se reformule la exigencia de las acreditaciones para que puedan contar los proyectos de desarrollo tecnológico subvencionados en convocatorias competitivas (por ejemplo del programa marco Europeo, o de las convocatorias de I+D+I nacionales) y para los cuales no existe una certificación de los contratos suscritos, ejecutados y terminados (por ejemplo proyectos de desarrollo subvencionados por las instituciones públicas de I+D+I) como en el caso de los contratos de proyectos constructivos, sino resoluciones de concesión y simples cartas o comprobantes de envío de los fondos asignados. c) Que se reformule el requisito número 3 para que los contratos o proyectos competitivos justificados en 1 y 2 puedan contar para la cifra exigida, y para que esta cifra no se centre en proyectos de infraestructura. No se acepta la observación puesto que las fases de diseño e implementación se encuentran incluidas dentro de las obligaciones contractuales del presente proceso, razón por la cual, modificar los requerimientos relacionados con la experiencia específica, implicaría la modificación en cuanto al alcance y la naturaleza misma del proyecto, por lo tanto resulta necesario certificar experiencia práctica en las fases mencionadas. Ahora bien, frente a la experiencia requerida en el numeral 3 del acápite , se modificarán los Términos y Condiciones Contractuales, que deberá leerse de la siguiente manera: 3. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado contratos, en calidad de estructurador, y/o gerente y/o administrador y/o supervisor y/o interventor, en proyectos cuyo valor sea igual o superior a diez y nueve mil cuatrocientos veintisiete millones de pesos m/cte ($ ). Esta experiencia se podrá acreditar en máximo cinco (5) contratos que hayan sido celebrados durante los últimos diez (10) años anteriores al día de cierre de la presente convocatoria. Nota: el valor requerido corresponde a los valores de los proyectos a los que se les realizó la estructuración, gerencia, administración, supervisión y/o interventoría. Observación N 7 DANIEL SEMPERE. Centre de Recerca Aplicada en Hidrometeorologia. CRAHI: CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN DE LOS OFERENTES (Apartado 2.3.2) Página 4

5 Para garantizar la organización de los oferentes se exige que el equipo humano del oferente cuente como mínimo con 4 perfiles técnicos. Se presentan las siguientes observaciones y sugerencias de modificación al redactado actual de esos cuatro perfiles Director o Gerente de Proyecto: Para este perfil se exige que la persona sea un profesional en ingeniería y/o en ciencias de la tierra, con certificaciones como mínimo en PMP (Project Management Professional), y/o CAPM (Certified associate in project management) y/o PMI-RMP (PMI risk management professional) o su(s) equivalente(s). Dado que esos tres certificados son expedidos por una única organización de los USA (el Project Management Institute, la cual exige esencialmente una experiencia previa en gestión (depende del certificado) y realizar un curso a tomar exclusivamente en esa organización que prepara al candidato para pasar el examen que la propia organización utiliza para otorgar las certificaciones, entendemos que esta exigencia es excesivamente restrictiva. De hecho imponer que al menos un miembro del consorcio tenga ese diploma reduce drásticamente la capacidad de presentarse a organizaciones en las que los responsables de proyectos no tienen ese tipo de requerimientos, lo que dado el reducido número de gestores que tienen a nivel mundial ese tipo de certificados, indicaría que se tiene una preferencia por un tipo de gestor que no está vinculado a ninguna de las capacitaciones técnicas que exige la propuesta. Por ello, y para evitar que ese requisito indispensable se convierta en un limitador de las potenciales ofertas se sugiere que se reformule la exigencia de manera a que se exija la experiencia previa requerida, tanto en términos de horas de trabajo, de número de proyectos y al presupuesto acumulado manejado, pero no el título específico del Project Management Institute. Si este título se considera realmente de interés, siempre se podría incluir en la lista de méritos adicionales a evaluar para la calificación (por ejemplo con 50 puntos), pero sin que sea una condición sine qua non para el perfil de Director del proyecto Experto en Radares. Para este perfil se exige que la persona sea un Profesional en ingeniería y/o en profesiones afines, con posgrado a nivel de doctorado en hidrología y/o meteorología y/o ciencias atmosféricas y/o ciencias de la tierra, con experiencia general de mínimo diez (10) años y experiencia en al menos dos (2) proyectos cuyo objeto haya sido el diseño de sistemas de radares meteorológicos desde la fase de diseño hasta su implementación y puesta en marcha. Dada las exigencias incluidas en el redactado de este perfil, creemos que resulta excesivamente limitante. Por ello, y para que la exigencia sea más acorde con el objeto del contrato se sugiere que se reformule la exigencia de que sea un Profesional en ingeniería y/o en profesiones afines de manera que la persona pueda ser también un científico, o personal académico de una institución de investigación, experto en radares. Además se solicita ampliar el objeto de los proyectos restringidos ahora al diseño de sistemas de radares meteorológicos, añadiendo la posibilidad de que el objeto sea el desarrollo de metodologías de mejora de la medida por radar y/o de algoritmos y software de procesado para la mejora de la estimación de la lluvia por radar (Quantitative Precipitation Estimation, QPE) y su combinación con otros sensores (en especial con redes de estaciones de medida de lluvia). Así se solicita añadir la exigencia de demostrar la experiencia no sólo en base a proyectos sino solicitando al menos una publicación internacional en una revista indexada (en el Journal of Citation Reports, JCR) en el tema como autor o co-autor Experto en Sistemas de Alertas Tempranas Para este perfil se exige que la persona sea un Profesional en ingeniería y/o profesiones afines, con posgrado a nivel de doctorado en hidrología y/o meteorología y/o ciencias atmosféricas y/o ciencias de la tierra, con experiencia general de mínimo diez (10) años y experiencia en al menos dos (2) proyectos cuyo objeto haya sido el diseño de Página 5

6 sistemas de alerta temprana ante eventos de origen hidrometeorológico y que incluyan la integración de sistemas de observación en tierra, imágenes de satélite, datos históricos, datos de radares meteorológicos entre otras fuentes de información hidrometeorológica. Para que las exigencias requeridas para este perfil sean más acordes con el objeto del contrato se sugiere que se añada el requerimiento de tener experiencia en modelos de previsión de lluvia basados en radar (ya que es un elemento esencial para el desarrollo de un SAT basado en radar) y en la combinación e datos radar con modelos de previsión hidrológica, de manera que los dos proyectos solicitados deban incluir también esas dos componentes. Así mismo y como en el caso anterior se solicita añadir la exigencia de demostrar la experiencia no sólo en base a proyectos sino con al menos una publicación internacional en una revista indexada (en el Journal of Citation Reports, JCR) en el tema como autor o co-autor Experto en Sistemas de Alertas Tempranas Para este perfil se exige que la persona sea un Profesional en ingeniería de sistemas, telemática o afines, con posgrado a nivel de doctorado en tecnologías de la información geográfica y/o ciencias y tecnología de la información y/o ciencias de la tierra y sistemas geoinformáticos con experiencia general de diez (10) años y experiencia relacionada en al menos dos (2) proyectos cuyo objeto haya sido el diseño de la infraestructura tecnológica que soporte sistemas de alerta temprana ante eventos de origen hidrometeorológico y que incluyan la integración de sistemas de observación en tierra, imágenes de satélite, datos históricos, datos de radares meteorológicos entre otras fuentes de información hidrometeorológica; incluyendo el diseño de los sistemas de redes de datos y de infraestructura de hardware y software requerido para los procesos de captura, análisis, procesamiento y visualización de la información generada por el SAT. Para que las exigencias requeridas para este perfil sean más acordes con el objeto del contrato se sugiere que se reformule la restricción del perfil añadiendo la ingeniería civil tanto en el ámbito profesional (en paralelo a la ingeniería de sistemas), como en las opciones del doctorado exigido. También se solicita que se añada el requerimiento de tener experiencia en la integración de los datos del SAT en modelos de previsión hidrológica, de manera que los dos proyectos solicitados deban incluir también esa componente. Así mismo y como en los casos anteriores se solicita añadir la exigencia de demostrar la experiencia no sólo en base a proyectos sino con al menos una publicación internacional en una revista indexada (en el Journal of Citation Reports, JCR) en el tema como autor o co-autor. En cuanto al Director o Gerente de Proyecto, se reformula la exigencia, la cual será modificada en los Términos y Condiciones Contractuales, los cuales deberán leerse de la siguiente manera: "1. (1) Director y/o Gerente de Proyecto: profesional con estudios de posgrado en Gerencia de Proyectos o afines, con experiencia específica de diez (10) años y experiencia en al menos dos (2) proyectos como líder, director o gerente de proyecto, cuya sumatoria sea igual o superior al Presupuesto Oficial (PO)." En cuanto a la solicitud de modificar la exigencia de formación para los demás profesionales, a nivel de doctorado, es necesario resaltar que la calidad de científico no tiene una reglamentación específica en Colombia; por lo tanto, se advierte que la exigencia que permite demostrar la idoneidad requerida a estos profesionales es su formación a nivel doctoral. En cuanto a la solicitud del experto en Integración Tecnológica, se busca no sesgar hacia ninguna profesión específica el profesional solicitado. En cuanto al tema del diseño de sistemas de radares meteorológicos se resalta que el mismo es parte del objeto contractual, por lo anterior no es posible separarlo de la experiencia específica exigida para este profesional (Experto en Radares). Puntualmente, para el caso del Experto en integración tecnológica, conforme con la observación formulada, se procederán a modificar los Términos y Condiciones Contractuales, los cuales se leerán de la siguiente forma: Página 6

7 Profesional en ingeniería o afines, con posgrado a nivel de doctorado en tecnologías de la información geográfica y/o ciencias y tecnología de la información y/o ciencias de la tierra y sistemas geoinformáticos con experiencia general de diez (10) años y experiencia relacionada en al menos dos (2) proyectos cuyo objeto haya sido el diseño de la infraestructura tecnológica que soporte sistemas de alerta temprana ante eventos de origen hidrometeorológico y que incluyan la integración de sistemas de observación en tierra, imágenes de satélite, datos históricos, datos de radares meteorológicos entre otras fuentes de información hidrometeorológica; incluyendo el diseño de los sistemas de redes de datos y de infraestructura de hardware y software requerido para los procesos de captura, análisis, procesamiento y visualización de la información generada por el SAT. Frente a las demás observaciones relacionadas con el sistema de evaluación del equipo de trabajo exigido, se mantienen en las condiciones inicialmente establecidas en los Términos y Condiciones Contractuales. Observación N 8 DANIEL SEMPERE. Centre de Recerca Aplicada en Hidrometeorologia. CRAHI: CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA (Apartado 3.1) Entendemos que la actual propuesta adolece que en la EVALUACION TÉCNICA tan sólo se califica la experiencia previa y la calificación del personal, y en cambio no se evalúa la calidad de la propuesta técnica ni de la solvencia de la propuesta del proyecto técnico de cómo se ejecutará tanto la fase de diseño como el seguimiento y acompañamiento. Por todo ello, se sugiere: a) Que se añada un punto C en el apartado en el que se evalúe la propuesta técnica con un total de 200 Puntos (a reducir de la experiencia específica previa). Así la evaluación técnica (800 puntos) se dividiría en: Experiencia específica (300 puntos), calificación del personal mínimo (300 puntos) y calidad y credibilidad de la propuesta (200 puntos). Dado que el IDEAM cuenta con experiencia más que suficiente para evaluar la calidad técnica y la credibilidad de la propuesta, se les debería poder pedir unos criterios directores para la asignación de esos puntos en el documento definitivo. b) Eso implicaría que en el apartado de calificación del 3.1.1, 1, cada proyecto adicional significarían 50 puntos hasta poder otorgar un máximo de 100 y que en el 2 cada proyecto adicional significarían 50 puntos hasta poder otorgar un máximo de 100. c) Como se sugirió en la observación número 2, se solicita así mismo que se valoren con puntos adicionales en la calificación la experiencia en las fases de implementación y puesta en marcha (eliminadas como requisito indispensable) en proyectos previos con 50 puntos adicionales si se tiene esa experiencia en sistemas de alerta temprana y con otros 50 puntos en proyectos de infraestructura tecnológica (hasta un máximo de 100). Por otro lado en el apartado de calificación del personal se solicita: d) Que en el perfil de Director de proyecto, tal y como se sugirió en la observación número 3, se valoren con puntos adicionales en la calificación la acreditación de cualquiera de los certificados de la organización PMI (eliminados como criterios indispensables), con un valor de 50 puntos. e) Que en los otros tres perfiles técnicos las publicaciones internacionales en una revista indexada (en el Journal of Citation Reports, JCR) como autor o coautor en el ámbito de la experiencia requerida pueda dar lugar a puntos adicionales de manera equivalente a la participación en proyectos adicionales. f) En cualquier caso el máximo de puntos adicionales de este apartado será de 300. Página 7

8 No se acepta la observación, puesto que los criterios de evaluación establecidos en los Términos y Condiciones Contractuales, se confeccionan a partir de criterios de calidad y precio que generan la mejor alternativa técnica y económica para atender las necesidades del proyecto. Asimismo, es necesario resaltar que las propuestas serán sometidas a procesos de evaluación integrales que permitirán evidenciar su consistencia técnica y calidad. Observación N 9 DANIEL SEMPERE. Centre de Recerca Aplicada en Hidrometeorologia. CRAHI: FORMA DE PAGO (Apartado 5.5) Dada la magnitud de las garantías solicitadas, para que el contrato sea económicamente viable se solicita modificar la forma de pago aumentando al 25% el pago inicial y reduciendo al 25% el segundo pago. No se acepta la observación. De acuerdo a los análisis financieros realizados, la forma de pago establecida en los Términos y Condiciones Contractuales garantiza el cumplimiento de los objetivos propuestos. Observación N 10 DANIEL SEMPERE. Centre de Recerca Aplicada en Hidrometeorologia. CRAHI: GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO (Apartado 5.6) Dada la magnitud de las garantías solicitadas, se solicita reducir la vigencia de la garantía por pago de salarios y prestaciones sociales a 1 año más (en vez de 3). No se acepta la observación, teniendo en cuenta que el Fondo Adaptación se rige por el Decreto 734 de 2012, en cuanto a pólizas y garantías, y dicha normatividad establece como requisito mínimo para este amparo una vigencia de 3 años. Observación N 11 OTTO DE KEIZER. DELTARES: Como entendemos de los términos, los principales productos esperados son (1) los términos de referencia para el Contracto de Adquisiciones, (2) documentos base que incluyen análisis, diseños, estudios de mercado, etc., y (3) un acompañamiento en la supervisión del Contrato de Adquisiciones. Es obvio que un enfoque integral es necesario para asegurar que los datos y la información que provee IDEAM se ajustan a las necesidades de los tomadores de decisión, tanto a corto como a largo plazo (alerta temprana respectivamente planificación de políticas e infraestructura). En este sentido, pensamos que este proyecto puede beneficiar del desarrollo de un marco técnico, que hace un avance en el componente de integración tecnológica previsto en el Contrato de Adquisiciones. Actualmente, IDEAM ya recibe datos hidro-meteorológicos que necesitan ser (y son en parte) colectados, procesados, validados, archivados, publicados y aplicados en modelación hidro-meteorológica. Sugerimos implementar el marco técnico mencionado para apoyar estas actividades tanto para los flujos de datos actuales como para los futuros. El marco técnico en este sentido guiará hacia la estrategia más efectiva con respecto a las Página 8

9 inversiones en monitoreo y la realización del Contrato de Adquisiciones; además adelanta la provisión de una mejor información para la toma de decisiones en relación a los desastres naturales. Quisiéramos conocer si, en su opinión, un desarrollo técnico de este tipo sería de valor agregado al proyecto. No se acepta la observación dado que la infraestructura tecnológica de recolección, procesamiento, almacenamiento y visualización de datos será renovada en su totalidad, lo que implica la modernización o cambio de los componentes tecnológicos con los que se cuenta en la actualidad. Observación N 12 OTTO DE KEIZER. DELTARES: Significa la participación de un miembro de consorcio en este proyecto automáticamente su exclusión del Contrato de Adquisiciones? La observación es correcta; la participación de un miembro de consorcio en este proyecto implica automáticamente su exclusión en el Contrato de Adquisiciones. Observación N 13 OTTO DE KEIZER. DELTARES: La participación mínima del 25% como establecido en el Capítulo de los términos de referencia refiere a una participación relativa en el presupuesto o en el tiempo? Se aclara ante esta observación que la participación mínima requerida del 25% corresponde a la participación dentro de una figura de asociación. Observación N 14 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral Personas Jurídicas privadas extranjeras y personas naturales extranjeras. Literal: Las personas jurídicas privadas extranjeras, que ya desarrollen actividades permanentes en Colombia, y que a la fecha de cierre del presente proceso de selección no hayan cumplido con su obligación legal de constituir su sucursal en Colombia, NO PODRÁN PARTICIPAR en este proceso (directamente o como integrantes de un Consorcio o Unión Temporal). sarrollen actividades permanentes en Colombia. no tener constituida Sucursal en Colombia en el momento de la entrega de la oferta, no podrá participar? Por favor notar, que la exigencia que comúnmente es realizada por los clientes privados y/o entidades públicas, es que el requisito de que se tenga sucursal constituida en Colombia, sea cumplido en el momento de la firma del contrato (únicamente exigible a la firma adjudicataria). Lo anterior, porque sólo hasta ese momento se evidencia la necesidad de constitución. A continuación, ejemplificamos los literales que encontramos en licitaciones de magnitud superior o similar a la del Fondo y que son comúnmente utilizados en entidades del estado: en el caso Página 9

10 de adjudicación a una persona jurídica extranjera que no cuente con sucursal constituida en Colombia antes de la fecha de cierre del presente proceso de selección, ésta deberá constituirla dentro del término indicado para la suscripción del contrato. Se aclara que por actividades permanentes en Colombia, se debe entender como el ejercicio de cualquier tipo de actividad comercial en territorio colombiano, conforme con el artículo 471 del código de comercio. Con respecto a la solicitud de constituir la sucursal al momento de la firma del contrato, se acepta la observación, y se procederá a corregir el numeral de los términos y condiciones contractuales definitivos, en el sentido de que la exigencia de constitución de la sucursal en Colombia sea para el momento de la adjudicación del contrato. De esta manera, se mantiene la obligación de constitución de apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta. Observación N 15 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral Personas Jurídicas privadas extranjeras y personas naturales extranjeras. Literal: + Se solicita aclarar si es válido que al menos uno de los integrantes del consorcio o unión temporal tenga constituida la sucursal y que la exigencia no es que todos los integrantes deban tenerla. Debido a la característica importante de especialidad que requiere éste proceso, y para habilitar la participación algunas de las entidades extranjeras (instituciones académicas, centros de investigación, servicios meteorológicos, etc.) que por sus limitaciones legales, no tienen permitido abrir sucursales en diferentes países (puesto que no corresponde a su razón principal); Se solicita comedidamente permitir que al menos un integrante del Proponente, tenga la localidad en el país, pero no obligar a que todos la tengan. Lo anterior, con el objetivo de habilitar que instituciones especialistas en el ramo puedan presentarse y enriquecer la competencia.. Ver respuesta anterior. Observación N 16 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES DEL FONDO ADAPTACIÓN: Se solicita que la exigencia a dicha inscripción sea en el momento de contratar, es decir al Oferente adjudicatario, y no a todos los oferentes, dado que la documentación necesaria para comparar objetivamente las ofertas y para certificar tanto la capacidad técnica, jurídica y financiera, se realizará mediante la proporción de documentos en el momento de entregar la oferta, con otros instrumentos ya planteados en los términos de referencia. La solicitud se realiza, dado que en caso de Consorcios o Uniones Temporales, en las que los integrantes sean de origen extranjero, se presentan dificultades importantes en hacer llegar toda la documentación e información que solicita el proceso de Registro de Proveedores (la cual es muy numerosa). En caso de que no se acoja la observación, y en aras de facilitar esas participaciones, se solicita que en caso de Uniones Temporales o Consorcios, la inscripción se haya efectuada por al menos uno de los integrantes (pero no por todos). Página 10

11 No se acepta la observación. De acuerdo con las políticas del Fondo Adaptación, todos los oferentes deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores del Fondo al momento de presentar su oferta, incluyendo a cada uno de los miembros de un consorcio o unión temporal. Observación N 17 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral Certificación de Experiencia del proponente. Debido a que existen claramente tres componentes que son los del objeto de la licitación para los cuales, a cada uno de ellos se exige el tipo de experiencia relacionada (Radares, Hidrometeorología y Proyectos de Infraestructura), lo cual requerirá la integración de diferentes áreas de conocimiento internacional, pero que por su carácter extranjero no permite surtir todos los procedimientos para la consecución de documentos legales que los habiliten para ser contratistas (por los tiempos planteados en la licitación y por el tipo de entidad que son éstas entidades); se solicita que tal y como lo han habilitado en algunos proyectos de talla internacional otras entidades del estado colombiano, se pueda presentar para la acreditación experiencias de sub-contratistas. A continuación de manera respetuosa, hemos extraído los textos sugeridos a incluir en los términos (Extraídos de :Consejo Superior de la Adjudicatura, LICITACION PÚBLICA No. 31 DE 2007): SUBCONTRATOS El Proponente reconoce y acepta que en el evento de resultar favorecido en su calidad de Contratista responderá frente al <Nombre_del_Contratante> por las obligaciones emanadas, independiente que las realice directamente o a través de terceros que contrate para su ejecución (subcontratos). Si el proponente va a ejecutar a través de Subcontratistas, alguno de los componentes objeto de la presente licitación, éstos deberán acreditar experiencia y requisitos para la asignación de los puntajes respectivos. Para este efecto, el Proponente deberá incluir en la propuesta los siguientes documentos de los subcontratistas. - Certificaciones de contratos que tenga o haya tenido en ejecución y que correspondan al componente objeto de la presente licitación que acrediten la experiencia de los subcontratistas para dicho componente de infraestructura tecnológica, con otras empresas, adjuntando el respectivo contrato. El o los subcontratistas presentados por el proponente para efectos de ejecutar el componente objeto de la presente licitación, sobre el cual haya concedido puntaje, no podrán ser remplazados por el proponente, en el evento de llegar a ser favorecido. El <Nombre_del_Contratante> podrá autorizar el reemplazo del subcontratista previo concepto y cumplimiento de igual o superior experiencia a la acreditada por el subcontratista presentado en la propuesta. El Subcontratista con el que el proponente acredite determinada experiencia debe ser quien ejecute las actividades correspondientes a la experiencia acreditada por él, en caso de que el proponente con el que subcontrató, resulte favorecido con la adjudicación. El CONTRATISTA será el único responsable por la celebración y ejecución de los subcontratos, sin que <Nombre_del_Contratante> adquiera responsabilidad alguna por dichos actos, por lo cual el CONTRATISTA debe precisar en la minuta de los subcontratos que celebre que: a) La celebración de subcontratos entre el CONTRATISTA y terceros no genera vínculo alguno entre el <Nombre_del_Contratante> y los subcontratistas. El hecho de que avale a los subcontratos no implica que esté relevando al CONTRATISTA de su responsabilidad técnica, administrativa, laboral y contractual para con el <Nombre_del_Contratante>. b) <Nombre_del_Contratante> no efectuará pagos, ni reconocerá indemnizaciones, ni girará sumas de dinero, al o los subcontratistas, por la suscripción, ejecución y liquidación del subcontrato que llegue a celebrar el CONTRATISTA, en razón a que el vínculo jurídico que se establece, es entre el contratista y el subcontratista. c) Ante El <Nombre_del_Contratante> el único interlocutor y responsable por la ejecución del contrato que se desprenda de esta licitación es el CONTRATISTA; por consiguiente, cualquier clase de reclamación de orden laboral que se desprenda de la ejecución del contrato será de su responsabilidad. El replanteamiento de estrategias, revisión del cronograma y actividades de ejecución serán afrontados y asumidos Página 11

12 directamente por el CONTRATISTA, previa aceptación del <Nombre_del_Contratante>. El Contratista tiene la autonomía de selección de sus subcontratistas, pero es necesario contar con la aprobación del <Nombre_del_Contratante>, para los cambios que llegaren a presentarse, toda vez que la Entidad debe conocer quiénes son los subcontratistas y si reúnen o no las calidades exigidas. NOTA: El proponente que subcontrate alguno de los componentes, deberá adjuntar a su propuesta el (los) subcontratos que acrediten dicha obligación (subcontratación). No se acepta la observación. La certificación de experiencia se estructuró bajo el entendimiento de que el ejecutor del proyecto es quien debe contar con la experiencia técnica de manera directa, lo que a su vez garantiza la idoneidad del futuro proponente adjudicatario. Observación N 18 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Observación referente al numeral Certificación de Experiencia del Proponente. Numerales 1, 2 y 3 referente a las experiencias mínimas exigidas: Es de nuestro entender, que el objetivo del Fondo de Adaptación es que en el presente proceso participen oferentes con criterio técnicamente independiente y con trayectoria internacional: a continuación, nos permitimos solicitar de manera respetuosa flexibilizar las condiciones de requisitos de certificación, puesto que tanto a nivel de experiencia empresarial como de experiencia de recursos humanos no es común encontrar entidades en el mundo que hayan concebido el proyecto (desde el punto de vista de alcance) de manera idéntica al proceso estructurado por el Fondo de Adaptación y de otra parte, existen limitantes importantes para que clientes o entidades emitan las certificaciones al nivel de detalle exigido. De otra parte, concebimos el proyecto como de Integración y control, es por eso, que los llamados a participar primeramente no son los fabricantes de hardware, infraestructura o software, dado que estas entidades tienen el interés principal, de participar en los posteriores proyectos que se originarán, de adquisición e implementación. Nótese que son los fabricantes o distribuidores autorizados quienes tienen las capacidades de certificar en cantidades de elementos y montos importantes. Los contratos correspondientes a integradores, por su origen neto de servicio (servicios profesionales), tienen otras características. De otra parte, es común que éste tipo de servicios sean continuos, es decir que los contratos se encuentren en ejecución, dado que en el mundo no son muchas las empresas que lo pueden prestar, por lo tanto las modalidades contractuales son abiertas. Se sugiere la siguiente redacción que facilitaría la participación y cumplimiento: 1. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado como mínimo dos (2) contratos cuyo objeto haya involucrado el diseño Y/O desarrollo Y/O implementación Y/O puesta en marcha de sistemas de alertas tempranas desde la captura Y/O validación Y/O procesamiento de datos hasta su publicación Y/O visualización, que hayan involucrado la utilización de al menos dos de las siguientes características: mínimo un (1) radar meteorológico, imágenes de satélite, estaciones hidrometeorológicas automáticas, información histórica, modelos de predicción numérica, entre otras fuentes de información. Los contratos deberán haber suscritos, estar finalizados o estar en con una ejecución mínima de un año, en los diez (10) años anteriores al cierre de esta convocatoria, mediante la presentación de certificaciones. 2. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado como mínimo dos (2) proyectos, en los diez (10) años anteriores al cierre de esta convocatoria, cuyo objeto haya involucrado el diseño Y/O implementación Y /O Mantenimiento Y/O puesta en marcha de la infraestructura tecnológica (hardware y software) requerida para la integración Y/O análisis Y/O procesamiento Y/O visualización de la información generada por sistemas de observación hidrometeorológica; y cuya sumatoria sea igual o superior al 100% valor del presupuesto Página 12

13 oficial de la presente convocatoria. 3. El proponente deberá acreditar que ha celebrado y ejecutado como mínimo cuatro (4) contratos, en los diez (10) años anteriores al cierre de esta convocatoria, cuyo objeto haya sido la estructuración gerencia Y/O administración Y/O supervisión y/o interventoría en proyectos de infraestructura de tecnología o comunicaciones cuyo sumatoria sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial estimado para la presente contratación. No se acepta la observación, puesto que la propuesta formulada por el observante implicaría una modificación que impediría el desarrollo integral del proyecto al generar una división de la experiencia técnica a exigir; esto a su vez, modificaría el objeto mismo del proyecto, el cual consiste en la integración del sistema de alertas tempranas. Observación N 19 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral Capacidad de Organización de los oferentes. Literales: Todo profesional ofrecido para el proyecto deberá acreditar, mediante copia del documento idóneo, o constancia de que se encuentra en trámite, que está autorizado para ejercer la profesión. El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior, deberá acreditar en el término señalado en éste numeral, la convalidación y homologación de estos títulos ante el Ministerio de Educación Nacional, para lo cual deberá iniciar con suficiente anticipación los trámites requeridos. Este requisito no se exigirá cuando se trate de profesionales titulados y arar en qué momento se debe presentar copia del documento idóneo, o constancia de que se encuentra en trámite, que la persona está autorizada a ejercer la profesión (en el momento de entrega de oferta ó en el momento de a que los procesos de homologación y convalidación son muy demorados, y que ningún oferente iniciará dichos procesos mientras exista la incertidumbre de ser adjudicatarios o no ser menos tres meses posteriores a la subscripción del contrato en caso de ser adjudicado. Adicional se solicita aclarar si el solicita aclarar si la Entidad permitirá como válido que el equipo estructurador mínimo pueda ejercer temporalmente la profesión en Colombia. Es importante notar que debido a la experiencia específica que está exigiendo la entidad para este proceso licitatorio, se dificulta el conseguir en tiempos tan limitados, documentos de homologación o permisos especiales de trabajo. Respetuosamente se solicita reconsiderar. De otra parte, es importante notar que en Europa los títulos universitarios no corresponden exactamente a las profesiones y expertices solicitados a cada perfil, se solicita aclarar las acciones en éstos casos. En primer lugar es pertinente aclarar que la copia del documento idóneo o constancia que lo autorice para ejercer la profesión, se deberá presentar en el momento de entregar la oferta, para los profesionales domiciliados en Colombia. No obstante es necesario resaltar que de acuerdo con el numeral 2.3.2, se establece que: "Este requisito no se exigirá cuando se trate de profesionales titulados y domiciliados en el exterior que pretendan ejercer temporalmente la profesión en Colombia". Observación N 20 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Página 13

14 Referente al numeral Consorcio o Unión Temporal, literal: Cuando la propuesta se presente en consorcio o en unión temporal, ninguno de sus integrantes podrá tener una participación, en la propuesta y en la ejecución del contrato, menor al veinticinco (25%) Debido a que existen participaciones que definitivamente por la cantidad de responsabilidades, intervenciones y actividades relacionadas, no ameritan que uno o varios integrantes tengan una participación de hasta el 25% de participación; se solicita reconsiderar dicho mínimo, puesto que está forzando a las entidades a adoptar esquemas que no van de ninguna manera con el esquema de negocio y ejecución contractual, generando esto ajustes internos hacia los consorcios o uniones temporales que generan sobrecostos, riesgos y dificultades en la determinación de responsabilidades. Se solicita permitir que los % se participación sean acordes a las realidades de ejecución. No se acepta la observación. La exigencia establecida en los términos y condiciones contractuales garantiza que los integrantes del proponente plural asuman con la suficiente responsabilidad técnica y financiera, el desarrollo del proyecto. Observación N 21 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral Capacidad de Organización de los oferentes. Personal mínimo exigido. Debido a que a todos los perfiles se les exige una experiencia mínima general de 10 años, es de nuestro entender, que dicha experiencia será validada tomando en cuenta el tiempo desde que el profesional obtuvo su título profesional, hasta la fecha de presentación de oferta, y que éste tiempo no requiere ser respaldado con certificaciones laborales durante todo el tiempo. Por favor confirmar si es correcta la apreciación. En caso negativo, se solicita reconsiderar o el tiempo mínimo exigido (10 años, disminuyéndolo), dado que como participarán en éstos roles personal Extranjero, y que en el extranjero no es usual que los patronos expidan éste tipo de certificaciones, la dificultad de tenerlas para el momento de presentación de la oferta es importante, máxime si se deben conseguir de 10 años atrás. Frente a esta observación es necesario precisar que la experiencia general exigida en los Términos y Condiciones Contractuales se contabilizará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior (Art. 229 decreto 019 de 2012), y deberá acreditarse con las respectivas hojas de vida de cada integrante del equipo de trabajo. Sin embargo, el Fondo se reserva el derecho de solicitar con posterioridad al cierre de la convocatoria, y en caso de que lo estime pertinente, las certificaciones laborales del equipo de trabajo que acrediten la experiencia solicitada. Observación N 22 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral Capacidad de Organización de los oferentes. Personal mínimo exigido: Experto en Radares, Experto de Alertas tempranas y experto en integración tecnológica. Se solicita no supeditar los estudios de doctorado a unos títulos doctorales específicos, dado que los candidatos que expongan sus experiencias cumpliendo con lo exigido (en cuanto a cuanto a años y alcances de proyectos), con toda seguridad poseen las calidades necesarias para garantizar el alcance del objeto contractual. De otra parte, ante la necesidad de homologar los estudios de doctorado o de validar que las cargas académicas sean correspondientes a los Página 14

15 doctorados colombianos (en caso de que el personal presentado sea de origen extranjero), genera una dificultad de cumplimiento importante para la presentación de oferta. No se acepta la observación, dado que los doctorados solicitados abarcan el área de conocimiento general requerido sin hacer especificaciones particulares en alguna de las ciencias. Se aclara que el numeral de los Términos y Condiciones Contractuales establece: este requisito no se exigirá cuando se trate de profesionales titulados y domiciliados en el exterior que pretendan ejercer temporalmente la profesión en Colombia. Observación N 23 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral Capacidad de Organización de los oferentes. Personal mínimo exigido: Experto en Radares, Experto de Alertas tempranas y experto en integración tecnológica. Se solicita flexibilizar la exigencia, dada la dificultad de que los clientes finales certifiquen la totalidad del detalle como parte de los objetos contractuales. Los textos puestos a consideración son los siguientes: 2. (1) Experto en Radares: Profesional en ingeniería y/o en profesiones afines, con posgrado a nivel de doctorado >>retirado detalles de doctorados>>, con experiencia general de mínimo diez (10) años y experiencia en al menos dos (2) proyectos cuyo objeto haya sido el diseño de sistemas de radares meteorológicos desde la fase de diseño hasta su implementación y puesta en marcha. 3. (1) Experto en Sistemas de Alertas Tempranas: Profesional en ingeniería y/o profesiones afines, con posgrado a nivel de doctorado >>retirado detalles de doctorados>>,, con experiencia general de mínimo diez (10) años y experiencia en al menos dos (2) proyectos cuyo objeto haya sido el diseño de sistemas de alerta temprana ante eventos de origen hidrometeorológico y/o que incluyan la integración de sistemas de observación en tierra y/o imágenes de satélite y/o datos históricos, datos de radares meteorológicos entre otras fuentes de información hidrometeorológica. 4. (1) Experto en Integración Tecnológica: Profesional en ingeniería de sistemas, telemática o afines, con posgrado a nivel de doctorado >>retirado detalles de doctorados>> con experiencia general de diez (10) años y experiencia relacionada en al menos dos (2) proyectos cuyo objeto haya sido el diseño de la infraestructura tecnológica que soporte sistemas de alerta temprana ante eventos de origen hidrometeorológico y/o que incluyan la integración de sistemas de observación en tierra y/o imágenes de satélite y/o datos históricos y/o datos de radares meteorológicos entre otras fuentes de información hidrometeorológica; incluyendo el diseño de los sistemas de redes de datos y/o de infraestructura de hardware y software >>retirado detalles. No se acepta la observación dado que los doctorados solicitados abarcan el área de conocimiento general requerido para efectos de este proceso. Observación N 24 MARTHA PATRICIA NARANJO. TECNOCOM: Referente al numeral 1.16 Presentación de las propuestas. Literal La propuesta deberá presentarse en idioma castellano y, la parte económica en pesos colombianos Se solicita informar si en caso de que las certificaciones de experiencias exigidas a los proponentes sean emitidas en idioma diferente al español, éstas deberán ser aportadas en traducción simple ó si se requiere traducción oficial. Se solicita informar si en caso de que la Página 15