SISTEMA INFORMÁTICO ECUO SOFTWARE

Transcripción

1 SISTEMA INFORMÁTICO ECUO SOFTWARE Edición: Gestión Comercial 1/24

2 Sistema informático ECUO Software 1 Edición: Gestión Comercial 1 Nuestra organización 4 Qué es ECUO Software? 4 Los objetivos principales 4 Las características que lo distinguen 5 Características Generales 6 Sistema ERP 7 ERP versus software de gestión 7 ECUO - Edición Comercial 8 Retail o venta al detalle 8 Ventajas 8 Elementos destacados para retail 10 Administración de personas 11 Módulo de Personas Físicas y Jurídicas 11 Administración de Mis Empresas 12 Proveedores 13 Clientes 14 Recursos Humanos y Personal 15 Bienes de cambio 16 Artículos y Materiales 16 Servicios 17 Stock y Depósito 18 Gestión Comercial 19 Compras 19 Ventas 20 Fondos 22 Servicios 23 Servicios Básicos 23 Servicios Adicionales 23 Especificaciones Técnicas 23 2/24

3 Requerimientos mínimos para el uso del sistema 23 Contactos 24 3/24

4 NUESTRA ORGANIZACIÓN ECUO Software es un equipo de profesionales que se dedica desde hace siete años a brindar a sus clientes soluciones informáticas. Nuestro objetivo es brindarle a su empresa el asesoramiento y las herramientas que necesita para incrementar su productividad y garantizar la calidad que sus clientes le exigen. Contamos con amplia experiencia y realizamos una permanente inversión en tecnología de avanzada e investigación. Esto nos permite asesorarlo en el proceso de implementar en su empresa nuevas tecnologías y métodos, para maximizar el valor agregado de sus productos y servicios. Nuestra capacidad de solucionar situaciones críticas es reconocida por nuestros clientes y el esfuerzo que hacemos para adaptarnos a la situación de su empresa nos permite ofrecerle un servicio exclusivo, que responde con exactitud a sus necesidades particulares. Un servicio integral y dinámico, diseñado en particular para cada uno de nuestros clientes. Un servicio personalizado para su organización. QUÉ ES ECUO SOFTWARE? ECUO es un conjunto completo de aplicaciones comerciales modulares, previamente integradas, diseñadas para una rápida implementación y una fácil administración. Es idealmente adecuado para las organizaciones que brindan servicios o administran productos, gestionan activos físicos como equipamiento e instalaciones, fabrican, construyen, distribuyen, etc. ECUO constituye un portafolio de software que abarca desde la administración de procesos y circuitos comerciales hasta la inteligencia de negocios. Ostenta la posibilidad de incluir un importante conjunto de módulos y adaptarlos a la necesidad de cada cliente, ECUO, habilita a su empresa ha aumentar su capacidad de crecimiento y cambio; mejorar el conocimiento de las operaciones comerciales; reducir el riesgo e impulsar el cumplimiento y conectarse con clientes, socios y trabajadores. LOS OBJETIVOS PRINCIPALES Optimización de los procesos empresariales. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. 4/24

5 LAS CARACTERÍSTICAS QUE LO DISTINGUEN Integral, porque permite controlar los diferentes procesos de la compañía. Entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, etc. Modular, ya que se entiende que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de este sistema tanto económica como técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, mantenimiento, control de almacén, recursos humanos, etc. Adaptable, puesto que esta creado para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por citar algunos ejemplos: para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no; está especialmente pensado para la industria no seriada, aunque gestiona también la industria seriada. SERVICIOS QUE NOS DISTINGUEN Años de experiencia / Servicio de Atención al Cliente personalizado y en domicilio / Mantenimientos y política de actualizaciones / Asesoramiento y Consultoría / Capacidad de parametrización / Verticalidad y Módulos Adicionales / Amplias Funcionalidades / Seguridad y potencia de la Base de Datos / Versatilidad, adaptado a sector y actividad / Rápido retorno de la Inversión. 5/24

6 CARACTERÍSTICAS GENERALES Características Una Organización está compuesta por una serie de aéreas, tales como: Compras, Ventas, Abastecimiento, Operaciones, Finanzas, Contabilidad, entre otras, cuya finalidad es lograr un beneficio o alcanzar una meta. Cada área es un sistema independiente, que contiene una serie de funciones que interactúan con otras aéreas o partes de la organización, formando así un Sistema Informático, a través del cual se procesará, almacenará y se distribuirá información. ECUO permite mejorar la relación entre estas aéreas y proveer la información que cada una de ellas requiera en cualquier momento. Esto lo realiza permitiendo definir cuáles son los módulos y elementos de los mismos, que son visibles y editables, para cada usuario o grupo de ellos. Solución integral. Adaptada a los requerimientos de funcionalidad y servicios actuales y futuros. Cubre toda su gestión. Brinda información estratégica. Módulos y componentes completamente integrados. Sus empleados aceptarán mejor un sistema integrado que un conjunto de sistemas separados. El usuario no deberá salir de una aplicación y entrar en otra. El sistema tiene sólo un instalador y presenta sólo un icono en el escritorio. Seguridad y auditoría por usuario, grupos y elementos de software. Se pude definir con exactitud cuáles son los elementos de software que puede ver, editar y eliminar cada usuario. Se lleva una traza con todas las operaciones que realiza el usuario con el aplicativo y cuando lo realizó. Interfaz moderna y amigable basada en ventanas. Basada en la visualización y usabilidad estándar del sistema operativo. Se adapta a todas las resoluciones de pantalla y esquemas de colores y letras que el usuario disponga. Escalable. La arquitectura de la solución pensada en módulos y sobre la plataforma de base de datos, permite la capacidad de adaptarse en funcionalidad y tecnología para crecer en funcionalidad y cantidad de puestos de trabajo. Estable y de alto desempeño. Programado con uno de los lenguaje más estables y de mayor rendimiento. Utiliza uno de los mejores y más estables Motores de Base de Datos existentes. Inteligencia de Negocio. La tecnología de exportación de datos y cubos dinámicos permite transformar los datos de las transacciones en información útil para las diversas necesidades de análisis, permitiendo aprovechar mejor sus oportunidades y sustentar sólidamente sus decisiones. Implementación inmediata. La implementación y puesta en marcha de la aplicación es sumamente ágil. No requiere de compleja parametrización. Capacitación sencilla a cargo de nuestra organización o de un socio de negocios. 6/24

7 SISTEMA ERP Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son Sistemas de Información Gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas, circuitos de Compra y Venta, fondos y tesorería de una compañía de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración, administración de recursos humanos, gestión de proyectos, mantenimiento de activos y normas de calidad. Otras características destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones. En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario. ERP VERSUS SOFTWARE DE GESTIÓN La clasificación de un determinado software de gestión como ERP determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciación. En el mercado del software de hoy en día es habitual que cualquier suite de gestión pretenda un mayor reconocimiento por el hecho de ser conocida como ERP en lugar de como software de gestión. Así podemos ver como estrategias de marketing que determinados programas de gestión que llevan en el mercado varios años, cambian bruscamente su denominación a ERP, buscando un nicho de trabajo superior (por lo general acompañado de una mayor remuneración, reconocimiento, etc) sin incrementar proporcionalmente la funcionalidad. La principal diferencia estriba en la definición: Un ERP es una aplicación que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Se pretende que todos los datos estén disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una manera centralizada. Esto descarta como ERP aquellos programas basados en múltiples aplicaciones (denominados comúnmente suites) independientes o modulares que duplican la información (aun cuando la enlacen automáticamente) o no la centralizan en una única base de datos. También elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos). Por otra parte la definición tradicional nos dice que los ERP están diseñados para modelar y automatizar todos los procesos básicos con el objetivo de integrar información a través de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas distintos. Un ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. Así que a la característica de la base de datos centralizada y de que los componentes del ERP interactúen entre sí, consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser completos. 7/24

8 Estas características básica debieran permitir diferenciar básicamente entre una suite de gestión (habitualmente compuesta de programas o módulos de facturación y contabilidad) y un ERP puro que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestión de proyectos, gestión de campañas, comercio electrónico, producción por fases, trazabilidad, gestión de la calidad, gestión de cajas descentralizadas o centralizadas, gestión de la cadena de abastecimiento, logística, etc) integradas y enlazadas entre sí. No basta con tener algunas de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, aun cuando no siempre las empresas las necesiten en este momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades futuras. ECUO - EDICIÓN COMERCIAL ECUO - Edición Comercial es un sistema de gestión integral con posibilidad de incluir un importante conjunto de módulos y adaptarlos a la necesidad de cada cliente. Es una solución ERP (planificación de recursos empresariales) y CRM (administración de relaciones con el cliente) familiar y adaptable, diseñadas para satisfacer prácticamente cualquier necesidad de las empresas y ayudar a sus empleados a tomar decisiones empresariales importantes con mayor confianza La edición que en este documento describimos es la de Retail o Venta al Detalle, diseñado para cualquier organización que realice un proceso de compra y venta de productos y/o servicios. RETAIL O VENTA AL DET ALLE Retail o venta al detalle es un sector económico que engloba a las empresas especializadas en la comercialización masiva de productos o servicios uniformes a grandes cantidades de clientes. Es el sector industrial que entrega productos al consumidor final. La razón para involucrar a mayoristas y minoristas en un mismo sector fue una consecuencia de la gran cantidad de problemas y soluciones comunes que tienen ambos sectores por la masividad y diversidad tanto de sus productos como de sus clientes. En este negocio se pueden incluir todas las tiendas o locales comerciales que habitualmente se encuentran en cualquier centro urbano con venta directa al público, sin embargo su uso se halla más bien ligado a las grandes cadenas de locales comerciales. El ejemplo más común lo constituyen los supermercados; otros comercios tradicionalmente asociados son las tiendas por departamentos, casas de artículos para el hogar, ferreterías, farmacias, venta de indumentaria, librerías, entre muchas más. La complejidad viene dada por la amplia variedad de artículos y tipos de artículos que ofrecen, así como el nivel de operaciones efectuado. Las operaciones de venta por detalle generan una cantidad de datos tal que puede resultar abrumadora para aquellos ajenos al negocio El software ECUO se ha diseñado para ocuparse del negocio complejo del minorista, desde el punto de venta a la oficina administrativa, pasando por el almacén y la oficina corporativa. Estas soluciones de software asequibles e integradas se pueden implementar rápidamente sin necesidad de una personalización complicada ni implementaciones tediosas. VENT AJAS Automatiza los procesos empresariales críticos, desde la captura de pedidos hasta la reposición de inventario, y reduce las actividades improductivas. Optimiza la administración de inventario y las decisiones relacionadas con las mercancías, permitiendo obtener una perspectiva más clara del rendimiento de los productos, los departamentos y las sucursales o tiendas. 8/24

9 Proporciona visibilidad sencilla y en tiempo real de la información de inventario, ventas, compras y financiera en varias ubicaciones, o sucursales. Permite responder inmediatamente a las tendencias en el comportamiento de compra de los clientes. Permite mejorar la administración de los precios de los productos con decisiones basadas en hechos. Permite la mejora del servicio al cliente, reduciendo las colas y acelerando el tiempo de pago en caja. Accede a comprobar la disponibilidad de los productos en almacenes y depósitos de las distintas sucursales en tiempo real. Procesa pedidos y devoluciones a través de cualquier punto de venta. Permite recopilar y analiza datos de múltiples depósitos y sucursales en tiempo real para responder rápidamente a la demanda de los clientes. Proporcionar a los empleados una perspectiva rápida de vistas de datos predefinidas adaptadas a sus funciones. Aumentar la satisfacción de los clientes y disminuir los costos, ofreciendo capacidades de pedidos en línea y visibilidad sin límite de horario del estado de los pedidos, tanto a clientes como a empleados. Proporcionar acceso en tiempo real a un conjunto común de información empresarial exacta y ayudar a que la empresa funcione de forma más eficaz. Ayudarlo a analizar rápidamente todos los aspectos de su empresa, para que tome mejores decisiones en situaciones de alto riesgo. ECUO ofrece un conjunto de soluciones que pueden proporcionar capacidades de inteligencia empresarial mejoradas, con funcionalidad especializada prácticamente para cualquier sector e independientemente del tamaño de la compañía. Sin importar cual sea su negocio, nuestro software puede eliminar los límites existentes entre los datos y proporcionar información crítica necesaria para una toma de decisiones rápida y eficaz para el personal, independientemente de si está de viaje, en las oficinas de un cliente o su empresa. Información exacta y actualizada sobre costos de productos, tendencias de ventas y márgenes de beneficio para informar decisiones estratégicas acerca de dónde invertir, cómo aumentar los beneficios y cómo reforzar los márgenes. 9/24

10 ELEMENTOS DESTACADOS PARA RETAIL ARTICULOS o Código de artículo sinónimo y código de barra. o Agrupación de los artículos en rubros o familias o Unidad de medida de stock y unidad alternativa o Inclusión en catálogos personalizados o Asignación de artículos y servicios substitutos o semejantes o Volumen y peso para la conformación de cargas y despachos STOCK o Administración de múltiples depósitos. o Traslados de mercancías entre almacenes o sucursales o Maneja información de conservación de producto (temperatura, humedad, etc) o Maneja información volumétrica y de peso del producto o Maneja fechas de vencimiento en productos COMPRAS o Confección y envío del Pedido Interno por faltante de mercadería o Generación, y seguimiento de Órdenes de Compran (Circuito de aprobación o desaprobación) o Seguimiento de pendientes de entrega o facturación (proveedor) o Artículos por proveedor, sinónimo de compra, días para la entrega por producto VENTAS o Cambios de precios de venta por diferentes criterios: por familia, proveedor, individualmente, selectivo, etc. o Alta de Clientes desde la creación de comprobantes (parametrizable). o Cantidad ilimitada de listas de precios de Venta. o Control automático de tope de crédito al emitir facturas o remitos. o Control automático de faltantes de stock al emitir comprobantes. o Determinación automática de punto de equilibrio y stock mínimo en función de las ventas. o Facturación multipunto (varios puntos de venta). o Permite chequear existencia proyectada de los pedidos o Permite cumplimiento parcial de Pedidos o Impresión de múltiples puntos de venta isla de Controladores Fiscales DISTRIBUCIÓN o Ordenes de Carga y Descarga o Consolidado para carga o Definición de Zonas y Rutas por Vendedor, Preventista, Repartidor o Generación de Futuras desde Órdenes de Compra o Notas de Pedido de Clientes por lote por zona FONDOS Y TESORERIA o Cheques, Depósitos Bancarios, Transferencia bancarias, Tarjetas de Debito y Crédito o Imputación de retenciones y percepciones o Cuentas Corriente Cliente y Proveedor o Registro de pagos en Cta. Cte. parcial o total relacionado o no a comprobantes o Fondos Fijos: Anticipos, Rendiciones, Asociación de Facturas, Restituciones y Devoluciones GESTIÓN DE CALIDAD o Integración con sistema de Gestión Documental. o Manual de Calidad, Política y Objetivos de Calidad, Organigrama, Mapa de Procesos, Procedimientos, Formatos o las Instrucciones de Trabajo, etc. o Calidad de Procesos Administrativos Registro de No Conformidades en Procesos Productivos Registro y Asignación de Acciones Correctivas o Historia y Estadística de No Conformidades o Acciones correctivas/preventivas. o Planes de Auditorías o Planes de Mejora Continua. o Seguimiento y Evaluación de Proveedores, Empleados, Clientes, etc. o Asociación de Hojas de Revisión a Comprobantes compras, ventas, stock, etc. ALERTAS o Múltiples alertas indicativas sobre todos los módulos (compras, ventas, distribución, fondos) etc. o Alerta por niveles de stock (máximos, mínimo, crítico) etc. o Suscripción de alertas por usuario y por niveles (Rojo, amarillo, verde) o Envió de alertas por y mensajes de texto al celular (SMS) 10/24

11 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS MÓDULO DE PERSONAS FÍSICAS Y JURÍDICAS Características Este módulo con sus componentes, permite administrar todos los datos de las personas físicas y jurídicas que intervienen en los procesos de su organización. El esquema del módulo advierte que estas personas son únicas y pueden cumplir más de un rol en la relación con nuestra organización, la misma puede ser un empleado, un cliente e incluso un proveedor simultáneamente, esto nos permite unificar todas las agendas. Desde estos componentes (cliente, empleado, proveedor, etc.) podremos también agrupar toda la información referida a los mismos y concentrar todas las operaciones que han realizado en todos y cada uno de los módulos de la aplicación. Como por ejemplo: compras y ventas realizadas, artículos vendidos y comprados, tareas de mantenimiento requeridas y realizadas, tareas planificadas en donde se encuentra involucrado, etc. Posibilidad de administrar personas físicas y jurídicas Datos impositivos Múltiples medios de contacto (teléfono fijo, móvil, secundario, laboral, direcciones de correo electrónico, página web, etc.) Múltiples domicilios (laborales, personales, de recepción de mercaderías, etc.) con país, provincia, localidad, calle y nro., horarios de atención, etc. Imputación de archivos (fotos, planos, currículo, etc.) Beneficios Única base de datos y/o agenda de personas y empresas que facilita el mantenimiento, la importación y exportación de datos con otros sistemas o documentos. 11/24

12 ADMINISTRACIÓN DE MIS EMPRESAS Nuestra organización muchas veces está formada por varias empresas o razones sociales distintas, que deben llevar contabilidades distintas, pero a su vez numerosos procesos y recursos se encuentran integrados. Como bienes de uso y de cambio, proveedores, clientes, mantenimientos, a veces empleados que cumplen tareas informales para cada una de las empresas de la organización. A través de este componente que pertenece al módulo de Personas físicas y jurídicas 1 podremos ayudarnos con la tarea de mantener el control de todas nuestras empresas de una manera sencilla, permitiendo definir cuáles son sus bases, sucursales o depósitos. Características Administración de Sucursales, Depósitos y otros. Multiempresa y Multisociedad. Transacciones Intercompany. Permite administrar las empresas y/o sociedades desde un mismo Login. Permite compartir o los maestros (productos, clientes, etc.) entre las diferentes empresas y/o sociedades. Permite consolidar múltiples empresas y/o sociedades. Permite consolidar múltiples empresas y/o sociedades que operan en monedas diferentes. Listado de personal asignado (Empleados). Listado de equipos e instalaciones asociados. Listado de operaciones de compra, venta y distribución realizados. C E N T R O S D E C O S T O o o o o o o o o o o o o Información básica Jerarquía de centros de costos Centros de costos consumidores y ejecutores Centros de costos asociados a una empresa (nuestra, de cliente o proveedor) u organización Información de contacto del centro de costo Presupuesto asignado al centro de costo Proyectos asociados al centro de costo Información de personal asignado al centro de costo Equipos e instalaciones asociadas al centro de costo Estadísticas de trabajos realizados para dicho centro de costo Estadísticas de trabajos pedidos en dicho centro de costo Estadística de costo en O.T. correctivas, preventivas y obras nuevas por periodo 1 Pertenece al Modulo Personas Físicas y Jurídicas. Requiere de componente de Personas. 12/24

13 Beneficios Al permitir operaciones de relación entre compañías, permitimos que los usuarios operen intuitivamente con comprobantes, trabajos y personas de empresas distintas (de nuestro mismo grupo económico). Permite concentrar todos los costos y actividades de todos y cada uno de los subsistemas, módulos y componentes, en cada uno de los centros de costos definidos. PROVEEDORES Este componente que pertenece al módulo de Personas físicas y jurídicas 2 tiene por objeto permitirnos administrar el conjunto de proveedores de artículos, materiales, materias primas y servicios que nos son surtidos. Esta agenda de proveedores es común a todos los módulos y componentes de la aplicación, como por ejemplo compras, mantenimientos, proyectos, Ordenes de trabajo, distribución etc. Para ECUO son proveedores aquellas personas físicas o jurídicas que nos proveen de artículos, materiales, repuestos, servicios, etc. que utilizamos en los procesos de compra venta o en producción. Algunas Características Beneficios Alta de proveedores desde el ingreso de comprobantes. Proveedores habituales y ocasionales. Condiciones de compra. Numeración automática de Proveedores. Registro de las compras de artículos. Posibilidad de registrar compras de ítems que no afectan stock (energía, servicios, etc.). Registro de notas de crédito por devolución con actualización de stock. Listado del padrón de proveedores (por rubros, artículos, etc.) Histórico de Facturas, de Artículos de Notas de Crédito y Débito Histórico de Ordenes de Trabajo realizadas. Detalle de actividades realizadas en Ordenes de Trabajo. Listado de equipos a mantener. Estadísticas de trabajos realizados. Estadísticas de trabajos programados preventivos. Análisis de carga de trabajo por periodos. Participación en Proyectos. Concentra todas las operaciones de compra de bienes y servicios de cada proveedor y nos permite, analizar estadísticamente el desempeño individual. Genera registros para la calificación del proveedor por cumplimiento de plazo de entrega, conformidad con las especificaciones, capacidad de respuesta ante reclamo, variación de precio, etc. 2 Pertenece al Módulo Personas Físicas y Jurídicas. Requiere del componente de Personas. 13/24

14 CLIENTES Características Beneficios La administración de clientes, es uno de los pilares de la gestión comercial. Con este componente que pertenece al módulo de Personas físicas y jurídicas 3 podremos administrar la agenda de clientes que posee nuestra organización en forma centralizada. Permitiéndonos administrar todas las interacciones y negocios con los clientes, conseguir nuevos clientes, atenderlos mejor, conocer sus preferencias, incrementar su valor y retener a los buenos. Aumentando la eficiencia de los procesos de marketing, ventas y servicios a través de la colaboración entre las distintas áreas de la empresa. De este componente se desprende el componente de Gestión de Oportunidades que nos permite administrar oportunidades comerciales con clientes existentes o potenciales y asociar comprobantes de presupuestos, compras, certificados trabajo, facturas, recibos por pago, etc. para determinar el verdadero costo y ganancia de la oportunidad en el tiempo. Clientes habituales, ocasionales y potenciales. Alta de clientes desde el ingreso de comprobantes. Almacenamientos de Datos de clientes tanto para personas físicas como jurídicas. Lista de precios asignada a cada cliente, descuento pre-pactado, tope de crédito, etc. Gestión de clientes potenciales o posibles clientes. Múltiples direcciones postales, teléfonos y direcciones de mail. Confección de notas de crédito por devolución o motivos varios con actualización automática de stock. Registro de las cobranzas a clientes. Emisión de recibos. Actualización de las cuentas corrientes y registro de cheques. Consulta de las cuentas corrientes con Composición de Saldos. Listado de saldos de clientes (saldos actuales o a una fecha determinada). Listado del padrón de clientes, por rubros, zonas, ruta de distribución, etc. Histórico de trabajos solicitados y su estado. Seguimiento de Oportunidades de Negocio. Permite registrar acciones de seguimiento de preventa. Las acciones de seguimiento se vinculan a oportunidades de negocio. Los ejecutivos pueden programar y consultar acciones de seguimiento. Concentra todas las operaciones de venta de bienes y servicios de cada cliente y nos permite, analizar estadísticamente el desempeño individual. También permite observar, las solicitudes de trabajo y las ordenes de trabajo o servicio generadas ampliando la información que se posee. 3 Pertenece al Módulo Personas Físicas y Jurídicas. Requiere del componente de Personas y de Personal. 14/24

15 RECURSOS HUMANOS Y PERSONAL Características Beneficios La función de este componente que pertenece al módulo de Personas físicas y jurídicas 4 consiste en recoger los datos para cada trabajador relativos a su historial y características personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos más accesibles como sus labores en la empresa. La cuantificación de estos datos y la sistematización para su tratamiento permite conocer su desempeño y optimizar su trabajo. Este componente nos permite visualizar el historial de operaciones de venta, distribución, tareas de mantenimiento, trabajos realizados, pedidos de trabajos solicitados, etc. que dependen de los módulos y componentes del sistema que usted esté utilizando de una forma centralizada. Información básica Maneja Organigrama Maneja Perfiles Maneja Evaluaciones Las agendas de los empleados se vinculan automáticamente con producción. Horas extras, horarios laborales Exámenes médicos realizados y planificados Test realizados y planificados Obras sociales Parientes Viáticos otorgados, beneficios otorgados Sanciones y suspensiones Estudios realizados Antecedentes laborales Idiomas Talles y medidas Vacunas aplicadas y planificadas Estadísticas de trabajos realizados Estadísticas de trabajos programados preventivos Análisis de carga de trabajo por periodos Agrupa evidencia para la certificación de normas ISO como por ejemplo: determinar las capacitaciones que ha recibido cada empleado y el análisis de a efectividad de la misma en base a revisiones. Centraliza informes y administra el archivo de personal (vencimientos de estudios y carnet, cursos, nomina, beneficios, etc.) 4 Pertenece al Modulo Personas Físicas y Jurídicas. Requiere de componente de Personas. 15/24

16 BIENES DE CAMBIO ARTÍCULOS Y MATERIALES Características Beneficios Bienes, pertenecientes al activo, que están destinados a la compra y venta, produciendo así la ganancia del ejercicio o bien como materiales que son necesarios para actividades o tareas específicas, por ejemplo: producción o mantenimiento. Nuestro Sistema agrupa todos estos bienes dentro del concepto de Artículo y Materiales y los clasifica según su posible uso como artículos de Compra, Insumo, Materia Prima, Venta o Compra Venta, Consumible, Repuesto, etc. Esta característica de agruparlos, permite a las diversas áreas o sectores de la organización, realizar un tratamiento en su conjunto. Ya sea interviniendo en los procesos de gestión comercial (compra y venta) como así también en producción, mantenimiento, calidad, proyectos, etc. Código de artículo sinónimo y código de barra. Agrupación de los artículos en rubros o familias. Definición de artículos de Compra, Insumo, Materia Prima, Venta o Compra Venta. Subclasificaciones de artículos (Lotes, certificados de calidad, durezas, diámetros, etc.) Unidad de medida de stock y unidad alternativa. Moneda de origen. Precio Promedio Ponderado o Precio Última Compra. Valorización de stock por múltiples criterios. Rentabilidad Bruta por artículo. Actualización de precios, aumentos o disminuciones de porcentajes o montos fijos sobre la lista a modificar Emisión de un padrón con todos los artículos registrados en el sistema Imputación de valores auxiliares por tipo de artículo o familia. Múltiples proveedores con su tiempo de entrega, código del proveedor y precio de compra. Volumen y peso para la conformación de cargas y despachos. Inclusión en catálogos personalizados. Gráfico estadístico con análisis de compra. Asignación de artículos y servicios sustitutos o semejantes. Composición para armado de productos con subproductos y actividades necesarias para proceso de producción Máximo, mínimo, crítico y punto de reposición por sucursal o depósito. Posibilidad de copiar artículos. Imputación de archivos (fotos, catálogos, planos de construcción, etc.) Concentra todos los artículo, servicios, materiales, repuestos, consumibles, etc. de la organización y nos permite analizar cuáles son sus operaciones de compra, venta, producción o utilización en servicios. 16/24

17 SERVICIOS Características Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente, son intangibles y por lo tanto no contemplan la posibilidad de almacenarse (no pueden tener stock). En nuestra aplicación se los puede vincular a actividades que luego serán compradas o vendidas. Código de servicio, sinónimo. Agrupación de los servicios en rubros o familias. Definición de servicios de Compra, Servicio otorgado, Servicio comprado, Venta o Compra Venta. Moneda de origen. Precio Promedio Ponderado o Precio Última Compra. Rentabilidad Bruta por servicio. Actualización de precios, aumentos o disminuciones de porcentajes o montos fijos sobre la lista a modificar. Emisión de un padrón con todos los servicios registrados en el sistema. Imputación de valores auxiliares por tipo de servicio o familia. Múltiples proveedores con su tiempo de entrega, código del proveedor y precio de compra. Inclusión en catálogos personalizados. Gráfico estadístico con análisis de compra. Asignación de servicios sustitutos o semejantes. Posibilidad de copiar servicios. Imputación de archivos (fotos, catálogos, planos de construcción, etc.) Asocia a actividades en Ordenes de Trabajo. Dispone de una transacción para calendarizar un servicio a prestar. Permite definir con qué recursos se prestará un servicio. Permite informar con qué recursos se cumplió un servicio. Permite la agrupación de servicios como proyectos. Permite exportación a Project de servicios proyectados. Permite reprogramación de recursos a servicios en modo automático. 17/24

18 STOCK Y DEPÓSITO También conocido como Inventario o Existencias. Son los bienes poseídos por una empresa, para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo. Registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, así como también, todo lo referente a los bienes que la empresa tiene y que sirven como materia prima para la realización de sus productos. Tipos de material o productos en inventario Materias primas y partes compradas. Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso. Inventario de bienes terminados (empresas de manufactura, comercializadoras). Partes de reemplazo, herramientas y consumibles. Bienes en tránsito a empresas o clientes. Características Administración de múltiples depósitos. Máximos, mínimos y punto de reposición por articulo y sucursal o deposito Listado de Artículos en punto de mínimo y crítico. Emisión de un padrón con todos los artículos registrados en el sistema, su stock actual y comprometido por depósito. Gestión automática de traslados de mercancías entre almacenes. Control de recepción de mercancías del proveedor. Generación automática de entrada en almacén. Baja de materias primas o materiales y alta de productos por producción. Ajustes de inventario de entrada y salida por recuento, mermas, roturas, robos, etc. Mantenimiento de stock pendiente de reposición. Maneja estructura física de los depósitos. Maneja capacidad, peso, volumen, en las ubicaciones. Maneja múltiples unidades de medida por producto. Maneja múltiples proveedores por producto. Maneja productos sustitutivos. Maneja información de conservación de producto (temperatura, humedad, etc.) Maneja información volumétrica y de peso del producto. Maneja fechas de vencimiento en productos. Maneja Kits de productos. Permite adjuntar documentos a los productos. Permite definir composición de productos. Maneja trazabilidad por Lote. Maneja trazabilidad por Nro. de Serie. Maneja trazabilidad por Nro. de Despacho. Maneja trazabilidad por Vencimiento. Maneja trazabilidad por otros criterios. Maneja múltiples códigos de producto asociados a Proveedores. Maneja múltiples códigos de producto asociados a Clientes. Unidades de medida diferentes para compra, consumo y venta. Admite características y controla stock de productos bajo un mismo código (talle, color, material, textura, ancho, largo, etc.) 18/24

19 Beneficios Administración en tiempo real de múltiples depósitos Valorización precisa del stock por tipos, rubros, proveedores, marca, etc. y en la moneda original de compra y reposición. Permite achicar stock, deposito y acercarse lo más posible a stock 0 gracias al uso de máximos, mínimos, índices de rotación, tiempos de reaprovisionamiento, análisis de efectividad de proveedores, etc. GESTIÓN COMERCIAL COMPRAS Características La gestión de las relaciones con los proveedores es un término que describe los métodos y procesos de una empresa o una institución que compra. Esto puede ser para la compra de suministros de uso interno, la compra de materias primas, para el consumo durante el proceso de fabricación o para la adquisición de bienes de inventario para ser revendidos como productos en la distribución y venta al por menor. La función de la gestión de suministros de una organización es responsable de diversos aspectos de la adquisición de bienes y servicios para la empresa. En muchas organizaciones, la adquisición o compra de servicios es llamada "contratación", mientras que el de mercancías se llama "compra" o "adquisición". Gestionar el desempeño de los proveedores a través de procesos, políticas y procedimientos para apoyar el proceso de compra es el objetivo de este módulo. Confección y envío del Pedido de compra interno o requerimiento de artículos y materiales. Generación y seguimiento de Órdenes de Compra. Circuito de aprobación o desaprobación para Órdenes de Compra y Notas de Pedido Interna. Adjudicación a proveedores. Nota de Entrada de recepción de mercadería con remito, factura o nota de transporte. Actualización de stock automática. Seguimiento de pendientes de entrega o facturación. Registro de notas de crédito por devolución. Registro de notas de crédito / débito que envíen los proveedores. Artículos por proveedor, sinónimo de compra, días para la entrega por producto. Acceso instantáneo a todas las compras realizadas de un determinado artículo. Posibilidad de registrar compras de ítem que no afectan stock (energía, servicios, etc.). Histórico de compras por Proveedor y Artículo. Posibilidad de adjuntar archivos a todos los documentes (facturas escaneadas, nota de compra, presupuesto, etc.) Permite liberar Órdenes de Entrega parciales sobre las Órdenes de Compra. Administra las Órdenes de Compra Pendientes parciales o totales. Permite enviar Pedidos de Cotización a los Proveedores. Permite almacenar la imagen física de las cotizaciones de Proveedores. Permite definir Lote Óptimo de Compra. Permite Calificar a los proveedores. Permite consultar en línea los precios y proveedores de las últimas compras. 19/24

20 Permite generar Requisiciones o Sugerencias de compra automáticamente por falta de stock. Permite generar Requisiciones o Sugerencias de compra automáticamente desde Programación de la Producción. Beneficios Gestión integral del proceso de compra configurado por usuario, por ejemplo: Pedido Interno -> Orden de Compra -> Nota de Entrada -> Factura de compra -> Remito Interno de Entrega -> Nota de Crédito. Permite el control de la compra por Centro de Costo, por oportunidad, por proyecto, por contrato, etc. Admite gestionar cupos de compra y gastos por contratos y obras. VENTAS El objetivo o resultado más inmediato que deben perseguir las empresas es producir algo para satisfacer las necesidades del mercado. Este proceso, llamado de ventas, comprende una serie de actividades necesarias para la transmisión de bienes y servicios de los productores a los consumidores. Características La administración de ventas involucra la planeación, organización, dirección y control de las actividades del personal de ventas, así como también, el control de los bienes de cambio. Cambios de precios de venta por diferentes criterios: por familia, proveedor, individualmente, selectivo, etc. Alta de Clientes desde la creación de comprobantes (parametrizable). Administración y facturación de Pedidos. Presupuestos a clientes. Presupuesto sobre Órdenes de Trabajo. Ventas en cuenta corriente o al contado. Facturación de servicio. Facturas sobre Remitos. Remitos sobre Facturas. Facturas y Remitos sobre Pedidos. Facturas sobre Pedidos de Clientes. Facturas desde Certificados de trabajo. Posibilidad de registrar ventas de ítem que no afectan stock (trasporte, servicios, etc.). Seguimiento de pendientes de entrega o facturación. Cantidad ilimitada de listas de precios de Venta. Precios de Venta a partir de precios de Compra. Descripciones adicionales en los comprobantes a emitir. Notas de Crédito y Débito. IVA con distintos porcentajes por artículos. Control automático de tope de crédito al emitir facturas o remitos. Control automático de faltantes de stock al emitir comprobantes. Determinación automática del punto de equilibrio y stock mínimo en función de las ventas. Emisión de listas de precios de venta. Facturación multipunto (varios puntos de venta). Registro de las cobranzas a clientes. Emisión de recibos. Actualización de las cuentas corrientes. Consulta de las cuentas corrientes. Composición de Saldos. Listado de saldos de clientes (saldos actuales o a una fecha determinada). Venta y facturación por mostrador o por lotes. Certificación de trabajos previos a facturación. Permite reservar inventario desde un pedido. Permite realizar pedidos de servicio que afectan calendarios de recursos. Permite chequear existencia proyectada de los pedidos. Permite realizar un movimiento proyectado de inventarios a partir de los pedidos. 20/24

21 Permite autorización de pedidos. Permite calcular precios de venta de modo automático desde precios de comprobantes. Permite facturar antes de remitir la mercadería. Permite cumplimiento parcial de Pedidos. Permite introducir pedidos desde aplicaciones externas, realizando los mismos controles que con el ingreso manual. Permite calcular una fecha estimada de entrega, en base a los datos de Producción. Un pedido puede contener productos y servicios. Se pueden especificar unidades de medida para los productos, distintas a las unidades de medida de compra y/o almacenamiento Permite registrar presupuestos o cotizaciones. Permite identificar las cotizaciones vendidas y no vendidas. Las cotizaciones se pueden enviar por correo electrónico. Las cotizaciones se pueden guardar en formato PDF. Beneficios Administra en forma centralizada las ventas por pedido, venta en mostrador, ventas por web o catálogo, etc. Administra múltiples listas de precios, marcando rentabilidad sobre precios de costo o lista, fijando precios especiales, aplicando descuentos por clientes, creando condiciones especiales para clientes especiales y creando múltiples funciones de cálculo de precios complejas si lo requiere. En caso de facturas servicios, puede utilizar certificados de trabajo con circuitos de aprobaciones antes de facturar. Administra múltiples puntos de facturación y múltiples cajas permitiendo determinar la impresora que físicamente imprime los comprobantes, por ejemplo: 10 puntos de venta pueden imprimir en 3 impresoras fiscales o laser al mismo tiempo. 21/24

22 FONDOS Concentra toda la información financiera de la empresa. Integra los movimientos de fondos registrados por ventas, cobranzas, compras y pagos. Posibilita la libre definición de movimientos de fondos (cajas, cuentas bancarias, cheques de terceros, documentos a cobrar, obligaciones a pagar, etc.) Características Clara identificación y seguimiento de estados de carteras de valores y documentos (en cartera, entregados, depositados, devueltos, etc.). Emite informes financieros flexibles que permiten analizar el flujo de caja, las causas y los medios de pago, el estado de las distintas carteras de valores y los estados bancarios. Manejo de Letras Trazabilidad de Letras (cliente, banco, sucursal, cobro, canje, etc.) Manejo de Cheques de Terceros Cuenta Corriente Cliente y Proveedor Registro de pagos en Cta. Cte. parcial o total relacionado o no a comprobantes. Permite pagar a proveedores con Letras Permite pagar a proveedores con Cheques de Terceros Administra Cartera de Valores Trazabilidad de Valores Permite cobrar anticipos sin imputación Permite imputar anticipos ya cobrados Permite pagar anticipos a proveedores sin imputación Permite imputar anticipos ya pagados Fondos Fijos: Anticipos, Rendiciones, Asociación de Facturas, Restituciones y Devoluciones Beneficios Administra múltiples cajas de efectivo, cupones de tarjeta y cheque, controlando los arqueos, transferencias y rendiciones a través de múltiples permisos de seguridad sobre las operaciones. Centraliza su información financiera y acceda a análisis de flujo de fondo en tiempo real, permitiendo un gran nivel de exploración. 22/24

23 SERVICIOS SERVICIOS BÁSICOS SERVICIOS ADICIONALES ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Parametrización y optimización de la solución implementada. Asistencia técnica y funcional de lunes a viernes de 8 a 18 hs. Seguimiento y registro de la solución implementada. Actualización permanente de versiones por causas normativas y operativas. Servicios de consultoría. Newsletter con novedades técnicas y funcionales. Visitas periódicas programadas, con la frecuencia adecuada a la solución implementada. Ejecutivo Técnico permanente como responsable técnico principal. Adaptaciones especiales al Software. Consultoría técnica en el domicilio del cliente. Instalación de nuevos módulos. Reinstalación del sistema por cambios de hardware. Diagnóstico de inconvenientes de conectividad. Relevamiento y diagnóstico para la incorporación de nuevos módulos. Parametrización de nuevos módulos. Optimización general de la solución. Configuración del Tablero de Control. Generación de informes personalizados. Capacitación y entrenamiento en el domicilio del cliente. Desarrollo de nuevos módulos. REQ UERI MI EN TOS MÍNI MO S PARA EL USO DEL S IST EMA Servidor Estación de trabajo. Detalle Intel Pentium III o compatible 500- (MHz). Sistema Operativo. Windows 2003 Server, Windows 2000 Server o Profesional o Windows XP. RAM cantidad mínima sugerida por Microsoft para cada versión de sus sistemas operativos. Base de Datos Microsoft SQL Server 2000/2005. Nota: existen otras alternativas como Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000). 50 MB de espacio disponible en disco. Intel Pentium III o compatible 500- (MHz) Windows 2000, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows Server 2003, Windows XP. RAM cantidad mínima sugerida por Microsoft para cada versión de sus sistemas operativos. 25 MB de espacio disponible en disco. Análisis orientado a objetos, nomenclatura de análisis UML Lenguaje de programación Microsoft.Visual C#.NET y ASP.NET con ADO.NET Basados en modelos de componentes por capas. 23/24

24 CONTACTOS ECUO SOFTWARE DIRECCIÓN: Av. Mitre 870 Ciudad (5500) Mendoza Argentina TELÉFONO: +54 (0261) WEB: MARIO CARIDAD Director y Gerente de Ingeniería MAIL: mcaridad@ecuosoft.com TELÉFONO: +54 (0261) LAURA VILLEGAS Gestión Comercial MAIL: lvillegas@ecuosoft.com TELÉFONO: +54 (0261) SKYPE: laura.villegas.evo Laura Villegas Gestión Comercial Celular Correo: lvillegas@ecuosoft.com Skype: laura.villegas.evo Av. Mitre 870 Mendoza, Argentina Tel: /24