CONVOCATORIA CONSULTORÍA CONSTRUCCIÓN DE ESTRATEGIA DE VISIBILIDAD DEL PROGRAMA IBEROAMERICANO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA COOPERACIÓN SUR SUR

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1 CONVOCATORIA CONSULTORÍA CONSTRUCCIÓN DE ESTRATEGIA DE VISIBILIDAD DEL PROGRAMA IBEROAMERICANO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA COOPERACIÓN SUR SUR El Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-Sur (en adelante El Programa) fue creado en el año 2007 por mandato del Programa de Acción de la XVII Cumbre Iberoamericana de Santiago de Chile y ratificado en la XVIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno de El Salvador en el mes de octubre del año Tiene actualmente su sede en calle El Pedregal, Boulevard Cancillería, Edificio 4 (Auditorium), planta baja, Ciudad Merliot, Antiguo Cuscatlán, El Salvador. La Unidad Técnica del Programa convoca a consultoras de los veinte países miembros a la construcción de la estrategia de visibilidad del Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur Sur. FECHAS Convocatoria Lunes 30 de marzo de 2015 Consultas Del 9 al 15 de abril de 2015 Entrega de propuestas Martes 21 de abril horas de El Salvador Adjudicación 29 de abril de 2015 Cualquier duda que pueda surgir de la lectura de este documento será atendida en el siguiente correo: contacto@cooperacionsursur.org 1

2 TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA CONSTRUCCIÓN DE ESTRATEGIA DE VISIBILIDAD DEL PROGRAMA IBEROAMERICANO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA COOPERACIÓN SUR SUR 1. ANTECEDENTES Los retos que enfrentan los países de Latinoamérica y el Caribe, ante los profundos cambios que atraviesa el orden económico y político internacional, demandan reflexionar sobre el rol de la región en el escenario global. En esta dinámica también se encuentra la cooperación internacional sobre todo de cara a la construcción de una nueva agenda de desarrollo Post 2015, en donde el rol de la cooperación está siendo analizado. En este contexto, la CSS se ha posicionado con fuerza, determinada principalmente por el fortalecimiento de las alianzas y los intentos de integración y cooperación regional que se desarrollan en Asia, África y América Latina. Para nuestra región, que presenta condiciones económicas, sociales y políticas favorables para el fortalecimiento de los procesos de integración regional, la CSS se afirma como una herramienta idónea para alcanzar este objetivo, y cada día los países apuestan por relaciones de cooperación sur sur en diferentes ámbitos de desarrollo. Los países iberoamericanos han logrado construir un espacio de diálogo e intercambio de saberes que ha permitido entre otras cosas, fortalecer las capacidades de los equipos de las unidades técnicas de cooperación y registrar, en el Informe Iberoamericano de Cooperación Sur Sur, proyectos y acciones de CSS que realizan sus países miembros, a través de acuerdos mínimos de trabajo. El Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-Sur (PIFCSS) fue aprobado en octubre de 2008 e inició sus actividades en el A la fecha, cuenta con la adhesión de veinte países iberoamericanos1. Su misión es fortalecer la Cooperación Sur-Sur en el marco iberoamericano, promoviendo sus valores y principios, para que contribuya eficazmente al desarrollo. El PIFCSS desde sus inicios cuenta con herramientas y canales de visibilidad y comunicación que han sido modificadas de acuerdo a las necesidades del Programa y al contexto en el que se desarollan sus países miembros, de manera de adaptarse a las nuevas dinámicas y desafíos que en CSS presenta la Región. Por una parte, cuenta con una página web cuyo principal objetivo es comunicar las acciones de CSS realizadas en el mundo con énfasis en la región, quizó ser una herramienta de consulta y orientación para investigadores, gestores y personal interesado en la temática. Posee un video institucional que brinda información del Programa y clarifica sus principales retos. Por otro lado, da a conocer la CSS que realiza la región, en cuanto a número de proyectos y acciones, a través del Informe de CSS en Iberoamérica, para ello generó, además de la impresión del mismo, una serie de elementos que apoyan su difusión, como son los trípticos 1 Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, España, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Portugal, República Dominicana y Uruguay. 2

3 resumen de los Informes, Cds y reuniones de prresentación del documento. Finalmente, el Programa cuenta con documentos de trabajo impresos, que brindan información relevante sobre la CSS y metodologías que refuerzan su gestión. Estas herramientas son utilizadas en eventos internacionales, regionales y nacioanales donde participa el Programa. Pese a los esfuerzos, el Programa no ha logrado posicionar con solidez la visión renovada de lo que la Región desea en relación a la CSS, mas a logrado visibilizar al espacio como un referente que puede aportar al debate de esta cooperación, sobre todo por ser un espacio de intercambio de experiencias entre los países que lo conforman y por la construcción de documentos que apoyan la gestión de la CSS. Frente a esta situación, en la Reunión Extraordinaria del Comité Ejecutivo del Programa, mantenida en la Cumbre de Cádiz en noviembre de 2012, sus países miembros tomaron la decisión de iniciar una nueva etapa de posicionamiento político-estratégico, la misma que permitirá asumir los nuevos desafíos del ámbito regional y global que se presentan para CSS. En este contexto, el Comité Ejecutivo en la reunión de Planificación de febrero de 2013 identifica la necesidad de contar con una estrategia de comunicación y visibilidad que refleje el aprendizaje acumulado a partir del trabajo conjunto intergubernamental y horizontal de los países iberoamericanos y sea capaz de compartir con los demás actores de la CSS los conocimientos adquiridos en este espacio. 2. OBJETO DE LA CONSULTORÍA Objetivo General: Posicionar públicamente al Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur Sur como espacio para visibilizar la CSS que realiza la región. Objetivos Específicos: Construir una estrategia de visibilidad y comunicación para posicionar al Programa en espacios nacionales, regionales e internacionales.. Elaborar un plan de acción para la puesta en marcha de la estrategia comunicacional que incorpore el desarrollo de al menos dos herramientas o productos comunicacioales. 3. ALCANCE Y METODOLOGÍA DE LA CONSULTORÍA La consultoría se desarrollará en los siguientes ámbitos: Investigación y análisis situación actual Se realizará un análisis de factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos del entorno en el que se maneja el Programa. 3

4 a) Breve sistematización de las lecciones aprendidas con la visibilidad y comunicación actuales por parte del PIFCSS, incluyendo la cobertura y presencia del programa en los medios tradicionales y las redes sociales. b) Identificación y análisis de actores relevantes para la estrategia de visibilidad y comunicación. Se realizará una identificación de actores internos y externos: a. Interno: Se realizarán entrevistas en profundidad a miembros del Programa para establecer lineamientos base de la investigación, se cubrirá el nivel político y técnico. Asimismo, se consultará, a través de un taller 2, con responsables de comunicación sobre los componentes básicos de una estrategia de visibilidad y comunicación, incluyendo las prioridades estratégicas, la narrativa, los contenidos y las audiencias relevante. b. Externo: Se identificará y analizará los socios con los que trabaja el Programa y/o los espacios que trabajan la cooperación sur sur en otras regiones. Al menos se entrevistará o recolectará información de tres actores y dos espacios fuera de la región. c) Sobre la base de los insumos anteriores se desarrolla el benchmarking. En él se espera como mínimo definir claramente tema, producto o línea del Programa que se desea mejorar; identificar buenas prácticas y realizar un análisis de entorno donde está presente el Programa. Desarrollo de la estrategia de visibilidad y comunicación a) Elaboración de un borrador de la estrategia, documento que mínimamente incluirá: a. Narrativa estratégica, b. Análisis de situación actual c. Principios y objetivos de comunicación d. Mensajes clave que se desean trasmitir e. Público objetivo o audiencias, incluyendo mensajes para cada uno (sobre la base de la primera fase) f. Identificación de medios, canales y voceros g. Manual de crisis y riesgos h. Métricas para medir avances b) Sesión estratégica con responsables del Programa para validar borrador de estrategia e identificar necesidades para las herramientas de comunicación c) Elaboración de versión final de la estrategia, incluyendo el desarrollo de un kit de comunicación básico en español e inglés (al menos dos) 2 La consultora se debe encargar de liderar/guiar el taller de comunicación y realizar un informe de la actividad. 4

5 Plan de acción a) Propuesta de Plan de comunicaciones externas b) Propuesta de Plan de comunicaciones internas c) Propuesta estrategia y Plan de comunicación en medios digitales/redes sociales Apoyo en puesta en práctica a) Identificar perfil de personal necesario para implementar la propuesta b) Formación y capacitación para el personal del Programa que implemente la propuesta c) Dos pilotos de implementación de estrategia en redes sociales (uno basado en un evento, otro en una publicación) Para la ejecución de este estudio, el Programa de Cooperación Sur-Sur nombrará como contraparte técnica a la encargada de la Unidad de Prensa de AGCI y la Gerente del Programa quiénes establecerán una relación permanente de trabajo con la Consultora que resulte seleccionada. Además, proporcionará a ésta toda la información que dispone o facilitará los datos sobre las instituciones y socios de cooperación. Asimismo, AGCI pondrá a disposición la documentación que contiene la identificación de los principales stakeholders, los que deberán ser parte del estudio, así como también la información que se requiere conocer sobre ellos. En paralelo AGCI desarrollará la imagen institucional del programa, para lo cual necesitará compartir algunos insumos con la consultora para su etapa de investigación. Por último, la Consultora deberá proponer una metodología pertinente (encuesta on-line, focus groups, etc.) para obtener la información sobre los stakeholders y sus áreas de interés, relacionados a la Cooperación al Desarrollo, la cual deberá ser aprobada por la Unidad Técnica del Programa. La contraparte técnica revisará y aprobará los Informes parciales o final que entregue la consultora de acuerdo al cronograma que se establezca. 4. PRODUCTOS DE LA CONSULTORÍA Los productos (entregables) que se deben obtener de esta consultoría son los que se detallan a continuación: Documentos Bases a) Documento estrategia de visibilidad y comunicación b) Benchmark c) Mapeo y análisis consolidado de stakeholders d) Plan de comunicaciones externas 5

6 e) Plan de comunicaciones internas f) Estrategia y Plan de comunicación digital /redes sociales g) Manual de crisis y riesgos h) Manual de comunicación con lineamientos y mensajes clave i) Estrategia de medición de avances j) Pilotos de implementación de estrategia en redes sociales k) Plan de capacitación para implementación de Estrategia Documentos anexos a) Informe del taller de comunicaciones b) Análisis de cobertura de medios c) Entrevista en profundidad a miembros del programa y stakeholders claves d) Resultados de la Sesión Estratégica y documento de objetivos, estrategias y mensajes claves Todos los informes, documentos, productos y cualquier otro material preparado por la consultora constituyen propiedad exclusiva del Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur Sur. La consultora reconoce que, puede tener acceso a información privilegiada, confidencial y de propiedad del Programa y sus países miembros, por lo que se obliga a no divulgar ni utilizar dicha información en otros espacios y fines. 5. PERFIL DE LA CONSULTORA Para realizar el estudio requerido por el Programa de Cooperación Sur-Sur, la consultora debe cumplir con los siguientes requisitos: Nivel académico: Licenciatura en comunicación, periodismo, desarrollo, administración de empresas, marketing, o similares. Se valorarán positivamente estudios de post-grado en una de estas disciplinas de miembros del equipo. Experiencia profesional: Experiencia demostrada de al menos cinco años en la comunicación, periodismo, marketing social, publicidad o similares, con especial énfasis en estudio de mercados y audiencias, branding, desarrollo de estrategias y planes de visibilidad y comunicación, idealmente a nivel regional de América Latina y el Caribe. Manejo de idiomas: español y excelente manejo de inglés. Se valorará positivamente el conocimiento de portugues. Se valorará especialmente la experiencia demostrada en áreas gubernamentales, organismos multilaterales y espacios de diálogo político inter-gubernamentales, además de un profundo conocimiento de la agenda regional vinculada con la cooperación internacional y particularmente la cooperación Sur-Sur y Triangular. 6

7 Se valorará positivamente que el equipo sea multidisciplinario. 6. PRESUPUESTO Y OFERTA ECONÓMICA La propuesta deberá incluir una oferta económica expresada en Dólares americanos que deberá cubrir íntegramente todos los costos asociados a la ejecución de la Consultoría (contratación de expertos, compra de materiales, gastos administrativos, elaboración de documento). Dicha propuesta no podrá suponer un costo que exceda los dólares, impuestos incluidos a la fecha de contratación. Todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la propuesta serán de cargo del proponente. La oferta económica deberá especificar la forma de pago según los entregables anteriormente detallados. La misma será ajustada y aprobada según los requerimientos del Programa. Los pagos se realizarán vía transferencia bancaria, el consultor asumirá los costos generados por su banco. La consultora deberá contar con personalidad jurídica vigente en su país y cuenta corriente. 7. PLAZO DE LA CONSULTORÍA La Ejecución de la Consultoría no podrá sobrepasar los 6 meses en total desde la fecha de Contratación. 8. LUGAR D E TRABAJO El lugar de trabajo podrá coincidir con el lugar de residencia del consultor. De no ser así deberá coordinarse con la Unidad Técnica del Programa con el fin de facilitar entrevistas y otros insumos que estos requieran. La consultoría necesitará desplazarse para la realización del taller en lugar por definir y al menos una vez para coordinación en la sede de la Unidad Técnica en El Salvador. 9. SOBRE LA PROPUESTA Esta tendrá que incluir una Propuesta Técnica y una Propuesta Económica. Se deberá incluir un CV y/o credenciales del o los principales consultores, así como del o los profesionales que se debería contratar para la ejecución de esta consultoría. Así, se espera que la Propuesta Técnica de la Consultoría considere al menos lo siguiente: a) Descripción General de la propuesta. b) Descripción de la Metodología que incluya métodos y técnicas a utilizar. 7

8 c) Descripción de los productos a entregar. d) Plan de Trabajo detallado y Carta Gantt. e) Describir su Red de trabajo y/o socios estratégicos en países iberoamericanos. 10. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS El Programa de Cooperación Sur-Sur podrá pedir a las entidades participantes, las aclaraciones que sean necesarias para una mejor comprensión y acreditación de los antecedentes presentados. Las aclaraciones que efectúen los proponentes, en la medida en que sean pertinentes en la relación que establezca con el Programa de Cooperación Sur-Sur, pasarán a formar parte de los antecedentes del contrato respectivo. Con el objeto de llevar a cabo un proceso de evaluación que asegure el resultado esperado a través de la presente propuesta, se formará un Comité de evaluación, el que estará conformado por la encargada de Comunicaciones de AGCI, un representante del país sede del Programa, un representante del Comité Ejecutivo del Programa y la Gerente del Programa de Cooperación Sur Sur. El Comité podrá declarar desierta, o pedir mayores antecedentes sobre las postulaciones o preseleccionar a instituciones para adjudicar. Se calificará con nota de 1 a 7: 1= Muy malo (No se ajusta en ninguna de las condiciones requeridas) 2= Malo (No se ajusta a la mayoría) 3= Deficiente (No se ajusta a más de la mitad de lo requerido) 4= Suficiente (Se ajusta a lo mínimo) 5= Bueno (Se ajusta a la mayoría de lo requerido) 6= Muy Bueno (Se ajusta a todo lo requerido) 7= Excelente (Su propuesta sobresale positivamente) Después se promediarán las notas de la propuesta técnica, y de la propuesta económica. De acuerdo a la ponderación de la oferta técnica del 80% y la oferta económica del 20%, se llegará al resultado final. Los ítems considerados para la evaluación de las propuestas se indican en la siguiente tabla de evaluación. Cada ítem de la oferta técnica tiene distinta ponderación, tal como se explica en la tabla: CRITERIO DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN 1.- Calidad de la propuesta técnica Correlación adecuada entre los diferentes objetivos y productos de la consultoría Desarrollo de las actividades relevantes del trabajo con un nivel de suficiente detalle. 40% 8

9 CRITERIO DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN Propuesta de solución a problemas no contemplados. Propuesta para hacer más eficiente la consultoría. 2.- Antecedentes técnicos y experiencia previa del consultor/res. 4.- Costo/beneficio Nivel académico: Licenciatura en comunicación, periodismo, desarrollo, administración de empresas, marketing, o similares. Se valorarán positivamente estudios de post-grado en una de estas disciplinas Experiencia demostrada de al menos cinco años en la comunicación, periodismo, marketing social, publicidad o similares Experiencia en el desarrollo de estrategias y planes de visibilidad y comunicación, idealmente a nivel regional de América Latina y el Caribe. La consultora deberá tener u ocupar su red de trabajo y alianzas estratégicas en los países iberoamericanos. Experiencia demostrada en áreas gubernamentales, organismos multilaterales y espacios de diálogo político inter-gubernamentales Elaboración de estrategias digitales y manejo de redes sociales. conocimiento de la agenda regional vinculada con la cooperación internacional y particularmente la cooperación Sur-Sur y triangular Si el monto se adecua al presupuesto disponible para la realización del diseño solicitado. Presenta el mayor beneficio en relación con los costos ofertados. 40% 20% Se seleccionará la propuesta que obtenga el mayor puntaje conforme a las notas, factores y ponderaciones expuestas precedentemente. 9