Auditoría de Datos Maestros y Nómina

Transcripción

7 ...y el escándalo más reciente en Australia Queensland's payroll debacle leaves health workers in debt Date of Posting: Around 38,000 Queensland Health workers will have to repay $62 million in overpayments, as part of the state s payroll debacle. Queensland Health has revealed overpaid staff owe an average of $1100 each while one worker was overpaid by almost $100,000. About 22,000 workers, overpaid up to $200, will not have to repay the funds, at a cost of $1.6 million. The problem-plagued new pay system, introduced in March last year, resulted in staff being overpaid, underpaid or not paid at all. Queensland Nurses Union assistant secretary Des Elder said the payroll system had been "a nightmare for everyone involved. FUENTE: Copyright 2011 Accenture. All rights reserved. 7

8 Más indicadores... 2 % errores en nómina (top performing organizations) Fuente: Hackett Group ( 1-6 % inflación de nómina es debido a sobre pagos Fraude subió de $1,5 Mill. a $3 Mill. x? 2 Fuente: KPMG ( Survey-2010.PDF) Solo se detecta 33% Copyright 2011 Accenture. All rights reserved.

11 ... Sino por disponer de una solución ESTÁNDAR que: Cuente con un amplio catálogo de reglas PREDEFINIDAS Permita adaptar fácilmente esas reglas a las necesidades de mi empresa Disponga de un puesto de trabajo ágil y eficiente Muestre la evolución en un cuadro de mando de última generación...y además COMPLIANT Copyright 2011 Accenture. All rights reserved.

18 Nóminas/mes Das Audit und Compliance Tool bei der Volkswagen AG Entscheidungsfindung, 23 Sociedades Einführung, Erfahrungen 4 Mandantes prod. PROYECTO Optimización procesos financieros (entre ellos Nómina) 2005 Objetivos Centralizar actividades de control Aumentar calidad de controles Aumentar eficiencia de controles Implantar herramienta de control Copyright 2011 Accenture. All rights reserved.

19 Situación de partida ~ 250 listas 3 meses 6 meses Eliminación parcial de listas Eliminación TOTAL de listas Tratamiento de incidencias poco eficiente Muestra con 160 personas/nóminas No existía procedimiento estandarizado Tiempo de reacción CRITICO Copyright 2011 Accenture. All rights reserved. 19

20 Situación actual 96 Reglas pre-nómina (Prevención de errores) 47 Reglas pos-nómina 511 Comprobaciones (entre nóminas y pagos) 150 CC-Nóminas Distribución automática a los diferentes Responsables/Gestores FUENTE: Helmut Tammen Responsable de Sistemas de Nómina y Control de Calidad de Nómina en Volkswagen AG Copyright 2011 Accenture. All rights reserved. 20

21 Reducción del tiempo de comprobación de Nómina en 1/3 FUENTE: Helmut Tammen Responsable de Sistemas de Nómina y Control de Calidad de Nómina en Volkswagen AG Copyright 2011 Accenture. All rights reserved.

24 This document must be treated confidentially. Neither this document nor parts of it may be forwarded to third parties without the express agreement of Accenture. Any contact with the reference customers named in this document requires the express prior and written consent of Accenture. The specifications in this document are non-binding and exist exclusively for information purposes. The document does not in any way represent part of a contract or a quotation. All named products and services can be changed without prior announcement and feature country-specific differences. Accenture does not accept any liability or guarantee for errors or incompleteness in this publication. Accenture only vouches for services within the scope of the separate contractual provisions with the customer. No further liability arises from the information contained in this publication. Copyright 2011 Accenture. All rights reserved. 24

25 Liderazgo, confianza y compromiso social Audit and Compliance XXXX Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa. Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 10/06/2011 1

26 Liderazgo, confianza y compromiso social Índice 1. la Caixa 2. Necesidad identificada 3. Situación actual 4. Beneficios de Negocio 5. Utilizando el Auditor 6. Conclusiones XXXX Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa. Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 10/06/2011 2

27 Liderazgo, confianza y compromiso social La Caja de Ahorros y Pensiones de Barcelona, la Caixa, es el resultado de la fusión, en el año 1990, entre la Caja de Pensiones, fundada en 1904, y la Caja de Barcelona, fundada en El pasado año 2010, se integró Caixa Girona. la Caixa es actualmente la primera caja de ahorros de España y la tercera entidad financiera del país. Con una amplia red de más de oficinas, más de cajeros automáticos. Una plantilla de más de empleados y más de 10,5 millones de clientes, la Caixa se ha situado como una entidad líder y de referencia en el sector financiero español. Expansión Internacional en Polonia, Rumania y Marruecos, y numerosas oficinas de representación por todo el mundo La vocación por servir a la sociedad, constante a lo largo de toda la historia de la Caixa, está asentada sobre tres valores: Liderazgo 100 años prestando servicio Confianza Compromiso social 2010, 500 M. XXXX Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos 10/06/2011 Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 3

28 Liderazgo, confianza y compromiso social Necesidad Identificada PROBLEMAS ENCONTRADOS Por el volumen de la plantilla ( personas, activos y clases pasivas), la alta gestión de movimientos mensuales (mvtos. personas en diferentes líneas de negocio, traslados, excedencias empresas grupo, variaciones vegetativas ), dispersión de los centro de trabajo (>6.500 centros),, nos encontramos con errores relacionados con : Incoherencia de datos. Datos no cumplimentados. Fechas efecto erróneas. MOTIVACION PARA IMPLEMENTAR AUDITOR Necesidad de una herramienta que nos permita identificar los errores de datos previamente descritos y poder gestionar su resolución XXXX Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa. Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 10/06/2011 4

29 Liderazgo, confianza y compromiso social Situación actual IMPLANTACION y PUESTA EN PRODUCCION El proyecto de implantación se ha iniciado a finales del pasado año Módulo de Datos Maestros de Nomina Se han definido conjuntos de reglas orientadas a : Validación de datos maestros (pre-liquidación) Validación de resultados de nomina (post-liquidación) Agrupadas por grupos operativos de gestión de nomina Devengos Agrupaciones propias por línea de negocio Deducciones IRPF Seguridad Social (AFI s, Bonificaciones, ) En la actualidad estamos en fase de integración de las reglas anteriores en el propio ciclo operativo mensual de nomina. XXXX Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa. Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 10/06/2011 5

30 Liderazgo, confianza y compromiso social Beneficios de Negocio (esperados) Permite a los usuarios controlar y gestionar datos maestros y de nomina Identificación ágil de errores de forma previa la consolidación del propio ciclo de nomina Interfaz amigable y fácil de utilizar para la corrección de errores Registro y seguimiento del proceso de resolución de errores (Dashboard) Eficiencias en la resolución de errores, y minimizar impactos por nominas consolidadas con errores Mejorar la calidad de los datos Ahorro tiempos XXXX Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa. Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 10/06/2011 6

31 Liderazgo, confianza y compromiso social Utilizando el Auditor Quienes lo utilizan? Departamento de Gestión de RRHH y AOS (Accenture Outsource Service, servicio de BPO de RRHH cotratado por la Caixa ), para ejecutar, controlar y solucionar errores detectados Departamento de Gestión de RRHH para la definición de nuevas reglas Cuando se utiliza? De forma integrada y cíclica con los propios procesos de validación del ciclo de nomina. XXXX Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa. Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 10/06/2011 7

32 Liderazgo, confianza y compromiso social Conclusiones Prevención En la detección de errores de datos maestros que pueden ocasionar errores de nomina Eficiencia Fácil acceso a los propios datos causantes del error, agilizando su resolución Seguimiento Evolución de los errores detectados y su proceso de resolución Mejora de servicio al empleado Reducción de pagos erróneos XXXX Nombre Gestión del de Departamento Recursos Humanos Documento de uso exclusivamente interno. la Caixa. Todos los derechos reservados. En particular, se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados. 10/06/2011 8